Изучение «Microsoft Excel»

Изучение «Microsoft Excel «

1. Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel.

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом.

Примечание. При открытии книги, созданной в более ранних версиях Microsoft Excel, Microsoft Excel 97 сохраняет листы макросов и листы диалога и преобразует листы модуля в модули проекта Visual Basic для книги. В Microsoft Excel 97 можно запускать и изменять макросы, написанные в Microsoft Excel 4.0 и листы диалога Microsoft Excel 5.0 и 7.0, а также можно добавлять новые листы макросов и листы диалогов, щелкнув правой кнопкой мыши ярлычок листа и выбрав команду Вставить в контекстном меню. Однако рекомендуется создавать новые макросы и окна диалога в редактора Visual Basic. Чтобы просмотреть и изменить преобразованные листы модуля Visual Basic или создать новые макросы или окна диалога, установите указатель на пункт Макрос в меню Сервис и выберите команду Редактор Visual Basic.

2. Панели инструментов.

Панели инструментов позволяют упорядочить команды Microsoft Excel так, чтобы их было легко найти и использовать. Панели инструментов можно настраивать: добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов. В предыдущих версиях Microsoft Excel панели инструментов могли содержать только кнопки. Теперь они могут содержать кнопки и/или меню.

Главное меню — это специальная панель инструментов, расположенная в верхней части экрана, которая содержит такие меню, как Файл, Правка и Вид. По умолчанию главное меню содержит команды, предназначенные для работы с листами. При работе с листом диаграммы или внедренной диаграммой вместо него отображается главное меню диаграмм. Настройка главного меню осуществляется точно так же, как и любой другой встроенной панели инструментов, например, в главное меню можно добавлять и удалять кнопки и меню.

При выборе меню отображается список команд. Рядом с некоторыми командами отображаются соответствующие им значки. Чтобы упростить доступ к команде, создайте для нее кнопку (с тем же значком), перетащив ее на панель инструментов при открытом диалоговом окне Настройка.

При выходе из Microsoft Excel изменения, внесенные пользователем в меню и встроенные панели инструментов, панели инструментов, созданные пользователем, а также отображаемые на момент выхода из приложения панели инструментов сохраняются в файле настроек панелей инструментов папки Windows. Этот файл имеет имя имяпользователя8. xlb, где имяпользователя представляет собой имя регистрации пользователя в Windows или в сети. Если компьютер не подключен к сети или его настройки таковы, что при входе в систему не требуется имя пользователя, файл настроек имеет имя excel8.xlb. Сохраненная в этом файле конфигурация панели инструментов используется по умолчанию при каждом запуске Microsoft Excel. При частом использовании определенного набора панелей инструментов целесообразно сохранить требуемую конфигурацию в отдельном файле настроек, что избавит от необходимости каждый раз выполнять соответствующую настройку.

Созданные или настроенные панели инструментов могут быть использованы для любых книг в системе пользователя. Чтобы пользовательская панель инструментов всегда использовалась с определенной книгой, следует вложить эту панель в книгу Excel.

3. Ввод формулы.

1 Укажите ячейку, в которую необходимо ввести формулу.

2 Введите = (знак равенства).

Если нажать кнопку «Изменить формулу» или «Вставка функции», автоматически вставляется знак равенства.

3 Введите формулу.

4 Нажмите клавишу ENTER.

• Одну и ту же формулу можно ввести сразу в несколько ячеек. Для этого необходимо выделить ячейки, ввести формулу, а затем нажать клавиши CTRL+ENTER.

• Путем вставки скопированной формулы можно ввести формулу сразу в несколько ячеек. Для получения дополнительных сведений по копированию формулы нажмите кнопку.

4. Создание диаграммы.

В Microsoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграммы. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма может также использовать данные сводной таблицы.

Создание диаграммы.

Можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы.

1 Выделите ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме.

Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также содержащие их ячейки.

2 Нажмите кнопку Мастер диаграмм.

3 Следуйте инструкциям мастера.

5. Пример расчетов в Microsoft Excel.

АМОРУВ.

Если на листе присутствуют многоуровневые названия строк или столбцов, то их также можно отразить на диаграмме. При создании диаграммы выделите названия строк и столбцов для каждого уровня. Чтобы при добавлении данных в диаграмму была сохранена заданная иерархия, измените диапазон ячеек, использованных при создании диаграммы.

Возвращает величину амортизации для каждого периода. Эта функция предназначена для французской системы бухгалтерского учета. Если имущество приобретается в середине бухгалтерского периода, то учитывается пропорционально распределенная амортизация.

Если эта функция недоступна, следует установить надстройку Пакет Анализа, а затем подключить его с помощью команды Надстройки… меню Сервис.

Инструкции.

Синтаксис.

АМОРУВ (стоимость;дата_приобретения;первый_период; остаточная_стоимость;период;ставка;

базис).

Стоимость — это стоимость имущества.

Дата_приобретения — это дата приобретения имущества.

Первый_период — это дата окончания первого периода.

Остаточная_стоимость — это остаточная стоимость имущества в конце периода амортизации.

Период — это период.

Ставка — это процентная ставка амортизации.

Базис — это используемый способ вычисления дат.

Базис Система дат.

0.360 дней (метод NASD).

1.Фактический.

3.365 дней в году.

4.360 дней в году (Европейский метод).

Пример

Предположим, что оборудование было куплено 19 августа 1993 года за 2 400 руб. и имеет остаточную стоимость 300 руб. при 15 процентов амортизации. Первый период кончается 31 декабря 1993 года.

АМОРУВ (2400;34 199;34334;300;1;0,15;1) равняется 360 руб. — амортизация за первый период.