Автоматизация учета товаров на АГЗС «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

СТАРООСКОЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

(ФИЛИАЛ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СТАЛИ И СПЛАВОВ

(ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)"

Факультет автоматизации и информационных технологий

Кафедра автоматики и промышленной электроники

Специальность 80 801 «Прикладная информатика в сфере сервиса»

Выпускная квалификационная работа

на тему: «Автоматизация учета товаров на АГЗС «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства»

Старый Оскол июнь 2009 год

Аннотация

Объектом исследования дипломного проекта является АГЗС города Губкина — структурного подразделения «Северное объединение по эксплуатации газового хозяйства» Основной вид деятельности АГЗС — оказание услуг по заправке автомобилей сжиженным углеводородным газом.

Целью дипломного проекта является разработка системы автоматизации учета товаров на АГЗС.

В аналитической части произведен анализ процесса работы АГЗС и отдела ОМТС, построены информационные потоки, поставлена главная задача проектирования и разбита на подзадачи.

Для практической реализации поставленной задачи были разработаны базы данных АГЗС и отдела ОМТС синхронизирующиеся между собой для контроля всех пяти АГЗС из главного офиса (ОМТС). Был произведен выбор системного обеспечения: ОС рабочей станции — Windows XP Professional, использовалась база данных MS Access — которая включает весь необходимый перечень функций для проектируемой информационной системы и имеет богатый набор визуальных средств, в качестве ПО для сервера был выбран MS SQL-Server. В проекте было произведено обоснование выбора технических средств, необходимых для работы системы.

Внедрение разрабатываемой системы позволит сократить время, затрачиваемое на обработку данных, автоматизирует обмен информацией между АГЗС и главным офисом.

В экономической части рассчитана экономическая эффективность внедрения проекта и срок окупаемости проекта.

В разделе «Защита информации» были проанализированы средства обеспечения защиты информации хранящейся в БД.

Пояснительная записка дипломного проекта содержит 94 листа, 32 рисунка, 24 таблицы, 2 приложения. Графическая часть проекта состоит из 9 листов формата А1.

Список сокращений

• Введение

  6

• 1. Аналитическая часть 8
• 1.1 Описание предметной области 8
• 1.1.1 Описание вида деятельности 8
• 1.1.2 Организационная структура и объект управления 9
• 1.2 Описание существующего уровня автоматизации 15
• 1.2.1 Структура сети и ее характеристика 15
• 1.2.2 Конфигурации рабочих мест 16
• 1.2.3 Описание существующей информационной системы 17
• 1.2.4 Описание работы автогазозаправочной станции 18
• 1.3 Сущность информационного комплекса и информационных задач 19
• 1.3.1 Постановка задач на проектирование 21
• 1.3.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс 22
• 1.3.3 Проблемы разработки информационной системы 23
• 1.3.4 Декомпозиция задач 24
• 1.3.5 Требования, предъявляемые к разрабатываемой ИС 24
• 1.4. Обзор современных ИС 26
• 1.4.1 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач 28
• 2. Проектная часть 30
• 2.1 Информационное обеспечение комплекса задач 30
• 2.1.1 Обоснование информационного обеспечения 32
• 2.1.2 Внемашинное информационное обеспечение 32
• 2.1.2.1 Инфологическая модель данных и ее описание 32
• 2.1.2.2 Характеристика входной информации 35
• 2.1.3 Выбор клиентской системы управления баз данных 36
• 2.1.4 Выбор серверной системы управления баз данных 40
• 2.1.5 Внутримашинная реализация данных 43
• 2.1.6 Алгоритмы и технология решения задач 48
• 2.2 Формализация расчетов (математическая модель) 50
• 2.2.1 Модель управления запасами без дефицита 50
• 2.3 Описание экранных форм 54
• 2.3.1 Приложение на АГЗС 54
• 2.3.2 Приложение в главном офисе 60
• 2.4 Обоснование выбора системного обеспечения 64
• 2.5 Обоснование выбора программного обеспечения 66
• 2.6 Обоснование выбора технического обеспечения ИС 67
• 2.7 Разработка организационного обеспечения 68
• 3. Расчет экономической эффективности 70
• 3.1 График основных этапов проведения НИР и расчет затрат 71
• 3.2 Определение капитальных затрат для нового варианта. 77
• 3.3 Определение эксплуатационных затрат для нового варианта. 78
• 3.4 Определение экономического эффекта. 79
• 4. Информационная безопасность и защита информации 81
• 4.1 Корпоративные компьютерные системы 81
• 4.2 Обеспечение безопасности в корпоративных сетях 83
• 4.3 Защита данных в Access 88
• 4.4 Защита данных в SQL Server 89

• Заключение

  92

• Список источников информации 94
• Приложение 1: 96
• Приложение 2: 122

В настоящее время невозможно представить процесс управления производством, выполняемый без участия информационных систем, которые облегчают и улучшают технологические процессы и качество обработки информации.

