Аудит и ревизия кассовых операций

Содержание Введение

1. Задачи и источники информации для аудита и ревизии кассы и кассовых операций

2. Методика проверки кассы и выполнение условий, обеспечивающих сохранность денежных средств

3. Аудит и ревизия кассовых операций

4. Аудит и ревизия ценных бумаг Заключение Список использованных источников Приложения

Введение

В рыночной экономике между предприятиями постоянно совершаются сделки по поводу покупки средств и предметов труда, реализации продукции работ, услуг. За все приобретенное со стороны производится оплата и соответственно поступают платежи за отпущенную продукцию или оказанные услуги.

Помимо этого, ведутся расчеты с бюджетом, банками, органами страхования, различными общественными организациями, благотворительными фондами, а также непосредственно с работниками. Всевозможные расчеты, возникающие между предприятиями, ведутся при помощи денежных средств. С их помощью завершается превращение денежной формы выделенных средств в товарные запасы, получение денежной выручки и заключенного в ней валового дохода. Этим самым денежные расчеты выступают важным фактором обеспечения кругооборота средств, а их своевременное завершение служит необходимым условием непрерывного процесса производства.

Расчеты совершаются в двух формах: путем безналичных перечислений через систему банковских расчетов или в виде платежей наличными денежными средствами. Расчеты с использованием наличных денежных средств осуществляется через кассу организации. Сложность данных расчетов заключается в возможном злоупотреблении со стороны исполняющих данные операции лиц, поэтому зачастую при проведении как внутренних, так и внешних проверок данному вопросу уделяется особое значение.

Актуальность данной темы заключается в том, что материалы ревизий и проверок свидетельствуют о значительном числе присвоений денежных средств именно через кассу.

Таким образом, цель написания данной курсовой работы заключается в том, чтобы изучить ревизию и аудит денежных средств.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

ь определить значение, задачи ревизии и аудита денежных средств;

ь рассмотреть методику и организацию проверки наличия денежных средств в кассе;

ь изучить ревизию и аудит кассовых операций;

ь изучить аудит и ревизию акций, облигаций, других ценных бумаг и переводов в пути.

Аудиторскую проверку денежных средств целесообразно начать с проверки кассовых операций. Основным нормативным актом, регламентирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе предприятия, являются «Порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь», утвержденные Постановлением Правления Национального Банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4.

Данная работа написана на примере ЗАО «Техноцентр плюс».

ЗАО «Техноцентр плюс» — строительно-монтажная организация, занимающаяся проектированием, монтажом, пуско-наладкой и обслуживанием систем видеонаблюдения, охранной и пожарной сигнализаций, а также систем оповещения. На рынке находится с 1997 года. За это время был накоплен значительный опыт в разработке данных систем, заключены партнерские договора с кампаниями Yudor Technology Co. (Тайвань), СВС GmbH (Германия), Dai Won Optical Co. Ltd. (Корея), Fujinon GmbH (Германия), Guangdong Stonesonic Digital Technique Co. Ltd. (Китай), Korea Technology and Communications Co. Ltd. (Корея и) и многими другими на поставку оборудования. Основным приоритетом ЗАО «Техноцентр плюс» является обеспечить белорусского потребителя качественными системами безопасности и видео-наблюдения, недорогими за счет применения новых технологий и масссовости производства.

ЗАО «Техноцентр плюс» находится по адресу: г. Минск, ул. Короля 9, офис 11, расчетный счет 3 012 000 009 150 ф-л № 500 МУ АСБ «Беларусбанк» код 601, УНН 101 295 470, ОКПО 37 467 945.

Так как для любого предприятия, действующего на территории Республики Беларусь одной из приоритетных целей является выход на мировой рынок и приближение схемы работы к международным стандартам, необходимым условием оценки деятельности является сопоставление с основными мировыми направлениями и опытом, для чего и был изучен Международный стандарт финансовой отчетности № 7 «Отчеты о движении денежных средств» введен в действие для финансовой отчетности с 1 января 1994 г.

Для написания работы использовалась информация, изложенная в различных источниках: как в учебных пособиях, позволяющих изучить теоретические основы кассовых и расчетных операций, так и в периодических изданиях (например, журналы «Консультант бухгалтера», «Аудит»), освещающих практические моменты в организации кассовых и расчетных операций, а также раскрывающих возникающие в настоящее время проблемные вопросы.

