При автоматической регистрации сведения о документе можно добавить следующими параметрами: вид документа; географическое местонахождение автора документа; автор резолюции; название структурного подразделения количество листов в документе; количество листов приложений; связанные документы.
3. Индексация документов в процессе регистрации Индексация документов — это присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений) при регистрации.
Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т. д. и служат целям облегчения поиска.
Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.) служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.
Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.
При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т. д.; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадра порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, увольнении; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер из общего массива решений исполкома дополняется буквой П, например 74-П и т. д. Возможно использование и собственной системы буквенных индексов, например, довольно часто в кадровых документах используется индекс л/с — по личному составу.
Порядковый регистрационный номер может быть дополнен номером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например номер протокола второй сессии семнадцатого созыва — 2/17.
Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.
При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться дополнительные индексы и других реквизитов, которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.
Заключение
В данной работе рассмотрены сущность регистрации, ее цели, основные формы регистрации документов, а так же особенности индексации.
На основе предоставленной информации можно сделать вывод о высокой значимости регистрации документов, поскольку она обеспечивает учет, контроль исполнения и справочную работу.
Процесс регистрации документов имеет глубокие корни, уходящие в XVII век. Уже тогда наши предки понимали ее важность. На протяжении пяти веков система регистрации широко развивалась в России, и теперь она представляет собой упорядоченный процесс работы с документами в организации.
Так как количество документов, поступающих в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с просмотра системы регистрации.
Список используемой литературы:
Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение.
М: КНОРУС, 2006. С. 152−159
Анодина Н. Н. Организация работы с документами.
Новосибирск, 2004. С. 74−75
Березина Н.М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство.
СПб: Питер, 2005. С. 124−128
Ватолина М. В. Организация работы с документами.
Рстов н/Д: Феникс, 2004. С. 117−134
Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: документное обеспечение управления.
Новосибирск, 2006. С. 281−283
Кудряев В.А., Корнеев И. К., Ксандопуло Г. Н. и др. Организация работы с документами.
М.: ИНФА-М, 1998. С. 211−219
Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности.
М.: ИНФА-М, 2007. С. 181−184
Ватолина М. В. Организация работы с документами.
Рстов н/Д: Феникс, 2004. С. 117−122
Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности.
М.: ИНФА-М, 2007. С. 181
Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение.
М: КНОРУС, 2006. С. 153
Березина Н.М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство.
СПб: Питер, 2005. С. 125
Ватолина М. В. Организация работы с документами.
Рстов н/Д: Феникс, 2004. С. 128