Информационная система представляет собой систему, реализующую автоматизированный сбор, обработку и манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.

Разработка собственной информационной системы — это действительно проблема, которую приходится решать многим современным предприятиям, независимо от рода их бизнеса. Термин «информационная система» относится к классу программных продуктов, облегчающих или «автоматизирующих» ведение бизнеса.

Грамотно обработанная и систематизированная информация является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие оперативных и достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

В данной работе рассматривается деятельность пяти АГЗС и их главного офиса «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства».

Для того чтобы эффективность и производительность работы «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства» были высокими необходима чёткая и отлаженная работа всех подразделений предприятия, в том числе и АГЗС. Но без внедрения информационной системы такую работу обеспечить очень сложно и практически невозможно, поскольку постоянно увеличиваются информационные потоки и повышаются требования к скорости обработки данных, выполнение большого количества операций невозможно осуществить вручную. Для полноценного учета информации без применения ЭВМ необходим достаточно большой штат сотрудников, который должен своевременно отслеживать информационные потоки, изменения данных и остатки и фиксировать их на бумажных носителях, которые также требуют кропотливого труда и внимания. Все это ведет к экономически неоправданному расширению штата кадровых служащих на предприятии и снижению оперативности получения информации. Внедрение ИС значительно облегчает данную работу, поскольку создаются две базы данных, обменивающихся информацией между собой через сеть интернет, что позволяет оперативно отражать информацию. Также значительно облегчается сам процесс изменения и ведения бумажной документации, поскольку основные элементы операций автоматизированы и выполняются по достаточно несложному алгоритму. В результате чего экономится время, человеческие ресурсы, оперативно поступает информация и повышается качество работы в целом.

В качестве объекта управления разрабатываемой ИС является учет товаров на АГЗС.

Разработанная ИС позволила добиться следующих результатов:

· усовершенствована работа оператора на АГЗС;

· снижен объем бумажных документов;

· связаны информационные потоки главного офиса и пяти отдельных АГЗС в единую информационную сеть;

· создала базы данных с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе;

· автоматизирована система учета товаров;

· автоматизирован обмен информацией между АГЗС и главного офиса;

· в главном офисе оперативно отслеживаются должники-контрагенты по оплате за товары.

1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области

1.1.1 Описание вида деятельности

«Северное объединение по эксплуатации газового хозяйства» находится в городе Старый Оскол и объединяет 5 районов: Красненский, Новооскольский, Чернянский, Губкинский и собственно Старооскольский.

Основными видами деятельности объединения являются:

· осуществление комплекса мер по контролю за рациональным использованием газообразного топлива на газопотребляющих объектах;

· осуществление контроля за сохранностью систем газоснабжения, при производстве строительных работ вблизи действующих газопроводов;

· изготовление запасных частей для газового оборудования, механизмов, приборов;

· организация пропаганды безопасного пользования газом в быту;

· обучение населения правилам пользования газовыми приборами;

· организация работы по противопожарной защите газопроводов от электрохимической коррозии;

· рассмотрение причин аварий, несчастных случаев и принятие мер по их предотвращению;

· разработка мероприятий по охране труда и технике безопасности и обеспечение их выполнения так же является задачей «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства»;

· подготовка кадров, своевременная аттестация, повышение квалификации руководителей, специалистов, рабочих;

· оказание организационно-технической и методической помощи газовым хозяйствам других министерств и ведомств, находящихся в зоне обслуживания филиала;

· осуществление коммерческой деятельности и любые другие виды деятельности, не запрещенных законодательством.

В 2000 году начала производиться заправка автомобилей собственного автотранспорта на складе города Старый Оскол, где была установлена колонка для заправки автомобилей.

В 2001 году были построены и пущены в эксплуатацию АГЗС в районах (см. таблица 1.1.):

Таблица 1.1.

1.1.2 Организационная структура и объект управления

Организационная структура — это система целей и их распределение между различными звеньями, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой; распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации.

Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Организационная структура управления «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства» представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1

Для бесперебойной работы производства на предприятии работают 250 чел. работающих непосредственно на предприятии, 50 чел. — технологические рабочие в потоках. Все работники работают на постоянной основе.