кассовый денежный аудит ревизия

1. Задачи и источники информации для аудита и ревизии кассы и кассовых операций Любое предприятие независимо от формы собственности и отраслевой принадлежности в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкивается с использованием в расчетах наличных денежных средств. Так на предприятии наличные деньги используются для выплаты заработной платы, премий, на командировочные, операционные и другие расходы. Данные средства хранятся на предприятии и возникает потребность сохранности данных средств в связи с возможным хищением со стороны как работников предприятия, так и посторонних лиц. Также существует необходимость учета таких активов, и, как следствие — аудиторская проверка правильности этого учета.

Для хранения наличных денежных средств, а также денежных документов на предприятии существует касса. Касса представляет собой обособленное от отделов бухгалтерии помещение, оснащенное сигнализацией, сейфами, решетками на окнах, кнопкой вызова охранных служб или милиции. Особое внимание уделяется сохранности документов и денежных средств от повреждения открытым огнем, поэтому любая касса должна быть оснащена несгораемыми шкафами, пожарной сигнализацией и средствами самостоятельной ликвидации возгорания (огнетушители и сопутствующие материалы и приспособления).

Особые требования предъявляется также к сотрудникам, осуществляющим работу с наличными денежными средствами. Ведение кассовых операций осуществляет кассир, которого руководитель предприятия при приеме на работу обязан под роспись ознакомить с Правилами ведения кассовых операций и заключить с ним письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Работа денежными средствами требует повышенной ответственности и точности в расчетах. Недопустимо назначение на должность кассира работников, замеченных в хищениях имущества, а также склонных к злоупотреблениям.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе организации, являются Инструкция по ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 18 января 2008 г. № 4. Правила разработаны на основании статей 26, 30, 31 Банковского кодекса Республики Беларусь. Этот нормативный документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, целевое использование наличных денег, полученных из касс банков, оформления кассовых документов, расчетов наличными денежными средствами, ведения кассовой книги, проведения инвентаризации наличия денежных средств и контроля за соблюдением кассовой дисциплины. [10 c.182]

Основными задачами аудита кассы и кассовых операций являются:

ь проверка обеспечения условий хранения и сохранности наличных денег в кассе и при доставке их из банка;

ь проверка соблюдения Правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь и кассовой дисциплины;

ь соблюдение правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;

ь соблюдение установленного порядка хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним денег;

ь контроль за своевременным и полным оприходованием денег, полученных из банка, при реализации товарно-материальных ценностей и услуг за наличный расчет;

ь соблюдение лимита хранения наличных денег в кассе и при выдаче их на операционно-хозяйственные нужды и другие расходы;

ь соблюдение сроков внезапных инвентаризаций кассовой наличности;

ь проверка законности, достоверности и целесообразности кассовых операций.

В связи с переходом предприятий на безналичный расчет особое внимание аудитору необходимо уделять документам, сопровождающий данный вид расчетов.

В настоящее время широкое распространение получили безналичные расчеты по оплате труда с работниками посредством использования пластиковых карточек. Пластиковые банковские карточки — это платежный инструмент, позволяющий получить доступ к карт — счету и посредством списание с данного счета средств оплатить покупку по безналичному расчету. Данный вид расчетов позволяет снизить документооборот на предприятии, а также уменьшить сумму наличных денежных средств, находящихся в кассе.

В данный момент времени, большинство организаций промышленности переходят на безналичный расчет с поставщиками и подрядчиками, по налогам и сборам, с персоналом по оплате труда и др. операциям, что позволяет уменьшить движение денег в обороте. Тем самым сокращается поступление наличных денег в кассу.

Важное значение имеет и автоматизация кассы посредством введения учетных программ, таких как: 1с7,7 Предприятие, Галактика и других. При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Следует также отметить переход организаций на осуществление документооборота посредством электронных документов. В силу закона Республики Беларусь «Об электронном документе» электронному документу придается равная юридическая сила с бумажным при условии наличия электронной цифровой подписи (ЭЦП), средства создания которой прошли национальную сертификацию.

Документальную ревизию кассы на подведомственных предприятиях осуществляет вышестоящая организация, причем особое внимание при проведении данной проверки уделяется сохранности денежных средств и денежных документов. На малых предприятиях, а также в различных кооперативах и акционерных обществах документальную ревизию проводят собственные ревизионные комиссии во главе директора либо назначенного лица, также могут привлекаться сторонние независимые аудиторские организации.

В контроле за соблюдением кассовой дисциплины важное значение играют банки, осуществляющие расчетно-кассовое обслуживание организации.

Ответственность за соблюдение Инструкции о ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

2. Методика проверки кассы выполнения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств

Аудит кассы и кассовых операций проводиться на основании Инструкции ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлениями Правления Национального банка Республики Беларусь 18.01. 2008 г. № 4.

