Анализ и пути совершенствования управления оборотными средствами на предприятии ООО «Минимаркет»

Введение

Глава 1. Информационные системы в экономике

1.1 Основные понятия информационных систем

1.2 Обзор информационных технологий управления

1.3 Этапы разработки информационной системы управления Глава 2. Анализ управления оборотными средствами на предприятии ООО «Минимаркет»

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

2.2 Анализ оборотных активов предприятия

2.3 Информационное обеспечение деятельности предприятия Заключение Список литературы

Сегодня информация является одним из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии — средством повышения производительности и эффективности работы людей. Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности.

Управление оборотными средствами имеет большое значение. Контроль за состоянием товарно-материальных запасов и дебиторской задолженности является необходимым условием успешной работы предприятия. Для быстро растущих компаний это особенно важно, так как вложения в активы такого рода могут быстро выйти из-под контроля.

Цель курсовой работы — провести анализ и предложить пути совершенствования управления оборотными средствами на предприятии ООО «Минимаркет».

В курсовой работе приведен обзор информационных технологий для различного типа предприятий — малых, средних, крупных; рассмотрены этапы проектирования информационной системы управления предприятием.

Во второй главе курсовой работы дана краткая характеристика рассматриваемого предприятия ООО «Минимаркет», приведены основные финансово-экономические показатели работы предприятия, показатели использования оборотных средств предприятия за три последних года; изучено имеющееся на предприятии информационное обеспечение — ведение информационной базы по закупленным и проданным товарам в программе Excel и предложен вариант автоматизации — проект базы данных Минимаркет.

Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение, список литературы.

Глава 1. Информационные системы в экономике

1.1 Основные понятия информационных систем

Информационные системы содержат информацию о значительных объектах, людях, местах внутри организации или окружающей среде.

Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую люди могут понимать и использовать.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, — это ввод, обработка и вывод. В процессе «ввода» фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения.

В процессе «обработки» этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии «ввода» обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться.

Информационные системы также нуждаются в «обратной связи», которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Программное обеспечение (ПО) — совокупность программ, позволяющая организовать решение задач на компьютере. ПО и архитектура машины образуют комплекс взаимосвязанных и разнообразных функциональных средств, определяющих способность решения того или иного класса задач.

Важнейшими классами ПО являются системное и специальное, представленное пакетами прикладных программ (ППП).

Системное программное обеспечение организует процесс обработки информации в компьютере. Главную его часть составляет операционная система (ОС). ОС и средства, расширяющие ее возможности, включают:

1) планировщики — программы, организующие распределение ресурсов вычислительной системы и связь с пользователем;

2) супервизор, который обеспечивает организацию процессов обработки программ на ПК;

3) сервисные обслуживающие программы, позволяющие рационально организовать процесс обработки программ (программных модулей).

Под модулем понимается функционально и конструктивно законченная программа. Для формирования единого программного модуля сложной структуры, состоящего из нескольких модулей, используется специальная программа — редактор связей. Программа-загрузчик обеспечивает размещение программных модулей в основной памяти компьютера. Программа-отладчик позволяет автоматизировать процесс отладки пользовательских программ.

Утилиты программы, позволяющие выполнять различные сервисные функции: перезапись (копирование) программ и файлов, вывод на печать, сортировку и упорядочение файлов. Средства контроля и диагностики обеспечивают автоматический поиск ошибок и проверку функционирования отдельных узлов машины.

Прикладное ПО предназначено для решения функциональных задач и работы пользователей. Пакеты прикладных программ — комплекс программ, предназначенных для решения определенного класса задач, для оснащения АРМ и решения функциональных комплексов ИС.

Программы экономического назначения широко используются в автоматизации учета в организациях. Практически все рутинные операции выполняются автоматически. Появляется возможность не только учитывать, отслеживать в режиме реального времени, но и прогнозировать ход производственных и управленческих процессов предприятия (организации).

Существует возможность комплексной автоматизации управления производственной, финансовой, хозяйственной деятельностью предприятия. При таком подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии, работники складов и другие.

Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д.

Информационные системы управления позволяют:

ѕ повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

ѕ обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

ѕ добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

ѕ согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

ѕ за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Автоматизированные информационные системы — человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.

Автоматические информационные системы характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

Информационная технология (ИT) — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Основная цель автоматизированной информационной технологии—получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

В настоящее время существует обширный рынок систем, автоматизирующих управленческие процедуры на предприятии. Наиболее распространены программы автоматизации общего назначения, не учитывающие специфику конкретных отраслей производства на программном рынке. Предлагаются комплексы ППП для малых, средних, больших предприятий, предназначенные для торговли. Гораздо менее разработан сектор программ для промышленных предприятий.

Основными требованиями, предъявляемыми к таким программам, являются возможность анализа данных и применение результатов проведенного анализа при принятии управленческих решений. Получают распространение программы для автоматизации предприятий с высокой степенью специализации. Большая часть ресурсов фирм-разработчиков вкладывается в создание все более совершенных программных продуктов, причем нередко фирма сосредоточивается на развитии только одной целевой программы.

Но любая программная система, претендующая на комплексное решение задачи управления предприятием, независимо от полноты реализованной функциональности, нуждается в связи с внешним миромдругими программами и программными системами. Функции, специфичные для отдельных предприятий, взаимодействие с унаследованными программами, специфические способы представления информациивот области, где может потребоваться взаимодействие различных программ.

Например, руководство предприятия нуждается в своевременном получении информации о текущем состоянии предприятия для выработки решений по управлению, но в процедурах принятия управленческих решений, кроме статистических данных, как правило, используются вероятностные распределения, экспертные оценки, целевые критерии и функциональные зависимости. Для обеспечения возможности сопоставления различных альтернативных вариантов, из которых предстоит сделать выбор, необходимо организовать хранилища данных, что достигается соответствующими программами.

Организационная структура подобного хранилища принципиально отличается от структуры базы данных информационной системы. При этом используются программы, реализующие анализ накопленных за длительное время данных для конкретных руководителей предприятия. Они решают самые различные задачи по управлению предприятием: менеджмента, маркетинга, бизнес-планов, планирования корпоративных ресурсов.

Рынок программ для управления предприятием благодаря высокому уровню конкуренции предоставляет потенциальным покупателям широкие возможности выбора. В первую очередь это касается рынка программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского учета, управления бизнес-процессами фирм и других направлений экономической деятельности.

1.2 Обзор информационных технологий управления

Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления, непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации. Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами:

* областью функционирования предприятия или организации;

* типом предприятия или организации;

* производственно-хозяйственной или иной деятельностью;

* принятой моделью управления организацией или предприятием;

* новыми задачами в управлении;

* существующей информационной инфраструктурой и т. д.

Частью общего управления финансами являются автоматизированные системы управления (АСУ), базирующиеся на использовании экономико-математических методов и электронно-вычислительной техники. Перестройка управления финансами расширяет возможности применения АСУ, повышает качество принимаемых решений по управлению финансами на различных уровнях. При этом АСУ создаются не рядом и не параллельно с действующей системой управления финансами, а как ее органическая часть. Сегодня АСУ становится неотъемлемым элементом структуры финансовых органов, других структур управления финансами, способствует лучшему, более эффективному функционированию финансов.

Реализация мер по активизации финансового механизма и его составных частей невозможно без АСУ. Это особенно необходимо в условиях перехода к рыночным отношениям, когда изменяется характер информации и ее объем. Поскольку система финансовых органов перерабатывает большой поток информации, меняющийся от командной к информационно — аналитической, то возрастание управленческих процессов, несмотря на рост численности управленцев, ведет к тому, что они не успевают своевременно вырабатывать и проводить в жизнь управленческие решения, пользуясь старыми методами и техническими средствами.

При принятии управленческих решений, касающихся финансов, необходимо иметь достоверную информацию об управляемом объекте (прибыли, оборотных средствах, амортизации и другие), тенденциях его развития, влиянии принимаемого решения на перспективу развития этого объекта.

Компетентное управление финансами работниками финансовых органов невозможно без их информационного обслуживания на основе применения автоматизированных систем финансовых расчетов (АСФР), управления финансами (АСУФ). АСУ финансами — это совокупность экономических и математических методов, электронно-вычислительной техники, оргтехники и современных средств связи.

Применение информационных технологий повышает эффективность аналитической работы. Это достигается за счет сокращения сроков проведения анализа; более полного учета влияния на результаты хозяйственной деятельности и охвата факторов; замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями; постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически не выполнимых вручную и традиционными методами.

Новые возможности анализа обусловлены исключительными возможностями ЭВМ: высокой производительностью, надежностью, простотой обслуживания и эксплуатации, гибкостью и автономностью использования, наличием развитого программного обеспечения, диалоговым режимом работы и др., а также низкой стоимостью расчетов.

Управление финансами подразумевает ведение Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет движения основных и оборотных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности.

Наиболее популярной на российском рынке является корпоративная система управления финансами компании «Инфософт». В данную корпоративную информационную систему входят модули «бухгалтерский учет и отчетность», «технико-экономическое планирование», «анализ финансово-хозяйственной деятельности». Также большой сегмент рынка занимает компания «1C Бухгалтерия».

По теме курсовой работы наибольший интерес вызывает подсистема «Снабжение и закупки» фирмы Инфософт, предназначенная для автоматизации процессов управления материально-техническим снабжением предприятия. Выделяются следующие основные задачи: планирование и учет выполнения снабженческо-закупочных операций, учет остатков и движения материальных ценностей.

