Автоматизация процесса учета персонала в компании «Центр Кадровых Технологий»

В настоящее время тема автоматизации является одной из самых актуальных для многих организаций. Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения бизнес — задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности компании в целом.

Одним из важных источников снижения издержек и затрат предприятия и оптимизации методов ведения бизнеса, в соответствии с текущей рыночной ситуацией являются информационные системы.

Любая компания при выборе технологий, способствующих повышению производительности и росту бизнес-показателей, ориентируется на следующие ключевые аспекты:

• затраты

• безопасность

• простота использования Основные преимущества, которые получает заказчик автоматизированной системы:

• легкий, быстрый и четко разграниченный доступ к информации для любого сотрудника предприятия;

• простота и точность формирования любой отчетности о деятельности организации;

• возможность оперативного получения информации о состоянии дел на предприятии, что позволяет руководству принимать более взвешенные и обоснованные решения;

• улучшение порядка и качества работы компании в целом, что делает ее привлекательней, как для сотрудников, так и для потенциальных клиентов.

Автоматизация позволяет оперативно получить сведения об организации, направлена на сокращение затрат и увеличение прибыли в процессе деятельности предприятия. При помощи автоматизации достигается получение руководством оперативной, достоверной и систематизированной информации о деятельности предприятия с возможностью оперативно определять наиболее рентабельные виды продукции, гибко управлять имеющимися финансовыми ресурсами, осуществлять непрерывное планирование, используя широкие возможности для анализа различных показателей.

Целью создания АСУ в большинстве случаев является комплекс мероприятий, позволяющий повысить управляемость и эффективность деятельности предприятия за счет:

• оптимизации бизнес-процессов;

• автоматизации функций оперативного управленческого учета;

• централизации нормативно-справочных данных, которая позволит организовать единую систему доступа, хранения и обработки информации;

• оперативного предоставления центрам ответственности предприятия информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Целью данного дипломного проекта является автоматизация процесса учета персонала в компании «Центр Кадровых Технологий».

Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

• проанализировать используемый метод учета кадров в компании и выявить его недостатки;

• предложить возможные пути их устранения;

• на основе обзора существующих программных продуктов, посвященных учету кадров, обоснованно выбрать систему автоматизации;

• выполнить настройку выбранной ИС на месте;

• оценить экономическую эффективность предлагаемых мероприятий;

• разработать мероприятия по охране труда.

1. Аналитическая часть

1.1 Общая информация об ООО «Центр Кадровых Технологий»

автоматизация информационный учет кадры ООО «Центр Кадровых Технологий» основано в 1995 году и специализируется в сфере разработки программного обеспечения для управления персоналом и подбора кадров. Время основания ООО «Центр Кадровых Технологий» совпало с появлением в продаже компьютерных систем быстрой разработки приложений. До этого времени автоматизацию кадровой работы могли себе позволить только крупные организации, имеющие в распоряжении мощные вычислительные комплексы. Поэтому первой задачей, которую поставила перед собой компания, была разработка простой и удобной в использовании системы автоматизации учета кадров. Такая система была разработана весной 1995 года и названа «Фараон».

Основные программные продукты ООО «Центр Кадровых Технологий»:

ФАРАОН.

Автоматизирует управление персоналом: ведет учет личных дел, кадровых операций (приемы, переводы, увольнения, командировки, больничные, отпуска, обучение, аттестации), выводит приказы в соответствии с унифицированными формами, рассчитывает остатки отпусков, ведет учет рабочего времени, выстраивает организационную структуру, организует делопроизводство и др.

РЕЗЮМАКС.

Автоматизирует подбор персонала в корпорации или кадровом агентстве, желающем улучшить коммуникацию между рекрутерами и начальниками отделов (работодателями): ведет учет кандидатов и вакансий, контролирует конкурсный отбор, организует коллективную работу с электронной почтой и импортирует приходящие резюме, создает на Web-сайте раздел подбора персонала.

РЕКРУТЕР.

Автоматизирует подбор персонала в отделе кадров или в небольшом кадровом агентстве: ведет учет кандидатов, вакансий, затрат на подбор персонала, а также автоматизирует проведение конкурсного отбора. Легко устанавливается и настраивается на различные методики подбора персонала. Спроектирован для работы на отдельном компьютере или в локальной сети.

АСТЕРИКС.

Автоматизирует размещение вакансий на наиболее популярных работных сайтах Интернета. За одну операцию проводит размещение вакансии на нескольких сайтах и даже в нескольких разделах каждого сайта. Хранит историю всех размещений, напоминает об истечении сроков хранения вакансий на сайтах.

Как оказалось, ЦКТ правильно сделали ставку на простоту и удобство кадровой программы. Фараон понравился пользователям. С тех пор выпустили уже пять поколений Фараона, в каждом из которых программа практически полностью переделывалась. Постоянно расширяли функциональность Фараона в соответствии с увеличивающимися потребностями управления персоналом. В настоящее время программа «Фараон» является мощной системой, автоматизирующей практически все аспекты управления человеческими ресурсами. При этом Фараон сохранил простоту, которая нравится специалистам отделов кадров небольших компаний, заинтересованных прежде всего в автоматизации кадрового учета. Однако, благодаря «продвинутым» функциям и гибкости настройки, Фараон также полюбился менеджерам крупных компаний, стремящихся к повышению эффективности своей работы.

