Документационное обеспечение управления

• 1. Роль секретаря в структуре управления
• 2. Организация структуры службы ДОУ
• 3. Характеристика организационно-распорядительной документации
• 3.1 Организационные документы
• 3.2 Распорядительные документы
• 3.3 Информационно-справочные документы
• 3.4 Общие требования к оформлению документов
• 4. Документооборот организации
• 4.1 Организация документооборота
• 4.2 Организация доставки документов
• 4.3 Регистрация документов
• 4.4 Прием, обработка и распределение поступающих документов
• 4.5 Организация обработки и передачи отправляемых документов
• 4.6 Организация документов в делопроизводстве
• 4.7 Составление номенклатур дел
• 4.8 Формирование и оформление дел
• 5. Современные информационные технологии в организации доу
• 5.1 Техническое обеспечение
• 5.2 Программное обеспечение
• Используемая литература

1. Роль секретаря в структуре управления

Делопроизводство является составной частью управления. Работники сферы управления от 30% до 65% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, в которой бумага «дозревают», а современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:

оперативность;

современное техническое оснащение;

целесообразность всех делопроизводственных операций;

умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.

На предприятии должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними. Этот порядок может быть закреплен в инструкции по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей практических занятий и т. д.

образцы оформленных по стандарту документов с указанием имен файлов при этом на компьютерах работников должны быть установлены бланки различных документов предприятия с примерами их заполнения;

порядок составления документов, который предусматривал бы, что на каждом ПК для работы над текущими документами выделяется заранее определенная папка. Это необходимо, когда во время отсутствия работника нужно срочно найти файл;

НД предприятия и порядок ее составления утверждения и пересмотра;

правила хранения файлов;

сроки хранения документов и файлов;

порядок регистрации документов;

правила работы с версиями документа, по которому бы все файлы с предыдущими

версиями уничтожались бы, и оставлялся на хранение файл с последним подписанным вариантом документа;

сроки, порядок и ответственных за рассылку документов;

правила формирования и оформления дел;

порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо изъятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием номера документа, ФИО сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

порядок уничтожения документов после рассмотрения их экспертной комиссией;

порядок уничтожения файлов. Совершенствование делопроизводства можно начать с внутренних документов.

Необходимо использовать возможности компьютерной сети предприятия и активнее избавляться там, где это возможно от традиционных документов, заменяя их электронными. Эффективность такой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать их на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов, внутри предприятия экономится бумага. Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах. Очень большую роль играет ПК. Из этого можно сделать вывод, что основной задачей и функцией секретаря является документационное и информационное обеспечение деятельности любого нами управления, учреждения или организации.

Должностные обязанности секретаря:

Соблюдает Конституцию РФ, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты РФ, Устав, законы и иные нормативные правовые акты Нижегородской области и обеспечивает их исполнение.

Обеспечивает работу приемной министерства.

Осуществляет обеспечение деятельности директора министерства.

Осуществляет организацию встреч и приема директором министерства работников системы образования, представители иных организаций, граждан РФ, иностранных граждан, лиц без гражданства.

Осуществляет прием телеграмм, телефонограмм, факсимильных сообщений на имя директора министерства и его заместителей, их регистрацию и дальнейшее прохождение.

Осуществляет отправку телефонограмм, факсимильных сообщений по поручению директора министерства и его заместителей.

Регистрирует входящую и исходящую документацию, поступающую из органов законодательной, исполнительной власти РФ и Нижегородской области, ведет электронную базу данных документации.

Осуществляет контроль за сроками исполнения входящей документации, ведет работу с документами, находящимися на контроле.

Ведет делопроизводство по вопросам, относящимся к его компетенции.

Разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера и инструктивно-методических материалов по вопросам, относящимся к его компетенции.

Проводит прием граждан по личным вопросам.

Своевременно просматривает обращения граждан по курируемым вопросам.