Во главе предприятия стоит директор объединения, он руководит в соответствии с действующим законодательством хозяйственной и финансово-экономической деятельностью организации, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества организации, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы организации, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности продукции и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.

Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условия труда.

Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обслуживании и решении вопросов, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и хозяйственной деятельности организации, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам — коммерческому директору и др.

Обеспечивает соблюдение законности в деятельности организации и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности организации в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельностью.

Главный инженер отвечает за выполнения плана предприятия и плана производства продукции в соответствии с заказами и техническими условиями. Организовывает подготовку и аттестацию работников в области промышленной безопасности, разработку планов мероприятий по локализации аварий и ликвидации их последствий. Обеспечивает проведение контроля за соблюдением работниками опасных производственных объектов требований промышленной безопасности.

Административно-хозяйственный отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии зданий и помещений предприятия; осуществлять контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции, канализации и др.). Организовывает проведение ремонта помещений, осуществлять контроль за качеством выполнения ремонтных работ.

Заместитель директора осуществляет оперативное руководство работой участка сжиженного газа, отдела главного механика и обеспечивать выполнение работ по капитальному строительству на предприятии.

Отдел материально-технического снабжения выполняет работы по обеспечению оборудованием и комплектующими изделиями капитального строительства и ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия, проверяет правильность определения в заявках подразделений предприятия потребности в оборудовании и комплектующих изделиях, составлять сводные заявки с необходимыми расчетами и обоснованием. Разрабатывает графики поставок оборудования на основе утвержденных сроков завершения строительно-монтажных работ. Обеспечивает транспортировку, приём, хранение и реализацию сжиженных углеводородных газов.

Отдел управления персоналом проводит работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности; формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

Главный бухгалтер отвечает за организацию финансовой деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий финансового плана, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов предприятия, своевременности платежей по обязательствам в бюджеты всех уровней, поставщикам и учреждениям банков.

Отвечает за учет основных фондов, материалов, денежных средств, исполнение смет расходов, издержек производства и обращения, производственных запасов. Занимается Расчетами заработной платы.

Главный экономист формирует единую экономическую политику предприятия на основе анализа состояния и тенденций развития отрасли. Формирует экономическое планирование, направленное на эффективное использование всех видов ресурсов в процессе строительства объекта.

Отдел режимов газоснабжения контролирует правильность и своевременность введения льгот, тарифов на газ и проведение расчетов с населением. Осуществляет контроль за своевременной регистрацией пусковых ведомостей, открытием лицевых счетов, списков проживающих в эксплуатируемых и во вновь принятых в эксплуатацию жилых домах и размеров отапливаемой площади. Обеспечивает своевременное поступление платежей за потребленный природный газ населением.

1.2 Описание существующего уровня автоматизации

В настоящее время практически все процессы в «Северном объединении по эксплуатации газового хозяйства» автоматизированы. Для абонентского отдела используется программа «Катюша». Аварийно-диспетчерская служба и производственно-технический отдел используют программу по газопроводам «Сигма».

Неавтоматизированными являются пять АГЗС, на которых имеются кассовые аппараты и пульты, связывающиеся через контроллеры с колонками. Оператору на АГЗС и в главном офисе приходится заполнять большое количество журналов при работе с организациями по безналичному расчету, вести отчеты по учету товаров и других оказываемых услугах. Ежедневно сведения с АГЗС передаются по телефону в главное управление. Это сложный и трудоемкий процесс, при котором на выявление и исправление допущенных ошибок приходится затрачивать много времени.

1.2.1 Структура сети и ее характеристика

Рис 1.2. Структура сети «Северное объединение по эксплуатации газового хозяйства»

Существующая сеть имеет топологию звезды, реализованную на неэкранированной витой паре категории UTP 5. Прямые соединения двух компьютеров в сети отсутствуют. Благодаря этому, имеется возможность решения проблемы общедоступности данных, а также повышается устойчивость к повреждениям кабельной системы. Однако функциональность сети зависит от состояния сетевого концентратора. Передача данных по сети осуществляется по протоколу TCP/IP. Топология сети показана на рис 1.2.

Концепция топологии сети в виде звезды пришла из области больших ЭВМ, в которой головная машина получает и обрабатывает все данные с периферийных устройств как активный узел обработки данных. Вся информация между двумя периферийными рабочими местами проходит через центральный узел вычислительной сети.

Пропускная способность сети определяется вычислительной мощностью узла и гарантируется для каждой рабочей станции. Столкновений данных не возникает.

