Система автоматизации складского учета

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО «КубГУ»)

Кафедра информационных технологий ДИПЛОМНАЯ РАБОТА СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ СКЛАДСКОГО УЧЕТА Краснодар 2014

• Введение
• 1. Исследование предметной области
• 1.1 Основы складского учета
• 1.2 Способы ведения складского учета
• 1.3 Инвентаризация
• 1.4 Документация складского учета
• 2. Постановка задачи
• 2.1 Описание систем складского учета
• 2.2 Современные программы складского учета
• 2.3 Задача автоматизации складского учета
• 3. Выбор инструментальных средств разработки
• 3.1 СУБД InterBase 7.5
• 3.2 Новые возможности Borland InterBase 7.5
• 3.3 Улучшения новой версии
• 3.4 Визуальная среда разработки Delphi 2009
• 4. Описание реализации системы
• 4.1 Описание базы данных «Sklad»
• 4.2 Описание программного продукта
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложение А
• Приложение Б
• Приложение В
• Приложение Г
• Приложение Д
• Приложение Е
• Приложение Ж
• Введение
• Приспосабливаясь к условиям современного рынка, многие предприятия все больше внимания в своей работе уделяют логистике. С позиции бизнеса логистику можно определить как инструмент менеджмента, способствующий достижению целей предприятия за счет эффективного управления материальными, сервисными и соответствующими им информационными потоками. Логистика в современном понимании — это ресурс повышения конкурентоспособности.
• Управление запасами относится к ключевым видам логистической деятельности. Грамотно поставленное, оно позволяет поддерживать материальные запасы на уровне, обеспечивающем бесперебойную работу предприятия, при этом сокращая до минимума сопутствующие расходы.
• По данным исследований, на подавляющем большинстве предприятий управлением запасами занимаются нерегулярно. Систематическая работа ведется лишь на небольшом количестве предприятий. При этом в качестве средства автоматизации обычно используется MS Excel — инструмент распространенный, доступный, но не вполне подходящий для этого. Используемые же специализированные программные продукты, в названии которых фигурирует словосочетание «система управления запасами», в большинстве своем либо являются обычным бухгалтерским комплексом, либо служат для решения исключительно учетных задач (например, для наведения порядка на складе в расчетах с поставщиками и покупателями). Тогда как система управления запасами предприятия должна реализовывать функции планирования, учета, контроля и анализа.
• Цель настоящей работы заключается в разработке и создании автоматизированной системы управления запасами на складе.
• 1. Исследование предметной области
• 1.1 Основы складского учета
• Склады — это здания, сооружения и разнообразные устройства, предназначенные для приемки, размещения и хранения поступивших на них товаров, подготовки их к потреблению и отпуску потребителю.
• Склады можно разделить на две основные группы:

— склады на участке движения продукции производственно-технического назначения (склады готовой продукции предприятий-изготовителей, склады сырья и исходных материалов предприятий — потребителей продукции производственно-технического назначения, склады сферы обращения продукции производственно-технического назначения);

— склады на участке движения товаров народного потребления (склады предприятий оптовой торговли товарами народного потребления, находящихся в местах производства этих изделий, и склады, находящиеся в местах их потребления).

Склад продукции не занимается никакой коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для структурных подразделений внутри организации. Склад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка продукции, приемка продукции, рассортировка, комплектация структурным подразделениям, определение, согласование планов и условий поставок, координация деятельности по закупке и отгрузке продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции.

Затем склад должен предоставить создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, подготовка справок о состоянии запасов продукции, составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о порче продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации, контроль за режимами и способами хранения продукции.

Склад обязан вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.

Рассмотрим типичные бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе.

Процедура приемки продукции на склад:

— продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;

— контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);

— осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;

— грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склад, нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:

— получатель товара подает накладную на отгрузку товара;

— контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;

— далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;

— затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;

— контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;

— далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;

— далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Формирование документов отчетности о движении продукции на складе: работники в этой сфере собирают все документы, входящие исходящие, все данные учета операций и товаров; обрабатывают их вручную и формируют документы итоговой отчетности.

Как видно из этой ситуации, склад работает на 60%, на складе не автоматизировано ничего, работники проводят все операции учета документов, а также учета результатов переоценки вручную, формирование документов отчетности о движении товаров и всех операций на складе так же происходит вручную.

Кладовщик тратит время на поиск товаров, которые перемещаются им же вручную, каждый день наматываются «лишние» километры, тратится время на листание приходных накладных, поиск в них нужных строк.

Отсутствует прозрачная схема расчета вознаграждения и мотивации персонала, выявления передовиков и тех, кто тянет вниз. Не зная этих данных вы не можете ими управлять.

Отсутствует четкое распределение обязанностей. Выполнение процессов не регламентировано. О том, что как принимать, расставлять и собирать полностью знают только 2−3 кладовщика. Компания полностью зависит от этих людей.

Структурным подразделениям привозят не тот товар, или не в том количестве, или не той кондиции. Это приводит к потерям, а также к негативному восприятию компании на рынке. Постоянный пересорт влечет за собой дополнительные трудозатраты по пересчету «проблемного» товара.

Вся эта рутинная работа с бумагами отнимает очень много времени и сил, и склад работает не достаточно эффективно. Ситуация исправляется автоматизированным контролем товаров в момент отбора или упаковки

1.2 Способы ведения складского учета

С точки зрения разделения складского и бухгалтерского учета учет материальных ценностей может вестись двумя способами — сортовым и партионным. Каждый из них включает в себя несколько разных методов.

Сортовой способ учета. Сортовой способ учета на складах применяется в том случае, если хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения. Данный способ включает в себя количественно-суммовой и сальдовый методы.

Количественно-суммовой метод состоит в том, что на складах и в бухгалтерии компании организуется одновременно количественный и суммовой учет по номенклатурным номерам ценностей. Возможны два варианта количественно-суммового метода. При первом варианте на складе ведется лишь количественный учет. Первичная документация по движению материальных ценностей сдается в бухгалтерскую службу. В карточках складского учета выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего периода, что позволяет составить оборотные ведомости по каждому складу. По итогам оборотных ведомостей складского хозяйства в бухгалтерии составляется сводная оборотная ведомость в целом по всем складам.

В случае с вторым вариантом количественно-суммового метода бухгалтерией не используются карточки, но имеет место группировка приходных и расходных документов по номенклатурным номерам, на основании чего производится подсчет итоговых данных за месяц (по приходу и расходу). Эти итоги заносятся в оборотные ведомости с последующим составлением сводной оборотной ведомости и сверкой ее данных с данными карточек складского учета.

Сальдовый метод отличается от количественно-суммового тем, что при нем на складах организуется только количественный учет по видам ценностей (номенклатурным номерам), а в бухгалтерии ведется только суммовой учет в денежном выражении. При сальдовом методе учета на складах ведется количественный учет в карточках или в книгах складского учета на основании первичных документов. По окончании отчетного периода первичные документы по движению материальных ценностей сдаются в бухгалтерию.

Количественные остатки материальных ценностей на основании карточек или книг складского учета по каждому номенклатурному номеру показано переносить в сальдовую ведомость или книгу завскладом (вариант — сотрудником бухгалтерии). На основании итогов сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость по группам материалов, субсчетам и синтетическим счетам учета материальных ценностей, а также сводная — по складу в целом. Информация из сальдовых ведомостей и сводной сальдовой ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета.

Допустимо применять в компании одновременно оба метода, если в одних складах учет выгоднее организовать с применением оборотных ведомостей, а в других — с применением сальдовых ведомостей.

Партионный способ учета. При партионном способе складской учет ведется в таком же порядке, как и при сортовом, но отдельно по каждой партии продукции. Применение этого способа должно осуществляться одновременно и на складе, и в бухгалтерии, поскольку в противном случае возникнет несогласование между данными складского и бухгалтерского учета.

Напомним, что партией в складском деле называется однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. При партионном способе учета каждая партия ТМЦ на складе хранится отдельно и регистрируется в журнале поступающих материальных ценностей, причем порядковый номер регистрации служит номером данной партии и впоследствии указывается в расходных документах рядом с наименованием материалов/изделий, отпущенных из данной партии.

На каждую партию заводится партионная карта в двух экземплярах, один из которых нужен для склада, второй — для бухгалтерии. После полного отпуска со склада ценностей из данной партии ее партионная карта закрывается, а по факту израсходования материальных ценностей конкретной партии составляется соответствующий акт, который подписывается завскладом. Акт и карта передаются в бухгалтерию на проверку.

Партионный учет полезен тем, что позволяет определить результаты расходования партии без проведения инвентаризации, за счет чего усиливается контроль над сохранностью ценностей, а это в немалой степени предотвращает возможные потери. К сожалению, при таком способе учета трудно использовать складскую площадь рационально, а также отсутствует возможность оперативного управления запасами. Вот почему выбор в пользу того или иного способа складского учета делается исходя из расчетов потенциальных пустых расходов — выбирается тот способ, при котором в конкретном хозяйстве финансовые потери окажутся минимальны и будут с избытком покрыты доходами от применения выбранного способа.

1.3 Инвентаризация Важнейшим инструментом контроля складской деятельности и состояния хозяйства является инвентаризация материально-производственных запасов — разновидность проверки, в ходе которой документально подтверждается наличие, состояние и оценка товарно-материальных ценностей, значащихся в документах бухгалтерского учета. Инвентаризация представляет собой общехозяйственное мероприятие, которое проводится в соответствии с учетной политикой организации (согласно п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако учетная политика влияет лишь на порядок инвентаризации, общие принципы ее проведения. Между тем количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, а также перечень запасов, проверяемых при каждой из них, — все это определяется руководителем организации. Исключение представляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризация обязательна в следующих случаях:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Российское законодательство о складском деле и бухгалтерском учете провозглашает основными целями инвентаризации:

— выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

— определение фактического количества МПЗ, использованных в процессе производства;

— сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

— проверку полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

— проверку соблюдения правил и условий хранения ТМЦ.

Проверка (полная или выборочная), составляющая суть инвентаризации, осуществляется специально созданной комиссией, называемой обычно инвентаризационной (если комиссия функционирует на предприятии постоянно) либо рабочей, разовой. При этом постоянно действующая, инвентаризационная комиссия проводит плановые инвентаризации, выборочные инвентаризации (в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей) и, в межинвентаризационный период, контрольные проверки.

Рабочие комиссии создаются как правило в случае большого объема работ и/или территориальной разобщенности имущества. Создание таких комиссий позволяет одновременно провести инвентаризацию материальных ценностей в местах хранения по всем складам предприятия. Рабочие комиссии не являются постоянно функционирующими, они утверждаются на отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

Что касается разовых комиссий, то они утверждаются руководителем компании при проведении инвентаризации по мере необходимости (по проверке и выборочной инвентаризации).

