Автоматизация процесса составления и печати писем

• Введение
• 1. Описание предметной области
• 2. Бизнеспроцесс при ручном выполнении работы заполнения и печати писем руководителю организации
• 3. Бизнес — процесс при автоматизированном выполнение работы заполнения и печати писем руководителю организации
• 4. Описание базы данных и пошаговое выполнение работы
• Заключение
• Список использованных источников

Автоматизация любого процесса в университете и на кафедре значительно упрощает ряд рабочих процессов и повышает их эффективность.

Положительное влияние автоматизации проявляется в экономии времени и так же уменьшает количество допускаемых ошибок.

Автоматизация процесса написания письма руководителю организации, в которую будет направлен студент, значительно облегчит работу по направлению распределения студентов на практику.

В итоге это приведет к улучшению условий работы и качества ее выполнения.

Актуальность данной темы заключается в том, что за один год на одной кафедре выпускается более 1000 таких писем ежегодно, и каждый раз секретарю или руководителю практики требуется вводить часто повторяющиеся данные из года в год, причем студенты в основном не являются обязательными и необходимые документы приносят не во время, из-за этого весь процесс занесения данных приходится пвторять.

Цель данной курсовой работы автоматизации процесса составления и печати писем по предмету практики студентов руководителю организации ил предприятия.

Задачи курсовой работы:

1) описание предметной области;

2) бизнес-процес при ручном выполнении работы;

3) бизнес-процес при автоматизированном выполнении работы;

4) описание базы данных;

5) пошаговое выполнение работы.

1. Описание предметной области

Одной из важнейших проблем, существующих в высших и средне-специальных учебных образованиях и работающих в данной сфере, а именно, преподавателей, секретарей, ассистентов, является автоматизация одного вида из деятельности кафедры по распределению студентов на практику. Именно здесь решается вопрос о распределении студентов, либо кафедра сама распределяет, либо студенту приходится самостоятельно искать себе место прохождения практики, при втором варианте процесс выдачи писем еще более усложняется из-за увеличения вариативности.

Процесс распределения на практику включается в себя следующие задачи:

1) формирования списка студентов распределяемых на практику их паспортные данные;

2) описание факультета, специальности специализации студента, курса обучения;

3) описание предприятия, руководителя;

4) назначение срока практики, дата начала и окончания;

5) описывается руководитель данного студента его научная степень;

6) дата составления письма.

Автоматизация работы кафедры обеспечит значительное сокращение времени составления писем, отправления и повышает репутацию определенной кафедры.

Конечно, это не решит полностью проблем с задержкой выдачи писем и до конца не освободит работников от проведения одинаковых повторяющихся операций. Но система позволит упорядочить хотя бы процесс выдачи таких писем.

В связи с необходимостью автоматизации данной области, оптимальным является автоматизация выдачи писем в Microsoft Excel, с помощью макросов и конечно специалиста. Так как доверить самостоятельно студентам заполнять подобные договора не является возможным.

2. Бизнеспроцесс при ручном выполнении работы заполнения и печати писем руководителю организации

Типовые функции работника кафедры связаны:

— с поиском (вводом нового) студента в существующей базе;

— отражением изменений, таких как паспортные данные, факультет, специальность, специализация;

— составления документа для печати и отправки на предприятие руководителю практики.

Наиболее рутинным является процесс оформления документа, поэтому его и будет эффективнее всего автоматизировать. Обычный рутинный процесс выдачи писем для прохождения практики на рисунке 1.

Недостатками данного процесса является:

— большой объем затраченного времени;

— очередь на получение таких писем студентами;

— задержки по отправке в нужное время;

— большое количество ошибок при воде данных;

— не обязательность работников.

Даже если есть возможность просто копировать данные и вставлять в нужные ячейки, это будет занимать не меньше времени чем ручной ввод данных.

Рисунок 1 — Ручной процесс выдачи писем практикантам

3. Бизнес — процесс при автоматизированном выполнение работы заполнения и печати писем руководителю организации.

При автоматизированном выполнении данной работы сокращается количество совершаемых операций, благодаря использованию макросов в Microsoft Excel. Сокращается количество затраченного времени. Сокращается число допускаемых ошибок. Освобождается время для выполнения другой важной кафедральной работы, или время личного отдыха, повышается работоспособность и настроение от быстрой и эффективной выполненной работы.

Автоматизированный процесс будет выглядеть следующим образом, рисунок 2.

При этом сокращается время не только на заполнение одной и той же информации в различных источниках — заполненные в базе данные о студенте и автоматическое заполнение в письмо при выборе его фамилии из списка, или порядкового номера из журнала, при последовательной печати. Еще одним плюсом является то, что при выдаче нового письма, автоматически изменяется дата составления, следовательно на это не придется тратить дополнительное время.

Самым же существенным плюсом является сокращение количества ошибок в документах.

4. Описание базы данных и пошаговое выполнение работы

Автоматизация составления и печати писем практикантам в Microsoft Excel требует предварительной подготовки. Во-первых, необходимо завести в Microsoft Excel базу данных на студентов. В этой таблице отражаются все необходимые данные для практики: ФИО, факультет, специальность, специализация, курс, название предприятия, дата начала прохождения и окончания практики, срок в днях, паспортные данные студента, ФИО руководителя практики, его научная степень, дата составления письма. рисунок 3. При этом для удобства сортируется по фамилиям студентов и закрепляется области по строке 1 и по столбцу А.