Кабельное соединение довольно простое, так как каждая рабочая станция связана с узлом. Затраты на прокладку кабелей высокие, особенно когда центральный узел географически расположен не в центре топологии. Поэтому для соединения удаленных АГЗС будем использовать передачу данных через Internet.

При расширении сети к новому рабочему месту необходимо прокладывать отдельный кабель из центра сети.

Топология в виде звезды является наиболее быстродействующей из всех топологий вычислительных сетей, поскольку передача данных между рабочими станциями проходит через центральный узел (при его хорошей производительности) по отдельным линиям, используемым только этими рабочими станциями.

1.2.2 Конфигурации рабочих мест

Аппаратная конфигурация рабочих мест в главном управлении представлена в таблице 1.2. Так как компьютеров в объединении много, то и конфигурация не однородна.

Таблица 1.2.

На Рабочих станциях установлена многопользовательская операционная система Windows ХР Professional, обеспечивающая защиту файлов от проникновения извне.

1.2.3 Описание существующей информационной системы

Все документы, а это значит и информацию, можно разделить на три потока: входящие, внутренние и исходящие.

Входящей является почтовая корреспонденция, информация, поступившая по факсу, электронной почте или на ином электронном носителе.

Внутренними являются документы созданные сотрудниками для необходимой работы предприятия. В организации между сотрудниками установлены определенные информационные потоки, которые показаны на рис 1.3.

Исходящая — это сведения о реализованном товаре за смену, передаваемые с каждой АГЗС в главный офис.

Выделим ряд недостатков, которыми обладает существующая ИС:

физическая удаленность АГЗС от главного офиса;

не связаны информационные потоки главного офиса и пяти отдельных АГЗС в единую информационную сеть;

сложность обработки информации;

низкая точность и оперативность поступления информации.

большие затраты времени и трудовых ресурсов на обработку информации;

не автоматизированная система учета товаров;

не оперативно отслеживаются должники-контрагенты по оплате за товары.

Рис. 1.3. Информационные потоки АГЗС «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства»

1.2.4 Описание работы автогазозаправочной станции

Заправка предоставляет услуги по заправке автомобилей и продаже газовых баллонов, проводит освидетельствование на пригодность газовых баллонов.

АГЗС находится за чертой города на отдельной территории, где закопаны пять резервуаров для хранения сжиженного углеводородного газа (СУГ) объемом в 5 тонн литров.

Автомобили заправляются СУГ из четырех колонок, сотрудником, прошедшим специальную подготовку.

Поставка СУГ и баллонов на АГЗС осуществляется специальными газовозами. Принимает баллоны и СУГ оператор по накладным. Поставщиком газа является ОАО «Белгородоблгаз».

В обязанности оператора входит: вести учет товара, сдавать инкассацию, передавать сведения о реализованном товаре и давать запрос на поставку товара в главный офис, где формируется список контрагентов, ведется оборотно-сальдовая ведомость и устанавливаются единые фиксированные цены.

1.3 Сущность информационного комплекса и информационных задач

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь существует ряд причин:

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки.

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов.

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки.

С этим процессом в нашей стране дела обстоят пока не лучшим образом: пока не сформировалась адекватная юридическая база для информационных систем, систем электронной коммерции, не приняты нормативные акты об электронном документообороте и цифровой подписи.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, информационные технологии как залог дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Главное назначение информационных систем — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, синхронизация данных между приложениями). В информационных системах также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процессы. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена — документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т. д.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию «workflow» — стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.

1.3.1 Постановка задач на проектирование

Основной целью проектирования ИС является автоматизация учета товаров на АГЗС.

При проектировании следует четко представлять себе, какие трудности могут возникнуть в процессе реализации программного обеспечения и его внедрения. Также, необходимо учитывать, что операторам придется работать с данной системой значительное количество времени, и поэтому эффективность их деятельности будет значительно зависеть от простоты в использовании системы и ее интерфейса.

Разработка информационной системы учета товаров на АГЗС должна обеспечить возможность контроля товара на складе и работы с контрагентами. Для этого необходимо получить контроль над реализацией товара на АГЗС и над внесением оплаты контрагентами.

Для осуществления поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

· связать информационные потоки главного офиса и пяти отдельных АГЗС в единую информационную сеть по технологии «клиент — сервер»;

· автоматизировать систему учета товаров;

· создать базы данных с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе;

· автоматически отправлять данные о реализации товара в конце каждой смены в главный офис;

· в главном офисе оперативно отслеживать должников-контрагентов по оплате за товары.

