Особенности организации и проведения деловых бесед и совещаний

«Они позволяют определить перспективы развития данной структуры, расширяют горизонты видения проблемы, способствуют повышению качества работы.

В творческих беседах особенно ценятся неординарность мышления, оригинальность выражения мысли, умение найти убедительные аргументы и отстоять свою позицию, создание банка идей, полет фантазии собеседников".

Часто у руководителей бывают беседы с посетителями.

Есть данные, что значительная часть рабочего времени руководителя тратится на посетителей (сотрудники, представители других организаций, посторонние лица).

Многие администраторы устанавливают часы приема с предварительной записью и формулированием вопроса для обсуждения.

В зависимости от специфики организации и личности руководителя прием может вестись и в течение рабочего дня.

«Общение с посетителями имеет свои особенности, которые важно учитывать в практической деятельности.

Прежде всего необходимо выяснить цель визита, понять причину посещения, вникнуть в суть предлагаемой проблемы, просьбы, предложения. Для этого следует внимательно выслушать собеседника, определить свои возможности в решении данного вопроса и занять определенную позицию".

Чаще всего приходится сталкиваться с такими вариантами:

Руководитель в процессе обсуждения положительно решает проблему посетителя;

Руководитель делегирует решение проблемы другим должностным лицам;

Руководитель не может решить проблему в данные момент и назначает время новой встречи;

Руководитель вынужден отказать посетителю в просьбе;

Руководитель вообще не может решить проблему посетителя, ссылаясь, например, на действующее законодательство;

Руководитель не хочет по тем или иным мотивам пойтинавстречу посетителю.

«Независимо от варианта решения проблемы руководитель должен продемонстрировать максимум уважения к посетителю, произвести на него хорошее впечатление, показать желание оказать ему содействие.

Следует отметить, что порой приходится прилагать большие усилия, чтобы в чем-то убедить посетителя, изменить его мнение по какому-либо вопросу.

Особую трудность, представляет диалог с человеком, который настроен враждебно, не желает слушать никаких доводов, которому обида или раздражение мешают реально воспринимать факты или события".

Во многих офисах проводятся дисциплинарные совещания.

Вероятно, трудно найти организацию, в которой бы не было нарушений трудовой дисциплины, отступлений от правил внутреннего распорядка, несвоевременного и небрежного выполнения заданий.

Это неизбежно приводит к необходимости проведения с сотрудниками так называемых дисциплинарных совещаний, которые во многих случаях могут предотвратить административные меры наказания (замечание, выговор, строгий выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии).

Проведение таких совещаний требует от руководителя большой выдержки, такта, чувства меры, а также твердости, уверенности и принципиальности.

Готовясь к встрече, необходимо хорошо разобраться в ситуации, собрать и проанализировать нужную информацию.

В начале разговора следует дать возможность сотрудникам объяснить причину своих поступков.

Вполне вероятно, что он приведет какие-то новые факты.

Если причины уважительные, то требуются одни меры, а если это халатность, недобросовестное отношение к делу, пренебрежение своими служебными обязанностями, то другие.

При проведении дисциплинарных совещаний следует иметь в виду, что осуждать надо действия и поступки работников, критиковать промахи и просчеты, а не их личные качества.

Недопустимы «разносы», «разгоны», оскорбительные выпады, брань, унижение чувства достоинства сотрудников. Целесообразно такие совещания проводить в доверительной обстановке.

Специалисты советуют, когда это уместно — делать практические замечания между комплиментами — и по возможности заканчивать разговор на дружеской ноте.

Заключение

Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.

В мире бизнеса или политики деловые беседы или совещания представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем.

Можно отметить, что, например, деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:

Поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

Обмен информацией;

Контроль начатых мероприятий;

Взаимное общение работников из одной деловой среды;

Поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

Поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран.

Структура деловой беседы состоит из:

Подготовки к деловой беседе;

Установления места и времени встречи;

Начала беседы: вступления в контакт;

Постановки проблемы и передачи информации;

Аргументирования;

Опровержения доводов собеседника;

Принятия решений;

Фиксации договоренности;

Выхода из контакта;

Анализа результатов беседы, своей тактики общения.

Инициатива в деловом общении определяется тем, кто задал тип контакта, определил форму постановки цели, выдвинул принятую идею решения. Кто подвел итоги обсуждения, тот в большей степени и несет ответственность за разрешение проблемы.

1. Александров Д. Н. Риторика: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: Флинта; Наука, 2004. — 624 с.: ил.

2. Кузнецов И. Н. Бизнес-риторика. — М.: Издательско-торговая корпорация Дашков и К, 2007. — 408 с.

3. Кузнецов И. Н. Современная риторика: Учеб. пособие. — М.: Издат.

торг. корпорация Дашков и К, 2003. — 480.

4. Социальная психология в трудах отечественных психологов / Сост. А. Л. Свенцицкий. — СПб.: Изд-во Питер, 2000. — 512 с. — (Хрестоматия по психологии).

Кузнецов И. Н. Бизнес-риторика. — М.: Издательско-торговая корпорация Дашков и К, 2007. — С. 237.

Там же. С. 238.

Кузнецов И. Н. Современная риторика: Учебное пособие. — М.: Изд-во Дашков и К, 2003. — С. 215.

Кузнецов И. Н. Бизнес-риторика. — М.: Издательско-торговая корпорация Дашков и К, 2007. — С. 240.

Там же. С. 248.

Там же. С. 249.

Там же. С. 249.

Там же. С. 250.

Там же. С. 251.