Анализ постановки документационного обеспечения управления учреждения, организации и направления его совершенствования (на примере конкретного государственного учреждения, организации)

д.Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Документы более позднего периода создания располагаются в деле после документов, созданных ранее. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Переписка в Департаменте группируется за период календарного года, по наименованию вопроса и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Указания руководства по исполнению документа, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело. Дела со дня их заведения до передачи в Архив или на уничтожение хранятся в Департаменте и его структурных подразделениях. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого зарегистрированного (исполненного) документа. Руководители структурных подразделений и ответственный за делопроизводство сотрудник обеспечивают сохранность документов и дел. Дела Департамента размещаются в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т. п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, при реорганизации и ликвидации исполнительного органа-структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения директора Департамента. Выдача дел иным государственным органам и организациям осуществляется на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Департамента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

3.3.

3. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в Архив.

Экспертизе ценности подлежат все документы Департамента и его структурных подразделений независимо от видов носителей и способов записи. Экспертиза ценности документов в Департаменте (структурном подразделении) проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче в Архив Правительства (далее — Архив);в Архиве — в процессе подготовки сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу. В Департаменте и исполнительном органе-структурном подразделении для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия. Экспертная комиссия при структурном подразделении создается в том случае, если подразделение создает в своей деятельности документы Архивного фонда. ЭК является совещательным органом при директоре Департамента или руководителе исполнительного органа-структурного подразделения, создается приказом директора Департамента или начальника Управления, действует на основании положения, согласованного с ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе. (Приложение 12) Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в Департаменте работниками, ответственными за ведение делопроизводства. Полное оформление дела предусматривает: — подшивку или переплет документов дела;

листов в деле и составление листа-заверителя дела (Приложение № 4)составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; (Приложение № 5).оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (Приложение 6), временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение № 7) и дел по личному составу (Приложение № 8), а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (Приложение № 9).Дела передаются в Архив по описям, составленным в структурных подразделениях Департамента. Опись дел, документов — справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Департамента, служат основой для подготовки сводной описи дел Департамента, которую готовит Архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственное казенное учреждение «Архив города Севастополя».Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Департамента. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел Департамента, принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается директором Департамента и передается вместе с описью дел в Архив. К описи дел составляется предисловие, в котором излагаются:

краткая история исполнительного органа и его структурных подразделений;

состав и содержание документов описи;

особенности формирования, описания и систематизации дел. Департамент является организацией — источником комплектования госархива города Севастополя, егофондообразователем. Его документы, включенные в состав Архивного фонда города Севастополя, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации и поступившие в Архив, образуют самостоятельный фонд. Историческая справка к фонду, обязательная в качестве приложения к описям дел, составляется в Департаменте. Историческая справка подписывается директором Департамента и составляется в двух экземплярах, один — хранится в деле фонда в Архиве, второй — передается в госархив города Севастополя. Изменения, происходящие в наименовании, функциях Департамента, фиксируются в дополнении к исторической справке. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях исполнительного органа Департаменте составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Служба делопроизводства Департамента составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение № 9). До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение дел запрещается. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренных для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт. Результаты научно-технической обработки документов рассматриваются на заседании Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее — ЦЭПК) Управления архивным делом в городе Севастополе.

