Автоматизация работы отдела кадров на примере РУП «ПО «Белоруснефть» Речицкое управление технологического транспорта

ВВЕДЕНИЕ

Важной отличительной особенностью современного этапа развития общества является его информатизация. Не осталась в стороне и глобальная информатизация образования.

Имеющийся в настоящее время отечественный и зарубежный опыт информатизации среды отдела кадров убедительно свидетельствует о том, что она позволяет существенным образом повысить эффективность кадрового процесса.

Автоматизация процесса создания контракта и отчета значительно упростит процесс подготовки контрактов, облегчит текущий поиск и его продление.

Целью выпускной квалификационной работы является автоматизация работы отдела кадров на примере РУП «ПО"Белоруснефть» Речицкое управление технологического транспорта.

Для выполнения поставленной цели необходимо рассмотреть следующие задачи:

изучить теоретические и правовые аспекты отдела кадров;

изучить программные продукты для автоматизации отдела кадров;

рассмотрение технологического процесса автоматизации отдела кадров;

разработать контракт и отчет;

рассмотреть мероприятия по охране труда и технике безопасности;

обосновать расчет затрат на автоматизацию отдела кадров.

В дипломной работе использовались следующие методы исследования: монографический, статистический, моделирование бизнес-процессов и аналитический.

При написании выпускной квалификационной работы использовались такие программные продукты, как 1С: Предприятие 8.2, Конфигурация «Зарплата и Управление для Беларусии», BPwin 4.0.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОТДЕЛА КАДРОВ

1.1 Теоретические и правовые аспекты отдела кадров Эффективное развитие общества, отрасли хозяйства и даже отдельной организации возможно лишь при использовании высококвалифицированных рабочих. Они выполняют основную роль в производственном процессе, социальном развитии трудовых коллективов.

Как в стране в целом, так и в каждом конкретной организации должна разрабатываться и осуществляться кадровая политика. Она представляет собой деятельность по созданию целостной системы формирования и эффективного использования трудовых ресурсов, развития кадрового потенциала, ориентированного на эффективное решение актуальных экономических, социальных и политических задач.

Направления решения всех этих вопросов в Республике Беларусь определяет Концепция государственной кадровой политики, утв. Указом Президента от 18 июля 2001 г. № 399 (далее — Концепция.) [1]

Задачи и функции кадровой службы.

Задачами кадровой службы организации по сложившейся практике являются:

Участие в определении и реализации стратегии и тактики управления персоналом, кадровой политики;

Подбор кадров руководителей, специалистов, рабочих необходимых профессий и квалификаций;

Расстановка и использование кадров в соответствии с их деловыми и нравственными качествами;

Непрерывное обучение и повышение квалификации работников, формирование резерва на выдвижение;

Участие в формировании стабильного трудового коллектива, поддержание в нем благоприятной социально-психологической атмосферы;

Обеспечение ведения кадрового делопроизводства;

Осуществление внутриведомственного контроля за соблюдением законодательства о труде и трудовой дисциплины.

В соответствии с приведенными задачами кадровая служба должна выполнять следующие функции:

Участие в подготовке материалов, определяющих кадровую политику, осуществляет ее;

Определяет перспективную и текущую потребность в работниках, источники привлечения их в организацию;

Изучает имеющийся состав работников, разрабатывает предложения по планированию развития трудового коллектива;

Организует проведение аттестации руководителей и специалистов;

Участвует в разработке структуры и штатного расписания организации, в работе по их совершенствованию;

Планирует профессионально-должностное продвижение работников;

Формирует кадровый резерв для выдвижения на руководящие должности, составление планы работы с ними;

Планирует и участвует в постоянном обучении руководителей и специалистов, в подготовке, переподготовке, повышении квалификации рабочих;

Принимает меры по управлению трудовой дисциплины, предупреждению социальных и трудовых конфликтов;

Разрабатывает и обеспечивает реализацию сметы финансовых расходов по работе с кадрами;

Участвует в обеспечении использования материального и морального стимулирования работников;

Контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка;

Оформляет прием, перемещение, переводы и увольнения работников в соответствии с требованиями законодательства и приказами руководителя организации;

Организует систему персонального учета и обработку поступающей информации по кадрам;

Ведет делопроизводство по кадровым вопросам, обеспечивает сохранность документов;

Подготавливает необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам и их семьям;

Ведет установленную статистическую отчетность по кадрам;

Подготавливает справки, характеристики, другие документы работниками либо по запросам соответствующих органов, принимает работников по вопросам их работы в организации;

Участвует в разработке проекта коллективного договора;

По распоряжению руководителя организации принимает участие в рассмотрении трудовых споров;

Осуществляет персональный и воинский учет работников;

Заказывает, оформляет, хранит и выдает трудовые книжки;

Разрабатывает графики отпусков работников, обеспечивает их соблюдение;

Изучает причины текучести кадров, состояние трудовой дисциплины, готовит предложения по устранению выявленных недостатков;

Изучает, обобщает и внедряет в практику своей работы передовой отечественный и зарубежный опыт;

Подготавливает и визирует проекты ведомственных документов, связанных с кадровой работой.

По распоряжению руководителя организации кадровая служба может выполнять и другие функции.

Обеспечение организации кадрами специалистов и рабочих — одна из основных обязанностей кадровых служб. Эту работу целесообразно начинать с определения вакантных должностей и их количество, требования к претендентам на эти должности, формы занятости по вакантным должностям (полный или сокращенный рабочий день, постоянная или временная работа, основная работа или работа по совместительству и др.).

