Роль функциональных органов (служб) зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления предприятием в целом. Чем крупнее фирма и сложнее ее управляющая система, тем более разветвленным аппаратом она располагает. В этой связи остро стоит вопрос координации деятельности функциональных служб.
Основу структуры составляет принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации.
В такой структуре управления вся законченность власти понесена линейной головой, возглавляющей определенный коллектив. Работая из конкретных вопросов и подготовки соответствующих решений, программ, планирует, состоящим из функциональных отделений (управления, отделы, бюро и т. д.)
Организационная структура компании определена его назначением, спецификой посетителей и многих других факторов.
Данная структура весьма эффективна для средних предприятий, занимающихся диверсифицированной деятельностью, поскольку позволяет выстроить финансовую структуру на базе подразделений, обеспечивающих управление в соответствии с их функциональными обязанностями.
Далее рассмотрим более подробно структуру управления касающаяся темы данной работы — административно-хозяйственный департамент, куда входят отделы делопроизводства. Данная структура представлена в приложении 3.
Управление документационного обеспечения ЗАО «Зарина» является структурным подразделением административно-хозяйственного Департамента ЗАО «Зарина».
В состав Управления входят: секретариат, канцелярия.
В соответствии с основными задачами управление выполняет следующие функции, отнесенные к компетенции Секретариата:
обеспечивает своевременную телефонную связь Руководства;
обеспечивает явку сотрудников на совещания Руководства;
осуществляет прием документов на подпись Руководства;
осуществляет выдачу подписанных документов;
выполняет другие поручения Руководства.
прием и первичная обработка, регистрация, порядок рассмотрения и исполнения входящих телеграмм по телеграфным каналам, а также по сети Интернет;
учет и регистрация исходящей информации;
контроль исполнения входящей и исходящей информации;
архивирование переданных сообщении.
(копировально-множительный цех):
прием, первичная обработка, регистрация, порядок рассмотрения и исполнения заказов на выполнение копировально-множительных работ;
контроль за качество и соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам;
контроль за своевременным сервисным обслуживанием копировально-множительной техники.
В свою очередь функциями канцелярии являются:
прием, первичная обработка, регистрация, порядок рассмотрения и исполнения входящей корреспонденции;
учет и регистрация исходящих документов;
учет и регистрация организационно-распорядительных документов прием, учет, регистрация и хранение договоров;
контроль исполнения документов;
порядок отправки документов;
хранение фирменной печати и право заверять ею;
составление номенклатур и формирование дел в текущем делопроизводстве [11];
подготовка и передача дел в Архив.
Подводя итоги вышесказанному, можно с уверенностью сказать, что для ЗАО «Зарина» характерна смешанная форма организации делопроизводства, которая предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе делопроизводства, других в Департаментах, других — в подразделениях. Как правило, служба делопроизводства берет на себя получение и отправку документов, их регистрацию, организацию документооборота, контроль исполнения документов, в то время как создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение осуществляются в структурных подразделениях. Кроме того, при смешанной форме делопроизводства одна и та же технологическая операция (например, регистрация поступающих и отправляемых документов) может осуществляться в службе делопроизводства и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.
3.
2. Автоматизация процессов ДОУ в ЗАО «Зарина»
В данном параграфе проанализируем основные процессы документационного обеспечения в компании ЗАО «Зарина».
Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательно продуманной организации.
От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.
Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке и подшивки документов в дело. Документооборот, следовательно, является важной функцией делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в учреждении и в конечном итоге является одним из условий повышения эффективности управления.
Анализируя документооборот ЗАО «Зарина», можно выделить основные направления движения документов:
входящие документы, т. е. поступающие в организацию извне.
исходящие документы, т. е. отправляемые различным адресатам.
внутренние документы, движение которых не выходит за рамки компании.
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.
Технологическая цепочка движения и обработки документов в ЗАО «Зарина» состоит из ряда этапов, которая представлена на схеме 3.
1.:
Рис. 3.
1. Технологический процесс движения и обработки документов ЗАО «Зарина»
Технологически документооборот можно представить как совокупность процессов передвижения различных потоков документов по организации. При этом для каждого потока характерна строго определенная последовательность операций, проводимых над ними [58, c.72].