Соблюдает ограничения, выполняет обязательства и требования к служебному поведению, не нарушает запреты, которые установлены Федеральным законом и иными нормативными правовыми актами РФ и Нижегородской области.

Осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения функций министерства.

2. Организация структуры службы ДОУ

Департамент образования Нижегородской области (далее — министерство) является правопреемником министерства образования и науки Нижегородской области; образовано в соответствии с Законом Нижегородской области от 09.04.2001 № 176-З «О Правительстве Нижегородской области», входит в систему органов исполнительной власти Нижегородской области и обеспечивает осуществление государственной политики в сфере образования, науки и молодежной политики. Министерство подчиняется Правительству Нижегородской области и несет перед ним ответственность за выполнение возложенных задач. В своей деятельности министерство руководствуется Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативными актами Нижегородской области, положением о министерстве образования Нижегородской области.

Согласно положению о министерстве образования, основными задачами министерства являются:

Осуществление государственной политики в сфере образования, науки и молодежных проблем, обеспечивающей сохранение единого образовательного пространства Нижегородской области, как части образовательного пространства Российской Федерации, и необходимые условия для реализации конституционных прав граждан России на получение образования и для удовлетворения потребностей области и общества в работниках квалифицированного труда.

Разработка и реализация научно-технической политики Нижегородской области.

Реализация кадровой политики в сфере образования, научной деятельности и молодежной политики.

Совершенствование организационно-экономического механизма функционирование сферы образования.

Координация деятельности по информатизации сферы образования.

Организация и развитие международного сотрудничества в сфере образования, науки, молодежной политики во взаимодействии с другими органами исполнительной власти области.

Выработка и реализация государственной молодежной политики в Нижегородской области.

Исходя из выше перечисленных задач, основными направлениями деятельности министерства являются:

дошкольное образование;

начальное, основное общее, среднее (полное) общее образование;

начальное профессиональное;

среднее профессиональное;

высшее профессиональное;

молодежная политика;

вопросы воспитания подрастающего поколения;

социальная защита детей — сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;

В соответствии с основными задачами министерство осуществляет следующие функции:

Разрабатывает и реализует концепцию развития системы образования области, а также региональную программу развития образования, координирует и контролирует в пределах своей компетенции ее выполнение.

Разрабатывает с участием органов исполнительной власти области, учреждений и организаций сферы образования, общественных объединений целевые, комплексные и межведомственные программы и проекты в сфере образования, науки и молодежной политики.

Организует работу по формированию целевых программ разработки и производства учебной техники, пособий и оборудования для образовательных учреждений, формирует программы научно-исследовательских работ в этой области и обеспечивает их реализацию.

Обеспечивает контроль за реализацией законодательства РФ в сфере образования в пределах, установленных действующим законодательством.

Осуществляет комплексный анализ и прогнозирование тенденций развития курируемых сфер.

Участие в создании государственных учреждений по распоряжению Правительства нижегородской области и осуществляет функции учредителя государственных учреждений (полностью или частично) на основании распоряжения Правительства Нижегородской области.

Участвует в изучении рынка труда и в разработке прогнозов подготовки специалистов.

Определяет с участием заинтересованных органов исполнительной власти области перечня профессий и специальностей, по которым ведутся профессиональное образование и профессиональная подготовка в образовательных учреждениях.

Координирует деятельность государственных образовательных учреждений по вопросам определения объемов и структуры подготовки специалистов.

Устанавливает для подведомственных образовательных учреждений ежегодно контрольные цифры приема всех категорий обучающихся.

Определяет в пределах своей компетенции перечень учебной и учебно-методической литературы для образовательных учреждений.

Разрабатывает и реализует совместно с государственными и иными учреждениями и организациями, профсоюзными органами, заинтересованными органами исполнительной власти области комплекс мер по охране труда, направленный на обеспечение здоровья и безопасных условий учебы и труда обучающихся, воспитанников и работников сфер образования, а также по их социальной защите.

