Совершенствование механизма отбора информации для принятия управленческих решений на предприятиях промышленности

АКТУАЛЬНОСТЬ ТЕМЫ

ИССЛЕДОВАНИЯ. Совершенствование организации управления является одной из важных проблем современной экономики. Существенную ключевую роль при этом играет экономическая информация. Каждый вид управленческих решений: стратегические, тактические, оперативные, предъявляет определенные требования к информационному обеспечению как по объему, так и по качеству. Дефицит информации, необходимой по объему и качеству для принятия управленческих решений, приводит к состоянию, когда организации не только не могут приспосабливаться к происходящим изменениям в экономике, но даже решать текущие задачи. Именно такая ситуация наблюдается на многих российских предприятиях.

Интеграция и усложнение экономических связей, необходимость повышения действенности и ускорения процессов управления в условиях конкуренции требуют новых подходов к сбору, обработке и представлению информации для выработки эффективных управленческих решений. Ныне формирование экономической информации характеризуется многовариантной методологической основой и необходимостью учитывать меняющиеся условия внешней среды, сложность макроэкономических процессов и важность их учета при осуществлении хозяйственных операций, наличие разнообразных методик анализа при выборе вариантов управленческих решений.

Существующее противоречие между сложившейся системой информационного обеспечения управленческих решений и несоответствием ее предъявляемым к ней в настоящее время требованиям, свидетельствуют об актуальности темы исследования.

Изучение СТЕПЕНИ РАЗРАБОТАННОСТИ ПРОБЛЕМЫ показало, что значительная часть научных исследований посвящена вопросам упорядочения информационных потоков (Р.А. Белоусов, Ю. П. Васильев, А. Г. Куликов, А. А. Модин, Г. В. Уварова), определения роли, места, значимости информации в принятии управленческих решений (Д. Мидлтон, Я. Р. Рельян, Э. А. Смирнов, С. И. Татур, Дж. Фостер, И. Г. Хонгрен, Ю.И. Черняк), измерения объема информации, содержащейся в документах (А.А. Модин, Ю.И. Черняк), ее классификации и целевой направленности (Е.З. Майминос, J1.H. Полковский, Р. А. Фатхудинов, А.А. Шапошников), качества информации (B.JI. Бройдо, В. В. Ковалев, В. Д. Новодворский, А.Н. Хорин), а также подхода к формированию информационной базы системы управления (Ф.П. Васин, В. Б. Ивашкевич, В. Ф. Палий, В. В. Палий, М.З. Пизенгольц).

Вместе с тем, еще недостаточно исследованы вопросы, посвященные современным особенностям отбора информации. Нет единства в подходах, терминах, определяющих ее количество и качество, отсутствует комплексная (интегрированная) характеристика, что не позволяет полнее оценивать необходимую для принятии управленческих решений информацию.

Отмеченное предопределило выбор темы, постановку цели и задач, структуру и логику исследования.

ЦЕЛЬ ИССЛЕДОВАНИЯ состоит в выявлении особенностей и разработке рекомендаций по отбору уместной для принятия управленческих решений информации.

В соответствии с поставленной целью исследования определены следующие задачи:

— выявить особенности, обобщить требования и определить основные направления совершенствования отбора информации для принятия управленческих решений в современных условиях;

— уточнить сущность понятия «уместная информация» и раскрыть содержание ее признаковсформулировать. концептуальные положения формирования механизма отбора уместной информации;

— разработать модель формирования информационной базы отбора уместной информации для принятия управленческих решений;

— разработать методику оценки влияния уместности информации на эффективность управленческих решений.

ОБЛАСТЬ ИССЛЕДОВАНИЯ 15.13. — инструменты и методы менеджмента промышленных предприятий, отраслей и комплексов.

ПРЕДМЕТОМ ИССЛЕДОВАНИЯ выступает информационная база, как инструмент эффективного управления промышленным предприятием.

ОБЪЕКТОМ ИССЛЕДОВАНИЯ являются предприятия промышленности.

ТЕОРЕТИЧЕСКУЮ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКУЮ БАЗУ исследования составляют законодательные и нормативные акты, регламентирующие хозяйственную деятельность организаций, методические документы, труды отечественных и зарубежных специалистов, посвященные вопросам информационного обеспечения процесса управления.