Рассмотрев структуру документооборота, необходимо также изучить некоторые его количественные характеристики. И в первую очередь к такой характеристике стоит отнести объем документооборота.
Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для:
расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом документооборот показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Подсчет объема документооборота осуществляется на основе данных учета в подразделении административно-хозяйственного Департамента ЗАО «Зарина», т. е. на участках первоначальной обработки и оправки. Кроме того, важно определить все источники поступления и оправления документов в организации. Так как обычно ведется учет поступающих и оправляемых документов, то учетные данные суммируются по каждому виду поступления. Собираются данные по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов, то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Попробуем подсчитать количество документов в каждом документопотоке.
Таблица 3.
1.
Состав и объем документооборота ЗАО «Зарина» за 2011;2012г.
Документы Количество документов за 2011 г., шт. Количество документов за 2012 г., шт. Входящие 15 150 22 150
Исходящие 11 000 23 900
Внутренние 5000 9308 В том числе
— приказы 100 130 — распоряжения 32 48 — протоколы внутренних совещаний 50 130 — служебная переписка 4818 9000 ВСЕГО 31 150 55 358
Как видно из приведенной таблицы объем документооборота за 2012 г. по сравнению с 2011 г. вырос практически в 1,5 раза. Наибольшее количество документов в ЗАО «Зарина» составляют за 2012 г. исходящие документы, по сравнению с входящими документами на 3,2%. Среди внутренних документов удельный вес в документообороте составляют 16,3% - служебные записки.
В ЗАО «Зарина» действуют Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации, которые включают в себя:
порядок регистрации, обработки и хранения документов;
порядок использования документов, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме;
порядок доступа к архиву; способы хранения электронных данных и защиты информации;
описание функций внутреннего контроля и порядок проверки ведения делопроизводства внутренними подразделениями ЗАО «Зарина»;
порядок восстановления данных в случае их утраты; процедуры, препятствующие несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному использованию;
меры противопожарной безопасности.
В ЗАО «Зарина» централизованная система регистрации, то есть осуществление всех регистрационных операций в одном месте делопроизводителем и документы регистрируются один раз. В компании регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам; в бухгалтерии, в отделе кадров. Также в компании с 2007 года внедрена система «Босс-референт», разработанная компанией для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства.
Принятые в ЗАО «Зарина» документы, за исключением тех, которые внесены в Перечень документов, не подлежащих регистрации, регистрируются в канцелярии в день их поступления. Документы регистрируются в системе АСДОУ «Босс-референт» в соответствующих журналов входящих документов (см. рис. 3.
2.).
Рис. 3.
2. Журнал входящих документов Основным принципом регистрации документа является его однократность, т. е. каждый документ регистрируется только один раз.
При регистрации проверяется правильность адресования и оформления документов, сверяются их номера с учетными номерами, указанными на конвертах. Ошибочно адресованная корреспонденция подлежит возврату. Документы, поступившие с отметкой «Срочно», регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
Также при регистрации документа делается отметка о приложениях к нему и, при необходимости, подбираются соответствующие информативные материалы. Например, когда письмо является дополнением к ранее полученному, или есть какие-либо иные письма, касающиеся общего вопроса.
Документы, отправляемые из организации, регистрируются в канцелярии. Документы за подписью генерального директора регистрируются в секретариате.
Секретарь-референт перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:
наличие подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
наличие номера и даты документа, на который дается ответ;
правильность адресования;
наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ;
наличие печати в тех случаях, когда она полагается.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Если исходящий документ направляется нескольким адресатам, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам. Исходящему документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один номер.
При регистрации исходящего документа, сведения о нем заносятся в журнал, ему автоматически присваивается регистрационный номер и дата, после чего они переносятся на документ.
Внутренняя корреспонденция ЗАО «Зарина» (служебные записки, заявления, акты, отчеты, договоры, нормативные документы и т. д.) проходит непосредственно между структурными подразделениями без учета у секретаря.
На усмотрение исполнителя внутренний документ может быть также зарегистрирован в автоматизированной системе, и ему автоматически будет присвоен порядковый номер.
Прохождение внутренних документов в ЗАО «Зарина» на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.
Приказы по основной деятельности и распоряжения регистрируются делопроизводителем в специальном журнале «Босс референт», который имеет следующие реквизиты: номер по порядку с января нового года, дата регистрации, краткое содержание документа, количество листов и экземпляров, исполнитель, отметка об ознакомлении сотрудников.