Состав комиссии, положение и регламент утверждается директором Департамента. (Приложение 10) Центральная экспертно-проверочная комиссия (далее — ЦЭПК) Управления архивным делом в городе Севастополе (далее — Управление) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение и решение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда города Севастополя, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации (далее — Архивный фонд города Севастополя), комплектованием Государственного казенного учреждения Архив города Севастополя (далее — ГКУ Архив города Севастополя), определением в составе Архивного фонда города Севастополя уникальных и особо ценных документов, проведением экспертизы ценности документов временного хранения, в том числе по личному составу, и комплектованием ими ГКУ Архив города Севастополя. ЦЭПК Управления осуществляет научно-методическое руководство и координацию деятельности центральных экспертных и экспертных комиссий организаций, находящихся на территории города Севастополя. Решения ЦЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЦЭПК начальником Управления и являются обязательными для исполнения Управлением, ГКУ Архив города Севастополя, органами государственной власти, местного самоуправления, организациями, учреждениями и предприятиями города Севастополя. Состав ЦЭПК утверждается начальником Управления. В состав ЦЭПК входят: председатель ЦЭПК, заместитель председателя, секретарь, заместитель секретаря, члены ЦЭПК из числа специалистов Управления, ГКУ Архив города Севастополя, представители Департамента (по согласованию с директором).Анализ организации документооборота в Департаменте показал, что работа с документами охватывает все этапы делопроизводства от поступления документа или его создания до передачи на архивное хранение. Служба делопроизводства принимает входящие документы, готовит проекты и подает их на рассмотрение директору Департамента, затем после подписания доводит их до исполнителей. Секретарем и помощником-референтом ведется также работа с исходящими документами, их регистрация, отправка. Внутренняя документация Департамента регистрируется также службой делопроизводства (служебные, докладные записки, письма, проекты распорядительных документов).Контроль за исполнением документов в структурных подразделениях Департамента ведется службой делопроизводства, общий контроль за исполнением контрольных документов осуществляет отдел обращений граждан Правительства Севастополя.

Секретарь директора Департамента осуществляет рассылку и выдачу копий документов. Службой делопроизводства ведется контроль за подготовкой документов структурных подразделений на архивное хранение. Т.к. структурные подразделения архивных документы хранят по месту их создания, то в Департаменте хранятся только документы Департамента. Формирование и учет документов в текущем делопроизводстве осуществляется на основании номенклатуры Департамента. В обязанности службы делопроизводства входит подготовка сводной номенклатуры дел Департамента.

Заключение

.

В ходе проведения исследования службы делопроизводства Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя были выявлены основные направления деятельности структурного подразделения Правительства. Управление документопотоком в Департаменте аппарата Губернатора и Правительства Севастополя можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения ее до исполнителя. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Информация, используемая в управлении Департамента, фиксируется в документах, являющихся носителями информации. Чтобы установить единый порядок — единые требования управления информацией разработана инструкция по делопроизводству в Правительстве Севастопоял. Порядок управления документами закрепляется инструкцией по делопроизводству и доводится до сотрудников. Инструкция по делопроизводству является основным нормативно-методическим документов, устанавливающим и определяющим единый порядок создания, оформления документов и работы с ними в Правительстве Севастополя. Были достигнуты цели, поставленные в начале исследования данной темы:

1. Систематизированы знания нормативно-правового и нормативно-методического обеспечения делопроизводства в КФХ.

2. Проведена систематизация теоретических знаний по исследуемой проблеме за счет поиска новых источников, инновационных подходов и моделей в практике работы Департамента. Обобщены знания по подготовке передачи документов в ведомственный архив.