1.3.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс

Существующий механизм учета на АГЗС сложен и не автоматизирован. В главный офис сведения об остатках на складе СУГ и баллонов поступают не оперативно, что приводит к задержке оформления заказов на поставку товаров. Для того чтобы отследить каждого контрагента и наглядно видеть его дебет и кредит — оператору приходится вручную проводить анализ документов. Эта работа отнимает много времени и отвлекает оператора от основной деятельности, что снижает эффективность данного процесса.

В отдел ОМТС главного офиса каждое утро по телефону с пяти АГЗС передаются данные о реализации товара за прошедшую смену, что приводит к искажению информации. Проектируемая ИС:

· синхронизирует данные между БД АГЗС и главного офиса по технологии «клиент — сервер»;

· автоматизирует систему учета товаров;

· создает базы данных с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе;

· автоматически отправляет данные о реализации товара в конце каждой смены в главный офис;

· самостоятельно отслеживает должников-контрагентов по оплате за товары.

1.3.3 Проблемы разработки информационной системы

1. Потеря связи между клиентской базой данных АГЗС и серверной базой данных главного офиса.

В процессе передачи информации с АГЗС в главный офис, может быть потеряно соединение (неполадки в сети, плохое соединение и др.), тогда в главный офис поступят некорректные данные.

Для решение данной проблемы создана процедура, которая при нажатии в приложении на АГЗС на кнопку «Сформировать все обороты» принудительно отправляет все данные о реализации товара по сети, при этом удаляя старую информацию и записывая новую.

2. Оперативное обновление цен

В процессе работе операторы на АГЗС, не вовремя получив информацию об изменении цены, могут продавать товары по «старым» расценкам, что приводит к фальсификации отчетности.

Для устранения такой ситуации в ИС разграничены права доступа к некоторым справочникам (контрагенты и номенклатура). Оператор на АГЗС в приложении может только просматривать номенклатуру без возможности редактирования или добавления, а в главном офисе в БД заносится список товаров с указанием фиксированных цен. Данная информация автоматически загружается в БД АГЗС при авторизации пользователя в приложении. При отправке отчетов с АГЗС в БД происходит синхронизация данных с БД главного управления.

3. Отслеживание запасов СУГ

Во время работы оператора на АГЗС может закончиться СУГ, что приведет к дефициту спроса на товар, снижению конкурентоспособности АГЗС, расторжению договоров с контрагентами.

Чтобы избежать такой ситуации в приложение заложены математические расчеты, которые высчитывают среднее потребление газа в неделю и если остается в запасе меньше этого среднего числа, то выводится экранное окно, в котором показаны среднее потребление газа и сколько осталось газа в наличии и рекомендует сделать заявку на поставку товара.

1.3.4 Декомпозиция задач

Под декомпозицией задач, подразумевается разбиение общей задачи на подзадачи.

Основная задача: создание информационной системы автоматизации учета товаров на АГЗС.

Подзадача:

· Создание двух БД для АГЗС и главного офиса по технологии «клиент — сервер»;

· Формирование оборотно-сальдовой ведомости;

· Учет должников-контрагентов по оплате за товары;

· Формирование остатков товара;

· Формирование сменного отчета, прихода, расхода;

· Учет количества смен, отработанных сотрудниками;

· Контроль над остатками и поставкой газа

1.3.5 Требования, предъявляемые к разрабатываемой ИС

Из одного центра сложно контролировать работу сети филиалов АГЗС, так как приходится обрабатывать большое количество документов. Существующий процесс занимает значительное время, и влечет за собой не своевременность поступления информации, что недопустимо в современном процессе информатизации общества, где необходимо принимать эффективные решения на основе оперативной информации.

Проектируемая ИС должна: автоматически синхронизировать данные между БД АГЗС и главного офиса по технологии «клиент — сервер»; автоматизировать учет товаров на АГЗС; создавать БД с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе; автоматически отправлять данные о реализации товара в конце каждой смены в главный офис; самостоятельно отслеживать должников-контрагентов по оплате за товары.

Требования к структуре и функционированию системы:

интерфейс системы должен быть лёгким и понятным, даже неподготовленному пользователю;

иметь разные уровни доступа в клиентской БД у пользователей АГЗС;

серверная БД должна храниться на серверной СУБД, для защиты данных;

оперативно отражать информацию о товаре;

обеспечивать настройку параметров;

устойчивость к сбоям связи;

легко адаптироваться к постоянно меняющимся параметрам.

Требования к эргономике:

экранная форма системы должна быть оформлена в спокойных цветах;

все экранные формы выдержаны в одной гамме цветов и одной стилистике.

все надписи легко читаемы.