Согласно Инструкции по делопроизводству в ЗАО «Зарина» сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются руководством исходя из сроков, установленных организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры в компании ЗАО «Зарина»:
фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);
проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);
напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
внесение данных об исполнении документов.
В ЗАО «Зарина» применяют также автоматизированную форму, как при регистрации документов.
Рис. 3.
3. Постановка документа на контроль Если документ подлежит постановке на контроль исполнения, на нем ставится отметка о контроле ((штамп «Контроль»), также делается необходимая отметка в электронной карточке документа.
При передаче подлинника документа от одного исполнителя к другому внутри организации в электронной карточке документа делается отметка с указанием даты передачи документа, фамилии работника, которому передан документ.
Порядок формирования, хранения и оформления дел на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству ЗАО «Зарина».
Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формирует и хранит секретариат, он же централизованно формирует и хранит дела.
В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов. Контроль над правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет канцелярия и начальник административно-хозяйственного департамента (в пределах своей компетенции).
При формировании дел в соблюдаться ряд современных требований:
документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;
подлинники отделяются от копий;
документы формируются в дела за один календарный год (за исключением переходящих дел);
приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся и помещаются в дело;
годовые планы и отчеты помещаются отдельно от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания — от проектов; включаются в дело по одному экземпляру каждого документа.
Основой формирования дел являются номенклатуры дел Департаментов. На их основе составляется сводная номенклатура дел ЗАО «Зарина».
Номенклатура разбита на 5 столбцов, в которые вносится следующая информация: индекс дела, который состоит из кода Департамента и порядкового номера дела или группы однородных дел в номенклатуре в пределах отдела; заголовок дела; количество дел или томов или частей в зависимости от видов документов; срок хранения, который устанавливается в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»; примечания (в этой графе указываются сведения об уничтожении дел, о делах, переходящих на следующий год, о передаче дел в архив). При этом весь документ разбит на разделы, соответствующие названиям Департаментов ЗАО «Зарина».
Научно-справочный аппарат (НСА) к документам как структурированная совокупность элементов описаний документов, представленных в различных видах архивных справочников, предназначенных для поиска документов и документальной информации в ЗАО «Зарина» отсутствует, что может расцениваться нами как недостаток в организации работы документационного обеспечения организации.
3.
3. Перспективы развития автоматизации ДОУ в ЗАО «Зарина»
Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.
Другим распространенным препятствием является способ построения АСДОУ. По мнению экспертов, самостоятельная разработка АСДОУ корпоративного масштаба силами ИТ — подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы.
В ходе анализа документационного обеспечения управления было установлено, что в ЗАО «Зарина» применяется уже автоматизированная система ДОУ «Босс референт».
АСДОУ «БОСС-Референт» предназначена для автоматизации документооборота и управленческих процессов.
Система включает функциональные возможности, позволяющие реализовать:
1.Поддержку процессов согласования дает возможность использования типовых и создания специализированных процессов;
предусматривает возможность изменения перечня согласующих, типа и сроков согласования;
позволяет вести контроль процесса согласования;
обеспечивает информацию о версиях документов и истории согласования.
2.Контроль исполнения поручений обеспечивает учет всех выданных поручений;
позволяет отслеживать своевременность выполнения поручений и загрузку специалистов;
формирует статистику по выполнению поручений и отработке документов.
3.Работу с входящей и исходящей корреспонденцией обеспечивает регистрацию корреспонденции, поступающей в различных видах;
поддерживает регистрационные номера любой сложности;
позволяет связывать документы между собой;
дает возможность накладывать резолюции и готовить проекты резолюций;
обеспечивает работу нескольких канцелярий в рамках единого информационного пространства.
Перечисленных выше функций явно не достаточно для ведения документационного обеспечения управления в данной компании. Так как объем документооборота за 2012 г. по сравнению с 2011 г. увеличился в 1,5 раза. Так в данной программе нет возможностей:
регистрации документов из MS Office/Open Office;
регистрации из Проводника Windows;
встроенных средств просмотра прикрепленных файлов;
изменений прикрепленных файлов;
ведения личных папок пользователя;
осуществления различных видов поиска в одном запросе;
построения отчётов по результатам поиска;
программных средств контроля целостности документов;
возможности расширения и настройки РКК;
возможности использования сложных элементов (таблиц, структуры) при проектировании РКК;
отправки подписанных ЭЦП документов с сохранением информации о подписях;
настройки набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации;
настройки автоматического создания, регистрации и отправки по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, Web.