Организует с участием заинтересованных органов исполнительной власти Нижегородской области на основе специальных педагогических программ и методик систему работы с детьми и подростками с девиантным поведением и отклонениями в физическом и умственном развитии для получения ими образования, коррекции нарушения развития и социальной адаптации.

Оказывает методическую помощь в содействии органов опеки и попечительства, ведет региональный учет детей, оставшихся без попечения родителей, осуществляет деятельность по подбору для усыновителей, ведет учет кандидатов в усыновлении из числа иностранных граждан.

Выступает заказчиком областных научно-технических программ, распределяет на конкурсной основе организациям и учреждениям заказы на реализацию научно-технических разработок, производственное освоение их результатов, организацию экспертизы, заключает контракты на выполнении этих работ.

Осуществляет лицензирование, аттестацию и государственную аккредитацию образовательных учреждений в соответствии с законодательством РФ.

Министерство образования является учредителем 95 образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, 18 учреждения дополнительного образования, в том числе НИРО, Центра инкубации наукоемких технологий и ряда других.

Деятельность министерства строится с учетом принципов государственной политики РФ в области образования в соответствии с областной программой социально-экономического развития региона, утвержденными областными межведомственными программами планом работы министерства по выполнению приоритетных направлений деятельности в соответствии с Законом РФ «Об образовании» .

3. Характеристика организационно-распорядительной документации

3.1 Организационные документы

Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо, прежде всего, его организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником, разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника. Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. Должностные инструкции доводятся до работников под расписку.

3.2 Распорядительные документы

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности. Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа. Дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины издания приказа.

Распорядительная часть содержит:

предписываемые распорядительные действия;

наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение

заданий;

срок исполнения приказа.

3.3 Информационно-справочные документы

Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации.

Служебные письма оформляются на бланках писем.

Телеграммы оформляются на специальных типографических бланках.

Международные телеграммы, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки.

Назначение и требование ГОСТа Р 6.30−2003;04−07

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановление, распоряжение, приказы, решение, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011−93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (200 000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дата документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — виза согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

3.4 Общие требования к оформлению документов

Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т. д.) составляются и оформляются структурными подразделениями департамента в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе и в IV разделе Инструкции.

Порядок подготовки проектов распорядительных документов Губернатора, Правительства, членов Правительства изложен в Регламенте Правительства Нижегородской области; правила оформления проектов распорядительных документов Губернатора, Правительства, членов Правительства, приказов министерства изложены в IV разделе Инструкции.

Служебные документы, как правило, оформляются на бланках утвержденного образца (кроме «внутренней» переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения.

Служебные документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора «Word для Windows» (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12−14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа. Текст должен быть выровнен по левой и правой границам текстового поля документа.

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:

20 — левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

20 — нижнее.

3. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм), А6 (105×148 мм).

1. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации.

2. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.

3. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право надписи.

5. Общий бланк, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.

6. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

7. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

4. Документооборот организации

4.1 Организация документооборота

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот министерства.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях министерства, должностными регламентами гражданских служащих министерства.

4.2 Организация доставки документов

Доставка документов в министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также в соответствии с графиком курьерских маршрутов.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

4.3 Регистрация документов

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое оно повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы министерства по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности, служебная переписка, обращения граждан и т. п.

Регистрация входящих документов, адресованных директору министерства, заместителям директора министерства и исходящих документов, подготовленных за подписями директора министерства, заместителями директора министерства осуществляется в общем отделе министерства.

Регистрация служебной корреспонденции осуществляется в автоматизированной базе данных «Служебная корреспонденция». Регистрация обращений граждан осуществляется с помощью журнала регистрации обращения граждан.

Моментом регистрации документа (в том числе и обращения граждан) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных о документе в автоматизированной системе и проставления на документе даты и регистрационного номера.

Регистрационный номер документа в министерстве состоит из индекса министерства по классификатору органов исполнительной власти, индекса структурного подразделения министерства, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера.

Исходя из информационных потребностей регистрационный номер может дополняться кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и знаком дефиса. Например: 404−01−52/134.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.