Требования к технической эстетике:

защита рабочих мест в соответствии с нормами охраны труда: защитные экраны или мониторы со встроенными защитными экранами; правильное производственное освещение, исключающее повышенную яркость, блёсткость, ослеплённость, тени и т. п.;

предоставление мер по безопасности труда.

Требования к защите информации от несанкционированного доступа.

· должно быть предусмотрено ограничение прав доступа, то есть у всех сотрудников должны быть собственные права доступа к системе, а именно уникальный пароль и имя входа;

· иметь разные права доступа к одинаковым объектам БД на АГЗС и главном офисе.

1.4. Обзор современных ИС

Любая информационная система может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Развитие рынка компьютерных систем, способных обеспечить эффективное управление организацией, связано с системами двух классов:

· системы, ориентированные на автоматизацию отдельных функций управления;

· интегрированные системы управления.

На рынке представлены как российские, так и зарубежные системы различного назначения. Если говорить о реальном секторе экономики, то для него на рынке имеются системы двух классов:

· финансово — управленческие системы;

· производственные системы.

Финансово — управленческие системы: локальные и малые интегрированные. Применяются для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т. д.), управление финансовыми потоками.

Свойства финансово — управленческих систем:

универсальность;

небольшой цикл внедрения;

имеются коробочные варианты;

гибкость в адаптации к нуждам конкретного предприятия;

способность работать на ПК в обычных сетях передачи данных NovellNetware или WindowsNT;

использование простых средств разработки (Clipper, FoxPro, dBase, Paradox);

снижение уровня эффективности при работе на сложных конфигурациях сети и при увеличении объемов обрабатываемых данных;

Производственные системы: средние и крупные интегрированные. Применяются для управления и планирование производственного процесса. Учетные функции глубоко проработаны и выполняют вспомогательную роль.

Свойства производственных систем:

более сложны в установке (цикл внедрения от 6−9 месяцев до 1−2 и более лет);

часто ориентированы на одну или несколько отраслей и /или типов производства;

специализация отражается в наборе функций системы;

наличие встроенных бизнес — моделей производства;

производственные системы по многим параметрам значительно более жесткие, чем финансово управленческие;

основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление производственным процессом;

охватывают планирование, закупки, производство, запасы, продажи, финансовые потоки и многие другие аспекты;

при увеличении сложности и широты охвата функций предприятия системой возрастают требования к технической инфраструктуре и компьютерной платформе;

разработаны с помощью промышленных баз данных;

в большинстве случаев используется технология «клиент-сервер».

Классификация рынка ИС представлена в таблице 1.3.

Таблица 1.3.

1.4.1 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

В настоящее время работа на всех АГЗС не автоматизирована. Учет прихода, расхода и другой отчетности ведется вручную в журналах. СУГ отпускается с помощью специальных пультов-контроллеров, которые напрямую соединены с колонками.

На рынке информационных услуг существуют ИС для АГЗС. Их основным недостатком является то, что каждая конкретная программа делается под определенную колонку, для определенной марки контроллер. ИС, которая успешно работает на АГЗС с колонками одной фирмы, не будет работать на колонках других фирм. Данные ИС полностью автоматизируют работу АГЗС, но они дорогостоящие и необходимо подбирать разные ИС на совместимость с существующим оборудованием. В условиях существования нескольких разных АГЗС закупка для каждой заправки новой ИС сложный и дорогостоящий процесс, а оставить автоматизацию на сегодняшнем этапе нецелесообразно.

Поэтому было принято решение создать единую универсальную ИС, которая не зависит от марки колонки, где СУГ будет отпускаться через пульты-контроллеры. В данной программе будет автоматизирован учет товаров, будут связаны все АГЗС и главный офис в единую сеть, в которой БД будут синхронизироваться между собой.

Программной средой для разработки был выбран Microsoft Access 2003.

Проектируемая информационная система учета материалов должна обладать следующими возможностями:

В клиентском приложении на АГЗС:

· автоматически отсылать сведения о реализации товара при закрытии смены;

· автоматически загружать обновления справочников номенклатура и контрагенты;

· работать с взаимосвязанными таблицами;

· выполнять автоматический расчет цены и количества при продаже товара;

· создавать отчеты-ревизии, для сдачи смены;

· считать остатки.

· считать средний расход газа в неделю и давать рекомендации по заявке на заказ товара.

В серверном приложении главного офиса:

· получать информацию об оборотах со всех клиентов;

· задавать номенклатуру, фиксированные цены и контрагентов;

· отслеживать дебеты и кредиты контрагентов;

· автоматически показывать должников;

· наглядно отображать остатки на клиентах.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение комплекса задач

Информационное обеспечение — это совокупность и взаимодействие массивов информации, таблиц баз данных, форм выходных документов, систем кодирования и классификации, необходимых для выполнения всех функций автоматизированной системы.

