Развитие методологических основ разработки и внедрения автоматизированных систем управления документами: зарубежный опыт

Актуальность темы

диссертации обусловливается целым рядом тенденций, характеризующих современное состояние отрасли управления документами в России.

Во-первых, безусловно, следует назвать крупные государственные проекты в рамках построения в России «электронного правительства». Данная задача требует скорейшего и максимально возможного перехода к электронным формам делового взаимодействия, включая автоматизацию как внутренних, так и межведомственных процессов документооборота.

План соответствующих мероприятий для федерального уровня утвержден Правительством РФ 12 февраля 2011 г. 1 Данный план прямо и однозначно предусматривает обязательное наличие АСУД во всех федеральных органах исполнительной власти. Это означает, что впервые АСУД становятся не просто желательным, но необходимым инструментом повышения эффективности работы с документами.

При этом далеко не последним по значимости становится вопрос о качестве подобных инструментов. В соответствии с правительственным планом Министерство связи и массовых коммуникаций РФ разработало перечень требований, обязательных для АСУД, применяемых в государственных органах.2 Эти требования призваны заложить единый типовой стандарт делопроизводственных функций для ведомственных АСУД, а также обеспечить возможность их последующего взаимодействия между собой и с другими государственными информационными системами.

Для тех ведомств, которые еще не успели развернуть у себя полноценную АСУД или могут испытывать различного рода трудности в процессе ее внедрения, в скором будущем может появиться альтернативный вариант. В настоящее время — в рамках правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов — на концептуальном уровне прорабатываются подходы к созданию единой системы электронного документооборота для органов государственной власти.3 Вполне вероятно, что со временем данная система сама сможет превратиться в некий «типовой стандарт» АСУД, тиражируемый для госорганов и муниципальных образований по принципу аренды программного обеспечения.4 Реализация.

1 План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности: Утв. распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. № 176-р

2 Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения: Утв. приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 2 сентября 2011 г. № 221.

3 Концепция единой системы электронного документооборота для органов государственной власти Российской Федерации по технологии «программное обеспечение как услуга» (проект).

4 БааБ: БоАлуаге-аз-а-Зетсе (программное обеспечение как услуга) подобного проекта позволила бы в относительно сжатые сроки решить крайне трудоемкую задачу, поставленную Правительством РФ — обеспечить повсеместный переход государственных органов всех уровней на безбумажный документооборот в своей внутренней деятельности.

Другим важнейшим направлением применения АСУД в сфере «электронного правительства», безусловно, является организация межведомственного электронного документооборота (МЭД). Проект создания защищенной системы для федеральных органов исполнительной власти РФ (проект «МЭДО ФОИВ») реализуется с конца 2009 г. в рамках государственной программы «Информационное общество (2011;2020 годы)"5 и в соответствии с планом мероприятий по созданию электронного правительства, утвержденным Заместителем Председателя Правительства РФ.6.

К настоящему времени разработаны технические решения по построению этой системы, создана и введена в опытную эксплуатацию ее первая очередь. На федеральном уровне уже сегодня на практике отрабатывается безбумажный обмен документами между Администрацией Президента РФ, Аппаратом Правительства РФ и отдельными федеральными органами государственной власти. Этот обмен становится возможен только благодаря тому, что при автоматизации межведомственного документооборота применяются АСУД, поддерживающие единый стандарт обмена документами и отвечающие требованиям интеграции в пространство электронного взаимодействия.

Таким образом, сегодня существует сразу несколько стратегически важных направлений для реализации государственной политики в области управления документами, которые непосредственным образом связаны с разработкой и повсеместным внедрением АСУД в органах государственной власти в масштабах страны. Причем по отдельным направлениям работа уже перешла в практическую стадию, имеются первые удачные результаты.

Данная тенденция находит подтверждение и в зарубежной практике. Так, например, о стремлении государства к скорейшему переходу на безбумажные технологии говорит и опыт США. Опубликованный 28 ноября 2011 г. меморандум Президента США Барака Обамы «Управление государственным документами» адресован руководителям федеральных органов исполнительной власти и посвящен необходимости перехода к электронным документам.7.

Все перечисленные выше направления государственной политики как по отдельности, так и в совокупности, явно свидетельствуют о коренном изменении роли и места АСУД в организации. Сегодня они из вспомогательных средств,.

5 Государственная программа РФ «Информационное общество (2011 — 2020 годы)»: Утв. Распоряжением Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р (с изм., внесенными Постановлением Правительства РФ от 18 мая 2011 г. № 399).

6 План мероприятий по реализации Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года: Утв. Председателем Правительственной комиссии по проведению административной реформы, Заместителем Председателя Правительства РФ С. Собяниным 14 февраля 2009 г. 604п-П16 // http://www.ifap.rU/ofdocs/index.htm#ru.

7 http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/1 l/28/presidential-memorandum-managing-government-records обслуживающих обработку преимущественно бумажных документов, все быстрее превращаются в ключевые элементы среды информационного взаимодействия, внутри которой создаются, обрабатываются и хранятся электронные документы.

В этой связи для специалистов по управлению документами представляется чрезвычайно важным детальное изучение подходов к разработке и внедрению современных АСУД, а также особенностей их применения в сфере государственного управления. Отсутствие опоры на концептуально проработанные методологические основы построения сложных автоматизированных документных систем может обернуться серьезными рисками неудачного внедрения новых технологий при реализации масштабных государственных проектов.

Помимо описанных выше государственных инициатив существует также несколько объективных тенденций, дополнительно повышающих значимость выбранной темы диссертации. Одной из них является постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, что приводит к необходимости получать, обрабатывать и хранить все большее количество документов. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Также все более уверенными темпами увеличивается доля электронных документов в общем «бумажном» потоке. Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует развитие современных информационных технологий. Сегодня необходимость внедрения автоматизированных систем управления документацией (АСУД) не вызывает сомнений.

Другой тенденцией, стимулирующей пристальное внимание научного и профессионального сообщества к вопросам внедрения автоматизированных систем, является развитие рынка информационных технологий в нашей стране и в мире. В настоящее время возрастает число компаний-разработчиков АСУД, свои разработки потребителям предлагают 30−40 компаний. Постоянное появление новых программных продуктов и технологий приводит к неизбежному усложнению информационных инфраструктур организаций, расширению сферы применения АСУД и повышение требований к ним.

Еще одной тенденцией, определяющей актуальность тематики исследования, является недостаточный уровень научно-методического обеспечения проблем создания и применения АСУД, а также невысокий уровень знаний специалистов по ДОУ в области информационных технологий. Несмотря на высокие темпы развития ИТ, к сожалению, проекты внедрения АСУД в организациях не всегда заканчиваются успешно и достигают поставленных задач. Отчасти это объясняется высоким уровнем сложности подобных проектов, многообразием и разнотипностью применяемых программно-технических средств и значительным числом требований заказчиков к внедряемым системам.

Однако большинство проблем при внедрении связано с неготовностью многих организаций к применению эффективных технологий управления, недостаточным уровнем подготовки кадров ДОУ, практически полным отсутствием методического обеспечения. Как отмечают специалисты, на современном этапе техническое оснащение управленческих структур зачастую существенно опережает методическое обеспечение использования новых технологий, что приводит к их неэффективному использованию.8.

В этой связи, предпринятая в данной работе попытка обобщения наиболее эффективных подходов к внедрению АСУД, отражает назревшую необходимость и отвечает потребностям отрасли.