При проведении аудита (ревизии) кассы особое внимание уделяется проверке технической оснащенности помещения кассы. Национальный банк Республики Беларусь установил единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, изложенные в приложении к Правилам ведения кассовых операций.

Кассы предприятий относятся к объектам и помещениям группы «А», оборудованным по высшей категории укрепленности.

Помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

ь быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

ь располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий; в двухэтажных зданиях;

ь на верхних этажах, в одноэтажных зданиях окна должны оборудоваться внутренними ставнями;

ь иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола ь и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

ь закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

ь оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

ь иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола, и стены со стальными ершами;

ь располагать исправным огнетушителем.

Стены кассы должны быть капитальными. Если это кирпичная кладка, то ее толщина должна быть не менее 500 мм. Перекрытия и перегородки также должны быть капитальными. Некапитальные стены, перекрытия и перегородки необходимо укреплять металлическими решетками.

Двери кассы должны быть не менее 40 мм толщиной, иметь не менее двух врезных несамозащелкивающихся замков, установленных на расстоянии не менее 300 мм друг от друга. Двери должны быть обиты с двух сторон листовой сталью.

Окна должны иметь размеры не более 200×300 мм. Если размеры окна превышают указанные, то снаружи его следует укреплять металлической решеткой. При установке решеток с внутренней стороны рамы и форточки должны открываться наружу. При установке решеток между рамами форточка внешней рамы должна открываться наружу, а форточка внутренней рамы — вовнутрь помещения.

Касса должна быть оборудовано несгораемыми шкафами для хранения денежных средств, а также денежных документов. Несгораемые шкафы опечатываются в конце рабочего дня. Помещение кассы должно сдаваться под расписку охране. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещено оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. [12, c. 121−122]

Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:

ь инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;

ь проверка правильности документального оформления операций;

ь проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

ь аудиторская проверка правильности списания денег в расход;

ь проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;

ь проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

ь оформление результатов проверки.

При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета на предприятии.

Все злоупотребления, которые возникают при ведении кассовых операций прямо либо косвенно зависят от контроля за проведением данных операций со стороны руководства предприятия: главного бухгалтера, финансового директора, главного кассира либо директора. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:

ь отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;

ь наличие признаков формального проведения ревизий кассы;

ь отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;

ь отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;

ь отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

ь предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя предприятия и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя предприятия.

Поэтому при проведении проверки ведения кассовых операций эксперт должен обратить особое внимание на соответствующие распоряжения руководства организации, касающиеся ведения кассовых операций, а также способов контроля, препятствующих злоупотреблениям по ведению кассовых операций. Также проводится беседа с использованием составленного аудитором или ревизором вопросникам, способным отразить возможный ход проведения проверки кассовых операций.

Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться внезапно, т. е. немедленно после прибытия аудитора на предприятие для проверки.

При временном отсутствии кассира помещение кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытии кассира. Если кассир отсутствует длительное время, на предприятии создается комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально ответственному лицу.

Инвентаризация кассы проводится в присутствии главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии выплату заработной платы, кроме кассира, производят другие должностные лица, за которыми па начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них отчета за полученные суммы.

Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии аудитора могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы аудитор должен выяснить: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям. [22, c. 185]

Кассир до начала инвентаризации делает в письменной форме заявление о находящихся в кассе денежных средствах, принадлежащих профкому предприятия, кассе взаимопомощи. В этом случае необходимо пригласить председателя и членов ревизионной комиссии профкома (кассы взаимопомощи) и провести одновременную совместную инвентаризацию кассы предприятия и кассы профкома (кассы взаимопомощи).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет.

В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости. Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

Если срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих вариантов:

ь если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;

ь если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями аудитор, кассир и главный бухгалтер. При этом аудитор и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

ь выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в получении) подсчитываются по каждой ведомости вначале аудитором, и против каждой выплаченной суммы делается пометка «Учтено или выдано до инвентаризации». В конце ведомости делается пометка «До инвентаризации по настоящей ведомости выплачено, и указывается сумма». Вторым такие ведомости считает кассир.

В акте инвентаризации кассы эта сумма указывается отдельно по каждой в домости. [ 22, с. 187]

До инвентаризации кассовой наличности кассиру предлагается подписать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.

При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов аудитор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций. При выявлении расхождений необходимо выяснить причины данных расхождений. После проверки кассового отчета аудитор визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: «До инвентаризации, на… (дата)». Это необходимо для того, чтобы не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете.

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы.

Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение.

