Аутсорсинг

Глава 1. Аутсорсинг. Теоретические основы

1.1 Основной принцип, цель и виды

В последние годы практика аутсорсинга в нашей стране получила широкое распространение. Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от английского «outsourcing») и дословно переводится как использование чужих ресурсов. Так как же трактуется суть аутсорсинга в современных научных книгах и словарях?

Практически во всех источниках термин outsourcing означает «на стороне», т. е. «за пределами». Аутсорсинг применяется во многих областях, это:

Использование услуг сторонних компаний для выполнения своих задач Отказ от собственного бизнес-процесса и приобретение услуг его реализации у других компаний Перевод производства из региона из региона с более дорогой рабочей силой в регион с менее дорогой, чтобы уменьшить себестоимость продуктов.

Использование временного работника без заключения с ним трудового договора (иногда при посредничестве специализированного агентства).

Перенос компаниями части операций за рубеж с целью дистанционного труда программистов.

Кооперация Обслуживание и ремонт техники компании специалистами внешней фирмы.

Принятие организационного решения, которое заключается в распределении функций бизнес-системы в соответствии с принципом: «оставлю себе только то, что могу делать лучше других, передам внешнему исполнителю то, что он делает лучше других».

Границы использования аутсорсинга больше, чем широки: производство, сфера услуг, финансы, информационные технологии и системы, стратегии развития, трудовые ресурсы и так далее.

Аутсорсинг предназначен, в основном, для помощи компаниям малого и среднего бизнеса; ведении их производственных процессов, а также развитии и расширении предприятия до желаемых результатов, повышении их конкурентоспособности на рынке товаров и услуг. Главная цель аутсорсинга — качественная организация отданных ему компанией заказчика бизнес процессов посредством использования собственных ресурсов, которые являются внешним источником прибыли и экономии для фирмы.

Основной принцип аутсорсинга звучит следующим образом: «Оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других».

Основные виды аутсорсинга Рис. 1

Аутсорсинг складирования включается в себя совокупность нескольких основных видов.

Например, аутсорсинг бизнес-процессов, входит в складирование в виде снабжения, исчисления, контроля и множества внутренних процессов склада;

ИТ-аутсорсинг отслеживают всю инфраструктуру склада;

Производственно-хозяйственный аутсорсинг один из самых наиболее распространенных видов. Он обеспечивает все заботы по уборке помещений, рабочему питанию, управлением транспортным парком предприятия, инвентаризация товара и т. д.;

Транспортные услуги непосредственно входят в систему складирования;

1.1 Аутсорсинг и аутстаффинг

Аутстаффинг (англ. out — «вне» + англ. staff — «штат») — вывод сотрудника за штат компании-заказчика и оформление его в штат компании-подрядчика, при этом он продолжает работать на прежнем месте и выполнять свои прежние обязанности, но обязанности работодателя по отношению к нему выполняет уже компания-подрядчик. Аутстаффинг возник в западных странах в 1970;е годы во время экономического спада. В России спрос на него возник после кризиса 1998 года.

Иногда путают понятия «аутсорсинг» и «аутстаффинг». Аутстаффинг предполагает передачу не функций, а конкретных работающих в компании сотрудников. При этом эти сотрудники оформляются в штат сторонней организации, а фактически работают на прежнем месте и выполняют прежние функции.

К услуге аутстаффинга прибегают компании разных сфер деятельности: производственные, сферы услуг, банки. Часто аутстаффинг используется оптовыми и розничными торговыми компаниями. Выбор данной услуги определяется целями, которые хочет решить с помощью аутстаффинга компания.

Например, решили открыть торговую точку. Для того чтобы принять на работу новых сотрудников не обязательно регистрировать еще одно юридическое лицо и вести по нему отчетность. Можно зачислить этих сотрудников в штат провайдера. При этом работать они будут в новом магазине, а находиться в штате — у компании-провайдера.