Завершая анализ тенденций, обуславливающих актуальность темы диссертации, следует отметить имеющее место в большинстве организаций нашей страны разграничение сфер применения управления документами. Повсеместно наблюдается выделение различных функциональных «зон ответственности» и локальное применение для каждой из них различных правил и методов работы с документами. При этом координация между выделенными «зонами» практически отсутствует.

Кроме того, главным и, зачастую, единственным объектом целенаправленного управления традиционно служат официальные документы. К ним применяются веками отработанные правила создания, обработки и хранения. Прочие же виды документированной информации, как правило, остаются вне поля зрения делопроизводственных служб и архивов организаций. При этом ценность иных видов документированной информации для организации может быть ничуть не меньшей.

Перед каждой организацией по мере развития и усложнения ее информационной инфраструктуры рано или поздно встает вопрос о формировании единого «пространства», которое позволило бы объединить и упорядочить разрозненные документы и информационные ресурсы, процессы и системы. Высокий уровень требований к качеству документированной информации обуславливают необходимость применения в данной области современных методов управления. «Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии"9.

На западе уже достаточно давно и успешно применяется универсальный подход к управлению всеми видами информационных, ресурсов — концепция «Enterprise Content Management» (ЕСМ). Согласно общепринятому определению, «ЕСМ — это набор стратегий, методов и инструментов, используемых для сбора, обработки, хранения и распространения документов и иной информации, относящихся к процессам управления"10. Данная концепция рассматривает управление документами в контексте формирования более обширной корпоративной системы управления информацией, охватывающей все значимые.

8 Ларин М. В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение // Вестник архивиста. 2008. № 4. С. 123.

9 Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: Научная книга, 1998. С. 36.

10 См.: http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management для организации виды информационных ресурсов независимо от формы их представления.

Такой подход нашел отражение в целой серии международных стандартов, обобщающих современный передовой опыт управления документами, выработанный специалистами данной отрасли из Европы, США, Канады, Австралии. Изучение подобных подходов в их историческом развитии и их адаптацию к российским реалиям можно считать одним из важнейших направлений для развития современного отечественного документоведения.

Степень разработанности и изученности темы. Необходимо признать, что проблематика исследования методологических основ разработки и внедрения АСУД практически не отражена в имеющихся исследованиях в области документоведения и архивоведения. В настоящее время большая часть имеющейся литературы, посвященной применению АСУД, носит прикладной характер.

В работах М. В. Ларина и О. И. Рыскова подробно освещены вопросы методологии информационного менеджмента, технологий работы с электронными документами, а также раскрыты понятие и сущность систем управления документами.11 Данные работы включают в себя наиболее полную на текущий момент и научно систематизированную информацию об электронном документе в целом — как теоретические основы применения новейших информационных технологий в сфере работы с документами, так и практические рекомендации относительно отдельных аспектов применения АСУД.

Практическим аспектам применения автоматизированных систем управления.

12 13 документами посвящены работы М. П. Бобылевой, В. Н. Чернова, Т. В. Князевой, 14 Д. А Романова, 15 М. Саттона16 и др. В них рассматриваются вопросы выбора и внедрения АСУД, сравнения программных продуктов различных разработчиков, тенденции развития рынка и пр. Наряду с другими вопросами перечисленные авторы уделяют внимание обобщению практического опыта разработки и внедрения АСУД для различных организаций.

11 Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 1998; Ларин М. В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002; Ларин М. В., Рысков О. И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15 489−2001: Метод, пособие / ВНИИДАД. М., 2005; Ларин М. В., Рысков О. И. Электронные документы в управлении: Научно-методическое пособие / ВНИИДАД. М., 2005.

12 Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М, 2004; Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от традиционного к электронному. М.:Термика, 2011.

13 Чернов В. Н. Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Справочник. М.: Мысль, 2005.

14 Князева Т. В. Системы электронного документооборота: анализ и выбор. Справочно-методическое пособие / Под ред. В. Ф. Янковой. М., 2010.

15 Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электронном документообороте. М., 2004.

16 Саттон М. Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения. СПб, 2002.

Особый интерес представляет работа H.A. Храмцовской, которая посвящена изучению практических проблем организации межведомственного электронного взаимодействия в России, СНГ и странах дальнего зарубежья — в ряде европейских стран, США, Австралии.

В работе A.B. Шамраева18 приводится исследование проблем правового регулирования информационных технологий. В частности, автором рассмотрены правовые аспекты построения информационного общества, использования сети Интернет.

Отдельные вопросы применения АСУД регулярно находят отражение в растущем объеме публикаций в отраслевых периодических изданиях и на интернет-ресурсах.

Статьи, опубликованные в научных журналах, посвящены практическим проблемам автоматизации документооборота, методическим подходам к выбору и внедрению АСУД, их использования в деятельности государственных органов и при реализации масштабных государственных проектов, анализа отечественного и зарубежного опыта построения «электронных правительств» и др. Например, проблемы долговременного хранения и использования документов в электронной форме были рассмотрены в публикациях журналов «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста». В периодических публикациях также дается анализ новых версий существующих программных продуктов и практические советы по их использованию. Наиболее ценная информация по данной теме содержится в журналах «Делопроизводство», «Секретарское дело» (издаются при участии кафедры документоведения РГГУ и ВНИИДАД), «Современные технологии делопроизводства и документооборота», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь-референт» и др.

В частности, наиболее детально и последовательно различные практические проблемы применения в организации электронных документов и АСУД рассматриваются в публикациях М. П. Бобылевой, 19 C.JI. Кузнецова, 20 JI.H.

17 Храмцовская Н. А. Современные идеи и опыт в области государственного управления: межведомственное электронное взаимодействие / ООО «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). М&bdquo- 2010.

18 Шамраев A.B. Правовое регулирование информационных технологий. Анализ проблемы и основные документы. М., 2003.

19 См., например: Бобылева М. П. Корпоративные информационные системы и технологии электронного документооборота: новый потенциал управленческой интеграции // Деньги и кредит. 2007. № 12. С.60−67- Она же. Современный управленческий документооборот: от традиционного к электронному // Секретарь-референт. 2008. № 3. С.26−40- Она же. Корпоративная система электронного документооборота: этапы внедрения и уровни зрелости // Проблемы теории и практики управления. 2009. № 4. С.45−55.

20 См., например: Кузнецов СЛ. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов // Делопроизводство. 2006. № 4. С.48−52- Он же. Проблемы долговременного хранения электронных документов // Делопроизводство. 2007: № 2. С.42−46- Он же. Правовая основа для автоматизации делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2007. № 3. С.40−45- Он же. «Электронное правительство» и организация межведомственного электронного документооборота// Делопроизводство. 2010. № 3. С.29−33.

Варламовой, 21 H.A. Храмцовской, 22 В. Э. Баласаняна.23 Несколько статей JI.H. Солянкиной24 посвящены анализу методов организационного проектирования, применяемых в процессе исследования и совершенствования систем управления, в том числе и в проектах по разработке и внедрению АСУ Д.

В публикациях Т. В. Кузнецовой, 25 В. Ф. Янковой, 26 B.C. Иритиковой, 27 В. И. Андреевой, 28 A.B. Пшенко29 и др. содержится анализ как теоретических, так и практических документоведческих проблем, в частности, в них подробно отражены вопросы нормативно-методического регулирования ДОУ. В.

Варламова JI.H. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией // Делопроизводство. 2009. № 3. С.27−31- Она же. Открытые стандарты и открытые форматы электронных документов // Делопроизводство. 2009. № 4. С.23−28- Она же. Свободное программное обеспечение и открытые форматы в России // Делопроизводство. 2010. № 1. С.29−33.

