Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота

Национальный исследовательский технологический университет

«Московский Институт Стали и Сплавов»

Реферат на тему

«Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота»

Выполнил

студент группы ММ-08−2

Лапина Т.А.

Проверил

Полячкин Д. В

Москва, 2012 г.

1. Автоматизация бизнес-процессов в документообороте

2. Показатели автоматизации предприятия

3. Система автопроцессинга

4. Особенности автоматизации бизнес-процессов

В работе рассматривается подход, базирующийся на применении информационной системы электронного документооборота (далее СЭД), который не только автоматизирует некоторые аспекты управленческой и финансово-хозяйственной деятельности на предприятии, но и позволяет выполнить полную автоматизацию текущих бизнес-процессов. Помимо этого в реферате рассматривается представление бизнес-процесса с точки зрения СЭД, реализованный инструментарий представления и особенности его применения в конкретных случаях на примере СЭД «Е1 Евфрат».

1. Автоматизация бизнес-процессов в документообороте

Исторически сложилось, что процесс внедрения различных информационных систем на предприятии, в том числе и систем электронного документооборота, происходил без предварительного анализа существующей инфраструктуры компании и происходящих в ней процессов. На сегодняшний момент для менеджмента компаний потребность чёткого описания бизнес-процессов становится приоритетной задачей. Всё чаще применяется более полезная практика описания бизнес-процессов перед попыткой автоматизации управления на предприятии[3,5].

Попробуем понять, насколько тесно связаны понятия бизнес-процесса и документооборота.

Бизнес-процесс — это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей[7]. Результаты отдельных работ и процессов не могут не отражаться в созданных или измененных электронных документах. Поэтому компании, вставшей на путь автоматизации, необходима тесная интеграция систем делопроизводства и управления бизнес-процессами.

Перечислим основные принципы электронного документооборота, применяемые в СЭД «Е1 Евфрат» (заявленные разработчиком на evfrat.ru), позволяющие эффективно управлять описанными бизнес-процессами:

1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа.

4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов[1].

Центральным понятием документооборота является документ. Отслеживать и управлять процессом можно, внося изменения в реальном времени в текущий документ и связанный с ним процесс. Следовательно, весь функционал СЭД может быть легко адаптирован для задачи управления бизнес-процессами. Документ становится основой управления[2], а СЭД — базовой платформой для создания автоматизированных систем управления (АСУ). В этом и заключается документно-ориентированный подход к управлению предприятием[2]. Но «автоматизация» подразумевает не только управление, но и автоматическую обработку бизнес-процессов без участия человека. Для этого самого по себе документооборота не достаточно. Требуются дополнительные инструменты автоматической обработки документов.

2. Показатели автоматизации предприятия

При проведении автоматизации на предприятии встаёт вопрос о количественном измерении этого процесса. В существующих отечественных и зарубежных источниках используются два основных показателя — уровень и степень автоматизации. Коэффициент уровня автоматизации труда определяется по объему затрат автоматизированного труда в общей трудоемкости предприятия[3].

Следует отличать уровень от степени автоматизации труда, которая определяется как отношение численности рабочих, занятых автоматизированным или механизированным трудом, соответственно, к общей численности персонала предприятия.

Рассматривать эти характеристики с точки зрения автоматизации отдельных бизнес-процессов представляется не совсем правильным. В некоторых источниках для расчёта эффективности процесса автоматизации используются временные показатели. Например, логично сравнить общее время выполнение всего бизнес-процесса до автоматизации и после нее. Но, так как бизнес-процесс сам по себе состоит из атомарных деятельностей, то выражать степень автоматизации бизнес-процесса проще как отношение количества автоматизированных деятельностей к общему числу деятельностей в бизнес-процессе.

Такой расчёт легко провести, он нагляден и просто масштабируем на предприятии, в котором выполняется задача автоматизации сразу нескольких бизнес-процессов. Единственное требование — это чёткое описание и регламентирование существующих бизнес-процессов.