ЭМПИРИЧЕСКОЙ БАЗОЙ обеспечения доказательности теоретических положений, достоверности выводов и рекомендаций стали материалы обследований, проведенных автором на ряде промышленных предприятий Челябинской области (ОАО «Челябинский механический завод», ОАО «Челябинский тракторный завод», арендное предприятие «Челябинский электроремонтный завод», ОАО «Челябинский электрометаллургический завод», ОАО «Станкомаш», ОАО «Челябинский кузнечно-прессовый завод», ОАО «Уральский автомобильный завод»).

В процессе исследования получены следующие НАУЧНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ:

— выявлены особенности, обобщены требования и определены основные направления совершенствования отбора информации для принятия управленческих решений в современных условиях;

— уточнена сущность понятия «уместная информация» и раскрыто, содержание ее признаков;

— сформулированы концептуальные положения формирования механизма отбора уместной информации;

— разработана модель формирования информационной базы отбора уместной информации для принятия управленческих решений;

— разработана методика оценки влияния уместности информации на эффективность управленческих решений.

НАУЧНАЯ НОВИЗНА РЕЗУЛЬТАТОВ исследования заключается в следующем:

— в выявленном составе особенностей, обобщенной совокупности требований и в предложенных основных направлениях совершенствования отбора информации для принятия управленческих решений, которые позволяют полнее учитывать необходимые аспекты отбора информации в современных условиях;

— в уточненном понятии «уместная информация» с точки зрения его комплексности, учитывающем как количественные, так и качественные признаки информации, выступающие основой ее отбора для принятия эффективных управленческих решений;

— в составе и содержании концептуальных положений формирования механизма отбора уместной информации, охватывающих потребность в ней, выбор критериев соответствия, выявление взаимосвязей между ними, определение порядка отбора информации согласно критериям, что позволяет обеспечить адресность, своевременность и обоснованность управленческих решений;

— в построенной модели формирования информационной базы принятия управленческих решений, основанной на концептуальных положениях механизма отбора информации, которая отличается от известных в литературе возможностью создания единого информационного пространства для отбора уместной информации;

— в предложенной системе оценки признаков уместности информации, являющейся ориентиром при формировании внутренних документов, содержащих информацию, минимально достаточную по качеству и объему, для принятия эффективных управленческих решений.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ И ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ результатов исследования. Теоретическое значение полученных результатов заключается во введении в научный оборот определения комплексного понятия «уместная информация» и в предложениях по совершенствованию механизма отбора уместной информации, расширяющих теоретические представления об отборе информации для принятия эффективных управленческих решений.

Практическая значимость научных результатов исследования состоит в том, что их направленность на совершенствование механизма отбора информации создает возможность востребования уместной информации, снижения трудоемкости процесса принятия управленческих решений, повышения их обоснованности и эффективности, а также согласования экономического и учетного подходов в расчете и оценке показателей, используемых не только при составлении отчетности по российским и международным стандартам, но и при выработке решений оперативного, тактического и стратегического характера.

АПРОБАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ИССЛЕДОВАНИЯ. Основные положения диссертации докладывались и обсуждались на:

1. Республиканской научно-практической конференции «Россия на пути реформ: механизмы интеграции современного общества» (Челябинск, 1999);

2. Научно-практической конференции «Социально-экономическое развитие региона: проблемы и решения» (Челябинск, 1999).

3. Региональной научно-практической конференции «О стратегии развития миллионного города» (Челябинск, 2000);

4. Межвузовой научно-методической конференции, посвященной 70-летию ВЗФЭИ (Челябинск, 2000);

5. Всероссийской научно-практической конференции «Россия на пути реформ: подводя итоги XX столетия» (Челябинск, 2001);

6. Научно-практической конференции «Проблема устойчивого развития общества переходного периода на рубеже веков» (Челябинск, 2001);

7. Межвузовой научно-практической конференции «Финансово-кредитная и социально-экономическая политика в регионе» (Челябинск, 2001);

8. Научных семинарах и чтении учебных дисциплин на кафедрах экономического факультета ЧелГУ.