Практически одновременно с выходом первой версии Фараона программисты ООО «ЦКТ» приступили к разработке программы автоматизации подбора персонала. Основной задачей, поставленной перед Рекрутером, было автоматизировать как можно больше функций, связанных с подбором персонала, при этом сохранить технологическую простоту программы, то есть простоту ее внедрения, использования и сопровождения. В середине 90-х Рекрутер пользовался спросом в основном среди кадровых агентств. Однако с течением времени, интерес к Рекрутеру в большей степени начали проявлять отделы кадров компаний.

В процессе развития Интернет-технологий было обнаружено, что перед системой подбора персонала открывается масса дополнительных возможностей, которые не могут быть достигнуты в рамках классического подхода к разработке системы подбора персонала. После тщательного анализа рынка отдел маркетинга принял решение, продолжая работу над Рекрутером, в качестве альтернативы ему, разработать новую систему подбора персонала. Она должна была быть полностью построена на Интернет-технологиях. В 2001 году вышла в свет первая версия этой системы под названием «Резюмакс». Разумеется, в Резюмаксе были учтены все «открытия», которые были совершены в процессе работы над Рекрутером. Поэтому, с точки зрения выполняемых функций, Резюмакс очень похож на Рекрутер. Однако в Резюмаксе в полной мере проявляется идея корпоративности. Поэтому Резюмакс особенно интересен крупным компаниям и кадровым агентствам. В то же время Резюмакс является выгодным приобретением для маленьких компаний и даже для частных рекрутеров. Это достигается благодаря возможности аренды, а не покупки Резюмакса. Ведь в случае аренды Резюмакс устанавливается на сервер компании-производителя, и Центр Кадровых Технологий берет на себя все технические вопросы его установки и сопровождения, а пользователь работает с ним через Интернет.

ООО «Центр Кадровых Технологий» прикладывает максимум усилий для совершенствования перечисленных выше программных продуктов и регулярно выпускает обновленные версии. Для того, чтобы предлагать пользователям оптимальный набор функций, компания постоянно консультируется со своими клиентами, а также ведущими специалистами в области кадрового делопроизводства по вопросам оптимизации и автоматизации кадровых операций. Простота и функциональность — главный девиз, которым руководствуются специалисты компании при разработке систем управления и подбора персонала.

Несколько сотен организаций и предприятий, как частных, так и государственных, в России и за ее пределами уже используют программы, разработанные Центром Кадровых Технологий.

Преимущества ООО «ЦКТ» перед конкурентами:

· опыт работы с крупными компаниями: как с коммерческими, так и с государственными;

· высокий уровень подготовки кадров;

· сертифицированные специалисты;

· опыт работы с большим количеством оборудования, программных продуктов и технологий;

· большой опыт автоматизации различных сфер бизнеса;

· более низкие цены и короткие сроки разработки;

· прозрачность работы для клиента.

Помимо офиса в Москве ООО «ЦКТ» имеет еще 6 региональных офисов:

Санкт Петербург — ООО «Контент Проект»

Новосибирск — АНО «Исследование Коммуникативных Структур»

Новосибирск — ООО «АКИА-Сибирь»

Красноярск — ЗАО «Макссофт»

Якутск — ООО «АКИА»

Магадан — ООО «Орбика-Плюс»

1.2 Организационная структура ООО «Центр Кадровых Технологий»

Отдел по разработке прикладных систем.

Отдел по разработке прикладных систем — это высококвалифицированный коллектив разработчиков — аналитиков, программистов, дизайнеров, которые обеспечивают высокое качество всех выполняемых проектов.

Разработка и сопровождение ПО — его основная задача.

Обязанности:

• проектирование‚ разработка и модификация программного обеспечения;

• проектирование нового программного обеспечения и изменений в эксплуатируемом программном обеспечении в соответствии с техническими заданиями;

• реализация проекта‚ проведение внутреннего тестирования;

Задачи:

• Производство продукта более понятного и простого в обращении, и как следствие — сокращение расходов на обучение, адаптацию и техническую поддержку пользователя.

• Разработка продукта точно позиционированного на потребности пользователя с минимизацией риска неожиданных изменений требований к продукту.

• Проектирование и дизайн новых разработок компании.

• Обеспечение высокого уровня технических и пользовательских качеств, проектируемых решений за счёт использования передовых технологий и знаний в предметной области.

• Улучшение качества программного продукта путем наделения его свойствами и характеристиками, привлекательными для пользователя, что обеспечит продукту дополнительные конкурентные преимущества.

Отдел по продажам и маркетингу.

Отдел по продажам и маркетингу занимается рекламой и сбытом товара, определяет, какой должен быть стимул для покупателя. Высокий уровень конкуренции на рынке стимулирует постоянный поиск новых, еще более универсальных и гибких способов продвижения товаров.

Работники отдела принимают заказы, выписывают счета, оформляют документы. Покупка товара производится при помощи перевода необходимой суммы денег на счёт организаций. При выдаче оплаченного товара оформляется расходная накладная и счёт-фактура.

Под продвижением товаров подразумевают коммуникационные стратегии, к которым прибегает фирма, чтобы довести до потребителей преимущества своей продукции и побудить к ее приобретению. У продвижения есть три основные задачи: информировать, убеждать и напоминать. Цель продвижения заключается в том, чтобы заставить потребителей узнавать и приобретать товары компании.

Выделяют 4 основные группы методов продвижения товаров.

1. Товарная реклама — это форма неличного обращения к потенциальным потребителям в целях их убеждения приобрести товары или услуги. Товарная реклама стремится добиться известности торговой марки, а добившись ее, напоминать потребителям о её достоинствах.