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации, а значит, указывается в приказе об инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии заставляет считать результаты инвентаризации недействительными.

Инвентаризация имущества на складе (на базе, в кладовой) отдельно от прочего хозяйства компании проводится в том случае, если склад отнесен к самостоятельным учетным единицам в составе организации в соответствии с распоряжением руководителя организации по представлению главного бухгалтера. В тех складах, которые не признаны руководством самостоятельными учетными единицами, инвентаризация хранящихся запасов производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства в подразделении, где расположены данные склады и кладовые.

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов регулируется специальным документом — Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49). Документально факт проведения инвентаризации и отражение ее результатов отражаются в бухгалтерском и складском учете компании посредством типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, надлежит принимать непосредственно материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такие материалы и изделия приходуются по реестру либо по товарному отчету уже после инвентаризации с последующим занесением в отдельную опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В данной описи указываются следующие сведения:

— дата поступления товаров;

— наименование поставщика;

— дата и номер приходного документа;

— наименование товара;

— количество товара;

— цена товара;

— сумма.

Правильная организация складского учета обеспечивает высокую сохранность хранящихся ценностей и повышает эффективность обслуживания складом как собственно хозяйства предприятия, так и сторонних организаций — клиентов-заказчиков.

1.4 Документация складского учета Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета.

В момент принятия материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, накладные), другие — качество (сертификаты, удостоверения и т. п.).

Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 (Приложение Б).

В строке «Грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если отгрузка осуществляется структурным подразделением поставщика, то необходимо указать адрес местонахождения такого подразделения. Также условиями договора может быть предусмотрено, что поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом. В строке «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

В строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами.

В строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

Товарная накладная ТОРГ-12 составляется уполномоченным лицом организации. В строке «Основание» указываются номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика. Товарную накладную подписывает работник организации-продавца, разрешивший отпуск груза, главный бухгалтер организации-продавца, а также работник организации-продавца, производящий отпуск груза.

Данные о товаре, указанные в накладной, должны соответствовать данным счета-фактуры.

Допускается составление товарной накладной по форме, разработанной организацией самостоятельно. В этом случае в ней обязательно должны содержаться следующие данные:

— наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ;

— дата составления документа;

— наименование товара, его количество и стоимость;

— должности лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию;

— личные подписи этих лиц;

— печати организаций.

Должностные лица, санкционирующие отгрузку товара, подписывают товарную накладную ТОРГ-12 лично. Подписи заверяются оттиском печати организации.

Счет-фактура — документ строго регламентированной формы, потому как это один из видов налоговых документов, а также один из документов первичного бухгалтерского учета. Если смотреть на содержание, счет-фактура — это счет, определяющий договорные обязательства между должником и кредитором, содержащий информацию о сумме денежных средств, ну и, конечно, информацию бухгалтерского учета. Все плательщики НДС (налога на добавленную стоимость) обязаны выписывать счет-фактуры, потому что этот документ выполняет свое хоть и единственное, но важное назначение: является основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету (Приложение А).

Документ должен быть составлен в двух экземплярах, один отдается покупателю, другой продавцу, причем выписать необходимо не позднее пяти дней со дня отгрузки товара (выполнения работ или оказания услуг).

Не обязаны составлять счет-фактуры:

— организации, не являющиеся плательщиками НДС;

— организации (индивидуальные предприниматели), выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно населению за наличный расчет, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной бланк строгой отчетности;

— налогоплательщики по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), освобождаемых от налогообложения;

— банки по операциям, страховые организации по операциям и негосударственные пенсионные фонды по операциям, освобождаемые от налогообложения.

Все остальные юридические лица обязаны составлять счет-фактуры:

— по операциям, подлежащим налогообложению;

— по операциям, освобожденным от налогообложения в соответствии со ст. 149 НК РФ;

— освобожденные от исполнения обязанностей плательщиков НДС в соответствии со ст. 145 НК РФ.

Ряд отраслей имеют свои особенности учета и расчета при оказании услуг или отгрузке товара, например, долгосрочные поставки в адрес одного и того же покупателя. К таким отраслям относят:

— непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке одним и тем же покупателям электроэнергии, нефти, газа;

— услуги электросвязи, банковские услуги;

— реализация хлеба и хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т. д.

В этом случае допускается выставление счет-фактур одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа следующего месяца. Такие условия должны быть согласованы в договоре поставки, заключенного между продавцом и покупателем.

Счет-фактуры введены Указом Президента РФ от 8.05.1996 г. № 685 «Об основных направлениях налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины». Статья 169 НК РФ определяет порядок оформления счет-фактуры, требования по их учету и содержанию.

Нумерацию счет-фактур необходимо вести в хронологическом порядке в течение года.

Расчеты на территории РФ ведутся только в рублях, однако Налоговый кодекс разрешает указывать суммы в счет-фактурах в иностранной валюте. При этом в договоре важно указать, по какому курсу и на какую дату производится пересчет валютных обязательств в рубли. Если это не оговорено, то пересчет происходит по курсу Центрального банка РФ на дату исполнения договора.

В пункте 5 статьи 169 НК РФ перечислены обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в счет-фактуре. К ним относятся:

— порядковый номер и дата выписки счет-фактуры;

— наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

— наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

— номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

— наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

— количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счет-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

— цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

— стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счет-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;

— сумма акциза по подакцизным товарам;

— налоговая ставка;

— сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

— стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счет-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;

— страна происхождения товара;

— номер грузовой таможенной декларации.

Такие реквизиты счет-фактуры, как «единица измерения» и «цена (тариф) за единицу измерения» заполняются только при возможности их указания.

Сведения о стране происхождения товара и номере грузовой таможенной декларации указываются только в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация.

Правильно заполненный документ счет-фактуры должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером или другим уполномоченным на то лицом.

Индивидуальный предприниматель, выписывая счет-фактуру, должен кроме своей подписи поставить еще под ней реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации.

Не запрещается вносить изменения в неправильно оформленный счет-фактуру или заменить его на оформленный в установленном порядке.

На основании полученных счетов-фактур налогоплательщик НДС формирует «Книгу покупок», а на основании выданных счетов-фактур — «Книгу продаж»

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-2) применяется для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю (Приложение В).

Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организаций связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте и в организациях связи.

Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности — требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации — получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет» .

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и т. д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Акт по форме N ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах.

Акт о приемке товаров. Форма ТОРГ-1 применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

При заполнении строки «Сертификат» (документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

По строке «Способ доставки» указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т. д.).

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель (покупатель — посредник) обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте соответственно.

Количество составляемых актов и комплектность документов обосновывается фактической ситуацией.

Журнал учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18 применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой).

При автоматизированной обработке данных документов средствами вычислительной техники возможен вариант применения предложенной формы в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации.

Ведется материально ответственным (ыми) лицом (лицами) по наименованиям, сортам, количеству и цене.

Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13 применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами.

Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр — принимающему подразделению для оприходования ценностей.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации.

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй — остается у материально ответственного (ых) лица (лиц).

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

Акт о списании товаров по форме ТОРГ-16 применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации.

В случае необходимости акт составляется с участием представителя санитарного или иного надзора.

Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий — у материально ответственного лица.

2. Постановка задачи

2.1 Описание систем складского учета Системы автоматизации склада в своем развитии прошли долгий путь эволюции: от простейших программ для контроля материальных потоков склада до современных адаптируемых платформ, включающих в себя облегченные модули для контроля производства, дополнительную функциональность по управлению транспортом и даже финансово-аналитические модули, анализирующие рентабельность и себестоимость работы цепочки поставок.

Современные системы управления складом, по сути, являются своего рода складскими ERP системами. Преимущества и недостатки такого развития можно оценить по-разному, эта тема является предметом горячих дискуссий. Однако расширение и взаимное пересечение различных систем (Автоматизации склада, Планирования ресурсов предприятия ERP, Планирования дистрибуции DRP, Управления цепью поставок SCM, Расширенного планирования APS, Управления производством MES), намного усложняет процесс выбора информационной системы для компании, которая стремиться решить свои операционные проблемы. Хотя, системы автоматизации склада продолжают расти и расширяться, изначальная функциональная основа осталась прежней.

Назначение системы складского учета — это операционное управление грузовыми потоками склада. Адресные процессы размещения товара, комплектации заказов и пополнения зон отбора — вот главная идея системы автоматизации склада.

В зависимости от поставщика решения, реализация основных и сопутствующих функций по управлению складом может существенно различаться, однако общим остается принцип построения логики процессов размещения, комплектации, приема, отгрузки на базе концепций «товар», «место хранения», «количество», «единица измерения», «заказ».

Минимальная функциональность системы автоматизации склада:

— инструменты для обеспечения адресного хранения;

— поддержка определяемых пользователем параметров для адресации операций, мониторинг исполнения заданий в режиме реального времени;

— встроенные средства интеграции с технологическим оборудованием для сбора данных.

Системы автоматизации склада это большие, сложные, высокотехнологические продукты, которые потребуют комплексного внедрения и квалифицированных специалистов для настройки и последующей работы. По сути, необходимо «управлять» системой «управления» складом. Случается, что крупные складские комплексы создают новый информационный технологический департамент, задача которого исключительно поддержка системы автоматизации склада. Внедрение системы автоматизации складского учета действительно повысит точность работы и сократит затраты на работников (затраты на дополнительные ресурсы на поддержку обычно все же меньше, чем экономия на уровне кладовщиков и комплектовщиков). Уровень обслуживания действительно повышается, благодаря сокращению времени подготовки и выполнения заказов. Помимо повышения эффективности работы склада, определяющими критериями выбора чаще всего становиться необходимость реализации и учета всевозможных услуг, которые не поддерживает текущая система управления складом, к примеру FiFO, кросс-докинг, автоматизированное пополнение зон отбора, волновая комплектация заказов, прослеживание партий, автоматическая идентификация, и т. д.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

— регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;

— для облегчения хранения, поиска и учета товаров, будем сопровождать их уникальным кодом;

— места хранения товаров так же будут обозначены соответствующим кодом, для занесения информации о месте хранения товаров;

— поиск товаров для отгрузки будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении.

— формирование документов отчетности, будет производиться автоматически системой.

В результате вся работа с бумагами будет проводиться с использованием компьютеров, не нужно будет возиться с кучей бумаг. В конечном итоге система должна нам дать такой результат, что на предприятии будут проходить следующие виды документов:

— накладная на поступление продукции;

— накладная на отгрузку продукции;

— сопроводительный документ по отгруженному товару;

— документы отчетности.

При помощи ЭВМ на складе автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Главное назначение автоматизированной системы в данном случае — повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.

Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критериями выбора технических средств являются:

— надежность функционирования системы;

— функциональная полнота системы; быстродействие;

— минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

2.2 Современные программы складского учета На современном рынке программных продуктов, присутствует достаточное количество складских программ (программ складского учета). Во многом они похожи, но имеют и много отличий. Строго говоря термин «складская программа», не совсем корректно использовать по отношению к программам, на которые стоит обратить серьезное внимание. Т.к. хорошая программа должна не только учитывать наличие каких-то предметов на складе или другом объекте, но и отслеживать все перемещения этих предметов между объектами, за пределы объектов.

Рассмотрим две наиболее распространенные на рынке программы складского учета более подробно.

1C WMS Логистика. Управления складом.

WMS — это система, предназначенная для управления всеми процессами внутри склада в реальном времени.

1С: Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом предназначается для складов различных типов:

— крупнооптовых или производственных складов с большим или небольшим ассортиментом, на которых приход и отгрузка товара осуществляется целыми паллетами;

— мелкооптовых или розничных складов торговых компаний со средним или большим ассортиментом, на которых товар приходит и уходит в любых единицах (паллеты, упаковки, штуки);

— складов транспортных компаний, работа на которых производится с уникальными обезличенными грузами;

— складов ответственного хранения. Складом ответственного хранения может быть любой из перечисленных выше складов.

Конфигурация работает в режиме управляемого приложения 1С: Предприятие 8.2 и предоставляет следующие возможности:

— Задание топологии складского комплекса. Склад, как правило, разделен на физические зоны, в которых обработка товара подчиняется определенным правилам в зависимости от конструкции стеллажей, используемого оборудования, планировки помещений. Каждый склад состоит из некоторого (часто достаточно большого) числа помещений, в которых обычно устанавливаются стеллажи, сгруппированные по проходам. В каждом стеллаже может быть определенное количество уровней (полок). Каждая полка может быть физически или виртуально разбита на некие части, называемые позициями. Такой участок склада считается конечной единицей хранения товара на складе и называется ячейкой. Товар в системе хранится в разрезе контейнеров. Контейнер — любой носитель товара, имеющий уникальный идентификатор. Товар на складе не храниться/перемещается сам по себе, как правило, для хранения/перемещения используются паллеты — в грузовых стеллажах, коробки, ящики, лотки и т. д. — в ячейках полочного или гравитационного хранения, которые и являются для системы контейнерами. Даже при физическом отсутствии контейнера (например, в случае полочных стеллажей товар хранится россыпью вне коробки), в системе создается виртуальный контейнер в ячейках, выделенных под хранения подобного товара. Виртуальный контейнер генерируется в соответствии с номером ячейки, в которой он расположен. За счет учета товара в разрезе контейнеров достигается четкость постановки и отслеживания задач в системе. Контейнер с товарным составом и перемещающимся по складу как единое целое. В системе отслеживается вместимость контейнеров в ячейку по количеству, вместимость товара по весу и высоте контейнера. Весогабаритные характеристики задаются на уровне товара, типа контейнера и типа ячейки.

— Приемка товара на склад. Информация о товаре, необходимая для проведения регламентных мероприятий по подготовке склада к приему поставки заносится в документ «Ожидаемая приемка». На основании данной информации на складе может быть запланировано привлечение дополнительных сотрудников для приемки товара, подготовка складских площадей к размещению товара, как в зоне приемки, так и в основной зоне хранения. Вновь прибывший на склад товар может быть предварительно пересчитан по местам при выгрузке из транспортного средства. Для корректного пересчета и идентификации прибывших контейнеров с товаром, они подлежат маркировке этикетками, содержащими идентификационные номера контейнеров. Этикетки на контейнеры могут быть подготовлены заранее или распечатаны в процессе пересчета с помощью терминала сбора данных и мобильного принтера печати этикеток. Данный процесс в системе оформляется документом «Предварительная приемка». «Предварительная приемка» может выполняться на основании плана — документа Ожидаемая приемка, или по факту. Процесс приема поставки оформляется документом «Приемка». Процедура приемки товара включает в себя выгрузку товара в зоне приемки, идентификацию и пересчет поступившего товара, приведение товара к стандарту складского хранения и т. д. После приемки товара подлежит размещению. Товар может размещаться на склад по факту завершения пересчета всей поставки или по завершению приемки каждого контейнера. В случае необходимости конечная ячейка-получатель может не планироваться, а размещение производиться по факту с самостоятельным выбором ячейки Кладовщиком с терминалом.

— Отбор и отгрузка товара. Отгрузка товара со склада осуществляется на основании плана отгрузки, загруженного из корпоративной информационной системы. План того, что должно быть отгружено со склада, содержится в документе «Заказ на отгрузку». Возможными направлениями отгрузки могут быть отгрузка покупателю (клиенту), перемещение на другие склады компании, возврат поставщику, отгрузка товара (сырья и материалов) в производство. На основании информации о планируемых отгрузках возможно проведение регламентных мероприятий по подготовке к более быстрой комплектации данного заказа (например, подпитка ячеек активной зоны). На основании заказа на отгрузку отгрузки производятся все дальнейшие операции по данному заказу. На основании «Заказа на отгрузку» выполняется подбор товара из ячеек хранения. Поиск ячеек, в которых расположен товар по заказу, выполняется системой автоматически. На этапе создания «Заказа на отгрузку» может быть известна информация о номерах контейнеров, которые необходимо отгрузить, и их товарном составе. В данном случае планирование отбора производится по конкретному контейнеру, указанному в заказе. Задача на отбор выполняется с применением радиотерминалов сбора данных. В качестве резервной технологии может быть рассмотрена технология работы по «бумажным» носителям. По результатам отбора товар может быть перемещен в выделенную зону контроля и упаковки. Зона контроля и упаковки может быть оборудована рабочими местами с подключенными сканерами считывания штрих кодов, с помощью которых производится сканирование отобранного товара и проверка на соответствие заказу.

— Перемещение. Процесс внутреннего перемещения целых контейнеров, товара между контейнерами и ячейками в системе оформляется с помощью задач на перемещение. Для перемещения целых контейнеров и товарного состава контейнеров предусмотрены отдельные задачи. Задачи на перемещения используются для оформления любого перемещения товара по складу. Задачи на перемещение могут создаваться автоматически по событию на складе или вручную Диспетчером склада. Так, например, при обнаружении в процессе пересчета бракованного товара, может быть автоматически создано задание на перемещение данного товара в зону брака. Или автоматическое перемещение принятых предварительных контейнеров в зону временного хранения. При ручном создании задач на перемещение диспетчер склада может самостоятельно указать товар, контейнер и ячейку-источник и ячейку-получатель. Созданные вручную задания на перемещения могут быть отработаны с применением радиотерминала сбора данных. Задачи на перемещение могут создаваться в свободном режиме непосредственно из окна терминала, когда решение о том, что необходимо переместить, откуда и куда, принимает сотрудник склада самостоятельно.

— Управление задачами. Для оформления в системе операций по складской обработке товара используется задачи. Задача — это любое действие с товаром на складе, например, задача на перемещение товара из одной ячейки в другую, задача на отбор товара из ячейки или задача на пересчет. Задачи делятся на типы в зависимости от складских операций, выполняемых на складе. Задачи создаются автоматически по расписаниям или событиям системы и обрабатываются при помощи радиотерминалов сбора данных, подключенных к системе. В исключительных случаях задачи на исполнение складской операции могут быть созданы Диспетчером системы вручную и переданы для выполнения на терминал или по «бумажной» технологии, которая может быть использована в качестве резервной технологии.

Анализ эффективности работы склада.

По факту обработки складских операций функционал WMS Логистика. Управление складом позволяет выполнить:

— Мониторинг состояния заказов и задач к выполнению;

— Анализ заполненности склада в разрезе зон и ячеек хранения;

— Анализ текущего состояния склада в разрезе адресного хранения;

— План-фактный анализ ожидаемого к поступлению товара и по факту принятого на склад;

— План-фактный анализ заказанного и отгруженного товара со склада.

Мой склад.

МойСклад — коммерческий продукт для управления торговлей и складского учёта, предназначенный для автоматизации малого и среднего бизнеса. Сервис реализует функции обработки заказов, управления продажами и закупками, складского учёта и контроля финансовых расчетов. МойСклад стал одним из первых сервисов, разработанных в России и предназначенных для российского рынка.

Первая версия сервиса была запущена осенью 2007 года. В 2008 году компания-разработчик получила финансирование от венчурного фонда Ambient Sound Investments. В 2011 году инвестором и совладельцем сервиса стала компания 1С.

" МойСклад" позволяет автоматизировать торговлю и эффективно контролировать взаиморасчеты, работать с базой клиентов, вести учет товаров на складе с возможностью выгрузки в электроном виде или распечатки всех необходимых документов. Этот сервис является оптимальным выбором для любого магазина: от интернет-ресурса или небольшой сети, которая занимается торговлей.

Работа с клиентской базой (CRM).

Функционал решения включает удобный справочник поставщиков и покупателей, оснащенный пользовательскими полями и фильтрацией по параметрам. Возможна интеграция решения для управления торговлей и складского учета с системами e-mail и SMS-рассылок.

Закупки и складской учет.

Автоматизация склада позволяет анализировать фактические и резервные остатки, вести историю закупок по товару и поставщику. С помощью решения для комплексной автоматизации торговли и складского учета вы сможете импортировать накладные и прайс-листы контрагентов из Excel. В рамках управления закупками можно отправлять заказы поставщикам из заявок покупателей.

Печать документов.

Комплексная автоматизация в сфере торговли — это уникальная возможность оперативно находить, отправлять по электронной почте или выводить на печать все необходимые документы: счета, товарные чеки, накладные, гарантийные талоны, маршрутные листы, счета-фактуры и др.

Подготовка аналитических отчетов.

Решение для комплексной автоматизации торговли и складского учета дает возможность анализировать обороты, остатки, запас средств, прибыльность отдельных продуктов и услуг. Вы всегда будете иметь доступ к полной информации о задолженностях и взаиморасчетах вашей организации.

Административная работа.

В рамках автоматизации магазинов возможно объединение нескольких юрлиц, филиалов или офисов продаж в одну систему. При этом для сотрудников ваших магазинов может быть организован раздельный доступ к данным.

Другие функции.

Создание собственных шаблонов документов, аналитические отчеты и архив документов, простая синхронизация с интернет-магазинами (UMI, Amiro, 1С-Битрикс, InSales, WebAsyst Shop-Script, Ecwid), управление правами пользователей, поддержка сканеров штрих-кодов, печать штрих-кодов, печать этикеток и ценников.

Программу легко освоить и удобно использовать. Работа с «МоимСкладом» не требует специальных знаний и длительных тренингов. Абонентская плата включает техническую поддержку, обновления, администрирование и защиту данных.

Также на рынке представлены следующие программы складского учета:

— Склад и торговля 2.494. Программа для учета товаров и автоматизации складского учета

— Простой Склад 1.7.6. Простой Склад — это программа складского учета. Позволяет легко выполнять операции управления складом. Очень проста в работе и конфигурировании.