Области применения аутстаффинга:

Рис. 2

Также аутстаффинг удобен для компаний, которым сотрудники нужны для выполнения краткосрочных проектов, например, для автоматизации системы управления предприятием. Сегодня автоматизация управления компанией используется далеко не только в банках — она «вошла» фактически в каждую компанию, особенно если эта компания торгово-производственная. Чтобы не «раздувать» штат, компании, внедряющие систему автоматизации, прибегают к услугам провайдера. В этом случае чаще всего провайдер сам подбирает необходимый персонал, зачисляет его в свой штат, а фактически работают эти сотрудники у заказчика. Таким образом, реализуется услуга лизинга персонала, являющаяся составной частью аутстаффинга. За штат выводится так называемый «обслуживающий» или вспомогательный персонал:

За штат выводится «обслуживающий» или вспомогательный персонал:

секретари, рядовые бухгалтеры, переводчики, менеджеры среднего звена, ИТ-специалисты и др.

Причины использования системы аутстаффинга:

Рис. 3

В отличие от аутсорсинга, по договору аутстаффинга компания-аутстаффер предоставляет компании-заказчику специалистов требуемой квалификации для выполнения работ. Таким образом, аутстаффер не принимает на себя никаких обязательств по оказанию услуг заказчику, кроме обязанностей по предоставлению персонала. Кроме этого, аутстаффер не несёт никакой ответственности за результат работ, выполняемых предоставленным персоналом.

Главное отличие аутсорсинга от аутстаффинга заключается в том, что компания-заказчик в первом случае, покупает услугу (ведение учета, эксплуатация объектов, делегирование полномочий); а при аутстаффинге компания покупает именно труд конкретных работников. В обоих случаях, такие отношения оформляются, как договор о возмездном оказании услуг.

Преимущества аутстаффинга:

снятие с компании обязательств по трудовым отношениям с сотрудниками и связанные с этим риски;

снижение административной и финансовой нагрузки на HR-отдел;

снижение расходов, связанных с администрированием персонала;

возможность сосредоточиться на ключевых направлениях деятельности компании;

продление испытательного срока сотрудника на длительный срок;

Недостатки аутстаффинга:

невысокая лояльность персонала;

отсутствие в России релевантной законодательной базы;

экономическая эффективность только на больших объемах;

нет возможности применять административные меры к персоналу напрямую;

риск разглашения коммерческой тайны заштатным персоналом.

1.3 Аутсорсинг как способ снижения затрат. Преимущества и недостатки.

В новых экономических условиях эксперты отмечают два основных тренда на рынке аутсорсинга. Во-первых, повышается интерес к этому виду деятельности в рамках оптимизации затрат. Во-вторых, аутсорсеры вынуждены снижать цены на свои услуги, что приводит к изменению уровня сервиса. Участники рынка отмечают, что сегодня для клиентов важна гибкость аутсорсеров и возможность подстраиваться под сокращающиеся бюджеты.

В кризисных условиях изменяется структура спроса на аутсорсинговые условия. Сокращая персонал, предприятия передают на аутсорсинг отдельные бизнес-процессы. Впрочем, есть и обратный тренд: компании, которые когда-то передали «вовне» продвижение, маркетинг и т. д., теперь отказываются от услуг сторонних компаний. Аутсорсинг как способ выхода на кризисный рынок.

Многие отраслевые эксперты убеждены, что аутсорсинг остается одним из наиболее эффективных и, главное, отлаженным инструментом оптимизации затрат.

Причины перехода на аутсорсинг:

Рис. 4

Можно выделить следующие общие преимущества использования аутсорсинга:

снижение затрат;

концентрация руководства и персонала на основном бизнесе;

повышение качества и надежности обслуживания (аутсорсинговые компании дают гарантии качества работы);

внедрение передовых технологий (аутсорсинговые компании гораздо раньше любой отраслевой фирмами знакомятся с новыми разработками);

использование положительного чужого опыта (аутсорсинговые компании обладают большим опытом решения проблем);

улучшение управляемости (аутсорсинговая компания обычно использует принципы и формы управления);

Можно выделить следующие общие недостатки использования аутсорсинга:

угроза утечки важной информации;

опасность передачи слишком многих важных функций;

угроза отрыва руководящего звена от бизнес-практики (если все вопросы за менеджеров решают другие, то зачем они нужны?);

обучение чужих специалистов вместо своих;

зависимость от одного источника снабжения;

При наличии негативных факторов проблема отсечения непрофильных производств (бизнесов) может быть решена, например, при помощи зарубежных аутсорсинговых компаний. При этом более высокая цена продукции должна компенсироваться большей конкурентоспособностью, меньшим уровнем брака, улучшенными эксплуатационными характеристиками.

