Локальные нормативные акты организации в области документирования управленческой деятельности

Локальные нормативные акты (ЛНА) многочисленны и разнообразны. Классифицировать их можно по нескольким критериям: важности, времени действия, по степени воздействия на объект (критерий пространственности), процедуре принятия решения и др.

Все локальные нормативные акты по умолчанию имеют равную юридическую силу относительно друг друга. В то же время не исключено, что самими актами будет введена их особая иерархия, допустим — в зависимости от даты принятия документа^[1].

По сроку действия ЛНА подразделяются:

• — на акты постоянного действия (например, Правила внутреннего трудового распорядка), которые сохраняют свою юридическую силу в течение всего времени до их отмены или изменения;
• — акты с определенным сроком действия, устанавливаемым самим локальным актом (например, штатное расписание, связанное с конкретным бизнес-планом на определенный срок, график отпусков, действующий в течение календарного года в силу прямого указания закона).

Вопросы практики

Такие документы, как положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников законом не предусмотрены, и работодатель не обязан их разрабатывать и применять. Однако на практике многие работодатели предпочитают разработать и утвердить комплекс таких документов и руководствоваться им в работе. Например, должностные инструкции, содержащие квалификационные требования для занятия определенной должности, права, обязанности и ответственность работников, эту должность занимающих, широко применяются при отборе кандидатов, при проверке соответствия занимаемой должности в период испытания и в других ситуациях.

Локальные акты делятся на акты, применяемые в целом в организации и в отдельных структурных подразделениях. При этом следует соблюдать принцип недопущения дискриминации. Распространение локального нормативного акта только на отдельные подразделения организации должно быть объективно обусловлено наличием производственной специфики, особых условий работы, местом нахождения структурного подразделения и т. д.

ЛНА могут приниматься:

— работодателем единолично;

работодателем с учетом мнения представительного органа работников;

— работодателем по согласованию с представительным органом работников.

С учетом мнения представительного органа работников принимаются локальные нормы о порядке аттестации сотрудников (ТК РФ, ч. 2, ст. 81) и о системе оплаты труда в организации (ТК РФ, ч. 2, 4, ст. 135).

К локальным нормативным актам, наличие которых обязательно у всех работодателей (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), относятся, в частности, штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка.

Законодательство

Статья 22 Трудового кодекса РФ к правам работодателя относит принятие локальных нормативных актов, а к основным обязанностям — ознакомление работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Важным локальным нормативным актом является инструкция. Примером такого рода документа могут служить: Рабочая инструкция по проведению увлажнения кинодокументов: Инструкция по делопроизводству в Администрации Московской области; Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края; Инструкция по делопроизводству в городской, районной территориальной избирательной комиссии; Инструкция о порядке отбора фотодокументов, образующихся в результате деятельности редакций газет и журналов, и передачи их на государственное хранение.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Основным локальным нормативным актом, регламентирующим работу с документами в организации, является Инструкция по документационному обеспечению управления или по делопроизводству, которая разрабатывается с целью рационализации труда в органах управления и предполагает создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами. Объединение работ, выполняемых по функциям управления в единый, сквозной поток, включающий все стадии, начиная со сбора и обработки первичной информации до принятия управленческого решения и контроля его реализации, представляется основным направлением в процессе разработки Инструкции по делопроизводству. Значительная часть работ, выполняемых по технологическому циклу прохождения и обработки информации, является типовой и циклично повторяющейся. Следовательно, при разработке инструкции все эти работы должны быть формализованы. Для этого необходимо:

• — изучить структуру аппарата управления, распределение функций, прав и обязанностей работников;
• — изучить виды документов и состав систем документации;
• — провести анализ документооборота в организации;
• — разработать рекомендации как организационные, так и технические по ведению делопроизводства на предприятии.

В соответствии с ГСДОУ на территории Российской Федерации установлены единые правила работы с документами в организациях с различной формой собственности и видом деятельности. Однако организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации, поэтому Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) — нормативный документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики их деятельности.

Многие инструкции разрабатываются на основе типовых или примерных инструкций, поэтому gри разработке индивидуальной инструкции необходимо выяснить есть ли типовая или примерная инструкция по данному вопросу. Так, федеральные органы исполнительной власти, обязаны при разработке инструкций придерживаться Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Основополагающим документом при разработке структуры Инструкции по документационному обеспечению управления в коммерческих организациях может служить структура ГСДОУ.

