Организация управления системой обмена знаниями в компаниях

Актуальность темы

исследования. Современная экономика диктует новые правила организации деятельности компании. Преобладание нематериальных активов над материальными в портфеле компании становится фактором, способным предоставить конкурентное преимущество на рынке. Увеличивается осознание ценности нематериальной составляющей в структуре компании. Знания становятся не только ключевой и интегральной характеристикой деятельности организации, которые качественно меняют принципы и подходы к управлению, но и доминирующей компонентой в создании потребительской ценности. Лидерами новой экономики становятся те компании, которые научились управлять знаниями наиболее эффективно и интегрировать их в продукты и услуги.

В современных направлениях теоретико-методологических разработок в области управления организационное знание рассматривается наравне с другими стратегическими активами организации. Создание эффективной организационной структуры с точки зрения обмена информацией и знаниями становится приоритетной и актуальной проблемой. Налаживание эффективных внутрикорпоративных коммуникаций — одна из главных задач, которых стремится достигнуть компания.

В настоящее время в работах, посвященных теории и практике управления, достаточно широко освещаются вопросы формирования новых подходов и инструментов организации эффективной деятельности компании. Находит отражение тема управления знаниями на. предприятии. В то же время вопросы определения параметров эффективности внутрикорпоративных коммуникаций, организации взаимосвязи системы обмена знаниями с другими структурами компании находятся в стадии разработки и пока еще не нашли должного отражения.

Внедрение системы обмена знаниями в организацию — это сложный, многоступенчатый, требующий больших временных и финансовых затрат процесс. В российской практике существует небольшой опыт внедрения подобных систем вследствие специфики отечественного бизнеса и внутрикорпоративных отношений.

Переход к экономике знаний, в особенности в условиях глобального экономического кризиса, а также требования технологической модернизации экономики способствуют тому, что многие российские фирмы начинают проявлять интерес к знаниям как стратегическому ресурсу. В настоящих условиях организация системы обмена знаниями может и должна стать важным фактором повышения эффективности деятельности большинства компаний.

Обмен знаниями — это современное перспективное направление междисциплинарных исследований в рамках теоретико-методологических разработок в области управления. Обобщение опыта обмена знаниями, его всесторонний анализ, выявление возможностей использования новых организационных моделей и методов становятся одними из ключевых задач теории и методологии управления.

Все большее количество организаций начинают рассматривать знание как стратегический ресурс, в связи с чем возникает необходимость его эффективного использования. Руководители организаций ищут новые инструменты управления знаниями, внедряют в корпоративную культуру принципы обмена знаниями, улучшают внутрикорпоративные коммуникации с целью повышения эффективности деятельности и конкурентоспособности организации.

В' связи с вышесказанным, представленная к защите тема диссертационного исследования является весьма актуальной'.

Степень разработанности проблемы. Термин «обмен знаниями» вошел в современную управленческую практику и научный оборот сравнительно недавно, но вместе с тем, некоторые аспекты данной проблематики ранее рассматривались в теоретических трудах. Философские концепции Аристотеля, Ф. Бэкона, Р. Декарта, Платона касаются определения понятия знания и необходимости изучения процесса познания. Среди современных исследователей серьезный вклад в развитие концепции знаний в области теории управления экономическими системами внесли Ю. Зандер, И. Нонака, Г. Саймон, Х. Такеучи, Ю.Хабермас.

В рамках теоретико-методологических разработок в области управления значительный вклад в выявление характеристик знаний как экономического ресурса, а также в определение роли знаний в организации внесли работы А. Боллинджера, Д. Куинна, А. Маршалла, Ф.Хайека. Общие вопросы по управлению знаниями рассматривались в работах Дж. Барни, П. Дракера, Д. Леонард-Бартона, Э. Пенроуза, М. Портера, К. Прахалада, Д. Тиса, Э.Тоффлера.

Рассмотрению различных аспектов теории коммуникаций как аспекта системы обмена знаниями посвящены труды М. Алауи, М. Б. Бергельсона, П. Боуза, М. Геле, Д. Ляйднера, Г. Шулански.

Большой вклад в разработку современных направлений в области управления, систематизацию и адаптацию зарубежных подходов к российской практике внесли работы исследователей А. В. Вебера, А. Л. Гапоненко, Б. З. Мильнера, О. П. Молчановой, Т. М. Орловой, А. Н. Тихопова.