3. Рассмотрены задачи, функции службы делопроизводства Департамента и порядок должностных действий. К положительным сторонам работы службы делопроизводства можно отнести четкую организацию работы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, это обусловлено тем, что в некоторых случаях невозможно или сложно осуществить бездокументный обмен информацией с многочисленными структурными подразделениями и подведомственными организациями. Всесторонний анализ Инструкции по делопроизводству показал, что она соответствует нормативной правовой базе по делопроизводству Российской Федерации. Примеры, приводимые в инструкции (названия должностей, структурных подразделений, сокращения, выписки из текстов) соответствуют современным действующим нормам оформления организационно-распорядительных и организационных документов. Механизация и автоматизация делопроизводственных процессов в Департаменте позволяет рационально организовать делопроизводство, повысить производительность и удешевить управленческий труд. К минусам в работе службы делопроизводства Департамента мы отнесем отсутствие нормативных разработок по взаимодействию структурных подразделений между собой. Не отраженную в Инструкции по делопроизводству работу по согласованию документированной информации, затрагивающей вопросы деятельности других структурных подразделений Департамента и Правительства Севастополя. Таким образом, на примере Департамента возможно практическое выявление недостатков в работе всего Правительства и его структурных подразделений, выбор того или иного механизма их решения. Необходимо отметить, что система совершенствованияделопроизводства Департамента и Правительстваво много зависит не от самих работников, а от типа управленческой структуры, масштабов деятельности Правительства, его технических и финансовых возможностей. Внедрению единой налаженной системы делопроизводства должен предшествовать этап обследования и рационализации делопроизводства., где предварительно будут четко разделены функции и задания между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, определено, какие информационные процессы станут безбумажными, и проведен тщательный анализ документооборота. Проведенный анализ системы управления нормативно-методического обеспечения документирования Департамента направлен на обеспечение широкого доступа к документной информации, правильного формирования дел, обеспечения сохранности документов и информации, усовершенствование управленческих информационных ресурсов. Улучшение системы документооборота в Департаменте является способом реализации действующего законодательства в области делопроизводственного обеспечения. Устранение недостатков следует осуществлять поэтапно:

проводить разработку документов направленных на совершенствование управленческих функций;

— обновлять, дорабатывать существующую документальную базу с учетом изменений и дополнений в законодательстве России;

— внедрять комплекс организационных, научно-методических и технологических мер направленных на работу Департаментаи каждого его сотрудника;

— обеспечивать совершенную взаимосвязанную работу информационных технологий в работе с документами;

— использовать компьютерные технологии в создании, формировании и хранении документов. Список источников и литературы.

Источники опубликованные1. Федеральный конституционный закон от 21.

03.2014 № 6 «О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов — Республики Крым и города Федерального значения Севастополя», одобрен Государственной думой 20.

03.2014, одобрен Советом Федерации 21.

03.2014.

2.Федеральный закон РФ от 27.

07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006, № 165.

3. Федеральный закон от 27.

07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».

4. Федеральный закон от 10.

01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.

11.2007)// Российская газета 2007, № 12. 5. Федеральный закон от 02.

05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

6. Распоряжение Правительства РФ от 12.

02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http:www.archives.ru/.

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 23.

01.2015 № 45 «О признании утратившими силу постановления Правительства Российской Федерации от 15.

04.2005 № 221″. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.

07.2014 № 234.

8. Закон города Севастополя № 5-ЗС от 30.

04.2014 «О Правительстве Севастополя», принят законодательным Собранием города Севастополя 30.

04.2014, опубликован в газете «Севастопольские известия» от 30.

04.2014 № 35-а. Электронный ресурс URL:

http://sevzakon.ru/view/laws/bank/aprel_2014/o_pravitelstve_sevastopolya/9. Закон города Севастополя от 24.

07.2014 № 38-ЗС «О внесении изменений в Закон города Севастополя № 5-ЗС от 30.

04.2014 «О Правительстве Севастополя», принят Законодательным Собранием города Севастополя 22.

07.2014.

10. Закон города Севастополя от 03.

06.2014 № 18-ЗС «О реестре должностей государственной гражданской службе города Севастополя», принят Законодательным Собранием города Севастополя 29.

05.2014.

Электронный ресурс URL:

http://rg.ru/2014/06/10/sevastopol-zakon18-reg-dok.html11. Указ Губернатора Севастополя от 28.

11.2014 № 79 «Об утверждении структуры Правительства Севастополя».

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.

06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», опубликовано в Российской газете — Федеральный выпуск № 4937 (113) от 24.

06.2009.

13. Инструкция о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации, утверждена приказом Генпрокуратуры России от 30.

01.2013 № 45 (ред. от 09.

12.2015).

14.ГОСТ 7.

0.8. -2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения», утвержден Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии от 17.