— Склад в Excel 7.2. Это довольно простая складская программа с простым управлением для ведения учета и контроля на производстве. Ведет учет остатков склада на всех этапах от оприходования до отгрузки продукции заказчику. Не требует специального обучения или каких-либо специальных навыков. Пригодна для разных видов производства.

— Класс365 — Торговля, Склад, Клиенты 1.0. Класс365 — онлайн система для автоматизации управления бизнесом. Это больше, чем просто бесплатная СRM-система и программа для торгового и складского учета.

— Promarket Система Интерактивных Бизнес Коммуникаций 3.0. Интерактивная торгово-закупочная система для специалистов и профессионалов из различных отраслей экономики.

— Склад производства UP 0.1.3.1066. Бесплатная программа для учета на складе. Приход, расход со склада, состояние склада, контроль минимальных остатков, контроль своевременного списания товара.

— Storage 4.45. Простая в использовании программа для организации складского учета, производства и рознично-оптовой торговли. Интерфейс программы интуитивно понятен даже начинающему пользователю.

— Лайт-учёт 1.19. Программа «Лайт-учет» — мощная и простая программа для автоматизации товарного складского и финансового учета. Подходит для всех видов предприятий торговли, оптовых и мелкооптовых фирм, оптово-розничных, розничных и частных предпринимателей. Программа позволяет вести складской учет товаров в торговле, а также финансовый учет. Включает в себя склад, кассу, банк и счета, единый справочник товаров и клиентов и многое другое. Полная поддержка штрих-кодирования: печать на ценниках и документах, поиск.

— Storecalc 1.31. Предельно простая складская программа, складской калькулятор.

— ТЦУ Старт — бесплатная программа учета для склада и торговли 3.45. Программа складского и торгового учета для малого и среднего бизнеса. Неограниченное количество складов, торговых точек, касс, счетов. Взаиморасчеты с клиентами. Область применения: от индивидуального предпринимателя до сети супермаркетов; от продуктов питания до бытовой техники. Оптовая и розничная торговля; сопряжение с КПК; учет в разрезе торговых представителей; маршруты и маршрутные листы. Планирование и финансовый анализ.

— SLS-Склад Мастер 6.56. Оперативный учет на нескольких складах для небольшого оптово-розничного предприятия.

— SLS-Склад Профи 6.56. Программа предназначена для оптово-розничных и производственно-торговых предприятий (магазины, торговые дома, компьютерные салоны, оптовые базы и пр.), имеющих разветвленную организационную структуру, ведущих оперативный учет товаров на складах и оказанных услуг. Программа позволяет проводить анализ торгово-хозяйственной деятельности предприятия в различных разрезах — с точки зрения взаимоотношений с контрагентами, исходя из уровня продаж товаров по группам за период, оценки рентабельности того или иного товара, эффективности работы менеджеров. Формирует журналы хозяйственных операций и движения денежных средств. Имеет интегрированные средства ведения документооборота, контроля товарооборота, учета расчетов с контрагентами (в том числе с комитентами/комиссионерами), обеспечивает подготовку количественно-суммовых отчетов, позволяет проводить анализ торгово-хозяйственной деятельности предприятия.

— SLS-Склад Стандарт 6.56. Программа предназначена для небольших компаний: торговых точек, книжных лавок, и т. д. Имеет развитые функции подготовки и печати первичных документов, отражающих движение товаров, услуг и денежных средств; содержит широкий набор сервисных возможностей для максимально эффективной и простой работы с документами.

— Склад Предприниматель 2.1. Программа предназначена для ведения простого учета на складе в магазине.

2.3 Задача автоматизации складского учета

В дипломной работе рассмотрена задача автоматизации высотного многоярусного оптового склада с возможностью хранения более пяти тысяч единиц продукции, занимающегося приемкой, размещением, хранением и отгрузкой товара от поставщиков структурным подразделениям (магазинам). Склад обслуживает около 50 заказов в день. Один заказ может содержать порядка 10 позиций. Каждой единице товара соответствует один поставщик. Склад разделен на зоны в зависимости от группы товаров: зона хранения алкогольной продукции, зона хранения бытовой химии, холодильные камеры хранения и т. д.

Рисунок 1- Схема расположения стеллажей склада Процедура приемки и размещения принятого на склад товара является самым важным этапом работы. Необходимо быстро и без ошибок принять товар и оптимально его разместить.

Процесс приемки представляет собой пересчет поставленного товара, проверку его на качество.

Рассмотрим работу склада.

На склад ежедневно поступаю заявки от структурных подразделений компании (магазинов). Необходимо автоматически формировать заказы поставщикам с учетом того, что поставщики возят товар на склад по 3 раза в неделю. В связи с этим на каждую единицу товара, поставщикам будет формироваться заказ, как заявка магазина умноженное на 3. Поставщики привозят товар согласно количеству, указанному в заказе (Приложение Г).

Приемщик принимает товар согласно товарной накладной. При приемке товара в базе необходимо фиксировать Приход. В случае, если поставщик привозит товар в количестве меньшем, чем указано в заявке — автоматически формировать Недовоз, на количество в заявке минус фактическое количество привезенного товара. Если в процессе перевозки товар стал некондиционным — автоматически формировать Возврат поставщику. Данные о возвратах также необходимо хранить в базе. Приемщику необходимо пересчитать количество пришедшего товара и принять его. В процессе приемки необходимо контролировать количество товара, если приемщик попытается принять количество товара большее, чем указано в заявке, необходимо автоматически информировать о том, что приемщик пытается принять излишки и не позволять этого делать.

Далее необходимо разместить товар на складе. Хранение товара необходимо организовать в стеллажах. При приемке товара необходимо иметь возможность быстрого размещения товара на отведенной для него площади. Это позволяет не ждать окончания приемки, а быстро размещать товар и освобождать место для выгрузки новых партий. Так же товар сразу станет доступным для продажи и возможна отгрузка товара сразу из зоны приемки. Все ячейки склада имеют свои коды. Отборщику необходимо разместить товар как можно ближе к ячейке отбора, а также выбрать для хранения товара такую ячейку, чтобы ее заполняемость стремилась к 100%. Это позволит существенно оптимизировать хранение товара на всем складе.

Процесс отборки товара на складе также является существенным. На магазинах должны формироваться заявки на основании которых будет происходить отборка на складе. Исходя из информации, хранящейся в системе необходимо определить ячейку из которой нужно взять товар для отгрузки. Далее необходимо автоматически сформировать товарную накладную для отправки на магазин.

3. Выбор инструментальных средств разработки

3.1 СУБД InterBase 7.5

Для создания базы была выбрана СУБД InterBase 7.5, которая обладает высокой производительностью, надежностью, удобно реализует параллельную обработку данных в многопользовательском режиме, поддерживает клиент-серверную архитектуру. Основные ее преимущества

— высокая экономичность и универсальность мощной встраиваемой СУБД;

— низкие затраты на сопровождение и упрощенная установка;

— более низкая общая стоимость владения IТ-инфраструктурой предприятия;

— .NET-совместимая СУБД для использования с Borland C#Builder и Microsoft Visual Basic;

— повышение эффективности работы разработчиков как результат соответствия промышленным стандартам;

— высокая экономичность и универсальность мощной встраиваемой СУБД.

Borland InterBase — это широко распространенная СУБД для потребительских приложений, используемых тысячами конечных пользователей. Многие корпорации из списка Fortune 500 используют InterBase в качестве базы данных развертывания для комплексных приложений, обслуживающих объединенных в сеть пользователей в географически удаленных филиалах, оффшорных предприятиях и розничных торговых сетях. InterBase как очень гибкое решение для развертывания предлагает мощную поддержку наиболее ресурсоемких приложений, однако оно может быть установлено так, чтобы оставаться невидимым для конечных пользователей. СУБД InterBase разработана и оптимизирована для внедрения в приложения, выполняющие специфические задачи. InterBase используется в широкомасштабных фрэнчайзинговых операциях для сбора данных из различных устройств, например, насосов для подачи горючего, кассовых аппаратов и оборудования по приготовлению продуктов, и отправки этих данных приложениям на центральном сервере штаб-квартиры компании.

Низкие затраты на сопровождение и упрощенная установка Функциональные возможности самоадминистрирования, такие как автоматическое восстановление после аварийного отказа, программируемое он-лайн-резервирование, и возможности самонастройки позволяют снизить затраты на сопровождение. Возможности удаленного администрирования позволяют контролировать и администрировать базы данных без локальной поддержки. Если на предприятии необходимо развернуть новую базу данных приложения в тысячах местоположений в условиях отсутствия квалифицированной технической поддержки и поддержки при установке, база данных InterBase способна выполнить эти задачи. InterBase включает средства установки и API, позволяющие полностью автоматизировать конфигурирование и установку. Кроме того, InterBase имеет настолько низкие требования к занимаемому пространству, что ее можно без проблем отправить даже конечным пользователям, имеющим коммутируемые подключения к Интернету.

Более низкая общая стоимость владения IТ-инфраструктурой предприятия InterBase помогает снизить расходы на разработку, ускорить процесс создания и развертывания приложений разработчиками. Возможность легкой установки и низкая лицензионная стоимость этого продукта также способствуют снижению стоимости его внедрения. А поскольку для InterBase не требуется обслуживания администратором баз данных и практически не нужно сопровождения (объем сопровождения весьма незначителен), то текущие расходы на администрирование этой базы очень невелики.

NET-совместимая СУБД для использования с Borland C#Builder и Microsoft Visual Basic InterBase совместима с платформой .NET, поэтому разработчики могут перейти на эту платформу, используя мощную, экономичную и при этом удобную в работе СУБД. Плотная интеграция InterBase с Borland C#Builder для Microsoft .NET Framework, Delphi, Kylix, C+++Builder, JBuilder и Microsoft Visual Studio позволяет разработчикам использовать многие средства повышения эффективности работы, которые являются результатом проведения тщательной интеграции и внедрения средств дополнительной разработки. С помощью этих визуальных, высокоинтуитивных сред разработки разработчики могут быстрее формировать и развертывать приложения.

Кроме того, в InterBase поддерживаются интерфейсы ODBC и JDBC, соответствующие промышленным стандартам, поэтому специалисты могут использовать свои предпочтительные инструменты разработки и тем самым быстро повысить эффективность своей работы. InterBase соответствует стандартам, поэтому разработчикам, знакомым со стандартами SQL, не нужно тратить время на изучение незнакомого синтаксиса. В InterBase также имеются сложные функциональные возможности, присущие высокопроизводительной транзакционной базе данных, что позволяет разработчикам быстро решать проблемы, повышая тем самым эффективность работы.

