Действует ли лимит расчетов наличными? Можно ли перечислять суммы под отчет на зарплатную карту, а не на корпоративную? Как поступить, если нет заявления от работника на выдачу средств под отчет? Можно ли выдать деньги работнику повторно, если он не отчитался по предыдущему подотчету? Корпоративные банковские карты — это карты, открытые на конкретных работников к расчетному счету организации или к специально открытому карточному счету. Использование корпоративных банковских карт для хозяйственных нужд ОАО «ГРПЗ» имеет ряд преимуществ: это, например, и круглосуточный доступ к счету, и уменьшение рисков потери или кражи наличных денежных средств, и уменьшение объема документации, так как не нужно оформлять выдачу денег под отчет и заполнять кассовые документы, и возможность контролировать расходы с помощью СМС-оповещения.Для расчетов посредством корпоративных карт открыты специальные счета.
ОАО «ГРПЗ». Так как выпуск корпоративных карт к расчетному счету организации предоставляет держателю карты доступ к средствам ОАО «ГРПЗ», что может быть небезопасно, особенно если по счету проходят крупные суммы. Денежные средства, находящиеся на корпоративной карте, не являются деньгами, которые получил работник. Лишь снятие денег работником либо проведение платежа будет означать, что деньги выданы работнику под отчет и за них нужно отчитаться. При заполнении авансового отчета в строке «Получен аванс» работник указывает сумму, которую снял с карты либо потратил, рассчитываясь с помощью карты. Ту же сумму нужно проставляет в строке «Израсходовано» .На предприятии разработано положение (приказ) о правилах использования корпоративных карт, в котором предусмотрено, на какие цели могут быть использованы денежные средства с карт, в какой срок работник должен отчитаться по средствам, потраченным с помощью карты или снятым с нее. А также разработан регистр с перечнем номеров карт, держателей, дат выдачи и возвратов карт с подписью лица, ответственного за его ведение. При этом ОАО «ГРПЗ» уведомило налоговую инспекцию и внебюджетные фонды об открытии счетов. При этом счетом признан расчетный (текущий) счет и иной счет в банке, открытый на основании договора банковского счета, на который зачисляются и с которого могут расходоваться денежные средства организаций. Поскольку корпоративные карты — это банковские карты, которые привязаны к расчетному счету, о его открытии сообщено, так как для выпуска карт открывался новый счет. Уведомлены налоговики и внебюджетные фонды в течение семи рабочих дней после открытия счета. О выпуске карт не сообщалось в инспекцию и фонды не надо, поскольку все держатели карт пользуются одним и тем же счетом, принадлежащим организации. Нужно ли заявление о выдаче денег под отчетна каждый факт использования корпоративной карты? Расчетный счет, к которому открыты корпоративные карты, принадлежит организации, и лишь при снятии денег с карты либо при осуществлении платежа посредством карты деньгами пользуется работник. В Положении о порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что для составления расходного кассового ордера при выдаче денег под отчет необходимо заявление от подотчетного лица. В нем указаны срок и сумма, на который выданы денежные средства, заверенные подписью руководителя.
В отношении безналичных перечислений составление заявления данным положением и иными актами законодательства не предусмотрено. Какими являются расчеты с подотчетными лицами через корпоративные карты: наличными или безналичными? Согласно п. 1.5 Положения об эмиссии банковских карт банковские карты (расчетная (дебетовая), кредитная и предоплаченная) являются электронным средством платежа. А электронное средство платежа — это средство и (или) способ, позволяющие клиенту оператора по переводу денежных средств осуществлять перевод денежных средств в рамках безналичных расчетов с использованием в том числе платежных карт. Иными словами, расчеты с подотчетными лицами через корпоративные карты признаются безналичными. Соответственно, правила наличных расчетов к ним не применяются, значит, нет необходимости составлять заявление и визировать его у руководителя на каждое использование карты. При этом для контроля расходов, осуществляемых с помощью корпоративной карты, сумма расходов ограничена лимитом, установленным к карте. По общему правилу подотчетные лица отчитываются не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, на который ими получены наличные деньги под отчет. Отчитывается подотчетник путем предъявления авансового отчета с приложением подтверждающих документов. Однако расчеты с помощью пластиковых карт не приравниваются к выдаче наличных денежных средств, а признаются безналичными расчетами. Поэтому данный срок в три рабочих дня в случае использования корпоративных карт не действует.
