Организация работы с документами в муниципальных орган ах

Информация является исходным, первичным материалом для принятия управленческого решения. И чем она достовернее, тем более быстрой будет реакция на ситуацию и более эффективным воздействие на нее. Основное количество информации содержится в ее носителях — в документах общегосударственного, регионального и местного значения. Это Конституция России, федеральные и региональные законы, уставы, положения, инструкции, приказы, постановления, распоряжения, всевозможные нормы, акты, справки, документы служебной переписки, письма граждан, общественных и религиозных организаций, объединений и так далее. Госстандартом документ определен как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во вре-мени и пространстве». Документы могут быть получены различными способами: посредством писем, рисунков, графики (в том числе компьютерной), фотографии, звукои видеозаписи. Отображенная информация в документе может храниться, накапливаться, передаваться и многократно использоваться. То есть документ выполняет несколько функций.

В процессе управления документ является еще и доказательством исполнения того или иного управленческого решения. Иными словами, документ — это не только предмет труда, но и готовый продукт управленческого труда. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, по определению ГОСТ 6.10.1−88' составляет систему документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации на всей территории Российской Федерации с требованием к оформлению документов установлена Госстандартом России в ГОСТ Р 6.30−97.

Требования к документам, изложенным в этом ГОСТе, применяют при оформлении документов и систем документации и основываются на требованиях Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Любой документ состоит из элементов, так называемых реквизитов. ГОСТ Р 6.30−97 установил требования к оформлению и месту расположения 29 реквизитов. В некоторых документах часть реквизитов может отсутствовать. Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

Для унифицированных форм документов применяются два основных формата бланков документов по ГОСТ 9327: А4 — 210×297 мм и А5 — 148×210 мм. Допускается также АЗ — 297×420 и А6 — 150×148 мм. В случае составления документов от имени двух или более респондентов (совместный документ, например, двух муниципальных образований) они оформляются без бланка.