Автоматизированная система учёта и контроля в розничной торговле

• Введение

  2

• 1. Описание проблем автоматизации учета и контроля в розничной торговле 3
• 2. Проектирование информационной структуры компонентов настройки 4
• 2.1 Константы 4
• 2.2 Перечисления 4
• 2.3 Справочники 4
• 2.4 Регистры 4
• 2.5 Документы 5
• 2.5 План счетов 5
• 2.6 Журналы документов 5
• 2.7 Отчеты 6
• 2.8 Интерфейсы и пользователи 6
• 3. Реализация компонентов программных модулей. 7
• 3.1 Константы 7
• 3.2 Справочники 7
• 3.3 Документы 13
• 3.3 Журналы документов 23
• 3.4 Перечисления 24
• 3.5 Отчеты 24
• 3.6 План счетов 30
• 3.7 Виды субконто 30
• 3.8 Регистры 31
• 3.9 Интерфейсы и права доступа 31
• 4. Расчёт и обоснование экономической эффективности проекта 34

• Заключение

  36

• Список использованных источников

  37

• Приложение 38
• Введение
• автоматизация информационный учет торговля
• Проблема повышения эффективности работы предприятия, создание оптимальной системы управления стоит перед каждым руководителем. Деятельность предприятия отражена в большом количестве документов, содержащих различную информацию. То как эта информация будет обрабатываться является в определенной степени гарантией эффективного управления предприятием.
• Внедрение автоматизированных систем бухгалтерского учета и специализированных программных пакетов позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и складской учет, снабжение и реализацию продукции, товаров, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.
• 1С:Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С: Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета и т. д. Основной особенностью системы 1С: Предприятия является возможность полной её настройки под решение любой задачи.

1. Описание проблем автоматизации учета и контроля в розничной торговле

Занятие розничной торговлей достаточно прибыльное занятие. Этот вид торговли развивается с каждым годом. Большинство предпринимателей перешли от обычных спекулятивных операций к цивилизованной торговле. Появились целые объединения предпринимателей, возрастают размеры предприятий, и соответственно растет оборот.

При росте оборота торговли в розницу на предприятии часто возникает необходимость в автоматизации учета и контроля товаров, бухгалтерской документации и т. д. При ежедневном обороте 150 — 200 операций купли-продажи в день становиться проблематично вести учет ручным методом. А если предприятие обладает несколькими складами, которые распределены по всему городу, то оперативный учет остатков по складам при ручном методе ведения делопроизводства практически не возможен. Именно в этой ситуации предприятию необходимо переходить на автоматизированную систему делопроизводства. 1С: Предприятие позволяет построить систему управления предприятием практически любой сложности и структуры.

При построении системы необходимо решить следующие проблемы:

· Работа с большой номенклатурой однотипного товара;

· Полная автоматизация движения документов внутри предприятия;

· Контроль остатков по нескольким складам в реальном времени;

· Ведение бухгалтерии предприятия в соответствии с законодательством;

· Разграничение прав доступа к информационным базам и документам.

2. Проектирование информационной структуры компонентов настройки

2.1 Константы

В Константы в программе 1С: Торговля, как правило, служат для хранения информации, которая либо совсем не изменяется в процессе функционирования системы, либо изменяется достаточно редко. Наиболее простой пример подобной информации — название организации, которое, как правило, не меняется.

2.2 Перечисления

Перечисления используются в системе 1С: Предприятие для описания постоянных наборов значений, не изменяемых для конкретной конфигурации. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования, и не могут быть изменены на этапе исполнения.

2.3 Справочники

Справочник является списком возможных значений того или иного реквизита. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации.

2.4 Регистры

Для организации оперативного учета остатков товара используем механизм регистров.

2.5 Документы

Документ — одно из основных понятий системы 1С: Предприятие. При помощи документов организуется ввод в систему информации о совершаемых действиях, ее просмотр и, если необходимо, корректировка.

