Стратегическое управление современным образховательным учрежден ием (на примере МАДОУ № 85

Социальнаяи экономическая эффективностьдеятельностиобразовательногоучреждения.

На настоящий момент весь документооборот детского сада практически ведется вручную, что снижает эффективность его управления и функционирования. На практике эти проблемы выражаются в том, что через сотрудников всех уровней непрерывно идет поток документов и задач, требующих немедленного решения. Естественно, что в таких условиях качество и оперативность принятия решений серьезно страдают. Имеются случаи потери документов, ненадлежащее их оформление, затягивание сроков прохождения документа. Отсутствие единой информационной базы также задерживает выполнение отдельных работ, особенно на стадии документального оформления. Расчет экономии затрат за счет сокращения прямых потерь в виде штрафов, упущенной выгоды и т. п. при введении СЭД в МАДОУ «Детский сад № 85» приведен в таблице 4.

1.Таблица 4.1Экономия затрат при снижении потерь по нарушению бумажного документооборота МАДОУ «Детский сад № 85"Вид нарушения2010 год, раз2011 год, раз2012 год, раз.

Среднее значение.

Средняя стоимость 1 ошибки, руб.

Итого сумма потерь, руб. Потеря документа клиента5696,712 008 040.

Потеря внутреннего документа 77 128,78006960.

Неправильное оформление12 131 714 180 025 200.

Задержка сроков прохождения документов14 151 916 150 024 000.

Итого потерь от неэффективного внедрения документооборота — 64 200 руб./год. Внедрение СЭД позволит избежать этих потерь, что составит экономический эффект в сумме 64 200 руб. Еще одним эффектом является экономия затрат на бумагу и канцелярские товары, так как при бумажном ведении документооборота происходил большой непроизводительный расход данных затрат. Рассчитаем возможную экономию на канцелярских расходах за счет введения СЭД (табл. 4.2).Таблица 4.2Расчет эффекта от экономии канцелярских расходов.

До внедрения СЭДПосле внедрения СЭДОтклонение.

Стоимость ед., руб. Сумма экономии, руб. Бумага, пач.

Книги канцелярские, шт50 545 452 025.

Ручки шариковые, шт1 203 090 151 350.

Картридж, шт48−42 420−9680.

Прочие канцтовары, руб.

Итого42 195.

Таким образом, экономия от оптимизации использования канцтоваров при внедрении СЭД составит 42 195 руб./год.Третьей составляющей экономического эффекта от внедрения СЭД является рационализация использования рабочего времени. Установлено, что затраты времени на обработку и ведение одного учетного регистра в «ручной» форме составляют в среднем 80 человеко-часов, при внедрении СЭД — 50 человеко-часов. При средней заработной плате 20 тыс. руб. заработная плата за 1 чел/час составит 20 000/166= 120,5 руб. Экономия заработной платы от одного регистра составит, таким образом,(80−50)*120,5= 3614,5 руб.

При условии ведения порядка 50 регистров в год экономия составит 180,72 тыс. руб. Дополнительно экономится сумма отчислений в размере 34%, т. е. 61,45 тыс. руб.

Таким образом, общая экономия от внедрения СЭД составит64,2+42,2+180,72+61,45= 348,57 тыс. руб./ год. При затратах по проекту в размере 370 300 руб. рассчитаем эффективность проекта:

Эп=348,57/370,3= 0,94 руб. Таким образом, каждый вложенный в проект рубль принесет экономический эффект в виде прибыли за счет экономии средств МАДОУ «Детский сад № 85» в размере 0,94 руб. Окупаемость проекта внедрения СЭД составит 370,3/348,57= 1,06 года. Социальная эффективность проекта будет выражаться в высвобождении времени воспитательского и административного персонала для выполнения прямых задач, разработки и применении новых эффективных методик воспитательно-образовательного процесса в детском саду, улучшении атмосферы в коллективе за счет снижения напряженности в процессе оформления и прохождения документов.Приложения.

Приложение 1Диаграмма Ганта.

ЗадачиДлительность1−7.

03.20 148−15.

03.201 416−23.

03.201 424−31.

03.201 401−07 04.201 408−15 04.201 416−23 04.201 424−30.