2. Стимулирование сбыта. Мероприятия по стимулированию сбыта могут быть направлены производителем либо на участников каналов сбыта, либо непосредственно на потребителей. К таким мероприятиям относят проведение семинаров по обучению способам эффективных продаж для дистрибьюторов, пробные предложения; распродажи и торговые скидки; купоны; демонстрация и тестирование товаров; выкладка товара (мерчендайзинг); внутренние витрины; конкурсы и лотереи на упаковке товара; подарки покупателям; сувениры с напоминанием о товаре.

З. Личные продажи — это представление товара при непосредственном контакте продавца и покупателя. Существует два метода личных продаж: по телефону и через агентов. В ходе личной продажи покупатель приобретает не только товар, но и продавца в качестве консультанта и советчика. Личный контакт позволяет оказывать большее влияние на покупателя, чем реклама в СМИ, поэтому более высокие затраты на их организацию бывают оправданными.

4. Формирование общественного мнения.

Позитивное мнение о предприятии не возникает само по себе. Обеспечение компании положительной известности в обществе и противодействие негативным мнениям и слухам о ней — основная задача.

Постоянно меняющиеся внешние условия ведут не только к трансформации и совершенствованию используемых методов продвижения, но и к смещению акцентов и приоритетов в самой теории маркетинга. В последнее десятилетие центр тяжести всей маркетинговой деятельности предприятий перемещается с продукта на покупателя.

Финансовый отдел.

В финансовой службе составляется: финансово-кредитное планирование, финансово — оперативная работа, контрольно-аналитическая работа, и управленческий учет.

В бухгалтерии составляют товарный отчет (формирование накладных, счет-фактур). Авансовый отчет. Книга продаж, книга покупок. Взаиморасчеты с поставщиками. Сдача документов в архив.

Обработка первичной документации * Формирование Книги — покупок, Книги — продаж, журналов-ордеров. * Начисление заработной платы. * Составление отчетности: НДС, НсП, ФСС, ЕСН.

Юридический отдел.

Юридическая служба способствует подготовке обоснованных ответов при отклонении претензионных и исковых требований контрагентов ООО «ЦКТ», осуществляет оформление ведение дел в судах общей и специальной юрисдикции, осуществляет их учет и хранение. Способствует укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности собственности фирмы, ведет установленную отчетность по претензиционно-исковой и другой работе организации. Осуществляет работу по правовой пропаганде, ознакомлению должностных лиц с нормативными актами, относящимися к их деятельности, и об их изменениях в действующем законодательстве.

Отдел кадров.

Служба персонала организует работу с кадрами в соответствии с общими целями и поставленными задачами генерального директора, укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников, ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Своевременно предоставляет в бухгалтерию: приказы, записки расчеты на сотрудников уходящих в отпуска, копии документов на принятых, переведенных и уволенных сотрудников.

1.3 Существующая система учёта

До автоматизации бизнес-процесса учет персонала в ООО «Центр Кадровых Технологий» осуществлялся с использованием СУБД MS Access.

Схема данных Для работы с вводимыми данными в БД была создана форма для просмотра и редактирования списка сотрудников, сгруппированных по подразделениям:

Созданная форма Форма в режиме «Конструктор»

Недостатки существующей информационной системы:

• Отсутствие автоматического расчёта больничных листов, отпусков и т. п.;

• Сложность заполнения форм вручную;

• Отсутствие многопользовательской поддержки;

• Несоответствие печатных форм отчётов, утверждённых законодательством;

• Трудность восстановления данных при сбоях или отключении системы;

• Учет контрактов и трудовых книжек;

• Отсутствие шаблонов приказов (документов);

• Отсутствие импорта данных;

• Малый объем общих (анкетных) сведений о сотруднике.

К недостаткам непосредственно MS Access можно отнести ее низкую производительность. Еще более серьезный недостаток заключается в ограниченности объема обрабатываемых данных: не рекомендуется использовать эту СУБД для базы, которая может разрастись более чем до 100 Мбайт. Хотя MS Access и обладает весьма привлекательной возможностью выполнения полного цикла работ над проектом, но недостаточная отлаженность его компонентов снижает возможности широкого применения, особенно в проектах, которые, с высокой степенью вероятности, будут расширяться в дальнейшем.

1.4 Анализ предметной области (отдела кадров)

В качестве предметной области рассматривается отдел кадров «ЦКТ».

Отдел кадров — это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации, то есть деятельностью людей, выполняющих на предприятии или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятии (организации).

Цель отдела кадров — это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.

Задачи отдела кадров:

Основными задачами отдела кадров являются:

· организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;

· создание эффективной системы штатных сотрудников;

· разработка карьерных планов сотрудников;

· разработка кадровых технологий и др.

Управление персоналом организации осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию, в качестве работников кадровой службы, а также руководителей всех линейных подразделений, выполняющих функцию управляющих по отношению к своим подчиненным.

Функции отдела кадров:

Отдел кадров на предприятии обладает функциональной и организационной функцией.

В функциональном отношении отдел кадров занимается определением стратегии предприятия. Формированием управления персоналом на предприятии, учитывается стратегия деятельности предприятия, которую выбрал руководитель. Также он занимается планированием потребности предприятия в персонале и, конечно же, привлечением, отбором и оценкой персонала.