В рамках подсистемы осуществляется обработка поступающих заказов-заявок от подразделений на закупку материалов с учетом наличия на складах, производится выбор поставщика материалов, поддерживается ведение договоров с поставщиками, производится распределение и резервирование поступающих материалов по заказам-заявкам от подразделений.

Реализуются различные цепочки бизнес-логики по закупкам материалов и комплектующих под производственную программу и на внутреннее потребление. Отслеживается оплата и сроки поставок по договорам. Составляются и отслеживаются графики поступления товарно-материальных ценностей, графики оплаты договоров и контрактов. Поддерживается ведение цен поставщиков и других характеристик, позволяющих проводить выбор поставщика, осуществляется анализ издержек на закупку.

Осуществляется выполнение следующих функций:

ѕ Расчет потребности предприятия в материальных ценностях (по заявкам подразделений);

ѕ Контроль наличия и страховых запасов материальных ценностей на складах;

ѕ Формирование планов закупок материальных ценностей;

ѕ Возможность определения взаимозаменяемых материалов (прототипов);

ѕ Выбор поставщиков на основе анализа по заданным параметрам (надежность поставок, цена и качество продукции, сроки выполнения заказа);

ѕ Регистрация и учет оплаты счетов (входящих);

ѕ Контроль поставок материальных ценностей;

ѕ Контроль ведения взаиморасчетов с поставщиками;

ѕ Контроллинг движения материалов по различным этапам бизнес -логики (заявлено подразделениями, заказано у поставщиков, принятые поставщиками заказы, оплаченные заказы, заказы в пути, поступившие на склад, зарезервированные за подразделениями и т. п.);

ѕ Установка лимитов отпуска материальных ценностей в подразделения и контроль отпуска по лимитам.

Достоинствами программного модуля являются:

ѕ Возможность настройки на условия предприятия любого типа, произвольные цепочки бизнес — логики;

ѕ Возможность количественного учета в произвольном количестве соизмеримых и двух несоизмеримых единицах измерения;

ѕ Работа в едином нормативно-справочном и документарном пространстве с другими программными модулями (планирование производственных ресурсов, бухгалтерский учет);

ѕ Возможность быстрого создания простейших экранных форм, связанных с плановой, планово-учетной и учетной информацией.

Сегодня возникает необходимость применения современных технологий для выполнения процесса с наибольшей скоростью, наименьшими затратами и максимальной эффективностью. Для этого применяются средства автоматизации.

Рассмотрим систему автоматизации бизнес-процессов Workflow, стандартизацией в области Workflow занимается компания Workflow Management Coalition. Workflow — это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил. Workflow — в дословном переводе с английского означает поток работ /операций.

«Поток работ — это упорядоченное во времени множество заданий, которые получают сотрудники и которые обрабатываются ими вручную или с помощью средств автоматизации, но в той последовательности и в рамках тех правил, которые определены для данного бизнес-процесса» — такое определение дает Международная коалиция Workflow.

По сути своей workflow это технология эффективного управления и мониторинга процессов деятельности, которые называют бизнес-процессами предприятия. Бизнес-процесс — это одна или более связанных между собой процедур или операций (функций), которые совместно реализуют некую бизнес-задачу предприятия в рамках организационной функциональной или процессной структуры управления предприятием.

Бизнес-процесс обычно связан с операционными задачами и бизнес-отношениями, например, процесс обработки заявки клиента или процесс разработки нового изделия. Процесс может полностью осуществляться в пределах одного организационного подразделения, охватывать несколько подразделений в рамках организации или даже несколько различных организаций, как, например, в системе отношений «клиент-поставщик». Фактически бизнес-процесс объединяет (интегрирует) поток работ или функций, людей и оборудование (ресурсы), информацию, необходимую для принятия решений (знания), а также правила (управление) выполнения этих функций.

Соответственно системы workflow призваны автоматизировать бизнес-процессы и, следовательно, управлять ими. В этом их первоочередная задача. Таким образом, системы workflow автоматизируют процессы, а не функции. Появление соответствующего программного обеспечения workflow — это реакция рынка ИКТ на внедрение новых принципов в управление предприятиями и изменение системы управления от функционально-ориентированной в направлении процессной ориентации.

При процессном подходе менеджмент предприятий основное внимание уделяет именно правилам и взаимодействиям участников процесса, так как эти аспекты являются основными факторами потерь при функционально-ориентированной системе управления. Необходимость в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса привели к идее создания систем класса workflow.