03.2014начало проекта0д01.

03.20 141.

1.1. Разработать Положение о внедрении СЭД в деятельность предприятия3д1.

1.2 Разработать и утвердить План внедрения СЭД в МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"2д1.

2.1 Описать бизнес-процессы МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"5д1.

2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота2д1.

2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа2д2.

1.1. Создать ТЗ на разработку СЭД3д2.

1.2 Выбрать разработчика СЭД1д2.

1.3 Заключить договор на разработку СЭД2д2.

1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение СЭД7д2.

2.1 Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к СЭД1д2.

2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования2д2.

2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов2д2.

2.4 Создать электронную документированную базу данных в рамках СЭД10д2.

3.1. Опытная эксплуатация СЭД30д2.

3.2. Выявить замечания по работе СЭД в процессе опытной эксплуатации сотрудниками3д2.

3.3. Скорректировать СЭД с учетом выявленных недочетов3д3.

1.1. Разработать дистанционный курс обучения работы в СЭД4 д3.

1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение2д3.

2.1. Создать план проведения обучения1д3.

2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с СЭД3д4.

1.1. Расчет постоянных затрат3д4.

1.2. Расчет переменных затрат3д4.

1.3. Определение предварительного финансового результата1д4.

2.1Согласование бюджета проекта администрацией МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"2 д4.

2.2. Подписание бюджета проекта высшим руководством МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"2 д4.

2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования.

Приложение 2Определение последовательности работ.

ЗадачаПоследовательность выполнения 1.

1.1. Разработать Положение о внедрении СЭД в деятельность предприятия.

Одновременно с 1.

2.11.

1.2Разработать и утвердить План внедрения СЭД в МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"После 1.

1.11.

2.1 Описать бизнес-процессы МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"Одновременно с 1.

1.11.

2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота.

После 1.

1.11.

2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа.

После 1.

1.12.

1.1. Создать ТЗ на разработку СЭДПосле 1.

2.32.

1.2 Выбрать разработчика СЭДОдновременно с 2.

1.1.

2.1. 3 Заключить договор на разработку СЭДПосле 2.

1.22.

1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение СЭДПосле 2.

1.32.

2.1 Определить необходимость закупки дополнительных компьютерови портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к СЭДПосле 2.

1.32.

2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования.

После 2.

2.12.

2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов.

Одновременно с 1.

2.3.

2.2. 4 Создать электронную документированную базу данных в рамках СЭДПосле 1.

2.22.

3.1. Опытная эксплуатация СЭДПосле 2.

1.42.

3.2. Выявить замечания по работе СЭД впроцессе опытной эксплуатации сотрудниками.

После 2.

3.12.

3.3. Скорректировать СЭД с учетом выявленных недочетов.

После 2.

3.23.

1.1. Разработать дистанционный курс обучения работы в СЭДОдновременно с 2.

1.3 и 2.

1.43.

1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение.

Одновременно с 3.

1.13.

2.1. Создать план проведения обучения.

После 3.

1.1.

3.2.

2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с СЭДПосле 3.

2.1.

4.1.

1.Расчет постоянных затрат.

После 2.

1.1., одновременно с 4.

1.24.

1.2. Расчет переменных затрат.

После 2.

1.1., одновременно с 4.

1.14.

1.3. Определение предварительного финансового результата.

После 4.11 и 4.

1.24.

2.1Согласование бюджета проекта администрацией МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"После 4.

1.34.

2.2. Подписание бюджета проекта высшим руководством МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"После 4.

2.14.

2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования. После 4.

2.2Приложение 3Календарный план проекта.

ЗадачиДлительность.

НачалоОкончание.

Раннее начало.

Раннее окончание.

Позднее начало.

Позднее окончание.

Резерв (дни).

начало проекта0д01.

03.201 401.

03.201 401.

03.201 401.

03.201 401.

03.201 401.

03.20 140д1.

1.1. Разработать Положение о внедрении СЭД в деятельность предприятия3д01.

03.201 405.

03.201 401.

03.201 405.

03.201 401.

03.201 405.

03.20 140д1.