Для привлечения, отбора и оценки кадров отдел кадров осуществляет следующие мероприятия:

· оптимизирует соотношение внутреннего (перемещения внутри предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;

· разрабатывает критерии отбора персонала;

· распределяют новых работников по рабочим местам.

Повышение квалификации персонала и его переподготовка также является одной из функций отдела кадров. Для осуществления этой функции отдел кадров:

· планирует меры по обеспечению уровня квалификации своих работников;

· выбирает формы обучения работников при повышении квалификации;

· организует повышение квалификации и переподготовку персонала на предприятии;

· определяет принципы, формы и сроки аттестации кадров.

В рамках работы по увольнению персонала отдел кадров должен осуществлять:

· анализ причин высвобождения персонала;

· выбор вариантов высвобождения персонала;

· обеспечение социальных гарантий увольняющимся работникам предприятия.

Отдел кадров в организации также обязан осуществить работу по построению и организации работ, в том числе определению рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержанию и последовательности выполнения работ, условий труда. Для выполнения этой функции отдел кадров должен:

· определять содержание работ на каждом рабочем месте;

· стремиться к созданию более благоприятных условий труда;

· проводить оперативный контроль за работой персонала;

· осуществлять краткосрочное планирование профессионально-квалификационного развития персонала.

И наконец, главное, за что в какой-то мере ответственен отдел кадров, — за управление затратами на персонал и социальными услугами, предоставляемыми персоналу.

Отдел кадров должен планировать затраты на персонал, должен разрабатывать и внедрять системы заработной платы, определять особенности оплаты труда отдельных категорий работников, занятых на предприятии;

Ну и конечно, отдел кадров в организации обязан обеспечить нормальную трудовую деятельность всех работников и всех структурных подразделений на предприятии, которые несут ответственность за работу с персоналом.

В результате предпроектного исследования мною установлено, что отдел кадров на предприятии нуждается в автоматизации своей деятельности с целью оперативной обработки данных о сотрудниках, что упростило бы доступ к информации о личном составе по бухгалтерии, на основе которых составляются таблицы с соответствующей информацией.

Функции выбранной предметной области ограничены следующими локальными задачами:

· оперативный контроль и учёт кадров на предприятии;

· выдача справок и выходных документов о сотрудниках, налоговых льготах и других сведений;

· анализ и обработка входной информации о персонале компании.

1.5 Постановка задачи

В работе коммерческой организации важное значение имеет постоянный оперативный контроль и учёт кадров, что даёт возможность своевременно предвидеть и устранять возможные трудности.

Внедряемая информационная система должна автоматизировать следующие процессы:

ь расчет отпусков:

• Очередной отпуск

• Отпуск без сохранения заработка

• Отпуск по беременности и родам

• Отпуск по уходу за ребенком ь учет сотрудников:

• Кандидаты на работу

• Внештатные сотрудники

• Штатные сотрудники

• Временно неработающие сотрудники (в декретных отпусках и т. п.)

• Уволенные сотрудники ь управленческий учет:

• Прием на работу

• Перевод

• Увольнение

• Больничный лист

• Командировка

• Повышение квалификации

• Профессиональная переподготовка

• Изменение заработной платы

• Изменение Ф.И.О.

• Поощрение

• Аттестация ь учет рабочего времени:

• табель учета рабочего времени ь планирование работы

ь делопроизводство:

• Распорядительные документы: приказы, служебные записки

• Информационно-справочные документы: справки, контракты, поздравительные открытки, письма, конверты

• Организационные документы: должностные инструкции, описания подразделений ь поиск информации в БД:

• Поиск по личным делам

• Поиск по кадровым операциям

• Поиск по документам ь построение отчетов:

* Форма N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»

* Форма N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»

* Форма N Т-2 и Т-2 ГС (МС) «Личная карточка работника»

* Форма N Т-3 «Штатное расписание»

* Форма N Т-4 «Учетная карточка научно-педагогического работника»

* Форма N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»

* Форма N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»

* Форма N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»

* Форма N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»

* Форма N Т-7 «График отпусков»

* Форма N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»

* Форма N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками»

* Форма N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»

* Форма N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»

* Форма N Т-10 «Командировочное удостоверение»

* Форма N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»

* Форма N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»

* Форма N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»

* Форма N Т-13 «Табель учета использования рабочего времени»

* Форма N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (первая стр.)

* Форма N Т-61 «Записка-расчет при увольнении» (первая страница)

* Форма N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору»

2. Проектная часть

Решение любой проблемы, изначально предполагающей в качестве результата практическое приложение в форме решения какой-либо одной задачи или комплекса задач (или это приложение появляется как логическая неизбежность в процессе изучения проблемы), в своем развитии может быть представлено двумя уровнями. Первый уровень — теоретический или описательный, который включает в себя следующие этапы: возникновение идеи, определение понятий, исследование проблемы, собственно описание, анализ, формулирование выводов и рекомендаций. Второй уровень — прикладной или технологический. Он состоит из таких этапов, как: общая постановка задачи, способы решения, детализация решения используемые средства для решения, воплощение, описание технологии, использование.

Задачи экономического характера и задачи, связанные с управлением людьми, имеют своей конечной целью именно практический аспект.

Одна из главных особенностей применения компьютерных технологий в практике решения различных задач, включая задачи управления персоналом, заключается в упорядочении и формализации всех потенциальных решений, которые будут подлежать автоматизации. Если речь идет об управлении персоналом в рамках предприятия, то, прежде всего, неизбежно возникает вопрос дифференциации и очередности перевода решения соответствующих задач в режим новых информационных технологий.