Все это в настоящее время отрицательно сказывается на работе административно-хозяйственного департамента и в частности на самой организации.
Для совершенствования документационного обеспечения управления в компании ЗАО «Зарина» на основе проведенного анализа среди автоматизированных систем ДОУ автором данной работы предлагается поменять «Босс референт» на автоматизированную систему «ЕФРАТ DIRECTUM». Так как она показала наиболее развитую функциональность в отличие от других лидеров и набрала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами.
Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия [37].
В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.
Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.
Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.
Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.
Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
Возможность организации территориально распределенной работы в режиме «off-line» с поддержкой иерархической структуры серверов.
Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера) [26, c12].
Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).
Преимущества данной системы и ее позиции на российском рынке СЭД подтверждаются высокими оценками от ведущих экспертных организаций и СМИ, а также проведенного анализа во второй главе.
Таким образом, использование системы «DIRECTUM» позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом «DIRECTUM» интегрирует с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.
Благодаря внедрению такой автоматизированной программы как «DIRECTUM», ЗАО «Зарина» сможет:
получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.
получит обеспечение прозрачности бизнес-процессов. Система DIRECTUM позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, бизнес-ориентированный механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Внедрение электронного документооборота позволяет настроить бизнес-процессы силами бизнес-аналитика без привлечения дополнительных специалистов (программистов). Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность работы организации.
получит повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Внедрение документооборота предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, таким образом система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. По мере необходимости (в конце рабочего дня, рабочей недели, месяца) строятся отчеты с указанием просроченных заданий. На основе отчетов руководитель инициирует мероприятия по анализу причин, исправления негативных последствий, выработке мер для недопущения повторения ситуации.
получит сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Внедрение системы электронного документооборота сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т. д.).
получит исключение утечки информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
получит наличие необходимой информации «под рукой». При реализации процесса сканирования и занесения в DIRECTUM всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию о необходимости оплаты (отгрузки).
получит максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании. Часть функций «тяжелых» и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в DIRECTUM. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т. д.
получит рост конкурентных преимуществ. Внедрение системы электронного документооборота напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.
Выводы. ЗАО «Зарина» — торговая сеть, которая создана в1993г. и представлена в г. Казани в 5 торговых развлекательных центрах.
Компания является юридическим лицом и действует на основе Устава, имеет собственное имущество, самостоятельный баланс и расчетный счет. Разделы устава, посвящены порядку управления компанией и дают первоначальные представления о распорядительной документации фирмы.
В ЗАО «Зарина» функции службы делопроизводства выполняет секретариат и канцелярия. Функции секретариата и канцелярии определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы по делопроизводству организации. Секретариат осуществляет свою деятельность на основе «Положения о службе документационного обеспечения управления», в котором определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права секретариата.
ЗАО «Зарина» — крупная организация с большим массивом документов и соответственно большим объемом документооборота. Поэтому задачей управления является налаживание правильной и рациональной работы с документами. Как показал анализ в компании, объем документооборота за 2012 г. увеличился в 1,5 раза по сравнению с 2011 г.
В ходе анализа процессов документационного обеспечения управления было установлено, что в ЗАО «Зарина» применяется уже автоматизированная система ДОУ «Босс референт», но данная автоматизированная система не подходит уже для ЗАО «Зарина».
На основании проведенного анализа автором были сделаны предложения по совершенствованию ДОУ в ЗАО «Зарина», который состоит из внедрения комплексной автоматизированной системы для документооборота «DIRECTUM». Внедрение данной системы благоприятно скажутся на перспективах развития компании и ее автоматизированных системах в ДОУ.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные нами исследования по теме автоматизация документационного обеспечения управления в ЗАО «Зарина», позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
На каждом предприятии имеется документооборот, который по размерам зависит от деятельности компании но, несмотря на объем документооборота, каждая коммерческая организация или государственное предприятие старается идти в ногу с современными электронными технологиями. Использую при этом различные программы для ведения делопроизводства. Так как документооборот организации включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.
