Анализ организационной структуры ООО «Артан»

• 1. Схема организационной структуры управления ООО «АРТАН»
• 2. Квалифицированно выделить подразделения и показать типы организационных связей
• 3. Тип организационной структуры управления
• 4. Соотнести подразделения и должностных лиц руководящего состава с высшим, средним и низовым уровнями управления
• 5. Охарактеризовать организационную структуру управления на предмет
• 6. Проанализировать организационную структуру управления на основе концепции организационного дизайна Г. Минцберга
• 7. Предложения по рационализации управленческой деятельности и оптимизации организационной структуры управления
• Список литературы

1. Схема организационной структуры управления ООО «АРТАН»

2. Квалифицированно выделить подразделения и показать типы организационных связей

Структура устанавливает взаимоотношения уровней управления и функциональных подразделений, которые позволяют наиболее эффективно достигать целей организации.

Образование структуры — это следствие разделения труда между специалистами разных его видов. Так, труд разделен между технологами, механиками, экономистами и др. При производстве любого продукта работа разделяется на многочисленные малые операции, что тоже представляет собой конкретную специализацию труда.

На предприятии «АРТАН» присутствует линейно-функциональная организационная структура управления. Схематично она представлена в первом параграфе.

Суть функциональной организованной структуры управления состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т. е. каждый руководитель или исполнитель специализирован на выполнении отдельных видов деятельности.

В «АРТАН» Совет директоров, возглавляемый Генеральным директором занимается общим руководством организации, отвечает за технику безопасности и охрану труда, определяет направления развития предприятия.

К компетенции Генерального директора Общества относятся все вопросы руководства текущей деятельностью Общества за исключением вопросов, отнесенных к компетенции Совета директоров.

Генеральный директор Общества без доверенности действует от имени Общества, в том числе, с учетом ограничений, предусмотренных действующим законодательством, настоящим Уставом и решениями Совета директоров Общества.

Генеральный директор отвечает за работу с кадрами, маркетинговой деятельностью. Финансовый директор ведет бухгалтерию, отвечает за экономические вопросы организации.

Техническая служба следит за инновациями в сфере производства климатического оборудования, разрабатывает свои, совершенствует технику производства и др.

Ведущий специалист, техническая служба и финансовый директор строго отвечают по своим обязательствам, у них в подчинении находятся менеджер по работе с клиентами и менеджер по работе с корпоративными клиентами.

Структура системы управления ООО «АРТАН» — упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Структура системы управления является формой разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение поставленных целей организации.

Элементами структуры являются отдельные работники и службы аппарата управления; отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые носят линейный и функциональный характер.

Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями, т. е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений.

Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Проектируемая организационная структура является линейно-функциональной. Основу линейно-функциональных структур составляет принцип построения и специализации управленческого процесса по функциональным подсистемам организации, по которым на каждом уровне управления формируются функциональные службы.

3. Тип организационной структуры управления

В ООО «АРТАН» присутствует линейно-функциональная организационная структура управления. Сущность ее заключается в том, что функциональное управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия рений в системе линейного управления.

Планирование позволяет поддерживать непрерывность и пропорциональность производства, способствует рациональному использованию материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Эффективная организация производственного процесса обеспечивает необходимое согласование всех элементов системы.

организационная структура управление связь

4. Соотнести подразделения и должностных лиц руководящего состава с высшим, средним и низовым уровнями управления

Количество сотрудников в ООО «АРТАН» состоит из 50 человек. Несмотря на то, что все руководители организации выполняют управленческие действия, нельзя сказать, что все они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Уровни управления можно представить в виде пирамиды.

Высший уровень управления организаций представлен председателем (Генеральный директор) Совета Директоров. Эта группа управленческих работников обеспечивает интересы и потребности владельцев акций, вырабатывает политику организации и способствует ее практической реализации.

Руководители среднего уровня управления обеспечивают реализацию политики функционирования ООО «АРТАН», разработанной высшим руководством, и отвечают за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение. В ООО «АРТАН» это Ведущий специалист, Менеджеры по работе с клиентами и компаративными клиентами, Техническая служба.

Низший уровень управления представлен Заведующим производства, старшими бригад. Это руководителя, находящиеся непосредственно над рабочими и другими работниками.