В большинстве своем документы, которые создаются в процессе настройки конфигурации задачи, являются электронными аналогами стандартных бумажных документов, однако, использование этого типа данных может выходить далеко за рамки простой фиксации информации о хозяйственных операциях. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Приходная накладная», «Расходная накладная», и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

2.5 План счетов

Для ведения планов счетов бухгалтерского учета в системе 1С: Предприятие используются объекты метаданных типа «План счетов». Объектами данных этого типа являются бухгалтерские счета — учетные регистры, по которым будет выполняться группировка средств при работе с системой 1С: Предприятие.

2.6 Журналы документов

Все документы хранятся в журналах. Журналы документов предназначены для просмотра документов.

2.7 Отчеты

Для получения сводной выходной информации в системе 1С: Предприятие используются объекты метаданных, называемые «Отчет» и «Обработка

2.8 Интерфейсы и пользователи

1С:Предприятие поддерживает работу нескольких пользователей в рамках бухгалтерии одного предприятия. Для реализации такого механизма предусмотрена настройка прав и интерфейса для конкретного человека.

3. Реализация компонентов программных модулей

3.1 Константы

На рисунке 3.1. представлены созданные в конфигурации константы.

Рисунок 3.1. Константы

ИмяДиректора — ФИО директора.

ОрганизНазв - название организации.

ТелефонФирмы — контактный телефон.

ПроцентНаценки — периодическая константа, процент торговой наценки.

УНН — учетный номер налогоплательщика.

ГлавныйБухгалтер — ФИО главного бухгалтера.

ОрганизАдрес — адрес организации.

ТарифнаяСтавка1разряда — периодическая константа, тарифная ставка первого разряда.

3.2 Справочники

На рисунке 3.2 представлены созданные в конфигурации справочники.

Рисунок 3.2. Справочники

Справочник «Должности»

Справочник содержит наименования должностей работников предприятия. Этот справочник является владельцем справочников Сотрудники, Коэффициенты и ШтатноеРасписание.

Справочник «Склад»

На рисунке 3.3 представлено окно редактирования справочника «Склады».

Рисунок 3.3. Окно редактирования справочника «Склад».

Этот справочник предназначен для хранения информации о складах предприятия.

Справочник «Магазины»

На рисунке 3.4 представлено окно редактирования справочника «Магазины».

Рисунок 3.3. Окно редактирования справочника «Склады».

Этот справочник предназначен для хранения информации о магазинах предприятия.

Справочник «Товары»

На рисунке 3.5 представлено окно редактирования справочника «Номенклатура».

Рисунок 3.5. Окно редактирования справочника «Товары».

Справочник «Товары» имеет 2 уровня. На первом уровне находятся группы товаров, а на втором товары, принадлежащие каждой группе.

На рисунке 3.6 представлен интерфейс формы списка.

Рисунок 3.6. Интерфейс формы списка.

Новые элементы вводятся при помощи формы элемента, представленной на рисунке 3.7.

Рисунок 3.7. Форма элемента справочника «Товары».

Реквизит «ЦенаРеализации» заполняется автоматически при записи реквизита «ЦенаПреобретения».

В табличной части кроме полей с реквизитами справочника имеются поля «Остаток» и «Полный остаток», в которых отображаются данные об остатках товаров в конкретном месте (склад или магазин) и общий остаток товара соответственно. Отображение такой информации удобно при использовании справочника.

Справочник «сотрудники»

На рисунке 3.8 представлено окно редактирования справочника «сотрудники».

Рисунок 3.8. Окно редактирования справочника «сотрудники».

Справочник «Сотрудники» подчинен справочнику «Должности»

Справочник «Контрагенты»

На рисунке 3.9 представлено окно редактирования справочника «Контрагенты».

Рисунок 3.9. Окно редактирования справочника «Контрагенты».

Справочник «Контрагенты» предназначен для хранения информации о клиентах и поставщиках предприятия. Поэтому справочник имеет 2 уровня: первый для групп «Поставщики» и «Покупатели», а второй для элементов соответствующих группам.

Справочник «ОсновныеСредства»

На рисунке 3.10 представлено окно редактирования справочника «ОсновныеСредства».

Рисунок 3.10. Окно редактирования справочника «ОсновныеСредства».