1.2 Разработать и утвердить План внедрения СЭД в МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"2д06.

03.201 407.

03.201 406.

03.201 407.

03.201 406.

03.201 408.

03.20 141д1.

2.1 Описать бизнес-процессы МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"95д02.

03.201 408.

03.201 402.

03.201 408.

03.201 404.

03.201 410.

03.20 142д1.

2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота2д06.

03.201 407.

03.201 406.

03.201 407.

03.201 407.

03.201 409.

03.20 141д1.

2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа2д07.

03.201 408.

03.201 407.

03.201 408.

03.201 409.

03.201 410.

03.20 141д2.

1.1. Создать ТЗ на разработку СЭД3д09.

03.201 413.

03.201 409.

03.201 413.

03.201 410.

03.201 415.

03.20 143д2.

1.2 Выбрать разработчика СЭД1д09.

03.201 409.

03.201 409.

03.201 409.

03.201 413.

03.201 413.

03.20 140д2.

1.3 Заключить договор на разработку СЭД2д12.

03.201 413.

03.201 412.

03.201 413.

03.201 413.

03.201 414.

03.20 141д2.

1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение СЭД7д14.

03.201 422.

03.201 414.

03.201 422.

03.201 415.

03.201 424.

03.20 143д2.

2.1 Определить необходимость закупки дополнительных компьютерови портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к СЭД1д13.

03.201 413.

03.201 413.

03.201 413.

03.201 414.

03.201 414.

03.20 140д2.

2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования2д14.

03.201 415.

03.201 414.

03.201 415.

03.201 415.

03.201 416.

03.20 141д2.

2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов2д14.

03.201 415.

03.201 414.

03.201 415.

03.201 415.

03.201 416.

03.20 140д2.

2.4 Создать электронную документированную базу данных в рамках СЭД10д14.

03.201 427.

03.201 414.

03.201 427.

03.201 415.

03.201 428.

03.20 142д2.

3.1. Опытная эксплуатация СЭД21д28.

03.201 425.

04.201 428.

03.201 425.

04.201 429.

03.201 426.

04.20 140д2.

3.2. Выявить замечания по работе СЭД впроцессе опытной эксплуатации сотрудниками18д02.

04.201 425.

04.201 402.

04.201 425.

04.201 405.

04.201 426.

04.20 141д2.

3.3. Скорректировать СЭД с учетом выявленных недочетов3д26.

04.201 430.

04.201 426.

04.201 430.

04.201 427.

04.201 430.

04.20 141д3.

1.1. Разработать дистанционный курс обучения работы в СЭД4 д14.

03.201 419.

03.201 414.

03.201 419.

03.201 415.

03.201 421.

03.20 143д3.

1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение2д20.

03.201 421.

03.201 420.

03.201 421.

03.201 422.

03.201 423.

03.20 141д3.

2.1. Создать план проведения обучения1д22.

03.201 422.

03.201 422.

03.201 422.

03.201 423.

03.201 423.

03.20 140д3.

2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с СЭД3д23.

03.201 427.

03.201 423.

03.201 427.

03.201 424.

03.201 428.

03.20 141д4.

1.1. Расчет постоянных затрат3д26.

03.201 428.

03.201 426.

03.201 428.

03.201 427.

03.201 429.

03.20 140д4.

1.2. Расчет переменных затрат3д26.

03.201 428.

03.201 426.

03.201 428.

03.201 427.

03.201 429.

03.20 140д4.

1.3. Определение предварительного финансового результата1д29.

03.201 429.

03.201 429.

03.201 429.

03.201 430.

03.201 430.

03.20 140д4.

2.1Согласование бюджета проекта администрацией МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"2 д30.

03.201 402.

04.201 430.

03.201 402.

04.201 431.

03.201 403.

04.20 140д4.

2.2. Подписание бюджета проекта высшим руководством МАДОУ «ДЕТСКИЙ САД № 85"2 д03.

04.201 404.

04.201 403.

04.201 404.

04.201 405.

04.201 406.

04.20 140д4.

2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования. В течение проекта22.

03.201 430.

04.201 424.

03.201 430.

04.201 424.

03.201 430.

04.20 140д.