В ходе изучения специализированной литературы, а также анализа различных законов по автоматизации документационного обеспечения было установлено, что в настоящее время в нашей стране еще не создана полноценная нормативно-методическая база по регулированию системы автоматизации документационного обеспечения управления.
Система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм. Очевидно, не имеет смысла говорить об отдельном программном продукте как о системе автоматизации документооборота организации. Система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Система автоматизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности.
На российском рынке автоматизированные системы документационного управления, можно разделить на классы: системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД, русифицированные версии популярных западных систем, системы, разработанные российскими фирмами с использованием.
Сравнительный анализ автоматизированных систем позволил выделить наиболее развитую по функциональности систему. Данной системой является система «Directum», которая, в отличие от других лидеров, набрала больше баллов по каждому из направлений по работе с документами.
Система «Directum» соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. «Directum» обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Также в работе было проведено исследование компании ЗАО «Зарина», которая представлена в г. Казани в 5 торговых развлекательных центрах. Проведенный анализ выявил достоинства и недостатки использованной системы автоматизации ДОУ. В качестве достоинства можно сказать, что компания использует систему автоматизации ДОУ — «Босс-референт» разработанная компанией для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, но наличие функциональных возможностей данной системы явно не достаточно для ведения документационного обеспечения управления в данной компании. Так как объем документооборота за 2012 г. по сравнению с 2011 г. увеличился в 1,5 раза.
Таким образом, на основании выявленного недостатка было рекомендовано внедрить новую многофункциональную автоматизированную систему «Directum». Данная программа в настоящее время занимает лидирующие позиции на рынке современных автоматизированных систем по документационному обеспечению управления.
Данный вариант предлагается рассматривать как наиболее весомый в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.
С внедрением данной автоматизированный компания в перспективе получит:
максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.
обеспечение прозрачности бизнес-процессов.
повышение исполнительской дисциплины.
сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.
исключение утечки информации.
наличие необходимой информации «под рукой» .
максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании.
рост конкурентных преимуществ.
Также благодаря внедрению такой автоматизированной программы как «Directum», ЗАО «Зарина» сможет увеличить производительность труда персонала, снизить стоимость архивного хранения документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов.
Все вышеизложенное достоверно доказывает практическую и теоретическую значимость проделанной работы и позволяет утверждать, что наивысший результат и качество работы организации в большей степени определяется грамотным использованием современных систем автоматизации ДОУ.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
1.
1.Опубликованные источники Конституция Российской Федерации (1993): Основной закон. — М.:Проспект, 2010;32с.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»
Федеральный закон РФ от 27.
07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Федеральный закон от 22.
10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13.
05.2008)
Федеральный закон от 10.
01.2002 № 1- ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на 06.
07.2011)
Федеральный закон от 24 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм., внесенными Федеральными законами от 18 декабря 2006 г. № 231)
Постановление Правительства Российской Федерации от15.
06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"//Собрание законодательства Российской Федерации-2009;№ 25-ст.3060
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.
02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»
1.
2. Неопубликованные источники Устав закрытого акционерного общества «Зарина» от 20.
05.1993г.
Положение об Управлении документационного обслуживания ЗАО «Зарина»
1.
3. Нормативно-методическая литература ГОСТ Р. 1.5−2002
Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению ГОСТ Р. 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.
07.2003;М.:Изд-во стандартов, 2003
ГОСТ Р 51 141−2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба: Форма, размеры и технические требования (изменение № 1 к нему от 25.
12.2002 № 505-ст).
ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Срок введения 01.
01.2012;М.:Изд-во стандартов, 2012.
ГОСТ Р 54 593−2011. «Информационные технологии. Свободное программное обеспечение. Общие положения». Срок введения 01.
07.2007;М.:Изд-во стандартов, 2007.
ГОСТ Р 53 898−2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Срок введения 01.
08.2011;М.:Изд-во стандартов, 2011.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: утверждены Постановлением Минтруда России, 25.
03.2002 № 23.М., 2002.
65с.
1.
