Электронный документооборот в управлении

Здесь востребованы инструменты горизонтального взаимодействия и эффективные механизмы согласований. Зачастую наиболее нагруженным модулем СЭД является тот, что предназначен для автоматизации договорной деятельности — объем согласований здесь огромен. В крупных компаниях объем ежегодно заключаемых договоров может исчисляться десятками и даже сотнями тысяч. При этом необходимо, чтобы в этом модуле были реализованы все типы согласования — последовательное, параллельное и смешанное. Интеграционная составляющая важна и для корпоративного сектора — необходимо обеспечить связь СЭД с решениями класса ERP и CRM, приложениями для бухгалтерского и кадрового учета, ПО для распознавания текста и сертифицированными средствами защиты информации.

Как ни странно, для обоих сегментов — государственного и корпоративного — характерен одинаково высокий интерес к мобильным приложениям СЭД. Опираясь на практический опыт, можно сказать, что большим парком мобильных устройств — несколько сотен и даже больше — располагают и крупные банки, и, например, администрация области или округа. Причем планшеты весьма активно используются не только для рутинной работы с документами и выдачи поручений, но и для таких задач, как подготовка различных заседаний, обсуждение значимых для организации проектов и вопросов и т. д.

Перспективной для обоих сегментов видится задача организации сквозного документооборота. СЭД внедрены в 90% крупных российских компаний и государственных организаций, но автоматизация нередко затрагивает лишь работу службы документационного обеспечения и организационно-распорядительный документооборот. Сейчас таких компаний, где реализован сквозной электронный документооборот по всем филиалам, не более 15−20% от общего числа заказчиков.

Сложность процесса внедрения может и не зависеть от того, о каком решении идет речь — заказном или тиражируемом. Здесь все зависит не только от типа продукта, но и от сложности задачи. Но с точки зрения разработчика создание тиражируемого продукта — задача куда более сложная и трудоемкая, чем единичная разработка на заказ. При заказной разработке учитываются требования лишь одного клиента, а для тиражируемого типового ИТ-решения важно другое: необходимо, чтобы возможности системы соответствовали запросам максимально широкого числа заказчиков. Только в этом случае инвестиции в создание тиражируемого продукта окупятся за счет многократных внедрений. При этом заказные проекты нередко дают «строительный материал» для типовой версии СЭД. Это происходит в тех случаях, когда становится ясно, что реализованный для конкретного заказчика функционал имеет высокий рыночный потенциал — применим во многих компаниях. Тиражируемая СЭД с большим опытом развития несет в себе лучшие практики и функциональность, которые привнесены и проверены множеством заказчиков. Строить СЭД «с нуля» для заказчика не только накладно, но и рискованно в определенном смысле — есть опасность упустить важные особенности деятельности организации при формировании исходных требований.

Далее рассмотрим специфику документооборота на примере компании ООО «Август» (ТМ «Oodji). Данная компания представляет собой организацию, занимающуюся изготовлением и дальнейшей реализацией модной одежды, обуви, аксессуаров как женщин, так и для мужчин и детей.

Исходя из ее хозяйственной деятельности, данная компания имеет, помимо отечественных контрагентов, зарубежных изготовителей и поставщиков. Вследствие этого компанию «Август» отличает весьма сложная оргструктура, которая представлена в Приложении данной работы.

Основываясь на представленной оргструктуре, ее большой разветвленности, можно судить о сложности документооборота данной компании.

К документам, ежедневно находящихся в работе сотрудников компании, относятся следующие: бухгалтерские документы (составляющие львиную долю всей документации компании), договора, дополнительные соглашения, отчеты, служебные записки, приказы и их проекты, протоколы, инвентаризационные описи, сообщения электронной почты и многие другие.

Вследствие «массивности» оргструктуры компании и большое количество связей между подразделениями, отметим основные недостатки бумажного документооборота, которые проявляются в процессе документооборота:

сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

длительность сроков подготовки и согласования документов;

медленный поиск документов;

сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

Принимая в расчет все перечисленные выше недостатки, руководством компании «Август» не так давно была введена в практику автоматизация процесса документооборота. Рассмотрим особенности ведения и преимущества подобного электронного документооборота.

Исходя из требований стандартов ИСО 9000, которые компания принимает в расчет при своей работе, документооборот осуществляется следующим образом:

Построение документов, все изменения в их содержании и другие модификации документов, перед тем, как вступить в силу, идентифицируются, задокументируются, проверяются и одобряются уполномоченными на это сотрудниками.

Компанией встроена система разграничения прав доступа и защиты документов, протоколирование действий пользователей, сохранение маршрутов прохождения документов, система управления документооборотом.

