Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит следующие данные:
краткие сведения об исполнении документа, слова «В дело» и номер дела, в которое должен быть подшит документ; дату направления документа в дело, подпись и расшифровку подписи лица, производящего отметку. Отметку об исполнении документа и направлении его в дело производят на документах, поступивших на имя руководителя организации — руководитель организации, на имя заместителей — заместитель руководителя; на документах, поступивших в структурные подразделения — их начальники. Отметка «В дело» свидетельствует о том, что работа над документом завершена. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа. Роль и значение документа на государственной гражданской службе. Основной функцией учреждений государственной службы является принятие управленческих решений. При этом исходными данными для принятия этих решений, вся необходимая информация и сами эти решения представлены в виде документов. Поэтому объем технической работы с документацией настолько велик, что он заслоняет и замещает основное содержание деятельности органов государственной службы. Поэтому в систему работы с документами начали внедрять автоматизированные программы работы с документами.
Такие программы имеют важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом. При использовании автоматизированных программ работы с документами видны плюсы. Вот некоторые из них: Небольшие сроки подготовки и исполнения документов; создаются поддерживаются архивы нормативных и распорядительных документов; уменьшается количество длительных операций, качество подготовки управленческих решений повышается становится намного меньше «затерянных» документов процессы разработки и прохождения документов контролируются на любой стадии; Роль документов в органах государственной службы имеет большое значение, т.к. все управленческие решения, вся информация, которая необходима в органах государственной службы представлены в виде документов. Заключение
Организационно — правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Изучив данную тему, можно сделать вывод, что документированная информация составляет основу управления на государственной службе. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления — от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Прежде всего, это: Конституция РФ; ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007
Список использованной литературы. Федеральный Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149.Федеральный закон РФ «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. N 98Закон РФ «О государственной тайне» от 21 июля 1993 N 5485−1.Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 октября 1999 г. ГОСТ 2.051−2006 «ЕСКД. Электронные документы. Общие положения». ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Басаков М. И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. Пособие//Ростов н/Д: Феникс, 2007
Басаков М. И. Справочник секрктаря-референта: Практ.
пособие. — 4-е изд., испр.
и доп. // Ростов н/Д: Феникс, 2007
Белов А.Н., Белов А. А. Делопроизводство и документооборот. М., ЭКСМО, 2005
Быкова Т.А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под общ.
ред. Т. В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. И доп. — М.: МЦФЭР, 2006.