Справочник «ОсновныеСредства» предназначен для хранения информации об основных средствах предприятия и имеет 3 уровня. Это логично, учитывая номенклатуру основных средств: мебель — стол — стол компьютерный и т. п.

Справочник «Коэффициенты»

На рисунке 3.11 представлено окно редактирования справочника «Коэффициенты».

Рисунок 3.11. Окно редактирования справочника «Коэффициенты».

Справочник «Коэффициенты» подчинен справочнику «Должности».

Справочник «ШтатноеРасписание»

На рисунке 3.12 представлено окно редактирования справочника «ШтатноеРасписание».

Рисунок 3.12. Окно редактирования справочника «ШтатноеРасписание».

Справочник «ШтатноеРасписание» подчинен справочнику «Должности».

3.3 Документы

Документ «ПриходНакладная»

Это документ «Приходная накладная». Он предназначен для проведения приема товара от поставщиков на склад.

На рисунке 3.13 представлено окно редактирования документа «ПриходНакладная».

Рисунок 3.13. Окно редактирования документа «ПриходНакладная»

В Приложении изображены блок-схема алгоритма проведения и копии экрана соответственно документа «ПриходНакладная»

При проведении контролируются все поля по заполнению при помощи конструкции:

Поле «Цена поставки» заполняется автоматически из справочника «Товары» при выборе товара. Поле «Сумма» заполняется при заполнении поля «Количество».

Документ «РасходНакладная»

Это документ «Расходная накладная». Он предназначен для проведения реализации товара через магазины предприятия.

На рисунке 3.14 представлено окно редактирования документа «РасходНакладная».

Рисунок 3.14. Окно редактирования документа «РасходНакладная»

В Приложении изображены блок-схема алгоритма записи проведения и копии экрана соответственно документа «РасходНакладная». Поле «Цена реализации» заполняется автоматически из справочника «Номенклатура» при выборе товара. Поле «Сумма» заполняется при заполнении поля «Количество».

На рисунке 3.15 интерфейс документа «РасходНакладная». Ниже табличной части при помощи выборки из регистров отображается информации об остатках в данном магазине и об общем количестве данного товара:

Рисунок 3.15. Интерфейс документа «РасходНакладная»

Для данного документа есть возможность вывода кассового чека при нажатии на кнопку «Печать чека» (Рисунок 3.16).

Рисунок 3.16. Кассовый чек

Документ «Инкассация»

Этот документ предназначен для инкассации денежных средств из кассы в банк.

На рисунке 3.19 представлено окно редактирования документа «Инкассация».

Рисунок 3.19. Окно редактирования документа «Инкассация»

Интерфейс документа представлен на рисунке 3.20.

Рисунок 3.20. Интерфейс документа «Инкассация»

При выборе магазина автоматически заполняется поле «Сумма». Это поле, где отображается сумма инкассации, т. е. сумма денег, заработанных за данный день (дата проведения документа). Это реализовано при помощи следующего алгоритма:

При проведении документа сначала проверяются все поля на заполнение, т.к. этот документ нельзя проводить несколько раз за один день, то это тоже проверяется. После проверок документ проводится.

Документ «УстройствоНаРаботу»

На рисунке 3.21 представлено окно редактирования документа «УстройствоНаРаботу».

Рисунок 3.21. Окно редактирования документа «УстройствоНаРаботу»

Интерфейс документа представлен на рисунке 3.22.

Рисунок 3.22. Интерфейс документа «УстройствоНаРаботу»

При проведении документа сначала проверяются все поля на заполнение, затем данные записываются в справочник «сотрудники».

Документ «Уволенные»

На рисунке 3.23 представлено окно редактирования документа «Уволенные».

Рисунок 3.23. Окно редактирования документа «Уволенные»

Интерфейс документа представлен на рисунке 3.24.

Рисунок 3.24. Интерфейс документа «Уволенные»

При проведении документа сначала проверяются все поля на заполнение, затем в справочник «Сотрудники» будут внесены соответствующие изменения.

Документ «Предприятие»

Этот документ для редактирования информации об организации.