22 Храмцовская H.A. Обзор международных и зарубежных национальных стандартов по делопроизводству // Секретарь-референт. 2006. № 12. С.38−43- Она же. Зарубежный опыт: модернизация системы управления документами Еврокомиссии // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. № 7. С.28−42, № 8. С.26−35, № 9. С.40−52- Она же. Состояние и перспективы использования электронных документов в России // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 3. С.34−42.

23 Баласанян В. Э. Межведомственный ЭДО оттачивается на практике // http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml72010/04/20/387 226- Он же. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2011. № 9. С. 6−13.

24 Солянкина JI.H. Методы изучения затрат рабочего времени // Делопроизводство. 2006. № 3. С.91−99- Она же. Матричные методы в проектировании управленческой деятельности // Делопроизводство. 2006. № 4. С.62−66- Она же. Оргпроектирование: гуманизация условий труда // Делопроизводство. 2007. № 1. С.58−62- Она же. Исследование и проектирование системы управления документацией в организации // Делопроизводство. 2007. № 2. С.59−69.

25 См., например: Кузнецова Т. В. Регламентация делопроизводства в нормативных правовых актах федеральных органов исполнительной власти (на примере Министерства обороны и Федерального казначейства) // Делопроизводство. 2008. № 1. С.3−8- Она же. Основа автоматизированных технологий — регламентация и формализация управленческих процедур и работы с документами // Делопроизводство. 2010. № 4. С.3−6- Она же. Изменения в законодательно-правовой и нормативно-методической базе документационного обеспечения управления: 2009;2010 гг. // Делопроизводство. 2011. № 1. С.3−8.

26 Янковая В. Ф. Внедрение национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15 488−1-2007: методические рекомендации, мероприятия по внедрению // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 3. С.9−11, № 4. С.12−14- Она же. Новый подход к разработке инструкции по делопроизводству // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. № 3. С.22−27- Она же. Документ на бумажной основе, электронный документ // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 2. С.39−43.

27 Иритикова B.C. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых Правил делопроизводства и Методических рекомендаций // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. № 5. С.11−25.

2 Андреева В. И. Регламентация работы с документами: проблемы и решения // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. № 12. С.22−29.

29 Пшенко A.B. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. 2003. № 2. С.7−10- Он же. Хранение документов и обеспечение их сохранности // Там же. 2003. № 10. С.63−67- Он же. Системы документации в организации // Там же. 2004. № 4. С.9−12 публикациях В.И. Тихонова30 рассматривается широкий спектр вопросов долговременного архивного хранения документов, в том числе в электронной форме.

Отдельные общетеоретические вопросы, в т. ч. о сущности понятия «документ», системах документации, специфике объекта исследования в документоведении, а также ключевые особенности развития отрасли делопроизводства и архивного дела в целом на современном этапе затронуты в статьях А. Н. Артизова, 31 В. П. Козлова, 32 А. Н. Соковой.33.

Помимо публикаций в журналах вопросы применения АСУД достаточно активно обсуждаются в профессиональном и научном сообществе специалистов по управлению документами. В последнее время данной теме посвящается большое количество научно-методических и практических мероприятий. Среди наиболее интересных мероприятий можно отметить следующие:

— Ежегодная конференция ВНИИДАД «Документация в информационном обществе» (доклады и сообщения, посвященные вопросам управления документами);

— Конференции и семинары, проводимые компаниями-разработчиками программных продуктов для автоматизации документооборота;

— Мероприятия, проводимые компанией ABBYY в рамках проекта «Docflow» (ежегодная конференция, цикл тематических он-лайн семинаров, обучающий курс по методике AHM International и др.).

Следует признать, что научное обеспечение затронутых в диссертации проблем пока отстает от требований практики. Объем научных исследований в этой области не обеспечивает потребности общества. Такое положение дел свидетельствует о необходимости подробного изучения проблем применения современных АСУД в их историческом развитии. В связи с этим автором была выбрана тема исследования: «Развитие методологических основ разработки и.

30 Тихонов В. И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов // Вестник архивиста. 2007. № 3. С. 120−136- № 4. С.148−179- Он же. Применение традиционных методов в экспертизе ценности электронных документов // Отечественные архивы. 2009. № 3. С.37−46- Он же. Задачи архивного хранения электронных документов: из опыта ЦАДЭНМ // Отечественные архивы. 2010. № 3. С.51−59.

31 Артизов А. Н. Передача государственных полномочий в сфере архивного дела // Отечественные архивы. 2008. № 6. С.23−28- Он же. Об организации доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации в федеральных государственных архивах // Вестник архивиста. 2009. № 3 (107). С.3−8- Он же. О состоянии делопроизводства и архивного дела в России: интервью // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. № 7. С.6−12.

32 Козлов В. П. Актуальные проблемы развития архивного дела в условиях проведения административной реформы // Архивный вестник: сб. ст. и материалов НМС арх. учреждений ЦФО России. М., 2007. Вып. 11. С.7−14- Он же. Общая теория документа // Делопроизводство. 2009. № 3. С.3−12- Он же. Документ и проблемы его сохранности // Делопроизводство. 2010. № 2. С.22−28- Он же. Российские архивы: проблемы доступа и использования // Делопроизводство. 2011. № 1. С.17−26- № 2. С.9−16- № 3. С.7−16- № 4. С.3−15.

33 Сокова А. Н. Современные системы документации в аспекте документоведения // Сокова А. Н. Документоведение: теория и практика: избр.тр. / ВНИИДАД. М. 2009. С.38−65- Она же. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Там же. С.162−188 внедрения автоматизированных систем управления документами: зарубежный опыт (1990;2011 гг.)".

Объектом данного исследования является система управления документами организации, построенная на основе применения современных автоматизированных технологий.

Предметом исследования диссертации являются современные зарубежные подходы к разработке и внедрению автоматизированных систем управления документами.

Целью диссертационного исследования является анализ передового зарубежного опыта в области разработки и внедрения АСУД и выявление наиболее эффективных организационно-методических подходов, которые в наибольшей степени подходят для применения в отечественных условиях.

Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

— анализ истории возникновения и ключевых положений популярной западной концепции управления корпоративными информационными ресурсами («Enterprise Content Management») и оценка возможности ее применения в качестве теоретической и методической основы для построения современных систем управления документами внутри российских организаций;

— исследование российской и зарубежной практики обеспечения взаимодействия систем управления документами различных организаций между собой, а также их совместного использования в процессах межведомственного электронного документооборота (МЭД) — формирование концептуальных основ построения систем МЭД в России на современном историческом этапе;

— изучение и обобщение наиболее известных зарубежных подходов к созданию современных АСУД, а также разработка на их основе практических рекомендаций по внедрению АСУД в российских организациях с учетом отечественной специфики управления документамипри этом особое внимание при выработке рекомендаций уделяется решению проблем, выявленных на предыдущих этапах при анализе концепций ЕСМ и МЭД.

Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. Основная часть диссертации освещает проблемы внедрения систем управления документами на протяжении последних двух десятилетий (с начала 90-х гг. XX в.).

В качестве рабочей гипотезы выдвигается положение о том, что отдельные теоретические модели и практические подходы к созданию современных АСУД, разработанные зарубежными специалистами в области управления документами, могут эффективно применяться в российских условиях. В первую очередь, речь идет о ключевых положениях концепции «Enterprise Content Management» (ЕСМ), которые могут служить методической основой при реализации достаточно сложных и трудоемких проектов внедрения АСУД, отвечающих современным требованиям.

Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу проблем разработки и внедрения АСУД. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, собственно документоведческих и методов других наук. Для решения конкретных задач использовались методы сравнительно-исторического, системного исследования и структурно-функционального анализа, классификации и моделирования, а также иные частные методы.

