Поэтому, прежде чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом. Следующий шаг — стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезной научной проработки, специальной постановки научной темы в общегосударственном масштабе, как это сделано в странах ЕС, других развитых государствах. С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология.
Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т. п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30−40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. Принципы разработки и критерии выбора АСУДПопытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД.
Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации. Вторая характеристика системы — специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ? В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:
сложные иерархические структуры; территориальные органы управления; коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня. Вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний «Электронные офисные системы», «Весть», «Анкей», «Ланит» и др., для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании «Гранит-Центр», НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм «Интертраст», «АйТи», «Оптима», «Центринвестсофт» и др. Требования к системе управления документации
Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить интегрирование накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, объем информации, количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей. 3.
2. Подведение итогов исследования Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, и в этой связи все острее встает проблема установления единых требований (стандартов), в том числе в сферах информационных технологий и документационного обеспечения управления. Создание международного стандарта ISO 15 489−1:2001 «Informationanddocumentation. Recordsmanagement» («Информация и документация — Управление документами»), разработанного подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации (ИСО — ISO, InternationalOrganizationforStandardization), явилось одним из ключевых решений в условиях глобализации мировых экономических отношений. Международный стандарт ISO 15 489−1:2001 состоит из двух частей: «Part 1: General» (Общие принципы) и «Part 2: Guidelines» (Практическое руководство). Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15 489−1:
Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его разработки — предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15 489−1:
Данная методология основана на австралийском опыте работы (впрочем, и сам стандарт изначально был создан на основе австралийских стандартов и лишь в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран). Вместе с тем следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15 489−1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами. Поэтому в большинстве развитых стран мира при разработке национального стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15 489−1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ.
Заключение
Изучив и обобщив опыт работы с документами за рубежом, мы пришли к следующим выводам:
международные требования в области документооборота, несмотря на то, что законодательство в различных странах-государствах неодинаково, находят свое отражение в национальных стандартах зарубежных стран и стандартах России;
нормативное регулирование электронного документооборота, первоначально получившего широкое распространение в США, на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах;
в целях обеспечения потребностей развития электронного документооборота важна выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном документообороте;
в России имеет место отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, хотя за последнее десятилетие законодательство в области работы с документами существенно обновилось, но оно не в полной мере отвечает международным стандартам и рекомендациям ООН, в отличие от законодательства развитых стран. Усиление взаимного влияния национальных экономик и правовых систем требует норм российского законодательства в сфере работы с документами с тем, чтобы они соответствовали международным стандартам. При сравнении российского и зарубежного направлений развития систем документооборота можно констатировать следующее:
Документооборот в России в большей части все еще остается бумажным; для России в отличие от зарубежных стран характерен чётко выраженный вертикальный характер движения документов с жесткой регламентацией маршрутов движения документов, а также наличие специальных служб для выполнения основных делопроизводственных операций. Российским организациям необходимо учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные для рациональной работы с документами и для повышения конкурентоспособности. Поэтому руководитель должен предъявлять особые требования к профессиональным знаниям работников, стимулируя их к активному поиску оптимальных решений, в том числе и путем обращения к международной практике. К основным направлениям совершенствования документационного обеспечения управления в России можно отнести:
разработку единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;
стандартизацию и унификацию документов, в том числе стандартизацию и унификацию новых информационных технологий;
обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа;
реализацию «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов»; повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела. Совершенствование документационного обеспечения управления становится обязательным в современных условиях интеграции России в мировое информационное пространство.
Список литературы
ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» — М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 2007. ИСО 15 489−2001 «Информация и документация — Управление документацией». Федеральный закон от 10.
02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Справочная правовая система КОНСУЛЬТАНТ Федеральный закон от 27.
07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Справочная правовая система КОНСУЛЬТАНТ Digital Signature Directive 1999/93/EU (28.
06.99) // Official Journal of the European Communities. — 1999. — № 28.Арндт, А. Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А. Ю. Арндт, О. А. Романов // [Электронный ресурс]. -
http://www.russianlaw.net.Беззубенко, Н. С. Информационное обеспечение управления: учебное пособие / Н. С. Беззубенко. — Тула, 2008
Варламова, Л. Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л. Н. Варламова // Секретарь-референт. — 2007. — № 6. Костомаров, М. Н. Управление документами в США / М. Н. Костомаров // Секретарское дело. — 1996. — №
3. Кошевая, И. П. Метрология, стандартизация, сертификация: Учебник / И. П. Кошевая, А. А. Канке. — М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2007
Крылова, Г. Д. Основы стандартизации, сертификации, метрологии: Учебник / Г. Д. Крылова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000
Крюкова, Н. П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Н. П. Крюкова. — М.: ИНФРА-М, 2008
Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова // Управление персоналом. — 2003. — № 6.