Управление персоналом — основным ресурсом каждого предприятия — сегодня становится задачей первостепенной важности. Создание условий для привлечения и удержания лучших сотрудников, своевременная подготовка кадровых ресурсов для удовлетворения потребностей бизнеса — это необходимые составляющие успеха любой компании. Но для того чтобы иметь возможность принимать верные управленческие решения, нужно владеть актуальной, полной и достоверной информацией о персонале, который, к тому же, является наиболее непостоянным, изменчивым ресурсом предприятия. Возможности его использования зависят от многих факторов — экономических, законодательных, демографических. Чтобы анализировать ситуацию, руководитель должен знать о своих кадрах всё.

Информация о персонале аккумулируется в кадровых службах, деятельность которых сегодня, как правило, поддерживается теми или иными программными приложениями для автоматизации процессов ведения кадрового учета, расчета заработной платы и пр. Однако в крупных распределенных компаниях типична ситуация, когда кадровая информация различных подразделений и бизнес-единиц хранится разрозненно, частично — в бумажном виде, объемы информации очень большие, и для того чтобы провести какой-либо анализ движения персонала приходится потратить значительное количество времени и сил.

Одной из современных тенденций в применении средств автоматизации процессов управления персоналом на крупных предприятиях становится создание единой централизованной информационной системы управления персоналом, которая служит эффективным инструментом для автоматизации процедур HR-отдела, для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах. Единая система позволяет вводить данные однократно и в дальнейшем использовать в разных видах кадровых операций и учета. В централизованной автоматизированной системе поддерживается единое хранилище информации, что дает возможность формировать сводные отчеты и получать интересующую руководителя информацию.

2.1 Бизнес-процессы кадрового учета на ООО «Центр Кадровых Технологий»

Созданная модель описывает работу отдела кадров, одним из результатов действий которого является формирование отчетов по запросам.

Контекстная диаграмма проекта показана на рисунке 5. В контекст входит описание цели моделирования, области (описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие) и точки зрения (позиция, с которой будет строиться модель).

Контекстная диаграмма проекта

Диаграмма детализации второго уровня модели представлена на рисунке. Блоки на диаграмме размещаются по «ступенчатой» схеме в соответствии с их доминированием — влиянием, которое один блок оказывает на другие.

Организация управления персоналом.

Первый уровень декомпозиции состоит из 4 блоков (рисунок 6):

· Планирование потребностей в персонале

· Учет движений сотрудников

· Управления компетенциями сотрудников

· Учет отпусков персонала

Организация управления персоналом

Планирование потребностей в персонале

Целью планирования персонала как ресурсов и затрат является определение численного состава работников на должностях в подразделениях (фактически, штатное расписание) и определение затрат на персонал.

Планирование потребностей в человеческих ресурсах будет осуществляться с помощью кадрового плана, который состоит из штатного расписания, определяющего плановый численный состав работников в подразделениях, и из фонда оплаты труда, определяющего издержки на оплату (покупку) труда.

Планировать потребности в персонале будет менеджер по персоналу на основе данных годового плана фирмы, текущих потребностей в персонале, а также данных мониторинга рынка труда. Утверждение кадрового плана входит в полномочия генерального директора фирмы.

В случае принятия решения по открытию новой вакансии в организации, менеджер по персоналу будет оформлять документ типовой конфигурации «Изменение кадрового плана», в котором указывается подразделение, проектируемая должность, количество ставок и плановые ежемесячные затраты на оплату труда. Кроме того, менеджер по персоналу будет готовить описание должности, должностные инструкции и должностные требования в регистре сведений «Кадровый план». Подготовленный проект изменений кадрового плана будет либо утвержден, либо отклонен генеральным директором.

Планирование потребностей в персонале

Учет движения сотрудников

Учет работы с кандидатами будет реализован с помощью подсистемы подбора кадров, предназначенной для документирования и автоматизации процесса подбора и оценки кандидатов, проводимой отделом кадров. В рамках этой подсистемы предусмотрено выполнение следующих функций:

· хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах;

· хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатами, от резюме до результатов анкетирования;

· планирование встреч с кандидатами и регистрация принятых решений вплоть до принятия на работу.

Для работы с кандидатами будут использоваться следующие средства:

· менеджер контактов, позволяющий осуществить всю процедуру подбора кадров;

· список кандидатов;

· события (для регистрации запланированных и хранения уже совершившихся событий и их результатов), регистрация кандидатов, регистрация собеседования кандидата, электронное письмо, оценка кандидата и оценка испытательного срока.

Учет движения сотрудников

Управление компетенциями сотрудников

· Оценка персонала по компетенциям.

Под компетенцией понимаются формализованные критерии оценки качеств персонала, оценку которых необходимо проводить по шкалам оценки. При оценке качеств персонала могут использоваться различные шкалы оценки: двухбалльная, трехбалльная и т. д.

Для описания критериев оценки персонала в информационной системе будет использоваться справочник «Компетенции работников», в котором менеджер по персоналу будет описывать компетенцию и систему её оценки.

После описания компетенций в соответствующем справочнике, необходимо для каждой должности задать набор должностных компетенций.

· Аттестация сотрудников.