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т. е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину. При подготовке диссертации использовались также методы организационного проектирования.

Источниковая база диссертации. С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников. Его можно разделить на следующие основные группы:

— нормативные акты по вопросам организации управления, информатизации и управления документацией;

— международные и национальные стандарты и методические пособия, содержащие рекомендации по организации работы с электронными документами и внедрению систем управления документами;

— аналитические отчеты по различным вопросам управления документацией;

— материалы, разработанные или полученные в ходе проектов внедрения АСУД в конкретных организациях.

Среди источников в первую очередь следует выделить нормативно-правовые акты, регулирующие правовые основы системы управления в нашей стране, которые также прямо или косвенно затрагивают вопросы управления документацией: Конституция РФ, Федеральный конституционный закон «О Правительстве РФ», Указ Президента РФ «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти».

Далее необходимо назвать ряд законодательных актов, регулирующих область применения информационных технологий в целом и систем управления электронными документами в частности.

Основным нормативным актом, закладывающим правовую базу использования информации и документации, в том числе в электронной форме, является федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».34 Он регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.

Одним из важнейших условий для реального перехода к применению электронных документов при межведомственном обмене и оказании.

34 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ государственных услуг является законодательная регламентация механизмов обеспечения их юридической значимости. Данный механизм основывается на положениях федеральных законов «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронной подписи».35.

Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"36 регулирует отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг органами власти и управления всех уровней. Положения закона распространяются также на оказание услуг в электронной форме путем обмена электронными документами через единый государственный портал (www.gosuslugi.ru).

Для задач построения автоматизированных систем управления документами (АСУД) крайне важное значение имеют требования безопасности, предъявляемые к подобным системам. Порядок ограничения доступа к сведениям регулируется специальными законами, посвященными отдельным категориям информации (персональные данные, коммерческая тайна, государственная тайна и пр.)37.

Особую роль при разработке АСУД играют вопросы обеспечения долгосрочного хранения создаваемых в них электронных документов. Отношения в сфере управления архивным делом, организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их формы (т.е. включая электронные документы) регулирует федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».38 Важное место в законодательном регулировании управления документами.

39 /л занимает федеральный закон «О техническом регулировании». Он раскрывает такие понятия как «технический регламент», «стандарт» и устанавливает правовую основу для разработки и применения национальных стандартов в Российской Федерации.

Законодательные акты формируют правовую основу для работы с электронными документами и применения АСУД. Конкретные мероприятия, которые должны привести к повсеместному переходу к массовому электронному взаимодействию в стране, изложены в целом ряде концептуальных документов. В настоящее время на федеральном уровне принято несколько основополагающих концептуальных документов, в которых сформулированы основные цели и направления развития информационного взаимодействия органов государственной власти между собой, с организациями и гражданами.40.

35 ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-Ф3. Оба закона совместно действуют до 1 июля 2012 года, после чего действие ФЗ № 1 от 10.01.2002 прекращается.

36 ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 № 210-ФЗ.

37 ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗФЗ «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485−1.

38 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

39 ФЗ «О техническом регулировании» от 27.12.2007 № 184-ФЗ.

40Концепция административной реформы в РФ в 2006;2008 гг.: Одобрена распоряжением Правительства РФ от 25 октября 2005 г. N 1789-рКонцепция использования информационных.

Главным механизмом реализации единой согласованной государственной политики в сфере использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти стала Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002 — 2010 годы)"41 и пришедшая ей на смену долгосрочная программа «Информационное общество (2011;2018 годы)». Среди прочих путей повышения эффективности государственного управления предусматривается внедрение в каждом ведомстве АСУД, а также создание единой защищенной системы межведомственного электронного документооборота (МЭД).

Последние по времени из принятых на высшем уровне программных документов — утвержденная Президентом РФ Стратегия развития информационного общества42 и разработанная в дополнение Концепция формирования электронного правительства.43 Начиная с 2008 г. создаваемые концептуальные документы подкрепляются подробно проработанными планами мероприятий по их реализации на практике. Так или иначе, все концепции в качестве первоочередных задач предусматривают скорейший переход к применению электронных документов как внутри ведомств, так и при межведомственном обмене.

При подготовке диссертации был проведен анализ основных нормативно-правовых актов Президента и Правительства РФ, которые устанавливают порядок организации внутрии межведомственного взаимодействия, в том числе и в форме обмена электронными документами. В первую очередь, к ним относятся документы, напрямую регламентирующие деятельность федеральных органов исполнительной власти.44 Большое значение также имеет недавно принятое Положение о системе межведомственного электронного документооборота, технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года: Утв. распоряжением Правительства РФ от 27.09.2004 г. № 1244-рКонцепция региональной информатизации до 2010 года: Одобрена распоряжением Правительства РФ от 17.07.2006 N 1024-р

41 Постановление Правительства РФ «О внесении изменений в ФЦП «Электронная Россия (2002;2010 годы)» от 10 сентября 2009 г. № 721.

42 Стратегия развития информационного общества Российской Федерации: Утв. Президентом РФ 07.02.2008 № пр-212.

43 Концепция формирования в РФ электронного правительства до 2010 г.: Одобрена распоряжением Правительства РФ от 06.05.2008 N 632-р

44 Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти: Утв. Постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30- Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти: Утв. Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изм., внесенными Постановлением Правительства РФ от 07 сентября 2011 г. № 751). определяющее статус данной системы и порядок организации межведомственного взаимодействия.45.

В начале 2011 г. Правительством РФ был сформулирован четкий план мероприятий по полномасштабному переходу на электронный документооборот в своей внутренней деятельности.46 В качестве одного из пунктов план предусматривал разработку перечня требований, обязательных для всех применяемых в государственных органах АСУД. Совсем недавно, 2 сентября 2011 г., Министерство связи и массовых коммуникаций РФ утвердило данный перечень, установив тем самым общую планку требований к ведомственным АСУД.

В ходе подготовки диссертации важнейшую роль сыграло изучение положений национальных и международных стандартов, содержащих методические рекомендации по управлению информацией и документацией.

Методические основы работы с электронными документами и применения систем управления документами в России сформулированы в стандартах на терминологию делопроизводства, архивного дела и электронного обмена информацией, 48 а также на общие требования к оформлению и управлению документами и их метаданными.49 Вопросы разработки автоматизированных систем управления подробно проработаны в стандартах группы ГОСТ 34.50 Также.

45 Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» от 22 сентября 2009 г. № 754.

46 План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности: Утв. распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. № 176-р

Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения: Утв. приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 2 сентября 2011 г. № 221.

48 ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определенияГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документовГОСТ Р 52 292−2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения. -(Информационная технология) — ГОСТ Р 52 294−2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения.

49 ГОСТ Р ИСО 15 489 — 1 — 2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требованияГОСТ Р ИСО 23 081−1 2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы».

50 ГОСТ 34.003−90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определенияГОСТ 34.601−90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии созданияГОСТ 34.602−89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системыГОСТ 34.201−89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. стандартизированы технологии защиты информации и использования электронной цифровой подписи.51.

Особое значение для целей диссертации значение имеет новый российский стандарт ГОСТ Р 53 898−2010, определяющий формат электронных сообщений, которыми могут обмениваться между собой АСУД разных разработчиков.52.