Кроме того, за нарушение срока предоставления авансового отчета подотчетным лицом административной ответственности не предусмотрено. В случае выдачи денег под отчет лицу, не отчитавшемуся по полученным ранее авансам, нарушается порядок выдачи наличных денежных средств (а не порядок ведения кассовых операций), за что административная ответственность не установлена. Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Однако данное правило распространяется только на получение работником наличных денег. А расчеты посредством корпоративных карт, не приравнены к расчетам наличными, а признаются безналичными, поэтому названное правило к ним не применяется. Следовательно, если даже работник не отчитался по сумме, потраченной с помощью корпоративной карты, он вправе снова воспользоваться картой. Согласно НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы физического лица, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло. На практике налоговые органы пытаются переквалифицировать не возвращенные и не использованные в срок работниками подотчетные суммы в налогооблагаемый доход этих работников. Однако нужно учитывать, что денежные средства, которые выдаются работнику под отчет, являются денежными средствами организации.
Работник должен либо потратить их на цели, на которые они ему выданы, либо вернуть в кассу предприятия. По израсходованным суммам подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Если работник не отчитался по подотчетным средствам, то у него возникает обязанность по погашению долга перед организацией. До тех пор пока у работника существует обязательство по погашению долга, работник не получает никакой экономической выгоды, так как не вправе распоряжаться данными средствами по своему усмотрению. Организация должна принять все меры по взысканию данной задолженности. Работодатель с согласия работника (ст. 248 ТК РФ) может принять решение об удержании из заработной платы работника суммы для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса. Это можно сделать не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, в размере не более 20% (ст. ст. 137, 138 ТК РФ).При несогласии работника с наличием задолженности по подотчетным средствам, как и при пропуске сроков для принятия решения об удержании, взыскать с работника сумму невозвращенного аванса можно в судебном порядке.
В течение года работодатель в соответствии со ст. 392 ТК РФ вправе обратиться в суд с требованием о возмещении причиненных работником убытков (возврата долга).Если и через суд не удастся вернуть свои деньги, то по истечении трехлетнего срока исковой давности числящаяся дебиторская задолженность признается безнадежной к взысканию и списывается в налоговом и бухгалтерском учете в состав расходов. Сделать это следует в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности Списание задолженности работника будет означать прекращение его обязательств перед организацией по возврату денежных средств, значит, на дату списания задолженности у него и возникнет налогооблагаемый доход. Задолженность работника может быть погашена досрочно, если организация примет решение простить работнику долг. Тогда на дату прощения долга работник получит право распоряжаться денежными средствами и у него возникнет налогооблагаемый доход. Таким образом, до тех пор пока есть вероятность того, что работник отчитается, существует возможность удержания неиспользованных сумм (поскольку не истек срок исковой давности), выданные денежные средства не должны признаваться экономической выгодой работника. Указанием Банка России от 20.
06.2007 N 1843-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. в рамках одного договора. Однако использование корпоративной банковской карты — это безналичный расчет. Значит, сумма платежа может превышать 100 000 руб., если работник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты. При этом нужно понимать, что снятие наличных денег работником через банкомат означает получение денежных средств под отчет физическим лицом. И поскольку в таком случае подотчетник осуществляет дальнейшие платежи от лица организации, данные наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита. Штраф за нарушение лимита расчетов для организации составляет от 40 000 до 50 000 руб. Кроме того, оштрафован может быть и руководитель организации на основании ст. 15.1 КоАП РФ — на сумму от 4000 до 5000 руб.
Заключение
.