В рамках конфигурации под аттестацией сотрудника понимается учет оценок компетенций, полученных в ходе оценки работника по компетенциям. Для регистрации оценки компетенции сотрудника будет использоваться документ «Аттестация работника». Менеджер будет формировать данный документ автоматически, исходя из должностных компетенций сотрудника.

После проведения документов менеджер по персоналу сможет сформировать отчет «Оценка компетенций работников».

Планировать проведение аттестаций, контролировать их проведение, а также проводить анализ распределения оценок менеджер по персоналу сможет с помощью инструмента «Аттестация работников», предназначенного для автоматизации основных работ над аттестациями.

· Обучение персонала.

Управление обучением работников — одна из важнейших задач кадровой службы организации. С помощью автоматизированной системы управления будут решены следующие основные задачи:

• выявление потребностей в обучении;

• составление учебных планов;

• организация обучения;

• оценка результатов обучения.

Для выявления потребностей в обучении будут использоваться средства проведения опросов и анкетирования.

Для оценки обучения — средства оценки персонала.

Для формирования месячного учебного плана по отделу и сводного плана по фирме будет использоваться документ типовой конфигурации «Планирование регулярного обучения». Данный документ позволит сформировать план обучения без детализации по конкретным работникам организации.

Для планирования потребностей в обучении конкретных работников будет использоваться документ «Заявка на обучение».

Для отражения факта прохождения обучения менеджер по персоналу будет автоматически формировать документ «Прохождение курса обучения».

Результаты процесса планирования обучения с помощью вышеуказанных документов отображаются в отчете «Учебный план», который формируется автоматически на основе данных документов.

Управление компетенциями сотрудников

Учет отпусков персонала

Планирование отпусков — это всегда компромисс между правом работника на отдых и производственной необходимостью. Ошибки планирования чреваты демотивацией работника или финансовыми затратами. Поэтому планирование отпуска — задача деликатная и требующая всесторонней информации о мероприятиях, отпуск во время которых нежелателен.

Результатом планирования отпуска является график отпусков, который составляется на 1 год.

Для обеспечения процедуры планирования отпусков будут использоваться инструменты типовой конфигурации «Фараон»:

• документ для планирования отпусков «Планирование отпуска»;

• инструмент менеджера для утверждения отпусков;

• отчеты по планируемым отпускам — «График отпусков», «Список запланированных отпусков».

Планирование отпусков сотрудников будет осуществлять менеджер по персоналу на основе заявлений сотрудников о предполагаемой дате отпуска и списка мероприятий, отсутствие на которые сотрудника крайне нежелательно.

При первом проведении документ имеет статус «подготовлен». Затем, с помощью инструмента для утверждения отпусков, генеральный директор утвердит, либо отклонит планируемый отпуск сотрудника. На основании утвержденного плана-графика отпусков, сотрудникам будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Учет отпусков персонала

Ведение БД «Учет сотрудников»

· Вход в систему — блок, описывающий процедуру входа в систему.

Ввод логина и пароля: поступают запросы на вход, запрашивается справочник пользователей. При успешной аутентификации управление передаётся блоку проверки прав доступа пользователя.

Проверка прав доступа данного пользователя: определяются права конкретного пользователя, который вошёл в систему (директор, администратор БД, начальник отдела кадров).

Предоставление доступа: настройка интерфейса системы для предоставления доступа пользователя к системе.

· Ведение БД — блок, описывающий процедуру ведения базы данных.

На вход блока подаются данные о сотрудниках и составе их семей. Управляющими воздействиями являются справочники и запросы на работу с БД.

Также производится управление уровнем доступа к БД. Контролируется и предоставляется интерфейс доступа к данным.

· Формирование отчетов — этот блок описывает процедуры формирования отчётов по информационным запросам пользователей, обладающих необходимым уровнем доступа к базе данных.

Ведение БД «Учет сотрудников»

2.2 Требования к информационной и программной совместимости

Поставленная цель дипломного проекта должна быть реализована программным путем, т. е. разработана в какой-либо среде программирования, должна быть определена операционная система и, непосредственно, внедрение с настройкой ИС. Соответственно, перечисленным критериям можно провести характеристику вариантов решения поставленной задачи.

Для того чтобы приступить к написанию программы, обеспечивающей работоспособность будущей Информационной Системы, следует рассмотреть возможные типы интерфейса программы. Среди существующих вариантов можно выделить два основных типа: на основе меню и на основе языка команд.

Интерфейсы типа меню облегчают взаимодействие пользователя с компьютером, поскольку снимают необходимость заранее изучать язык общения с системой. Такой способ особенно удобен для начинающих и непрофессиональных пользователей.

Интерфейс на основе языка команд требует знания пользователем нужных команд и их синтаксиса. Достоинство командного языка заключается в его мощности и гибкости.

Указанные два основных типа интерфейса представляют собой крайние случаи, между которыми существует множество промежуточных вариантов. Меню и командные языки дополняют друг друга, поэтому в интерфейсах многих современных систем присутствуют оба этих средства. В связи с тем, что программой, возможно, будут пользоваться люди, мало знающие компьютер, следует остановиться на интерфейсе экранная форма. Это обеспечит комфорт в работе, как администратора системы, так и рядового пользователя.

Основные преимущества данного интерфейса:

• пользователь может отредактировать некоторый ответ перед вводом;

• он может временно пропустить вопросы и возвращаться к ответу на предыдущий вопрос, т. е. пользователь может работать с формой до тех пор, пока он, удовлетворенный своей работой, не нажмет определенную клавишу, означающую конец ввода;

• компьютерная система может проверить каждый ответ непосредственно после ввода или же выдавать список ошибок только после заполнения формы целиком.