ПУБЛИКАЦИИ. По теме диссертации опубликовано 6 печатных работ и 2 работы приняты к печати, общим объемом 4,3 п.л. авторского текста, в которых содержатся основные положения настоящего исследования.

СТРУКТУРА И ОБЪЕМ РАБОТЫ. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и 10 приложений. Исследование выполнено на 125 страницах основного текста и содержит 20 рис., 18 табл.

Список литературы

включает 159 источников, из них 7 на иностранном языке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

Результаты проведенного нами исследования, согласно поставленной цели и задачам, позволили сделать ряд теоретических обобщений, практических выводов и рекомендаций по совершенствованию механизма отбора информации для принятия управленческих решений на предприятиях промышленности. Полученные результаты заключаются в следующем:

1. Выявлены особенности, обобщены требования и определены основные направления совершенствования отбора информации для принятия управленческих решений в современных условиях. К особенностям отбора информации в современных условиях нами отнесены: необходимость обеспечения соответствия количества и качества информации требованиям, предъявляемым к нейориентация информации на возможность использования в различных звеньях и уровнях управленияобеспечение адекватности информации прямой и обратной связиоперативность и универсальность методов отбораналичие средств контроля качества информации.

Повышение требований к качеству управленческих решений в современных условиях предполагает их четкую целевую направленность, адресность, своевременность и обоснованность, учет возможных отрицательных последствий и перспектив развития организации. Руководитель должен учитывать ограничения в функциях и полномочиях персонала, согласовывать принимаемые решения с действующим законодательством и уставными документами. Вместе с тем, усиливается потребность руководителей в наличии банка данных о ранее принятых решениях по соответствующим вопросам, об итогах анализа показателей, характеризующих деятельность организации по отдельным направлениям, а также о результатах комплексного анализа. Однако, механизм систематизации и отбора информации, отстает от требований, которые предъявляются к нему в настоящее время, о чем свидетельствуют научная литература, посвященная данной теме, а также результаты собственных исследований автора, проведенных на ряде предприятий г. Челябинска и Челябинской области. Руководители вынуждены делать запрос на соответствующую информацию. Подготовка информации по запросу руководителя требует дополнительных затрат, как материальных, так и временных, и зачастую приводит к риску принятия несвоевременных решений, либо к снижению степени их обоснованности. Но и такая информация не устраивает руководителей ни по качеству, ни по скорости получения. По итогам анкетирования скорость получения информации, подготовленной по запросу, не устраивает 59%, качество информации не удовлетворяет 76%, а 82% опрошенных считают, что около 40−50% всех данных в информационном потоке являются избыточными. К числу основных причин такого положения следует отнести: отсутствие единого подхода в определении перечня и содержания требований к информации и ее отборупараллелелизм в обработке одной и той же информации на различных уровнях и звеньях системы управлениясущественное расхождение, а зачастую и несопоставимость показателей, сложность и нестабильность информационных потоковдлительность сроков обработки информацииотсутствие части информации для принятия определенных решений в основном на высшем уровне системы управленияразнообразие форм документации, содержащей одну и ту же информациюпредставление однородной информации в различных измерителяхнесопоставимость одноименных показателей, сформированных различными службамигромоздкость и низкая информативность внутренних отчетовотсутствие эффективных средств контроля качества информации.

Учет выявленных особенностей и требований позволил уточнить основные направления совершенствования отбора информации. К таким направлениям в исследовании отнесены: выбор критериев соответствия и установление их иерархии, взаимосвязей и взаимозависимостейсовершенствование механизма формирования и отбора информацииопределение совокупности признаков информации, соответствующих предъявляемым к ней требованиям и разработка методов их оценки;

2. Уточнена сущность понятия «уместная информация», расширен перечень и раскрыто содержание ее признаков. В научной литературе по исследуемой проблеме наблюдается определенная несогласованность и противоречивость подходов авторов к определению обобщенных характеристик и оценок информации, отсутствует попытка дать комплексную характеристику. Часть из них преимущественно уделяет внимание качеству информации, другие — ее объему. При этом сохраняется различие в определении набора признаков, характеризующих объем и качество информации. Наиболее четко состав и содержание признаков информации раскрывается в нормативно-методической литературе, касающейся финансовой отчетности предприятий. Названия и содержание большей части из этих признаков применимы более широко, то есть не только к отчетной, а и учетной и внеучетной информации. Исследование показало, что сохраняют свое значение и содержание применительно к характеристике информации, предназначенной для принятия управленческих решений такие признаки, как понятность, достоверность, своевременность, сопоставимость. В то же время для целей принятия управленческих решений иначе трактуются следующие признаки: полнота, существенность, уместность. Под полнотой информации понимается ее объем, который соответствует потребностям руководителя.

