Документационное обеспечение управления

1. Документационное обеспечение управления

1.1 Понятие «делопроизводство»

1.2 Появление понятия «документационное обеспечение управления»

1.3. Способы документирования

1.4 Постановление: оформление и состав реквизитов

Заключение

Список использованных источников

Документация во все времена имела ценность как для личности, так и для государства. Носители и способы передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.

Следствием постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого исторического периода систему создания и использования документов.

Вопросы организации современного делопроизводства, требований к оформлению организационно-распорядительных документов, организации оперативного и архивного хранения документов довольно обстоятельно разработаны советским, а затем российским документоведением и архивоведением и используются в практике всех организаций, начиная от законодательных и правительственных органов и заканчивая коммерческими структурами и индивидуальными предпринимателями. Сокова А. Н. Идеальное делопроизводство// Секретарь-референт. — 2004. — № 11. — С.28

В данной контрольной работе будут раскрыты следующие вопросы:

1. Понятие «делопроизводство»

2. Появление понятия «документационное обеспечение управления».

3. Способы документирования (запечатления информации).

4. Постановление: оформление и состав реквизитов.

Теоретической базой при написании контрольной работы послужили учебные материалы отечественных авторов в области документационного обеспечения управления, таких как Кирсанова М. В., Басаков М. И., Кудряев В. А. и др., а также статьи журнала «Секретарь-референт».

1. Документационное обеспечение управления

1.1 Понятие «делопроизводство»

Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела». Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т. е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, — более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Сиганов Т. В. Делопроизводство и документооборот. — Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. — С. 5

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов.

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством.

Делопроизводство предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Делопроизводством называют деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учеб. пособие для вузов. — Ростов н/Д: Феникс, 2005. — С. 6

Делопроизводство — это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:

— оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

— создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);

— создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

— создание условий для хранения документов.

В делопроизводство входят прием, заполнение, оформление и отправка документов, контроль их движения и исполнения, при необходимости — обновление.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т. д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

— снизить стоимость делопроизводственных операций;

— улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

— обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

— использовать прогрессивные и производительные технические средства;

— обеспечить единство организационного и методического руководства. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — С. 9

1.2 Появление понятия «документационное обеспечение управления»

В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления».

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в употребление примерно с середины 1970;х гг., когда в сферу работы с документами начали внедряться средства вычислительной техники и появились новые информационные технологии. Целью нового термина являлось отражение применения современной технологии в процессах документирования информации и работы с документами. Несмотря на то, что был введен новый термин — «документационное обеспечение управления», старый — «делопроизводство» — не перестал использоваться.

Замены терминов не произошло, скорее всего, по следующим причинам:

— новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов, а его аббревиатура (ДОУ) не всем понятна и не уникальна (такую же аббревиатуру имеет словосочетание «дошкольное образовательное учреждение»);

— термин «делопроизводство» понятен всем и удобен в произношении.

Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Что же такое ДОУ в современном понимании? Прежде всего, это понятие охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации — научно-техническую, проектную, конструкторскую и т. п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» — реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т. п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.

С этим связана и вторая, главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством — оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М. В. Ларина, термин ДОУ характеризует «переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией», которое он понимает как «полноценную управленческую функцию организации». Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового.

В такой ситуации очень важно различать две стороны перехода к новым технологиям ДОУ — техническую и организационную. Первая из них охватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку и установку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодня информационные технологии достигли такого уровня развития, при котором эта сторона дела не вызывает принципиальных проблем. Конкретное решение определяется лишь финансовыми возможностями организации. Не составляет труда найти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии с пожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы.

Что касается организационной стороны, то здесь все далеко не так просто. Переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата. Носевич В. Л. Документационное обеспечение управления на заре нового века // Секретарь-референт. — 2002. — № 1. — С.4

1.3 Способы документирования

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией. .

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителяхдокументы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной

Важное значение при документировании имеют средства документирования — орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть:

— простые орудия (ручки, карандаши и др.);

— механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кинои видеотехника и др.);

— средства автоматизации — компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фотодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.

Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование. Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Фотокино-видеодокументирование. Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов — возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т. д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент — изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Документы на машинных носителях.

Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Кудряев В. А. Организация работы с документами. — М.: ИНФРА-М, 2003. — С. 54

1.4 Постановление: оформление и состав реквизитов

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты:

— Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального образования) (если организация имеет право на гербовый бланк);

— наименование вышестоящего органа;

— наименование организации-автора;

— название вида документа;

— дата и номер документа;

— место издания; заголовок к тексту;

— подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях — «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.

В констатирующей части указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, рассмотревшего документы (жалобу, поданную в порядке подчиненности), послужившие основанием для вынесения постановления, а также основные реквизиты (дата и номер) и краткое содержание вопросов, указанных в документах. Далее после слова «УСТАНОВИЛ:», напечатанного заглавными буквами по центру текста, с новой строки кратко излагаются доводы, обстоятельства, результаты проверки, другие факты, обосновывающие принятие решения.

В конце констатирующей части со ссылкой на изложенное приводится указание на подпункты, пункты, части и статьи федеральных законов (нормативных актов), содержащих предписания, являющиеся основанием для принятия решения.

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.

Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом:

«Совет директоров РЕШИЛ: …».

Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения. Постановления (решения) могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части. Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений). Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования. Лукьянчук У. Р. Делопроизводство. Конспект лекций. — М.: «Юрайт-Издат», 2007. — С. 36

Заключение

реквизит документирование архивный

Таким образом, можно сделать следующие выводы.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов.

Термин «документационное обеспечение управления» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования. При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы; при использовании звукозаписывающей техники — фоно- (или звуковые) документы; при применении киноили видеотехники создаются кинодокументы; с помощью компьютерной техники — письменные документы на бумажном или электронном носителе, а также документы на машинных носителях.

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти. Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального образования) (если организация имеет право на гербовый бланк); наименование вышестоящего органа; наименование организации-автора; название вида документа; дата и номер документа; место издания; заголовок к тексту; подпись руководителя коллегиального органа.

Список использованных источников

1) Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учеб. пособие для вузов / М. И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2005. 320 с.

2) Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие./ М. В. Кирсанова. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с.

3) Кудряев, В. А. Организация работы с документами./В. А. Кудряев. — М.: ИНФРА-М, 2003. — 575 с.

4) Лукьянчук, У. Р. Делопроизводство. Конспект лекций/ У. Р. Лукьянчук. — М.: «Юрайт-Издат», 2007. — 205 с.

5) Носевич, В. Л. Документационное обеспечение управления на заре нового века /В. Л. Носевич// Секретарь-референт. — 2002. — № 1. — С. 3 — 7.

6) Сиганов, Т. В. Делопроизводство и документооборот/ Т. В. Сиганов. — Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. — 71 с.

7) Сокова, А. Н. Идеальное делопроизводство/ А. Н. Сокова// Секретарь-референт. — 2004. — № 11. — С.28 — 33.