В настоящее время наиболее распространенной операционной системой является система Windows 2000 фирмы Microsoft. Эта ОС имеет ряд очень выгодных преимуществ: во-первых, это высокоразвитый графический интерфейс, что очень ценится пользователями. Предоставляет программисту большое количество разнообразных функций API Win32, которые дают широкие возможности по построению того же интерфейса, более удобное управление памятью компьютера, которая перестала быть сегментированной и имеет ограничение при адресации 4 Гб, что вполне достаточно. Еще одним преимуществом является встроенная поддержка сетевых коммуникаций, что при реализации работы является насущной необходимостью. Предоставлены такие механизмы, передачи данных между программами, как DDE — динамический обмен данными, буфер обмена и OLE 2 — связывание и внедрение объектов. Достаточно хорошо реализован механизм не вытесняющей многозадачности и многопоточности. Операционная система Windows 95 избавила программистов от необходимости писать в программах вставки на языке Assembler, что является трудным занятием. Во многом эта ОС подходит для реализации работы, но в ней отсутствует возможность управлять приоритетами программ, так для обеспечения надежности при достижении необходимой частоты опроса подсистема управления должна иметь более высокий ранг приоритета выполнения по сравнению с остальной частью.

Операционная система Windows XP включает в себя все достоинства Windows 2000, и также является наиболее устойчивой к сбоям в программном обеспечении. Включает механизм рангов выполнения программ, такие как фоновый режим, обычный, высокий и реального времени. К преимуществу данной операционной системы следует отнести использование меньшего кванта времени. Так любой другой ОС достижение частоты 50 Гц невозможно без перепрограммирования системного таймера, в Windows XP это возможно. К ее недостаткам стоит отнести высокие требования к ресурсам компьютера. Исходя из вышеизложенного, стоит остановить свой выбор на системе Windows XP.

Распространенной средой программирования является Borland Delphi с языком программирования Object Pascal. Данная среда программирования предоставляет широкие средства при программировании интерфейсов и работе с базами данных, своей возможностью, как графического (визуального) построения программ, так и традиционного написания программ. Delphi относят к средам быстрой разработки программ.

Программы, написанные на Delphi, являются объектно-ориентированными, что приносит свои преимущества и недостатки. Недостатком Delphi является чрезмерное «раздувание» машинного кода программы и, как следствие, более высокие требования конечной программы к ресурсам и быстродействию ЭВМ. Преимущество объектно-ориентированной программы в ее высокой структуризации, а, следовательно, более понятной. Программа строится на основе классов уже разработанных фирмой Borland, которые облегчают труд программиста, но при этом переносят нагрузку на ЭВМ.

Внедрение и настройка ИС описаны в главе «Экспериментальная часть».

2.3 Обзор пакетов прикладных программ по управлению кадрами

Практически все корпоративные системы управления бизнес-процессами построены по модульному принципу. Каждый модуль ориентирован на управление каким-либо бизнес-процессом. Один из них, как правило, реализует автоматизированное управление кадрами.

Иногда управление кадрами объединено с расчетом заработной платы в одном модуле.

Очень важным фактором является позиционирование приложения — является ли оно самостоятельным или входит в состав комплексной информационной системы (или автоматизированной системы управления предприятием). В последнем случае при выборе комплексной информационной системы задача управления кадрами не является определяющей.

Прежде всего, необходимо обратить внимание на то, что в последнее время на российском рынке появились интегрированные системы западных разработчиков, такие как R/3 (фирма «SAP»), «Baan» («Baan»), «Oracle Applications» («Oracle»). Эти системы отличаются полнотой поддержки всех аспектов бизнес-процесса, высоким качеством реализации, основанной на значительном опыте внедрений (прежде всего у зарубежных пользователей).

Например, система R/3 поддерживает такие пока еще экзотические для нашей действительности функции, как:

• планирование мероприятий по повышению квалификации персонала с резервированием помещений на год вперед;

• учет снижения квалификации работника (влияющее на заработную плату) в зависимости от времени отсутствия постоянной практики;

• индивидуальное планирование карьеры работника;

• отображение долгосрочных тенденций в потенциале сотрудников.

Основные претензии, которые можно предъявить к зарубежным программным продуктам, — это недостаточная адаптация их к российскому законодательству, ограниченная локализация (т.е. перевод на русский язык не всех элементов интерфейса) и очень высокая стоимость. Этих недостатков лишены корпоративные системы российских разработчиков.

«Атлант-Кадры» (АОЗТ «Атлант / Информ»)

Пакет «АТЛАНТ-КАДРЫ» фирмы «Атлант / Информ». Система предназначена для автоматизации учета кадров предприятий любой формы собственности, обладает открытостью, гибкостью и дружественным интерфейсом и состоит из нескольких подсистем: «База данных», «Выходные документы», «Справочная информация», «Бланки», «Документация на систему».

В системе реализован типовой минимально допустимый комплекс задач, перечень которых приведен ниже.

Подсистема «База данных»:

• ввод данных и редактирование таблиц с информацией о сотрудниках;

• визуальный контроль информации;

• просмотр архивной информации по уволенным сотрудникам.

Подсистема «Выходные документы»:

• получение, просмотр и печать типовых кадровых форм.

Подсистема «Справочная информация»:

• получение всевозможной справочной информации по кадровым вопросам.