4. Сетевые источники Актуальные вопросы управления электронными документами и архивами в РФ [Электронный ресурс] - URL:
http://archives.ru
Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2011 г. [Электронный ресурс]. -URL:
http://www.dssconsulting.ru/
Босс-референт [Электронный ресурс]. — URL:
http://www.tadviser.ru
Владимир Андреев: Текущие результаты говорят о реальной конкурентоспособности отечественных систем управления документами и бизнес-процессами [Электронный ресурс]. — URL:
http://www.cnews.ru)
Гильдия Управляющая документацией [Электронный ресурс]. — URL:
http://www.gdm.ru
Информатизация в регионах России [Электронный ресурс]. — Режим доступа: URL:
http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:
СЭД_(рынок_России) Корусконсалтинг [Электронный ресурс]. — URL:
http://ecm.korusconsulting.ru
Ларин М. В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации [Электронный ресурс]. URL:
http://www.mcfr.ru/
Национальные стандарты (ГОСТы) [Электронный ресурс]. — URL:
http://www.eos.ru/
Оптима [Электронный ресурс]. — URL:
http://www.optima.ru/services/22/993/
Официальный сайт Documentum5i [Электронный ресурс]. — URL:
http://www.doc-online.ru/software/documentum/
Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс]. -URL:http:www.delo-press.ru/.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс] URL: http: www.termika.ru/.
Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс]. -URL:http:www.sekretarskoe-delo.ru
Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс]. -URL:(http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)
Официальный сайт ЗАО «Зарина» [Электронный ресурс]. — URL:
http://styletrade.ru/zarina.html
Официальный сайт информационно-правовой системы Консультант [Электронный ресурс]. -URL:http:www.consultant.ru
Официальный сайт системы электронного документооборота и автоматизации управления документами Евфрат [Электронный ресурс]. -URL:http:www.evfrat.ru/.
Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http:www.archives.ru/.
Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http:www.eos.ru/
Термика, все об автоматизированных системах [Электронный ресурс]. — URL:
http://www.termika.ru/dou/po/delo/
Храмцовская Н. А. Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления документами в России [Электронный ресурс]. URL:
http://ecm-journal.ru/docs/Tikhaja-ehlektronnaja-revoljucija-vdeloproizvodstvei-arkhivnom-dele.aspx
Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [Электронный ресурс]. — URL:
http://www.escom-bpm.com
Литература
Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Кнорус, 2010. — 296 с.
Барышников, А. А. Делопроизводство — без проблем // Кадровое дело. 2011. — № 6. — С.8−9.
Бобылева, М. П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М. П. Бобылева // Делопроизводство. — 2002. — № 2. — С.27−33.
Бобылева, М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному: бизнес-книга / М. П. Бобылева. — Издательство МЭИ, 2004. — 184 с.
Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России / Е. В.
Бушуева // Ректор вуза. — 2012. — № 3. — С. 38−44.
Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России // Е. В. Бушуева // Ректор вуза. — 2012. — № 3. -
С. 38−40.
Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 304с.
Быкова, Т. А. Основные правила организации документооборота//Справочник секретаря и офис-менеджера 2010. — № - 3. — С. 32.
Гайдукова, Л. М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. — 2006. — № 10 — С. 17−22.
Информационные технологии в делопроизводстве: тексты лекций. / сост. О. В. Ибушева, О. В. Руженский, Н. Н. Саримов. — Нижнекамск: КГТУ, 2010. — 112с.
Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие :. — 6-е изд., испр. и доп.. — М.
: Инфра-М, 2010. — 367 с.
Князева, Т. Н. Системы электронного документооборота: анализ и выбор / Т. Н. Князева, «Гильдия Управляющих Документацией», 2010. — 190с.
Короткий, С. Современные технологии корпоративного документооборота // 2004. — № 3. — С.
10.
Кузнецов, Д.Л. // Акционерное общество: Вопросы корпоративного управления, 2010. — № 7. — C. 4−9
Кузнецов, С. Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и не только. Электронные технологии // Журнал «Делопроизводство». — 2012. — № 1. — С. 7.
Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.
Кузнецова, Т. А. Новый стандарт на системы электронного делопроизводства//журнал «Секретарское дело». — 2011. — № 1. -С.
4.
Кузнецова, Т. В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения : — 2004. — № 2. — С. 37 — 39.
Куняев, Н.Н., Дёмушкин А. С., Фабричнов А. Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищённый электронный документооборот: Учебник / под общ. ред. Н. Н. Куняева, — М.: Логос, 2011. — 452 с.
