Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:
реорганизации (преобразования), которая не привела к коренному изменению деятельности, а вызвала только частичное изменение ее задач, функций и т. д.;
изменения подчиненности, структуры, штатов, печати и т. д.;
полного или частичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом и т. д.;
изменения территориальных границ деятельности организации;
перемещения организации из одного района в другой;
изменения административно-территориального деления;
временного прекращения деятельности организации и восстановления своих функций.
При ликвидации организации законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации, не законченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-преемника.
Дела, производство которых велось последовательно в двух или более организациях, включают в состав фонда той организации, в которой они закончены делопроизводством.
Личные дела, переданные в другие организации в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую переведены сотрудники.
Ошибочно включенные в фонд дела изымают и присоединяют к тому фонду, к которому они относятся.
Список источников и литературы
1. Федеральный закон от 27.
07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года.
2. ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
3. ГОСТ Р ИСО 15 489−1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». — М.: Изд-во стандартов, 2007.
4. Федеральный закон от 10.
01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, № 6.
5. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.
11.2005 г. № 536 // зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г.
6. ГОСТ Р. 6.38−1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] - М.: Изд-во стандартов, 1990
7. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.
01.2007 № 19, зарегистрированных в Минюсте РФ от 06.
03.2007 № 9059.
8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.
9. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.
02.2002.
10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28). Система ГАРАНТ:
http://base.garant.ru/181 655/#ixzz2vZmkMZu2
11.Алексеева Е. В. Архивоведение. М.:Проф
ОбрИздат, 2004. — С.
79.
12. Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение / В. И. Андреева. — М.: КНОРУС, 2010.
— С. 101. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. — С. 120.
13. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству / М. И. Басаков. — Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 — с. 25
14. Быкова Т. А. Делопроизводство / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2006. — С. 5
15. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 — С.
205.
16. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство / М. Ю. Рогожин. — М.: Индекс Медиа, 2007 — с. 9
17. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления / Л. А. Румынина. — М.: Академия, 2009. — с. 83.
ППриложение
Приложение 1
УТВЕРЖДАЮ Директор________________________________________
(наименование государственного, муниципального архива)
Руководитель____________________________________
(наименование органа местного самоуправления)
Подпись Расшифровка подписи Дата СПИСОКорганизаций — источников комплектования государственного, муниципального архива
№ п/п Индекс организации* Наименование организации Форма собственности (государственная, муниципальная, частная) Форма приема документов (полная — 1, выборочная повидовая — 2.1, выборочная групповая — 2.2) Прием научно-технических документов, аудиовизуальных документов Примечания (включение, исключение — решение ЭПК, дата и номер протокола; соглашение, договор, их даты и номера) 1 2 3 4 5 6 7 Итого по состоянию на 01.
01.00
Всего организаций в списке _________________________________________
В т.ч. по видам собственности: государственная — в т. ч. по формам приема: 1 2.1 2.2 муниципальная частная
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК _____________________________
(наименование архивного органа, архива)
От___________________№______________
Приложение 2
Карточка учета работы с юридическим лицом, в деятельности которой создаются документы архивного фонда РФ
Сведения о составлении договора с архивом Форма собственности на документы Название юридического лица, его подчиненности Адрес юридического лица Место хранение архивных документов (адрес) ФИО, № телефона Руководителя организации Председателя ЭК организации Руководителя службы делопроизводства Зав. Архивным подразделением (лица, ответственного за архив) Дата создания (регистрации) юридического лица Дата, № приказа о создании ЭК организации Дата, № приказа о назначении лица, ответственного за архив Согласование с ЭПК архива (дата, № протокола) нормативно-методических документов Инструкции по делопроизводству Номенклатуры дел Положения об ЭК Положения об архивном подразделении Сведения о проверках госархива дата ФИО лица, проводившего проверку, должность Тема проверки Примечания Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив
Одобрение описей дел ЭПК
Согласование описей и актов ЭПК Передача дел в госархив Постоянного хранения
Длительного хранения Описейдел по личному составу Актов об изъятии для уничтожения Коли чест во Край ние даты Коли Чест во Край ние даты Коли чество Край ние даты Коли чество Край ние даты Коли чество Край ние даты
Название, дата, № документа о ликвидации/реорганизации юридического лица Сведения о передаче дел в госархив/правопреемнику и место хранения дел по личному составу после ликвидации юридического лица Должность руководителя юридического лица Подпись ФИО
Дата
МП Приложение 3
Управление коммунального хозяйства
11 мая 1993 год — 9 августа 1999 год
Управление коммунального хозяйства и водообеспечения
10 августа 1999 год — 28 июня 2000 год
Управление коммунального и водного хозяйства
29 июня 2000 год — 06 сентября 2001 год
Главное управление жилищно-коммунального и водного хозяйства
07 сентября 2001 год — 24 июля 2002 год
Управление коммунального хозяйства
25 июля 2002 год — 28 августа 2005 год
Главное управление жилищно-коммунального хозяйства
01 декабря 2005 год — 25 июля 2014 год ФОНД № Р-574
Опись № 1 (продолжение)
Дела постоянного хранения за 1995 — 2014 годы Приложение 4
Государственное предприятие УТВЕРЖДАЮ
«Симферопольский Директор государственный ГП „Симферопольский летний цирк“ государственный летний цирк»
_________________ Р.И.Фишка
" «2015года
Фонд№
опись № 1дел постоянного хранения за 1990 — 2014годы
№
п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание 1 2 3 4 5 6 1990 — 2014 годы 1 Переписка по основной деятельности, имеются распоряжения, приказы, договоры, сметы, письма
Том 1 19 февраля
1990 года —
14 ноября
2005 года 200 2 То же, Том 2
4 января 2006 года —
11 июля
2014 года 150
В данный раздел описи внесено 2 (два) дел ед. х
(цифрами и прописью) с № 1 по № 2, в том числе:
литерных и пропущенных номеров не имеется.