Подсистем «Бланки»:

• получение, просмотр и печать уникальных для данной организации бланков и документов любых структур.

Подсистема «Документация на систему»:

• просмотр инструкции по работе с режимами системы.

«Кадры» (ООО «INFIN»)

Пакеты по управлению кадрами фирмы «INFIN». Пакеты этой фирмы («Бухгалтерия», «Зарплата», «Кадры», «Склад», «Торговля», «Книга покупок и продаж», «Квартплата», «Офис-менеджер») построены по оригинальной структуре. Так, модуль «Бухгалтерия» имеет следующие модификации: «Мини», «Миди», «Макси», «Супер», «Элит», «Идеал», каждая из которых включает в себя определенный комплекс задач и расширяется соответственно от «Мини» до «Идеал».

Для управления кадрами предусмотрены три модификации, применяемые в зависимости от количества работающих:

• «Мини» — до 30 чел. с возможностью привязки к программам «Бухгалтерия», «Торговля» или «Зарплата»;

• «Макси» — до 100 чел.;

• «Супер» — без ограничения численности.

Пакет позволяет автоматизировать оформление:

• приема сотрудников;

• перемещения сотрудников;

• увольнения сотрудников;

• отпусков сотрудников;

• личных карточек;

• подбора кадров.

Интерфейс предусматривает работу в двухоконном режиме. Для решения каждой задачи формируется отдельный экран, который разделен на две части: в левой — приводится название задачи и перечень требуемых для ее решения атрибутов; в правой — появляются по мере необходимости справочники (классификаторы или какие-либо пояснения).

«Учет Личного Состава» (ЗАО «Инфософт»)

Автоматизированное рабочее место «Учет личного состава» фирмы «Инфософт» предназначено для учета личного состава предприятий любого типа: государственных, совместных, бюджетных, акционерных. В программе реализованы следующие функциональные возможности:

• ввод основных сведений о сотруднике при приеме его на работу. Объем этой информации определяется руководством;

• ведение «истории» перемещений (назначений), повышения квалификации, аттестации, пребывания за границей, поощрений, наград, отпусков, увольнений;

• создание штатного расписания;

• создание классификаторов, списков, словарей;

• формирование, просмотр и печать штатных выходных документов, в т. ч. списков и количества сотрудников, принятых или уволенных в заданном отрезке времени.

Модуль «Бизнес-кадры» интегрированного пакета «Галактика» АО «Новый атлант» — НТО «ТОП СОФТ». Комплекс задач «Учет и управление кадрами» входит в состав контура административного управления наряду с такими модулями, как «Финансовое планирование», «Календарно-сетевое планирование», «Анализ финансовой и хозяйственной деятельности», «Управление документооборотом». Имеет связь с задачей расчета заработной платы.

Для руководителя в подсистеме реализованы возможности:

• анализа кадрового состава по различным показателям;

• управления штатным расписанием с учетом изменения организованной структуры фирмы;

• использования специальных пометок для определенной информации о сотрудниках;

• проверки учета и организации технической и профессиональной подготовки кадров;

• формирования широкого спектра запросов к базе данных и получения отчетов по ним с сортировкой и обобщением данных.

• работники кадровой службы, используя контур «Учет и управление кадрами», решают следующие задачи:

• формирование базы данных (персональных сведений о сотрудниках, их назначениях, перемещениях, окладах, зарплате, надбавках, изменениях режима работы, отпусках, заболеваниях, предыдущей трудовой деятельности и др.);

• формирование ответов по запросу;

• составление стандартных отчетов;

• составление штатного расписания.

Недостатки рассмотренных ИС

Приведенный обзор ППП по управлению кадрами позволяет сделать следующие выводы:

1. Во всех пакетах имеется режимы заполнения документов. Однако содержание информации при этом не всегда соответствует утвержденной законодательством форме.

2. Ни в одном из пакетов не предусмотрено хранение архивной информации.

3. Практически все перечисленные пакеты требуют небольшого времени освоения: в пределах одной-двух недель. Исключение составляет пакет «Галактика-Бизнес-Кадры», для изучения и полного освоения которого потребуется не менее месяца.

4. Ни в одном из пакетов не реализована возможность прямого импорта данных, подготовленных в других пакетах.

5. Для решения ряда задач не всегда используются корректные алгоритмы. Примером может служить задача подбора кадров в составе пакета фирмы «INFIN»: предлагается осуществлять эту процедуру, руководствуясь исключительно тем, что означает имя человека согласно народным приметам.

2.4 Разработка ИС «Фараон»

Фараон разработан программистами ООО «Центр Кадровых Технологий» в среде Borland Delphi и работает под Windows NT/2000/XP/Vista. Фараон является клиент-серверной программой.

В рамках данного дипломного проекта был разработан модуль, отвечающий за соединение с БД и работу ТСP-соединения, фрагмент которого представлен ниже:

_ _ _

{$I FARAON. INC}

interface

function TDM. GetAvailableUpdate: boolean;

var

a: integer;

s: string;

ls: TStrings;

begin

{$I NanoBegin. inc}

result:=false;

try

ls:=TStringList. Create;

TCPClient.IOHandler. WriteLn (IntToStr (clCheckUpdate));

while s='' do

s:=TCPClient.IOHandler. ReadLn;

a:=StrToInt (s);

TCPClient.IOHandler. ReadStrings (ls, a);

if not TryStrToInt (ls[0], a) then

ShowMessage ('Ошибка в ответе сервера лицензий!')