Организация документооборота

).

Независимо от адресата, корреспонденция в организации должна передаваться этому должностному лицу. Ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях) для обеспечения полноценной информационнопоисковой системы и учета.

При анализе регистрации документов ООО «ДИН» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике. Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в Компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.

2.1.

2. об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

Необходимо также отметить, что при внутренней переписке сотрудники фирмы используют два вида документов — докладные и служебные записки. Служебная записка — документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т. д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве предприятия. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

* письма оформляются на специальных бланках — бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

* письма должны доставляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений; независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

* содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Большее внимание должно быть уделено контролю исполнения документов, который представляет собой совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение и своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства Компании.

Больше внимания необходимо уделить организации рационального движения документов внутри организации.

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы передаются из одного подразделения в другое секретарями руководителей, реже — через службу документационного обеспечения (канцелярию) или самими сотрудниками, но с обязательной передачей в службу документационного обеспечения сведений о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки — через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным — составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы документационного обеспечения по согласованию с руководителем организации как типовой.

Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обеспечения только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.

Рассматривая службу делопроизводства в ООО «ДИН» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

3.2 Нормирование оформления документов Наилучшим вариантом организации нормативного обеспечения делопроизводства при действующей системе формирования состава документов являлось бы создание соответствующего норматива по оформлению элементной базы: реквизитов документов, размеров бумаги, шрифтов печатающих устройств и т. д. и построение на этой основе изначально унифицированных между собой документов.

Естественная унификация документов на протяжении развития государственности в России и шла этим путем. Создание системы государственных стандартов на документацию, проводившееся в условиях ведомственной разобщенности и недостаточной координирующей роли органов стандартизации, стало причиной, с одной стороны, явной дублетности нормативных положений, с другой —некоторой фрагментарности, неполноты нормативных требований по оформлению документов.

Требования к составу информационных элементов документов-реквизитов определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.

10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения», ГОСТ 6.

10.5−87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца», ГОСТ Р 6.30−97 «Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Эти нормативы устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными.

При подготовке и оформлении документов необходимо использовать следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — отметка для автоматического поиска документа При оформлении документов на предприятии используют следующие реквизиты: 09, 10, 11,13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Государственная система нормативного документационного обеспечения управления по самоопределению — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях без всяких уточняющих и ограничивающих дополнений. Соответственно и требования к оформлению документов излагают, ориентируясь на всю совокупность управленческой документации. А, учитывая типовой характер этих требований и их всестороннюю апробацию, они практически распространились вообще на всю документацию, использующую в процессе своего оформления те или иные реквизиты, установленные ГСДОУ.

Заключение

Проведенные в работе исследования получили ряд результатов и позволили сформулировать определенные выводы.

1. К подразделениям, образующим документооборот на предприятии относятся отдел кадров, бухгалтерия, канцелярия, служба научно-технической документации, т.к. практически все документы издаются в этих отделах.

2. Документы, участвующие в документообороте делятся на внутренние, входящие и исходящие.

3. В процессе деятельности предприятия появляются приказы, служебные записки, отчеты, заявления, указания, протоколы, постановления.

4. При создании и движении документа он проходит следующие стадии:

— изготовление;

— подписание (согласование);

— размножение; ;

— распределение по подразделениям; ;

— регистрация и подшивка.

5. К документам, сдаваемым в архив, относятся дела, требующие постоянного хранения:

— бухгалтерская отчетность;

— плановая и техническая документация;

— личные дела сотрудников;

— приказы по предприятию;

— другие внутренние документы.

Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на электронный носитель, а требуют непосредственно физического нахождения.

6. Все документы, не требующие постоянного хранения, могут передаваться по электронному документообороту и, следовательно, должны будут храниться в электронном архиве.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т. е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т. п.).

1. Делопроизводство в РФ: Сборник нормативных документов. — М.: Гросс

Медиа, 2006. — 352 с.

2. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В. П. Учебное пособие. — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2002 г.- 334 с;

3. Кудрявцев В. А. и др. «Организация работы с документами: учебникМ.: ИНФРА-М, 2001. — 246с;

4. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: учебное пособие. — 3 издание. — М.: Инфра-М; 2003. — 203 с;

5. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. Майкл Дж. Д. Саттон. — М.: Бизнес-Микро, 2002. — 446 с;

6. Кудряев В. А. Организация работы с документами. СПб.: — Издательский Торговый Дом «Герда», 2000. — 320;

7. Пошерстник Е. Б. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. М., 2006. — 125 с;

8. Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 2003. — 186 с;

9. Рябова С. В. Организация работы с документами. Инфра М., 2004. — 94 с;.

10. Рогожин М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах. — М.: ЗАО «МЦФЭР», 2003. — 496 с.

. Делопроизводство в РФ: Сборник нормативных документов. — М.: Гросс

Медиа, 2006. — с.141

Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В. П. Учебное пособие. — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2002 г.-с.119;

Пошерстник Е. Б. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. М., 2006. — с. 83;

Кудряев В. А. Организация работы с документами. СПб.: — Издательский Торговый Дом «Герда», 2000. — с.84;

Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: учебное пособие. — 3 издание. — М.: Инфра-М; 2003. — с. 142;