Информационное обеспечение разрабатываемой системы определяется особенностями ее построения и представляет собой совокупность потоков данных, используемых для управления технологическим процессом и реализации других функций автоматизированной информационной системы.

Проектирование и функционирование автоматизированной ИС основывается на системотехнических принципах, отражающих важнейшие положения методов общей теории систем, системного проектирования, теории информации и других наук, позволяющих обеспечить необходимую надежность эксплуатации, совместимость и взаимодействие информационных систем различных экономических объектов, экономить труд, время, денежные средства на проектирование и внедрение ИС в практику.

Информационное обеспечение (ИО) различают внемашинное и внутримашинное:

внемашинное — это вся совокупность информации в «северном объединении по эксплуатации газового хозяйства», включая информационно-логическую модель данных, системы документов и документооборота информационных потоков;

внутримашинное — это представление данных на машинных носителях в виде разнообразных по содержанию, по назначению и специальным образом организованных массивов (файлов), совокупность программ, обеспечивающих сбор, обработку, передачу и хранения данных, БД и их информационных связей.

Значительную долю внемашинного ИО составляет документация. При разработке внемашинного ИО к документам, как наиболее распространенным носителям исходной и результативной информации, предъявляется ряд требований по их форме, содержанию, порядку заполнения. Единство требований создает унифицированную систему документации. Унифицированные типовые документы в деятельности АГЗС повышают эффективность автоматизации. К таким документам относятся накладные, отчеты сменные, отчеты о проданном СУГ и другие.

Совокупность данных, входящих во внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение обычно разделяют на три вида:

входные данные (исходные данные для решения каких-то задач);

выходные данные (результаты решения задач, предназначенные для использования в управлении или для выдачи на устройство отображения);

промежуточная информация (результаты решения каких-то задач, предназначенные для использования в других задачах).

Любая автоматизированная ИС подразумевает внедрение в управленческую деятельность новой формы представления информации — электронных документов (первичных и результатных) на машинных носителях. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В них содержится информация, имеющая различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Хранятся электронные документы как файлы на машинном носителе.

Работа с документами, в том числе и электронными, требует создания системы управления документами и документооборота в масштабе распределенной ИС. Эта система должна охватывать все этапы жизненного цикла документов: создание, хранение. Обеспечить обмен информацией между пятью АГЗС и главным офисом.

2.1.1 Обоснование информационного обеспечения

В ходе разработки автоматизированного решения задачи учета товаров, результатными показателями являются (печатные формы всех отчетов представлены в Приложениях)

· печать сменного отчета;

· печать проданного СУГ;

· печать проданного СУГ с расшифровкой по клиентам;

· печать продажи по операторам по разным номенклатурам;

· печать должников-контрагентов;

· печать ОСВ;

· печать остатков;

· поиск документа по дате;

· поиск по смене;

Сбор информации для формирования отчетов осуществляться из документов, которые формируются в процессе работы АГЗС:

· приходные накладные;

· продажи;

· оплаты контрагентов.

Хранение и последующая обработка полученной информации очень трудоемкий процесс и носит рутинный характер поэтому в разрабатываемой информационной системе автоматизируем его, для меньшей затраты труда и времени.

Вся собранная информация, будет вноситься и храниться в соответствующих таблицах БД посредствам заполнения электронных форм.

2.1.2 Внемашинное информационное обеспечение

2.1.2.1 Инфологическая модель данных и ее описание

Логическая структура базы данных определяется информационными потребностями проекта. При ее разработке выделяются основные информационные сущности предметной области, выявляются связи между ними. Затем логическая структура оптимизируется в соответствии с реализуемыми целевыми функциями проекта.

Инфологическая модель данных приведена на рисунках 2.1. и 2.2.