10.2013 № 1185-ст.

15.ГОСТ Р. 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принят и введен в действие постановлением госстандарта РФ от 03.

03.2003 № 65-ст.Источники неопубликованные16. Постановление Правительства Севастополя от 30.

12.2015 № 1333-ПП «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя».

17. указом губернатора города Севастополя от 16.

06.2014 № 36 «Об образовании Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя"18. Положении о Департаменте утверждено. Изменения в Постановление Правительства Севастополя от 01.

02.2016 № 40-ПП «О внесении изменений в Постановление Правительства 16.

03.2015 № 161-ПП «Об утверждении Положения о Департаменте аппарата Губернатора и Правительства Севастополя» 19. Должностной регламент секретаря Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, утвержден приказом директора Департамента 04.

01.2015 № 15.

Литература

20. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение / В. И. Андреева. — М.: КНОРУС, 2010. — С. 101.

21. Белов А. Н., Белов А. А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. Изд. 6-е, перераб.

и дополн — М.: Изд-во Эксмо, 2008. — 560 с. — С.

9.

22. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред.

проф. образования // 3-е изд., испр. М.: Издательский центр «Академия», 2005. — С.

12.23. Полоса Е. Контроль исполнения документов — организация работы.// Электронный журнал delo-ved.ru Режим доступа.

http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/kontrol-ispolneniya-dokumentov-organizasiya-raboty.html.

24. Соколова О. В. Настольная книга офис-менеджера. — СПб.: Питер, 2006. — 160 с.: ил. — (Серия «Современный офис-менеджмент»). — С. 134. Приложение 1ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯДепартамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ г. Севастополь.

УТВЕРЖДАЮДиректор Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя__________________ О.Ю.Росляков"____"___________________2015 г. на __________ год.

Индекс дела.

Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню.

Примечание1 234 503−01Указы и распоряжения Губернатора Севастополя (копии)ДМНст.1 бОтносящиеся к деятельности Департамента — пост.

03−02Постановления и распоряжения Правительства Севастополя (копии)ДМНст.5Относящиеся к деятельности Департамента — пост.

03−03Отдельные поручения Правительства Севастополя и документы по их исполнению Пост.

ст.5По оперативным, непрофильным вопросам деятельности — 5л. ЭПК03−04Организационно-правовые документы Департамента (приказы, положения, постановления и др.)Пост.

ст. 50 а, 55 а, 5703−05Распоряжения директора Департамента по основным направлениям деятельности и документы по их исполнению.

Пост.

ст. 19 а1 234 503−06Приказы директора Департамента по основной деятельности.

Пост.

ст. 19 а03−07Приказы директора Департамента о приеме, переводе, увольнении75 летст. 19б03−08Приказы директора Департамента по отпускам5 летст. 19в03−09Приказы директора Департамента по командировкам5 летст. 19в03−10Отдельные поручения директора Департамента по основным направлениям деятельности.

Пост.

ст.503−11Протоколы — аппаратных совещанийв Департаментеоперативных совещаний в Департаменте5 лет ЭПКст.18 б5 летст. 18 г03−12Положение об экспертной комиссии Департамента, протоколы заседаний экспертной комиссии.

Пост.

ст. 18 д, 57 а03−13Годовой план-отчет работы экспертной комиссии5 летст. 290ст. 47 503−14Переписка Департамента с подведомственными организациями по основным вопросам деятельности5 лет ЭПКст. 3403−15Переписка с организациями, предприятиями города по основным вопросам деятельности5 лет ЭПКст. 351 234 503−16Журнал регистрации распоряжений директора Департамента.

Пост.

ст. 258 а03−17Журнал регистрации приказов директора Департамента по основной деятельности.

Пост.

ст. 258 а03−18Журнал регистрации приказов директора Департамента по личному составу75 летст. 258б03−19Журнал регистрации отдельных поручений директора Департамента по основным направлениям деятельности.

Пост.

