Денежные документы превращаются в материалы

Денежные документы превращаются в материалы

С 1 января 2012 г. применяется новый типовой план счетов бухгалтерского учета, утвержденный Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 N 50 (далее — План счетов — 2012), изменивший порядок учета денежных документов. Рассмотрим, на каком счете с этого года учитываются денежные документы, как переносятся остатки со старого счета на новый и как отражаются в бухгалтерском учете поступление и использование денежных документов.

Какой счет предназначен для учета денежных документов Согласно действовавшему ранее Типовому плану счетов бухгалтерского учета, утвержденному Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89 (далее — План счетов — 2004), денежные документы (к ним относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы) учитывались на субсчете 50−3 «Денежные документы», который при необходимости открывался к счету 50 «Касса», предназначенному для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации (комментарий к счету 50 Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89 (далее — Инструкция N 89)).

При ознакомлении с Планом счетов — 2012 может показаться, что в учете денежных документов практически ничего не изменилось. Не стало лишь субсчетов из счета 50. Однако по общему правилу, которое действовало ранее и сохранено в 2012 году, организация может уточнять содержание отдельных субсчетов, приведенных в типовом плане счетов, исключая или объединяя их, а также вводить дополнительные субсчета (ч. 7 преамбулы Инструкции N 89, ч. 3 п. 3 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 N 50 (далее — Инструкция N 50)). Руководствуясь данным правилом, в плане счетов организации, который должен быть утвержден руководителем (п. 3 Инструкции N 50) на 2012 год, казалось бы, можно ввести к счету 50 субсчет «Денежные документы» и продолжить учет указанных документов в порядке, применяемом в предыдущие годы. Однако здесь есть несколько «но» .

Во-первых, в отличие от Инструкции N 89 Инструкция N 50 (п. 2, 39 Инструкции N 50), определяющая структуру и назначение счетов и открываемых к ним субсчетов Плана счетов — 2012, разрешает учитывать на счете 50 только денежные средства (в том числе в иностранных валютах) в кассах организации. Денежные документы, несмотря на то что ранее могли учитываться на отдельном субсчете счета 50, тем не менее никогда не признавались денежными средствами. С исключением из счета 50 субсчетов дальнейший учет денежных документов на счете 50 ничем не обоснован.

Во-вторых, рассмотрим структуру счета 10 «Материалы» раздела II «Производственные запасы» Плана счетов — 2012. На первый взгляд, данный счет не имеет отношения к учету денежных документов: среди 12 субсчетов, открываемых к счету 10 и предусмотренных в Плане счетов — 2012, нет такого, который бы предназначался для учета денежных документов. Вместе с тем в Инструкции N 50 имеется следующая запись: на отдельном субсчете к счету 10 могут учитываться почтовые марки, оплаченные авиабилеты и другие аналогичные документы в сумме фактических затрат на их приобретение (ч. 16 п. 16 Инструкции N 50).

Как видим, термин «денежные документы» в Инструкции N 50 уже не используется, но документы, которые ранее были объединены этим названием (ч. 4 комментария к счету 50 Инструкции N 89), теперь могут учитываться на счете 10. При этом организации для учета операций с вышеуказанными документами открывают к счету 10 отдельный субсчет (счет второго порядка), присвоив ему любой свободный номер и название по своему усмотрению, и закрепляют этот субсчет в плане счетов организации.

Перенос остатков со счета 50−3 на счет 10

Организациям, имеющим на конец 2011 года остатки на субсчете 50−3, следует перенести их на субсчет, открываемый к счету 10. В рамках данной статьи присвоим ему номер 13 (по Плану счетов — 2012 это ближайший свободный номер субсчетов счета 10) и для простоты назовем субсчет по-старому — «Денежные документы». Напомним: и номер, и название субсчета могут быть другими.

С точки зрения практической реализации и в зависимости от возможностей используемых бухгалтерских программ остатки по счетам Плана счетов — 2004 могут переноситься на счета Плана счетов — 2012 одним из двух способов: изменением вступительного сальдо на 1 января 2012 г. (без корреспонденции по счетам) либо отражением оборотов (т.е. путем составления корреспонденции).

Если применяется первый способ, сальдо по счету 50 в части денежных документов (т.е. сальдо по субсчету 50−3) вступительным остатком переносится на субсчет 10−13 «Денежные документы» счета 10.

При втором способе переноса остатков на 1 января 2012 г. составляется корреспонденция по дебету субсчета 10−13 и кредиту субсчета 50−3.