Повышение производительности разработчиков как результат соответствия промышленным стандартам InterBase полностью совместима с развивающимися промышленными стандартами для клиент-серверной среды вычислений, такими, как ANSI/SQL, Java, Unicode, Extensible Markup Language (XML) и External Data Representation (XDR). Эта совместимость с важными технологическими стандартами позволяет разработчикам сократить время, необходимое на разработку, развертывание и сопровождение приложений на нескольких платформах. Разработчикам, знакомым с другими базами данных стандарта SQL, например, Oracle, IBM DB2 и Sybase, стандартный синтаксис и совместимость InterBase со стандартом SQL92 помогут повысить эффективность работы с InterBase. Приложения, разработанные с помощью InterBase, можно легко перенести на эти базы данных, если это будет продиктовано потребностями предприятия.

Borland InterBase 7.5 — высокопроизводительный, экономичный, многоплатформенный сервер баз данных. InterBase 7.5 представляет собой экономичную, высокопроизводительную СУБД с обработкой транзакций, которую используют миллионы пользователей во всем мире.

Сочетая легкость установки, автоматическое восстановление после аварийных отказов и минимальные требования к администрированию, InterBase является наиболее подходящим решением для встраивания в тиражируемые приложения. Обладая поддержкой многопроцессорного режима и сложной архитектурой, InterBase идеально подходит для многофункциональных бизнес приложений, обслуживающих большое количество пользователей. Графический пользовательский интерфейс IBConsole теперь включает монитор производительности, одновременно отслеживающий состояние нескольких серверов и баз данных InterBase.

Производительность, удобство использования, поддержка Windows, Linux и Solaris, а также таких сред разработки, как Borland Delphi, C++Builder, C#Builder и Kylix позволяют InterBase занять ведущее место среди разработчиков и стать недорогим вариантом ПО для предприятий.

3.2 Новые возможности Borland InterBase 7.5

— Уникальная архитектура. В основе InterBase находится многоуровневая архитектура управления несколькими версиями, предлагающая весомые преимущества в надежности, производительности, эффективности труда разработчиков и постоянном сопровождении. InterBase освобождает разработчиков от решения проблем совместимости и задач памятью, и наряду с этим обеспечивает немедленное восстановление после аварийных отказов.

— Минимальное администрирование InterBase представляет собой идеальное решение для установки в условиях отсутствия администратора баз данных или IT-поддержки. Автоматическое восстановление после аварийных сбоев и автоматизированные процессы управления учетными записями пользователей, оперативное резервное копирование и автоматизация других задач сопровождения позволяют существенно уменьшить потребность в администрировании. Функции автоматической настройки включают оптимизацию запросов на основе затрат и автоматическую «сборку мусора». Динамическая перестройка структур индекса улучшает производительность и уменьшает потребность в администрировании.

— Платформенная независимость СУБД InterBase не привязывает разработчиков к определенному языку программирования или к какой-либо платформе. InterBase обеспечивает межплатформенную совместимость систем Windows, Linux, Solaris и Java, при этом не требуется перекодирование и поддержка нескольких серверных частей СУБД.

— Совместимость с SQL92 Совместимость со стандартом SQL92 и отсутствие специфического синтаксиса позволяет разработчикам, знакомыми с другими SQL базами данными, быстро изучить набор команд InterBase SQL. Совместимость СУБД InterBase с широким спектром набора команд SQL92 позволяет уменьшить количество проблем во время разработки ПО.

— Легкость установки Низкие требования к системным ресурсам позволяют легко устанавливать InterBase на системах с ограниченными оперативной памятью (RAM) и дисковым пространством. Настраиваемые компоненты установки позволяют прозрачно внедрять InterBase в разработанные сторонними фирмами процедуры установки приложений. Структура лицензирования СУБД InterBase позволяет разработчикам легко отслеживать любое использование созданного приложения, что упрощает лицензирование доступа к приложению.

— Повышение производительности разработчиков InterBase полностью интегрируется с Delphi, Kylix, C++Builder, Borland JBuilder и Borland Delphi 2005. Использование InterBase с визуальной, высокоинтуитивной средой разработки позволяет разработчикам ускорить процесс разработки и развертывания приложений. Поддержка ODBC и JDBC API позволяет использовать в InterBase приложения, созданные с помощью большинства популярных средств разработки. Производительность разработчиков увеличивается благодаря использованию знакомых средств разработки.

— На одной рабочей станции можно одновременно запустить несколько копий InterBase.

— Глобальные временные таблицы реализуют набор функциональных возможностей глобальных временных таблиц SQL, что значительно облегчает процесс разработки приложений.

— Автоматическая маршрутизация баз данных позволяет администратору баз данных создать такую конфигурацию, в которой подключение некоторых баз данных может перенаправляться на другой InterBase сервер (только в Server Edition).

— Серверные псевдонимы баз данных — возможность переименовать файл базы данных в контексте сервера, что позволяет пользователям подключаться к базе данных независимо от того, знают ли они точный адрес указанного сервера (только в Server Edition).

— Встроенная база данных идентификации пользователей — новая функция обеспечения безопасности InterBase 7.5, позволяющая управлять несколькими базами данных для несвязанных приложений. Такая функция обеспечивает управление учетными пользовательскими записями на основе базы данных. Так как большинство приложений не открывают совместное использование баз данных, данная функция также позволяет осуществлять управление пользовательскими учетными записями на основе приложений.

— Провайдер данных Borland (BDP) и провайдер ADO.NET позволяют InterBase быть «готовой к .NET» .

— Поддержка гиперпотоковой технологии позволяет получить процессорам Intel Pentium 4 и Intel Xeon преимущества виртуальных процессоров.

— Поддержка функции SQL99 SAVEPOINT.

— Поддержка Windows, Linux и Java с возможностью переноса баз данных.

— Поддержка SMP обеспечивает высокую производительность на многопроцессорных системах (только в Server Edition).

— Совместимость со стандартами: ANSI SQL92 Entry Level.

— ODBC для Windows и Linux приложений (только в Server Edition).

— Стабильность безопасных клиентских программ с потоками на основе улучшенных библиотек и улучшенная производительность.

— Мультигенерирующая архитектура обеспечивает не имеющую аналогов взаимосовместимость между считывающими и записывающими устройствами.

— Собственный мультипотоковый сервер с фоновой «сборкой мусора» и управлением многопользовательскими страницами буфера.

— Функции активной базы данных включают: модульные триггеры и сигнализаторы событий, пользовательские функции для поддержки расширяемых запросов.

— Инкапсуляция хранимых процедур бизнес-логики на сервере позволяет сократить сетевой трафик.

— Большие двоичные объекты (BLOB), подтипы и фильтры для произвольного захвата больших неструктурированных данных.

— Разветвленные идентификаторы предоставляют гибкие соглашения по присвоению имен.

— Ограничения каскадной целостности ссылочных данных обеспечивает верификацию их достоверности. Поддержка совместимых с SQL инструкций DATE, TIME и TIMESTAMP. Поддержка сверхбольших баз данных (VLDB: 64-bit I/O) позволяет хранить базы данных в одном файле размером до сотен гигабайт.

— Поддержка контроля соединений и транзакций с помощью временных таблиц (только в Server Edition).

— Borland IBConsole для Windows отслеживает активность баз данных на многих серверных платформах.

— Установка в автоматическом режиме с настраиваемыми компонентами.

— Оперативное резервное копирование обеспечивает постоянный доступ к базам данных.

— Асинхронный оператор отмены позволяет отменять запросы.

— Автоматическое восстановление после аварийных сбоев.

3.3 Улучшения новой версии

Улучшен и стал более интуитивным пользовательский интерфейс IBConsole и функций контроля производительности (только в Server Edition)

Улучшенная масштабируемость SMP: InterBase 7.5 позволяет улучшить производительность для многих типов процессоров, как физических, так и логических

CASE, COALESCE и NULLIF: Добавлены новые возможности в язык InterBase SQL

Улучшены алгоритмы управления и распределения памяти, что обеспечивает поддержку SMP распараллеливания и одновременное распределение памяти

Усовершенствованное управление записанными процедурами и кэшем триггера препятствует серверу блокировать большое количество памяти, таким образом, поддерживается резидентное хранение триггеров и записанных процедур

Организация программной буферизации данных улучшает обработку страничных ошибок, происходящих при моментальном освобождении 1MБ буферов сортировки

Оптимизация индекса для значений non-NULL обеспечивает выполнение быстрого поиска. Новый алгоритм индексирования позволяет выполнять быстрый индексный поиск по условиям, в которых не определен верхний предел.

3.4 Визуальная среда разработки Delphi 2009

Тенденции развития современных информационных технологий приводят к постоянному возрастанию сложности информационных систем (ИС), создаваемых в различных областях экономики. Современные крупные проекты ИС характеризуются, как правило, следующими особенностями:

— сложность описания (достаточно большое количество функций, процессов, элементов данных и сложные взаимосвязи между ними), требующая тщательного моделирования и анализа данных и процессов;

— наличие совокупности тесно взаимодействующих компонентов (подсистем), имеющих свои локальные задачи и цели функционирования (например, традиционных приложений, связанных с обработкой транзакций и решением регламентных задач, и приложений аналитической обработки (поддержки принятия решений), использующих нерегламентированные запросы к данным большого объема);

— отсутствие прямых аналогов, ограничивающее возможность использования каких-либо типовых проектных решений и прикладных систем;

— необходимость интеграции существующих и вновь разрабатываемых приложений;

— функционирование в неоднородной среде на нескольких аппаратных платформах;

— разобщенность и разнородность отдельных групп разработчиков по уровню квалификации и сложившимся традициям использования тех или иных инструментальных средств;

— существенная временная протяженность проекта, обусловленная, с одной стороны, ограниченными возможностями коллектива разработчиков, и, с другой стороны, масштабами организации-заказчика и различной степенью готовности отдельных ее подразделений к внедрению ИС.

Для успешной реализации проекта объект проектирования (ИС) должен быть прежде всего адекватно описан, должны быть построены полные и непротиворечивые функциональные и информационные модели ИС. Накопленный к настоящему времени опыт проектирования ИС показывает, что это логически сложная, трудоемкая и длительная по времени работа, требующая высокой квалификации участвующих в ней специалистов. Однако до недавнего времени проектирование ИС выполнялось в основном на интуитивном уровне с применением неформализованных методов, основанных на искусстве, практическом опыте, экспертных оценках и дорогостоящих экспериментальных проверках качества функционирования ИС. Кроме того, в процессе создания и функционирования ИС информационные потребности пользователей могут изменяться или уточняться, что еще более усложняет разработку и сопровождение таких систем.

Для реализации программы была выбрана визуальная среда разработки Delphi 2009.

Delphi — язык и среда программирования, относящаяся к классу RAD- (Rapid Application Development — «Средство быстрой разработки приложений») средств CASE (Computer-Aided System Engineering — «Программный комплекс, автоматизирующий технологический процесс») — технологии. Delphi сделала разработку мощных приложений Windows быстрым процессом. Приложения Windows, для создания которых требовалось большое количество человеческих усилий, теперь могут быть написаны одним человеком, использующим Delphi.

