В качестве основных подходов при разработке OPEN TEXT автор данной работы предложил использовать:
максимально базовые функциональные возможности самой платформы Open Text;
интеграционные возможности платформы Open Text;
приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную функциональность на рынке;
возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей продукта.
OPEN TEXT — платформа для управления неструктурированной информацией, которая обеспечивает возможности управления метаданными и хранения документов, коллективной работы с документами, записями, создания и управления потоками работ, обмена сообщениями, работы в проектной команды, управления базой знаний, бизнес-процессами, отчетами и анализом контента.
Разработанная недавно автоматизированная программа OPEN TEXT соответствует российскому законодательству и стандартам по ведению документационного обеспечения управления, а именно:
Федеральному закону Российской Федерации от 22.
10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральному закону Российской Федерации от 27.
07.2006 № 152 -ФЗ «О персональных данных»;
Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен (Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 221 от 2 сентября 2011 г);
DoD 5015.
02, MoReq2.
Далее представим, основные функциональные возможности автоматизированной системы по ведению документооборота перед уже существующей системой в компании ООО «Металлоштамп»:
управление документами — система и среда управления документами;
управление записями — система — управления жизненным циклом официальных документов как бумажных, так и электронных согласно номенклатуры дел предприятия;
ОРД — подсистема управления организационно-распорядительной документацией;
сollaboration — совместная работа над проектами. Позволяет создать рабочую среду для совместной работы различных групп пользователей;
управление уведомлениями через почтовые службы — среда управления содержанием уведомлений почтовых сообщений, регистрации сообщений и т. д.;
сase Management — мощная среда для управления случаями: ведение и согласования договоров, обработка обращений госорганов, граждан;
workFlow — система управления потоками работ и согласований, создания заданий и отслеживания их выполнения;
массовый ввод — оперативный ввод оригиналов документов в систему различными путями и сценариями;
search Server — поисковая система, предоставляющая развитый язык запросов, позволяющий искать документы и их электронные оригиналы.
Таким образом, можно предположить, что в результате полнофункционального использования автоматизированной системы ДОУ на базе платформы OPEN TEXT в ООО «Металлоштамп», произойдут следующие качественные изменения в текущей работе с документами:
повысится качество ведения за входящими, исходящими и внутренними документами;
исключаются потери отдельных документов;
осуществится контроль исполнения документов на каждом уровне исполнения,.
сократится время поиска документов и другой информации.
Выводы. На основании всего вышесказанного можно сделать выводы. ООО «Металлоштамп» очень крупная организация с большим массивом документов и соответственно большим объемом документооборота. Регистрация документов в ООО «Металлоштамп» ведется с помощью автоматизированной системы по делопроизводству «Ефрат-документооборот», но данная система не отвечает заявленным требованиям: при регистрации внутренних документов до сих используется журнальная форма и ведение бумажных внутренних карточек. Также, например, регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Это является грубым нарушением требований ГСДОУ. Следует, как минимум разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
На основании выявленных проблем автором разработана и предложена автоматизированная программа на базе платформы OPEN TEXT в качестве замены уже имеющейся в компании автоматизированной системы «Ефрат-документооборот».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование на тему автоматизированные системы регистрации документов в ООО «Металлоштамп», позволяют сделать ряд выводов и предложений:
История развития документооборота и делопроизводства в целом берет свое начало с Древнерусского государства. В историческом аспекте история документооборота разбита на определенные этапы развития: приказное, коллежское, министерское, делопроизводство советского времени и современного.
В каждом представленном периоде развития делопроизводства регистрация документов имеет очень важное значение. Так если в приказном делопроизводстве на приказах лишь только делались отметки, то уже в коллежском делопроизводстве документы, как входящие, так и исходящие заносились в книги. Регистрация документов при министерском делопроизводстве вошла в историю как процесс, который являлся многоуровневым и был централизованным. Так как на каждой ступени подразделения делопроизводственной службы производилась дублирующая регистрация документа. Что в последствие приводило к усилению волокиты и многолетнему путешествию документов по инстанциям и к резкой бюрократизации государственного аппарата царской России.