Анализ имеющейся литературы в сфере управления знаниями позволяет утверждать, что многие аспекты, в частности, налаживание внутрикорпоративных коммуникаций, формирование культуры знаний, мотивация в сфереобмена знаниями, устранение коммуникационных барьеров и оценка эффективности коммуникаций, являются недостаточно изученными и систематизированными. Внастоящее время особенно необходимы комплексные исследования по вопросу интеграции системы обмена знаниями в организационную структуру компании. Для отечественной управленческой теории и практики актуальна задача определения понятий и терминов концепции обмена знаниями. Очень важным представляется изучение и адаптация к российским условиями зарубежного опыта.

Целью исследования является разработка теоретико-методических положений и практических мероприятий по организации управления системой обмена знаниями в компаниях на основе анализа опыта зарубежных и российских компаний в области обмена знаниями.

Для достижения указанной цели в работе были поставлены и решены следующие задачи:

— раскрыть теоретико-методические аспекты и современные подходы к системе обмена знаниями, а также определить концепцию обмена знаниями в современных направлениях теоретико-методологических разработок в области управления, в связи с чем уточнить содержание понятий «знания», «обмен знаниями», «система обмена знаниями»;

— исследовать современное состояние организации управления обменом знаниями на отечественных и зарубежных предприятиях;

— определить возможные коммуникационные барьеры обмена знаниями, возникающие в процессе организации управления обменом знаниями;

— исследовать влияние эффективности коммуникационных каналов на процессы организации управления обменом знаниями внутри компании;

— разработать концептуальную модель организации управления системой обмена знаниями;

— сформировать методические, положения по эффективной организации управления системой обмена знаниями в компании.

Объектом исследования: являются? современные российские и зарубежные компании различных отраслей реального сектора экономики;

Предметом исследования является организация управления системой обмена знаниями в компаниях.

Теоретическая и методологическая основы исследования.

Теоретической основой исследования служат труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области общей теории менеджмента, стратегического управления, корпоративного управления, экономической теории, институциональной экономики, а также концепции, положения и выводы, представленные в материалах научных семинаров и конференций. Методологической основой выступили общенаучные приемы и методы, составляющие инструментарий управленческой и экономической науки. Работа базируется на общенаучных методах системного, структурного, комплексного, экономического и логического анализа. В процессе работы над диссертацией автор также основывался на принципах синергетического, системного, организационного и ситуационного подходов.

Научная новизна исследования заключается в теоретическом обосновании необходимости внедрения в российских компаниях системы обмена знаниями, а также в разработке методических положений и рекомендаций по организации управления системой обмена знаниями в российских компаниях.

Автором получены новые научные результаты:

— уточнено содержание понятия «обмен знаниями», которое рассматривается как системный процесс, предусматривающий коллективное использование знаний внутри организации, и как стратегический ресурс, обеспечивающий повышение конкурентоспособности;

— классифицированы основные коммуникационные барьеры, препятствующие обмену знаниями внутри организации, и предложены методы их преодоления;

— выработаны критерии оценки технической эффективности распространенных в российских компаниях коммуникационных каналов и разработаны оценочные показатели технологической эффективности внутрикорпоративных коммуникаций;

— разработана концептуальная модель организации управления системой обмена знаниями;

— выделены этапы организации управления системой обмена знаниями в компании и разработаны задачи в рамках каждого этапа;

— в соответствии с учетом специфики российских компаний предложены состав должностей и распределение функций по этим должностям;

— определены стадии эффективной организации системы обмена знаниями внутри российских компаний: подготовительные, организационные, интеграционные.

Обоснованность и достоверность полученных результатов, выводов и рекомендаций, содержащихся в диссертации, подтверждается применением научных методов исследования, представительным информационным обеспечением, полнотой анализа теоретических и практических разработок, практической проверкой и внедрением результатов исследования.

Значение научных результатов для теории и практики. Полученные автором научные результаты теоретически обосновывают необходимость внедрения системы обмена знаниями в российские компании. Применение теоретико-методологических разработок автора позволит повысить экономическую эффективность компаний за счет организации управления системой обмена знаниями. Материалы диссертации могут быть полезными при подготовке' учебных программ, лекционных курсов, методических материалов и учебных пособий по дисциплинам «Управление знаниями», «Организация и управление», «Управление персоналом».