Источники комплектования кадрами могут быть внутренними и внешними;

Внутренние источники чаще всего используются при создании новых структурных подразделений, освоении новой продукции, при передвижении работников по служебной лестнице. В этих случаях вакансии замещаются путем перевода работающих в организации лиц на другую работу.

К основным внешним источникам подбора кадров относятся:

Высшее, средние специальные, профессионально-технические учебные заведения;

Местные центры занятости населения;

Специальные органы по трудоустройству населения;

Не работающие жители населенного пункта, где размещается организация, либо близлежащие от него населенные пункты.

Выбор претендентов на должность из нескольких кандидатур происходит таким образом. Изучается трудовые книжки поступающих на работу, их личные листки по учету кадров, дипломы (свидетельства) об окончании учебного заведения или получении квалификации. Кроме того можно навести справки о претенденте у своего коллеги с прежнего места работы. Необходимо помнить, что часто это мнение бывает не объективным. После беседы со вновь поступающим на работу делаются выводы о его деловых и профессиональных качествах.

Согласно ст. 26 ТК Республики Беларусь поступающий на работу обязан предъявить кадровому работнику следующие документы:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

Документы воинского учета (для военнообязанных и призывников);

Трудовую книжку (кроме лиц, ранее не работавших, поступающих на работу по совместительству).

В соответствии со ст. 50 ТК трудовая книжка установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности работника. В связи с введение в Республике Беларусь с 1 января 2003 г. Индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования трудовая книжка работника утратила статус основного документа, подтверждающего стаж работника.

Диплом или иной документ об образовании или профессиональной подготовке, подтверждающий наличие прав на выполнение соответствующей работы;

Направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников;

Заключение

медико-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов);

Декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении обстоятельств, имеющих отношение к работе (установленные законодательством).

Все эти документы подтверждают возраст, уровень профессиональной подготовки, состояние здоровья и некоторые другие обстоятельства. Данные крайне необходимы для согласования трудовых функций, уточнения должностных обязанностей.

Кадровая служба не может требовать представления документов, не предусмотренных законодательством.

Прием на работу.

Трудовой договор — соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашениями сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК.) [14]

Иными словами, трудовой договор — это письменный договор, который закрепляется прием работника на работу в соответствующую организацию.

В рамках заключенного трудового договора у работника и нанимателя есть основные обязанности.

Для работника это:

Выполнение работы по определенной или нескольким специальностям, профессиям соответствующей квалификации;

Соблюдение внутреннего трудового распорядка.

Для нанимателя:

Предоставление работнику обусловленную договором работу;

Обеспечение условий труда, предусмотренных законодательством, другими нормативными документами и соглашением сторон;

Своевременная выплата работнику заработной платы.

Работник и наниматель имеют и другие обязанности, которые возникают у них в процессе выполнения работы. Они установлены статьями 53, 55 ТК.

Содержание и условия трудового договора определяются ст. 19 ТК и при необходимости дополняются соглашением нанимателя и работника.

Закон определяет, какие обязательные сведения и условия должны заключаться в каждом трудовой договор:

Данные о работнике и нанимателе (фамилия, имя, отчество работника, паспортные данные; наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, подписывающего трудовой договор);

Место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

Трудовая функция (работа по соответствующей профессии, специальности, квалификации, функциональные обязанности по должностной инструкции. Наименование профессии, должности, специальности должно соответствовать квалификационному справочнику, действующему на момент заключения трудового договора);

Основные права и обязанности работника и нанимателя (права и обязанности сторон приведен в ст. 11, 12, 53, 54 ТК, которые могут дополняться по соглашению сторон);

Срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);

Режим труда и отдыха для работников (если он отличается от общих правил, установленных в организации);

Условия оплаты труда (размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

По соглашению сторон в трудовой договор могут включаться, например, такие дополнительные условия:

Установление предварительного испытательного срока;

Обязанность работника отработать после обучения за счет нанимателя соответствующий срок;

Другие условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с законодательством и коллективным договором.

Изменения в трудовой договор вносятся только по соглашению сторон.

Трудовой договор признается недействительным при наличии следующих оснований (ст. 22 ТК):

Если он заключался под влияние обмана, насилия, угрозы, а так же если он заключен на крайне невыгодных для работника условиях вследствие стечения тяжелых обстоятельств;

Без намерения создать юридические последствия (мнимый трудовой договор);

Если заключен лицом моложе 14 лет либо с гражданином, признанным недееспособным вследствие душевной болезни или слабоумия, либо с лицом, не достигшим 14 лет, но без письменного согласия одного из родителей (усыновителя, попечителя).

Закон устанавливает (ст. 23 ТК), что могут признаваться недействительными и отдельные условия трудового договора, если они:

Ухудшают положение работника по сравнению с законодательством, коллективным договором, соглашением;

Носят дискриминационный характер.

Заключая трудовой договор, наниматель обязан (ст. 54 ТК):

Потребовать от работника документы, установленные законодательством;

Ознакомить работника под роспись с полученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности, с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок;

Провести вводный инструктаж по охране труда;

Завести (заполнить) на работника трудовую книжку;

Оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись.