Находящиеся в кассе почтовые и гербовые марки, лотерейные билеты, путевки в дома отдыха и санатории принимаются к учету как денежные документы, при их пересчете составляются специальные описи, в которых указывается их наименование, серии, номера, сроки действия и другие специфические признаки, а также номинальная стоимость. Отдельно при пересчете составляется опись по бланкам строгой отчетности, в которой указываются виды бланков, номера, количество по каждому виду.

По лимитированным чековым книжкам целесообразно составить отдельную опись с указанием даты их получения в банке, номеров использованных и оставшихся чеков.

По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира. Обращается внимание на наличие в чековой книжке подписанных незаполненных чеков распорядителя кредита.

Если в кассе установлена недостача или излишек, аудитор, с участием работника бухгалтерии и кассира, должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации кассы до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки.

При отсутствии таких ошибок установленная недостача считается реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек — оприходованию.

На сумму недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

Недостачи денежных средств списываются в расход по кассовой книге согласно акту следующей бухгалтерской записью:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» ,

К-т сч. 50 «Касса» .

После принятия решения о взыскании недостающей суммы с виновных лиц она относится на счет 73 следующей проводкой:

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»),

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

При погашении суммы недостачи кассиром в добровольном порядке в учете делается следующая запись:

Д-т сч. 50 «Касса» ',

К-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 2).

Если же недостача будет удерживаться из заработной платы кассира, то эта хозяйственная операция в учете будет отражена следующим образом:

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ,

К-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 2).

В случае, когда виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них, потери от недостачи списываются на убытки:

Д-т сч. 92 «Внереализационные доходы и расходы» (субсчет 2 «Внереализационные расходы»),

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (73).

Выявленные недостачи денежных документов в кассе (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и др.) по их номинальной стоимости списываются со счета 50/3 проводкой:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» ,

К-т сч. 50 «Касса», (субсчет 3 «Денежные документы»).

В дальнейшем указанные недостачи денежных документов по их номинальной стоимости списываются аналогично списанию денежных средств.

Лица, виновные в систематическом нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном порядке.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью:

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 92/2 «Внереализационные доходы» .

Одновременно устанавливаются причины возникновения излишков и недостач денег в кассе. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

Правильность выбранной аудитором методики и организации проведения проверки кассовых операций сказывается на конечном результате ревизии и полноте выявленных нарушений и недочетов в работе кассы. Поэтому к выбору методики аудитор должен подходить тщательно, располагая информацией о специфике предприятия и его деятельности, а также учитывать внешние факторы, которые могут существенно оказать влияние на объект проверки — кассу организации.

3. Аудит и ревизия кассовых операций В аудиторской практике сложились разные подходы к проверке кассовых операций. Это объясняется разным объемом информации.

Аудит кассовых операций осуществляется сплошным порядком.

Аудит (ревизия) кассы производиться в связи с разовыми либо систематическими нарушениями, которые возникают при:

ь расчетах наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования и предпринимателями;

ь хранении свободных денежных средств и накопления в кассах наличных денег сверх установленных лимитов;

ь оприходовании в кассу денежной наличности;

ь нецелевом использования наличных денег, полученных из касс банков;

ь заимствовании наличных денег другим субъектам;

ь использовании выручки на собственные нужды;

ь приеме и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов;

ь ведении кассовой книги и хранения денег.

Поэтому в процессе проверки необходимо проверить соблюдение кассовой дисциплины в области: правильности оформления кассовых документов и их достоверность; правильности и своевременности оприходования поступающих в кассу наличных денег, а также выплат, производимых из кассы; расходования денег, полученных в учреждении банка, по целевому назначению; правильности и своевременности отражения кассовых операций на счетах бухгалтерского учета; состояния контроля за сохранностью наличных денег и денежных документов в кассе.

Систематическими нарушениями следует признавать выявленные два и более нарушения одной из вышеперечисленных кассовых операций в ходе проверок, произведенных в течение календарного года, независимо от того, налагались ли ранее за такие нарушения взыскания. Ответственность субъектов хозяйствования за несоблюдение порядка расчетов наличными деньгами определяется Гражданским кодексом Республики Беларусь.

Аудит кассовых операций начинается с проверки тождественности остатков по счету 50 «Касса» на начало ревизуемого периода путем сверки записей в кассовой книге, кассовом отчете, журнале-ордере 1 или соответствующей машинограмме, Главной книге, балансе предприятия. Для этого аудитор должен составить вспомогательную таблицу (табл. 3.1).