Апробация работы. Основные положения диссертации докладывались автором на Международных научно-практических конференциях «Актуальные проблемы управления» (Москва, ГУУ, 2007, 2008), 16-м Всероссийском студенческом семинаре «Проблемы управления» (Москва,.

ГУУ, 2008), 24-й Всероссийской научной конференции молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления» (Москва, ГУУ, 2009).

Внедрение результатов исследования. Теоретические положения и практические рекомендации по организации управления системой обмена знаниями в компаниях нашли применение в ООО «Экспо-Кр».

Публикации. По результатам исследования автором опубликовано 8 работ общим объемом 2,4 п.л., в т. ч. 4 статьи в ведущих рецензируемых научных журналах и изданиях, рекомендованных ВАК Министерства образования и науки РФ. В статьях раскрываются понятие и актуальность категории обмена знаниями для современных организаций, а также структура и принципы функционирования системы обмена знаниями.

ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ.

1. В ходе теоретических исследований определено, что знание — это ключевой стратегический конкурентный ресурс. Знания приходят в организацию вместе с людьми и с использованием современных средств и подходов покидают их воплощенными в продуктах и услугах. В этом случае знания можно рассматривать как процесс трансформации и обмена. Часть знаний оседает в организации — это так называемой организационное знание, сформированное из личностного знания. В рамках организационной системы происходит кругооборот личностного и организационного знания, т.к. одно знание может дополнять другое. Таким образом, обмен знаниями можно обозначить как системный процесс распределения, коллективного использования и усвоения знаний внутри организации для совместного использования.

В рамках системы управления знаниями система обмена знаниями является одной из важнейших частей этой системы и выполняет функции обучения, использования, распространения, усвоения, а также поиска и извлечения знаний. Эффективно организованная система обмена знаниями позволяет обеспечить устойчивое развитие компании.

Проведенный автором анализ показал, что практика российских компаний принципиально не отличается от зарубежных подходов к обмену знаниями: практический подход процессный подход персонифицирующий, или интуитивистский, подход информационный (технологический) подход.

Каждый из подходов обладает своими преимуществами и недостатками. На практике редко используется только один подход — на основе нескольких подходов разрабатывается комплекс мер по внедрению системы обмена знаниями в организацию, учитывающих специфику ее деятельности и цели в рамках существующей системы управления.

2. Анкетирование, в котором приняли участие 452 российских компании, показало, что система коммуникаций в российских компаниях развита пока недостаточно. Так, в 92% компаниях отсутствует практика доведения информации о текущем положении дел в компании до сотрудников (Приложение 5). Из современных средств коммуникаций во всех компаниях используется электронная почта, но практически не уделяется никакого внимания современным технологиям обмена информацией и знаниями. Более половины опрошенных считают, что внутрикорпоративные коммуникации в их компании являются эффективными, но при этом не все из них знакомы с планами и целями компании и 63% не знают, какой вклад их отдел или команда вносит в общее дело.

3. Разработка и построение структуры организации системы обмена знаниями является первоначальным и основополагающим этапом внедрения системы обмена знаниями в компании. На основе проведенных исследований автор утверждает, что при создании организационной структуры следует пройти следующие этапы: утвердить ответственного за внедрение системы обмена знаниямиорганизовать команду по управлению знаниямиустановить соответствующее программное обеспечениеизменить корпоративную культуру организацииулучшить систему коммуникацийвнести соответствующие изменения в должностные инструкции, регламентирующие процессы обмена знаниями.

4. Изучение мирового опыта показало, что систему обмена знаниями следует рассматривать как совокупность определенных организационных элементов. Автор выделяет технологическую и культурную составляющие. Основные задачи технологической компоненты — обеспечить коммуникации, хранение знаний и доступ к ним. Культурная составляющая должна способствовать созданию и распространению знаний, используя неформальные организационные структуры. Наличие неформальных компонент в организационной структуре позволяет поддерживать внутриорганизационные связи, а также порождает мотивы организационных изменений.

5. Исследуя современные принципы организации системы управления и обмена знаниями, автор пришел к выводу, что в организации необходим специалист, отвечающий за все этапы внедрения системы обмена знаниями. В большинстве компаний эту функцию выполняет директор по управлению знаниями. Он должен обладать необходимой компетенцией в сфере управления знаниями и хорошо разбираться в организационной структуре компании. В соответствии с организационной необходимостью директор по управлению знаниями может сформировать команду, отвечающую за организацию обмена знаниями в компании.

