Протоколирование заседаний в органах исполнительной власти

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки (9).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

При решении правовых нормативных вопросов федеральные органы исполнительной власти в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы.

Оформление реквизитов постановления :

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — приказ; располагается центрованно;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне (10).

Заключение

В данной работе мы изучили правила оформления протоколов заседаний в органах исполнительной власти. Протокол, является обязательным документом, который при правильном оформлении имеет юридическую силу.

В первой части работы мы перечисли ключевые правила по которым оформляются протокола не только в органах исполнительной власти, но даже на заседаниях акционерных обществ и разнообразных коллегий, данный алгоритм оформления протокола регламентирован ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Во второй части мы сделали акцент именно на протоколировании заседаний в органах исполнительной власти, проанализировав ряд законов и инструкций. Вывод который можно сделать — протоколы любых заседаний оформляются по единым канонам, но для протоколов заседаний исполнительной власти более четко регламентировано:

вид и размер шрифта, интервал, как между строчный, так и меж текстовой, расположение текста на листе, обязательно указание наименования федерального органа, нумерация протоколов.

ГОСТ Р 6.30−2003

Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов/ М., Изд-во стандартов, 2003 г.

Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти: Типовая инструкция по делопроизводству, 2-е издание./ М., Ось-89, 2008 — 95с.

Конституция РФ;

Подобед М. А. Делопроизводство в органах исполнительной власти/ М. А. Подобед, М.: Приор, 2002;224с.

Постановление № 477 от 19.

06.2009

Об утверждении правил делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти;

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477)

Приказ Росархива от 27.

11.2000 N 68 Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти/ Зарегистрировано в Минюсте РФ 26.

12.2000 N 2508

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30/ Утверждено на собрании законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст.

305.

Указ Президента N1176 О системе федеральных органов исполнительной власти

Указ Президента от 30 апреля 1998 года О структуре федеральных органов исполнительной власти РФ.