Уместность информации рассматривается нами как свойство уместной информации и как обобщающий признак, включающий в себя понятность, содержательность, сопоставимость, достоверность, реальность, своевременность и объем. Исходя из этого, предлагается следующее определение понятия «уместная информация». Уместная информацияэто комплексная характеристика, объединяющая в себе важнейшие признаки информации и поддающаяся описанию с помощью качественных и количественных показателей, определяющих возможность использования информации для принятия эффективных управленческих решений.

Отсутствие какого-либо из признаков приводит к тому, что информация не может с читаться уместной, а, следовательно, целенаправленно использованной при принятии эффективных управленческих решений.

Таким образом, выделение из общего перечня признаков и придание статуса обобщающей характеристики признаку «уместность» отличает данный подход от существующих.

3. Сформулированы концептуальные положения формирования механизма отбора уместной информации. В основе формирования механизма отбора уместной информации нами предложены следующие положения: исходной позицией отбора уместной информации является выявление реальной потребности в нейинформацию следует отбирать по критериям соответствия и с учетом взаимосвязи между ниминеобходимо определить рациональный порядок отбора информации согласно взаимосвязям критериев соответствия.

Эти положения реализуются следующим образом. Для того чтобы выявить потребности в информации и отобрать уместную для принятия конкретных управленческих решений в работе предлагается граф, который позволяет учесть влияние на отбор информации следующих критериев соответствия: уровни управления, функции каждого уровня, цели, задачи, виды решений, целевые технологии принятия решений, процессорные технологии, методы разработки управленческих решений, данные.

С помощью графа удалось выявить наиболее часто повторяющиеся взаимосвязи различных критериев на каждом уровне системы управления, иерархию критериев, а также иерархию составляющих каждого критерия. Путь выбора показателей, зависящих от перечисленных критериев, описывается составленной нами моделью.

Включением предлагаемых нами дополнительных критериев в существующий порядок отбора показателей устраняются такие недостатки в информационном обеспечении, как несоответствие объема предоставляемой информации видам принимаемых решений, несвоевременное представление, несопоставимость и несодержательность информации.

Более детальное изучение взаимосвязей и взаимозависимостей критериев соответствия позволяют построить ряд таксономий, последовательно отображающих переход от формирования задач к выбору процессорной технологии и набору показателей, необходимых для принятия определенной группы решений в зависимости от уровня системы управления, функций, целей, видов решений и методов их принятия. Каждая таксономия разбивается на ряд матриц, представляющих плоскости таксономии.

На основе графа, таксономий и матриц формируется набор показателей для принятия управленческих решений, классификация которых положена в основу создания информационных ячеек общей информационной базы отбора уместной информации.

4. Разработана модель формирования информационной базы отбора уместной информации для принятия управленческих решений. При изучении структуры и порядка формирования существующей информационной базы руководителей высшего звена исследуемых предприятий, а также их информационных потребностей выявлены недостатки, обусловленые отсутствием системного подхода к формированию информационной базы.

Задачу информационного обеспечения руководителей предприятия решает предлагаемая нами модель формирования информационной базы отбора уместной информации. Особенностями этой модели является возможность формирования экономических показателей на основе данных, приведенных к единым оценкам и измерителям, находящимся в специально созданных для этих целей информационных ячейках. В результате корректировки данных появляется возможность получения реальных показателей, их отбор осуществляется на основе предложенного в диссертации механизма. При этом производится оценка уместности информации для принятия определенных видов или конкретных управленческих решений. Только после данной процедуры информация может быть представлена руководителю. Такой подход позволит не утерять важную информацию, содержащуюся в любой подсистеме управленческого учета, и формировать показатели без дополнительных операций сбора или вычленения информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Ill.

