Информационная поддержка выстовочно-ярмарочной деятельности организации

Наряду с анализом классических достижений косметологии, внимание участников было сконцентрировано на тенденциях, последних научных разработках и перспективных идеях. Основными темами для обсуждения в этом году стали: косметологический уход, лечение целлюлита и акне, пилинги, иньекции, массаж, нутрицевтика, омолаживающие процедуры и anti-age программы в салоне красоты. Своеобразной премьерой этого года стал «Экспресс-консилиум», в рамках которого участники конгресса смогли получить консультации ведущих специалистов по оптимальному подбору коррекции возрастных изменений лица.

Что же касается работы на сотрудников на стендах, то здесь были отмечены ошибки, которые повторяются из года в год. Часть менеджеров не знало продукции.

О профессиональной прессе надо сказать особо. Большинство журналов и интернет-порталов не очень хорошо представляют себе, чем можно заняться во время выставки. Идея одна — подписать или, по крайней мере, занести в базу данных как можно больше народу, но при этом практическим никто не смог предложить свой реальный информационный продукт. Лежащие на прилавках журналы и диски — этого мало, этого катастрофически мало, потому что не воспринимается пробегающими мимо посетителями выставки как самоценный товар. Лучше работают семинары под эгидой изданий, как это обычно делают издания Экспомедиагруппы «Старая крепость», и в этом году попробовал сделать журнал «Красивый бизнес» .

Именно на таких мероприятиях преподносится свежая информация о событиях в отрасли. Правда, если у медиа-группы есть интернет-портал, то не приходится ждать, когда придет InterCHARM, можно общаться со своими подписчиками ежедневно, в круглосуточном режиме, сообщая им о последних новостях.

Эффективность участия в выставке следует оценивать отдельно по каждому из трех вышеуказанных направлений, не путая такие понятия, как эффективность и окупаемость. Для большей ясности сделаем некоторые уточнения. Выставка эффективна, если достигнуты имиджевые, маркетинговые и коммерческие цели участия в выставке, которые поставила себе компания. Выставка окупилась, если доходы от продаж клиентам, пришедшим через выставку, превзошли затраты на участие в выставке. Поэтому решите, что для вашей компании в данной рыночной ситуации важнее — эффективность или окупаемость выставки. Отметим, что в отношении ООО «Люмене» выставка оказалось эффективной лишь по двум параметрам.

Показателем актуальности данного проекта являются результаты анкетирования, согласно которым 67% участников в ходе проведения выставки удалось установить более 25 деловых контактов с посетителями, 71% - достигли целей участия в выставке, а 53% участников подтвердили свое участие в выставке 2012 года.

Также отметим, что, несмотря на число посетителей выставки, число заинтересованных продукцией ООО «Люмене» было несколько меньше, чем в прошлые годы.

Основной проблемой выступила не только некоторая неподготовленность ряда менеджеров, но и отсутствие достаточной рекламной компании выставки.

Оценка эффективности достижения имиджевых целей

K= S/N, где

K — коэффициент формирования поддержки осведомленности;

S — затраты фирмы на участие в выставке;

N — общее количество посетителей выставки.

Вряд ли этот коэффициент можно считать серьезным аналитическим инструментом, однако он показывает, сколько стоит проинформировать одного посетителя о том, что ваша компания — в числе игроков интересующего его рынка. Это позволит сравнить, что дешевле: заявить о себе через СМИ или через выставку. Кроме того, можно сравнить соответствующие коэффициенты разных выставок (при условии, что все сравниваемые выставки были предварительно отобраны и их посетители являются целевой аудиторией компании), предварительно решив для себя, какой показатель для вашего рынка высокий, какой — средний и какой — низкий.

Оценка эффективности достижения маркетинговых целей.

Может быть сделана с помощью экспертной оценки по трехуровневой системе (уровни высокий, средний и низкий). Несмотря на кажущуюся простоту, экспертная оценка неплохо работает как аналитический инструмент. А если никак не формализовать простое интуитивное ощущение того, что вообще-то впечатление от вашего стенда на выставке было не самое лучшее, то никаких выводов на будущее скорее всего сделано не будет. И наоборот, если вы формально зафиксируете низкий показатель, это скорее всего заставит менеджмент внести в план анализ причин и соответствующую работу на будущее. В частности, стартуют бизнес-процессы по разработке более четкого позиционирования, оттачиванию формулировок в дежурных речах продавцов, по анализу предложения конкурентов и т. д. А главное эти процессы получат логическое завершение — доведение формального показателя позитивного отношения потребителя до отметки «высокий».Оценка эффективности достижения коммерческих целейЧтобы оценить эффективность достижения коммерческих целей, введем два показателя:

K= S/M, где

K — показатель привлечения потенциальных клиентов;

S — затраты фирмы на участие в выставке;

M — общее число установленных контактов с потенциальными клиентами.

R=S/N, где

R — показатель привлечения потенциальных партнеров;

S — затраты фирмы на участие в выставке;

N — общее число установленных контактов с потенциальными партнерами.

Соответственно предлагаемые коэффициенты могут оказаться весьма полезными для определения эффективности выставки и для сравнения выставок по эффективности для принятия решений на следующий год. Оценка окупаемости выставки

K=S/R, где

K — коэффициент генерирования первичных покупок;

S — затраты на участие в выставке;

R — общая сумма покупок клиентов, впервые обратившихся в фирму после выставки.

K=S/R, где

K — коэффициент генерирования вторичных покупок;

S — затраты на участие в выставке;

R — общая сумма покупок клиентов, вторично обратившихся в фирму после выставки.

K=S/R, где

K — коэффициент окупаемости выставки;

S — затраты на участие в выставке;

R — общая сумма покупок впервые обратившихся клиентов + общая сумма покупок вторично обратившихся клиентов за заранее определенный период.

Окупаемость выставки — вопрос отдельный от вопроса о ее эффективности. Выставка может не окупиться в рамках финансового года, но принести большую выгоду в более далекой финансовой перспективе.