При анализе зарубежного опыта нормативно-методического регулирования вопросов управления документацией использовался целый ряд зарубежных и международных стандартов. В их числе стандарты, устанавливающие общие требования к управлению электронными документами, 53 требования к метаданным, 54 форматам хранения55 и обеспечению информационной безопасности.56 Отдельные международные стандарты переведены на русский язык и даже приняты в нашей стране в качестве национальных.

Существует также целый ряд достаточно известных и авторитетных стандартов, которые были разработаны зарубежными специалистами по управлению документами и архивами. В их числе, например, требования к функциональности автоматизированных систем управления документами, 57 а также методики внедрения документных систем.58.

51 ГОСТ Р 34.10−2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

52 ГОСТ Р 53 898−2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

53 ISO 15 489−1:2001, Information and Documentation — Records Management — Part 1: General (Информация и документация. Управление документами. Общие принципы) — ISO 15 489−2:2001, Information and Documentation — Records Management — Part 2: Guidelines (Информация и документация. Управление документами. Практическое руководство).

54 ISO 15 836:2003, Information and documentation — The Dublin Core metadata element set (Информация и документация — Типовой набор метаданных «Дублинское ядро») — ISO/TS 23 081−1:2004, Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles (Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные документов. Часть I: Принципы).

55 ISO/IEC 26 300:2006 Information technology — Open Document Format for Office Applications (Открытый формат документов для офисных программных приложений, версия 1.0) — ISO/IEC DIS 29 500:2008 Information technology — Office Open XML file formatsISO/DIS 32 000:2008 Document management — Portable document format — PDF 1.7 (Формат Portable Document Format).

56 ISO/IEC 27 002:2005, Information technology — Security techniques — Code of practice for information security management (Информационные технологии — Методы обеспечения безопасности — Практика управления информационной безопасностью).

57 MoReq2010: Modular Requirements for Records Systems — Volume 1: Core Services & Plug-in Modules, 2011, (Модульные требования к автоматизированным системам управления документами) — DoD 5015.2-STD «Draft Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications», Version 3, US Department of Defense, April 2006 (Стандарт требований к СЭД Министерства обороны США).

58 AHM ARP1−2009 Analysis, Selection, and Implementation of Electronic Document Management Systems (EDMS) (Анализ, выбор и внедрение систем управления документами: отчет AHM о рекомендуемой практике) — DIRKS methodology: Designing and Implementing Recordkeeping Systems / State Records Authority of New South Wales // http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/dirks-manual/dirks-manual (Методология DIRKS: Проектирование и внедрение систем управления документами).

В дополнение к нормативным и методическим документам при работе над диссертацией активно использовались аналитические обзоры. Авторами данных публикаций являются ведущие российские аналитические агентства, компании-разработчики наиболее популярных АСУД, а также представители научного и профессионального сообщества.

Одно из первых исследований практики работы с электронными документами в государственных органах содержится в аналитическом обзоре, подготовленном специалистами Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.59 В данном исследовании приводится анализ нормативно-правовой базы и организационно-методического обеспечения работы с электронными документами, а также технологий и программных продуктов, применяемых в различных федеральных органах исполнительной власти РФ.

Специалистами ЗАО «РосБизнесКонсалтинг», 60 CNews Analytics61 и DSS Consulting62 в течение ряда лет проводятся комплексные исследования российского рынка автоматизированных систем управления документами.

В процессе подготовки диссертации была использована профильная литература, привлечены данные научных отчетов и материалы исследований, хранящиеся во ВНИИДАД.

В процессе работы были также использованы как российские, так и зарубежные интернет-ресурсы, содержащие статьи, аналитические обзоры и отчеты по вопросам истории развития, а также выбора и внедрения автоматизированных систем управления документами, описания представленных на рынке АСУД, тексты стандартов и методических пособий, а также иную аналитическую информацию.63.

Кроме того, в процессе подготовки работы были активно использованы материалы организационного проектирования в сфере документационного обеспечения управления, в том числе разработанные в компании «Электронные Офисные Системы» («ЭОС»).

Научная новизна и теоретическая значимость работы связаны с недостаточной проработанностью в отечественном документоведении вопросов применения современных информационных технологий управления документами и, в частности, внедрения автоматизированных систем. В работе впервые комплексно рассмотрены проблемы формирования единого пространства для межведомственного электронного документооборота (МЭД), выявлены ключевые.

59 Исследование практики работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации / ВНИИДАД. М., 2003.

Рынок систем электронного документооборота в России: Аналитический отчет / ЗАО «РосБизнесКонсалтинг». М., 2004 (http://www.rbc.ru/).

61 Рынок систем электронного документооборота в России, 2006: Аналитический отчет / CNews Analytics. М., 2007 (http://www.cnews.ru/reviews/).

62 Аналитический обзор российского рынка тиражных СЭД/ЕСМ-продуктов по итогам 2010 года / DSS Consulting. СПб, 2011. (http://www.dssconsulting.ru/).

63 См., например: www.aiim.org, www.aiim.org.uk, www.arma.org, www.ica.org, www.dlmforum.eu, www.naa.gov.au, www.records.nsw.gov.au требования, предъявляемые к АСУД для ее эффективной интеграции в инфраструктуру МЭД. На основании сравнительного изучения существующих методик внедрения корпоративных систем управления документами разработана модель цикла внедрения АСУД, сформулированы практические рекомендации по организации проекта внедрения.

Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования и апробированы автором в сообщениях на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (2009, 2010).

Практическая значимость работы. Полученные результаты исследования могут быть применены в реальном проекте внедрения АСУД, при разработке новых программных продуктов и технологий для автоматизации управления документами, а также при подготовке учебных пособий по вопросам применения информационных технологий в ДОУ. Материалы диссертации использованы при подготовке программы курсов «Международная практика управления информационными ресурсами организации» и «Методология проектирования и внедрения АСУД» на факультете документоведения Историко-архивного института РГГУ.

Начиная с 2008 г. автор имеет практический опыт проектирования информационных систем для автоматизации деловых процессов управления документами. Положения диссертации нашли применение при создании программного продукта «Enterprise Office Solution for SharePoint», разработанного компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Также в указанный период автор принимал непосредственное участие в реальных проектах внедрения АСУД, создаваемых на основе данного программного продукта.

Ряд российских высших учебных заведений различного профиля используют данную систему в учебном процессе в качестве учебно-методического пособия при изучении дисциплин, связанных с управлением документацией.

Цель и задачи исследования

обусловили структуру диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав и заключения, списка источников и литературы и приложений.

Выводы.

Процесс внедрения любой сложной автоматизированной системы является сложной задачей, требующей усилий различных специалистов в области управления документами и информационных технологий, участия и содействия всего управленческого персонала организации, и, главное, — эффективного руководства этим процессом. Внедрение большинства АСУД производится по технологии, включающей несколько этапов.

Прежде всего, при запуске проекта необходимо сформировать рабочую группу специалистов внедрения и сопровождения АСУД и разработать детальный план с учетом конкретных сроков.

После этого проводится анализ и определение информационных потребностей организации, позволяющий выстроить структуру информационных ресурсов организации в целом и модель построения электронного документооборота. Часто такой анализ приводит к рационализации существовавшей системы информационного и документационного обеспечения управления.

Как правило, далее следует реализация т. н. «пилотного проекта»: установка АСУД в ряде «опытных» подразделений организации для автоматизации отдельных ее функций или управленческих процессов. Это позволяет значительно снизить высокие риски, возникающие при осуществлении дорогостоящих и масштабных проектов внедрения АСУД.

Окончание «пилотного проекта» сопровождается обязательной процедурой тестирования работы системы в «реальных условиях» — ее надежности и отказоустойчивости. В случае успешного подтверждения эффективности применения АСУД, производится ее окончательная установка в организации в полном масштабе.