ст. 258 а03−19Журнал учета документов с грифом ДСПДо минования надобности03−20Журнал регистрации входящих документов5 летст.

258 г03−21Журнал регистрации исходящих документов5 летст.

258 г03−22Журнал регистрации обращений граждан5 летст.

258 е03−23Номенклатура дел Департамента.

Пост.

ст. 200 аСтруктурных подразделений — до замены новыми и не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел.

Главный специалист М.И. Васильева10.

09.2015ОДОБРЕНО Протокол заседания ЭК Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя____________________№__________СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭПК Управления архивным деломв городе Севастополе ____________________№_________Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году в Департаменте аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

По срокам хранения.

ВсегоВ том числепереходящихс отметкой «ЭПК"1234.

Постоянного.

Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) Итого:

Главный специалист М.И. Васильева_______________Дата.

Приложение 2ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯДепартамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя ПРИКАЗ"___"__________ 201__г. №_____Приложение 3Форма листа согласования распорядительного документа.

ПОДГОТОВЛЕНО Директор Департамента … города Севастополя _________________ И. О. Фамилия «» ______________ 201 г. Постановление направлено в соответствии с перечнем (прилагается на отдельном листе) И.И.Иванов54−11−14СОГЛАСОВАНОЗаместитель Губернатора — Председателя Правительства Севастополя ________________ И.О.Фамилия" «_______________ 201 г. Исполняющий обязанности заместителя Губернатора — Председателя Правительства Севастополя ________________ И.О.Фамилия» «_______________ 201 г. Директор Департамента … города Севастополя_________________ И.О.Фамилия» «_______________ 201 г. Начальник Правового управления _________________И.О.Фамилия» «______________ 201 г. Приложение 4Форма листа-заверителя дела.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________В деле подшито и пронумеровано_______________________________ листов (цифрами и прописью).

с № ______________________ по № ________________________, в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________;пропущенные номера листов ________________________________________;+ листов внутренней описи __________________________________________Особенности физического состояния и формирования дела.

Номера листов12Наименование должностисотрудника Подпись Расшифровка подписи.

ДатаПриложение 5Форма внутренней описи документов дела.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов дела № ____________№ п/пРегистра-ционный индекс докумен-та.

Дата документа.

Заголовок документа.

Номера листов дела.

Приме-чание123 456.

Итого__________________________________________________ документов.(цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _________________________________.(цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю описьдокументов дела Подпись Расшифровка подписи.

ДатаПриложение 6Наименование Департамента.

УТВЕРЖДАЮДиректор Департаментаподпись расшифровка подписи.

ДатаФонд № _______ОПИСЬ №________дел постоянного храненияза _______ год№ п/пИндекс дела.

Заголовок дела.

Крайние даты.

Количество листов.

Примечание123 456.

Название раздела.

В данный раздел описи внесено______________________________ дел, (цифрами и прописью).

с № ______________________ по № ________________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________пропущенные номера: _______________________________________________Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписи.

Наименование должностируководителя архива (лица, ответственного за Архив) Подпись Расшифровка подписи.

СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Департаментаот_______________ № _____УТВЕРЖДЕНОПротокол ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополеот_______________ № _____Приложение 7Наименование Департамента.

УТВЕРЖДАЮДиректор Департаментаподпись расшифровка подписи.

ДатаФонд № _______ОПИСЬ №________дел временных (свыше 10 лет).

сроков храненияза _______ год№ п/пИндекс дела.

Заголовок дела.

Крайние даты.

Срок хранения.

Количество листов.

Примечание1 234 567 В данный раздел описи внесено ______________________________ дел, (цифрами и прописью).

с № ______________________ по № ________________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________пропущенные номера: _______________________________________________Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписи.

Наименование должностируководителя архива (лица, ответственного за Архив) Подпись Расшифровка подписи.

СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Департаментаот_______________ № _____Приложение 8Форма описи дел по личному составу.