С того момента, как вы сняли выставочную площадь необходимо приступать к разработке рекламных материалов для проведения предварительной рекламы и рекламных материалов, которые будут распространяться на самой выставке. Это необходимо для того, чтобы вся рекламная компания проходила с одним дизайном и имела одну, четко построенную рекламную линию, отвечающую целям выставки. Так же, одновременная разработка всех рекламных материалов позволит сделать единовременный крупный заказ на полиграфию, на аренду рекламных площадей и соответственно получить дополнительные скидки.

Рекомендации. В связи с выявленными недостатками организации выставочной деятельности были разработаны следующие рекомендации:

1) До выставки. Для того чтобы увеличить эффективность от участия в выставке необходимо привлечь на свой стенд максимальное количество посетителей. Для этого, сразу после того, как оформлен договор аренды выставочной площади необходимо начинать рекламную кампанию участия в выставке. Для рекламной кампании можно использовать как возможности компании, так и возможности организаторов. Работу с организаторами выставки желательно начинать сразу после того, как была арендована выставочную площадь, так как места для размещения наружной рекламы на территории выставочного центра и рекламные возможности в нутрии павильонов тоже ограниченны. Не стоит так же забывать о том, что понадобиться какое-то время на разработку дизайна и изготовление самой рекламы. Кроме размещения рекламы на самой выставке, стоит поинтересоваться у организаторов о возможности размещения информации в пресс-релизах выставки, на сайте других медиа, по средствам которых будет проводиться рекламная кампания самой выставки.

Очень важной и эффективной является собственная реклама, поскольку она не только привлечет дополнительных посетителей на стенд, но и даст возможность обратиться ко всем потенциальным клиентам с уважительной причиной. В зависимости от целей выставки также можно использовать разного рода рекламу. Если целью участия в выставке является повышение узнаваемости компании и выставка, в которой участвует компания достаточно популярна, достаточно будет совместить в рекламном объявлении имя компании с выставкой. В том случае, если планируется продвижение с помощью выставки нового продукта, то оптимальным будет распространение краткой рекламной информации о продукте и выставке, на которой он будет представлен.

Достаточной эффективной и не дорогой для рекламы участия в выставке может быть реклама в сети интернет. Для этого, во-первых необходимо разместить подробную информацию об участии компании в выставке на страницах сайта. Необходимо поискать на официальном сайте выставки купон на скидку или бесплатное посещение этого мероприятия, посетители сайта по достоинству оценят проявленную заботу. При этом, приглашения можно прислать несколько раз. Первым письмом необходимо информировать, в тот момент, когда сняли выставочную площадь и происходит подготовка к выставке, вторым — за 2−3 недели до начала выставки необходимо пригласить посетителей, за 2−3 дня до её открытия. Также необходимо воспользоваться и тематическими почтовыми рассылками, а так же, рекламой на тематических порталах.

2) Во время выставки. Для распространения рекламы на самой выставке можно использовать различные форматы рекламных материалов, начиная от небольших буклетов и заканчивая каталогами на CD-дисках и сувенирной продукцией. Выбор формата, напрямую зависит от предложения. В основном, большинство компаний распространяют на выставках прайс-листы в формате А4 или обычные буклеты.

Однако если продукция компании требует достаточно подробного описания или имеется большой ассортимент продукции, желательно обзавестись достаточно полными бумажными каталогами или CD-дисками. Поскольку стоимость таких рекламных носителей достаточно выше обычных буклетов, желательно не выкладывать их для общего разбора, а выдавать только действительно заинтересовавшимся клиентам. Небольшие буклеты, визитки и прайс-листы располагаются на видимых местах, при этом, посетителю должно быть удобно взять их, даже если он просто проходит мимо. Если компания располагает рекламные материалы на специальной стойке, необходимо размещать буклеты самых популярных или эксклюзивных товаров как можно выше, они привлекут внимание большего количество посетителей, которые, в последствии обратят внимание и на остальные предложения.

Не стоит бояться заказать большее количество рекламных буклетов, ведь их недостаток может сильно уменьшить эффективность от участия в выставке. В том случае, если у компании остаются лишние буклеты, необходимо организовать их распространение на входах в выставочные павильоны или использовать в офисе.

Отдельно стоит обратить внимание на возможность общения на выставке с представителями различных специализированных СМИ. Возможно получится заинтересовать их продукцией и они напишут небольшой очерк о компании или предложении. Так же, стоит если не организовывать свои семинары, то хотя бы активно участвовать в семинарах других компаний.

3) После выставки. Не стоит прекращать рекламную кампанию и после окончания выставки, ведь участие в ней дает дополнительные возможности засветится. К таким возможностям можно отнести:

1. Распространение вашего впечатления (отзыва) о выставке в различных средствах массовой информации, начиная от сайта выставки и заканчивая специализированными изданиями вашей отрасли и изданиях посвященных выставочному бизнесу.

2. Возможно проведение имиджевой рекламы, связав имя своей компании с именем выставки, если она достаточно популярна.

3. Отдельным поводом для рекламной компании может стать получение каких-либо призов на выставке.

4. Подведенный итог участия в выставке, с выделенными положительными моментами может стать отличным пресс-релизом.

Сила — в специализации и в грамотном позиционировании. Любая размытость концепции, невозможность сформулировать основную идею выставки в двух-трех словах ведут к серьезным проблемам. Конкуренты на месте рыхлой выставки создадут несколько отчетливых узкоспециализированных. Держитесь специализации и отсекайте лишнее.

Необходимо сильнее и полнее опираться на существующее направление бизнеса, для которого проводится выставка. Возможности ассоциаций и сообществ используются крайне мало и крайне неэффективно, а ведь это гигантская экономия средств на продвижение и функционирование проекта, на лояльность бизнеса к проекту. Выставочные компании не подозревают, что такие идеологические единицы, как сообщества, они и сами с большой выгодой могли бы создавать для себя. Выращивать участников и формировать сообщества — вот достойная задача для выставочной компании.