Ларин, М. В. Документационное обеспечение управления проектами: Учебно-методическое пособие / ВНИИДАД. М., 2011. — 192 с.
Ларин, М.В., Рысков О. И. Электронные документы в управлении: Научно-метод. пособие. 2-издание, дополненное. ВНИИДАД. М., 2008. — 208с.
Минто, Б. Принцип пирамиды Минто: золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений / пер. с англ. — 3-е изд. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. — 272с.
Панасенко, Ю. А Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие — 2-е изд. /. ИНФРА-М. 2010. — 93c.
Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управления: Учебник. — 9-е изд., стереотип. — М.: Академия, 2010. — 178с.
Рогожин, М. Ю. Справочник по делопроизводству.
М.:Юстицинформ, 2011 — 256 с.
Романов, Д. А. Правда об электронном документообороте. Москва: ДМК Пресс, 2008. 224c.
Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А.
Румынина. — 10-е изд., стер. — М.: Академия, 2012.
— 224c.
Санкина, Л. В. Контроль исполнения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера 2011. — № 2. — С. 16.
Сапков, В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. М.: Академия, 2012 — 288 с.
Смирнова, Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2010.-209с.
Титоренко, Г. А., Информационные системы в экономике. 2010. — 463с.
Филенко, Е. Н. Появление персональных компьютеров и начало формирования новой «компьютерной» технологии (1980 — начало 1990;х гг.) //Журнал «Делопроизводство» — 2008. — № 1. — С.
6.
Храмцовская, Н. А. Ваш вопрос: Смена корпоративной системы электронного документооборота Секретарь-референт. — 2012. — № 6. — С.43−44.
Храмцовская, Н. А. Работа с электронными документами в вопросах − ответах Секретарь-референт. — 2012. — № 7. — С.34−39.
Чернов, В. Н. Системы электронного документооборота: учеб. пособие / В. Н. Чернов. — Издательство РАГС, 2010. — 83с.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ТОП-10 крупнейших российских поставщиков СЭД
№ Компания Выручка 2011, тыс. руб. Выручка 2010, тыс. руб. Рост выручки 2011/2010
Доля дохода от лицензий в выручке (%) Выручка от лицензий, тыс. руб. Доля дохода от услуг в выручке (в%) Выручка от услуг, тыс. руб. Реализовано лицензий, 2011
Лицензи рованно рабочих мест в 2011 г. Штатная численность сотрудников на 31.
12.2011г. Продукты собственной разработки 1 Cognitive Technologies 2 794 900 1 947 480 44% 43% 1 196 200 57% 1 598 700 40 000 115 000 762 Е1 Евфрат (47%), линейка Cognitive Forms (11%), электронные архивы (29%), специализированные решения по документообороту и электронным хранилищам (13%). 2 Элар 2 301 910 927 00 148% 82% 1890 090 18% 411 820 3 109 7 000 2300 «АИС Архив», СЭД «Саперион» 3 1C* 920 000 н/д н/д 22% 200 000 78% 720 000 1 200 28 000 н/д «1С:Документооборот» 4 BB Software 567 000 455 000 25% 30% 170 100 70% 396 900 2 600 2 600 41 bb docflow 5 ЭОС** 503 073 464 86 8% 38% 191 52 62% 311 551 н/д 155 110 н/д «Дело» (97,3% рабочих мест), eDocLib (0,3%), EOS for Sharepoint (2,4%) 6 Системы и Проекты (НТЦ ИРМ) 488 915 326 325 50% 4% 22 001 94% 457 282 382 1 875 261 IRM classicDoc, IRM businessDoc, IRM mfcDoc 7 АйТи 384 500 н/д н/д 42% 160 500 58% 224 000 н/д н/д 300 Босс-референт 8 Ланит 373 380 294 000 27% 23% 85 877 77% 287 503 15 000 15 000 80 LanDocs 9 Directum 330 000 н/д н/д 76% 250 000 24% 80 000 20 000 40 000 300 Directum 10 Интер
Траст 280 000 н/д н/д 30% 84 000 70% 196 000 26 681 8 060 130 СompanyMedia
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Общие характеристики наиболее популярных СЭД
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Организационная структура управления ЗАО «Зарина»
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Организационная структура управления административно-хозяйственного департамента ЗАО «Зарина»