На рисунке 3.25 представлено окно редактирования документа «Предприятие».

Рисунок 3.26. Окно редактирования документа «Предприятие»

В документе «Предприятие» при разработке интерфейса использован режим закладок и слоев:

Интерфейс документа представлен на рисунке 3.27.

Рисунок 3.27. Интерфейс документа «Предприятие»

При проведении документа вносятся соответствующие изменения в значениях констант.

Документ «ЗарПлата»

Этот документ предназначен для выплаты з/п работникам.

На рисунке 3.28 представлено окно редактирования документа «ЗарПлата».

Рисунок 3.28. Окно редактирования документа «ЗарПлата»

Интерфейс документа представлен на рисунке 3.29.

Рисунок 3.29. Интерфейс документа «ЗарПлата»

При проведении документа сначала проверяется проводился ли документ в данном месяце, затем заполнена ли табличная часть документа. Если все условия соблюдены, то документ проводится.

Документ «НаРеализацию»

Этот документ предназначен для проведения отгрузки товара в магазин.

На рисунке 3.30 представлено окно редактирования документа «НаРеализацию».

Рисунок 3.30. Окно редактирования документа «НаРеализацию»

Поле «ЦенаРасх» заполняются автоматически из справочника «Товары» при выборе товара. Поле «Сумма» заполняется при заполнении поля «Количество».

На рисунке 3.31 интерфейс документа «НаРеализацию». Ниже табличной части при помощи выборки из регистров отображается информации об остатках на данном складе и об общем количестве данного товара. При записи документа по аналогичному алгоритму контролируется попытка расхода со склада большего количества товара, чем там имеется.

Рисунок 3.31. Интерфейс документа «НаРеализацию»

При проведении документа сначала проверяются все поля на заполнение, затем документ проводится с соответствующими записями в регистры и журнал проводок.

Документ «ВводВСтрой»

Этот документ предназначен для ввода в стой новых основных средств (далее ОС).

На рисунке 3.30 представлено окно редактирования документа «ВводВСтрой».

Рисунок 3.30. Окно редактирования документа «ВводВСтрой»

Наименование ОС необходимо сначала создать в справочнике «ОсновныеСредства».

Интерфейс документа представлен на рисунке 3.31.

Рисунок 3.31. Интерфейс документа «Ведомость»

При проведении добавляется информация в справочник о новом ОС.

Документ «Амортизация»

Этот документ предназначен для формирования амортизационных отчислений по ОС.

На рисунке 3.32 представлено окно редактирования документа «Амортизация».

Рисунок 3.32. Окно редактирования документа «Амортизация»

В Приложении изображены блок-схема алгоритма записи проведения и копии экрана соответственно документа «Амортизация».

Документ «Пополнение_данных_товара»

Этот документ импортирует номенклатуру из листа MS Excel в справочник «Товары». Лист MS Excel имеет требования:

1) список наименований начинается со 2 строки;

2) список состоит из одной колоноки: наименование.

На рисунке 3.35 представлено окно редактирования документа «Пополнение_данных_товара».

Рисунок 3.35. Окно редактирования документа «Пополнение_данных_товара»

Документ не может быть проведен. Возможно только выводить номенклатуру в табличную часть документа и сохранять их в справочник «Номенклатура».

В Приложении изображены блок-схема алгоритма записи проведения и копии экрана соответственно документа «Пополнение_данных_товара».

3.3 Журналы документов

ПрихНакл — журнал для хранения приходных накладных.

РасхНакл — журнал для хранения расходных накладных.

КадровыеДокументы — журнал для хранения документов «УстройствоНаРаботу», «Уволенные», «ЗарПлата».

Организация — журнал для хранения документа «Предприятие».

ОсновныеСредства — журнал для хранения документа «ВводВСтрой».

Амортизация — журнал для хранения документа «Амортизация».

ОтгрузкаНаРеал — журнал для хранения документа «НаРеализацию».

Инкассация — журнал для хранения документа «Инкассация».