При проектировании основных технологических процессов выявляются основные показатели, характеризующие организацию управления на предприятии, например: объем документооборота; время прохождения основных категорий документации; информативность документации, поступающей по запросам; коэффициент унификации служебных документов; время, затрачиваемое различными сотрудниками на подготовку основных видов служебной документации. Анализ этих показателей позволяет оптимизировать технологический процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии с уровнем организации управления.

Теоретические разработки в области проектирования инструкций и практический опыт создания и внедрения их для различных организаций и учреждений показывают возможность и необходимость регламентации проектных работ, выделения типовых этапов.

Типовая схема разработки инструкции включает три стадии:

• — предпроектную, включающую ориентировочное и детальное обследование;
• — проектную, состоящую из последовательной разработки технического и рабочего проектов;
• — внедрение.

Предпроектная стадия проводится в целях определения уровня организации управленческого и инженерно-технического труда на предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен включать: общие сведения об аппарате управления (наименование, местонахождение, территориальная общность или разобщенность, подчиненность, объекты управления); основные функции аппарата; положение об аппарате управления, должностные инструкции всех категорий служащих; штатное расписание; номенклатуру дел каждого структурного подразделения, состав и объемы входящей, исходящей и внутренней документации; перечень имеющихся средств оргтехники. Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает характеристику существующей технологии выполнения работ, их документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого труда.

Анализ организационной и функциональной структуры аппарата управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата управления.

Основным методом сбора данных является изучение нормативно-методических документов. Эти данные также могут быть получены путем опросов и бесед, анкетирования, фотофиксирования и самофотофиксирования в течение рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо составить организационно-структурную схему и определить, насколько она соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач.

Вторая проектная стадия разработки инструкции начинается с создания технического проекта, где должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы основные технологические схемы управленческих процессов: состав и порядок обработки основных документов, предлагаемый регламент работы, схемы организации административноуправленческой связи, рациональные формы документов, типовые тексты. Для четкой организации документооборота необходимо получить сведения об объемах входящей и исходящей документации gо видам документов, распределение документов по документопотокам, наличие стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на дублирование операций, излишние маршруты. Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используют слова: следует, необходимо, не допускается, должен, рекомендуется, запрещается и т. п. Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме, например: «Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа» или «За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений» .

Заголовок инструкции должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она распространяется. Например: Инструкция по документационному обеспечению управления, Должностная инструкция секретаря.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема документационных работ и уровня автоматизации документационного обеспечения управления.

Инструкция по документационному обеспечению управления оформляется на общем бланке организации и утверждается либо непосредственно подписью руководителя организации, либо распорядительным документом — приказом, распоряжением. В приказе дастся указание на срок введения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции. При утверждении инструкции распорядительным документом ставится отметка, что она является приложением к распорядительному документу.

Обратите внимание!

Языковые требования к нормативному правовому акту целесообразно рассматривать, основываясь на языковых (лексических) средствах языка: грамматических предложениях, юридических фразеологизмах, словах и аббревиатурах. В соответствии с п. 1 ст. 68 Конституции РФ государственным языком на всей территории Российской Федерации является русский. Следовательно, при создании нормативного документа требуется соблюдение именно его правил, требований и норм.

Обобщенно структуру инструкции можно представить следующим образом:

• — общие положения;
• — порядок составления и оформления служебных документов;
• — правила организации документооборота на предприятии;
• — технология обработки основных документопотоков;
• — технология регистрации документов;
• — контроль исполнения документов;
• — составление номенклатуры дел;
• — правила формирования дел;
• — порядок обеспечения сохранности документов;

порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение;

— приложения к инструкции.

В приложение к Инструкции по документационному обеспечению управления, как правило, включают:

• 1. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.
• 2. Журналы регистрации документов.
• 3. Образец углового (продольного) бланка письма.
• 4. Образец углового (продольного) общего бланка.
• 5. Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа и/или должностного лица.
• 6. Образцы оформления организационных документов.
• 7. Образцы оформления распорядительных документов.
• 8. Образцы оформления справочно-информационных документов.
• 9. Образец согласования проекта распорядительного документа.
• 10. Примерный перечень документов, на которых ставится круглая печать.
• 11. Маршрутно-технологические карты движения документов в организации.
• 12. Образец листа-заверителя дела.
• 13. Образец обложки дела.
• 14. Образец внутренней описи.
• 15. Образец формы номенклатуры дел.
• 16. Образец формы описи дел.
• 17. Образец акта об уничтожении дел.
• 18. Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль.

Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с электронными документами.

• [1] См. об этом: Драчук М. А. Документы кадровой службы // Справочник кадровика. 2011. № 5.