Интерфейс Windows обеспечивает полное перенесение CASE-технологий в интегрированную систему поддержки работ по созданию прикладной системы на всех фазах жизненного цикла работы и проектирования системы.

Delphi обладает широким набором возможностей, начиная от проектировщика форм и кончая поддержкой всех форматов популярных баз данных. Среда устраняет необходимость программировать такие компоненты Windows общего назначения, как метки, пиктограммы и даже диалоговые панели. Работая в Windows, вы неоднократно видели одинаковые «объекты» во многих разнообразных приложениях. Диалоговые панели (например, Choose File и Save File) являются примерами многократно используемых компонентов, встроенных непосредственно в Delphi, который позволяет приспособить эти компоненты к имеющийся задаче, чтобы они работали именно так, как требуется создаваемому приложению. Также здесь имеются предварительно определенные визуальные и не визуальные объекты, включая кнопки, объекты с данными, меню и уже построенные диалоговые панели. С помощью этих объектов можно, например, обеспечить ввод данных просто несколькими нажатиями кнопок мыши, не прибегая к программированию. Это наглядная реализация применений CASE — технологий в современном программировании приложений. Та часть, которая непосредственно связана с программированием интерфейса пользователя системой, получила название визуальное программирование.

Визуальное программирование как бы добавляет новое измерение при создании приложений, давая возможность изображать эти объекты на экране монитора до выполнения самой программы. Без визуального программирования процесс отображения требует написания фрагмента кода, создающего и настающего объект «по месту». Увидеть закодированные объекты было возможно только в ходе исполнения программы. При таком подходе достижение того, чтобы объекты выглядели и вели себя заданным образом, становится утомительным процессом, который требует неоднократных исправлений программного кода с последующей прогонкой программы и наблюдения за тем, что в итоге получилось.

Благодаря средствам визуальной разработки можно работать с объектами, держа их перед глазами и получая результаты практически сразу. Способность видеть объекты такими, какими они появляются в ходе исполнения программы, снимает необходимость проведения множества операций вручную, что характерно для работы в среде не обладающей визуальными средствами — вне зависимости от того, является она объектно-ориентированной или нет. После того, как объект помещен в форму среды визуального программирования, все его атрибуты сразу отображаются в виде кода, который соответствует объекту как единице, исполняемой в ходе работы программы.

Размещение объектов в Delphi связано с более тесными отношениями между объектами и реальным программным кодом. Объекты помещаются в вашу форму, при этом код, отвечающий объектам, автоматически записывается в исходный файл. Этот код компилируется, обеспечивая существенно более высокую производительность, чем визуальная среда, которая интерпретирует информацию лишь в ходе исполнения программы.

Выбор среды быстрой разработки приложений Borland Delphi обусловлен так же и тем, что это наиболее простая и удобная для разработчика среда программирования, достоинствами которой являются:

— простой язык программирования Pascal;

— достаточно удобная среда разработки.

«Компонентная» архитектура приложений Delphi предоставляет интуитивно понятный подход к программированию в Windows. Этот подход, в первую очередь, заключается в визуальном конструировании GUI-форм (Graphical User Interface — «Графический пользовательский интерфейс») приложения посредством помещения в формы тех или иных системных и интерфейсных объектов (из так называемой «палитры компонент») и установке их свойств и поведения. Object Inspector (встроенное средство Delphi) позволяет несколькими нажатиями кнопки мыши установить или изменить основные свойства компонент, а также привязать к событиям, на которые может реагировать выбранный объект, код, выполняющий те или иные действия. Компонентная архитектура, основывающаяся на объектно-ориентированном подходе, является одним из решений проблемы повторного использования кода.

VCL (Visual Component Library — «объектно-ориентированная библиотека для разработки программного обеспечения») предоставляет программисту огромное разнообразие написанных разработчиками Delphi программных заготовок, которые немедленно или после несложной настройки готовы к работе в рамках создаваемой программы. Компоненты характеризуются важнейшим свойством: они включают в себя программный код и все необходимые для его работы данные.

В процессе разработки интерфейса и наращивания функциональности приложения программист может, не выходя из среды Delphi, проверять синтаксис исходных текстов и проводить их компиляцию и отладку.

Для просмотра иерархии классов, получения информации о модулях, а также объявлениях типов, констант, переменных и функций предназначено средство визуальной среды разработки Delphi — Object Browser.

Система Delphi также является одним из самых эффективных средств разработки приложений баз, данных. Это обусловлено тремя обстоятельствами: высокопроизводительной машиной доступа к данным разного формата (Borland Database Engine, BDE), наличием многочисленных компонентов и технологий, ориентированных на эту сферу применения, и поставкой вместе с Delphi компактного, мощного и простого в администрировании сервера баз данных InterBase и FireBird.

Подводя итоги можно сказать, что Delphi 2009 — представляет ряд принципиально новых возможностей, базирующихся на серьезных изменениях языка программирования и ядра среды разработки, которые позволяют вывести разработку приложений с развитым графическим интерфейсом на новый уровень. Развитый язык программирования Delphi и быстрый компилятор обеспечивают высокую производительность при разработке native-приложений для Windows. Среда Delphi 2009, объединяющая обширную библиотеку компонентов, полный набор инструментов редактирования, рефакторинга и отладки, предоставляет в распоряжение разработчиков все необходимое для быстрого и удобного создания приложений любых типов на платформе Windows.

Delphi 2009 — удобная среда для разработчиков программного обеспечения и баз данных, которая позволяет быстро разрабатывать высокопроизводительные и простые в обслуживании приложения для Windows. С помощью мощной интегрированной среды разработки Delphi, визуального редактора интерфейса, огромного набора компонент и полноценной поддержки разнообразных баз данных стало возможным создавать качественные приложения гораздо быстрее, чем раньше.

Основные возможности Delphi 2009:

— интернационализация приложений за счет поддержки Unicode. Delphi 2009 реализует полную поддержку Unicode, благодаря чему приложения могут выполняться на любой языковой версии Windows. Применение Unicode гарантирует, что приложения будут одинаково выглядеть и функционировать во всех языковых версиях Windows и безукоризненно поддерживать как Unicode-, так и ANSI-строки. Кроме того, новые усовершенствованные средства локализации помогают переводить приложения на различные языки;

— новые языковые возможности. Новые элементы для языка Delphi, включая шаблоны (Generics) и анонимные методы, позволяют создавать более гибкий код и предоставляют новые возможности для рефакторинга;

— проектирование и разработка приложений баз данных, а также доступ к ним. Delphi 2009 обеспечивает эффективный и быстрый доступ ко всем популярным системам управления базами данных. С помощью платформы доступа к базам данных разработчики могут легко получать доступ и просматривать данные без написания кода. Создание, чтение, обновление и удаление данных можно легко выполнять с помощью визуальных элементов управления или кода;

— большая гибкость и полный контроль за счет повышения прозрачности исходного кода COM и ActiveX. Поддержка основных Windows-технологий COM и ActiveX в Delphi 2009 подверглась полной переработке. Теперь разработчики Delphi получили прозрачное и удобное решение для полного управления исходным кодом;

— создание web-приложений с поддержкой технологии AJAX с помощью web-библиотеки VCL. Разработка web-приложений может включать непростой процесс объединения многих технологий и требовать различных квалификаций разработчиков. В состав Delphi 2009 входит web-библиотека VCL, с помощью которой разработчики Delphi могут воспользоваться навыками для разработки устойчивых полнофункциональных web-приложений на основе AJAX, в том числе с поддержкой Microsoft Silverlight 2.0, без необходимости изучать различные web-технологии.

автоматизация склад interbase информация

4. Описание реализации системы

4.1 Описание базы данных «Sklad»

Для хранения и обработки необходимой информации разработана и реализована с использованием СУБД Interbase 7.5 база данных, реляционная модель которой изображена на рисунке 1.

Рисунок 2 — Реляционная модель базы данных Таблица TOVAR используется для хранения информации о товаре, наименовании, единицах измерения, содержите следующие поля:

— ID — служебное поле, использующееся в качестве первичного ключа;

— KOD — уникальный код товара;

— NAIM — наименование товара;

— EDIZM — единица измерения товара (шт./кг);

— TEK_KOL — текущее количество товара;

— TEK_CENA — текущая цена товара;

— ID_ZONA — внешний ключ, который используется для связи с таблицей ZONA;

— ID_POSTAVSHIK — внешний ключе, который используются для связи с таблицей POSTAVSHIK;

— HRANENIE — место расположения товара в зоне склада (номера стеллажей, полок, ячеек и т. д.).

Таблица ZONA используется для хранения информации о зонах склада, в которых располагается и хранится товар. Таблица содержит следующие поля:

— ID — служебное поле, использующееся в качестве первичного ключа;

— NAZVANIE — название зоны расположения товара на складе;

— OPISANIE — описание зоны хранения товара.

Таблица POSTAVSHIK используется для хранения информации о поставщиках, содержит следующие поля:

— ID — служебное поле, использующееся в качестве первичного ключа;

— KOD — уникальный код поставщика;

— NAIM_POLN — полное наименование поставщика;

— NAIM_SOKR — сокращенное наименование поставщика;

— ADRES — адрес поставщика;

— TEL — телефон поставщика;

— MAIL — электронный адрес поставщика;

— INN — ИНН поставщика;

— KPP — КПП поставщика.

Таблица ZAKAZ используется для хранения информации о заказах поставщикам. Таблица содержит следующие поля:

— ID — служебное поле, использующееся в качестве первичного ключа;

— KOD — уникальный код заказа;

— DATA — дата заказа;

— ID_POSTAVSHIK — внешний ключ, который используется для связи с таблицей POSTAVSHIK;

— PRIHOD_NOMER — номер прихода (номер товарной накладной);

— PRIHOD_DATA — дата прихода;

— VOZVRAT_NOMER — номер возврата;

— VOZVRAT_DATA — дата возврата.

Таблица ZAKAZ_TOVAR используется для хранения информации о товарах в заказе, содержит следующие поля

— ID_ZAKAZ — внешний ключе, который используется для связи с таблицей ZAKAZ;

— ID_TOVAR — внешний ключ, который используется для связи с таблицей TOVAR;

— KOLICH — количество товара в заказе;

— PRISHLO — количество пришедшего товара;

— CENA — цена товара;

— VERNUT — количество возвращенного товара.

Таблица MAGAZIN используется для хранения информации о магазинах (структурные подразделения компании склада). Таблица содержит следующие поля:

— ID — служебное поле, использующееся в качестве первичного ключа;

— KOD — уникальный код магазина;

— NAIMENOV — уникальное наименование магазина;

— ADRES — адрес магазина;

— TELEFON — телефон магазина;

— FIO_DIR — ФИО директора магазина;

— MAIL — электронный адрес магазина.