Необходимо организовать реальный сервис для посетителей выставки. Выставочные компании крайне небрежно относятся к посетителям, сосредотачивая все свое внимание исключительно на участниках. Но не будет посетителей — исчезнут и участники. Можно назвать больше десятка сервисов, которые используются на европейских выставках и отсутствуют у нас. Это организация встреч «участник — посетитель», автоматизированная отправка подборки информации для посетителей по почте, создание интернет-зон, удобный поиск участника по разным критериям, нормально организованные гостиницы, доставка и питание и т. д. Это проведение мероприятий, интересных посетителям: конкурсы лучшего товара, развлекательные акции типа «Мисс отрасль» и, конечно, организация конференций.

Необходимо сделать интерес участников к выставке не разовым, а постоянным. Выставка должна стать для участников источником коммерческой пользы в течение всего года, и лишь кульминация (встреча с друзьями) будет приходиться на определенные даты. Выставку должны ждать как единственное место встречи, обмена информацией, сравнения, живых мероприятий. Необходимо собирать мнения участников как о выставке, так и о рынке и гибко реагировать на их требования. Участники очень тонко чувствуют реальный интерес к ним и готовы, хоть и не сразу, платить за новые услуги и сервисы.

Необходимо сделать мощный отраслевой интернет-ресурс. Сейчас сайты выставок — это, как правило, чистая формальность. Нормальный сайт выставки должен приносить пользу круглый год и касаться не только «оформительских» вопросов, а знакомить посетителей с подробной информацией о каждом участнике, давать возможность поиска участника по разным критериям, планировать и назначать встречи на выставке, регистрироваться, бронировать билеты и гостиницы, планировать свою программу пребывания в Москве. Он должен знакомить с состоянием и новостями рынка, технологиями, инновациями, персоналиями, содержать форум для обмена мнениями, разделы для публикации фотографий, живых комментариев, видеосообщений и другой полезной информации (зависит от конкретной направленности выставки — би-ту-би или би-ту-си). Сайт должен помогать в сборе аналитических данных. И конечно, он должен быть создан с учетом поисковых запросов и нормально раскручен — иначе посетителей вам не видать.

Необходимо убрать лишних людей и оптимизировать работу офиса. В офисах крупных выставочных компаний проводит время огромное количество людей, выполняющих вспомогательные функции. Функции многих сотрудников можно передать на аутсорсинг. Так компания сократит затраты на аренду, уменьшит стоимость работ (можно нанимать хороших специалистов из регионов РФ, Украины и Белоруссии) и получит сотрудников, заинтересованных в результате. Часть функций можно передать компьютеру (например, создать личный кабинет для участников выставки).

Для успешной организации международных выставок необходимо навести порядок с зарубежными офисами и поставить их финансовое благополучие в прямую зависимость от результатов выставки. Пока они живут своей жизнью по своим законам, центральный и зарубежный офис постоянно переходят друг другу дорогу, работая с одними и теми же клиентами. Для международных клиентов необходима также совершенно отдельная кампания по продвижению. Иностранцам важно выйти на рынок В России, найти партнера, и здесь есть место для совершенно новых сервисов и способов зарабатывания денег.

И, наконец, сама организация выставки и кампания по ее продвижению должна быть коренным способом пересмотрена. Около 50% средств сейчас тратятся на совершенно неэффективные, дедовские методы работы. Эффективность тех или иных средств не оценивается, а когда оценивается — делаются, как правило, декоративные перестановки.

Заключение

Развитие рыночных процессов в российской экономике приводит к тому, что со стороны предпринимательских структур, включая туристские фирмы, возрастает интерес к концепции управления и маркетинговым методам воздействия на формирование спроса и укрепление позиций на современном рынке. Несмотря на сложное экономическое положение многих компаний в современных кризисных условиях, проявляется увеличение их выставочной активности, что свидетельствует о роли выставок как о важном средстве выживания в конкурентной борьбе и предпринимательской деятельности.

В развитии выставочной отрасли заинтересованы практически все: начиная от производителей, продавцов и посредников и заканчивая конечными потребителями товаров и услуг. Сфера косметической индустрии не является исключением. Таким образом, выставки позволяют партнерам и покупателям предварительно оценить уровень компетенции, гарантии и возможности фирм, предлагающих косметическую продукцию.

Выставка стала комплексным мероприятием с насыщенной программой. Прошел ряд мероприятий. В рамках выставки также прошли презентации различной косметической продукции. Организаторы предоставили целевой аудитории все возможности для обмена опытом, налаживанию деловых контактов, заключения договоров.

Предложения по совершенствованию выставочной деятельности ООО «Люмене» включают три мероприятия:

1) Организация рекламной компании до, во время и после выставки.

2) Использование зарубежного опыта выставочной деятельности:

формирование постоянной стендовой команды;

тщательный отбор среди сотрудников предприятия руководителя стендовой команды с исключительным набором личных и профессиональных качеств и наделенного определенными полномочиями;

регулярные тренинги стендовой команды с привлечением широкого круга специалистов предприятия и психологов;

разработка специальной системы поощрения членов стендовой команды;

разработка выставочного брендбука, описывающего цели, задачи, обязанности, речевые модули и методологию отчетности по результатам выставки;

современные авторы теорий мотивации сосредотачивают своё внимание на эмоциональной составляющей работы и важности не только со стороны организации уделять внимание мотивам сотрудников, но и необходимости каждому человеку осознанно управлять своей мотивацией, относиться внимательно к своему эмоциональному настроению, контролировать его и поддерживать его в тонусе. Собственно выставка так коротка, что максимального эффекта можно достичь только при наивысшем эмоциональном подъеме, повышенной концентрации внимания и обостренном чувстве ответственности;

психологическое тестирование стендовой команды в процессе подготовки к выставке, деловые игры;

видеосъемки во время выставки привлеченными посторонними людьми и послевыставочный анализ. Желательно продемонстрировать персоналу его поведение уже после первого выставочного дня;

постоянное наблюдение за персоналом руководителем стенда и мягкая корректировка;

во время выставки, практически не нарушая экспозиции, можно откорректировать расстановку экспонатов, персонала и графики работы. При предполагаемом большом потоке посетителей необходимо увеличить количество персонала и предусмотреть график рабочих смен.