Следует отметить, что на всех уровнях управления руководители выполняют не только чисто управленческие, но и исполнительские функции.

Управление персоналом начинается с выработки кадровой политики, учитывающей стратегические цели предприятия и условия формирования рынка труда. К числу этих условий относятся: Свободный выбор сферы приложения своих способностей (труд по найму, самостоятельный бизнес, учеба); конкуренция между работниками (за рабочие места с более высокой оплатой и лучшими условиями труда) и работодателями (за наиболее квалифицированных работников с наивысшей предельной производительностью); мобильность рабочей силы — профессиональная (определяется общим уровнем образования и подготовки) и территориальная (зависит от рынка жилья и ограничений в прописке); общий уровень занятости; уровень оплаты труда, учитывающий прожиточный минимум.

Современный инновационный характер производства, его наукоемкость, приоритетность вопросов качества продукции изменили требования к работнику, повысили значимость творческого отношения к труду и высокого профессионализма. Это привело к существенным изменениям в принципах и методах управления персоналом в ООО «АРТАН», которые оказались направлены, в первую очередь, на реализацию политики мотивации.

Главный стратегический курс на высокий уровень образования, квалификации и этики работников; предоставление широкому кругу работников условий для расширения знаний, непрерывного повышения профессионального мастерства; создание возможностей для самовыражения.

Руководители — специалисты по работе с персоналом решают такие задачи, как обучение работников способности к совместным действиям; придание их усилиям эффективности и результативности. На менеджеров возлагается ответственность за оценку работы сотрудников; определение необходимого вознаграждения за конечные результаты работы; организацию и контроль за деятельностью целевых групп и рабочих бригад; разрешение конфликтных ситуаций и выработка компромиссных решений и др.

На современном этапе важнейшими принципами руководства персоналом в ООО «АРТАН» считается возложение ответственности на каждого работника за его работу; осведомленность работника о том, кому именно он подчинен и от кого получает указания.

В последнее время претерпела также мотивация руководства персоналом: преобладающее значение приобрели социально-экономические и социально-психологические методы управления персоналом над административными; руководство теперь направлено на осуществление сотрудничества персонала и администрации для достижения намеченных целей; получил развитие принцип коллегиальности в управлении.

В этих условиях важной целью управления персоналом стало побуждение работников к развитию их способностей для более интенсивного и продуктивного труда. Руководитель ООО «АРТАН» не приказывает своим подчиненным, а направляет их усилия, помогает раскрытию их способностей, формирует вокруг себя группу единомышленников. На практике повышение эффективности руководства персоналом достигается за счет использования таких факторов, хорошая организация рабочих мест; рациональное планирование и использование производственных площадей; систематическая переподготовка и повышение квалификации работников; обеспечение стабильности занятости; разработка и реализация различных социально-экономических программ.

Планирование и контроль деловой карьеры в фирме заключаются в том, что с момента принятия работника в организацию и до предполагаемого увольнения с работы организуется планомерное горизонтальное и вертикальное продвижение работника по системе должностей или рабочих мест. Работник должен знать не только свои перспективы на краткосрочный и долгосрочный период, но и то, каких показателей он должен добиться, чтобы рассчитывать на продвижение по службе.

Организация работы по планированию и реализации карьеры работников в ООО «АРТАН» включает: ознакомление работников с имеющимися на предприятии возможностями продвижения в виде программ обучения и консультаций по индивидуальным планам повышения квалификации; регулярное информирование и консультирование по открывающимся в фирме возможностям обучения и вакантным местам; разработку программ поддержки и психологического консультирования, противодействующих кризисам карьеры; перемещение работников по трем направлениям: продвижение вверх по ступеням квалификационного или служебного роста горизонтальное перемещение (ротация), понижение.

Повышения квалификации менеджеров в климатическом бизнесе — одна из самых актуальных проблем отрасли вот уже несколько лет. Профессиональная подготовка менеджеров ведётся специалистами, много лет работающими в ведущих климатических фирмах.

Обучение менеджеров ведётся по нескольким направлениям. Во-первых, это знакомство с техникой и принципами её работы. Во-вторых, тренинги по технологиям продаж. Кроме того, программа обучения менеджеров включает в себя все обязательные дисциплины, от охраны труда до правил участия в тендерах. Каждая из предлагаемых групп курсов подготовки менеджеров специфична.

