Особенности организации делопроизводства в 19 веке

В первой записывались указы и повеления, которые должны были исполняться в департаментах, во второй — документы, поступавшие от министра других учреждений и лиц, в третьей — секретные. Кроме того, для записей срочных («нужных») документов велся особый реестр, который находился у директора департамента.

После записи в общем журнале документы распределялись по отделениям, где регистрировались в частных журналах входящих документов. Подобным образом регистрировались и все исходящие документы.

В «Общем учреждении министерств» особым этапом делопроизводства объявлялась «ревизия дел». В учреждениях велись настольные реестры «для отметок о том, что по каждому делу учинено». В них снова указывалось, когда документ получен, когда должен быть доложен присутствию, когда и какое решение по нему принято, какие документы отправлены. Кроме того, велась «роспись нерешенным делам». Документы вносились в нее в порядке поступления и отмечалось, кем какой документ исполняется. Исполненные документы заносились в «роспись» или «опись делам решенным».

«Ревизию дел» — проверку исполнения документов — в министерстве проводили начальники отделений и директора департаментов, в присутственном месте — губернатор. Начальники отделений проверяли исполненные и неисполненные документы по столам и давали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На их основе в конце года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии.

Программа ревизии дел в учреждениях определялась следующим образом. Проверялось: «1) В порядке ли дела содержатся. 2) Верно ли составляются им заглавия. 3) Нет ли медленности в делопроизводстве. 4) Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности…»

Наконец, необходимо коснуться такой важной для современного общества сферы, как систематизация документов и организация их хранения. В настоящее время все больше трудностей возникает с поступлением дел от организаций и учреждений в государственные архивы, из-за чего пострадает, конечно же, историческая наука будущих поколений.

Современные исследователи подчеркивают значимость организации хранения документов и передачи дел в архив, так что этот момент деятельности государственных учреждений является весьма важным и без всякого сомнения актуальным. Так, Т. В. Кузнецов и С. Л. Кузнецов пишут: «Важно организовать правильное хранение документов так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Еще более регламентирован этап отработки документов для архивного хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами».

В делопроизводстве учреждений XIX в. были установлены четкая группировка документов в первичные комплексы и организация их хранения. Основным признаком группировки документов оставался предметно-вопросный, а главным видом первичных комплексов — дело. Корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской присутственных мест и властей. По номинальному, авторскому и хронологическому признакам группировались внутренние документы. Такие документы, как представления министров, журналы, мемории Государственного совета, Комитета и Совета Министров, оформлялись раздельно по хронологии. Поэтому документы по одному вопросу, например разработке законопроекта, были разрознены. И в то же время эти документы могли быть соединены в одном деле. Инициативным документом в нем было представление министра; затем шли отзывы, проект указа, копия журнала или выписка из журнала.

К делам составлялись внутренние описи документов, в которых указывались дата поступления документа в учреждение, наименование вида, количество листов, страница дела и особые отметки. Благодаря этому обеспечивались сохранность документов и быстрота их поиска.

Все входящие и исходящие документы располагались внутри дела в хронологической последовательности. Листы дела нумеровались. На последней странице делалась заверительная надпись, в которой указывались количество пронумерованных листов, дата и подпись секретаря или столоначальника. Дела особой важности (к которым относились, например, уголовные, счетные и др.) прошнуровывались.

Название дела передавало его краткое содержание, которое писалось на особом листе в начале дела и на обложке. На обложке, кроме того, указывались наименование учреждения, где было дело заведено, даты его начала и окончания, количество листов. В XIX в. обложки дел уже часто оформлялись типографским способом.

Для хранения дел и деловых бумаг в каждом учреждении создавался архив, который делился на текущий и окончательный. Согласно законодательству текущий архив составляли документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему производству дел, окончательный архив — дела, не подлежащие более решению и исполнению, т. е. не нужные для текущей справочной работы. В этот архив предписывалось сдавать дела по истечении трех лет.

В законах обращалось внимание на организацию тщательной подготовки и оформления дел к сдаче в архив. Указывалось, что сдаваемые в архив дела «должны быть содержимы в надлежащей исправности и порядке».

Характеризуя эволюцию систему делопроизводства в России во второй половине XIX века, нельзя не отметить новые тенденции в развитии документирования. Радикальные изменения в технике связи и появление механического транспорта способствовали новой организации почтового дела. Новые средства связи — телеграф, телефон — привели к новым способам передачи информации, созданию новых видов документов — телеграмм и телефонограмм. Возникают также такие способы документирования, как фотография, звукозапись, которые связаны не с появлением не только нового метода фиксации информации, но и новых видов документов — фотодокументов, фонограмм.