Кроме Workflow, существуют еще технологии Groupware и системы управления документами (СУД). Необходимо понимать, что это не одно и то же. СУД — это самое узкое из приведенных понятий, которое подразумевает управление только документами, а это еще не все процессы компании. Основное отличие СУД от Workflow — в большей ориентированности на документ. Практически все СУД содержат большое количество функций для работы с документами, которые есть далеко не во всех системах Workflow. Например, поиск документа по ключевым словам. В системах Workflow документ является лишь одним из объектов в процессе. Существуют системы Workflow, обладающие полным функционалом систем управления документооборотом. Одной из характерных черт систем автоматизации Workflow является графический построитель процессов.

Под Groupware понимают системы организации групповой работы. Это более широкое понятие, чем Workflow. Системы Groupware могут включать в себя Workflow как составную часть. При этом термин Groupwareнаименее определенная категория, и такие системы могут включать различный функционал, в общем отражающий организацию групповую работы.

Относительно недавно, с начала 90-х годов прошлого века на Российском рынке появились интегрированные информационные системы управления промышленными предприятиями. Основным назначением ERP систем является автоматизация процессов планирования, учета и управления по основным направлениям деятельности предприятия и поэтому Enterprise Resources Planning systems — Системы Планирования Ресурсов Предприятия в общих чертах можно рассматривать как интегрированную совокупность следующих основных подсистем: Управление финансами; Управление материальными потоками; Управление производством; Управление проектами; Управление сервисным обслуживанием; Управление качеством; Управление персоналом.

Приведенная последовательность функциональных подсистем не претендует на полноту и отражает основные направления деятельности предприятия. Каждая из перечисленных подсистем может включать в себя функциональные блоки, которые также могут быть оформлены в виде отдельных подсистем.

Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами: областью функционирования и типом предприятия, принятой моделью управления, новыми задачами в управлении, существующей информационной инфраструктурой и т. д.

Для четкого и слаженного функционирования крупных предприятий и организаций основная часть инструментальных средств автоматизированной информационной технологии может быть построена в виде информационной модели, отражающей экономические процессы в корпоративных системах управления.

Организация решения основных задач по обработке информации и управлению крупной фирмой или корпорацией основывается на организации общего информационного пространства и корпоративного автоматизированного хранилища данных. Цель и характер деятельности предприятий и организаций определяют его информационную систему и автоматизацию его информационной технологии, а также вид обрабатываемого и проводимого информационного продукта, на основе которого принимаются оптимальные управленческие решения.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования ИТ в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий, основанных на программно-аппаратном комплексе информационной технологии.

1.3 Этапы разработки информационной системы управления

информационный технология оборотный актив

Для принятия эффективного решения при разработке информационной системы управления необходимо выполнить ряд работ, складывающихся из отдельных этапов, процедур и операций. Среди многочисленных подходов к решению задачи принятия решения выделим трехэтапную модель Г. Саймона, являющуюся основой для реализации большинства известных на сегодня технологий.

На первом этапе применяются в основном неформальные методы для того, чтобы:

1) сформулировать проблему;

2) выявить цель;

3) сформулировать критерий оценки принятия решений.

На втором этане формирования решений происходит поиск различных вариантов — альтернатив. Варианты могут отыскиваться в различных формах и шкалах измерений (действия, состояния, маршруты, стоимости и т. д.). Варианты, как правило, задаются либо перечислением, если таковых не очень много, либо описанием их свойств. Генерация вариантов решений в большинстве случаев выполняется либо с помощью различного рода аналитических моделей, либо с помощью баз знаний экспертных систем.

На третьем этапе согласно сформулированному на втором этапе критерию выбора происходят сопоставление, оценка и выбор решения. Все методы оценки вариантов можно разделить на две группы:

* методы, используемые в условиях определенности;

* методы, используемые в условиях риска.

Простейшим методом оценки, используемым в условиях определенности, является оценка с помощью таблицы «Стоимостьэффективность». Критерием выбора в данном случае выступает максимальный доход на единицу издержек. Метод требует расчета общих издержек и общих доходов по каждому из вариантов.

Этапами проектирования информационной системы при наличии программной оболочки являются:

1. Описание предметной области, целей создания системы и выполнение постановки задачи.

2. Составление словаря системы.

3. Разработка базы знаний и базы данных.

4. Внедрение системы.

Рассмотрим перечисленные этапы более подробно.

Этап 1. Описание предметной области, целей создания системы и выполнение постановки задачи Описание должно отражать специфику предметной области в нескольких формах. Первая из них — это текстовое представление содержания процессов, объектов и связей между ними.

Вторая форма описания (она также обязательна) представляет собой графическое представление дерева целей, стоящих перед пользователем, или дерева И-ИЛИ. Если создается дерево целей, то главным является правильное указание важности каждой из подцелей, если дерево И-ИЛИ, то — коэффициенты определенности правил и условий к ним.

Постановка всякой задачи предполагает указание результатов функционирования системы, исходных данных, а также общее описание процедур, формул и алгоритмов преобразования исходных данных в результирующие данные.

Исходные данные, как правило, находятся в различного рода бухгалтерской документации, статистических сводках, биржевых бюллетенях и т. д. Необходимо составить таблицу с перечнем всех используемых документов, показателей и их координат месторасположения в документах.

В результате в постановке задачи должно быть отражено следующее:

* сформулированные цели принятия решений или гипотезы, доказательством достоверности которых должна заниматься система;

* перечень исходных данных, ввод которых осуществляется непосредственно перед началом запуска системы;

* перечень данных, которые следует использовать для поддержки (корректировки) постоянной информации, находящейся на машинных носителях (нормативы, коэффициенты, ставки, проценты, справочная информация);

* перечень расчетных формул, используемых в дереве целей (зависимости между показателями и формулы расчета их приростов);

* реляционные выражения, необходимые для вывода заключений из терминальных вершин сети вывода правил.

Этап 2. Составление словаря системы Словарь системы — это набор слов, фраз, кодов, наименований, используемых разработчиком для обозначения условий, целей, заключений и гипотез. Благодаря словарю пользователь понимает результаты работы системы. Составление словаря — важная работа, ибо четко сформулированные условия и ответы резко повышают эффективность эксплуатации системы.

Этап 3. Разработка базы знаний и базы данных База знаний, как правило, состоит из двух компонентов: дерева целей с расчетными формулами и базы правил (сеть вывода). База правил создается на основании графа целей и сформулированных ранее гипотез. Главное внимание здесь уделяется коэффициентам определенности исходных условий и правил их обработки. Коэффициенты указываются только совместно с разработчиком.

Базы данных создаются в том случае, если объем исходной информации, применяемой для расчетов, значителен. Базы данных могут использоваться не только для расчетов, но и для выполнения логических операций.

В результате выполнения данного этапа получают:

* текстовое представление правил вывода в форме ЕСЛИ-ТО;

* графическое представление сети вывода гипотез или заключений;

* графическое описание дерева целей;

* табличное описание баз данных и используемых расчетных операций.

Этап 4. Внедрение На последнем этапе по разработанной схеме проверяется и оценивается правильность работы системы. Устанавливаются контрольные результаты, которые затем сравниваются с полученными в процессе запуска системы. Проверяются также промежуточные расчеты с помощью блока, отвечающего на вопросы как и почему.

Глава 2. Анализ управления оборотными средствами на предприятии ООО «Минимаркет»

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

Предприятие ООО «Минимаркет» создано по решению общего собрания участников общества 5 октября 2005 года, в соответствии с Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», с целью ведения предпринимательской деятельности и получения прибыли.

ООО «Минимаркет» является юридическим лицом, действует на основании Устава и Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и в соответствии с Гражданским кодексом РФ.

Основными видами деятельности ООО «Минимаркет» являются:

— оптовая и розничная торговля, в т. ч. пищевыми продуктами, табачными изделиями, парфюмерными и косметическими товарами;

— оптовая и розничная торговля прочими непродовольственными и потребительскими товарами;

Уставный капитал ООО «Минимаркет» полностью состоит из номинальной стоимости долей участников общества, которые отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков, связанных с деятельностью предприятия, в пределах стоимости внесенного им вклада. Величина Уставного капитала составляет 200 000 руб. и полностью внесена.

ООО «Минимаркет» имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, а также может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Высшим органом ООО «Минимаркет» является его единственный участник — учредитель.

Таблица 1. Основные экономические показатели деятельности ООО «Минимаркет» за 2010;2012 гг.

Анализируя экономические показатели деятельности предприятия, можно сделать следующие выводы:

— за весь исследуемый период прослеживалась положительная динамика основных экономических показателей, в целом выручка предприятия выросла за три года на 36 980 тыс. руб., а себестоимостьна 29 540 тыс. руб., что свидетельствует о снижении затратоемкости продукции;

— динамика прибыли предприятия также заслуживает положительной оценки: если в 2010 г. финансовым результатом деятельности ООО «Минимаркет» была прибыль 273 тыс. руб., то в 2012 г. прибыль увеличилась почти в два раза и достигла значения 468 тыс. руб.;

— при этом уровень рентабельности хозяйственной деятельности в 2012 г. составил 0,35% по сравнению с 0,28% в 2010 г.

Из анализа следует, что у предприятия ООО «Минимаркет» достаточно стабильные темпы роста выручки и прибыли, его финансовое состояние оценивается, как более чем устойчивое. Общество способно функционировать и развиваться, сохранять равновесие своих активов и пассивов в изменяющейся внутренней и внешней среде.