Завершающим этапом проекта внедрения АСУД обычно является проведение обучения пользователей системы и организация их последующей информационной поддержки. С этой целью должна быть разработана специальная программа обучения и адаптации нового персонала, а также комплекс обучающих и информационно-справочных материалов.

После завершения проекта внедрения АСУД в организации остается определить только степень ее эффективности. Современные автоматизированные информационные системы предоставляют огромное преимущество при организации документационного и информационного обеспечения управления по сравнению с традиционными методами. Эффект от внедрения АСУД складывается из двух основных частей.

Первая из них — это прямой эффект от внедрения системы, поддающийся количественным подсчетам. Он включает экономию средств за счет использования более дешевой технологии, а также экономию рабочего времени сотрудников за счет применения более эффективных средств автоматизации.

Вторую часть эффекта составляют неподдающиеся количественным подсчетам выгоды, обусловленные теми преимуществами, которые предоставляет автоматизированная система. Этот эффект связан с улучшениями в ключевых управленческих и бизнес-процессах (в случае коммерческих структур), или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании (в случае органов государственной власти). Именно эта неисчисляемая часть и имеет ключевое значение для организации, именно она является главным показателем эффективности применяемых информационных технологий.

Заключение

.

В заключение необходимо подвести основные итоги проведенного исследования.

В первой главе «Концепция управления корпоративными информационными ресурсами как основа для создания современных АСУД» раскрываются история создания и основные положения популярной на западе концепции «Enterprise Content Management» (ЕСМ). Описываемые стратегии и инструменты позволяют управлять любой неструктурированной информацией организации независимо от назначения и места создания. В первую очередь, они относятся к официальным документам и процессам документооборота. Кроме того, данный подход ориентируется также на работу с документированной информацией в любом виде, включая графические образы, аудио и видео-файлы, сообщения электронной почты, факсы и т. д. — независимо от типа данных и формата.

Чрезвычайно важно понимание ЕСМ как совокупности стратегических подходов, практической деятельности и поддерживающих ее информационных технологий. При решении конкретных задач управления документацией для достижения максимального эффекта, как правило, необходимо достижение баланса всех трех компонентов. Недостаточное внимание к любому из них приводит к снижению эффективности и повышенным рискам.

Для того, чтобы облегчить руководству организации процесс планирования проектов по внедрению систем управления документами, предлагается использовать подход, основанный на т.н. «модели зрелости».272 Описываемая модель включает пять уровней «зрелости», т. е. пять условных состояний, которые проходит каждая организация на своем пути к развитому управлению информацией и документацией. Уровни располагаются последовательно, от простого к сложному — в соответствии с качеством реализации выделенных критериев эффективности.

Основным инструментом, позволяющим на практике реализовать положения концепции комплексного управления корпоративными информационными ресурсами, является ЕСМ-система. Под такой системой понимается не какой-либо конкретный программный продукт, а совокупность большого числа различных продуктов и технологий, обеспечивающих создание, хранение, обработку, распространение и обеспечение безопасности документированной информации. При этом такая система не является статической, она развивается вместе с организацией, постепенно усложняя свою структуру и совершенствуя функциональные возможности.

На практике в большинстве случаев современные корпоративные информационно-документационные системы строятся на основе представленных.

272ЕСМ Maturity Model // http://ecmmaturity.files.wordpress.com/2009/02/ecm3-v20.pdf — См. также: http://ecm3.org на рынке тиражируемых ЕСМ-платформ. Платформами принято называть программные продукты, предоставляющие широкий набор базовых сервисов в рамках единой технологической инфраструктуры. Преимущество использования платформ состоит в возможности создавать на их основе готовые функциональные компоненты для решения различных прикладных задач. При этом такие компоненты создаются, как правило, путем настройки и адаптации базовых сервисов платформы, что существенно упрощает данный процесс по сравнению с разработкой «с нуля». По той же причине создаваемые компоненты.

274 значительно лучше интегрируются друг с другом.

Практическая значимость концепции комплексного управления корпоративными информационными ресурсами также подтверждается тенденциями мирового и российского рынка программных продуктов для автоматизации управления документами. В последние годы многие крупные разработчики программных продуктов стремятся репозиционировать свои продукты в качестве средств, поддерживающих описываемую идеологию. С учетом полноты, зрелости и интеграционных возможностей продуктов аналитическое агентство Gartner относит к мировым лидерам в области разработки ЕСМ-платформ такие компании и их продукты, как ЕМС (Documentum) — IBM (FileNet, Lotus) — Open Text (Livelink ECM-eDOCS) — Oracle (Content Manager) и Microsoft (SharePoint).275.

В качестве примера практической реализации положений концепции ЕСМ можно рассматривать программный продукт «EOS for SharePoint» компании «Электронные Офисные Системы», разработанный на платформе Microsoft SharePoint. Платформа Microsoft SharePoint является уникальной на рынке по многим параметрам, в том числе по широте своих возможностей, распространенности и доступности конечным пользователям.

Ключевой особенностью подобных систем, отличающей их от большинства других представленных на рынке продуктов для создания АСУД, является широта функциональных возможностей в сочетании с гибкостью настроек. Это становится возможным благодаря тому, что система не является единым «монолитным» программным комплексом, а представляет собой «конструктор» -выстраивается из набора различных продуктов, технологий и функциональных компонентов. При этом все они реализованы на основе единых принципов и стандартов в общей «экосистеме» — среде базовой ЕСМ-платформы.

Данная особенность также изменяет и традиционные подходы к внедрению АСУД. В большинстве присутствующих на рынке программных продуктов возможности системы заранее предопределены теми функциями, который был.

273Why ЕСМ Makes Sense: A Hummingbird White Paper, 2006 // http://www.hummingbird.com/collateral/wp/ecmwhitepaper06.html.

274 Там же.

275Лидирующее положение перечисленных разработчиков основано на данных исследования рынка, ежегодно проводимого аналитическим агентством Gartner («Magic Quadrant for Enterprise Content Management»).

См.: Magic Quadrant for Enterprise Content Management (16.11.2010) // http://www.gartner.com/technology/media-products/reprints/microsoft/voll4/article8/article8.html заложен разработчиками в т.н. «коробочную» версию. Расширение данного функционала допускается только путем трудоемкой и дорогостоящей доработки. В случае применения описываемых подходов, акцент при внедрении системы смещается с разработки на настройку, т. е. автоматизацию процессов работы с документами и информацией без программирования. Наличие разнообразных инструментов для «тонкой» настройки ключевых компонентов системы позволяет достаточно быстро и легко решать даже сложные технические задачи.

Как результат, внедрение современных АСУД на основе положений концепции управления корпоративными информационными ресурсами имеет целый ряд важных преимуществ перед другими аналогами. Применение описанных в данном разделе подходов позволяет создавать более функциональные и сложные комплексные системы, которые значительно лучше адаптируются к изменяющимся со временем требованиям заказчика. При этом стоимость и трудоемкость расширения функциональных возможностей и решения нестандартных задач в этом случае существенно ниже.

Таким образом, представленные в первой главе ключевые положения концепции управления информационными ресурсами имеют исключительную теоретическую и практическую ценность. Их детальное изучение позволяет прийти к выводу о том, что современные АСУД должны быть теснейшим образом интегрированы в общую информационную инфраструктуру организации.

Вторая глава «Концепция системы межведомственного электронного документооборота как основа для организации взаимодействия АСУД» посвящена исследованию проблем применения АСУД при организации межведомственного электронного документооборота (МЭД) — как за рубежом, так и в России.