3) Подбор и квалификация кадров для работы в выставочной деятельности.

При отборе кандидатов необходимо обратить внимание на их:

умение и желание общаться с людьми;

выносливость;

привлекательную внешность;

профессиональную компетентность;

психологические навыки;

хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие — языка страны проведения выставки).

Список использованной литературы Александрова, Н. В. Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации: учеб. пособие / Н. В. Александрова, И. К. Филоненко. (М.: РИА «Проэкспо», 2006. (384с.

Александрова, Н. В. Участие в выставке: формула успеха: метод. пособие / Н. В. Александрова, Е.

В. Сорокин, И. К. Филоненко. (М.

: ПРОЭКСПО, 2006. (138 с.

Бердышев С. Н. Организация выставочной деятельности / С. Н. Бердышев. — М.: Дашков и Ко, 2004. — 228 с.

Борцов А. Г. Выставочный бизнес — зона риска / А. Г. Борцов [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.informexpo.ru/new/view_content.php?id=1485

Брежнева В.В., Минкина В. А. «Информационное обслуживание» 2-е издание.Профессия.

2004.С.245

Волкодавова, Е. В. Управление международной выставочной деятельностью промышленных предприятий — экспонентов / Е. В. Волкодавова, Е. А.

Комекова // Вестник Самарского гос. экон. Ун — та. (2006. (№ 5. (23(30 с.

Выставочная деятельность в России и за рубежом (скачать) — Эдуард Борисович Гусев — В. А. Прокудин — А. Г. Салащенко/ ред. В. Б. Колчанова. СПб., 2004.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51 303−99 «Торговля. Термины и определения» // Постановление Госстандарта России от 11 августа 1999 г. N 242. С.8

Гудков А. А. Туристские выставки: основные понятия, порядок оформления участия, учет затрат // Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании. 2012. N 3. С. 84 — 95.

Гусев Э.Б., Прокудин В. А., Салащенко А. Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом / Э. Б. Гусев, В. А. Прокудин, А. Г. Салащенко — М.: Дашков и Ко, 2004. — 516 с.

Гусев Э.Б., Прокудин В. А., Салащенко А. Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом / Э. Б. Гусев, В. А. Прокудин, А. Г. Салащенко — М.: Дашков и Ко, 2004. — 516 с.

Захаренко, Г. П. Выставка: техника и технология успеха: [планирование, подг., участие, оценка эффективности] / Г. П. Захаренко. (М.; СПб.: Вершина, 2006. (230 с.

Кирилловых А. А. Правовое регулирование продвижения продукции на ярмарках и выставках // Законодательство и экономика. 2012. N 8. С. 37 — 52.

Косинов В.Е. Научно-методические подходы к оценке эффективности выставочной деятельности с учетом факторов риска (на примере туристских компаний): Автореф. дис. к.э.н. / В. Е. Косинов — М., 2003. — 24 с.

Краснов В. Выставки и ярмарки: регламентация по-новому // Практическая бухгалтерия. 2010. N 5. С. 20 — 23.

Критсотакис, Я. Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации: монография / Я. Г. Критсотакис. (М.: Ось-89, 2005. (224 с.

Кузнецова, Е. Б. Выставочная работа в вопросах и ответах / Е. Б. Кузнецова; под ред. Т. В.

Рудишиной. (М.: Чистые пруды, 2006. (32 с.

Куркина, Н. И. Некоторые тенденции развития выставочного бизнеса в Российской Федерации / Н. И. Куркина // Экон. вест. Ростовского гос. ун — та. (2007. (

Т. 5., № 3, Ч. 3. (141 — 144 с.

Назаренко Л. Ф. Выставка как инструмент маркетинга. М., 2002.

Олвуд Д., Монтгомери Б. Выставки: планирование и дизайн. Новосибирск, Организация информационных центров на выставках и ярмарках / М. С. Бунин и др. (М.: ФГНУ «Росинформагротех», 2006. (48 с.

Осадчий, А. Г. Основные тенденции развития российского рынка выставочных услуг / А. Г. Осадчий // Маркетинг. (2006. С.14

От ярмарки до ярмарки…, 1997;2003. VII ежегодная ярмарка инвестиций, Орел, 5−6 июня 2003: инвестиц. проекты и бизнес-предложения предприятий и орг. Орлов. обл. (2005. (474 с.

Павкина, А. А. Организация мультисервисного менеджмента в выставочной деятельности. (2005 — 56 с.

Полонский, И. О. Взаимодействие между менеджером по выставкам и организатором выставки / И. О. Полонский, Е. В. Сорокина // Реклама. Теория и практика. (2006. (№ 2. (108 — 117 с.

Резун, Д. Я. Городские ярмарки Сибири XVIII — первой половины XIX в.: ярмарки Зап. Сибири / Д. Я. Резун, О. Н. Беседина. (Новосибирск: Наука, 2004. (157 с.

Руденко А. В. Ярмарки в системе форм взаимодействия субъектов товарного рынка// «Российский судья», 2005, N 10

С выставкой на ты / Союз выставок и ярмарок. (СПб.: N 3. (2006. (66 с.

Саюшев, В. А. Пятьдесят золотых правил организации и проведения выставок-ярмарок: монография / В. А. Саюшев. (М.: Интерконтакт Наука, 2005. (31 с.

Симонов, K. Р. Формирование цены участия в российских выставках легкой промышленности / К. Р. Симонов // Фин. менеджмент. (М., 2006. (N

3. (119(129 с.