Кроме управленческого персонала на предприятии ведет свою деятельность техническая служба, бухгалтерия, команда менеджеров и рабочий персонал.

Стаж работы каждого сотрудника не менее 5 лет; каждые полгода на фирме проводится аттестация всего персонала.

5. Охарактеризовать организационную структуру управления на предмет

Цель ООО «АРТАН» — использование ресурсов для достижения желаемых результатов. Основные ресурсы организации — это люди (прежде всего), материальные средства, технология и информация.

Зависимость от внешней среды. ООО «АРТАН» как и любая другая организация зависит от внешней среды, из которой она черпает ресурсы. Организация работает на потребителя — представителя внешней среды. К внешней среде относят экономические, политические, социальные, экологические и другие условия, в которых действует организация. Большинство факторов внешней среды, от которых зависит организация, находятся вне пределов непосредственного влияния руководителей организации.

Разделение труда по горизонтали. Это существенная и очевидная характеристика: если хотя бы два человека работают вместе, они должны делить работу между собой.

В структуре ООО «АРТАН» это: Техническая служба — Ведущий специалист,

Подразделения. Каждая организация имеет различные отделы, службы и т. п. для решения конкретных задач. В этом смысле каждая сложная организация — совокупность более мелких организаций. Кроме того, как нам уже известно, организация имеет формальную и неформальную структуры.

Разделение труда по вертикали. Поскольку организация состоит из подразделений, решающих конкретные задачи, финансовый директор координирует работу допустим бухгалтерии, направляя их действия для достижения общих целей. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления. В ООО «АРТАН» это например, Финансовый директор-Бухгалтерия.

В основе структуры управления ООО «АРТАН» лежит принцип функциональной департаментализации (процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности). Конкретные характеристики и черты деятельности того или иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всей организации. Совокупность линейности полномочий и функциональной департаментализации в линейно — функциональной структуре обеспечивает преимущества и недостатки такого типа структур.

Преимущества:

1. Стимулирует деловую и профессиональную специализацию.

2. Уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях.

3. Улучшает координацию в функциональных областях.

Недостатки:

1. Отделы более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями.

2. В большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной.

3. Замедленная реакция на внешние изменения.

4. Проблемы с распределением ответственности за устранение проблем.

ООО «АРТАН» не полностью централизованная и децентрализованная организация. Данная организация представляют собой лишь предельные точки некоего континуума, между которыми лежат все встречающиеся на практике типы структур. Степень централизации варьирует от организации, где большая часть (если не все) полномочия, необходимые для принятия важнейших решений, остаются на высшем уровне управления, до организации, где большая часть таких прав и полномочий делегируется нижестоящим уровням управления. Разница состоит лишь в относительной степени делегирования прав и полномочий. Поэтому наша организация может быть названа централизованной или децентрализованной лишь в сравнении с другими организациями или в сравнении с собой же, но в другие периоды. Так, например, «АРТАН» имеет относительно централизованную структуру управления, но расширяет использование децентрализованных структур. В России, например, «АРТАН» подразделила все свои филиалы и отделения на пять экономических центров. Руководителям этих центров даны очень большие права для принятия решений, определяющих важнейшие экономические показатели отделений.

6. Проанализировать организационную структуру управления на основе концепции организационного дизайна Г. Минцберга

ООО «АРТАН» можно отнести к предпринимательской организации, которая образуется и управляется одним лидером на основе жесткой централизации деятельности. Дисбаланс между стратегическим развитием и текущей деятельностью — характерная черта большинства организаций такого типа.

Предпринимательская организация создается, как правило, одним лидером и держится на его инициативе энергии. Жесткая централизация деятельности позволяет такому предприятию легче реагировать на изменения. В то же время «замкнутость» организации исключительно на лидера требует от него усилий как в плане стратегического развития предприятия, так и в плане текущей деятельности. Практика показывает, что многим лидерам приходится жертвовать стратегией в угоду текущей деятельности или наоборот. В любом случае дисбаланс между стратегическим развитием и текущей деятельностью, по мнению Г. Минцберга, — характерная черта большинства организаций предпринимательского типа.

Ключевой элемент ООО «Артан» — это стратегия усиления позиции на рынке. Фирма делает все, чтобы с данным продуктом на данном рынке завоевать лучшие позиции.