Например, служебная записка, выпущенная одним подразделением в адрес другого с требованием осуществить определенные работы или определенные закупки и прочие операции, имеет следующий ход и механизм исполнения:

— сначала заверяется руководителем выпускающего данный документ подразделения,

— затем визируется руководитель принимающего подразделения,

— в самом конце одобрения данного документа и разрешения его приема в работу осуществляется директором соответствующего департамента (принимающей стороны) либо финансовым директором, если требуется осуществить закупку и необходимо согласование затрат на приобретение.

Более сложный и долгий механизм согласования, издания и подписания имеет так называемый документ «проект приказа». Подобный документ может быть выпущен в целях согласования проведения определенных мероприятий в будущем периоде в части сроков (стадий исполнения) и заданий (закрепленных за каждым из департаментов компании). Работа по данному документу заканчивается отчетом перед руководством компании тем подразделением, которым он был инициирован.

В целях оптимизации документооборота в компании поначалу была проведена разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем. Однако в силу того, что выявился недостаток применения схем (не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию обработки документа), было принято решение о целесообразности использования специализированных систем бизнес-моделирования, позволяющих решать широкий круг задач, таких, как описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту.

Внедрение электронно-цифровой подписи на предприятии подчиняется законодательству Российской Федерации. Большинство законов регулируют нормы проектирования информационных систем с технической стороны. С точки зрения управления наибольший интерес представляют 2 закона: уже упомянутый нами ранее ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи», ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Преимущества:

Переход от бумажных документов к электронным — это способ получить прямую экономию средств и времени. Документы, наряду с другими вещами, использующимися в процессе осуществления экономической деятельности, привносят свою долю расходов в операционные затраты предприятия.

Отметим, что переход к электронной форме хранения или согласования документов довольно сложен и дорог. Однако, тем не менее, снижение расходов на хранение и тиражирование документов, ускорение поиска и повышение эффективности использования информации, а в итоге сокращение времени делового процесса и повышение качества деятельности всех подразделений данной компании столь очевидны, что перевешивают все возражения.

Подобная автоматизация намного упростила механизм согласования и издания, в частности, такого документа как проект приказа, рассмотренный нами ранее.

Все обработанные (исполненные) документы подлежат передаче на хранение в архив. Архив подразделяется согласно оргструктуре, то есть архив документов может быть технического отдела, бухгалтерии и т. д. Ответственным за хранение документов в Архиве является уполномоченное лицо соответствующего подразделения.

В заключение отметим:

Компанию «Август» характеризует упорядочивание процессов документооборота благодаря следующим проведенным мероприятиям:

— определение маршрутов движения документов,

— выявление избыточных шагов в процессе документооборота,

— приведения документооборота в соответствие с лучшими практиками, принятыми в организации,

— автоматизации процесса.

Грамотно построенная система документооборота в компании «Август» не отнимает много ресурсов, но помогает принимать эффективные решения, повысить конкурентоспособность предприятия за счет того, что нужная информация становится легкодоступной и всегда «под рукой». Также этому помогает и специально сформирование подразделение «Документооборот», как видно из оргструктуры предприятия, а также и специальное положение о его осуществлении.

2.

2. Анализ преимуществ и обоснование целесообразности внедрения ЭДО

Теперь обратимся к рассмотрению преимуществ внедрения ЭДО.

Эффективность автоматизации очевидна. Чтобы принять решение о необходимости внедрения СЭД, нужно ответить на вопросы:

Окупят ли преимущества СЭД затраты на проект?

Перевесят ли преимущества СЭД его возможные недостатки?

В отличие от большинства корпоративных IT-систем, эффект от внедрения СЭД очевиден. В процессе внедрения вы получаете:

сокращение затрат и экономию ресурсов по многим позициям;

долговременный стратегический эффект — совершенствование системы управления, бизнес-процессов, а в результате — существенную положительную динамику в характеристиках эффективности деятельности организации.

Тактические преимущества.

СЭД позволяет сэкономить средства и ресурсы за счет:

высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов в результате внедрения;

уменьшения затрат на копирование — бумагу, копировальную технику, расходные материалы;

сокращения затрат на доставку бумажных документов благодаря внедрению системы;

экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие — высвобождение времени на продуктивную деятельность.

В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов — от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению СЭД определены следующие преимущества автоматизации документооборота:

после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20−25%;

стоимость архивного хранения электронных документов после внедрения на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции будет составлять:

20% - поиск и ожидание поступления документов;

20% - согласование и утверждение документов;

10% - передача документов между подразделениями;

10% - подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД в результате внедрения — более 60%.

Таблица 2 — Сравнение временных издержек для бумажного и электронного документоборотов

Операция Время для бумажного документа Время для электронного документа (с учётом времени ожидания принятия решения) Доставка входящего документа сотруднику 5 часов 3 минуты Доставка входящего документа конечному исполнителю 15 часов 4 часа Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя 16 часов 5 часов Ознакомление с документами 20 часов 1,5 часа Выпуск организационно-распорядительных документов 27 часов 6 часов Согласование исходящего документа 17 часов 8 часов Проанализируем стратегические преимущества ЭДО: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов.

