Эффективность общения зависит и от его пространственно-временной организации. Следует считаться с местом, где происходит беседа (служебное помещение, общественное, личное), со временем (рабочее время, свободное).
Важным элементом установления контакта является также учет расстояния между собеседниками. Разделяют 4 вида расстояния зон:
интимная зона (15−45 см), в эту зону допускаются лишь близкие, хорошо знакомые люди, для этой зоны характерны доверительность, негромкий голос в общении, тактильный контакт, прикосновение. Исследования показывают, что нарушение интимной зоны влечет определенные физиологические изменения в организме: учащение биения сердца, повышенное выделения адреналина, прилив крови к голове и пр. Преждевременное вторжение в интимную зону в процессе общения всегда воспринимается собеседником как покушение на его неприкосновенность;
личная, или персональная, зона (45−120 см) для обыденной беседы с друзьями и коллегами предполагает только визуально-зрительный контакт между партнерами, поддерживающими разговор;
социальная зона (120−400 см) обычно соблюдается во время официальных встреч в кабинетах, преподавательских и других служебных помещениях, как правило, с теми, которых не очень знают;
публичная зона (свыше 400 см) подразумевает общение с большой группой людей — в лекционной аудитории, на митинге и пр.
Так как нас интересуют различия между деловой (формальной) формой общения и просто общением (неформальным), то можно заметить, что в деловом общении никогда не будет присутствовать интимной зоны.
Для успеха беседы очень важен этап её завершения. Заключительная часть должна быть яркой, аргументированной, конкретной. Все недоразумения необходимо устранить в процессе обсуждения. На все вопросы надо иметь конкретные ответы.
Формы вежливого отказа звучат так: «Непременно вернемся к этому вопросу»; «Мне нужно ещё раз все основательно обдумать»; «Мы рассмотрим этот вопрос в перспективе».
Рекомендуется записывать или выучивать несколько заключительных предложений, но иногда приходится корректировать «домашние» формы окончания беседы.
Встреча достигла завершающей фазы, если: беседа направлена к нужной цели; приведены основные аргументы в пользу выдвигаемых предложений; установлен хороший контакт; создана благоприятная атмосфера для завершения беседы. В таком случае используется как прямое, так и косвенное ускорение:
а) прямое: «Итак, давайте примем решение…» или «Давайте подведем итоги…»
б) косвенное — собеседник подводится к предлагаемому решению постепенно.
«В случае если…» «Предположим, что…». «Если вас заинтересовали наши предложения…» Тем самым собеседник оказывается перед необходимостью принять решение, но в более мягкой форме, чем при прямом ускорении. Поэтапные решения (по срокам). Альтернативные решения: «Что для вас удобнее? (наличный или безналичный расчет).
«Высокая нота» прощания: мажорная нота независимо от результатов и хода беседы. Проводить партнера до выхода. Если не пришли к общему решению, все равно сказать: «Я считаю, что много уже сделано». «Я знаю, что я вас понял и вы меня тоже, пусть это станет основой нашего следующего разговора». «Я уверен, что… мы найдем выход…»
Именно таким образом в деловом общении выходят из контакта. Как же это происходит в простом общении (неформальном)? На самом деле определённого шаблона выхода из контакта не существует, если же в деловом общении это нужно сделать красиво, правильно, приветливо, то в неформальном общении выход может быть любым, возможно непредсказуемым, так сказать бессознательным. Объясняется это очень легко: всё зависит от морали человека, поведения и ситуации.
В деловом общении человек всегда знает чего он хочет от собеседника и имеет определённые цели, для достижения которых можно использовать правила позволяющие достичь преимущества над партнером, создать подходящую обстановку для общения и в целом проводить деловые обсуждения более продуктивно.
1. Сформулируйте конкретные цели.
2. Составьте план.
3. Выберите время:
а) удобное и вам, и вашему собеседнику;
б) достаточное для разговора.
4. Выберите подходящее место.
5. Задачи первой части разговора: привлечь внимание и создать атмосферу взаимного доверия.
6. Подчините свою тактику целям. Оперируйте «открытыми» и «закрытыми» вопросами.
7. Старайтесь, чтобы говорил, в основном, ваш собеседник.
8. Будьте на высоте положения (если критикуете, то делайте это по правилам).
9. Фиксируйте полученную информацию.
10. Прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели.
Заключение
Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы.
В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.
Список литературы
Асмолов
А. Г. Психология личности М., 2004. — 414с
Виханский О. С., Наумов
А. И. Менеджмент: учебник. — 3-е изд. — М.: Гардарики, 2000. — 528 с.
Горанчук В. В. Психология делового общения и управленческих воздействий — СПб.: Издательскийц Дом «Нева»; М.: «ОЛМА-ПРЕСС Инвест», 2003 — 288с Карнеги Д. Как завоёвывать друзей и оказывать влияние на людей: Пер. с англ. — Рязань: Дело, 2004. — 720 с.
Морозов А. В. Деловая психология. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. — 668 с.
Практическая психология: Учебник. Спб.: «Дидактика Плюс», 1997. — 336 с Цукерман Г. А. Виды общения в обучении. — Томск: Пеленг, 1993. — 330 с.
Морозов А. В. Деловая психология. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. — 668 с.
Цукерман Г. А. Виды общения в обучении. — Томск: Пеленг, 1993. — 330 с
Практическая психология: Учебник. Спб.: «Динамика плюс», 1997.-336 с
Асмолов А. Г. Психология личности М., 2004. — 414 с