Таблица ZAJAVKA используется для хранения информации о заявках, поступающих от магазинов, содержит следующие поля.

— ID — служебное поле, использующееся в качестве первичного ключа;

— NOMER — номер заявки, формируется в виде [Номер заявки на магазине]-[код магазина];

— ID_MAGAZIN — внешний ключ, который используется для связи с таблицей MAGAZIN;

— DATA — дата заявки;

— PRIHOD_NOMER — номер прихода (номер товарной накладной);

— PRIHOD_DATA — дата прихода.

Таблица ZAJAVKA_TOVAR используется для хранения информации о количестве товара в заявке, содержит следующие поля:

— ID_ ZAJAVKA — внешний ключ, который используется для связи с таблицей ZAJAVKA;

— ID_TOVAR — внешний ключ, который используется для связи с таблицей TOVAR;

— KOLICH — количество товара в заявке от магазина;

— PRIHOD_KOLICH — количество товара в приходе;

— PRIHOD_CENA — цена товара в приходе.

4.2 Описание программного продукта Главное окно программы содержит вкладки «Приход» и «Расход», а также пункты меню «Справочники», в котором можно изменять справочные данные склада, и «Отчеты», в котором можно получить отчетную информацию о поставках товара поставщиками, отгрузке товара в магазины и о движении товара (рисунок 3).

При нажатии на Справочники в меню, открывается список справочников. Список содержит справочник товаров и зон, справочник поставщиков, и справочник магазинов.

При выборе справочника «Товары и зоны» открывается окно «Товары и зоны хранения» (рисунок 4)

Рисунок 3 — Главное окно программы Рисунок 4 — Окно «Товары и зоны хранения»

Данное окно программы разделено на 2 зоны: зона хранения товара и товары. В зоне хранения товара отображаются наименования зон склада. У пользователей есть возможность, при помощи кнопок «Добавить», «Изменить», «Удалить» вносить соответствующие изменения в наименование зон склада.

В поле «Товар» отображается вся информация о товаре: код, наименование товара, единица измерения, наименование зоны хранения, код и наименование поставщика, который возит товар. Ниже отображается информация о стеллажах, на каких именно стеллажах хранится выбранный товар.

При нажатии кнопок «Добавить», «Изменить», «Удалить» в поле «Товары» есть возможность добавить новый, еще не закодированный товар, внести изменения в уже имеющийся товар, либо удалить товар из справочника, в случае, если поставщик больше не будет возить данный товар.

При внесении изменений в информацию о зоне открывается окно «Информация о зоне хранения» (рисунок 5).

Рисунок 5 — Окно информации о зоне хранения Окно содержит поле «Название», в котором можно ввести название зоны и поле «Описание» — деление на складе. При нажатии кнопки «Готово» все внесенные изменения сохраняются в справочных данных о зоне и происходит возврат в предыдущее окно программы. При нажатии кнопки «Отмена» внесенные изменения не сохраняются, и пользователь возвращается в окно «Товары и зоны хранения» (рисунок 4).

При выборе пользователем удаления зоны — выдается окно подтверждения удаления

При подтверждении удаления вся информация о зоне удаляется, при нажатии «Нет» информация не удаляется, и пользователь возвращается в окно «Товары и зоны хранения» (рисунок 4). Если на момент удаления зоны, в указанной зоне хранится товар, тогда пользователю выдается сообщение об ошибке «В зоне хранится товар, удаление невозможно».

При нажатии на кнопку «ОК» удаления не происходит, и пользователь возвращается в окно «Товары и зоны хранения» (рисунок 4).

В окне Товар и зоны хранения существует возможность фильтрации товара по зонам склада, при выборе фильтра по зонам хранения «Весь» в поле «Товар» будут отображаться все товарные позиции, при выборе фильтра «В текущей зоне» — будут отображаться только те товарные позиции, которые содержаться в выбранной зоне.

Также существует возможность фильтрации товара по поставщикам. При выборе «Любой» будет отображаться информация по всем видам товара. Если необходимо отобразить информацию по товарам конкретного поставщика нужно выбрать переключатель и из выпадающего списка выбрать нужного поставщика. (рисунок 6)

Рисунок 6 — Фильтрация товара в справочнике товары и зоны При выборе пользователем добавления новой товарной позиции в текущую зону в окне «Товары и зоны хранения» (рисунок 4) открывается окно информации о товаре (рисунок 7)

Рисунок 7 — Окно информации о товаре В окне информации о товаре, пользователю необходимо внести наименование товара, код товара, единицу измерения товара, минимальное количество товара, желаемое количество товара, окно выбора зоны хранения товара недоступно для редактирования, а также необходимо выбрать поставщика, который будет возить товар. В поле хранение можно указать номера стеллажей, на которых будет храниться товара в выбранной зоне.

При нажатии на кнопку «Готово» в справочник добавляется новая единица товара. При нажатии на кнопку «Отмена» изменений в справочнике товары и зоны не происходит, и пользователь возвращается в окно «Товары и зоны хранения» (рисунок 4).

Поле код товара является обязательным к заполнению, и в случае, если пользователь не указал код товара при добавлении новой товарной позиции — выдается сообщение об ошибке «Введите код». При нажатии «ОК» пользователь может продолжить ввод кода товарной позиции.

При выборе пользователем изменения информации о товаре в окне «Товары и зоны хранения» (рисунок 4), открывается окно информации о товаре (рисунок 8)

Рисунок 8 — Окно информации о товаре При необходимости пользователь может изменить следующие данные о товаре:

— наименование товарной позиции

— код товарной позиции

— единицу измерения

— минимальное и желаемое количество

— зону

— поставщика

— стеллажи хранения в зоне При нажатии на кнопку «Готово» все внесенные пользователем изменения сохраняются в справочнике. При нажатии на кнопку «Отмена» пользователь возвращается в окно «Товары и зоны хранения» (рисунок 4).

При выборе справочника поставщики в главном окне программы, открывается окно, изображенное на рисунке 9

Рисунок 9 — Окно справочника «Поставщики»

В данном окне отображается информация о поставщиках:

— код поставщика

— полное наименование поставщика

— сокращенное наименование поставщика

— юридический адрес

— телефон

— E-mail

— ИНН

— КПП В данном окне программы у пользователей есть возможность добавлять новых поставщиков, вносить изменения в информацию уже существующих поставщиков, а также удалять поставщиков, в случае, если данный поставщик не будет больше привозить свои товары на склад.

При нажатии на кнопку «Добавить» либо «Изменить» открывается окно информации о поставщике, изображенное на рисунке 10

Рисунок 10 — Окно информации о поставщике В данном окне программы пользователь может ввести все реквизиты поставщика, либо внести изменения в ранее введенные реквизиты. Поле код поставщика является обязательным для заполнения, в случае, если поле код не заполнено, пользователю выдается ошибка «Введите код». При нажатии «ОК» пользователь может продолжить ввод кода поставщика.

При выборе справочника магазины в главном окне программы, открывается окно, изображенное на рисунке 11

Рисунок 11 — Окно справочника «Магазины»

В окне справочника «Магазины» содержится информация о структурных подразделениях компании — магазинах, на которые склад отгружает товар. В справочнике отображаются следующие данные:

— код магазина

— наименование магазина

— адрес магазина

— телефон

— ФИО директора магазина

— E-mail

В данном окне программы у пользователей есть возможность, при открытии новых магазинов компанией, добавлять информацию о них, вносить изменения в информацию уже существующих магазинов, в случае смены реквизитов, а также удалять магазины.

При нажатии на кнопку «Добавить» либо «Изменить» открывается окно информации о магазине изображенное на рисунке 12

Рисунок 12 — Окно информации о магазине В данном окне программы пользователь может ввести все реквизиты магазина, либо внести изменения в ранее введенные реквизиты. Поле код магазина является обязательным для заполнения, в случае, если поле код не заполнено, пользователю выдается ошибка.

В главном окне программы имеется возможность актуализировать информацию об основных операциях складского учета: приход товара от поставщика и отгрузка товара в магазины, а также осуществлена возможность фильтрации. Рассмотрим, для примера, вкладку «Приход». В программе существует возможность фильтра по датам. При выборе «Заказы за период», выпадает календарь, в котором можно выбрать даты, за которые нужно отобразить все заказы. Реализована проверка на даты: дату окончания периода нельзя выбрать раньше, чем дата начала периода (рисунок 13). При установленном фильтре, в форме отображаются только те заказы, которые попадают в заданный период. Также существует возможность фильтра по датам прихода. При выборе «Приходы за период» на форме отображаются данные по заказам с приходами за выбранный период.

Рисунок 13 — Окно учета товара с фильтром по датам заказа Также, существует возможность фильтрации по готовности заявки. При выборе «Все» в форме (рисунок 14) отображаются все заявки, при выборе «Отправленные» — только отправленные заявки, при выборе «Не отправленные» — соответственно не отправленные.

Рисунок 14 — Окно учета товара с фильтром по готовности Используя фильтр по поставщика, есть возможность отображения данных либо по всем поставщикам, при выборе «Любой», либо по выбранному поставщику из выпадающего списка (рисунок 15).

Рисунок 15 — Окно учета товара с фильтром по поставщикам

Используя фильтр по исполнению, у пользователя есть возможность отображения либо всех заказов, при выборе «Все», либо отображения заказов, по которым был приход, при выборе «Оприходованные», либо отображения заказов, по которым не было прихода, при выборе «Не оприходованные» (рисунок 16).

Рисунок 16 — Окно учета товара с фильтром по исполнению Поскольку поставка товара осуществляется поставщиком на основании заказа, первоначально необходимо сформировать заказ. Эта операция осуществляется автоматически на основании остатка товара на складе и потребности в товаре, которая определяется исходя из заявок магазинов. Поскольку магазины присылают заявки ежедневно, а заказ поставщику осуществляется с периодом в три дня, а также с учетом возможных задержек поставки, считается, что для обеспечения магазинов необходимо, чтобы суммарное количество товара на складе и в заказе в шесть раз превышало суммарную текущую потребность всех магазинов в этом виде товара. По этой формуле автоматически осуществляется заказ товара поставщикам, при этом различные виды товара, поставляемые одним поставщиком, попадают в один заказ. Для автоматического формирования заказа пользователь должен нажать кнопку «Сформировать заказы по текущим потребностям»,

При этом создается необходимое количество заказов, в которых дата пуста. Заполнены код заявки, код поставщика и наименование поставщика. В поле состав заказа отображаются товарные позиции в заказе с заполненными полями кода, наименования, единицы измерения и количества. Эти заказы считаются «не отправленными». Пока заказ не отправлен (оформлен), у пользователей есть возможность вносить изменения в заказ с помощью соответствующих кнопок «Изменить», «Удалить», «Добавить».