В настоящее время с переходом от традиционного документооборота к электронному документообороту, регистрация документов также претерпела изменения. Регистрация документов теперь ведется с помощью автоматизированных систем документационного оперативного управления.
Рынок российских автоматизированных систем представлен большим разнообразием программ, которые были рассмотрены в данной работе.
Во второй главе курсовой работы на основе компании ООО «Металлоштамп» была проанализирована система регистрации документов.
ООО «Металлоштамп» очень крупная организация с большим массивом документов и соответственно большим объемом документооборота. Поэтому задачей управления является налаживание правильной и рациональной работы с документами.
ООО «Металлоштамп» характерна смешанная форма организации делопроизводства, которая предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе документационного обеспечения управления, так и в других Департаментах.
В целом делопроизводство ООО «Металлоштамп» отвечает современным требованиям к организации работы с документами.
Регистрация документов в ООО «Металлоштамп» ведется с помощью автоматизированной системы по делопроизводству «Ефрат-документооборот», но данная система не отвечает заявленным требованиям. Так как при регистрации внутренних документов до сих используется журнальная форма и ведутся бумажные контрольные карточки. Также регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Это является грубым нарушением требований ГСДОУ. Следует, как минимум разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
На основании выявленных проблем во второй главе предложена новая автоматизированная система электронного документооборота на базе платформы OPEN TEXT.
OPEN TEXT — платформа для управления неструктурированной информацией, которая обеспечивает возможности коллективной работы с документами, их создания, регистрации, а также управления ими.
В результате полнофункционального использования автоматизированной системы ДОУ на базе платформы OPEN TEXT в ООО «Металлоштамп», произойдут качественные изменения в текущей работе с документами, а в частности при регистрации документов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Российская Федерация. Конституция (1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. — М.:Проспект, 2010;32с.
Федеральный закон РФ от 27.
07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрании законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3448.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. N 15 ст. 2036.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43 ст. 4169.
Постановление Правительства Российской Федерации от15.
06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. № 25. ст.
3060.
ГОСТ Р. 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.
07.2003;М.:Изд-во стандартов, 2003.
Положение об Управлении документационного обслуживания ООО «Металлоштамп», 2006 г.
Утвержденная организационная структура службы ДОУ ООО «Металлоштамп», 2006 г.
Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / Валентина Ивановна Андреева. — 3-е изд., перераб. и доп. ;
М.: Кнорус, 2010. — 296 с.
Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России / Е. В.
Бушуева // Ректор вуза. — 2012. — № 3. -.
С. 38−44.
Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2010. 256с.
Квеско С. Б., Киреенко В. Е. Документоведение и делопроизводство. Учебное пособие. — Томск: Изд-во ТПУ, 2005. — 180с.
Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие: рекомендовано М-вом образования / М. В.
Кирсанова, Ю. М. Аксенов; Новосиб. гос. ун-т экономики и упр., Администрация Президента РФ, Сиб.
акад. гос. службы. — 6-е изд., испр. и доп.. — М.: Инфра-М, 2010. — 367с.
Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. — № 3. — С.
10.
Кузнецова Т. В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство 2010. — № 1. — С. 6.
Ларин М.В., Рысков О. И. Электронные документы в управлении: Научно-метод. пособие. 2-издание, дополненное. ВНИИДАД. М., 2008. — 208с.
Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления: Учебник. — 9-е изд., стереотип. — М.: Академия, 2010. — 178с.
Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. — 2-е изд., обнов. — Спб.: Питер, 2011. — 176с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования /.
Л. А. Румынина. — 10-е изд., стер. — М.: Академия, 2012. — 224c.
Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учебник. — 6-е изд., стереотип. — М.: Академия, 2011. — 288с.
Титоренко Г. А., Информационные системы в экономике. 2010. — 463с.
Храмцовская Н. А. Работа с электронными документами в вопросах − ответах Секретарь-референт. — 2012. — № 7. — С.34−39.
Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2011 г. [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.dssconsulting.ru/.
Делопроизводство [Электронный ресурс]- URL:
http://delpro.narod.ru/histor4.html.
Информатизация в регионах России [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:
СЭД_(рынок_России) История делопроизводства Электронный ресурс]- URL:
http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/kollezhskoe-deloproizvodstvo.html.
Колесов, А. Не пора ли переходить к электронным документам // PC Week/RE. Документооборот/ECM [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=126 278.
Лившиц В. А. Цикулин. История делопроизводства в СССР. — М., 1974.-171c. [Электронный ресурс]- URL:
http://www.studmed.ru/view/livshic-yaz-istoriya-deloproizvodstva-v-sssr_dc3f212e866.html.
Общее учреждение министерств 1811 г. Т.
31. Электронный ресурс]- URL:
http://www.hrono.ru/dokum/1800dok/1811min.php.
Система электронного документооборота [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.ramec.ru/services/soprovogdenie/_doc/.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.
Организационная структура ООО «Металлоштамп».
ПРИЛОЖЕНИЕ 2.
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ не подлежащих регистрации Письма, присланные в копии для сведения Телеграммы и письма с разрешениями командировок и отпусков Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня Сводки и информации, присланные для сведения Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п.
Поздравительные письма и пригласительные билеты Бухгалтерские документы (учет в бухгалтерии).
Кузнецова Т. В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний//Делопроизводство 2010. — № 1. — С. 6.
Лившиц В. А. Цикулин. История делопроизводства в СССР. — М., 1974.-171c. [Электронный ресурс]- URL:
http://www.studmed.ru/view/livshic-yaz-istoriya-deloproizvodstva-v-sssr_dc3f212e866.html.
Общее учреждение министерств 1811 г. Т.
31. Электронный ресурс]- URL:
http://www.hrono.ru/dokum/1800dok/1811min.php.
Лившиц В. А. Цикулин. История делопроизводства в СССР. — М., 1974.-171c. [Электронный ресурс]- URL:
http://www.studmed.ru/view/livshic-yaz-istoriya-deloproizvodstva-v-sssr_dc3f212e866.html.
Квеско С. Б., Киреенко В. Е. Документоведение и делопроизводство. Учебное пособие. — Томск: Изд-во ТПУ, 2005. — С.
26.
Демин Ю. «Делопроизводство. Подготовка служебных документов/ Ю. Демин. — М.: Феникс, 2010. -С.
24.
ГОСТ Р. 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.
07.2003;М.:Изд-во стандартов, 2003.
Постановление Правительства Российской Федерации от15.
06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства Российской Федерации-2009;№ 25-ст.3060.
Информатизация в регионах России [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:
СЭД_(рынок_России).
Информатизация в регионах России [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:
СЭД_(рынок_России).
Аналитический обзор российского рынка систем АСДОУ по итогам 2011 г. [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.dssconsulting.ru/.
Колесов, А. Не пора ли переходить к электронным документам // PC Week/RE. Документооборот/ECM [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=126 278.
Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2011 г. [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.dssconsulting.ru/.
Храмцовская Н. А. Ваш вопрос: Смена корпоративной системы электронного документооборота Секретарь-референт. — 2012. — № 6. — С.43−44.
Положение об Управлении документационного обслуживания ООО «Металлоштамп».
Утвержденная организационная структура службы ДОУ ООО «Металлоштамп», 2006 г.
Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2010. С.
75.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л.
А. Румынина. — 10-е изд., стер. -.
М.: Академия, 2012. — 224c.
Храмцовская Н. А. Работа с электронными документами в вопросах − ответах Секретарь-референт. — 2012. — № 7. — С.34.
Система электронного документооборота [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.ramec.ru/services/soprovogdenie/_doc/.