В ячейку А1 вводится следующая формула «ЕСЛИ (ИСТИНА;1)» это необходимо для формирования последовательного ряда номеров, следующим шагов вводится формула в ячейку А2 «МАКС ($A$ 4:A4)+1» для добавления следующего номера в списке, протягиваем ячейки для автоматической нумерации.

Для шапки названий вводится функция «АВТОФИЛЬТР» из вкладки Данные — Фильтр — Автофильтр.

Рисунок 3 — Журнал практикантов Для автоматизации журнала создаются специальные списки с наименованием всех факультетов специальностей руководителей их научных степеней, название организаций, так как каждый год студентов распределяют в одни и те же места, рисунок 5.

Рисунок 5 — Специальные списки Этими списками можно пользоваться для автоматического заполнения полей журнала, рисунок 6.

Рисунок 6 — Автоматизированные списки Для даты начала прохождения практики вводим формат «Дата», для даты окончания вводим формулу 1, она автоматически рассчитывает день окончания практики пользуясь данными из ячейки с количеством дней, так как на разный вид практики присваивается разное количество дней.

H4+J4−1(1)

В ячейку дата вводится формула сегодняшнего числа при помощи функции «СЕГОДНЯ ()».

Далее преступаем к созданию непосредственно самой формы письма руководителю организации, рисунок 7.

Рисунок 7 — Письмо руководителю организации Для этого вводим вспомогательные данные — заголовки, подписи строк и так далее. В графы выделенные жирным шрифтом с данными вбиваем формулы и создаем элемент управления в ячейке L1. Такими элементами управления могут являться Список и Счетчик. Для создания элементов управления используется панель инструментов Формы (Вид—Панели инструментов—Формы). Рисунок 7.1.

Рисунок 7.1 Счетчик и Список Используемые формулы:

ВПР (L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;7;ЛОЖЬ) (2)

Формула 2 значит что в ячейку Н5-К5 автоматически присвоится название организации из 7 столбца, по номеру из ячейки L1.

Формула по изменению именительного падежа на дательный и ввод в ячейку ФИО студента из журнала осуществляется при помощи формулы 3.

DativeCaseInCell (ВПР (L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;2;ЛОЖЬ) (3)

DativeCaseInCell — формула замены падежа ее макросы на рисунке 8.

Рисунок 8 — Макрос на формирование дательного падежа Следующая формула 4 по примеру формулы 2 заносит данные в ячейку их журнала практикантов таблицы А4: N29, 3 столбца, приближенное сопоставление — ЛОЖЬ. а именно факультет.

=ВПР (L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;3;ЛОЖЬ) (4)

Таким образом формируются все необходимые строки, а управляются они списком фамилий студентов, из рисунка 7.1.

Формулы 5 -7.

Специальность = ВПР (L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;4;ЛОЖЬ) (5)

Дата начала прохождения практики:

ВПР (L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;8;ЛОЖЬ); (6)

Дата окончания практики:

ВПР (L1;ЖурналПрактикантов!A4:N29;9;ЛОЖЬ); (7)

Таким же образом заполняется курс, специализация, дата составления письма, ФИО руководителя практики, но научная степень.

Далее выводим на печать талончик на прием к врачу. Для того чтобы при выводе на печать созданный документ который должен быть расположен на одном листе бумаги, задаем область печати. Для этого с помощью команды Предварительный просмотр смотрим, как разместится документ на бумаге и если необходимо, то производим устранение недостатков.

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос — это серия команд и функций. Их можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу. Перед тем как записать макрос, необходимо спланировать шаги и команды, которые он будет выполнять.

В данной работе необходимо автоматизировать вывод на печать сформированный документ. Для этого проведем подготовку: в листе «Письмо руководителю «выделим бланк талона и зададим область печати, далее откроем окно предварительного просмотра и при необходимости откорректируем недостатки.

Теперь приступим к записи макроса. В появившемся диалоговом окне, рисунок 9, напишем название макроса и удобное сочетание клавиш. Далее подтвердить выбранные параметры.

После нажатия на кнопку ОК или клавишу Enter, Excel начинает запись макроса, для чего фиксирует все действия пользователя. Фиксация действий производится на языке кода VBA и будет осуществляться до остановки записи. Для остановки записи предназначена появляющаяся после начала записи кнопка Остановить запись.

Макрос сформирован. Проверим выполнение макроса, нажав кнопку «Печать». Для удобства и автоматизации присваиваем кнопку макросу рисунок 10. Макрос записан в модуле 1, проверить запись макроса можно нажав команду «alt + F11», откроется окно MVB с макросом.

Рисунок 10 — Кнопка вывода на печать

Заключение

Использование автоматизации в Microsoft Excel для составления и печати писем руководителю организации, изменяет принципы обслуживания — исчезают огромные затраты времени на выполнение рутинно работы. Уменьшается количество ошибок в формировании документа. Повышается работоспособность.

Цель данной курсовой работы выполнена автоматизации процесса заполнения и печати письма руководителю организации работает и приносит необходимый результат.

Список использованных источников

1. Указания по выполнению лабораторной работы.

2. http://sekretar-info.ru/pract/4/.

3. http://www.caravan.ru/reference/faq/first/rules/.