Для характеристики эффективности механизма управления в ООО «АРТАН» используем показатели оценки организации управленческих процессов на предприятии, таких как: длительность управленческого цикла, непрерывность управленческого цикла, ритмичность управления, оперативность принимаемых решений, экономичность системы управления, уровень исполнительности аппарата управления, уровень качества подготовки управленческих решений, уровень использования рабочего времени в аппарате управления. Для их оценки используем экспертный метод. В качестве экспертов выступают работники предприятия: выпускающий дизайнер, директор рекламного отдела, коммерческий директор и начальник отдела полиграфии.

Направления деятельности данного предприятия не только не являются взаимоисключающими, а являются соответствующими и даже неразрывными друг с другом. Каждое направление реализует не одно, а несколько линейных подразделений организации, поэтому связь между ними взаимообусловленная. Они также взаимосвязаны с функциональными подразделениями организации.

Существующая организационная структура ООО «АРТАН» включает наиболее актуальные направления основной деятельности, однако слабо отвечает тенденциям развития рекламного бизнеса из-за недостаточной ее гибкости. В связи со слабостью горизонтальных связей данная структура не может оперативно реагировать на структурные изменения спроса, способствовать разработке новых видов продукции или услуг, открытию новых сегментов рынка, внедрению новейших технологий рекламной деятельности.

7. Предложения по рационализации управленческой деятельности и оптимизации организационной структуры управления

Проблемы формирования и совершенствования организационных структур управления, оценки их эффективности требуют дальнейшей проработки.

Также можно выделить следующие основные пути повышения эффективности хозяйственных организаций, определяющие основные направления совершенствования организационной структуры управления (ее организационную рационализацию или организационное новшество):

1. Обеспечение гибкости организационной структуры управления, под которой понимается реакция на изменения во внешней среде с минимальными затратами, усилиями и в кратчайшие сроки. Требования гибкости определяют современную структурную композицию: децентрализация структур управления; вертикальная дезинтеграция; диверсификация производственной и сбытовой деятельности.

Вертикальная дезинтеграция — от сегментации предприятия с целью создания простых подразделений до выделения юридически независимых дочерних предприятий из действующей компании («реструктурирование вниз»), выделение сестринских компаний путем создания фирм, специализирующихся в определенных сферах деятельности («горизонтальное реструктурирование»).

Особый интерес вызывают пути перехода к так называемым горизонтальным корпорациям, с развитием которых связываются основные тенденции формирования будущего. Группы (команды) становятся основным «строительным» блоком организации и образуют собой плоскую иерархию, в которой формирование организационной структуры происходит вокруг процесса с минимизацией деятельности внутри него.

2. Рост значения инфрапроизводственной сферы предприятия. Требования к качеству инфраструктуры растут быстрее, чем происходит рост собственно производства. В понятие инфраструктуры включается не только вся производственная сфера, но и культура внешней среды.

3. Развитие логистики, то есть организации и управления информационными и материальными потоками, которые протекают в условиях соответствующим образом созданной и организованной инфраструктуры. Управление материалопотоками с интеграцией функций снабжения, производства и сбыта реализуется на основе формирования специальных структур.

4. Неуклонное повышение качества продукции (услуг). Организация системы тотального управления качеством (total quality management), предполагающей участие служащих в процессе принятия решений, их доступ к информации и самостоятельный анализ ситуации.

5. Развитие внутрифирменного предпринимательства, объединенного едиными информационными сетями, финансовыми системами и предпринимательской культурой, а также создание дублирующих подразделений для привнесения конкуренции.

Совершенствование структуры управления может идти по трем основным направлениям:

1. Совершенствование механических структур за счет внутренних упрощений или изменений, которые осуществляются путем объединения, разделения, переподчинения, ликвидации звеньев, сокращения числа уровней управления.

2. Создание комплексной структуры через включение органических структур (венчуров, инновационных отделов, блока развития и т. д.) в существующую механическую. Это так называемые выделенные структуры, функция которых заключается в решении задач, плохо вписывающихся в традиционную линейно-функциональную структуру. Это направление является основным условием обеспечения эффективности структур управления в переходный период.

3. Замена структур механического типа на адаптивные. Этот радикальный путь реорганизации структур требует не только наличия сильного лидера с командой единомышленников, но и сильной организационной культуры.