Таблица 3.1 Проверка соответствия отчета кассира и журнала-ордера № 1 (за 15.08.08 и 30.08.08)

При проверке остатка денежных средств на конец года аудитор должен собрать, достаточно доказательств, чтобы оценить, действительно ли данные о денежных средствах, отраженные в балансе, объективно представлены и правильно раскрыты (в соответствии с целями используемых для всех проверок статей баланса). Методика аудита денежных средств направлена на то, чтобы были достигнуты цели аудита: существование, полнота, оценка, права и обязанности, точность, представление и раскрытие.

Все нарушения, осуществляемые в процессе ведения кассовых операций можно условно разделить на три группы:

Первую группу нарушений составляет применение произвольно составляемых форм первичных документов и отсутствие (незаполнение) обязательных реквизитов. Их перечень дан в законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» — это наименование документа, дата его составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, ее измерители в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за ее совершение, правильность оформления, личные подписи указанных лиц.

Первичные документы, заполняющиеся при ведении операций по кассе, имеют унифицированную форму, которая помещена в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (к сожалению, редко издающихся и отсутствующих в продаже). Если по каким-либо операциям эти формы не предусмотрены, то они должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия.

Отсутствие обязательных реквизитов делает первичный документ недействительным. Выдача денег из кассы по неправильно оформленному кассовому ордеру считается недостачей, которая должна быть покрыта из личных средств кассира как материально-ответственного лица.

Нарушения этой группы наиболее массовые. Это отсутствие названия организации, которое должно находиться в верхнем левом углу приходного и расходного кассовых ордеров, номера корреспондирующего счета, подписей должностных лиц и т. д. К этой группе нарушений можно отнести исправления (например, в номерах приходных и расходных кассовых ордеров, датах совершения операций, суммах), которые в первичных кассовых документах недопустимы.

Так в первичных кассовых документах ЗАО «Техноцентр плюс» были выявлены недостатки в оформлении: так в нескольких приходных кассовых ордерах в графе «Сумма» сумма цифрами вписана по центру, а не по левому краю и после суммы отсутствует знак «=», что облегчает возможность исказить сумму.

Во вторую группу нарушений входит отсутствие юридической доказательности первичной информации. Например, если из кассы выдается материальная помощь или ссуда работнику организации, то к расходному кассовому ордеру должно быть приложено соответствующим образом оформленное и подписанное заявление; если в кассу поступили деньги как взнос в уставный фонд, то их сумма должна соответствовать уставным документам организации и лицо, которое внесло деньги, должно числиться в составе учредителей.

Третью группу нарушений составляют преднамеренные искажения, одним из видов которых является подделка подписей. Встречаются подделки подписей должностных лиц, а также лиц, получающих наличные деньги из кассы. Для выполнения таких нарушений аудитор проводит выборочную сверку подписей с кадровыми документами (приказами, контрактами и т. д., содержащими эти подписи.), также возможна проверка оригиналов подписей, находящихся в учреждении обслуживающего банка. [12, c. 109].

На некоторых расходных кассовых ордерах ЗАО «Техноцентр плюс» отсутствовала подпись директора. Бухгалтер объяснил это тем, что в момент выписки расходного кассового ордера руководитель находился вне предприятия.

Аудитор проверяет правильность оформления первичных документов по учету кассовых операций (расходных и приходных кассовых ордеров (Приложение, А и Приложение Б), платежных ведомостей (Приложение В), в которых должны быть указаны номера документов, даты, подписи кассира.

По журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров замечаний не было.

При аудите кассовых операций возможны следующие нарушения:

ь не установлен лимит наличных денежных средств в кассе;

ь имеются несоответствия между записями в Главной книге по счету 50 и в кассовой книге;

ь методически неправильно ведется учет кассовых операций: присутствуют «прямые» проводки, при этом отсутствуют промежуточные операции, что искажает правильность движения средств в целом по предприятию;

ь неправильно оформляется кассовая книга;

ь записи в кассовой книге ведутся за несколько дней при наличии ежедневных операций;

ь не ведутся журналы регистрации выдачи приходных и расходных кассовых ордеров;

ь кассовые отчеты не подшиты, кассовая книга не подписана кассиром. В кассовых ордерах не заполнены графы «Основания» и «Приложения», нет ссылки на первичные документы (заявления, накладные, платежные ведомости).

Так Отчет кассира и вкладной лист кассовой книги на ЗАО «Техноцентр плюс» оформляется машинограммой.

Допускаются подчистки, помарки и исправления при оформлении приходных и расходных кассовых ордеров.

Отсутствуют приложения к приходным и расходным кассовым ордерам, указывающие, на основании чего выдаются денежные суммы под отчет (приказы, заявления, распоряжения), что усложняет контроль за недоначисленным подоходным налогом с просроченных подотчетных сумм.