Опись составила М.И. Брундерберг
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭПК Управления архивным делом от______________№________ ОДОБРЕНО Протокол заседания ЭК ГП «Симферопольский
государственный летний цирк" от______________№________
Приложение 5
Коммунальное учреждение Школа высшего спортивного мастерства (ШВСМ) УТВЕРЖДАЮ Председатель ликвидационной комиссии КУ «ШВСМ»
____________А.И. Дедюхина
______________2014 г.
ФОНД №
Опись № Л дел по личному составу за 1994 — 2014 годы
№№ п/п Индексы дел Заголовки дел Даты доку ментов Срок хране;
ния доку ментов Кол-во листов в деле Приме;
чание 1 2 3 4 5 6 7 1994 год 1 Уставные документы ШВСМ (приказы и распоряжения о создании, переименовании, ликвидации, положение и изменения к нему, справки, выписки) 75 лет 20 2 Положение о ШВСМ на 1994 год и изменения к нему 75 лет 15 3 Приказы директора по личному составу
06 июня — 31 октября 1994 года 75 лет 11 4 Штатное расписание на 1994 год и тарификацион ные списки тренерского состава
75 лет 9 1 2 3 4 5 6 7 5 Расчетные ведомости на выплату заработной платы за июньдекабрь 1994 года 75 лет 3 6 Журнал регистрации приказов директора по личному составу 01 июня 1994 года — 16 марта 2009 года 75 лет 40 7 Журнал учета движения трудовых книжек и вкладыше к ним 01 июня 1994 года — 31 декабря 2014 года 75 лет 4 В данную опись внесено 7 (семь) дел с № 1 по № 7.
Литерные номера_____________Пропущенные номера _________
Главный бухгалтер
«______"_____________2014 года СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭПК Управления по архивному делу
от______________ №__________
ОДОБРЕНО Протокол заседания ликвидационной комиссии Школы высшего спортивного мастерства от________________№_______________
Федеральный закон от 27.
07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года, одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года.
ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
ГОСТ Р ИСО 15 489−1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». — М.: Изд-во стандартов, 2007.
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. — С. 120.
Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение / В. И. Андреева. — М.: КНОРУС, 2010. — С. 101.
Федеральный закон РФ от 27.
07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006, № 165.
Федеральный закон от 10.
01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета 2002, № 6.
Федеральный закон от 06.
04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета от 8 апреля 2011 г. № 75
Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.
11.2005 г. № 536 // зарегистрирован в Минюсте РФ 27 января 2006 г.
ГОСТ Р. 6.38−1990 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] - М.: Изд-во стандартов, 1990
Быкова, Т. А. Делопроизводство / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2006. — С. 5
Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 — С.
205.
Рогожин, М. Ю. Делопроизводство / М. Ю. Рогожин. — М.: Индекс Медиа, 2007 — с.9
Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству / М. И. Басаков. — Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 — с. 25
Алексеева Е. В. Архивоведение. М.:Проф
ОбрИздат, 2004. — С.
79.
Общероссийский классификатор управленческой документации, принят в 1993 году. Введён 01.
07.1994. (Постановление Госстандарта России от 30.
12.93 № 299).
ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Стенюков М. В. Секретарское дело. — М.: Издательство ПРИОР, 2000. — С. 49.
