В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (рис. 1): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.
КАРТИНКА…
Рисунок 1. Эволюция форм документооборота
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме.
Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т. е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, «на машинных носителях» .
Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рис. 2.
Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).
Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.
1. Юридическая сила электронного документа
Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.
Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:
простота внесения изменений в документ;
возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
возможность использовать заранее заготовленные формы;
более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
экономия бумаги;
более высокая компактность архивов;
более простой контроль информационных потоков;
большая скорость поиска и извлечения информации;
возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Введение
электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).