На ЗАО «Техноцентр плюс» по факту списания денежных средств с расчетного счета предприятия по чеку на выдачу заработной платы, пособия на детей, больничного среди банковской документации отсутствовал корешок приходного кассового ордера, по которому списанные ранее со счета средства поступили в кассу.

Превышается предельный размер наличных денежных средств при расчетах между юридическими лицами.

Встречаются несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денег.

В расходных кассовых ордерах иногда не указываются номера договоров, по которым получают деньги физические лица, или номера доверенностей.

Несоответствие проводок датам совершения операций.

По факту проверки кассовых операций за соответствующую дату аудитором было установлено следующее:

ь последние проводки по первичным кассовым документам были сформированы 15 февраля 2009 за 9 февраля 2009 г. После 9 февраля были выписаны еще 3 приходных кассовых ордера, однако проводки по ним отсутствовали. Бухгалтер объяснил такое временное несоответствие разным месторасположением бухгалтерии и производства;

ь в приходных кассовых ордерах не указывается, от кого поступили наличные деньги и на каком основании. [22, c. 214]

Таблица 3.2. Проверка данных первичных документов с данными журнала-ордера № 1, отчета кассира, платежной ведомости, правильность их оформления за 15.08. 2008 г. ЗАО «Техноцентр плюс»

В ходе проверки правильности оформления первичных документов по приходу и расходу денежных средств были выявлены нарушения, связанные с тем, что отсутствуют подписи главного бухгалтера организации и руководителя.

В процессе проверки кассы, денежной наличности, кассовых операций аудитор составляет вопросник для проведения кассовых операций (Приложение Г).

После получения ответов на выше поставленные вопросы аудитором было установлено, что состояния внутреннего контроля сохранности наличных денежных средств ЗАО «Техноцентр плюс» находится на среднем уровне.

Контролируя кассовые операции, нужно установить соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах. Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации или списания похищенных сумм.

4. Аудит и ревизия ценных бумаг При проверке денежных документов надо проверить и установить: правильно ли ведется их учет; правильно ли составляются записи на счетах бухгалтерского учета. Проверка денежных документов должна сопровождаться их полной инвентаризацией. В ходе этой проверки надо установить законность и целесообразность расходования денежных средств, для чего по данным аналитического учета следует выявить своевременность и правильность оприходования денежных документов в: количественном и денежном выражении на счете 50 «Касса», субсчет 50−3 «Денежные документы"[10, с. 118].

При этом следует иметь в виду, что учет денежных документов ведется в книге по движению денежных документов. Поступление и списание денежных документов должны быть оформлены приходными и расходными ордерами. Аналитический учет ведется по видам денежных документов.

Объектами проверки являются приобретенные предприятием почтовые марки, марки государственной пошлины, векселя, оплаченные путевки в санатории, дома отдыха, профилактории, туристические.

Проверка денежных документов должна сопровождаться полной инвентаризацией их с составлением соответствующего акта.

Прежде всего в процессе контроля следует убедиться в равенстве остатков данных аналитического учета остатку по синтетическому счету 50/3 «Денежные документы». По данным аналитического учета необходимо установить своевременность и правильность оприходования денежных документов в количественном и суммовом выражении на счет 50/3 «Денежные документы» [22, c.221−222].

Проверяя операции по приобретению и выдаче путевок в санатории, дома отдыха и другие, следует выяснить, за счет каких источников приобретались путевки; какая часть их стоимости не возмещается получателями; своевременно и в полном ли объеме поступают в кассу деньги от получателей путевок; выдаются ли путевки работникам предприятия по согласованию с профсоюзным комитетом; нет ли случаев выдачи путевок лицам, не работающим на данном предприятии.

При выявлении случаев нарушения установленного порядка выдачи путевок и их оплаты следует выявить причины и виновных в этом лиц, а также размер недоплаченных сумм в кассу предприятия.

На предприятиях, которые реализуют услуги населению (жилищно-коммунальных, бытового обслуживания и зрелищных), получение наличных денег связано с использованием различных бланков строгой отчетности — билетов, квитанций.

Задача аудитора состоит в том, чтобы последовательно проверить правильность движения бланков строгой отчетности (порядок их оприходования, отпуска, обращения и хранения).

Билеты поступают из типографий, изготовивших их по заказу предприятий в запломбированных пачках, на которые наклеен ярлык с указанием образцов билетов, их серий и номеров.