6. Изучение коммуникационных аспектов деятельности российских организаций приводит к выводу, что внутрикорпоративные коммуникации являются основным инструментом, обеспечивающим полноценный обмен, распространение, постоянную циркуляцию корпоративных знаний и информации. Коммуникации должны отвечать современным требованиям бизнес-технологий и быть тесно связаны со стратегией бизнеса. Как показал опыт большого числа компаний, внутренние коммуникации могут быть связаны со следующими стратегиями: создание конкурентной дифференциациисоздание новых продуктов и рынковсокращение издержек и оптимизация организационных процессоввовлечение сотрудников в процесс реализации, стратегии компанииповышение эффективности обмена знаниями.

7. Одним из важнейших выводов проведенного исследования автор считает проблему преодоления коммуникационных барьеров. Для более эффективного обмена знаниями в компании необходимо максимально снизить количество коммуникационных барьеров. В зависимости от вида барьеров автор определяет степень их влияния на обмен знаниями и разрабатывает пути преодоления. Автор систематизирует барьеры по различным основаниям. Эта классификация позволяет сформировать систему инструментов повышения эффективности коммуникаций. По месту возникновения в организации коммуникационные барьеры делятся на макро-и микробарьеры. По источнику коммуникации барьеры можно разделить на зависящие от отправителя и зависящие от получателя.

8. Автором были выработаны специальные критерии эффективности внутренних коммуникаций в компании. В российских организациях наиболее распространены коммуникации, которые затрагивают только технические аспекты. В соответствии с этим автор разработал ряд технических показателей, которые отражают эффективность коммуникационных каналов. Критерии позволяют определить, насколько эффективно происходит обмен знаниями на техническом уровне. Количественные значения критериев были определены автором в процессе научного исследования. Данные показатели являются минимальными значениями, при которых система коммуникаций может эффективно функционировать.

9. Помимо соответствия критериям эффективности, коммуникации должны быть прозрачными, учитывать интересы людейпередаваемые сведения должны быть основаны на достоверных, фактах. Среди многих факторов, способствующих успешному обмену знаниями, автор выделяет следующие: психологическийтехнологический-: человеческийСистема внутрикорпоративных коммуникаций объединяет в себе культурные, технологические, организационные аспекты, которые являются неотъемлемой частью процессов обмена знаниями внутри организации.

10. Современные направления теоретико-методологических разработок в области управления не содержат специальных методических рекомендаций по внедрению систем обмена знаниями в компании, а без этого успешное внедрение системы обмена знаниями невозможно. Основываясь на результатах исследования, проведенного автором, можно утверждать, что большинство руководителей российских компаний не имеют четкого представления о последовательности действий по внедрению системы обмена знаниями.

11. В ходе исследования автором была разработана концептуальная модель организации управления системой обмена знаниями, сформированы ее основные этапы, а также сформулированы задачи, соответствующие каждому этапу. Концептуальная модель отражает основные и вспомогательные процессы создания ценности для компании, а также показывает должности и соответствующие им функции в системе обмена знаниями.

По мнению автора, для успешного внедрения системы обмена знаниями должен применяться системный подход, включающий в себя моделирование соответствующих процессов. Перед внедрением системы обмена знаниями необходимо провести комплексный анализ организационной структуры, определить требования к системе обмена знаниями, выявить слабые и сильные стороны организации. При внедрении системы обмена знаниями в любом случае необходимо использовать современные информационные технологии. Анализ деятельности современных компаний показывает, что существующее техническое обеспечение не позволяет в полной мере эффективно обмениваться знаниями.

12. Диссертационное исследование показало, что залогом успешного обмена знаниями внутри компании является культура доверия. Сотрудники должны быть мотивированы на то, чтобы добровольно делиться своими знаниями с коллегами. Автор выделяет следующие условия для эффективного обмена знаниями внутри организации: культура доверияотсутствие коммуникационных барьеровкоммуникационные каналы, соответствующие особенностям передаваемых знанийнеобходимое программное обеспечение и технологиипонимание сотрудниками важности и эффективности обмена знаниямиучастие и заинтересованность высшего руководства.