Из вышесказанного следует, что процесс перехода на аутсорсинг чреват многими рисками и перед принятием окончательного управленческого решения требует детальной проработки и анализа экономических и правовых вопросов с привлечением широкого круга специалистов, но выгода от его использования, особенно в крупных масштабах, не заставит себя долго ждать.

Глава 2. Аутсорсинг на международном уровне

2.1 Аутсорсинг в России на примере компании ОАО «РЖД»

В современных условиях, когда Россия все больше интегрируется в мировую экономику, для успешного развития компании ОАО «РЖД», роста ее конкурентоспособности и привлекательности для инвесторов все острее стоят задачи повышения эффективности и прозрачности работы корпорации, снижения издержек, в том числе благодаря выводу непрофильных функций и процессов. Одним из способов решения этих задач является аутсорсинг, т. е. передача отдельных функций, технологических операций или бизнес-процессов внешним исполнителям.

При разработке стратегической программы развития ОАО «РЖД» в нее закладывалось применение механизмов аутсорсинга. Согласно программе до 2010 г. за счет выведения персонала в прочие виды деятельности, а также на основе применения аутсорсинга предполагается дополнительно высвободить более 43 тыс. человек.

В настоящее время рекомендованный перечень работ и услуг для внешнего выполнения составляет порядка 80 позиций. Основные позиции приведены ниже:

ремонт, пост гарантийное, сервисное обслуживание средств связи и вычислительной техники, техническое обслуживание и техническая эксплуатация цифровых сетей связи, отдельных устройств автоматики и телемеханики;

обслуживание дополнительных пассажирских поездов (сезонные потребности в проводниках), экипировка, уборка и мойка пассажирского подвижного состава;

охрана объектов железнодорожного транспорта, в том числе охрана подвижного состава в парках отстоя, сопровождение поездов в пути следования;

содержание полосы лесозащитных насаждений, текущее содержание пути малодеятельных участков;

деятельность по промывке и подготовке вагонов к погрузке, дезинфекции вагонов, обслуживанию диагностических устройств, поставке отдельных комплектующих;

услуги по текущему, капитальному и деповскому ремонту подвижного состава грузового и пассажирского парков;

услуги по текущему и капитальному ремонту пути, зданий и сооружений (привлечение специализированных подрядных организаций);

услуги по ремонту машин и механизмов (выделение ремонтно-механических мастерских);

погрузочно-разгрузочные работы, в том числе по перегрузу и сортировке тарно-штучных грузов;

уборка производственных и служебных помещений, территории (уборщики, дворники);

услуги автотранспорта (выделение автопарка в компанию-оператора транспортных услуг);

услуги по химической чистке и стирке спецодежды (выделение прачечных);

деревообрабатывающее производство (выделение деревообрабатывающих, столярных цехов);

оказание информационных услуг: поддержка локальных сетей, ведение электронных баз данных и программное обеспечение по отдельным сферам деятельности;

материальное обеспечение и бытовое обслуживание производственного персонала;

обслуживание офисов и офисного оборудования;

полиграфические услуги и рекламное обеспечение.

Сфера применения аутсорсинга в ОАО «РЖД»:

Рис. 5

аутсорсинг аутстаффинг стратегический программа Реализация этого перечня должна быть организована системно, в масштабах целых дорог, а не произвольно на каждом предприятии, поскольку эффективность аутсорсинга существенно зависит от масштабов внедрения.

Железные дороги, как правило, передают на внешнее выполнение отдельные виды технологических процессов или операций, а также используют аутсорсинг для покрытия сезонных потребностей в дополнительном персонале. Практика передачи в аутсорсинг функций, видов деятельности или производственных циклов, связанных с выполнением законченных работ и услуг, широкого распространения не получила (исключение составляет обслуживание пассажиров в поездах на ряде железных дорог и передача прачечных комплексов).

В пассажирском комплексе аутсорсинг внедряется особенно интенсивно. К концу 2005 года из 20,7 тысячи рабочих мест, переданных на аутсорсинг, 13,5 тысячи (65,2%) составляют должности проводников пассажирских вагонов. Наиболее ярко эта тенденция выражена на Московской, Горьковской, Северо-Кавказской, Свердловской и Красноярской магистралях. На Западно-Сибирской, Восточно-Сибирской и Дальневосточной железных дорогах резервы проводников уже полностью переданы на аутсорсинг. Однако следует понимать, что сокращение персонала не является главной целью аутсорсинга в ОАО «РЖД».

