Влияние процесса коммуникаций на эффективное управление организацией

Алгоритм создания эффективной СВК приведен на рисунке 4. Рисунок 4. Создание эффективной СВКОсновные критерии оценки эффективности СВК таковы:

адекватность применяемых информационных каналов сфере деятельности организации;

баланс вертикальных и горизонтальных коммуникаций внутри организации, документированной (формальной) информации и вербальных средств;

качество выполнения работ, которые требуют одновременного участия разных подразделений организации;

количество коммуникационных каналов;

количество промежуточных звеньев при передаче информации;

количество распространяемых слухов;

своевременность распространения информации;

состояние социально-психологического климата в трудовом коллективе. Инструменты построения и повышения эффективности СВК можно разделить на четыре основных вида (см. таблицу 2): аналитические, информационные, коммуникативные и организационные. Таблица 2Инструменты построения и повышения эффективности СВКАналитические

ИнформационныеКоммуникативные

Организационныеанкетирование;

опрос;"почтовый ящик"; фокус-группавнутренний сайт;

доски объявлений;

корпоративные СМИ;листовки;

рассылка сообщенийкорпоративные мероприятия;

корпоративное обучение;

корпоративные тренинги;

система адаптации;

соревнование по профессиивыступления руководства;

разработка и внедрение корпоративных стандартов;

собрания;совещания

Для построения эффективной СВК рекомендуется использовать инструменты каждой группы, в то время как большинство организаций применяют одновременно не более двух групп вышеуказанного инструментария. Реже всего организациями используются следующие инструменты:

деловые игры;"почтовые ящики" для сбора предложений;

презентации для сотрудников;

тематические фотостенды;

электронные библиотеки;

электронные СМИ. Чаще всего организациями используются:

внутренние сайты;

внутренние собрания;

рассылки сообщений;

стенды с информацией. Чаще всего, в организациях отсутствует сотрудник, который отвечает за работу СВК на постоянной основе. Как правило, организациями не формируется бюджет для поддержания и регулярной работы с внутренними коммуникациями. Вследствие вышеуказанного вполне понятно, почему происходит нерегулярное доведение информации до сведения работников организации, почему в информации отсутствует нужный эмоциональный заряд, почему порой размеры организации и ее бизнес совершенно не учитываются в информации. При создании эффективной СВК крайне важно грамотно разделить функции между субъектами внутренних коммуникаций. Так, например, отдел маркетинга и PR может осуществлять поддержку внутреннего сайта (совместно с IT-службой), выпуск корпоративного журнала, проведение корпоративных мероприятий. Адаптацией новых сотрудников организации, поддержанием работоспособной корпоративной культуры, социально-психологического климата в трудовом коллективе может заниматься отдел персонала при активном участии топ-менеджмента. Зачастую на отдел персонала возлагается обязанность поддержания СВК в целом. Заключение

Результаты проведенного исследования дают основания сделать вывод о том, что цель курсового проекта достигнута — проанализировано влияние процесса коммуникаций на эффективное управление организацией. В целом решены важнейшие задачи курсового проекта:

дана характеристика сущности, функций коммуникаций; рассмотрено формирование системы и процесса коммуникаций в организации; проанализированы факторы и критерии эффективности коммуникаций, их влияние на управление организацией. Коммуникация- способность выразить идеи в ясной и убедительной форме, умение выслушать, найти объяснение другой точки зрения. Организационные коммуникации — это процесс, с помощью которого руководство реализует и развивает систему предоставления информации и передачи сведений сотрудникам внутри организации, а также людям и организациям за ее пределами. Организационные коммуникации следует разделить на две группы: внешние и внутренние. Коммуникации, лежащие в области деловых отношений и направленные на то, чтобы решить какую-либо конкретную проблему, или на достижение необходимого результата (при этом ориентируются на общие цели или интересы коммуникантов) называются деловыми. Коммуникациями выполняются три основные функции:

информационно-коммуникативная; регулятивно-коммуникативная; эмоционально-коммуникативная.Систему внутренних коммуникаций можно охарактеризовать, как совокупность информационных каналов, которые позволяют передавать между сотрудниками внутри организации сведения различного содержания (деловое, интеллектуальное, эмоциональное). Субъектами коммуникации являются топ-менеджеры, линейные менеджеры, сотрудники специализированных подразделений, которые осуществляют работу с СВК. Вне зависимости от рода деятельности организации, ее СВК, в идеале, должна соответствовать следующим принципам:

достаточность;

достоверность;комплексность;

открытость;простота и понятность;

регулярность;своевременность

Основные критерии оценки эффективности СВК таковы:

адекватность применяемых информационных каналов сфере деятельности организации;

баланс вертикальных и горизонтальных коммуникаций внутри организации, документированной (формальной) информации и вербальных средств;

качество выполнения работ, которые требуют одновременного участия разных подразделений организации;

количество коммуникационных каналов;

количество промежуточных звеньев при передаче информации;

количество распространяемых слухов;

своевременность распространения информации;

состояние социально-психологического климата в трудовом коллективе. Анализируя вышесказанное, можно сделать вывод, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций. Принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей — всё это требует детальной информации. Эффективные внутренние деловые коммуникации с сотрудниками и руководством — это скорее искусство, чем наука. Правила эффективных форматов, конечно, существуют, но они различны для каждой аудитории и определить их можно лишь путем проб и ошибок. Самое главное во внутренних деловых коммуникациях — это искренность, за которой следует точность. Честность, точность и концентрация на интересах аудитории обычно делают коммуникации эффективными. Библиографический список

Веснин В. Р. Менеджмент. — М.: Проспект, 2012. — 624 с. Веснин В. Р. Управление персоналом. Теория и практика. — М.: Проспект, 2010.

— 688 с. Голуб О. Ю., Тихонова С. В. Теория коммуникации. — М.: Дашков и Ко, 2011. -

388 с. Дафт Р. Менеджмент. — СПб.: Питер, 2012. — 656 с. Коноваленко М. Ю., Коноваленко М. А. Теория коммуникации.

— М.: Юрайт, 2012. — 416 с. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М: Вильямс, 2011.

— 672 с. Минцберг Г. Структура в кулаке. Создание эффективной организации.

— СПб.: Питер, 2011. — 512 с. Мишин В. М. Исследование систем управления.

— М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. — 527 с. Самохвалова А. Г. Деловое общение. Секреты эффективных коммуникаций. -

М.: Речь, 2012. — 336 с. Спивак В. А. Организационное поведение. Конспект лекций. — М.: Юрайт, 2011.

— 208 с. Шик З. Коммуникация и пиар в организациях. — М.: Гуманитарный центр, 2012. -

264 с. Приложение 1 Программа обучения менеджеров «Деловые коммуникации: теория и практика"1.

Введение

в курс1.

1. Понятие коммуникаций. Коммуникации и эффективность совместной деятельности.

1.2. Особенности деловых коммуникаций. Коммуникации и организационная культура. Ресурсные затраты на коммуникации: оценка времени и денег. Стоимость коммуникативных ошибок для организации и сотрудников.

1.3. Обыденные представления («мифы») о коммуникациях и реальность. Возможности развития коммуникативной компетентности.

2. Характеристика деловых коммуникаций. Основные понятия2.

1. Бизнес-организация как информационная (коммуникативная) среда. Внутренние и внешние коммуникации.

2.2. Виды внутренних коммуникаций в фирме. Формальные и неформальные коммуникации. Значение межличностного общения в организационной среде. Вертикальные и горизонтальные, восходящие и нисходящие коммуникации. Роль обратной связи в эффективности коммуникаций.

2.3. Структура и переменные коммуникативного процесса. Характеристика основных каналов связи в фирме. Использование индивидуальных и групповых, устных и письменных коммуникаций.

2.4. Коммуникативная компетентность менеджера: главные составляющие.

3. Устные коммуникации3.

1.Структура устных коммуникаций. Вербальные и невербальные коммуникации.

3.2. Умение слушать как основа устной коммуникации. Понятие активного слушания.

3.3. Главные барьеры устной коммуникации. Приемы их идентификации и преодоления.

4. Коммуникации в группах: совещания4.

1. Совещание как технология группового принятия решений: достоинства и недостатки.

4.2. Управление совещанием. Основные обязанности руководителя совещания. Стили руководства и целесообразность их использования. Методики проведения совещаний. Роли участников совещания.