Если заказ уже был сформирован, то при попытке повторного формирования заказа пользователю выдается сообщение «Заказ уже сформирован»

Для отправки заказа необходимо нажать кнопку «Оформить заказ», при этом в базу в качестве даты заказа автоматически заносится текущая дата и необходимая информация выводится в форму Microsoft Excel для последующей распечатки и отправки поставщику. Такой заказ считается отправленным и вносить изменения в заказ по товарным позициям пользователь не может, при попытке внести изменение пользователю выдается сообщение «Заказ уже отправлен, редактирование невозможно».

Когда товар приходит от поставщика, пользователю необходимо его принять. При нажатии на кнопку «Принять товар» пользователь переходит в окно, изображенное на рисунке 17.

Рисунок 17 — Окно приема товара

Пользователю в поле товар указывается товарная позиция, которую он принимает, а также максимальное значение, которое можно принять — значение которое было в заказе. Пользователь указывает количество принятого товара и цену за единицу товара, при нажатии на кнопку «Готово», указанные значения фиксируются в гласном окне программы (рисунок 3) в полях «В приходе» и «Цена». При попытке пользователем принять товара больше, чем было в заказе, выдается сообщение «Прием большего количества товара, чем в заказе, невозможен».

После ввода количества по приходу, пользователю необходимо оформить приход. При нажатии на кнопку «Оформить приход» осуществляется переход в окно, изображенное на рисунке 18.

Рисунок 18 — Реквизиты накладной Пользователь вносит номер и дату приходной накладной, которая отображается в главной форме (рисунок 3) в полях «№прих.накл.» и «Дата прихода».

При наличии брака либо повреждений, возникших в результате транспортировки, оформляется возврат некачественного товара поставщику с помощью соответствующих кнопок.

При нажатии на кнопку «Вернуть товар» открывается окно для ввода количества возвращаемого товара (рисунок 19). В окне информации о возврате отображается информация по максимальному количеству товарной позиции на складе, пользователю необходимо ввести количество возвращаемого товара. При нажатии на кнопку «Готово» в главной форме (рисунок 3) в составе заказа заполняется поле «К возврату», также пересчитываются остатки на складе.

Рисунок 19 — Окно возврата товара Затем пользователю необходимо «Оформить возврат», при этом в главной форме (рисунок 3) автоматически заполняются поля «Номер возврата» и «Дата возврата». Также в Microsoft Excel выводится форма сопровождающего документа для последующей распечатки. Формы документов приведены в приложениях.

Аналогичным образом осуществляется обработка информации на вкладке «Расход» главного окна программы.

Рисунок 20 — Вкладка «Расход» главного окна программы В программе существует возможность фильтра по датам. При выборе «Заявки за период», выпадает календарь, в котором можно выбрать даты, за которые нужно отобразить все заявки. Реализована проверка на даты: дату окончания периода нельзя выбрать раньше, чем дата начала периода (рисунок 20). При установленном фильтре, в форме отображаются только те заявки, которые попадают в заданный период. Также существует возможность фильтра по датам отгрузки. При выборе «Отгрузки за период» на форме отображаются данные по заявкам с отгрузками за выбранный период.

Рисунок 21 — Окно учета товара с фильтром по датам заявки Используя фильтр по магазинам, есть возможность отображения данных либо по всем магазинам, при выборе «Любой», либо по выбранному магазину из выпадающего списка (рисунок 22).

Рисунок 22 — Окно учета товара с фильтром по магазинам Используя фильтр по отгрузке, у пользователя есть возможность отображения либо всех заявок, при выборе «Все», либо отображения отгруженных заявок, при выборе «Отгруженные», либо отображения заявок, по которым не было отгрузки, при выборе «Не отгруженные» (рисунок 23).

Рисунок 23 — Окно учета товара с фильтром по отгрузке Поскольку заявки формируются на магазинах, пользователю необходимо внести заявку в базу. При нажатии на кнопку «Добавить», открывается окно, изображенное на рисунке 24.

Рисунок 24 — Окно информации о заявке В окне информации о заявке пользователю необходимо выбрать магазин от которого поступила заявка, ввести номер заявки и дату заявки. При нажатии «Готово» введенная информация по заявке отображается в главном окне программы (рисунок 20) в полях «№», «Код магазина», «Магазин», «Дата», «Адрес», «ФИО директора», «E-mail». Такие заявки считаются не отгруженными и по ним есть возможность вносить изменения и удалять с помощью кнопок «Изменить» и «Удалить».

После ввода номера заявки, пользователю необходимо ввести данные заявки по товару. При нажатии на кнопку «Добавить» открывается окно с товаром в заявке, изображенное на рисунке 25.

Рисунок 25 — Окно информации о заявке В данном окне пользователь выбирает товар, по которому есть заявка и количество товара в заявке. При нажатии на кнопку «Готово» введенная информация по товару в заявке отображается в главном окне программы (рисунок 21) в полях состава заявки. У пользователей также есть возможность вносить изменения по составу не отгруженной заявки с помощью кнопок «Изменить» и «Удалить».

Для отгрузки, пользователю необходимо «Сформировать отгрузку», при этом в информации по заявке заполняется номер расходной накладной и в составе заявки заполняется поле к отгрузке, по следующему алгоритму:

— если товар в нужном количестве есть на складе, поле заполняется введенным пользователем значением;

— если товара в нужном количестве не хватает на складе, заполняется значением максимального количества на складе;

— если в ближайшее время ожидается приход от поставщика по данному товару, пользователь может отложить формирование отгрузки, а после прихода можно заново сформировать заявку, при этом автоматически пересчитывается количество товара в заявке.

Если пользователь попытается сформировать отгрузку или оформить отгрузку по уже отгруженной заявке, выдается сообщение «Товар по заявке уже отгружен».

Для отгрузки по заявке необходимо нажать кнопку «Оформить отгрузку», при этом в базу в качестве даты отгрузки автоматически заносится текущая дата и необходимая информация выводится в форму Microsoft Excel для последующей распечатки и отправки на магазин. Такая заявка считается отгруженной и вносить изменения в заявку и состав заявки пользователь не может. При попытке пользователем ввести изменение в заявку, выдается сообщение «Заявка удовлетворена, изменение невозможно». Также, если пользователь попытается внести изменение в состав отгруженной заявки, выдается сообщение «Товар по заявке отгружен, редактирование невозможно».

С помощью пункта меню «Отчеты» имеется возможность отчетную информацию. Имеется три вида отчетов: по поставщикам, по магазинам и движение товара.

При выборе пункта «По поставщикам» меню «Отчеты», появляется окно, изображенное на рисунке 26, в котором можно получить информацию о том, сколько какой продукции и на какую сумму было поставлено различными поставщиками в течение указанного периода.

Рисунок 26 — Отчет по поставщикам

При необходимости имеется возможность выбрать даты начала и конца периода, а также вывести отображенную в таблице информацию в приложение Excel для последующей печати или сохранения. Форма результирующего отчета приведена в приложении Д.

При выборе пункта «По магазинам» меню «Отчеты», появляется окно, изображенное на рисунке 27, в котором можно получить информацию о том, сколько какой продукции и на какую сумму было отгружено магазинам в течение указанного периода.

Рисунок 27 — Отчет по магазинам Имеется возможность выбрать даты начала и конца периода, а также вывести отображенную в таблице информацию в приложение Excel для последующей печати или сохранения. Форма результирующего отчета приведена в приложении Е.

При выборе пункта «Движение товара» меню «Отчеты», появляется окно, изображенное на рисунке 28, в котором можно получить информацию по каждому товару: количество поступившего и отгруженного в магазины, а также суммы в течение указанного периода.

Рисунок 28 — Отчет о движении товара Имеется возможность выбрать даты начала и конца периода, а также вывести отображенную в таблице информацию в приложение Excel для последующей печати или сохранения. Форма результирующего отчета приведена в приложении Ж.

Заключение

В результате выполнения дипломной работы решены следующие задачи:

— исследована предметная область — задача складского учета и проблема ее автоматизации;

— разработана база данных для хранения, как справочной, так и предметной информации, необходимой для автоматизации работы склада;

— разработан программный продукт, предоставляющий удобный интерфейс пользователю.

Разработанная программная система позволяет хранить информацию о заявках, принятых от магазинов, наличии необходимого количества товара на складе, автоматически формировать заказы поставщикам на доставку недостающего товара. Также система позволяет автоматизировать процесс приемки товара от поставщика и его отгрузки в структурные подразделения — магазины.

Использование автоматизированной системы складского учета позволит увеличить производительность труда сотрудников и рабочих склада, исключить ошибки и повысить эффективность и оперативность осуществления основных складских операций: заказа, приемки и отгрузки товара.

Список использованных источников

1. Костров А. В. Основы информационного менеджмента. — М.: Финансы и статистика, 2003;105с.

2. Макарьева В. И. Учет материально-производственных запасов. — М.: Наука, 2002. — 235 с.

3. Сайт «Бланкер.ру» — архив бланков.

4. Сайт по автоматизации складского учета «МойСклад».

5. Земсков В. В. Учет недостач, обнаруженных при приемке материалов. — Главбух, 2002. — 150 с.

6. Карзаева Н. Н. Учет транспортно-заготовительных расходов. — Бухгалтерский учет, 2002. -210с.

7. Коновалова И. Р. Учет поступления материалов. — Бухгалтерский учет, 2002. 220 с.

8. Семенова Ю. С. Транспортно-заготовительные расходы. — Главбух, 2003. — 280 с.

9. Федотов А. В. Как учесть материалы, поступившие без документов. — Главбух, 2002. — 190 с.

10. Ковязин А. Н., Востриков С. М. Мир InterBase. Архитектура, администрирование и разработка приложений баз данных в InterBaes, FireBird, Yaffil.- Издательство «Питер», 2005. 496 с.

11. 14 Фаронов В. Программирование баз данных в Delphi 7. Учебный курс. — Издательство «Питер», 2005. 458с.

12. Фаронов В. Система программирования Delphi.- Издательство «БХВ-Петербург», 2004. 888 с.

13. Архангельский А. Я. Программирование Delphi 7. — Издательство «Бином», 2003. 1152 с.

14. Подколзин В. В. СУБД Borland Interbase: структуры языка, методы доступа к данным в ИСВП Borland Delphi. Краснодар, 2004.

15. Подколзин В. В., Добровольская Н. Ю. Создание трехзвенных структур доступа к данным в ИСВП Borland Delphi: Краснодар, 2007.

16. Сайт «BizEducation» статья о выборе программ складской логистики.

17. Сайт по программе складского учета 1C WMS Логистика. Управления складом.

18. Сайт по программе складского учета Мой склад.

Приложение А

Счет — фактура

Приложение Б

Товарная накладная

Приложение В

Возвратный акт

Приложение Г

Заказ

Приложение Д

Отчет по поставщикам

Приложение Е

Отчет по магазинам

Приложение Ж

Отчет о движении товара