Симонов, К. В. Ценообразование на экспоуслуги с учетом конкурентной среды выставочного бизнеса / К. В. Симонов // Маркетинг и маркетинговые исследования. (2008. (№ 4. С.17

Скрут В. Г. Роль выставочно-ярмарочной и концессной деятельности в экономическом развитии региона / В. Г. Скрут [Электронный ресурс]. Режим доступа:

http://www.expovipclub.ru/publications/?Element_ID=572

Соколов, А. С. СанктПетербург на Парижских Всемирных выставках 1867(1900 гг. / А. С. Соколов // Учен. записки

Санкт-Петербургского им. В. Б. Бобкова филиала Рос. таможенной академии. (2006. (№

2. (265(291 с.

Соломко, Н. В. Выставочно-ярмарочные услуги как фактор развития экономики региона: авторе. дис. … канд. экон. наук :

08.00. 05 / Н. В. Соломко. (М., 2004. (20 с.

Станкевич, О. А. Место встречи — выставка / О. А. Станкевич // Маркетинговые коммуникации. (2007. (№

2. (104(109 с.

Фомичев А.Н. Риск-менеджмент / А. Н. Фомичев. — М.: Дашков и Ко, 2011. — 376 с.

Фролов, А. А. Совершенствование оценки эффективности международной выставочной деятельности: авторе. дис. … канд. экон. наук :

08.00. 14 / А. А. Фролов. — Екатеринбург, 2006 — 24 с.

Фролова, Е. Д. Развитие системы подготовки профессионалов для выставочной деятельности: авторе. дис. … д-ра пед. Наук :

08.00. 10 / Е. Д. Фролова. (Екатеринбург, 2008. (47 с.

Чертыковцева Т. А. Развитие управления международной выставочной деятельностью промышленных предприятий: Автореф. дис. к.э.н. / Т. А. Чертыковцева. — М., 2009. — 24 с.

Щеглова, Т. К. Ярмарки юга Западной Сибири в ХIХначале ХХ века. Из истории формирования и развития всероссийского рынка: моногр. / Т. К. Щеглова. (Барнаул: Изд-во Алтайского гос.

ун-та, 2001. (501 с.

Юрьев, А. Ю. Разработка механизма повышения конкурентоспособности маркетинговых коммуникаций в выставочно-ярмарочной деятельности: авторе. дис. … канд. экон. наук :

08.00. 05 / А. Ю. Юрьев. (М., 2005. (24 с.

Приложения

Приложение 1

Таблица 1

Классификация рисков выставочной деятельности (по материалам собственных исследований) Классификационный признак Виды рисков 1. Приоритетность риска — риски первого приоритета (связанные с планированием участия выставки или организации выставки);— риски второго приоритета (связанные с подготовкой выставочных мероприятий);— риски третьего приоритета (связанные непосредственно с осуществлением выставочных мероприятий). 2. Сфера возникновения риска

— операционные риски;— коммерческие риски;— финансовые риски. 3. Общность рисков для организатора и участников выставки

— специфические риски экспонентов;— специфические риски организатора выставки.— риски общие для организатора выставки и экспонентов: 4. Системность риска

— несистематические риски (индивидуальные риски участника выставочных мероприятий).— систематические риски (общие для всех экономических субъектов); 5. Возможность страхования риска — страхуемые риски;— нестрахуемые риски. 6. Возможность диверсификации риска — диверсифицируемые риски;— недиверсифицируемые риски.

Приложение 2

Таблица 2

Планирование этапов разработки плана выставочного проекта

Этапы выставочных работ Месяцы 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Выбор выставки, отправка заявки // Установка и корректировка бюджета // // Комплектация, обучение персонала // // // // // Резервирование мест в отелях, билетовна самолет //// //// Этапы выставочных работ Месяцы 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Разработка проекта маркетинга и рекламы //// //// //// Проведение рекламной кампании // // // // Оформление выставочной документации // Планирование и транспортировка экспонатов //// //// //// Страхование экспозиции //

Приложение 3

ДОГОВОР N ____

на участие в выставке

__________________________ «___» _____________ _____ г.

(указать место заключения)

______________________________________________________________________,

(наименование объединения, организации, предприятия)

именуем__ в дальнейшем «Участник выставки», в лице _______________________,

(Ф.И.О., должность)

действующ___ на основании _____________________________, с одной стороны, и

___________________________________________________, именуем__ в дальнейшем

(наименование объединения, организации, предприятия)

" выставочный комитет (Выставком)", в лице ________________________________,

(Ф.И.О., должность)

действующ___ на основании ______________________________, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.

1. Участник выставки предоставляет для экспонирования, а Выставком организует экспонирование изделий Участника, а также предоставляет дополнительные услуги в соответствии с настоящим договором.

2. ОБЯЗАННОСТИ УЧАСТНИКА

Участник принимает на себя следующие обязанности:

2.

1. Предоставляет для экспонирования следующие изделия ________________.

2.

2. В месячный срок до открытия выставки предоставляет Выставкому все сведения, необходимые для размещения экспонатов (необходимый размер выставочных площадей, условия экспонирования, хранения, охраны и т. п.), а также для изготовления каталогов, проспектов, диапозитивов и т. п.

2.

3. Транспортирует своими силами и за свой счет на выставку и с выставки предлагаемые к экспонированию изделия, если иное не будет предусмотрено настоящим договором.

Вариант. Обязанности по транспортированию экспонатов лежат на Выставкоме.

2.

4. Обеспечивает сопровождение демонстрации экспонатов пояснениями специалистов.

3. ВЫСТАВКОМ ПРИНИМАЕТ НА СЕБЯ СЛЕДУЮЩИЕ ОБЯЗАННОСТИ:

3.

1. Обеспечивает помещения (территорию), необходимые для экспонирования изделий Участника.

3.

2. Обеспечивает условия наиболее эффективной демонстрации изделий (электро-, теплои т.п. снабжение, дизайн, демонстрационные площадки и т. п.).

3.

3. Изготавливает на основе сведений, предоставленных Участником, каталоги, проспекты, диапозитивы и т. п.

Вариант. Обязанность по изготовлению каталогов, проспектов, диапозитивов лежит на Участнике.

3.

4. Обеспечивает информацией о проведении выставки заинтересованных лиц и организации, заблаговременно изготавливает и размещает рекламу выставки.

3.