Данные пачки кладовщик принимает на склад в присутствии рабочей комиссии по приемке, назначенной руководителем предприятия. Результаты приемки оформляются актом, составленным в 2-х экземплярах. Акт подписывают кладовщик, члены комиссии и утверждает руководитель предприятия. Первый экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй остается у кладовщика [10, c. 118].

Если при приемке будут обнаружены пачки с нарушенной упаковкой или без пломбы, то их вскрывают и проверяют. При наличии расхождений между данными документов поставщика акт составляют в 3-х экземплярах. Аудитор в ходе проверки данных денежных документов должен установить: ведется ли складской учет билетов по видам, сериям, номерам и номинальной стоимости в специальных книгах (пронумерованных, прошнурованных и скрепленных печатью предприятия).

Аудитором проверяется отчетность по денежным документам, которая должна содержать данные об остатках данных бланков на начало отчетного периода, приходе, расходе и остатках на конец отчетного периода по количеству и номинальной стоимости по каждому виду в отдельности. К отчету должны прилагаться оправдательные документы по приходу и расходу.

Аудитор устанавливает, проводятся ли на предприятии своевременно инвентаризации ценных бумаг и как оформляются их результаты.

Проверяя правильность расходования и списания марок на почтовые отправления, необходимо произвести взаимный контроль данных книги исходящей корреспонденции, реестров на отправку документов и отчетов на списание марок.

На предприятиях, которые сдают выручку в кассы банка, через инкассаторов или отделения связи, аудиторской проверке подлежат денежные средства в пути. Задача аудитора — проверить полноту суммы выручки и своевременность ее сдачи. Данная проверка осуществляется по квитанциям учреждений банков или почтовых отделений на сдачу денег.

Аудитор вместе с главным бухгалтером проводит инвентаризацию денежных средств в пути, результаты которой оформляют актом, где по каждой сданной сумме указывает дату сдачи, номер квитанции (банка, почтового отделения) и фамилию сдатчика. Это позволяет проследить порядок последующего зачисления сумм в пути на расчетный счет.

Аудитор должен выявить все случаи неполной и несвоевременной сдачи денежной выручки, зафиксировать факты имевших место недостач (излишков) денег, обнаруженных банком в запламбированных инкассаторских сумках при пересчете их фактического наличия. В каждом таком случае предприятие обязано провести инвентаризацию денег у кассиров, а ее результаты сопоставить с данными учета выявленных недостач и излишков в инкассаторских сумках.

Проверяется по данным первичных документов законность и обоснованность каждой записи по счету 57 «Переводы в пути». Сверяя записи по кредиту счета 57 и дебету счетов, предназначенных для учета денежных средств, устанавливают своевременность и полноту зачисления денежных средств (переводов) в пути на соответствующие счета в банках, а также выявляют, не значатся ли среди сумм в пути недостачи наличных денег в кассе или присвоенные суммы отдельными должностными лицами. Необходимо установить длительность нахождения отдельных переводов в пути, оприходование сумм в начале следующего месяца на счет в банке. Особенно внимательно следует проверить суммы переводов в пути, местонахождение которых не известно, а сроки зачисления их на счет предприятия истекли. Установив факты неправильного списания переводов в пути или факты сокрытия сумм, нужно выяснить, с какой целью допущены неправильные действия, виновных в этом лиц, сумму причиненного ущерба, как повлияли эти факты на достоверность бухгалтерского баланса и финансовой отчетности.

Следует учитывать, что счет 57 «Переводы в пути» корреспондирует:

Примечание: Источник [35, с. 153]

В кассах предприятий хранятся также бланки документов строгой отчетности (товарно-транспортные накладные, удостоверения, дипломы, талоны и др.). Следует иметь в виду, что перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации. Одновременно утверждается перечень ответственных лиц, на которых возлагается их учет и хранение. Надо установить, определен ли перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, и перечень лиц, на которых возложен их учет и хранение. Затем надо определить, правильно ли ведется учет бланков строгой отчетности. С этой целью проверяется приходно-расходная книга, в которой ведется учет бланков строгой отчетности. Затем надо установить, правильно ли производится выдача бланков строгой отчетности, составляются ли акты на списание использованных бланков строгой отчетности. Необходимо также проверить ведение забалансового учета бланков строгой отчетности [10, с. 119]. По учету бланков строгой отчетности- 24 января 2006 года от издательства «Белбланкоиздат» было получено:

С-Ф 1 по НДС ручных — 100 шт.

ТТН-1 — 100 шт.

ТН-2- 100 шт.

В учете соответствующие проводки были сделаны как и полагается 24 января 2008 года, однако в журнале регистрации выдачи/ получения БСО соответствующие записи не были сделаны вовремя и как следствие — была нарушена хронология производимых записей.