В нашем случае для ООО «АРТАН» больше всего подходит третий вариант, то есть замена существующей структуры механического типа на адаптивную структуру. Объяснить это можно следующим образом.

Таким образом, основными направлениями деятельности (проектами) на сегодняшний день в ООО «АРТАН» будут являться следующие:

ь направление (проект) по разработке фирменного стиля, имидж-рекламы и представительских материалов (включая сувениры);

ь направление (проект) рекламных предложений;

ь направление (проект) полиграфического дизайна.

На должность руководителя направления по разработке фирменного стиля, имидж-рекламы и представительских материалов (включая сувениры) необходимо подобрать отличного специалиста с хорошими организаторскими способностями. Для этого необходимо организовать тщательный подбор и отбор кандидатов на эту должность.

В ООО «АРТАН» необходимо усилить коммерческий блок. Для этого необходимо пересмотреть систему маркетинга. В штате предприятия только один маркетолог. Для такого предприятия, как ООО «АРТАН», необходимы, по крайней мере, два маркетолога. Кроме этого, необходимо полностью пересмотреть должностную инструкцию маркетолога, требования к его профессиональным знаниям и уровню квалификации, систему вознаграждения.

Таким образом, проект по совершенствованию организационной структуры в ООО «АРТАН» предполагает:

1) глобальное организационное нововведение — адаптивную проектно-матричную организационную структуру управления;

2) введение в штат трех новых должностей — руководителя направления разработки фирменного стиля, имидж-рекламы и подготовки представительских материалов; руководителя направления рекламных предложений; руководителя направления полиграфического дизайна;

3) создание департамента стратегии, который будет заниматься стратегическим планированием;

4) введение в штат организации должности директора отдела по управлению персоналом;

5) прием на работу дополнительно двух маркетологов, менеджера по управлению персоналом.

Реализация данных мероприятий будет способствовать достижению стратегических целей предприятия. Как уже отмечалось, долгосрочной стратегической целью ООО «АРТАН» является лидерство на местном рынке рекламных услуг; краткосрочной стратегической целью является повышение прибыльности деятельности предприятия. Перечисленные мероприятия по организационному развитию предприятия отражают тактические действия соответственно стратегии диверсификации услуг.

1. Абчук В. А. Менеджмент: учебник / В. А. Абчук. — СПб: Питер, 2009. — 528 с.

2. Андреева Е. Л. Организационные структуры фирмы в условиях глобализации: учебное пособие / Е. Л. Андреева. — Екатеринбург: Изд-во Уральского гос. экон. ун-та, 2009. — 693 с.

3. Ансофф И. Новая корпоративная стратегия / И. Ансофф; под ред. Ю. Н. Каптуревского. М. — СПб.: Питер, 2009. — 650 с.

4. Большаков А. С. Современный менеджмент: теория и практика / А. С. Большаков. — СПб: Питер, 2008. — 685 с.

5. Веснин В. Р. Менеджмент: учебник / В. Р. Веснин. — М.: Проспект, 2009. — 512 с.

6. Глухов В. В. Основы менеджмента: учебно-справочное пособие. — СПб.: Специальная литература, 2008. — 452 с.

7. Гончаров В. И. Менеджмент: учебное пособие / В. И. Гончаров. — Минск: Современная школа, 2010. — 640 с.

8. Лафта Дж.К. Менеджмент: учебное пособие / Дж.К. Лафта. — М.: ТК Велби, 2009. — 538 с.

9. Лукичева Л. И. Управление организацией: учебное пособие для студентов вузов / Л. И. Лукичева; под ред. Ю. П. Анискина. — М.: Омега-Л, 2009. — 355 с.

10. Менеджмент: учебное пособие для вузов / под ред. Ю. В. Кузнецова, В. И. Подлесных. — СПб: Бизнесс-пресса, 2009. — 587 с.

11. Мильнер Б. З. Теория организаций / Б. З. Мильнер. — М.: Инфра-М, 2009. — 710 с.

12. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. — СПб.: Питер, 2008. — 512 с.

13. Рогожин С. В., Рогожина Т. В. Теория организации / С. В. Рогожин, Т. В. Рогожина. — М.: Экзамен, 2008. — 320 с.

14. Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: 4-е изд., перераб. и доп. — Минск: ООО «Новое знание», 2007. — 688 с.

15. Управление организацией: учебник / под ред.А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 736 с.