Трудовой договор заключается в письменной форме. При этом любые трудовые договоры: срочные, временные, с совместителями и другие. Исключение составляют домашние работники, трудовой договор с которыми не заключается, если работа носит краткосрочный характер (ст. 309 ТК).

Один экземпляр оформления договора передается работнику, а другой хранится в кадровой службе.

Началом действия трудового договора является день начала работы, определенный в этом договоре.

Срок трудового договора.

Согласно ст. 17 ТК трудовые договоры могут заключаться на:

Неопределенные сроки;

Определенные сроки не более пяти лет (срочный трудовой договор);

Время выполнения определенной работы;

Время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы;

Время выполнения сезонных работ.

Срочный трудовой договор — это договор, в котором стороны достигли соглашения относительно ограничения времени его действия определенным периодом. Признаками срочного трудового договора являются:

Отсутствие у работника в течение всего срока договора права на увольнение по собственному желанию;

Возможность перехода срочного трудового договора в бессрочный (ст. 39 ТК) По истечении установленного срока трудовой договор может быть:

Прекращения по инициативе любой из сторон;

Продолжен на неопределенный срок, если трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не требует их прекращения;

Продлен либо перезаключен на новый срок.

Оформление трудового договора и приказов о приеме на работу.

Форма трудового договора как письменного документа разрабатывается нанимателем. В нем учитываются правовой статус организации, возможности по стимулированию труда работника, требования ст. 19 ТК, другие обстоятельства.

Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27 декабря 1999 г. № 155

С учетом общереспубликанской примерной формы могут разрабатываться отраслевые примерные формы, а так же отдельными нанимателями.

После заключения трудового договора прием оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Такое требование содержится в п. 5 ст. 54 ТК.

Приказ (распоряжение) не может противоречить содержанию трудового договора.

Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись.

При приеме на работу работник кадровой службы обязаны:

Использовать все источники подбора кадров в организацию;

Проводить с претендентами на работу собеседование, тестирование и др.;

Изучать предоставляемые работником при поступлении на работу документы, обеспечивать их полноту в соответствии с требованиями ст. 26 ТК;

Весь комплекс информации о работнике докладывать руководителю организации для решения вопроса о приеме на работу;

При принятии на работу: подготовить проект приказа о приеме на работу, проект трудового договора или проект контракта, представить их руководителю для подписания, потребовать от работника предоставления трудовой книжки;

Завести на работника личную карточку работника (форма № Т-2 или Т-2А), а при необходимости личное дело;

Ознакомить работника под роспись с порученной работой (если этим не занимаются другие службы), условиями труда и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности;

Ознакомить работника под роспись с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым договором;

Объявить работнику приказ о приеме на работу под роспись;

Обеспечить прохождение работника инструктажа по охране труда;

Занести запись в трудовую книжку работника в соответствии с законодательством, документально оформить ее прием от работника.

Представить необходимые сведения о работнике в бухгалтерию организации.

Перевод на другую работу Переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения наименования профессии, должности), по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручения работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки). Такое понятие перевода дает ст. 30 ТК.

При переводе на другую постоянную, если она ниже оплачивается, за работником сохраняется прежний средний заработок в течении не менее 2 недель со дня перевода (ст. 72 ТК). Коллективным договором организации может быть предусмотрен более длительный срок сохранения прежнего заработка.

Законность перевода работника на новые условия обусловлена двумя обстоятельствам:

Изменения, которые проявляются в осуществлении реальных мероприятий (рационализация, автоматизация, внедрение ресурсосбережения и др.) должны быть обоснованными;

Наниматель должен предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за один месяц.

Если работник все же отказался от работы в связи с изменениями существенных условий труда, то его трудовой договор прекращается по п. 5 ст. 35 ТК.

Перевод в другую местность Другая местность — это иной населенный пункт по существующему административно-территориальному делению по сравнению с тем, где ранее выполнял работник работу. Направление работника выполнять работу в другом населенном пункте не зависит от места расположения организации. Это имеет значение тогда, когда работник работает по месту нахождения организации.

Перевод на работу к другому нанимателю Перевод на работу к другому нанимателю влечет изменение стороны договора — нанимателя. Если такой перевод является постоянным, то не имеет значения, какая работа будет предложена новым нанимателем — прежняя или, например, более квалифицированная. Поскольку меняется наниматель, то речь идет не об изменения прежнего трудового договора, а о заключении нового. Новый трудовой договор может быть заключен после расторжения прежнего.

Перевод по состоянию здоровья При заболевании работник может быть переведен на другую работу. Такой перевод вызван заботой о состоянии здоровья работника.

Такие переводы допускаются как в отношении инвалидов, так и в отношении других работников, не являющихся инвалидами.

Основанием для перевода служит заключение Медико-реабилитационной экспертной комиссии. Она определяет противопоказания по прежней работе, дает рекомендации по новой работе с указанием времени ее предоставления: постоянно или временно.

Согласие работника на перевод Трудовой договор, представляет собой соглашение сторон. Поэтому перевод на другую работу, в другую местность, к другому нанимателю, по состоянию здоровья, т. е. изменение трудового договора, допускается только с согласия работника Согласие работника должно быть письменным. Оно оформляется обычно в виде подачи личного заявления.

Временный перевод в связи с производственной необходимостью Согласно ст. 33 ТК в случае производственной необходимости наниматель имеет право перевести работника на не обусловленную трудовым договором работу (по другой профессии, специальности, квалификации, должности), а также на работу к другому нанимателю.