5. Обеспечивает сохранность (хранение и охрана) выставляемых экспонатов.

Примечание. Выставком несет полную материальную ответственность за сохранность экспонатов в течение всего времени нахождения их на территории выставки, имея при этом право на страхование экспонатов как в период их нахождения на территории выставки, так и во время их транспортировки, если обязанности по транспортировке принимает на себя Выставком.

Вариант. Убытки от повреждения экспонатов в момент передачи их от Участника Выставкому или от Выставкома Участнику относятся на Сторону, виновную в повреждении, а при невозможности установления виновного лица убытки распределяются в равных долях между Участником и Выставкомом.

3.

6. Обеспечивает надлежащее функционирование выставки путем приглашения необходимого обслуживающего персонала (гидов, дизайнеров, специалистов по рекламе, переводчиков и т. п.).

3.

7. Только с письменного разрешения Участника в порядке и на условиях, определенных Участником, по окончании выставки распродает выставочные экспонаты. В случае отсутствия письменного разрешения на продажу экспонатов Выставком обязан отправить их Участнику с последующим возмещением Выставкому всех расходов по упаковке и транспортировке.

4. ПОРЯДОК ВЗАИМОРАСЧЕТОВ

4.

1. Стороны исходят из того, что выставка может быть как прибыльной, так и убыточной.

4.

2. Вопрос о прибыльности либо убыточности выставки Стороны решают в ___-дневный срок с момента ее завершения путем составления взаимосогласованного протокола, в котором фиксируются все доходы, полученные Выставкомом, все расходы, понесенные им, а также Участником в связи с организацией и проведением выставки.

4.

3. Стороны исходят из того, что прибыль или убытки образуются в размере разницы между доходами и расходами и подлежат разделению в равных долях между Выставкомом и Участником.

Примечание. При числе Участников 2 и более, исходя из равной ответственности Выставкома и каждого из Участников за прибыльность или убыточность выставки, Выставком своим решением определяет долю прибыли (убытков), приходящуюся на каждого из Участников пропорционально степени его участия в выставке.

5. СРОКИ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

5.

1. Настоящий договор действует с момента его подписания до полного исполнения Сторонами своих обязательств по нему.

5.

2. Взаимные претензии Сторонами могут быть предъявлены друг к другу в течение месяца со дня официального закрытия выставки.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ и условиями настоящего договора.

7. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН

Участник ______________________________________________________________

(полное наименование)

Расчетный счет N __________________ в _____________________________________

Выставком _________________________________________________________________

(полное наименование)

Расчетный счет N __________________ в _____________________________________

Участник Выставком

_____________/___________/ ___________/____________/

(подпись) (Ф.И.О.) (подпись) (Ф.И.О.)

М.П. М.П.

Приложение 4

ДОГОВОР N _____

аренды стенда на время выставки

г. _______________ «___» ________ _____ г.

________________________________, именуем__ в дальнейшем «Организатор» ,

(наименование или Ф.И.О.)

в лице ____________________, действующ__ на основании ____________________,

(должность, Ф.И.О.) (Устав, доверенность,

Положение и др.)

с одной стороны, и _______________________________, именуем__ в дальнейшем

(наименование или Ф.И.О.)

" Участник", в лице ______________________________, действующ__ на основании

(должность, Ф.И.О.)

__________________, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.

1. Организатор предоставляет Участнику во временное пользование на период проведения выставки «______________________» за плату стенд

(указать наименование) стандартной конфигурации N ______ площадью ______ кв. м, оборудованный «под ключ», комплект которого составляют: конструкции и мебель, расположенные на площади _____ кв. м. Перечень предметов, входящих в комплект стенда, указан в акте приема-передачи стенда, который является неотъемлемым приложением N ___ к настоящему Договору.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.

1. Организатор обязуется:

2.

1.1. Предоставить Участнику стенд в комплекте стандартной конфигурации в соответствии с условиями настоящего Договора и приложением к нему.

2.

1.2. За свой счет производить ремонт стенда, включая конструкции и мебель, за исключением случаев, когда порча стенда произошла по вине Участника.

2.

1.3. Публиковать информацию Участника и об Участнике в каталоге выставки на согласованных с Участником условиях.

2.

1.4. Организовать передачу и прием стендового оборудования под охрану каждый день с ___ до ___ (ночное время) на протяжении всего времени работы выставки.

2.

1.5. Обеспечить наличие и работу на стенде электропитания, освещения, отопления, вентиляции, а также уборку стенда; публиковать информацию Участника и об Участнике в каталоге выставки в следующем порядке: _____________.

2.

2. Участник обязуется:

2.

2.1. Ввезти оборудование за ________ дней (часов) до начала работы выставки и вывезти в день ее завершения.

2.

2.2. Самостоятельно осуществлять охрану оборудования стенда в дневное время, а также застраховать <2> свое оборудование и экспонаты.

2.

2.3. Поддерживать стенд в исправном состоянии. При собственном обустройстве стенда или его оформлении Участник обязуется не применять красок, клеев и других веществ, которые могут привести к порче конструкционных материалов, использованных при монтаже экспозиции. Затраты Организатора на восстановление конструкций и мебели, порча которых произошла по вине Участника, относятся на счет последнего.

2.

2.4. Без согласия Организатора не предоставлять выделенный стенд третьим лицам, не являющимся Сторонами в настоящем Договоре, а также не размещать рекламу этих лиц.

2.

2.5. Пользоваться стендом в соответствии с его назначением и в целях, предусмотренных настоящим Договором.

Если Участник использует стенд в нарушение условий настоящего Договора и не по назначению, Организатор имеет право потребовать досрочного расторжения Договора и возмещения убытков.

2.

3. Каждая из Сторон вправе отказаться от настоящего Договора, письменно уведомив об этом другую Сторону в срок _______ путем направления заказного письма с уведомлением о вручении по адресам, указанным в разделе 7 настоящего Договора.

3. ПОРЯДОК ОПЛАТЫ

3.