При проверке правильности оформления ценных бумаг определяется наличие обязательных реквизитов Национального Банка Республики Беларусь, наличие договоров на приобретение и продажу ценных бумаг, актов приема-передачи ценных бумаг, а также правильность отражения в них сведений о ценных бумагах (серия, номер, эмитент, номинальная стоимость, покупная стоимость, дисконт, сроки погашения и т. п.). Аудитор проверяет также наличие и правильность оформления книги учета ценных бумаг.

При аудите вложений в ценные бумаги (по ценным бумагам, свободно котирующимся на фондовом рынке) проверяют цены, по которым они отражены в отчетности.

Аудитор проверяет наличие аналитического учета ценных бумаг, правильность их отнесения к долгосрочным и краткосрочным финансовым вложениям, поскольку в отчетности организации долгосрочные и краткосрочные вложения в ценные бумаги отражаются в разных разделах баланса. Критерием отнесения ценных бумаг к краткосрочным является быстрая ликвидность данного вида ценных бумаг.

Аудитор обязан проверить правильность формирования стоимости приобретения ценных бумаг, обоснованность включения в стоимость их приобретения сопутствующих расходов (информационно-консультационных услуг, услуг брокеров и банков за оформление или выдачу ценных бумаг, процентов по займам и кредитам, использованным на приобретение ценных бумаг, и т. п.), сопоставить цены приобретения с рыночными ценами на аналогичные ценные бумаги.

Аудитор проверяет правильность формирования финансового результата при выбытии ценных бумаг, а также расходов, связанных с реализацией ценных бумаг (с целью включения в расчет финансового результата), наличие разрешений Банка России на осуществление операций с ценными бумагами, стоимость которых выражена в иностранной валюте.

Аудитор обязан проверить правильность создания и использование резерва под обесценивание ценных бумаг, а также наличие аналитического учета каждого резерва. Сплошным образом проверяются все операции, связанные с увеличением суммы резерва и его использованием.

Заключение

В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут денежные расчеты с помощью наличных денежных средств: с работниками по оплате труда, выдаче пособий, премий, денег подотчет; оплата хозяйственных расходов.

Наличные денежные средства хранятся и обращаются через кассу предприятия.

В кассе предприятия должны также храниться денежные документы. К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, талоны на специальное питание и т. п.

Операции с наличными денежными средствами и денежными документами подвергаются тщательной проверке и контролю со стороны как бухгалтерии предприятия, так и государственных органов контроля. Под контролем понимается наблюдение и проверка соответствия операций, совершенных с наличными денежными средствами и денежными документами законам, стандартам, нахождение отклонений и их причин.

Контроль операций с наличными денежными средствами и денежными документами проводится с целью установления их достоверности, законности и целесообразности.

На ЗАО «Техноцентр плюс» расчеты наличными денежными средствами сводятся к расчетам с персоналом, в основном по оплате труда. Ввиду относительно небольшой численности рабочих предприятие не переходит на обслуживание банка посредством пластиковых карточек. На предприятии установлена автоматизированная система учета 1С:7.7, что облегчает процесс учета и сокращает число возможных ошибок, в том числе и в области кассовых операций.

На действующем предприятии материально ответственным лицом, на которое возложена обязанность ведения кассовых операций, является кассир. Он производит прием и выплату наличных денежных средств на предприятии. Ответственность за соблюдение Правил ведения кассовых операций возложена на руководителя организации и главного бухгалтера.

Основанием для ведения и учета кассовых операций являются следующие документы: Инструкция ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, Инструкция ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, Гражданский кодекс Республике Беларусь, Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, Правила расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями за услуги, непосредственно связанные с международными автомобильными перевозками и др.

В целях контроля за соблюдением правильности ведения кассовых операций ежеквартально проводится инвентаризация кассы. Также ежегодно проводится аудиторская проверка, неотъемлемой частью которой является проверка кассовых операций. Она проходит в следующей последовательности:

ь инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;

ь проверка правильности документального оформления операций;

ь проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

ь аудиторская проверка правильности списания денег в расход;

ь проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;

ь проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

ь оформление результатов проверки.

После проведения проверки составляется аудиторское заключение с приложенным к нему отчетом аудиторской фирмы об общих результатах аудиторской проверки бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Серьезных нарушений и явных злоупотреблений выявлено не было. Отмеченные замечания были устранены в ходе самой аудиторской проверки. Степень внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия охарактеризована как средняя. Отмечено отсутствие в кассе денежных документов. Все расписки, данные кассиром до начала инвентаризации, соответствуют действительности.