3.4 Перечисления

1. Пол (муж и женский)

2. СемейноеПоложение (холост/незамужем, женат/замужем)

3.5 Отчеты

Отчет «ОстаткиНаСкладах»

Интерфейс отчета «ОстаткиНаСкладах» представлен на рисунке 3.35.

Рисунок 3.35. Интерфейс отчета «ОстаткиНаСкладах»

Есть возможность выбора как отдельных складов и товаров, так и вывод полного отчета обо всех товарах на всех складах.

Результат представлен на рисунке 3.36.

Рисунок 3.36. Отчет об остатках на складах

Отчет «ОстаткиНаРеал»

Интерфейс отчета «ОстаткиНаРеал» представлен на рисунке 3.35.

Рисунок 3.37. Интерфейс отчета «ОстаткиНаРеал»

Есть возможность выбора как отдельных магазинов и товаров, так и вывод полного отчета обо всех товарах во всех магазинах.

Результат представлен на рисунке 3.38.

Рисунок 3.38. Отчет об остатках в магазинах

Отчет «ОтчетПоПлануСчетов»

В отчете выводится информация об используемом плане счетов (далее ПС).

Интерфейс отчета «ОтчетПоПлануСчетов» на рисунке 3.39.

Рисунок 3.39. Интерфейс отчета «ОтчетПоПлануСчетов»

Результат представлен на рисунке 3.38.

Рисунок 3.38. Отчет о ПС

Отчет «ОтчетСотрудники»

Отчет о всех работниках предприятия.

Интерфейс отчета «ОтчетСотрудники» на рисунке 3.39.

Рисунок 3.39. Интерфейс отчета «ОтчетСотрудники»

Результат представлен на рисунке 3.40.

Рисунок 3.40. Отчет о сотрудниках

Отчет «ОтчетАнализПС»

В этом отчете выводятся бухгалтерские итоги по счетам ПС.

Интерфейс отчета «ОтчетАнализПС» на рисунке 3.41.

Рисунок 3.41. Интерфейс отчета «ОтчетАнализПС»

Результат представлен на рисунке 3.42.

Рисунок 3.42. Отчет о анализе счетов

Отчет «НоменклТов»

В этом отчете выводится список номенклатуры, единица измерения и отпускная цена.

Интерфейс отчета «НоменклТов» на рисунке 3.43.

Рисунок 3.43. Интерфейс отчета «НоменклТов»

Результат представлен на рисунке 3.44.

Рисунок 3.44. Отчет о номенклатуре товаров Также есть возможность экспорта в MS Excel в виде прайс-листа (рисунок 3.45).

Рисунок 3.45. Экспорт в MS Excel

Отчет «ОтчетТовары»

Этот отчет отображает подробную информацию о движении товаров. Эти движения прослеживаются в разрезе субконто. При открытии отчета в диалоговом окне как на рисунке 3.46 сразу предлагается выбрать вид субконто, через который необходимо проследить движение.

Рисунок 3.46. Окно выбора вида субконто

Интерфейс отчета «ОтчетТовары» в зависимости от выбранного вида субконто на рисунке 3.47.

Рисунок 3.47. Интерфейс отчета

Отчет «ОтчетДеньги»

В этом отчете выводится анализ расчетного счета номер «51».

Интерфейс отчета «ОтчетДеньги» на рисунке 3.41.

Рисунок 3.49. Интерфейс отчета «ОтчетДеньги»

Результат представлен на рисунке 3.42.

Рисунок 3.50. Отчет об счете «51»

3.6 План счетов

На рисунке 3.51 представлен ПС.

Рисунок 3.51. План счетов

3.7 Виды субконто

На рисунке 3.52 представлены виды субконто.

Рисунок 3.52. Виды субконто

3.8 Регистры

На рисунке 3.53 представлены созданные регистры.

Рисунок 3.53. Регистры Регистр «ОстСкл» используется для отслеживания остатков по складам. Регистр «ОстМаг» используется для отслеживания остатков в магазинах.

3.9 Интерфейсы и права доступа

Созданные интерфейсы и права доступа на рисунке 3.54.

Рисунок 3.54. Интерфейсы и права доступа

Права доступа

Администратор имеет полные права.