Основными сущностями базы данных АГЗС являются:

· Сущность «Сотрудник» характеризуется атрибутами — КодСотрудника, Фамилия, Пароль. Данная сущность связана с сущностями «Смены», «Приход» и «Продажа»;

· Сущность «Смены» характеризуется атрибутами — КодСмены, КодСотрудника, Начало, Окончание. Данная сущность связана с сущностями «Сотрудник» и «Продажа»;

· Сущность «Приход» характеризуется атрибутами — КодПрихода, ДатаПрихода, КодНоменклатуры, Количество. Данная сущность связана с сущностями «Номенклатура» и «Сотрудник»;

· Сущность «Номенклатура» характеризуется атрибутами — КодНоменклатуры, Наименование, Цена, Товар. Данная сущность связана с сущностями «Приход» и «Продажа»;

· Сущность «Продажа» характеризуется атрибутами — КодПродажи, КодНоменклатуры, КодКонтрагента, Дата, Количество, Стоимость, КодСотрудника, КодСмены, Безнал. Данная сущность связана с сущностями «Номенклатура», «Сотрудник», «Смены» и «Контрагенты»;

· Сущность «Контрагенты» характеризуется атрибутамиКодКонтрагента, Наименование, Полное наименование, Безнал. Данная сущность связана с сущностью «Продажа».

·

Основными сущностями базы данных главного офиса являются:

· Сущность «Остатки» характеризуется атрибутами — КодОстатка, КодЗаправки, КодНоменклатуры, Количество и Дата. Данная сущность связана с сущностями «Районы» и «Номенклатура»;

· Сущность «Номенклатура» характеризуется атрибутами — КодНоменклатуры, Наименование, Цена, Товар. Данная сущность связана с сущностью «Остатки»;

· Сущность «Районы» характеризуется атрибутами — КодЗаправки, Название. Данная сущность связана с сущностями «Остатки» и «Обороты»;

· Сущность «Обороты» характеризуется атрибутами — Код, КодНоменклатуры, КодКонтрагента, Дата, Сумма, Количество, КодЗаправки. Данная сущность связана с сущностями «Контрагенты» и «Районы»;

· Сущность «Контрагенты» характеризуется атрибутамиКодКонтрагента, Наименование, Полное наименование, Безнал. Данная сущность связана с сущностями «Обороты» и «РасчетыКонтрагенты»;

· Сущность «РасчетыКонтрагенты» характеризуется атрибутами — Код, КодКонтрагента, Сумма, Дата, КодЗаправки. Данная сущность связана с сущностью «Контрагенты».

2.1.2.2 Характеристика входной информации

Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте распределенной информационной системы является:

Нормативно-справочная информация:

· Справочник Контрагенты. Список контрагентов, с которыми «Северное объединение по эксплуатации газового хозяйства» заключает договора на обслуживание по безналичному расчету;

· Справочник Номенклатура. Наименование товаров или услуг, и цены на них. Цена является единой по всем отделениям АГЗС;

Входная оперативная информация:

· Таблица приход. Накладные на приход товара. В них указывается кто принял товар, в каком количестве и дата. Цена товара заложена изначально в справочнике номенклатуры. Она не меняется т.к. поставщик единственный.

Результатной информацией является:

· Обороты за смену: что продано, кому, дата и время продажи, на какую сумму и код заправки для идентификации в БД главного офиса;

· Сколько осталось товара в наличии.

2.1.3 Выбор клиентской системы управления баз данных

Выбор клиентской СУБД представляет собой сложную многопараметрическую задачу и является одним из важных этапов при разработке приложений баз данных.

В первую очередь при выборе СУБД необходимо принимать во внимание следующие факторы:

· максимальное число пользователей одновременно обращающихся к базе;

· характеристики клиентского ПО;

· аппаратные компоненты сервера;

· серверную операционную систему;

· совместимость с выбранной ОС;

· возможность работать на разных типах компьютеров;

· работа в различных топологиях и типах сетей;

· наличие механизмов управления согласованностью действий и автоматического контроля;

· уровень квалификации персонала.

Так же выбранный программный продукт должен удовлетворять как текущим, так и будущим потребностям предприятия, при этом следует учитывать финансовые затраты на приобретение необходимого оборудования, самой системы, разработку необходимого программного обеспечения на ее основе, а также обучение персонала. Кроме того, необходимо убедиться, что новая СУБД способна принести предприятию реальные выгоды.

При реализации проекта в качестве средства для разработки системы учета товаров был выбран — MS Access 2003, который включает весь необходимый перечень функций для проектируемой системы.

Главное достоинство MS Access состоит в возможности быстрой разработки «открытой» базы данных, систему в дальнейшем можно будет дорабатываться любому программисту, не привлекая первых разработчиков.

Сравнительные характеристики персональных СУБД представлены в таблице 2.1.:

Таблица 2.1.

5 — отлично, 4 — очень хорошо, 3- хорошо, 2 — удовлетворительно, 1 ;

посредственно.

Microsoft Access — это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Успех состоит во включении ее в богатое окружение семейства Microsoft Office, в простой реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средству быстрого построения интерфейса — Конструктор форм. Для получения распечаток используются Конструкторы отчетов.