Перевод в порядке производственной необходимости производится без согласия работника.

Законодательство ограничивает месяцем только разовый перевод, а не в определенном периоде, например в течении календарного года. Переводы могут быть неоднократными, если возникают обстоятельства производственной необходимости. И в каждом случае на месячный перевод не требует согласия работника.

Перемещение Перемещение следует отличать от перевода. Перемещение — это поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и в другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах специальности, квалификации или должности с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором (ст. 31 ТК).

Различают три вида перемещений:

В пределах одного и того же структурного подразделения (цеха, отдела, участка и т. п.);

В другое структурное подразделение, за исключением обособленного;

На другой механизм, агрегат (автомобиль, экскаватор и т. д.).

При перемещении идет речь об изменении не места работы, а рабочего места.

Перемещение должно быть обосновано нанимателем производственными, организационными или экономическими причинами.

Обязанность кадровой службы при переводе работника (перемещении) При осуществлении перевода работника (перемещении) у одного и того же нанимателя кадровая служба должна:

Обсудить вопросы перевода с лицами, внесшими такие предложения;

Проверить собеседование с работником, которого предполагается перевести на другую работу;

Проанализировать полученную информацию и доложить результаты анализа руководителю организации для принятия решения о переводе;

Подготовить проект приказа о переводе, подпись его у руководителя организации Предъявить работнику приказ о переводе под роспись, обеспечить отражение мнения работника о переводе на приказе;

При переводе работника на другую постоянную работу: внести соответствующие записи в трудовую книжку работника, изменения в трудовой договор или ранее заключенный контракт; учинить запись о переводе в личной карточке работника; ознакомить работника с новой работой, условиями и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности по работе (с участием других должностных лиц);

Предоставить необходимые сведения о переводе работника в бухгалтерию.

Увольнение Заключенный трудовой договор может быть прекращен (расторгнут), а работник уволен с работы (занимаемой должности) только по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом. В нем приводятся следующие основания.

Общие условия увольнения

1. Соглашение сторон (п. 1 ст. 35, ст. 37 ТК) Соглашение сторон — взаимное согласие сторон трудового договора, нанимателя и работника. Инициатива расторжения договора может исходить от любой стороны. Соглашение может быть достигнуто как в устной, так и в письменной форме. Издаваемый приказ (распоряжение) об увольнении лишь закрепляет достигнутое соглашение, договоренность, и его содержание не может ему противоречить.

Закон не устанавливает срок предупреждения об увольнении. По приведенному основанию трудовой договор расторгается в тот день, в отношении которого достигнуто соглашение сторон. Изменение срока увольнения по усмотрению одной из сторон не допускается.

По соглашению сторон может быть прекращен как срочный трудовой договор, так и договор, заключенный на неопределенное время.

При увольнении по соглашению сторон ссылка в приказе и в трудовой книжке работника делается на п. 1 ст. 35 ТК.

2. Истечение срока трудового договора (п. 2 ст. 35, ст. 38, 39, 41 ТК) Сроки окончания трудового договора устанавливаются:

При заключении срочного трудового договора (до 5 лет);

При приеме работника на работу на время выполнения: определенной работы; обязанностей временно отсутствующего работника при сохранении его места работы; сезонных работ.

Истечение срока трудового договора автоматически не влечет его прекращения. Для этого необходимо, что бы одна из сторон либо две стороны вместе высказали желание прекратить трудовые отношения. Как правило, работник подает письменное заявление с просьбой об увольнении, а наниматель издает приказ (распоряжение).

Датой увольнения является:

При заключении договора на определенный срок — последний день срока договора;

При заключении договора на время выполнения определенной работы — день завершения этой работы;

При заключении договора на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника — день, предшествующий дню выхода этого работника на работу;

При заключении договора на время выполнения сезонных работ — день завершения (истечения) сезона.

Закон предусматривает случаи досрочного расторжения трудового договора по требованию работника (ст. 41 ТК). Этими случаями являются: болезни или инвалидность, препятствующие работнику дальнейшее выполнение трудовых обязанностей; нарушение нанимателем законодательства о труде, коллективного или трудового договора, другие уважительные причины.

3. Желание работника (п. 3 ст. 35, ст. 40 ТК) По желанию (инициативе) работника расторгается трудовой договор, заключенный на неопределенный срок Желание работника является абсолютным условием для расторжения таких видов трудового договора, т. е. независимо от согласия нанимателя. Традиционно это основание для увольнения именуется «по собственному желанию».

Приняв решение уволиться, работник обязан в письменно предупредить об этом нанимателя за месяц.

Днем подачи заявления считается день его вручения нанимателю (отправка по почте, телеграфу и др.), а не дата его подписи. Под «нанимателем» следует понимать не только руководителя организации, но и уполномоченное на принятие заявлений структурное подразделение, должностное лицо (канцелярия, общий отдел, секретарь и др.)

4. Инициатива нанимателя (п. 3 ст. 35, ст. 42, 43, 45, 46 ТК).

По инициативе нанимателя работники могут быть уволены по следующим причинам:

Прекращение деятельности организации, индивидуального предприятия либо сокращение численности или штата работников (п. 1 ст. 42 ТК).

Несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья, препятствующего подолжению данной работы (п. 2 ст. 42 ТК).

Несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, препятствующей продолжению данной работы (п. 3 ст. 42 ТК).

Систематическое неисполнение работником обязанностей, возложенных на него договором (п. 4 ст. 42 ТК).

Прогул без уважительных причин (п. 5 ст. 42 ТК). Прогулом признается отсутствие работника на работе в течении рабочего дня. К прогулу закон относит и отсутствие работника более 3 часов подряд или суммарно.

Неявка на работу в течении более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности (п. 6 ст. 42 ТК).

Появление на работе в состоянии опьянения (п. 7 ст. 42 ТК).

Совершение хищений по месту работы (п. 8 ст. 42 ТК).

Однократное грубое нарушение правил охраны труда, повлекшее увечья или смерть других работников (п. 9 ст. 42 ТК).

5. Переход работника к другому нанимателю или на выборную должность (п. 4 ст. 35 ТК).

Инициатива перевода может исходить как от работника, что чаще всего бывает, так и от других лиц. В данном случае перевод осуществляется к другому нанимателю, поэтому трудовой договор с прежним нанимателем должен быть прекращен.

Для прекращения трудового договора необходимо наличие одновременно следующих условий:

Перевод осуществляется на постоянную работу к другому нанимателю;

Согласие на это выражают два нанимателя и работник.

Согласие, как правило, оформляется следующим образом. Новый наниматель, получив согласие работника, направляет прежнему нанимателю письмо с просьбой уволить работника в связи с переходом к нему по переводу.

Законодательство не определен срок действия письма о переводе. На практике в подобных письмах обычно оговаривают месячный срок.

Нельзя увольнять работника по собственному желанию, если к нанимателю поступило письмо о его переводе к новому нанимателю. Такие увольнения признаются незаконными.

Увольнение в связи с переходом на выборную должность осуществляется при условии:

Выборность на замещение соответствующей должности должна быть предусмотрена определенным нормативным актом;

Работник должен иметь документ, подтверждающий факт его избрания (например удостоверение депутата);

Согласие работника на перевод на выборную должность.

Согласия нанимателя на увольнение по п. 4 ст. 35 ТК не требуется.

6.Отказ работника от перевода на работу в другую местность или с новым существенными условиями труда (п. 5 ст. 35 ТК).

Иногда перевод связан с тем, что организация (наниматель) меняет свое расположение и переезжает в другую местность (другой населенный пункт). При согласии работника он убывает вместе с организацией по новому адресу. В этом случае трудовой договор, заключенный ранее, продолжает действовать. Но работник может отказаться от переезда в другую местность, так как решает остаться в прежнем населенном пункте. С таким работником трудовой договор расторгается.

При увольнении по п. 5 ст. 35 ТК работникам выплачивается выходное пособие в размере не менее двухнедельного среднего заработка.

Увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон Трудовой договор подлежит прекращению также по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, которые изложены в ст. 44 ТК.

Призыв работника на воинскую службу (п. 1 ст. 44 ТК). Призыв на воинскую службу происходит на основании документа, в частности повестки военкомата.

Восстановление работника, ранее выполнявшего работу (п. 2 ст. 44 ТК). Прекращение трудового договора по этому основанию допускается, если бывший работник:

Восстановлен на прежней работе по решению суда либо самого нанимателя;

Был незаконно осужден или привлечен к уголовной ответственности и потребовал восстановления на прежней работе в течении 3 месяцев со дня вступления в законную силу оправдательного приговора либо вынесения постановления о прекращении уголовного дела.

Нарушение установленных правил приема на работу (п. 3 ст. 44 ТК). Указанное основание может применяться только в случаях нарушения тех правил приема на работу (заключения трудового договора), без которых трудовых договоров не может действовать в силу прямого указания закона.

Это имеет место, если работник принят:

Без документов, указанных в ст. 26 ТК;

На должность, в результате чего возникла непосредственная подчиненность или подконтрольность близких родственников или свойственников (ст. 27 ТК);

На должность, работу, запрещенную для женщин и несовершеннолетних (ст. 262 и 274 ТК);

Нарушение приговора суда, которым запрещено заниматься определенной деятельностью (ст. 51 ТК).

Если допущенные нарушения исправимы нанимателем, то увольнение по п. 3 44 ТК не производится.

Не избрание на должность, в том числе по конкурсу (п. 4 ст. 44 ТК). Это основание имеет отношение к работникам, которые занимаются выборную должность. Например работник после истечения срока конкурса (выборов) участвовал в новом конкурсе (выборах) и не был избран либо не принимал участие в новом конкурсе (выборах).

Вступление в законную силу приговора суда (п. 5 ст. 44 ТК). Работник за совершенное преступление может быть приговорен к такой мере наказания, которая исключает продолжения им работы: лишение свободы, запрещение заниматься определенной деятельностью, пожизненное заключение и др. Приказ (распоряжение) об увольнении должен датироваться днем поступления к нанимателю приговора суда.

Смерть работника либо признание его умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 44 ТК). Первое обстоятельство подтверждается справки ЗАГСа, другие — решение решением суда по заявлению заинтересованных лиц. На основании этих обстоятельств принимается решение о прекращении трудового договора.

Обязанности кадровой службы при увольнении работников.

Работники кадровой службы при решении вопроса об увольнении работника должны [8]:

Тщательно проанализировать деятельность (бездействие) работника, являющиеся поводом, основанием для его увольнения. Для этого необходимо изучить все имеющиеся материалы: докладные, служебные записки, поступившие в организацию документы и дп.;

Если работник увольняется по собственному желанию, то обязательно потребовать от него письменное заявление;

Предложить работнику, которого наниматель желает уволить по своей инициативе, дать письменное объяснение по случившемуся обстоятельству;

Изучить процедуру увольнения конкретного работника и обеспечить соблюдение всех правил;

Установить, имеет ли работник какие-либо льготы и гарантии при увольнении, обеспечить их соблюдение нанимателем;

Определить, имеет ли работник право на не отбытую часть отпуска, определить размер отпуска;

Установить, имеет ли право работник на выходное пособие при увольнении;

С учетом изложенных обстоятельств подготовить проект приказа (распоряжения) об увольнении и представить его на подпись руководителю организации;

После подписания приказа ознакомить работника с его содержанием, уведомить в необходимых случаях заинтересованные органы;

Занести запись об увольнении в трудовую книжку и выдать ее работнику в установленном порядке.

Изучив теоретические и правовые аспекты работы отдела кадров, видим, что нужно смотреть на все особенности приема, увольнения или перемещения сотрудника, что бы не допустить ошибок.

1.2 Обзор существующих программных продуктов В отделе кадров уже имеется программа «АРМ инспектора отдела кадров». В связи с тем что, с 2008 года было прекращено обслуживание и обновление программы, было принято решение перейти на другой программный продукт.

Список программных продуктов и краткое описание:

1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 для Беларуси Система Управлением персоналом

1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 для Беларуси Для Беларуси разработана в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь и является инструментом для реализации кадровой политики предприятия и расчетов по начислению и выплате заработной платы.

В программе реализованы возможности ведения учета по следующим направлениям:

планирование потребностей в персонале;

обеспечение бизнеса кадрами;

управление компетенциями и аттестацией работников;

управление финансовой мотивацией персонала;

планирование занятости персонала;

учет кадров и анализ кадрового состава;

трудовые отношения, в том числе кадровое делопроизводство;

расчетом заработной платы персонала;

исчислением регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Конфигурация позволяет вести управленческую и учетную деятельность от имени нескольких организаций (которые могут быть оформлены как юридические лица или являться частными предпринимателями), составляющих единое предприятие. Кроме того, конфигурация обеспечивает параллельное ведение двух видов учета — управленческого и регламентированного: управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации (собственного юридического или физического лица).

Стоимость 5800р (Рус.руб) Система Управление персоналом.

Система Управление персоналом работает под управлением Windows 2000/XP/2003/Vista/Windows7.

Управление персоналом является клиент-серверной программой. Для однопользовательской работы можно установить серверную и клиентскую часть на одну машину.

Предназначена для автоматизации управления персоналом на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности. Данная программа служит для облегчения и ускорения выполнения следующих работ:

Личные карточки работников:

создание новой карточки;

редактирование записей в личных карточках работников;

поиск личных карточек работников по различным признакам и печать — полученных данных;

создание собственных показателей в карточке (например: учет нуждающихся в жилье, различные характеризующие данные и т. д.)

Штатное расписание:

формирование организационной структуры предприятия;

задание штатных единиц;

просмотр, редактирование и удаление штатных единиц;

возможность создания любых доплат, ведение нескольких тарифных сеток;

расчет ФОТ по предприятию;

печать штатного расписания;

получение информации о вакансиях;

Табельный учет:

любые виды графиков работ;

автоматическое формирование табеля на основании данных по сотрудникам: больничные листы, командировки и т. д. ;

возможность самостоятельной корректировки;

печать табелей;

Приказы по личному составу:

создание приказов;

исполнение приказов;

возможность использования как стандартных печатных форм приказовзаписок, так и собственных настраиваемых (Word шаблонов);

отслеживание исполнения приказов;

Формирование отчетов:

ежегодные статистические отчеты;

создание собственных отчетов;

Стоимость 5000р (Рус.руб) Наиболее полным программным продуктом, который больше подходит в отдел кадров, я считаю 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 для Беларуси. Тем более имеется отдел по сопровождению программ 1С.

2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ПРОБЛЕМЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ.

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия Речицкое управление технологического транспорта (РУТТ) является обособленным подразделением РУП «Производственное объединение «Белоруснефть».

РУТТ обслуживает автотранспортной и специальной техникой обособленные подразделения РУП «Производственное объединение «Белоруснефть».образовано в 1966 г. Основные виды деятельности: вахтовые перевозки, доставка на объекты работников, оборудования и химреагентов, участие в бурении, нефтедобыче, капитальном и подземном ремонтах скважин, в общестроительных работах и вышкостроении.

Организационная структура предприятия РУТТ представлена в приложении 1 «Организационная структура предприятия» и представляет собой:

Начальник РУТТ руководит всей деятельностью, в соответствии с планом производства, действующим законодательством, уставом предприятия. Руководит и осуществляет контроль за деятельностью служб РУТТ, расходованием денежных и материальных ценностей.

Заместитель начальника РУТТ подчиняется непосредственно начальнику управления. Функции заместителя — обеспечение производственной деятельности предприятия и решение социальных вопросов.

Главный инженер — осуществляет свою деятельность в соответствии с планом производства, приказов, распоряжений и указаний начальника РУТТ. Главный инженер организует работу и несет ответственность по вопросам охраны труда, техники безопасности и промсанитарии, состояния технологии производства, рационализации, изобретательства, выполнения плана, внедрения новой техники и подготовки кадров.