1. Участник обязан уплатить Организатору арендную плату, рассчитанную исходя из стоимости 1 кв. м, в размере ____________ на общую сумму ____________ рублей за весь период аренды.

3.

2. Оплата производится в течение ____ с момента подписания Сторонами настоящего Договора путем перечисления денежных средств на расчетный счет Организатора или путем передачи наличных денежных средств в кассу Организатора <3>.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.

1. Организатор отвечает за недостатки стенда, полностью или частично препятствующие пользованию им, даже если во время заключения настоящего Договора он не знал об этих недостатках.

При обнаружении таких недостатков Участник вправе по своему выбору:

— потребовать от Организатора либо безвозмездного устранения недостатков стенда, либо соразмерного уменьшения арендной платы, либо возмещения своих расходов на устранение недостатков стенда;

— непосредственно удержать сумму понесенных им расходов на устранение данных недостатков из арендной платы, предварительно уведомив об этом Организатора;

— потребовать досрочного расторжения Договора и возмещения убытков, если удовлетворение требований Участника или удержание им расходов на устранение недостатков из арендной платы не покрывает причиненных Участнику убытков.

4.

2. Организатор, извещенный о требованиях Участника или о его намерении устранить недостатки имущества за счет Организатора, может без промедления предоставить Участнику другой аналогичный стенд, находящийся в надлежащем состоянии, либо безвозмездно устранить недостатки стенда.

4.

3. Организатор не отвечает за недостатки стенда, которые были им оговорены при заключении настоящего Договора или были заранее известны Участнику либо должны были быть обнаружены Участником во время осмотра стенда или проверки его исправности при заключении Договора или при фактической передаче стенда в аренду.

4.

4. Если Участник не соблюдает срок платежа, установленный п. 3.2 настоящего Договора, Организатор вправе потребовать уплаты пени в размере и на условиях, установленных действующим законодательством Российской Федерации <4>.

5. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ СПОРОВ

5.

1. Все разногласия по настоящему Договору решаются путем переговоров.

5.

2. В случае невозможности решить спор путем переговоров он передается в суд в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ИНЫЕ УСЛОВИЯ

6.

1. Условия настоящего Договора могут быть изменены или дополнены по соглашению Сторон в письменном виде.

6.

2. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания и действует до «__» _________ ____ г.

6.

3. Настоящий Договор может быть досрочно расторгнут по требованию Организатора в случаях, когда Участник:

— пользуется стендом с существенным нарушением условий Договора или назначения стенда либо с неоднократными нарушениями;

— существенно ухудшает состояние стенда;

— не соблюдает установленный п. 3.2 настоящего Договора срок внесения арендной платы.

6.

4. Настоящий Договор может быть досрочно расторгнут по требованию Участника в случаях, когда:

— Организатор не предоставляет стенд Участнику либо создает препятствия пользованию стендом в соответствии с условиями настоящего Договора или назначением стенда;

— переданный Участнику стенд имеет препятствующие пользованию им недостатки, которые не были оговорены Организатором при заключении Договора, не были заранее известны Участнику и не должны были быть обнаружены Участником во время осмотра стенда или проверки его исправности при заключении настоящего Договора;

— Организатор не производит являющийся его обязанностью ремонт стенда в разумные сроки;

— в силу обстоятельств, за которые Участник не отвечает, стенд окажется в состоянии, не пригодном для использования.

7. РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Участник: Организатор:

Адрес: ________________________ Адрес: _________________________

_______________________________ ________________________________

_______________________________ ________________________________

_______________________________ ________________________________

Банковские реквизиты: _________ Банковские реквизиты: __________

_______________________________ ________________________________

_______________________________ ________________________________

_______________________________ ________________________________

8. ПОДПИСИ СТОРОН

Участник: Организатор:

_______________/______________/ _______________/_______________/

(подпись) (Ф.И.О.) (подпись) (Ф.И.О.)

М.П. М.П.

Приложение № 3

Приложение к Договору N __________

от «___» _______ ____ г.

АКТ о расходах на участие в выставке

г. _____________ «___» ___________ ____ г.

Мы, нижеподписавшиеся, _____________________, именуем__ в дальнейшем «Участник», в лице ________________________, действующего на основании _________________, с одной стороны, и _____________________, именуем__ в дальнейшем «Выставком», в лице ________________________, действующего на основании ______________________, с другой стороны, составили настоящий акт о следующем:

Рекламное мероприятие Сумма расходов (рублей) Показ рекламного ролика в выставочном зале на специально установленном мониторе Рекламные аудиообъявления в выставочном зале Аудиореклама на прилегающей к выставочному залу территории Размещение рекламных плакатов в выставочном зале Реклама в сети Интернет Распространение рекламных каталогов, буклетов, листовок среди участников выставки Размещение рекламы на бортах наземного транспорта Рекламные растяжки в выставочном зале и прилегающей территории Почтовая рассылка рекламной информации Раздача пробников, образцов продукции среди участников выставки Расходы на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям конкурсов, проводимых в рамках рекламных кампаний Всего на сумму ______ (__________) рублей, в том числе НДС ______ (___________) рублей.

Все мероприятия выполнены в период подготовки и работы выставки с надлежащим качеством. Стороны взаимных претензий не имеют.

ПОДПИСИ СТОРОН:

Участник Выставком

____________________ _______________________

М.П. М.П.

Приложение 4

Памятка участника Благодарим Вас за то, что Вы решили принять участие в выставке INTERCHARM professional 2012.

Просим ознакомиться с важными этапами процесса бронирования и подготовки участия в выставке:

1. Получение запроса на участие от компании в письменной или устной форме.

2. Ознакомление с планом зала и выбор стенда компанией-участником.

3. Подтверждение брони стенда сотрудником оргкомитета выставки.

4. Заполнение официального бланка-заявки компанией-участником (обязательно наличие подписи ответственного лица и печати компании). Заявку необходимо отправить в отсканированном виде по электронной почте или по факсу.

5. Выставление счета на площадь и электричество, составление договора.