Применение аутсорсинга в рамках пассажирского комплекса помогает решать задачи сглаживания сезонных пиков перевозок. В сферу услуг аутсорсинговых компаний этого сегмента входят обслуживание пассажирских вагонов в пути следования, стирка белья, экипировка вагонов, внутренняя и наружная мойка вагонов, охрана объектов.

Однако при передаче функций аутсорсерам возникают определенные проблемы:

1) имеет место неопределенность расценок на переданные виды работ и частое их изменение подразделениями ОАО «РЖД», что осложняет деятельность аутсорсеров;

2) часто аутсорсинговые договора носят краткосрочный характер — заключаются сроком на один год. Перспектива долгосрочного сотрудничества (3−5 лет) позволила бы аутсорсерам инвестировать средства в свое развитие в полном объеме, повышая тем самым качество производимых услуг;

3) процесс выбора аутсорсера, оформления документов является сложным и длительным. Особенно это касается случаев передачи основных фондов. Сложность состоит в том, что договорная кампания завершается лишь в мае. Чтобы в случае победы в конкурсе приступить к работе, не теряя времени фирмы должны начать подготовку персонала как минимум в феврале. Таким образом, вкладывать средства в обучение приходится без наличия гарантии, что деньги не окажутся выброшенными на ветер.

Ввиду этих организационных неувязок аутсорсинговых фирм, эффективно работающих с ОАО «РЖД», немного, но некоторым организациям все-таки удалось наладить успешное сотрудничество с железнодорожниками. Например, в Самаре компания «Риквэст-Сервис», которая взяла на себя подготовку постельного белья для пассажирских поездов, теперь обслуживает не только Самарский узел, но и всю дорогу. Она эффективно вложила несколько миллионов долларов в современное автоматизированное оборудование, и это дает более высокий результат выполнения работ.

Аутсорсинг применяется на большинстве железных дорог, но его направления не везде можно считать оптимальными, поскольку в ряде случаев на аутсорсинг выводятся виды деятельности и работы, передача которых приводит не к снижению, а к увеличению издержек ОАО «РЖД». Это связано с тем, что на ранних этапах использования аутсорсинга не проводились предварительные экономические расчеты эффективности вывода тех или иных функций на внешнее исполнение. Поэтому потребовалось провести упорядочение применения аутсорсинга.

Основные документы ОАО «РЖД», регламентирующие порядок перевода процессов и функций на аутсорсинг.

В ОАО «РЖД» разработаны Положение о применении аутсорсинга на железных дорогах — филиалах ОАО «РЖД», Перечень работ, рекомендуемых для использования аутсорсинга на железных дорогах, Методика расчета экономической эффективности использования аутсорсинга в ОАО «РЖД».

Технологические требования к организации технического обслуживания на принципах аутсорсинга будут устанавливаться отдельными документами ОАО «РЖД».

В стадии разработки находится регламент и порядок передачи непрофильных видов работ (функций), выполняемых производственными подразделениями ОАО «РЖД», внешним специализированным структурам. Этот документ будет определять процесс взаимодействия ОАО «РЖД» и аутсорсера, а также последовательность операций при использовании аутсорсинга.

Положение о применении аутсорсинга на железных дорогах — филиалах ОАО «РЖД» является базовым документом, в котором приведены определение аутсорсинга, цели и условия его применения, порядок принятия решений по использованию аутсорсинга, мероприятия по контролю функций, переданных на аутсорсинг, перечень работ, рекомендуемых для использования аутсорсинга.

Перед передачей той или иной функции сторонней организации необходимо провести оценку экономической эффективности применения аутсорсинга. Такая оценка осуществляется с помощью Методики расчета экономической эффективности использования аутсорсинга путем сопоставления расходов ОАО «РЖД» на оплату услуг сторонней организации (аутсорсеру) и затрат ОАО «РЖД» на выполнение вспомогательной функции собственными силами. Принимается, что минимальный экономический эффект от использования аутсорсинга составляет 5−10% от затрат ОАО «РЖД» на выполнение работ собственными силами.

В 2004 г. экономический эффект от применения аутсорсинга в ОАО «РЖД» составил 6,5%, а в 2005 г. уже 9% затрат компании при выполнении работ собственными силами. Предполагается, что в 2006 г. этот показатель достигнет 9,2%, в 2007 г. составит 10,8%, а в 2008 г. — около 11% стоимости работ, выполняемых собственными силами.