Главный инженер имеет в административном подчинении: отдел по работе с персоналом, отдел экономики и финансов, отдела коммерческого учета, инженер по техники безопасности, практика специализированных решений и практика систем комплексного учета.

Речицкое управление технологического транспорта — образовано в 1966 г. Основные виды деятельности: вахтовые перевозки, доставка на объекты работников, оборудования и химреагентов, участие в бурении, нефтедобыче, капитальном и подземном ремонтах скважин, в общестроительных работах и вышкостроении.

Адрес Речицкого управления технологического транспорта: 247 500, г. Речица, Головные сооружения.

Анализ финансового состояния В структуре актива баланса РУТТ на начало 2012 г. Долгосрочные активы имеют наибольший удельный вес 95,4% или 394 438 млн. руб (Бел.рубли)., из них основные средства составляют 90,2% или 372 860 млн руб., вложения в долгосрочные активы занимают 5,0% или 20 465 млн руб. Долгосрочная дебиторская задолженность составляет 0,2% или 933 млн руб., в т. ч. прочая дебиторская задолженность составляет 0,2% или 933 млн руб. Прочие долгосрочные активы составляют 180 млн руб.

Краткосрочные активы в структуре актива баланса имеют на начало 2012 г. Удельный вес 4,6% или 18 949 млн руб., из них наибольший удельный вес занимают запасы 3,8% или 15 549 млн руб., в том числе:

материалы занимают удельный вес 3,8%, и составляют 15 549 млн руб.

Расходы будущих периодов составляют 725 млн руб., или 0,2%.

Краткосрочная дебиторская задолженность составляет 0,6% или 2672 млн руб., в т. ч.:

покупателей и заказчиков — 88 млн руб.;

поставщиков и подрядчиков — 0,6% или 2578 млн руб.;

прочая дебиторская задолженность — 6 млн руб.

Денежные средства и их эквиваленты имеют незначительный удельный вес и составляют 1 млн руб.

Прочие краткосрочные активы также имеют незначительный удельный вес и составляют 2 млн руб.

На конец отчетного периода на 01.01.2013 г. остаточная стоимость основных средств составила 469 858 млн руб., ее удельный вес в структуре актива уменьшился и составил 84,2%. За 2012 год остаточная стоимость основных средств увеличилась на 96 998 млн руб. или на 26%, за счет следующих факторов:

ввода новых основных средств в сумме 55 121 млн руб.;

списания основных средств на сумму 2174 млн руб.;

безвозмездной передачи основных средств на сумму 3156 млн руб. сторонним предприятиям;

передача основных средств на сумму 1623 млн руб. обособленным подразделениям РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;

получения основных средств на сумму 301 млн руб. от обособленных подразделений подразделениям РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;

передача основных средств в качестве уставного фонда стоимостью 12 806 млн руб. ООО «Белоруснефть — Сибирь»;

переоценка основных средств на сумму 58 631 млн руб.;

начисление амортизации на сумму 58 631 млн руб.;

уменьшение амортизации на 2174 млн руб. в связи со списанием основных средств;

уменьшение амортизации на 2326 млн. руб в связи с передачей основных средств сторонним предприятиям;

уменьшение амортизации на сумму 550 млн руб. в связи с передачей основных средств обособленным подразделениям РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;

увеличение амортизации на сумму 165 млн руб. в связи с получение основных средств от обособленных подразделений РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;

уменьшение амортизации на сумму 2029 млн руб. в связи с передачей основных средств в качестве уставного фонда ООО «Белоруснефть 0 Сибирь»;

Стоимость материалов на складах и в производстве на 01.01.2013 г. составила 24 801 млн руб. или 4,4% в структуре актива баланса и увеличилась на 9252 млн руб. или на 59,5 за счет следующих факторов;

— рост закупочных цен на материальные ценности — 8512 млн руб.;

— увеличение запасов в физическом измерении — 740 млн руб.

Стоимость чистых активов за 2012 год увеличилась на 146 263 млн руб., и составила на 01.01.2013 г. — 551 206 млн руб.

Тут мы видим что актив баланса на 2013 год предприятия увеличился, если сравнить с 2012 годом.

2.2 Техническое и программное обеспечение предприятия Техническая основа информационного обеспечения представлена совокупностью взаимосвязанных единым правлением автоматизированных технических средств, сбора, накопления, обработки, передачи, вывода и представления информации, средств обработки документов и оргтехники, а так же средств связи, для осуществления информационного обмена между различными техническими средствами.

Главным элементом комплекса технических средств, предназначенным для автоматической обработки информации в процессе решения управленческих задач, является электронная вычислительная машина, или компьютер, которые могут быть объединены в компьютерные сети. Компьютерные сети могут быть двух типов: одноранговые и с выделенным сервером.

На предприятии находится 80 компьютеров, соединённых в сеть с помощью витой пары по топологии «Звезда».

С помощью сервера осуществляется связь с сетью в главной компании, от которой напрямую зависит сеть в подразделении.

Рабочие станции сотрудников:

Стационарные ПК — 80 шт.

Core 2 duo 7600/i3−2100; RAM 2 Gb; HDD 160/320 Gb; Windows 7.

Оргтехника:

Принтер HP 2055dn — 2 шт.

МФУ Canon MF4570dn — 3 шт.

Программно-математическая подсистема Программное обеспечение (ПО) — совокупность программ, позволяющая организовать решение задач на компьютере. ПО и архитектура машины образуют комплекс взаимосвязанных и разнообразных функциональных средств, определяющих способность решения того или иного класса задач. Важнейшими классами ПО являются системное и специальное (прикладное), представленное пакетом прикладных программ (ППП).