В первой части главы приведена краткая история развития некоторых проектов организации МЭД на примере США и ряда европейских стран. Их сравнительный анализ позволяет выделить несколько альтернативных подходов к решению данной непростой задачи. Одним из них является централизованное внедрение во всех государственных ведомствах единой АСУД, обеспечивающей единое хранилище информации и «сквозной» обмен электронными документами (Австрия). Другой подход предполагает возможность полного отсутствия АСУД у участников межведомственного взаимодействия — обмен документами осуществляется с помощью т.н. «зарегистрированной» государственной электронной почты по защищенным каналам связи (Италия). Также различные подходы применяются при обеспечении юридической значимости документов, передаваемых в рамках МЭД. В некоторых странах для этих целей требуется обязательное подписание документа электронно-цифровой подписью, в других используются иные средства защиты, в третьих данная функция вообще возложена на «транспортный» механизм МЭД.

Попытка наложения описываемых подходов на отечественную практику управления документами и особенности межведомственного электронного взаимодействия показывает, что большинство из них не могут быть применены в чистом виде в российских условиях. Это объясняется целым рядом причин: масштабом государства, особенностями государственного устройства, сложившейся системой управления, разнородным уровнем автоматизации органов власти, менталитетом граждан и т. д.

В связи с этим в последующих разделах второй главы предпринимается попытка формирования концептуальных основ построения систем МЭД в России — на основе анализа и адаптации наиболее применимых зарубежных подходов.

Для реализации данной задачи необходимо решение целого ряда проблем в области организации процессов межведомственного документооборота и обеспечения безопасности передаваемой информации. Эти проблемы носят комплексный характер, включая нормативно-правовую, методологическую, организационную и техническую составляющие.

Основными структурными элементами системы МЭД являются: 1) программно-технический комплекс, функционирующий на базе системы государственных информационных центров, оператором которого является уполномоченный государственный орган- 2) АСУД органов власти, являющихся участниками взаимодействия- 3) единая защищенная телекоммуникационная инфраструктура, обеспечивающая гарантированную и безопасную передачу информации в электронной форме.

К основным задачам, решаемым системой МЭД, можно отнести автоматизацию процессов обмена электронными документами между АСУД участников, обеспечение т.н. «сквозного» контроля исполнения поручений вышестоящих органов, а также формирование сводной аналитической и статистической отчетности по межведомственному взаимодействию.

При организации МЭД особое значение имеет методическое обеспечение межведомственного обмена электронными документами. Обязательным условием создания системы МЭД является установление единых требований к составу, форматам и метаданным электронных документов, применяемых при межведомственном обмене, процессам приема, передачи и обработки электронных документов и программному обеспечению для автоматизации этих процессов.

Основу методического обеспечения МЭД должны составлять международные и национальные стандарты, методические рекомендации, устанавливающие единый порядок, процедуры и методы осуществления обмена электронными документами. Важную роль при построении системы МЭД также играют государственные реестры и классификаторы, устанавливающие требования к формированию, кодированию, учету и унификации государственных информационных ресурсов. Кроме того, для государственных структур особое значение имеет стандартизация и унификация внутренних административных процедур, а также процессов их информационного взаимодействия между собой, с организациями и населением.

Ключевым вопросом при организации МЭД является формат передаваемых электронных документов. Для функционирования системы МЭД обязательно должен быть разработан открытый стандарт межведомственного обмена электронными документами. При этом АСУД всех участников МЭД должны обеспечивать преобразование всех отправляемых документов в единый формат. Основой для разработки стандарта межведомственного обмена может стать недавно принятый ГОСТ Р 53 898−2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».276.

Поскольку АСУД организаций-участников становятся неотъемлемой частью системы МЭД, от их качества и функциональной полноты также существенно зависит эффективность межведомственного взаимодействия. В этой связи представляется важным формирование обязательных требований к функциям АСУД, внедряемых в органах государственной власти, в частности, требований по возможностям интеграции с системой МЭД. Такие требования будут также актуальны для широкого круга негосударственных организаций, планирующих свое участие в электронном взаимодействии с государством.

Представленные в диссертационной работе подходы к построению систем МЭД нашли практическое применение при создании подобной системы для федеральных органов исполнительной власти РФ. К настоящему времени под эгидой Федеральной службы охраны РФ разработаны технические решения по построению этой системы, создана и введена в опытную эксплуатацию ее первая.

277 очередь.

В третьей главе «Методические подходы к проектированию и внедрению АСУД» исследуются применяемые зарубежными специалистами в области ДОУ подходы к созданию автоматизированных систем управления документами. Кроме того, предпринимается попытка сформулировать методические рекомендации, позволяющие в российских организациях эффективно осуществлять проекты внедрения АСУД, построенных с учетом ключевых выводов предыдущих глав диссертации.

В данной главе детально рассматривается история создания и содержание трех наиболее известных и часто применяемых на практике зарубежных методик, описывающих те или иные аспекты внедрения АСУД:

— DIRKS (Designing & Implementing a Recordkeeping System) — методика, представленная в сокращенном варианте в двух частях международного стандарта по управлению документами ISO 15 489−278 изначально была разработана Национальным архивом Австралии совместно с Управлением государственных документов штата Новый Южный Уэльс-279.

276 ГОСТ Р 53 898−2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

277 Баласанян В. Э. Межведомственный ЭДО оттачивается на практике (20.04.2010) / CNews // http ://www. cne ws .ru/reviews/index. shtml ?2010/04/20/3 87 226.

278 ISO 15 489−1:2001, Information and Documentation — Records Management — Part 1: General (Информация и документация. Управление документами. Общие принципы) — ISO 15 489−2:2001, Information and Documentation — Records Management — Part 2: Guidelines (Информация и документация. Управление документами. Практическое руководство).

279 DIRKS methodology: Designing and Implementing Recordkeeping Systems / State Records Authority of New South Wales // http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/dirks-manual/dirks-manual (Методология DIRKS: Проектирование и внедрение систем управления документами).

— AVM (Accelerated Value Method) — методика, предложенная специалистами компании Lotus Consulting (в настоящее время.

280 являющейся одним из подразделений корпорации ЮМ);

— MIKE 2.0 (Method for an Integrated Knowledge Environment) — методика, распространяемая сообществом консультантов по принципу «открытого программного обеспечения» (англ., «open source»).281.

Перечисленные методики имеют как общие, так и особенные черты. В частности, все подходы рассматривают проект внедрения АСУД как сложный многоэтапный процесс, требующий тщательного планирования и применения целого комплекса управленческих методов. Кроме того, все они включают несколько общих этапов, например: обследование, проектирование, внедрение, управление изменениями. Все они также содержат категорию «итеративности»: внедрение осуществляется последовательными циклами «по спирали», при этом каждый из циклов обеспечивает переход на следующий уровень сложности системы. Еще одной общей чертой является понимание внедрения как процесса постоянного внесения изменений в АСУД и систему управления организации в целом.

Ключевая особенность каждой из описанных в работе методик состоит в том, что каждая из них фокусируется на строго определенной сфере деятельности. Иными словами, процесс проектирования и внедрения АСУД в них рассматривается под разным «углом зрения».

Методика DIRKS концентрируется на управлении документами, учитывая разнообразные особенности создания, обработки и хранения документов на различных носителях. При этом в центре внимания находится сама система управления документами и выполняемые ей требования. В методике AVM делается акцент на управлении проектами. Процесс внедрения АСУД рассматривается, прежде всего, как сложный и длительный проект, требующий применения методов проектного управления. Основу данного процесса составляет командное взаимодействие между участниками проекта. Наконец, методика MIKE 2.0 делает упор на управлении информационными технологиями (ИТ) в масштабе организации. В данном случае внедрение корпоративной информационной системы класса АСУД рассматривается в контексте планирования общей ИТ-инфраструктуры. При этом ключевая роль отводится построению интегрированного ИТ-ландшафта и управлению жизненным циклом программных продуктов и технологий.