Наименование Департамента.

УТВЕРЖДАЮДиректор Департаментаподпись расшифровка подписи.

ДатаФонд № _______ОПИСЬ №________дел по личному составуза _______ год№ п/пИндекс дела.

Заголовок дела.

Крайние даты.

Срок хранения.

Количество листов.

Примечание1 234 567 В данный раздел описи внесено ______________________________ дел, (цифрами и прописью).

с № ______________________ по № ________________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________пропущенные номера: _______________________________________________Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписи.

Наименование должностируководителя архива (лица, ответственного за Архив) Подпись Расшифровка подписи.

СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Департаментаот_______________ № _____СОГЛАСОВАНОПротокол ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополеот_______________ № _____Приложение 9Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Наименование Департамента.

УТВЕРЖДАЮРуководитель Департамента.

Подпись Расшифровка подписи.

Дата АКТ_____________ № _________о выделении к уничтожениюархивных документов, не подлежащиххранению.

На основании _________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) _______________________________________________________________отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _________________ (название фонда)№ п/пЗаголовок дела (групповой заголовок документов) Годы Номер описи*Номер ед.хр. по описи.

Количе-ствоед.

хр.Сроки хранения и номера статей по перечню.

Примечание12 345 678.

Итого ______________________________ ед. хр. за _________________ годы. (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены ЦЭПКУправления архивным делом в городе Севастополе (протокол от ________________ № ________).Наименование должностируководителя архива (лица, ответственного за Архив) Подпись Расшифровка подписи.

СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Департамента от ___________ № _____ Документы в количестве_______________________________________ ед.хр.: — на бумажном носителе весом ________________________________ кг сданына уничтожение;

— на электронном носителе сданы на уничтожение _______________________________________________________________________________________(способ уничтожения) Наименование должности сотрудника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи.

ДатаИзменения в учетные документы внесены. Наименование должности сотрудника.

Архива, внесшего измененияв учетные документы Подпись Расшифровка подписи.

ДатаПриложение 10ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯДепартамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя Р, А С ПО Р Я Ж Е Н И Е"____"__________2014 г. №_______Об утверждении состава Центральной экспертно-проверочной комиссии Управления архивным делом в городе Севастополе.

В соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.

10. 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации», Уставом г. Севастополя, Законом г. Севастополя № 5-ЗС от 30.

04.2014 г. «О Правительстве Севастополя», Законом г. Севастополя № 6-ЗС от 30.

04.2014 г. «О системе исполнительных органов государственной власти г. Севастополя», Положением об Управлении архивным делом в городе Севастополе1. Утвердить состав Центральной экспертно-проверочной комиссии Управления архивным делом в городе Севастополе согласно приложения.

2. Распоряжение вступает в силу со дня опубликования. Директор Департамента.

ФИОПриложение 11УТВЕРЖДАЮДиректор Департаментааппарата Губернатора и Правительства Севастополя_______________"____"___________20_____г. (дата)ПРОТОКОЛ № заседания экспертной комиссии"___"_____.20__ г. Севастополь.

Председатель ЭК_____________Секретарь ЭК________________Члены ЭК:___________________ ___________________ ___________________Повестка дня: Рассмотрение номенклатуры дел на 2016 год Управления__________Рассмотрение положения об архиве Управления. Рассмотрение положения об ЭК. СЛУШАЛИ:

Секретарь сообщила, что на рассмотрение экспертной комиссии Управления представлена номенклатура дел на 2016 год, положение об архиве, положение об ЭК. Номенклатура дел соответствует Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.

03.2015 № 526, зарегистрированных Министерством юстиции Российской Федерации от 07.

09.2015 № 38 830.

Сроки установлены в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 № 558.Положение об архиве разработано в соответствии с Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 18.