Происходят существенные изменения в способе изготовления документов. К документам, создаваемым ручным способом, прибавилась машинописная документация. Изобретение пишущих машин, множительных аппаратов (гектографа, шапирографа, ротатора) решало проблему размножения документов. Пишущие машины позволили по-новому решить многие вопросы документирования: упразднилась должность переписчиков, улучшился внешний вид документа, облегчилось его прочтение. Все это было проявлением вступления российской государственной машины (в том числе и в сфере делопроизводства) на путь модернизации.

Заключение

В заключение данной работы нам хотелось бы подчеркнуть несомненный качественный характер изменений, произошедших в сфере организации делопроизводства в Российской Империи на протяжении XIX века. Этот прогресс выразился не только и даже не столько в применении новых технических приспособлений, облегчавших работу служащих, но скорее в модернизированном характере делопроизводства. У этого процесса было несколько аспектов: так, например, к концу XIX века профессиональные служащие с хорошими навыками документирования были востребованы не только в государственных учреждениях, но и в частных компаниях (во многом это было вызвано стремительным расширением капиталистического сектора в экономике пореформенной России).

Другой важной чертой явилась все более строгая и детальная регламентация делопроизводства, которая, в свою очередь, была связана и явлениями социально-политического плана на макроуровне. Расширение границ империи, постепенный отказ от средневекового феодального (сословного) общества и вступление на путь социальной модернизации сделали необходимым развитие чиновников-делопроизводителей, их профессионализацию.

Среди других важных моментов хотелось бы еще раз отметить, что проведенное нами исследование не является только схоластическим изучением исторической реальности. Без сомнения, современные специалисты в сфере документационного обеспечения управления ориентируются прежде всего на новейшую технику и методики организации работы. Однако многие исследователи подчеркивают, что почти всех своих ошибок современные чиновники и секретари могли бы избежать, памятуя о тех ошибках, которые уже были совершены в имперской России. Так, В. И. Андреева, подчеркивая особенную роль кадровой документации (которая, как мы постарались показать, имела немалое значение и в XIX в.), пишет об актуальности исследований в сфере организации делопроизводства: «кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной…»

Более того, как бы нам ни казалось это парадоксальным и странным, наши современные методики и специфика организации делопроизводства уходит корнями в нашу историю (это хорошо показала в своей работе Г. И. Булгина). Синтез наших знаний об историческом аспекте организации делопроизводства в России в разные века поможет нам продвинуться в будущее с большим запасом энергии и сил.

Список использованных источников и литературы

Андреева В. И., Делопроизводство в кадровой службе. М.: Бизнес школа «Интел-Синтез», 2000. — 251 с.

Булдина Г. И., Историческая практика делопроизводства. М.: МГУКИ, 2003. — 34 с.

Илюшенко М.П., История делопроизводства в дореволюционной России. М.: РГГУ, 1993. — 79 с.

Кузнецов И.Н., Делопроизводство: Учеб.

справ. пособие. М.: Дашков и Ко, 2006. — 519 с.

Кузнецова Т.В., Кузнецов С. Л., Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии) М.: Интел-синтез АПР, 2005. — 399 с.

Пшенко А.В., Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса. М.: Академия, 2003. — 174 с.

Кузнецова Т.В., Кузнецов С. Л., Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии) М.: Интел-синтез АПР, 2005. — 5 с.

Илюшенко М.П., История делопроизводства в дореволюционной России. М.: РГГУ, 1993. — 3 с.

Там же.

Илюшенко М.П., Указ. соч. -4 с.

Там же. — 5 с.

Илюшенко М.П., Указ. соч. -52 с.

Там же. — 52−53 с.

Булдина Г. И., Историческая практика делопроизводства. М.: МГУКИ, 2003. — 20 с.

Там же.

Илюшенко М.П., Указ. соч. — 55 с.

Там же.

Пшенко А.В., Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса. М.: Академия, 2003. — 49 с.

Там же.

Там же.

Булдина Г. И., Указ. соч. — 20 с.

Илюшенко М.П., Указ. соч. — 58−59 с.

Илюшенко М.П., Указ. соч. — 59 с.

Илюшенко М.П., Указ. соч. — 60 с.

Там же. — 63 с.

Илюшенко М.П., Указ. соч. — 65 с.

Там же.

Кузнецова Т.В., Кузнецов С. Л., Указ. соч. — 6 с.

Илюшенко М.П., Указ. соч. — 65−66 с.

Илюшенко М.П., Указ. соч.- 67 с.

Илюшенко М.П., Указ. соч. — 70−71 с.

Кузнецов И.Н., Делопроизводство: Учеб.

справ. пособие. М.: Дашков и Ко, 2006. — 2 с.

Андреева В.И., Делопроизводство в кадровой службе. М.: Бизнес школа «Интел-Синтез», 2000. — 12 с.

Булгина Г. И., Указ. соч.