С целью создания такой модели на предприятии необходимо утвердить положение по информационному обеспечению, которое будет формироваться на основе функциональных листов, разрабатываемых ведущими специалистами с учетом критериев соответствия, а именно: уровней управления, функций каждого уровня, целей, задач, видов решений, целевых технологий принятия решений, методов принятия решений, данных и показателей. При этом должна быть определена периодичность представления информации, ее объем, соответствующий принимаемому решению, форма представления.

В результате реализации изложенных выше предложений у руководителей появляется возможность получения уместной для принятия управленческих решений информации, что приводит к экономии трудозатрат и ускорению процесса принятия решений. При этом повышается степень обоснованности этих решений и эффективность деятельности организации в целом.

5. Разработана методика оценки влияния уместности информации на эффективность управленческих решений. В диссертации предлагается система частных показателей для оценки признаков уместности в виде коэффициентов понятности, содержательности, сопоставимости, достоверности, реальности, своевременности, уровня использования информации.

Если какой-либо из названных показателей не учтен, то это приводит к тому, что информация не может считаться уместной для принятия конкретных управленческих решений. Таким образом, уместность информации, по нашему мнению, является конъюнкцией (логическим умножением) показателей информации. Нами разработана общая модель уместности информации, а также варианты данной модели, позволяющие оценивать уместность информации для принятия оперативных, тактических и стратегических решений. Различия в них заключаются в силе влияния соответствующих признаков на уместность информации.

Для определения степени влияния признаков на уместность информации использован метод балльной оценки. Его применение позволило разработать шкалу оценок, в которой каждому признаку присвоен балл, определяемый на основе интервальных значений (весов). Такая шкала, полученная эмпирическим путем, может быть использована для практического применения при определении уместности информации, подготовленной для принятия конкретного решения.

Методика определения влияния предложенного механизма отбора уместной информации на эффективность управленческих решений включает три этапа: обобщение мнений экспертов, расчет экономического эффекта от внедрения механизма отбора, оценка экономической эффективности результатов внедрения.

На первом этапе обобщение мнений экспертов относительно результатов внедрения механизма отбора достигается путем опросов руководителей, проведения хронометража, интервью. Устный опрос руководителей сопровождается их анкетированием. При этом опрашиваемым предлагается анкета, включающая вопросы, на которые они отвечали в период исследования, исключая ознакомительные вопросы.

На втором этапе рассчитываются абсолютные показатели, отражающие экономический эффект от внедрения результатов данного исследования: экономия времени, затрачиваемого на поиск информации, ее подготовку и принятие решенийповышение степени обоснованности принимаемых решенийэкономия численности обслуживающего этот процесс персоналаулучшение использования имеющихся ресурсовснижение условно-постоянных затратувеличение выручки от реализации продукцииснижение порога безубыточностиувеличение прибыли.

Таким образом, эффект от экономии времени за счет ускорения процессов поиска, обработки информации и выработки решений, а также от снижения степени риска принятия неверных решений, определенной экономии на численности служащих, занятых поиском и обработкой информации, должен привести к улучшению не только количественных, но и качественных показателей результативности деятельности, таких как повышение затратоотдачи, ускорение оборачиваемости дебиторской задолженности и оборотных активов, повышение рентабельности продаж, рост уровня маржинального дохода, снижение уровня безубыточности и других.

На третьем этапе методики производится оценка экономической эффективности. В основу разработки положен расчет качественных показателей, направление изменений которых позволяет оценивать положительные последствия от результатов совершенствования механизма отбора уместной информации. В работе представлена комплексная оценка экономической эффективности.

В результате оценки эффективности формирования информационной базы на основе предложенного механизма отбора определено влияние уместности информации на обоснованность принимаемых решений.

Расчеты и опрос специалистов показали, что внедрение результатов данного исследования на практике позволит в среднем ускорить процесс принятия решений на 30%, сократить время поиска информации на 50−70%, существенно повысить качество информации, а также привести в соответствие величину объема информации вида принимаемых решений.

Полагаем, что разработанные автором предложения будут использоваться для формирования информационной базы системы управления и в конечном итоге, способствовать повышению эффективности управленческой деятельности в условиях рыночной экономики.