4.4 Прием, обработка и распределение поступающих документов

Документы, поступающие в министерство, проходят:

первичную обработку,

предварительное рассмотрение,

регистрацию,

рассмотрение руководством и передаются исполнителям.

документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложению). Перечень документов, не подлежащих регистрации в структурных подразделениях министерства, утверждается начальником структурного подразделения по согласованию с общим отделом.

Все конверты с поступившими в министерство документами вскрываются. Сотрудниками общего отдела проверяется:

правильность адресования;

целостность конвертов и другой упаковки;

наличие документов и указанных в них приложений;

наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, оттиска печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения.

Проверенные вложения — документы, отправленные из-за рубежа или на иностранном языке, а также с пометкой «Лично» передаются соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях:

если адрес отправителя указан только на конверте;

если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени;

если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

На всех входящих документах на правом нижнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа проставляется штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Документы, адресованные руководству министерства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в общем отделе, затем направляются руководству или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, и направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в министерстве распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в общий отдел, где содержание резолюции вносится в систему «Служебная корреспонденция», а документ под расписку передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается; руководителю, которому она адресована.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

4.5 Организация обработки и передачи отправляемых документов

Отправка документов из министерства осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также в соответствии с графиком курьерских маршрутов.

Отправка документов производится после регистрации исходящего документа, а также после занесения резолюций, наложенных директором министерства, заместителями директора министерства в систему «Служебная корреспонденция» с входящего документа.

При отправке корреспонденции общим отделом проверяется наличие:

Адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные организации);

даты регистрации и исходящего номера;

указанных в тексте приложений;

подписи на документе;

фамилии исполнителя с указанием номера его телефона.

Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются в общем отделе министерства к отправке:

в случае направления документа в один адрес — в трех экземплярах,

в случае направления документа несколькими адресатам — в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс два экземпляра или два экземпляра документа и список рассылки.

Экземпляр исходящего документа или его копия, остающийся в деле, должен быть завизирован.

Исходящие документы должны передаться исполнителями структурных подразделений министерства в общий отдел для отправки полностью оформленными:

с указанием почтового адреса или списка рассылки,

с подписями должностных лиц министерства,

со всеми имеющимися приложениями,

в необходимом количестве экземпляров.

Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения. При этом ответственность за нарушение сроков исполнения документов будет возложена на исполнителей документов.

Документы, требующие размножения, и переданные сотрудниками министерства в общий отдел со списком рассылки, направляются согласно разрешению на копирование в копировально-множительное бюро министерства.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется общим отделом министерства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725.

Обработка исходящей корреспонденции общим отделом министерства включает в себя:

сортировку корреспонденции;

адресование корреспонденции (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса);

вложение документов в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт);

заклеивание конвертов;

запись реквизитов документа в реестр;

взвешивание документов;

маркирование конвертов;

составление списка на заказную корреспонденцию;

сдачу в отделение связи;

подготовку контрольного пакета документов (при направлении документов во все муниципальные образования, муниципальные органы управления образованием, органы по делам молодежи, образовательные учреждения).

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Формирование пакетов документов для отправки в муниципальные образования, муниципальные органы управления образованием, органы по делам молодежи образовательные учреждения, осуществляющие в соответствии с графиком:

понедельник — образовательные учреждения, реализующие программы высшего профессионального образования (ВУЗы);

вторник — образовательные учреждения, реализующие программы среднего профессионального образования (СУЗы);

среда — муниципальные органы управления образованием (МОУО);

четверг — образовательные учреждения, реализующие программы начального и среднего профессионального образования (УНиСПО);

пятница — муниципальные образования, органы по делам молодежи.

структурные подразделения министерства должны передавать документы для отправки в названные организации в общий отдел не позднее 17.00 указанного дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ или начальника общего отдела.

Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительских документы и организационно-распорядительные документы.

