Перечисленные формы представления управленческой информации обобщенно будем называть табличными документами, как имеющими самостоятельное значение, так и являющимися составными частями других документов.
Создание и обработка табличных документов — это та область информационной поддержки управленческой деятельности, в которой, прежде всего, началось использование тех или иных средств вычислительной техники (калькуляторы, счетно-перфорационная и табуляционная техника, универсальные ЭВМ).
При этом первоначально реализовывались две технологии:
1)данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка производится с помощью электронного калькулятора;
2)данные размещаются в памяти вычислительного средства, а для их обработки создается и используется соответствующая программа.
Первый вариант рассчитан на рядового пользователя, нагляден, легко проверяется, но расчеты выполняются очень медленно и довольно трудоемки.
Второй вариант отличается более высокой скоростью выполнения расчетов, но может быть использован лишь квалифицированным программистом, а не обычным пользователем, что приводит к достаточно высокому уровню затрат.
С появлением персональных компьютеров, не требующих от пользователей профессиональной подготовки в области вычислительной техники и программирования, были созданы прикладные программные средства формирования и обработки табличных документов (табличные процессоры или SPREADSHEETS), которые объединили преимущества обоих вариантов технологии и благодаря своей простоте и универсальности получили широкое распространение.
Подготовка табличных документов базируется на двух основных категориях:
форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки),
программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).
Диапазон применения современных табличных процессоров невероятно широк — от операций над числами в столбцах и строках до построения на основе табличных данных диаграмм, выполнения сложного финансово — экономического анализа, автоматизирования различных сфер бухгалтерской и экономической деятельности.
Среди программ можно назвать следующие:
1979 год — VisiCalc
1981 — SuperCalc
1982 — Multiplan
1985 — Excel
В настоящее время большое распространение получили такие программы как АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.
С появлением операционной системы Windows 95 были разработаны версии самых популярных табличных процессоров, ориентированных на работу в этой среде:
Excel фирмы Microsoft
Lotus 1−2-3 5.0 фирмы Lotus Development Corporation
Corel Quattro 6.0 фирмы Corel Co.
Безусловным лидером (по объему продаж, а следовательно, по популярности у пользователей) среди программ этого класса является система Excel.
Заключение
Комплекс технических средств для механизации (автоматизации) управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название «средства организационной техники». В делопроизводственных процессах используется разнообразная оргтехника, которая классифицируется на средства:
копирования и оперативного размножения документов;
составления и изготовления текстовых документов;
обработки документов;
поиска, хранения и пересылки документов;
административно-управленческой связи.
В настоящее время копирование документов осуществляют с помощью следующих процессов:
электрофотографическое копирование, термокопирование, электронно — искровое копирование, фотокопирование.
К средствам административно — управленческой связи относятся радиотелефон, пейджер, телефоны с радиотрубкой, автоответчик, телетайп, телефакс, электронная почта.
Персональный компьютер — универсальная ЭВМ для индивидуального использования при решении самых разных задач.
Основные части ПК:
системный блок:
процессора оперативной памяти
жесткого диска материнская плата и др.
клавиатура, монитор Дополнительные части (т.н. периферийные устройства):
«мышь»
сканер плоттер графический планшет бесклавиатурного ввода световое перо дисковод
CD-ROM.
Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Языком делового общения является официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.
Безусловным лидером среди программ является система Excel.
Список литературы
ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // www.gostr.ru
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов // www.gostr.ru.
Кузнецов И. Н. Секретарь — референт. — М.: Издательско — торговая палата «Дашков и К», 2004. — 560 с.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М. Л. Гавлин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М. В. Ларин, А. Н. Сокова. — М.: Прогресс, 2003. — 684 с.
Организация работы с документами: учебник / Под ред. В. А. Кудряева. — М.: ИНФРА-М, 1998. — 575 с.
Паневчик В. В. Делопроизводство. — Мн.: Высшая школа, 2003. — 348 с.
Издательский словарь — справочник //
http://slovari.yandex.ru
Паневчик В. В. Делопроизводство. — Мн.: Высшая школа, 2003. С. 180.
Паневчик В. В. Делопроизводство. — Мн.: Высшая школа, 2003. С. 181.
Там же. С. 182.
Паневчик В. В. Делопроизводство. — Мн.: Высшая школа, 2003. С. 185.
Издательский словарь — справочник //
http://slovari.yandex.ru
Паневчик В. В. Делопроизводство. — Мн.: Высшая школа, 2003. С. 195.
ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 2005.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30−2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М. Л. Гавлин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М. В. Ларин, А. Н. Сокова. — М.: Прогресс, 2003.
Организация работы с документами: учебник / Под ред. В. А. Кудряева. — М.: ИНФРА-М, 1998. С. 85.
ГОСТ Р 6.30−2003
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.
Организация работы с документами: учебник / Под ред. В. А. Кудряева. — М.: ИНФРА-М, 1998. С.
159.
Организация работы с документами: учебник / Под ред. В. А. Кудряева. — М.: ИНФРА-М, 1998. С. 160.
Кузнецов И. Н. Секретарь — референт. — М.: Издательско — торговая палата «Дашков и К», 2004. С. 111.
Кузнецов И. Н. Секретарь — референт. — М.: Издательско — торговая палата «Дашков и К», 2004. С. 114.