08.1992 № 176.Положение об экспертной комиссии соответствует Примерному положению о постоянно действующей экспертной комиссии государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 года № 2.Секретарь предложила согласовать номенклатуру дел на 2016 год, положение об архиве, положение об ЭК. РЕШИЛИ:

Согласовать номенклатуру дел на 2016 год, положение об архиве, положение об экспертной комиссии Управления. Представить номенклатуру дел на 2016 год, положение об архиве, положение об экспертной комиссии Управления на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии Управления архивным делом в городе Севастополе. Председатель ЭК _____________ ______________Секретарь ЭК _____________ ______Приложение 16ДЕПАРТАМЕНТ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВАул. Ленина, 2, г. Севастополь, 299 011, тел./факс (8692) 54−03−36, е-mail:dep-apparat@mail.ruП Р И К, А З_______________ № ________О создании экспертной комиссии В соответствии с Законом города Севастополя от 29.

05.2015 № 150-ЗС «Об архивном деле в городе Севастополе», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31.

03.2015 № 526,для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда города Севастополя, образующихся в процессе деятельности Правового управления Правительства Севастополя, приказываю:

Создать экспертную комиссию департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя. Утвердить положение об экспертной комиссии Правового управления Правительства Севастополя (приложение № 1). Утвердить состав экспертной комиссии Правового управления Правительства Севастополя (приложение № 2).Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя начальника Правового управления Правительства Севастополя Бакуту В. В. Директор Департамента ФИОПриложение № 1УТВЕРЖДЕНО приказом начальника директора Департаментаот «___» ____ 2015 № _____ПОЛОЖЕНИЕоб экспертной комиссии Департамента аппарата Губернатора иПравительства Севастополя1. Общие положения1.

1. Постоянно действующая экспертная комиссия Департамента (далее — ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда города Севастополя, образующихся в процессе деятельности Департамента. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при директоре Департамента.

1.2. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения директором Департамента. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Центральной экспертно-проверочной комиссией Управления архивным делом в городе Севастополе (далее — ЦЭПК).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации и города Севастополя об архивном деле, приказами директора Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и Управления архивным делом в городе Севастополе, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК Департамента.

1.4. ЭК возглавляется заместителем директора.

Департамента — начальником Управления, секретарем ЭК является лицо, ответственное за архив Департамента. Персональный состав ЭК назначается приказом Департаментаиз числа наиболее квалифицированных сотрудников Департамента, а также представителя Управления архивным делом в городе Севастополе (по согласованию).В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. Настоящее Положение разработано на основании Примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19.

01.1995 № 2.

2. Основные задачи ЭКОсновными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение документации.

3. Основные функции ЭКВ соответствии с возложенными на нее задачами, ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов Управления для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.2.

1. на утверждение ЦЭПК, а затем на утверждение директора Департамента: — описи дел постоянного хранения;

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, с отметкой «ЭПК» в перечне. 3.

2.2. на согласование ЦЭПК, а затем на утверждение директора Департамента: — номенклатуру дел Управления;

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

— положение об ЭК Департамента;

— положение об архиве Департамента.

3.3.

3. на рассмотрение ЦЭПК:

предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.____________________СОГЛАСОВАНОПротокол заседания ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе"___"________________ 2016 г. №___п.___Приложение № 2УТВЕРЖДЕНО приказом начальника Правового управления Правительства Севастополяот «___» ____ 2015 № _____СОСТАВэкспертной комиссии Правового управления Правительства Севастополя.

Председатель комиссии:

КАЛИНИЧЕНКОАнтон Андреевичначальник Правового управления Правительства Севастополя.

Секретарь комиссии:

КРИТСКАЯЮлия Валерьевнаглавный специалист отдела правовой экспертизы Правового управления Правительства Севастополя.

Члены комиссии:

БАКУТАВячеслав Владимировичзаместитель начальника Правового управления Правительства Севастополяпредставитель Управления архивным делом в городе Севастополе (по согласованию) Главный специалист отдела правовой экспертизы Правового управления Правительства Севастополя Ю. В. Критская.