6. Оплата 50% суммы в течение 5 дней после получения счета, оставшиеся 50% суммы — до 1 марта 2012.

7. Подача информации в каталог выставки путем заполнения он-лайн бланка - с 15 января до 1 марта 2012.

8. Заказ дополнительного оборудования на стенд, электричества, подвода воды и т. п. —  до 1 марта 2012.

9. Заказ дополнительных услуг — уборка стенда, вип-парковка, промоутер — до 1 апреля 2012.

10. Срок подачи заявки на рекламу (каталог, сайт выставки, баннеры и т. д.) — до 1 марта 2012 г.

Обращаем Ваше внимание на то, что уборка стенда не входит в стоимость стандартно оборудованной площади.

Приложение 5

П, А М Я Т К, А Организаторам, участникам, экспонентам, строителям, оформителям, декораторам, техническим службам и другим фирмам, обеспечивающим подготовку и проведение выставок, культурно-зрелищных и корпоративных мероприятий

После решения с ООО «Торговый Дом «Шатер» условий и сроков проведения выставки или мероприятия, Организатор информирует и согласовывает технические и организационные вопросы с ООО «АзМ» — Генеральным подрядчиком Управляющей компании, а именно:

— Сведения об организаторах, информацию о должностных лицах по направлениям ответственности и их контактные телефоны;

— Сведения об участниках подготовки и проведения выставки или мероприятия;

— График (расписание) работы мероприятия;

— Аккредитация строителей и других участников;

— Рассмотрение технических вопросов по проекту мероприятия;

— Требования к организации работ по строительству и оборудованию мероприятия;

— Электромонтажные работы;

— Техника безопасности при проведении работ;

— Вопросы противопожарной безопасности;

— Организация и сроки заезда и выезда строителей и участников проведения мероприятия;

— Погрузочно-разгрузочные работы.

В рамках Требований к организации работ по строительству и оборудованию мероприятий в выставочном комплексе, все строители и участники работ, прошедшие процедуру аккредитации и получившие в ООО «АзМ» Акт-Допуск, должны соблюдать изложенные в этих Требованиях рекомендации и следующие общие положения.

— Заезд и выезд на монтаж и демонтаж мероприятий в выставочном комплексе осуществляется в ранее согласованные сроки, при наличии необходимой и правильно оформленной документации.

— Транспортировка оборудования и материалов от места разгрузки автотранспорта до места размещения на выставочной площадке осуществляется на своих исправных механических и гидравлических тележках или электрокарах. При этом следует строго соблюдать правила аккуратного выполнения работ и бережного отношения к элементам строений. Не оббивать откосы стен, дверные проемы, не царапать пол неисправными колесами и металлическими конструкциями, не допускать протечки масел с оборудования.

— При необходимости завоза крупногабаритного оборудования или транспортных средств, рекомендуется заранее изучить возможность прохода завозимого в дверные проемы, определить маршрут движения и сроки доставки к предполагаемому месту установки.

— В выставочном комплексе транспортировка всех материалов и экспонируемых транспортных средств на уровень площадки зала производится по наклонным пандусам, шириной 2.04м. Суммарный подъем от уровня разгрузки до площадки составляет около 3-х метров. Учитывая необходимость применения больших физических усилий для перемещения материалов, следует избегать порчи поручней и стеклянного заполнения в ограждении пандусов.

— Разгрузка и складирование оборудования и материалов производится в строго отведенные места. Категорически запрещается прислонять любые материалы к стенам и элементам столярного заполнения здания (окна, двери, поручни и т. п.). Временное размещение материалов осуществлять не ближе 50 см. от стен и элементов зданий.

— Особое внимание следует уделять складированию материалов. Категорически запрещается укладывать любые деревянные, пластиковые, металлические, стеклянные и другие твердые конструкции на скамейки Амфитеатра. Демонтируя съемные скамейки при строительстве временных фальшполов в Амфитеатре, фирма обязана по окончанию мероприятия произвести бережный монтаж и закрепление на болты всех ранее снятых конструкций.

— При монтаже вертикальных металлических опор, труб, ферм обязательно применение подпятников для уменьшения давления и недопущения порчи покрытия пола.

— Стеновые панели, любые другие элементы конструкции стендов, подсобных помещений или мебели, заказываемые и получаемые в аренду организаторами или участниками мероприятий у Генерального застройщика, должны быть возвращены после мероприятия в неповрежденном виде. Недопустимым является прикрепление своего оборудования к выданным в аренду или соседним конструкциям стендов и подсобных помещений, сверление отверстий, прикрепление рекламных и других материалов саморезами, гвоздями, булавками, кнопками, клеем, скотчем сильной фиксации и т. п. Рекламную и оформительскую продукцию разрешается подвешивать при помощи крючков на верхние прогоны конструкции своих стендов за исключением электропрогонов.

— При использовании для оформления экспозиции или в рекламных целях воздушных шаров и гирлянд, следует учитывать, что шары не должны быть накачаны легким газом, с целью недопущения поднятия их к потолочному пространству. Обязательное снятие шаров с подпотолочного пространства производится техническими службами за счет средств Организаторов мероприятия.

— В силу своего территориального расположения, на площадках выставочного комплекса отсутствуют места для сбора и складирования строительного и другого крупногабаритного мусора и тары. В связи с этим все участники мероприятий после разгрузки материалов и монтажа своих экспозиций всю тару и строительный мусор обязаны вывести своим транспортом. Складирование и хранение тары и упаковки во время мероприятий на территории выставочных площадок запрещено.

По завершению мероприятий и демонтажа экспозиций, все конструкции и строительный мусор вывозятся участниками или их строителями самостоятельно в полном объеме, а выставочная площадка в чистом виде передается представителям Генерального подрядчика.

— За несоблюдение вышеназванных и других рекомендаций администрации выставочных площадок, приведшее к порче или утере внешнего вида строений и их элементов, на виновных налагаются санкции по компенсации затрат, необходимых на восстановление утраченного с целью поддержания памятников архитектуры в надлежащем виде.

Администрация Управляющей компании