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

Повышение качества работы с информацией за счет:

сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;

увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;

повышения уровня информационной безопасности.

Увеличение эффективности работы компании за счет:

улучшения исполнительской дисциплины;

повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);

внедрения эффективных механизмов совместной работы в СЭД;

гибкого управления человеческими ресурсами.

Ожидания преимуществ от автоматизации документооборота. По результатам исследования CNews Analytics, при внедрении СЭД организации ожидают получить следующие преимущества:

Рис.

4. Ожидаемые преимуществ от внедрения ЭДО Таким образом, преимущества внедрения систем электронного документооборота — не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД. В результате внедрения вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов (исполнителей), служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования СЭД станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:

Понижается уровень расходов после внедрения системы ЭДО.

Внедрение повышает качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.

Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.

Увеличивается скорость реагирования на запрос благодаря функционалу СЭД.

СЭД дает возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.

Обеспечивается лучшая управляемость — можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды в СЭД.

Внедрение системы увеличивает скорость распространения информации по компании. На крупных предприятиях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.

Изменение корпоративной культуры — внедрение системы электронного документооборота приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.

СЭД улучшает моральный климат и степень удовлетворенности сотрудников своим трудом.

Более быстрое и качественное принятие решений благодаря СЭД.

Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.

Повышение привлекательности для инвестиций.

Облегчение внедрения системы управления качеством.

и многое другое.

Эффективность систем ЭОС для различных категорий пользователей организации:

После внедрения систем упрощается работа руководителей. СЭД позволяют оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.

Должностным лицам (исполнителям) благодаря внедрению СЭД предоставляются «виртуальные рабочие места», на которых имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.

После внедрения систем Служба документационного обеспечения получает профессиональное решение для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.

После внедрения СЭД помощники руководителей и секретари-референты могут качественно поддерживать информационное и документационное обеспечение руководства.

ИТ-специалисты после внедрения СЭД получают гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

Заключение

В заключение проведенного исследования можно сформулировать следующие определенные выводы:

Переход от бумажных документов к электронным — это способ получить прямую экономию средств. Документы, как любая вещь, использующаяся в процессе осуществления деятельности хозяйствующими субъектами, привносят свою долю расходов в операционные затраты предприятия — это расходы на разработку, распределение, хранение, печать и рассылку документов.

Также ЭДО предоставляет прекрасную возможность для значительной экономии времени:

В-первых на обмен информацией между сотрудниками и подразделениями компании. В результате сокращается время на принятие решения о вариантах осуществления той или иной процедуры.

Во-вторых, он позволяет осуществлять одновременное использование одних и тех же документов в разных целях. К тому же, сотруднику предоставляется возможность достаточно оперативно обратиться за необходимой ему информацией с помощью удобных инструментов поиска, что значительно облегчает процесс деятельности как самого сотрудника, так и компании в целом.

Имеющаяся нормативно-правовая база создает хорошую правовую основу для внедрения систем ЭДО в торговле и таможенном деле. Однако практика ее применения выявила необходимость совершенствования законодательства.

Для того чтобы максимально эффективно внедрить систему ЭДО в компании, необходимо представлять себе саму процедуру внедрения в целом, а также этапы этого процесса. Это позволит минимизировать риски, характерные как для самого процесса внедрения СЭД, так и для тех изменений, которые будут происходить в компании.

В регламентах необходимо как можно более детально описать маршрут каждого документа, требования к атрибутам на каждом этапе его обработки и к документу в целом, условия начала и окончания работ по документу и по каждому процессу работы с ним.

По окончании вышеперечисленных работ компания становится обладателем комплекта регламентирующей документации, которая сохранит актуальность от двух месяцев до года. Если процесс внедрения СЭД начнется не ранее, чем через полгода после разработки регламентирующих документов, то эту документацию необходимо будет еще раз актуализировать, зафиксировав современное состояние процессов управления. Если документации год и более, то, скорее всего, необходимо ее полностью переработать для максимального соответствия современному состоянию дел.

Далее, учитывая, что отдельные процессы управления до внедрения в организации системы ЭДО «дотягиваются» до тех работников, на столах у которых нет персональных компьютеров и не планируется их установка, понадобится доработать процедуры управления таким образом, чтобы обеспечить своевременное информирование таких исполнителей, а также дать им возможность выполнять свои должностные обязанности и при отсутствии непосредственного доступа к СЭД.