В результате проделанной работы по учету расчетов с подотчетными лицами, можно сделать вывод, что учет расходов с подотчетными лицами в ОАО «ГРПЗ» производится законно и качественно. При расчетах с подотчетными лицами может быть как дебиторская задолженность, так и кредиторская задолженность. Это связано с тем, что сотрудник может брать денежные средства в подотчет перед осуществлением тех или иных расходов или не брать, а произвести расходы за счет собственных средств, далее отчитаться за расходы как перерасход и организация в обязательном порядке, если это расходы обоснованные должна возместить понесенные расходы сотруднику. Размер и срок выдачи денежных средств в подотчет определяется действующим законодательством, а также в обязательном порядке прописывается в приказе об учетной политике организации. Таким образом, цель работы и поставленные задачи достигнуты. В настоящее время существует значительный риск в том, что если сотрудник принят на работу и по какой-то причине при получении денежных средств подотчет не заключил договор о индивидуальной материальной ответственности, то он не чувствует той ответственности за вверенные ему денежные средства. Участились также случай мошенничества при которых аудиторами выявляется подделка первичных документов о проделанных расходах. Особенно при следовании в долгосрочные командировки. Зато на пользу сыграло принятие мер по урегулированию расчетов по расчетам закупок по договорам, денежные средства на осуществление расчетов по договорам минимизировались через расчет с подотчетными лицами. Что говорит о том, что законодательство ужесточило контроль по исполнению договоров и контрактов при этом минимизировав случаи мошенничества на данном виде расходов. При использовании корпоративных карт для расчетов с подотчетными лицами организации нет необходимости уведомлять об этом налоговую инспекцию и фонды (если, конечно, речь не идет об открытии отдельных счетов для выпуска карты). В силу того что расчеты с подотчетными лицами посредством использования корпоративных карт являются безналичными, на них не распространяются правила наличных расчетов. Поэтому сотруднику нет необходимости визировать у руководителя заявление на использование карты (каждый раз, когда возникает необходимость оплатить ту или иную покупку в производственных целях) и отчитываться о потраченных суммах в течение трех дней, равно как и соблюдать лимит расчетов, установленный только в отношении наличности.
Если организация сочтет удобным перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты работников, она вправе использовать и такой вариант расчетов с подотчетными лицами. Список используемой литературы1. Гражданский кодекс Российской Федерации: [офиц.
текст]: по состоянию на 1 апреля 2015 г. Ч. 1, 2, 3. — М.: Омега, 2015. — 925 с.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации: [офиц.
текст]: по состоянию на 1 февраля 2016г: — М.: Проспект; Кно.
Рус, 2016. — 1054 с.
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушения: [офиц.
текст]: по состоянию на 1 февраля 2015г: — М.: Проспект; Кно.
Рус, 2015. — 544 с.
4. Об акционерных обществах: федеральный закон: [от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ] // Система «Консультант-плюс».
5. О бухгалтерском учете: федеральный закон: [от 06 декабря 2011 № 402-ФЗ] // Собрание законодательства Рос. Федерации. — 12 декабря 2011. — № 50. — ст. 7344.
6. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата РФ: [от 05 января 2004 № 1] // Система «Консультант-плюс».
7. О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций:
Указание Банка России: [11 марта 2014 № 3210-У] // Система «Консультант-плюс».
8. О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации: положение Центрального Банка: [от 12октября 2010 № 373-П] // Система «Консультант-плюс».
9. О рынке ценных бумаг: федеральный закон: [от 22 апреля 1996 № 39-ФЗ] // Система «Консультант-плюс».
10. Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина РФ: [от 29 июля 1998 г. № 34н] // Справочно-правовая система «Гарант».
11. Любушин Н. П. Анализ фининансово-экономической деятельности предприятия. Учебник — М.:ЮНИТА-ДАНА, 2000. — 113 с.
12. Янкин В. Г. Финансово-хозяйственная деятельность предприятия: Методика анализа — М: Финансы и статистика, 1986 — 264 с.
13. Ковалев В. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. / В. В. Ковалев, О. Н. Волков — М.: ПБОЮЛ Гриженко Е. М., 2013 — 424 с.
14. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет. / Н. П. Кондраков — М.: ИНФРА-М, 2012 — 640с.
15. Баканов М. И, Шеремет А. Д, Теория экономического анализа: Учебник. — М.: «Финансы и статистика», 2001, 654 с.