Системное программное обеспечение — это совокупность программ, обеспечивающих: создание операционной среды функционирования других программ, надежную и эффективную работу компьютера и компьютерных сетей, проведение диагностики и профилактики аппаратуры компьютера и сетей.

Системное программное обеспечение организует процесс обработки информации в компьютере. Главную его часть составляет операционная система (ОС).

Большинство компьютеров работает в операционной системе Windows XP. Однако есть несколько компьютеров, которые работают в Windows 7.

Прикладное программное обеспечение — предназначено для решения конкретных задач пользователя и представляет уровень программного обеспечения, обращенный к человеку, который сам не разрабатывает программы, а лишь использует их в своей деятельности.

На каждом рабочем компьютере сотрудника компании установлены такие программы как:

Opera — Интернет браузер, предназначен для работы в глобальной сети internet.

Microsoft Office— офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и AppleMac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. MicrosoftOffice является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями MicrosoftOffice. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.

Для каждого сотрудника создается свой почтовый ящик имеющий вид имя_сотрудника@beloil.by

Skype — клиент для интернет телефонии, предназначен для общения с клиентами и конференций.

Adobe Reader 6.0 CE — Программа, предназначенная для просмотра и печати документов в формате PDF. Формат PDF (PortableDocumentFormat) является одним из самых распространённых и удобных форматов для электронного представления различной документации.

IrfanView — Компактный и удобный вьюер и конвертор графических (и не только) файлов.

Windows Commander — файловый менеджер.

Подсистема безопасности Развитие новых информационных технологий и всеобщая компьютеризация привели к тому, что информационная безопасность не только становится обязательной, она еще и одна из характеристик ИС. Существует довольно обширный класс систем обработки информации, при разработке которых фактор безопасности играет первостепенную роль.

Под безопасностью понимается защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищения информации, модификации или физического разрешения ее компонентов.

Под угрозой безопасности информации понимаются события или действия, которые могут привести к снижению, несанкционированному использованию информационных ресурсов управляемой системы, а так же программных и аппаратных средств.

Умышленные угрозы безопасности информации бывают пассивные и активные.

Пассивные угрозы направлены в основном на несанкционированное использование информационных ресурсов ИС, не оказывая при этом влияния на ее функционирование.

Активные угрозы имеют целью нарушение нормального функционирования ИС путем целенаправленного воздействия на ее компоненты.

С целью обеспечения безопасности информации в компании организованы различные уровни защиты. Прежде всего, это защита на физическом уровне, то есть двери закрываются на замки, а на окнах установлены металлические решетки.

Защита персональных рабочих станций основана на разграничение прав доступа посредством политик Active Directory.

На BIOS и на вход в систему пароли установлены. Существуют пароли на запуск Windows, у каждого пользователя системы свой пароль. Это что касалось защиты информации от несанкционированного доступа. Для защиты данных от вирусов на рабочих станциях сотрудников установлен антивирус AviraControlCenter. Основной же антивирусной защитой является Kaspersky Business Spoace Security.

Далее проанализируем правила использования персональных компьютеров. В компании есть инженер по технике безопасности. На предприятии проводится вводный инструктаж со всеми принимаемыми на работу и инструктаж на рабочем месте. Об этом производится запись в «Журнале регистрации инструктажа на рабочем месте» с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего.

Как мы видим в организации хорошая техническая обеспеченность. Плюс так же имеется подсистема безопасности. Что очень хорошо для предприятия, т.к. все компьютеры имеют доступ к интернету.

2.3 Формальное описание документооборота Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров (рисунок 1.1 и 1.2). Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.

Рисунок 1.1 — Основные документы, исходящие из отдела кадров Рисунок 1.2 — Основные документы, входящие в отдел кадров Отдел кадров — бухгалтерия Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы:

— приказы о приеме на работу;

— приказы о кадровом перемещении;

— приказы об увольнении;

— приказы по отпуску;

— больничные листы.

Отдел кадров — руководство Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые «любимые» отчеты руководства.

Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:

— индивидуальные сведения по сотруднику;

— списки сотрудников;

— события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т. д.);

— штатное расписание.

Отдел кадров — органы статистики С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как «Принятые / Уволенные», «Отчет по среднесписочной численности» и т. д.

Как мы видим документооборот в отделе кадров довольно большой, много входящих и исходящих документов.

3. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ РУП «ПО «БЕЛОРУСНЕФТЬ» РЕЧИЦКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ТРАНСПОРТА

3.1 Структурная организация автоматизации отдела кадров Автоматизация любого программного продукта требует выполнения последовательности ряда действий. До автоматизации программного продукта необходимо выполнить его проектирование и моделирование.

Как правило, процесс моделирования выполняется в программе BPwin — позволяет наглядно отображать сложные структуры данных. Удобная в использовании графическая среда AllFusion ERwin Data Modeler упрощает разработку базы данных и автоматизирует множество трудоёмких задач, уменьшая сроки создания высококачественных и высокопроизводительных транзакционных баз данных и хранилищ данных. Данное решение улучшает коммуникацию организации, обеспечивая совместную работу администраторов и разработчиков баз данных, многократное использование модели, а также наглядное представление комплексных активов данных в удобном для понимания и обслуживания формате. 11]