Таким образом, тщательно проанализировав, изменив и задокументировав процедуры делопроизводства и документооборота, уделив самое пристальное внимание отчету об обследовании и техническому заданию на первом этапе внедрения СЭД, обучению сотрудников, соответствию отчетных форм и журналов, имеющихся в СЭД, тем, что были приняты в компании до информационной системы на этапе опытной эксплуатации, выполнению системой программы и методике проведения испытаний, можно значительно снизить как риски самого внедрения, так и вероятность наступления всех возможных негативных последствий.

Вследствие вышеизложенного можно заключить, что наша гипотеза, высказанная в начале работы, выводами проведенного исследования подтвердилась.

Список использованных источников

Нормативно-правовые акты:

Федеральный закон РФ от 27.

07.2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. 2006 г. № 31,ст. 3448

Федеральный закон РФ «Об электронной подписи» от 06.

04.2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // СЗ РФ. 2011, № 15, ст. 2036.

Федеральный закон РФ от 27.

07.2011г. № 210-ФЗ «Об организации и предоставлении государственных и муниципальных услуг» // СЗ РФ. 2010, № 31, ст. 4179.

Постановление Правительства РФ от 06.

09.2012г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» // СЗ РФ. 2012, № 38, ст. 5102.

Распоряжение Правительства РФ от 12.

02.2011г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» // СЗ РФ. 2011, № 8, ст. 1151.

Стратегия развития информационного общества в РФ, утвержденной Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 г. № Пр-212 // РГ. № 34, 16.

02.2008.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Управление документами. Общие требования»; ИСОМЭК 27 001 «Информационные технологии. Методы защиты. Системы менеджмента защиты информации. Требования».

Книжные издания:

Гамидуллаев С.А., Кулешов А. В. Пособие для декларанта. Таможенные процедуры. — СПб: Питер, 2013

Игнатюк А. З. Таможенное право Таможенного союза. — М.: Инфра-М, 2013

Кузнецова Е. В. Электронный документооборот как инструмент повышения эффективности государственного управления. М.: Омега-Л, 2011.

Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник / Н. Н. Куняев, А. Г. Фабричнов [и др.] - М.: Логос, 2011

Системы управления эффективностью бизнеса: учебное пособие / И. В. Суслова. — М.: Альпина паблишерз, 2010. — 505с.

Электронный документооборот: конспект лекций / сост. Е. Е. Истратова. — Кемерово, 2013. — 91с.

Материалы интернет-ресурсов:

Лаптев Г. Законодательство для электронных архивов // Электронный журнал «Открытые системы», 2003, № 11 [Электронный ресурс]. Режим доступа: URL-адрес:

http://www.osp.ru/os/2003/11/183 618/.

Проект Федерального закона № 107 599−3 «Об электронном документе» (ред., внесенная в ГД ФС РФ) [Электронный ресурс]. Режим доступа: свободный. URL-адрес:

http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PRJ;n=9501

CNews Analytics [Электронный ресурс]. Режим доступа: свободный. URL-адрес:

http://www.cnews.ru/reviews/free/

Гамидуллаев С.А., Кулешов А. В. Пособие для декларанта. Таможенные процедуры. — СПб: Питер, 2013. — С.

103.

Электронный документооборот: конспект лекций / сост. Е. Е. Истратова. — Кемерово, 2013. — С.

8.

Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник / Н. Н. Куняев, А. Г. Фабричнов [и др.] - М.: Логос, 2011. — С.

152.

Игнатюк А. З. Таможенное право Таможенного союза. — М.: Инфра-М, 2013. — С. 49.

Ст. 6 Федерального закона РФ от 06.

04.2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // СЗ РФ. 2011, № 15, ст. 2036.

Посредством издания данного закона были заложены основы придания юридической силы электронным документам.

Проект Федерального закона № 107 599−3 «Об электронном документе» (ред., внесенная в ГД ФС РФ) [Электронный ресурс]. Режим доступа: свободный. URL-адрес:

http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PRJ;n=9501 (дата обращения: 23.

03.2015).

Лаптев Г. Законодательство для электронных архивов // Электронный журнал «Открытые системы», 2003, № 11 [Электронный ресурс]. Режим доступа: URL-адрес:

http://www.osp.ru/os/2003/11/183 618/. (дата обращения: 23.

03.2015).

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Управление документами. Общие требования»; ИСОМЭК 27 001 «Информационные технологии. Методы защиты. Системы менеджмента защиты информации. Требования».

К примеру, инцидентами являются попытки отправить внутреннюю документацию по электронной почте во внешние сети, подключить флеш-накопитель с целью переноса электронных документов и т. д.

Федеральный закон РФ от 27.

07.2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. 2006 г. № 31,ст. 3448.

Системы управления эффективностью бизнеса: учебное пособие / И. В. Суслова [и др.]. — М.: ИНФРА-М, 2010. — С.

61.

Источник: CNews Analytics [Электронный ресурс]. Режим доступа: свободный. URL-адрес:

http://www.cnews.ru/reviews/free/ (дата обращения: 30.

03.2015).