Заказные письма сдаются на почту с формой 103 (далее — ф.103), которая составляется в двух экземплярах. В ф.103 указываются дата отправки, адрес, стоимость и род отправлений. Два экземпляра ф.103 передаются в почтовое отделение. Один экземпляр ф.103, возвращенный из почтового отделения, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд.

При отправке заказной и отправляемой службой фельдсвязи корреспонденции заполняются расписки и реестры.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам.

Телеграммы передаются сотрудниками общего отдела через четь абонентского телеграфирования в соответствии с инструкцией о порядке установления соединений и обработки сообщений на сети абонентского телеграфирования.

После отправки телеграммы, на телеграмме указывается дата, время отправки и порядковый номер.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

Телефонограммы готовятся структурными подразделениями министерства, подписываются директором министерства или заместителями директора министерства.

В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.

Телефонограммы должны быть зарегистрированы в структурном подразделении министерства, в котором она подготовлена.

После регистрации исполнитель передает телефонограмму адресатам. Переданная телефонограмма с пометкой о передаче подшивается в дело структурного подразделения министерства.

Телефонограммы, адресованные директору министерства, принимаются сотрудниками общего отдела, на которых данная обязанность возложена должностными регламентами, и незамедлительно докладываются после их приема директору или заместителям директора, в соответствии с распределением обязанностей, регистрируются в общем отделе в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства министерства.

4.6 Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа (далее — архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Нижегородской области и органов государственной власти Нижегородской области.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

4.7 Составление номенклатур дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описей дел по личному составу.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о министерстве, положениями о структурных подразделениях министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе министерства и его структурных подразделениях, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности министерства, их виды, состав и содержание.

В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 15) и сводная номенклатура дел министерства (приложение 16).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, при методической помощи архива и общего отдела, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в общий отдел.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в 6 месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в общий отдел министерства.

Сводная номенклатура дел составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива и лиц, ответственных за хранение документов в министерстве.

Сводная номенклатура дел министерства подписывается начальником общего отдела, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется — ЭК) архива, в который документы передаются на временное хранение, согласовывается с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области (далее именуется — ЭПМК), и утверждается директором министерства.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.

Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего отдела.

Второй используется в общем отделе в качестве рабочего.

Третий — применяется в архиве.

Четвертый — в комитете по делам архивов Нижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с архивным органом (комитетом по делам архивов Нижегородской области) в случае коренных изменений функций и структуры министерства.

4.8 Формирование и оформление дел

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в министерстве, как правило, децентрализовано, т. е. в структурных подразделениях министерства.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется общим отделом.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок деле проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т. д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера оп исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела:

протоколы и решения коллегии;

документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности, о командировании, о награждении, кадровые и др. группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с правовыми актами Нижегородской области.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 17); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 19); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти — министерство образования.

Нижегородской области;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования — Министерства образования Нижегородской области;

наименование структурного подразделения — записывается название

структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел министерства;

заголовок дела — переносится из номенклатуры дел министерства, согласованной с ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области;

дата дела — указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрация (составление) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрации, и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности министерства, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно» .

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5. Современные информационные технологии в организации доу

Современные информационные технологии — это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых, результатов.

Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. Кратким термином «офисный» (от англ. оffice — контора) обозначают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений. Офис — это помещение делового центра организации (фирмы, издательства и др.), однако функции офисных приложений отнюдь не ограничиваются простым деловым производством. С помощью этих программ можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:

Обработка различных текстовых документов, т. е. подготовка модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.;

Финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций и др.;

Электронная почта — рассылка текстовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;

Управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего графика каждого сотрудника, учет кадров);

Подготовка презентаций на разнообразные темы (рассказ о фирме и ее деятельности, научно-технические проекты и др.);

Ведение разнообразных баз данных и многое другое.

Рабочее место секретаря структурного подразделения или секретаря руководителя, связанных с обработкой больших массивов документационной информации должно быть и соответственно оснащено оргтехникой.