2.2 Анализ оборотных активов предприятия

Оборотные средства и политика в отношении управления этими активами важны, прежде всего, с позиции обеспечения непрерывности и эффективности текущей деятельности предприятия. В качестве основных компонентов оборотного капитала рассматриваются следующие составляющие:

— производственные запасы предприятия, которые в свою очередь включают: сырье и материалы, незавершенное производство, готовую продукцию и прочие запасы. Так как предприятие вкладывает свои средства в образование запасов, то издержки хранения запасов связаны не только со складскими расходами, но и с риском порчи и устаревания товаров;

— дебиторская задолженность. Когда предприятие реализует свою продукцию покупателям, это не означает, что оплата будет произведена немедленно. Неоплаченные счета за поставленную продукцию и составляют большую часть дебиторской задолженности. Специфическим элементом дебиторской задолженности являются векселя к получению, которые по существу представляют собой ценные бумаги;

— денежные средства и их эквиваленты. Денежные средства представлены деньгами предприятия на счетах в банке и в кассе предприятия, а эквиваленты — ликвидные краткосрочные финансовые вложения, в том числе ценные бумаги других предприятий, государственные казначейские билеты, государственные облигации и другие ценные бумаги, выпущенные местными органами власти.

В производственном процессе предприятия оборотные средства состоят из фондов обращения (см. таблицу 2). Производственных фондов у ООО «Минимаркет» нет.

Таблица 2. Показатели состава и структуры оборотных средств ООО «Минимаркет»" в 2010 — 2012 гг.

Таким образом, в 2012 г. по сравнению с 2010 г. на 25,07% увеличились фонды обращения, что связано в первую очередь с ростом дебиторской задолженности на 25,6% и готовой продукции на 28,66%. Однако произошло снижение суммы денежных средств почти в два раза. Рост прочих задолженности покупателей и суммы товаров указывает на увеличение длительности оборота запасов в кругообороте капитала.

Собственные средства (таблица 3) в период с 2010 по 2012 гг. занимают наибольший удельный вес в структуре всех источников финансирования оборотных фондов (более 50%), что говорит о финансовой независимости предприятия.

Следует также отметить, что в 2012 году по сравнению с 2010 годом, в 17 раз вырос показатель заемных источников. Но это все же положительно влияет на конечный результат предприятия. В целом за данный период времени сумма обязательств у предприятия увеличилась на 38,2% и составила в 2012 году 270 050 тыс. руб.

Таблица 3. Анализ состава и структуры источников средств ООО «Минимаркет»" в 2010 — 2012 гг., тыс. руб.

Показатели эффективности использования оборотных фондов ООО «Минимаркет»" в 2010 — 2012 гг. приведены в таблице 4.

Таблица 4. Показатели эффективности использования оборотных фондов ООО «Минимаркет»" в 2010 — 2012 гг.

Из таблицы 4 следует, что рост длительности оборачиваемости оборотных средств (составил увеличение на 3 дня) говорит о замедлении кругооборота оборотных средств. В 2012 г. по сравнению с 2010 г. на 20% снизилась оборачиваемость дебиторской задолженности, что привело к увеличению длительности ее погашения в 2012 г. до 29 дней.

Оборачиваемость в днях (длительность одного оборота) по формуле:

О = С: (Т/Д) Чем быстрее происходит этот процесс, тем меньше сумма оборотных средств требуется для обеспечения нормальной производственной деятельности. Ускорение оборачиваемости оборотных средств является одним из показателей эффективности хозяйственной деятельности, отрасли промышленности или отдельного предприятия. Уменьшение длительности одного оборота свидетельствует об улучшении использования оборотных средств. Ускорение оборачиваемости оборотных средств позволяет экономить фонд накопления национального дохода и увеличить фонд потребления.

При ускорении оборачиваемости оборотных средств достигается:

а) увеличение объёма реализации продукции;

б) улучшение и ускорение снабжения товарами и другими необходимыми материалами;

в) улучшение всех качественных показателей деятельности

предприятия;

г) мобилизация внутрипроизводственных резервов, высвобождение из оборота оборотных средств;

д) сокращение непроизводственных потерь времени в использовании оборудования.

Улучшение использования оборотных средств в производственном цикле во многом зависит от снижения затрат материальных ресурсов на каждую единицу производимой продукции, от устранения потерь при добыче, транспортировке и хранении материальных ресурсов.

Скорость оборота средств — это комплексный показатель организационно-технического уровня производственно-хозяйственной деятельности. Увеличение числа оборотов достигается за счет сокращения времени обращения. Сокращение времени обращения достигается улучшением прямых межхозяйственных связей, ускорением перевозок, документооборота и расчетов.

Коэффициент автономии характеризует независимость финансового состояния предприятия от заемных источников средств. Он показывает долю собственных средств в общей сумме источников:

Ка = М/ И где Ка — коэффициент автономии; М — собственные средства, тыс. руб.; И — общая сумма источников, тыс.руб.

Минимальное значение коэффициента автономии принимается равным 0,6. Коэффициент автономии ООО «Минимаркет» в 2012 г.:

Ка = 145 850/270050 = 0,54.