4.3. Подготовка и проведение совещания: необходимые стадии.

5. Письменные коммуникации5.

1. «Внутрифирменная бюрократия» как инструмент управления. Обзор деловых письменных коммуникаций. Отличия устных и письменных коммуникаций. Значение стандартов и форматов.

5.2. Основные виды деловой переписки в фирме. Служебные записки. Планы. Отчеты. Инструктивные и методические документы.

5.3. Служебные записки.

5.3. 1 Виды и цели служебных записок. Требования к различным видам записок.

5.3.

2. Планирование и составление служебных записок.

5.4. Планы и отчеты.

5.4.

1. Значение бизнес-планирования как инструмента управления. Планирование в среднем управленческом звене. Виды планов и отчетов.

5.4.

2. Требования к плану и отчету. Структура и формат документов. Порядок составления плана и отчета.

5.4.

3. Отражение в планах и отчетах количественных и качественных показателей.

5.4.

4. Стандартные ошибки при составлении планов и отчетов.

5.5. Инструктивные и методические документы.

5.5.

1. Инструкции как инструмент управления.

5.5.

2. Порядок написания и апробации инструкций.

6. Коммуникации и конфликт6.

1. Природа конфликта в организации. Конструктивные и деструктивные конфликты. Польза конфликта.

6.2. Основные причины организационных конфликтов. Роль восприятия в конфликтной ситуации.

6.3. Стадии развития конфликта.

6.4. Управление конфликтом. Методика анализа конфликтных ситуаций.

6.5. Стили управления конфликтом. Приложение 2 Выдержка из раздаточных материалов программы"Деловые коммуникации — теория и практика"Формальные коммуникационные каналы

ВОСХОДЯЩИЕ КОММУНИКАЦИИМои записи (при недостатке места пользуйтесь оборотной стороной листа) Что я сделал (а), результаты, проблемы. Что сделали другие (подчиненные и равные), результаты, проблемы. Результаты и проблемы подразделения. Что и как, по моему мнению, надо сделать. Мнение о политике и практике организации. Мое восприятие моих показателей работы. НИСХОДЯЩИЕ КОММУНИКАЦИИ:

Мои записи (при недостатке места пользуйтесь оборотной стороной листа) Указания: что надо делать. Инструкции по выполнению работ: как надо делать. Информация о значении работы и ее месте в задачах организации (обоснование работы).Информация о процедурах и практике организации. Обратная связь для подчиненных (оценка работы).Идеологическая информация: миссия и цели компании. ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ:

Мои записи (при недостатке места пользуйтесь оборотной стороной листа) Координация работ. Решение проблем.Разделение информации. Разрешение конфликтов.Приложение 3 Пример анкеты к занятиям по программе"Деловые коммуникации — теория и практика"Мои коммуникации

Фамилия_______________________Должность______________________В столбце «Частота» используются оценки: «редко», «иногда», «часто», «постоянно"В столбце «Оценка» используются оценки пятибалльной шкалы

ВОСХОДЯЩИЕ (Я СООБЩАЮ «НАВЕРХ»)Описание

ЧастотаОценка

Что я сделал (а), результаты, проблемы

Что сделали другие (подчиненные и равные), результаты, проблемы

Результаты и проблемы подразделения

Что и как, по моему мнению, надо сделать

Мнение о политике и практике организации

Мое восприятие моих показателей работы

НИСХОДЯЩИЕ 1 (Я ПОЛУЧАЮ «СВЕРХУ»)Описание

ЧастотаОценка

Указания: что надо делать

Инструкции по выполнению работ: как надо делать

Информация о значении работы и ее месте в задачах организации (обоснование работы) Информация о процедурах и практике организации

Обратная связь для подчиненных (оценка работы) Идеологическая информация: миссия и цели компании

НИСХОДЯЩИЕ 2 (Я СООБЩАЮ «ВНИЗ»)Описание

ЧастотаОценка

Указания: что надо делать

Инструкции по выполнению работ: как надо делать

Информация о значении работы и ее месте в задачах организации (обоснование работы) Информация о процедурах и практике организации

Обратная связь для подчиненных (оценка работы) Идеологическая информация: миссия и цели компании

ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕОписание

ЧастотаОценка

Координация работ

Решение проблем

Разделение информации

Разрешение конфликтов