Условия применения аутсорсинга на железных дорогах Главные условия, которые должны неукоснительно соблюдаться при привлечении внешних организаций:

проведение конкурсных процедур для выбора поставщиков аутсорсинговых услуг;

ревизорский контроль со стороны ОАО «РЖД» за соблюдением аутсорсерами требований, связанных с организацией движения поездов, эксплуатацией и содержанием устройств железнодорожного транспорта, нормативных документов по безопасности движения поездов;

наличие сертификата соответствия стандарту аутсорсингового предприятия, выданного Регистром по сертификации на федеральном железнодорожном транспорте;

сумма затрат по договорам аутсорсинга должна быть меньше затрат дороги, которые реально высвобождаются при передаче непрофильных функций, вспомогательных, поддерживающих или сопутствующих процессов;

соблюдение норм технологической и экологической безопасности;

обеспечение экономической безопасности ОАО «РЖД» и сохранение его рыночных позиций;

материальная ответственность аутсорсеров за качество, объем и срок оказания услуг, выполнения работ, функций и поставляемой продукции;

наличие конкурентной среды и функционирующего рынка услуг, передаваемых на аутсорсинг.

Направления развития и формы применения аутсорсинга Для достижения преимуществ и выполнения условий применения аутсорсинга необходимо сосредоточиться на следующих направлениях его развития:

переход от передачи внешним организациям отдельных технологических операций к передаче аутсорсерам производственных циклов, связанных с оказанием законченных видов работ и услуг;

увеличение географических масштабов применения аутсорсинга.

Формы применения аутсорсинга могут быть самыми разнообразными. Они зависят как от характера деятельности работников, так и от организационной структуры, обеспечивающей рационализацию расходов Компании. С учетом сложившейся практики аренды услуг на условиях аутсорсинга возможны следующие формы:

организация внутри Компании на уровне филиалов — железных дорог отдельных подразделений-фирм, осуществляющих прочие виды деятельности;

передача персонала на аутсорсинг одной внешней структуре-фирме (агентству) по управлению персоналом, которая с учетом конкретных видов деятельности и условий эксплуатации организует деятельность передаваемого персонала. В эту фирму персонал принимается на постоянную работу с сохранением социальных льгот;

создание внутри Компании центрального кадрового агентства с филиалами на железных дорогах по управлению и организации прочими видами деятельности.

Важный аспект работы компании в этом направлении — перераспределение и концентрация трудовых ресурсов по вспомогательным функциям с выделением их в прочие виды деятельности (внутренний аутсорсинг) для обслуживания железнодорожных предприятий и организаций в крупных железнодорожных узлах.

Библиографический список

1. Аникин Б. А. Логистика: учебник. Издание третье, переработанное и дополненное. / Б. А. Аникин — М.: ИНФРА-М, 2005. — 367 с.

2. Дыбская В. В., Зайцев Е. И., Сергеев В. И., Стерлигова А. Н. Логистика. Интеграция и оптимизация логистических бизнес-процессов в цепях поставок. / В. В. Дыбская, Е. И. Зайцев, В. И. Сергеев, А. Н. Стерлигова — М.: ЭКСМО, 2011 — 939 с.

3. Аникин Б. А. Аутсорсинг / Б. А. Аникин. — М.: ИНФРА-М, 2003 — 187 с.

4. Аксенов Е. Альтшулер И. Аутсорсинг. 10 заповедей и 21 инструмент./ Е. Аксенов, И. Альтшулер — СПб.: Питер, 2009 — 464 с.

5. Хейвуд Дж. Брайан. Аутсорсинг: в поисках конкурентных преимуществ: пер. с англ. М.: Изд. Дом «Вильяме» — 2002, с. 93.

6. Ефимова С. Аутсорсинг: учебное пособие / С. Ефимова, Т. Пешкова, Н. Коник, С. Рытик. — М.: Журнал «Управление персоналом», 2006. — 160 с.

7. История аутсорсинга в России — http://library.rusbiz.ru/article_index.html?cat=250&seo_name=Istoriya_autsorsinga_v_Rossii&id=5211

8. Аутстаффинг в России: уже не экзотика, еще не норма — http://www.hrinform.ru/articles/autst.shtml

9. Аутсорсинг — http://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a13/42 117.html