Значение коэффициента автономии меньше минимально допустимого значения, но все-таки достаточно высоко, а значит, все обязательства предприятия могут быть покрыты его собственными средствами.

Коэффициент устойчивости представляет собой соотношение собственных и заемных средств:

Ку= М/(К+3)

где Ку — коэффициент финансовой устойчивости, М — собственные средства, тыс. руб., К — заемные средства, тыс. руб., З — кредиторская задолженность и другие пассивы, тыс.руб.

Коэффициент устойчивости ООО «Минимаркет» в 2012 г. составил:

Ку = 145 850/124200 = 1,17.

Превышение собственных средств над заемными означает, что предприятие обладает достаточным запасом финансовой устойчивости и относительно независимо от внешних источников.

2.3 Информационное обеспечение деятельности предприятия

В настоящее время наибольшее развитие получил малый бизнес. Причем, успешность его коммерческой деятельности определяет уже не столько размер самой организации, сколько развитая система общения с партнерами по бизнесу в различных регионах мира. В малом бизнесе все более укореняется идея повышения конкурентоспособности за счет применения средств электронных коммуникаций и технологий. С этой целью разрабатываются различные программные продукты специально для компаний сферы малого бизнеса. Они позволяют вести полный и оперативный учет и анализ внутрихозяйственной деятельности, реализовывать электронный документооборот, необходимый для принятия управленческих решений, и выполнять следующие функции:

1) контроль и прогнозирование деятельности организации, определение вклада каждого сотрудника и обеспечение их взаимозаменяемости;

2) формирование бухгалтерских документов, исключение ошибок при их заполнении;

3) учет денежных средств на счетах и в кассе;

4) ведение бухгалтерского учета, интеграцию с бухгалтерскими программами и кассовыми аппаратами, ведение журнала работ;

5) автоматизацию работы отдела кадров с ведением табеля учета рабочего времени, формирование статистических форм отчетов; ведение справочников персонала и т. п.;

6) автоматизацию складских операций;

7) ведение списков фирм, клиентов и отслеживание истории взаимодействия с ними;

8) удобный и быстрый поиск справочной, юридической информации и т. д.

На предприятии ООО «Минимаркет» используется программа Microsoft Excel для ввода, хранения данных о завезенных товарах. Бухгалтер вводит ежедневно данные и производит расчет себестоимости каждого вида товара (цена закупа, умноженная на количество привезенного товара) и потенциальной выручки по каждому товару (цена продажи, умноженная на количество привезенного товара). В конце месяца данные за каждый день завоза товара суммируются и отражаются на листе месячных данных, которые в свою очередь суммируются по кварталам и за год.

Таким образом, бухгалтер и директор минимаркета могут прослеживать изменения товарооборота по месяцам, кварталам и годам. Также по этим данным можно определить, какие товары наиболее пользуются спросом.

Ввиду того, что ООО «Минимаркет» является малым предприятием, можно предложить такой вариант автоматизации процессов:

1) создать базу данных «Минимаркет», содержащую таблицы:

а) таблица «Закуп» содержит данные:

дата, наименование товара, количество закупленного товара, цена закупа, сумма закупа;

б) таблица «Продажа» содержит данные:

дата, наименование товара, количество проданного товара, цена продажи, сумма продажи;

в) таблица «Клиенты», содержащая информацию о клиентах, закупающих товар оптом:

код клиента, название фирмы-клиента, адрес местонахождения офиса компании — улица, дом, № офиса, номер телефона, факса, название банка, в котором у клиента имеется расчетный счет, № расчетного счета;

г) таблица «Поставщики», содержащая информацию о поставщиках:

код поставщика, название поставщика, адрес местонахождения офиса поставщика — город, улица, дом, номер офиса, номер телефона, факса, название банка, в котором обслуживается поставщик, номер расчетного счета поставщика;

д) таблица «Заказы» содержит информацию о заказах клиентов предприятия:

код клиента, наименование товаров, заказанных клиентами, количество заказанных товаров и дата;

е) таблица «Поставки» содержит информацию о поставках товаров поставщиками:

код поставщика, наименование товара, количество поставленного товара, дата поставки.

2) Установить связи между таблицами Закуп и Поставки по наименованию товара; между таблицами Продажа и Заказы по наименованию товара; между таблицами Клиенты и Заказы по коду клиента; между таблицами Поставщики и Поставки по коду поставщика.

3) На основании таблиц можно формировать запросы к базе данных:

— По данным таблиц Закуп и Продажа можно подсчитывать общую сумму закупа и общую сумму продажи за день, неделю, месяц, квартал, год. Данные за каждый месяц сохранять в базе данных для расчета квартальных и годовых показателей.