3. Система автопроцессинга

Попробуем составить список функций, которые необходимы для полной автоматизации бизнес-процессов и которые, в свою очередь, смогут обойтись без постоянного участия администраторов и простых пользователей:

· Регистрация документов и их привязка к потокам.

· Маршрутизация прохождения документов.

· Назначение ответственных исполнителей.

· Формирования заданий и сроков задач по документам.

· Контроль исполнения задач по документам.

· Формирование отчётов и анализ состояния работ.

Всё это основные компоненты системы электронного документооборота.

Воспользовавшись документно-ориентированным подходом, рассмотрим абстрактное предприятие в виде чёрного ящика, в котором необходимо регистрировать документ, производить по нему какие-то чётко регламентированные работы, и, возможно, осуществлять выгрузку документа вовне.

Следовательно, при стремлении к полной автоматизации бизнес процесса, необходимо реализовать инструментарий для создания подсистемы автоматического импорта документов извне, автоматической обработки документов внутри и автоматического экспорта документов. На официальном сайте разработчика имеется информация о том, что в «Е1 Евфрат» уже есть функция автопроцессинга, что позволяет покупателям данной СЭД снижать субъективность в принятии решений при обращении граждан и также оперативно реагировать на эти обращения.

4. Особенности автоматизации бизнес-процессов

Применение системы автопроцессинга подходит для всех стратегий автоматизации, как более консервативных — пошаговых, так и для более агрессивных, цель которых — максимально возможная автоматизация.

Несомненными преимуществами данного подхода являются:

1. Наглядность. Степень автоматизации предприятия легко поддаётся вычислению, если бизнес-процессы хорошо описаны и спроектированы в терминах СЭД.

2. Лёгкость развёртывания, гибкая настройка. Представленный инструментарий построен на простой и интуитивно понятной терминологии СЭД — документ, поток документов, поручение. Следовательно, не требуется дополнительных специальных навыков и знаний, которыми обладают пользователи и администраторы СЭД.

3. Расширяемость. Добавление новых возможностей автоматизации реализуется достаточно просто, путём добавления нового класса обработчика поручений.

Необходимо добавить, что многочисленные отечественные и зарубежные специалисты в области автоматизации считают: полная автоматизация делопроизводства недостижима и, более того, даже вредна. Поэтому, в данной работе, речь идёт лишь о некотором подходе и реализующем его инструментарии. Насколько полно необходимо его использовать и какую пользу это принесёт в конечном итоге — решать менеджменту компании, ответственному за автоматизацию.

Описанные в работе системы автопроцессинга реализованы в СЭД «Е1 ЕВФРАТ» и применяются для автоматизации, как отдельных, так и целых бизнес-процессов на предприятиях.

информационный электронный документооборот автоматизация

1. Арлазаров В.Л., Емельянов Н. Е. Документооборот как информационная база накопления знаний // Труды ИСА РАН «Информационно-аналитические аспекты в задачах управления», т. 29 — М.: URSS, 2007 // ISBN 978−5-382−486−0

2. Арлазаров В. Л., Емельянов Н. Е. Документооборот или управление знаниями? // Труды ИСА РАН, 2003

3. Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Управление внедрением информационных систем // ИНТУИТ.ру, 2008.

4. Лухин П. А., Романов Б. Л., Слободецкий Д. Я., Тарханов И. А. Быстрая кастомизация программных продуктов на основе коробочного решения // Труды ИСА РАН «Информационно-аналитические аспекты в задачах управления», т. 29 — М.: URSS, 2009 в печати.

5. «Автоматизация предприятия как инновационный процесс», И. С. Аглицкий, 14 ноября 2002 г. http://www.appp.ru/laminfo/publ1.htm.

6. Материалы сайта http://bigc.ru/publications/other/it/avtom_predpr_vchera_segodnya_zavtra.php.

7. П. Свитинбенк, А. Изуно, Х. Бадави, Д. Хи, П. Левики, Х. Шварцер, Л. Юсуф Создание бизнес-процесса с помощью инструментов Rational и WebSphere.