Комплексное изучение и сравнение описанных методик позволяет учесть эффективные подходы к внедрению АСУД, предлагаемые каждой из них. На основании их анализа во второй части третьей главы предложены практические рекомендации по проектированию и внедрению АСУД. Данные рекомендации сформулированы с учетом изложенных в предыдущих главах работы положений концепций ЕСМ и МЭД, а также опыта внедрения подобных систем в российских организациях.

280 http://www.ibm.ru/world/lotus.nsf.

281 http ://mike2. openmethodology. org/.

Рекомендуемая типовая технология внедрения АСУД включает следующие этапы: 1) Управление проектом внедрения (планирование, организация и контроль работ) — 2) Обследование управления документами (предварительное обследование организации, анализ состава документов и информационных ресурсов, бизнес-процессов документооборота и информационных систем) — 3) Оптимизация управления документами (моделирование «идеальных» бизнес-процессов документооборота и регламентация изменений в системе управления документами) — 4) Итеративное прототипирование «пилотной зоны» (несколько циклов работ, включающих последовательное проектирование, разработку, настройку и тестирование прототипа каждого отдельного функционального блока будущей системы) — 5) Внедрение (тиражирование разработанных функциональных блоков и их ввод в эксплуатацию) — 6) Сопровождение и техническая поддержка- 7) Управление изменениями (обучение и информационная поддержка персонала) — 8) Мониторинг системы после внедрения.

Процесс проектирования и внедрения современной АСУД является сложной задачей, требующей усилий различных специалистов в области управления документами и информационных технологий, участия и содействия всего управленческого персонала организации, и, главное, — применения правильных методов. При этом особое значение имеют методы, основанные на применении подходов, заложенных в концепциях ЕСМ и МЭД.

В заключении подведены итоги исследования и представлены основные выводы. Всесторонний анализ проблем развития автоматизированных систем управления документами (АСУД) позволяет выявить несколько взаимосвязанных тенденций, которые оказывают определяющее влияние на состояние отрасли управления документами на современном этапе как в России, так и за рубежом.

1. Одной из наиболее значимых тенденций развития АСУД является их преобразование в более широкий класс систем — ЕСМ-системы. Это подтверждается изменением преобладающего вектора развития программных продуктов АСУД, предлагаемых сегодня крупнейшими зарубежными и российскими разработчиками. Данная тенденция характеризуется такими системными изменениями в представленных на рынке программных продуктах для создания АСУД, как функциональное насыщение, расширение сферы применения, усложнение технологической инфраструктуры и постепенный охват всех видов информационных ресурсов организации.

В связи с этим, в настоящее время создание современных систем управления документами в организациях должно опираться на детально проработанную теоретическую и методическую основу. Такой основой может служить концепция комплексного управления корпоративными информационными ресурсами («Enterprise Content Management»). Она объединяет в себе передовые подходы к управлению различными видами деловой информации, включая и официальные документы.

Ключевым объектом данной концепции является ЕСМ-система. Под такой системой понимается не какой-либо конкретный программный продукт, а совокупность большого числа различных продуктов и технологий, обеспечивающих создание, хранение, обработку, распространение и обеспечение безопасности информационных ресурсов. При этом современные АСУД имеет смысл рассматривать не как самостоятельный класс информационных систем, а скорее как часть корпоративной ЕСМ-системы. Процесс проектирования и внедрения таких систем обязательно должен учитывать требования базовых положений концепции ЕСМ.

2. Другой важнейшей тенденцией развития АСУД является их выход за пределы внутренней среды организации и активное применение при автоматизации процессов межведомственного электронного документооборота (МЭД). Построение подобных систем на федеральном, региональном и муниципальном уровнях является одним из приоритетных направлений формирования «электронного правительства» в России.282.

В результате проведенного исследования были выявлены основные проблемы организации межведомственного электронного документооборота и сформулированы рекомендации по их решению. Кроме того, разработана и описана концептуальная модель системы МЭД, которая может быть использована на практике при создании систем подобного типа. Примером применения описанной концепции можно считать проект, реализуемый в настоящее время для федеральных органов исполнительной власти РФ (т.н. проект «МЭДО ФОИВ»).

Исследование показало, что для организации электронного взаимодействия необходимо обеспечить подключение АСУД участников к специализированному программно-техническому комплексу МЭД. Такое подключение производится путем разработки соответствующего модуля интеграции, обеспечивающего преобразование всех отправляемых из организации документов в единый формат МЭД. Данный формат должен быть определен и зафиксирован в форме открытого стандарта межведомственного обмена электронными документами.

Изучение проблем организации межведомственного электронного документооборота является исключительно важным для сферы разработки и внедрения современных систем управления документами. АСУД участников МЭД обязательно должна отвечать целому ряду дополнительных функциональных и технических требований. Методические рекомендации и требования, связанные с интеграцией в пространство межведомственного электронного документооборота, обязательно должны учитываться при реализации проектов внедрения АСУД в государственных структурах, а также в организациях, планирующих свое участие в процессах электронного взаимодействия с государством. Одним из результатов исследования стало выявление и систематизация наиболее важных требований.

3. Обе названные тенденции в конечном итоге приводят к повышению уровня сложности и комплексности проектов по автоматизации управления документами. Именно поэтому на современном этапе определяющую роль начинает играть методика внедрения АСУД. Отсутствие общепринятой методики приводит к тому, что каждый проект выполняется на основе индивидуальных.

282 См., например: Концепция формирования в РФ электронного правительства до 2010 г.: Одобрена распоряжением Правительства РФ от 06.05.2008 N 632-р подходов и знаний специалистов по внедрению. Однако анализ литературы и практический опыт позволяют выделить общие закономерности.

В результате анализа наиболее популярных за рубежом методических подходов к созданию АСУД, среди них удалось выделить целый ряд общих черт. Ключевой особенностью можно считать понимание внедрения как процесса постоянного движения последовательными циклами «по спирали», при этом каждый из циклов обеспечивает переход на следующий уровень сложности системы.

На основании анализа выбранных методик автором разработаны практические рекомендации по проектированию и внедрению АСУД, которые могут быть применены в реальных проектах. Данные рекомендации в полной мере учитывают ключевые концептуальные положения в области ЕСМ и МЭД, изложенные в предыдущих главах диссертации. При работе над рекомендациями активно использовался опыт разработки и внедрения АСУД компании.

Электронные Офисные Системы" (ЭОС).

Таким образом, в рамках диссертационной работы исследованы актуальные проблемы разработки и внедрения современных автоматизированных систем управления документами. В результате были выявлены и изучены наиболее известные зарубежные подходы к созданию современных АСУД организации. Детальный анализ показал, что их отдельные теоретические и методические положения могут эффективно применяться при реализации проектов внедрения АСУД в российских условиях. В то же время, некоторые особенности практической реализации данных подходов требуют существенного переосмысления и корректировки для того, чтобы в полной мере отвечать отечественным нормативно-методическим требованиям в области ДОУ, а также сложившейся практике управления документами. В связи с этим, на основе сравнительного изучения зарубежных методик и их адаптации к российским реалиям был разработан целый комплекс практических рекомендаций по проектированию и внедрению АСУД, которые могут применяться в реальных проектах.