Каким бы способом ни переносились остатки по счетам Плана счетов — 2004 на счета Плана счетов — 2012, организации следует оформить бухгалтерскую справку, которая подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В ней указываются номера счетов, субсчетов и их дебетовое и / или кредитовое сальдо по старому и новому планам счетов. В бухгалтерской справке итоговые суммы по счетам, субсчетам, аналитическим счетам Плана счетов — 2004 и Плана счетов — 2012 должны быть равными.

Более подробные разъяснения по переносу остатков следует ожидать от Министерства финансов Республики Беларусь.

Пример.

Операции по учету денежных документов в 2012 году Учет поступления денежных документов В связи с тем что денежные документы учитываются в составе материалов, на них распространяется Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 N 133 (далее — Инструкция N 133). Основанием для приемки и оприходования поступивших в организацию материалов, в том числе денежных документов, являются сопроводительные документы (товарные накладные и др.) (п. 26 Инструкции N 133).

Приобретать денежные документы можно как по безналичному расчету, так и за наличные средства. В обоих случаях денежные документы принимаются к учету в порядке, установленном для приобретения товарно-материальных ценностей.

Если произведена безналичная оплата, выдается доверенность, по которой работник должен отчитаться, представив накладную.

Денежные документы, приобретенные за наличный расчет, приходуются на основании авансового отчета работника и документов, подтверждающих покупку (товарные и кассовые чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру и др.) (п. 31 — 35 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107; п. 31 Инструкции N 133).

В зависимости от вида запасов, порядка их приобретения и использования единицей бухгалтерского учета запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа (п. 25 Инструкции N 133). Аналитический учет по счету 10 ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (ч. 20 п. 16 Инструкции N 50). Следовательно, аналитический учет денежных документов следует организовать как минимум в разрезе видов документов. Степень детализации в пределах вида денежного документа организация может определить самостоятельно. Особенностей в отношении принятия к вычету налога на добавленную стоимость, предъявленного продавцом денежных документов, нет. Входной НДС отражается так же, как и при приобретении обычных материалов. В бухгалтерском учете при приобретении денежных документов делаются следующие записи:

бухгалтерский учет денежный документ Учет использования денежных документов Приобретенные денежные документы в зависимости от их предназначения, связи с производственной деятельностью организации могут использоваться:

в предпринимательской деятельности, в том числе для управленческих нужд (например, билеты на железнодорожный, авиатранспорт, предназначенные для направления работников в командировку; почтовые марки, использованные в исходящей корреспонденции в адрес контрагентов, и т. д.). При этом денежные документы списываются с кредита счета 10 в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию» (п. 60, 61, 63 Инструкции N 133);

для удовлетворения социальных потребностей работников трудовых коллективов (например, направление работников и членов их семей по путевкам на санаторно-курортное лечение и оздоровление за счет организации; приобретение проездных билетов для работников в качестве социальной льготы). В этом случае стоимость бесплатно выдаваемых работникам денежных документов списывается с кредита счета 10 в дебет субсчета 90−8 «Прочие расходы по текущей деятельности» (абз. 4 п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 N 102; ч. 15 п. 70 Инструкции N 50);

для передачи денежных документов работникам с последующим возмещением их стоимости (например, выданные путевки могут частично или полностью оплачиваться работниками). При этом расчеты по обязательствам работников перед организацией отражаются с использованием счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» .

Необходимо обратить внимание на следующее: если денежные документы выдаются сотрудникам не для удовлетворения их личных интересов, а для использования работниками в хозяйственной деятельности самой организации, счет 73 не применяется.

Основанием для списания стоимости денежных документов со счета 10 служат первичные учетные документы, которые организация может разработать и утвердить самостоятельно (подп. 1.3, 1.4 Указа Президента Республики Беларусь от 15.03.2011 N 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов») (например, акты об использовании, раздаточные ведомости, отчеты ответственных лиц и т. д.).

В случае если денежные документы пришли в негодность либо выявлена их недостача, хищение, списание документов оформляется актом на списание. При этом необходимая информация для принятия руководством организации решения о списании денежных документов готовится комиссией с участием материально ответственных лиц (п. 65, 66 Инструкции N 133).

При использовании денежных документов в бухучете делаются следующие записи:

<*> Учитываются при налогообложении прибыли при списании на счет 90 (п. 1, подп. 2.2 ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — НК)).

<**> Не учитываются при налогообложении прибыли (подп. 1.3 ст. 131 НК).