— По данным таблиц Заказы и Поставки возможен вывод обобщающей информации по заказанным и поставленным товарам определенных клиентов и поставщиков или по всем клиентам и поставщикам;

— По данным объема реализованной продукции и средним остаткам оборотных средств можно определить коэффициент оборачиваемости оборотных средств, коэффициент автономии, коэффициент устойчивости и оформить их в виде запроса к базе данных.

Оборачиваемость в днях (длительность одного оборота) по формуле:

О = С: (Т/Д) Коэффициент автономии рассчитывается:

Ка = М/ И где Ка — коэффициент автономии; М — собственные средства, тыс. руб.; И — общая сумма источников, тыс.руб.

Коэффициент устойчивости представляет собой соотношение собственных и заемных средств:

Ку= М/(К+3)

где Ку — коэффициент финансовой устойчивости, М — собственные средства, тыс. руб., К — заемные средства, тыс. руб., З — кредиторская задолженность и другие пассивы, тыс.руб.

Заключение

В первой главе курсовой работы приведен обзор информационных систем управления предприятием, изложены этапы проектирования информационной системы.

Во второй главе курсовой работы проведен анализ оборотных средств ООО «Минимаркет», фонды обращения в 2012 г. составили 12 196 тыс. руб.; коэффициент оборачиваемости оборотных средств составил в 2012 г. — 4,283; длительность оборота оборотных средств — 84 дня; рентабельность оборотных фондов — 60,7%. Коэффициент автономии ООО «Минимаркет» в 2012 г. принял значение 0,54, коэффициент финансовой устойчивости 1,17.

Ввиду того, что ООО «Минимаркет» является предприятием с небольшим товарооборотом, использование интегрированных информационных систем типа ERP-систем нецелесообразно из-за высокой стоимости информационных продуктов. Поэтому в работе предложено для предприятия создать базу данных «Минимаркет» для хранения информации о закупленных и проданных товарах, что позволит прослеживать спрос покупателей, рассчитывать остаток товаров и сумму выручки по каждому виду товара, еженедельную и ежемесячную прибыль магазина; для хранения информации о клиентах предприятия и их заказах, о поставщиках предприятия и их поставках, что позволит выводить информацию по каждому клиенту или поставщику либо обобщенную информацию по всем клиентам и поставщикам товаров. Также с помощью запросов к базе данных возможно будет производить расчет коэффициента оборачиваемости оборотных средств, оборачиваемости оборотных средств в днях, коэффициента автономии и коэффициента финансовой устойчивости предприятия.

1. Автоматизация процесса — Workflow. Консалтинговая компания — партнер «Взгляд Вашего Потребителя». http://www.regcons.ru/5-step-1−6.htm

2. Автоматизированные системы управления финансами. 28.11.2009. http://www.economica-upravlenie.ru/content/view/695/9/

3. Баканов М. И., Шеремет А. Д. Теория экономического анализа: Учебник. — 4-е изд., доп. и перераб. — М.: Финансы и статистика, 2004. — 416с.

4. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Краткий курс лекций. Елинова Г. Г. — Оренбург, 2004. С.7

5. Информационные технологии управления: Учебное пособие. М. В. Бастриков, О. П. Пономарев. — Калининград: Изд-во Ин-та КВШУ, 2005. 140 с.

6. Инфософт. Подсистема «Снабжение и закупки». http://infosoft.ru/index.php/flagman/item/16-snabzhenie-i-zakupki

7. Методические аспекты информатизации в управленческой деятельности. Учебное пособие под редакцией проф. Г. А. Титоренко. — М., 2011.

8. Нормирование оборотных средств. http://naparah.com/np/ekn/normirovanie-oborotnyx-sredstv.html

9. Оборотные средства. http://edu.nstu.ru/courses/econ/ecpr/demo/Charter3/Charter3.html

10. Оборотные средства предприятия. А. С. Паламарчук. Справочник экономиста, 2005, № 3.

11. Показатели оборачиваемости оборотных средств. http://rumanager.com/pokazateli-oborachivaemosti-oborotnyx-sredstv/

12. Ребрин Ю. И. Основы экономики и управления производством. Конспект лекций. — Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006. 145 с.

13. Роль информационного обеспечения в управлении компанией. Раздел Информационные системы. Б. Бармаков. Журнал Управление компанией, № 2, 2007.

14. Финансовая отчетность ООО «Минимаркет» за 2010;2012гг.

15. Финансы: Учебник для вузов/ Под ред. проф. Л. А. Дробоздиной. — М: ЮНИТИ, 2007.

16. Экономика предприятия. Конспект лекций. Юркова Т. И., Юрков С. В. 2010.

17. Экономика предприятия: Учебник под общей редакцией проф., д.э.н. А. И. Руденко. — Минск, 1995.

18. Экономика фирмы: Учебник для ВУЗов/ Под ред. проф. В. Я. Горфинкеля и проф. Е. А. Швандера. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. — 461с.