Помощь в написании студенческих работ
Антистрессовый сервис

Описание преимуществ и недостатков существующей ИТ-системы компании

Дипломная: Описание преимуществ и недостатков существующей ИТ-системы компании
ДипломнаяПомощь в написанииУзнать стоимостьмоей работы

Работа хотя бы с частью документов в электронном виде позволяет существенно сократить затраты организации на бумагу, расходные материалы, снизить затраты на приобретение и обновление копировальной техники, сократить затраты на содержание огромных архивов бумажных документов. Согласно различным исследованиям, сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов не меньше 60% своего рабочего… Читать ещё >

Описание преимуществ и недостатков существующей ИТ-системы компании (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

Содержание

  • ВВЕДЕНИЕ
  • РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ ПОСТАВЛЕННОЙ ЗАДАЧИ
    • 1. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ И ОБЗОР СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД)
    • 1. 2. СТАНДАРТЫ И ЭТАПЫ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ
  • РАЗДЕЛ 2. АНАЛИЗ ТЕКУЩЕГО РАЗВИТИЯ ФИРМЫ
    • 2. 1. ТЕКУЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
    • 2. 2. ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И ИХ МОДЕЛИРОВАНИЕ
  • РАЗДЕЛ 3. ВЫБОР СЭД
    • 3. 1. КРИТЕРИИ ВЫБОРА СЭД
  • РАЗДЕЛ 4. РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ
    • 4. 1. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
    • 4. 2. ПЛАН-ГРАФИК РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ СЭД «БОСС-РЕФЕРЕНТ» НА ПРЕДПРИЯТИИ
  • РАЗДЕЛ 5. ОСНОВНЫЕ
  • ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОВЕДЕННЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ
    • 5. 1. ВЫВОДЫ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ИССЛЕДОВАНИЙ
    • 5. 2. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОВЕДЕННЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ
  • ЗАКЛЮЧЕНИЕ
  • БИБЛИОГРАФИЯ

Автор является руководителем IT-компании, занимающейся продажей программного обеспечения техническим облуживанием компьютерных сетей малых организаций, различными услугами в области информационных технологий.

Рост и развитие компании связаны с постоянным ростом объёма информации и документооборота, увеличением числа рабочих мест и бизнес-функций, организацией новых филиалов и возникновением территориально распределённых организационных структур. Это требует развития информационных технологий, ускоряющих все управленческие процессы, автоматизирующие бизнес и, в первую очередь, документооборот.

Согласно различным исследованиям, сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов не меньше 60% своего рабочего времени. При этом одна пятая рабочего времени уходит на поиск и ожидание документов, а одна десятая — на передачу документов между подразделениями.

Работа хотя бы с частью документов в электронном виде позволяет существенно сократить затраты организации на бумагу, расходные материалы, снизить затраты на приобретение и обновление копировальной техники, сократить затраты на содержание огромных архивов бумажных документов.

Безусловно, можно работать и без специальной системы электронного документооборота (СЭД), используя на предприятии стандартный набор офисных приложений (текстовый и табличные редакторы, электронную почту). С их помощью можно создавать, учитывать, пересылать файлы с документами. Но, к сожалению, при такой работе возникает ряд проблем, связанных с организацией документооборота:

1) Нет единого информационного пространства, отсутствуют автоматизированные корпоративные справочники, за исключением одинаковых адресных книг, содержащих адреса электронной почты сотрудников;

2) Структурные подразделения организации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов;

3) Регистрация документов проводится вручную и часто дублируется в каждом структурном подразделении. При этом используются какие-либо таблицы или списки;

4) Маршрутизация документов не автоматизирована. Документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем, что затрудняет соблюдение регламентов, принятых в организации (особенно при согласовании документов);

5) Затруднено проведение контроля за своевременным исполнением документа. Напомнить о документе при этом можно только дополнительным письмом, отправленным вручную, или позвонив по телефону;

6) Невозможно осуществить автоматизированный поиск документов;

7) Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.

Показать весь текст

Список литературы

  1. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007
  2. ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
  3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
  4. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ О персональных данных.
  5. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г «О коммерческой тайне»
  6. Федеральный закон от 20.02.95 N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»
  7. , В.Э. 2006 год — год электронного документооборота [Текст] / В. Э. Баласанян, Е. В. Губернская // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2006. — № 3. — С. 78 — 81.
  8. , В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту [Текст] / В. Э. Баласанян // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2003. — № 4. — С. 15 — 18.
  9. А. И. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учеб. — практ. пособие/ А. П. Вершинин. — М.: Городец — издат, 2005. — 247 с.
  10. , С.К. Опыт реформирования системы документационного обеспечения Минэкономразвития РФ [Текст] / С. К. Кузнецов // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2003. — № 10. — С. 72 — 78.
  11. , Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) [Текст]: учебник для вузов / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. — 359 с.
  12. , М.В. Работа с электронными документами. Обзор исследований ВНИИДАД [Текст] / М. В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2006. — № 1. — С. 36 — 40.
  13. , М.В. Работа с электронными документами. Обзор исследований ВНИИДАД [Текст; окончание] / М. В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2006. — № 2. — С. 32 — 39.
  14. Н. Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet, защита: Учеб. пособие для вузов. — М.: ЮНИТИ — ДАНА, 2000 — 527 с.
  15. , В.Н. Информационные системы [Текст]: учебник для вузов / В. Н. Петров. — СПб.: Питер, 2002. — 688 с.
  16. , А.М. «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства»? [Текст] / А. М. Савельев // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2003. — № 1. — С. 17 — 22.
  17. Системы управления и информационные технологии: Межвузов. сб. науч. тр./ Воронеж. Гос. техн. ун — т; Науч. ред. С. Л. Подвальные. — Воронеж: Из-во Воронеж Гос. техн. ун — т., 2008. — 201 с.
  18. , В.А. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие / В. А. Спивак. — СПб.: Питер, 2003. — 208 с.: ил.
  19. , М.В. Документоведение и делопроизводство [Текст] / М. В. Стенюков. — М.: Приор-издат, 2006. — 176 с.
  20. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ, Ю. Л. Гагутин .- М.: Анкей: Экотрендз, 2009 .- (инженерная энциклопедия). — (технологии электронных коммуникаций). — 271 с.: ил.
  21. Электронные документы и архивы: теория и практика / Юмин И. Ф. // Оте. арх. — 2009.- № 3. — с. 109−112. — Рус.
  22. http://www.alldocs.ru
  23. http://www.edms.su
  24. www.sibintek.ru
  25. http://www.iteam.ru
Заполнить форму текущей работой

Сессия? Спокойно!