Кассир имеет доступ к проведению документов «РасхНакл», «Инкасация» и доступ на чтение справочников, использованных в этих документах.

Кладовщик имеет доступ к проведению документов «ПрихНакл», «ОтгрузкаНаРеализацию», «ВводВСтрой», «Амортизация», «ЗагрузкаНоменклатуры», доступ на чтение справочников, использованных в этих документах, полный доступ к справочникам «Склады», «Магазины», «Номенклатура», «ОсновныеСредства».

Интерфейсы

Администратор

На рисунке 3.55 представлен интерфейс Администратора. Он реализован в виде Панели меню. Все элементы конфигурации размещены в них.

Рисунок 3.55. Интерфейс Администратора

Кладовщик

На рисунке 3.56 представлен интерфейс Кладовщика. Он реализован в виде Панели инструментов.

Рисунок 3.56. Интерфейс Администратора

Интерфейс в среде 1С: Предприятие на рисунке 3.57.

Рисунок 3.57. Интерфейс Администратора в среде 1С: Предприятие

Кассир

На рисунке 3.58 представлен интерфейс Кассира. Он реализован в виде Панели инструментов.

Рисунок 3.58. Интерфейс Кассира Интерфейс в среде 1С: Предприятие на рисунке 3.59.

Рисунок 3.60. Интерфейс Кассира в среде 1С: Предприятие

4. Расчёт и обоснование экономической эффективности проекта

Целью функционирования любого предприятия (любой коммерческой организации) является получение прибыли и её максимизация. Результатом внедрения данного проекта является не только более быстрое и качественное обслуживание клиентов, получение оперативных данных по продажам, остаткам товаров на складах, предоставление достоверной информации о деятельности предприятия контролирующим органам, но и экономический эффект за счёт снижения ежемесячных затрат на заработную плату рабочим, а также на аренду помещения. Это, в свою очередь, увеличивает прибыль. В данном разделе приведён усреднённый расчёт экономической эффективности внедрения автоматизированной системы учёта и контроля.

Данные для расчета экономической эффективности приведены в таблице 1.

Таблица 1. Данные для расчета

В таблице 2 представлено сравнение случаев без АС и с АС по ежемесячным и одноразовым расходам.

Таблица 2. Сравнение расходов

По этим данным можно построить график зависимости затрат от времени (рисунок 4.1).

Рисунок 4.1. График зависимости затрат от времени Из графика видно, что данный проект окупиться уже в течение пятого месяца, и далее будет приносить чистую прибыль. Делаем вывод, что с экономической точки зрения, проект является эффективным, т. е. успешным.

Заключение

В данном курсовой работе была рассмотрена информационная система «1С:Предприятие». Была разработана собственная конфигурация, которая решает проблемы автоматизации учета и контроля розничной торговли на данном предприятии. В результате выполнения курсовой работы была рассчитана экономическая эффективность от внедрения программного продукта.

На основании полученных данных можно сделать вывод о том, что разработка программного продукта и его внедрение на предприятии будет иметь положительный экономический эффект, что позволит повысить производительность труда, быстрее и с меньшим количеством ошибок производить операции, контролировать базу по всем произведенным операциям. Хотя первоначальные затраты при внедрении автоматизированной системы немного выше, но как показал график они окупятся в течение двух с половиной месяцев.

Список использованных источников

1. Руководство по использованию Конфигуратора системы 1С: Предприятие Версия 7.7. «Описание встроенного языка». Часть 1 и Часть 2.

2. В. Дубянский Разработка конфигураций в среде 1С: Предприятие 7.7. Самоучитель / В. М. Дубянский, Л. К. Скобликова. — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. — 448 с.

3. Григорьева В. 1С: Предприятие 7.7. Управление торговлей. — СПб.: Фирма «Альянс Плюс», 2004.— 140 с. :

4. Конспект лекций.

5. Лабораторный практикум.

6. WWW.mista.ru

Приложение

Блок-схема алгоритма проведения и копии экрана соответственно документа «ПрихНакл»

Блок-схема алгоритма записи и копии экрана соответственно документа «РасхНакл»

Алгоритм: