Таким образом, внедрение системы электронного документооборота в деятельности ОМВД России по Боровскому району позволяет усовершенствовать документационное обеспечение органов внутренних дел Российской Федерации, повысить уровень информационной поддержки организационно-управленческой деятельности подразделений центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации и территориальных органов МВД России, повышения эффективности деятельности всех служб структурных подразделений. Эффективность делопроизводства как составной части управленческой деятельности.
ОМВД России по Боровскому району существенно повышается с переходом на компьютерную обработку документации. В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но исущественно повысить его качество по сравнению с прежними технологиями [10, с.210]. Рисунок 3.
1. Направление повышения эффективности управления.
Продуманное, эффективное использование современных технологий работы документами ОМВД России по Боровскому району позволяет повысить качество управления документами и управленческой деятельности в целом. Однако, автоматизировать процессы работы с документацией — не значит управлять документальным фондом.
ОМВД России по Боровскому району. Низкое качество самих документов и работы с ними, ориентация на внедрение электронных информационных технологий как на панацею от всех «бумажных бед» без учета делопроизводственных иархивных требований, норм и правил — типичная ситуация для многих современных отечественныхорганизаций. Очень часто к этому добавляется слабая нормативная, организационная и концептуальная база управления документами, нехватка квалифицированного персонала, обученного работе с документальными массивами, несовершенство стратегических подходов к управлению документами. Без тщательной проработки принципов ДОУ ОМВД России по Боровскому районуочень сложно, а порой невозможно внедрить в организации электронный документооборот, который бы позволил существенно повысить эффективностьуправления. Автоматизация неорганизованного документооборота приводит к значительному увеличению объемов документированной информации, а проблемы поиска нужных данных, решение проблем непротиворечивости документов и получения нужной для принятия решений информации остаются и даже усугубляются. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом. Основные достоинства электронного документооборота проявляются в том, что при его использовании все отделы и структуры ОМВД России по Боровскому районубудут работать в одном информационном пространстве. В связи с этим, очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри ОМВД России по Боровскому району. Значимым фактором, ставящим электронный документооборот на порядок выше обычного, выступает сохранность и безопасность документов. Достоинства и недостатки систем традиционного и электронного документооборота, представлены в таблице3.
1.Таблица 3.1Достоинства и недостатки систем документооборота.
В современных системах используется шифрование данных, позволяющее пресечь попытки создания утечки информации. Грамотно построенная система ДОУ выступает эффективным инструментомконтроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решенияразличных специальных вопросов при работе с документами. По моему мнению, из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что нужно устранить еще достаточное количество «пробелов», чтобы полностью отказаться от бумажного документооборота, в первую очередь государству нужно создать достойную нормативно-методическую базу, регламентирующую работу СЭД. Таблица 3.2Проблемы перехода на безбумажный документооборот1Отсутствие тенденции сокращения количества документов на бумажных носителях (существенное увеличение объема документооборота за счет электронных копий).
2Продолжение параллельного применения бумажных и электронных документов (дублирование).
3Вынужденное изменение рабочих функций:
требуется специальное обучение сотрудников — руководителей и рядовых пользователейнеобходимость разработки новых регламентирующих документоввнесение в инструкцию по делопроизводству изменений4Необходимость построения общего информационного пространства5Возникновение проблемы хранения электронных документов в информационной системе, отсутствие стандартных форматов хранения документов в СЭД и единого Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в электронной форме6Отсутствие регламентированных требований, содержащих как минимум структуру электронного документа в информационной системе или набор его обязательных реквизитов атрибутов, соответствующих метаданных с учетом информационной безопасности.
В современных условиях большую роль в достижении стратегических целей ОМВД России по Боровскому районуиграютинформационные системы и технологии. Это приводит к новым требованиям к информационным системам и их функциям. ГОСТ РИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» определяет общие требования и методологию управления любыми документами с учетом воздействий регулирующей среды инормативного регулирования. Кроме того, государственный стандарт содержит определение «документной системы», под которой понимается информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени.
В свою очередь, «информационная система» представляет собой взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели [13, с.146]. Управление документами в стандарте рассматривается как область управления, отвечающая за контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов в качествеинформации о деловой деятельности и отдельных управленческих операциях. Исходя из этого, документы, включенные в информационную систему, в которой осуществляется деятельность по работе сдокументами в организации, должны соответствовать установленным в стандарте характеристикам, апонятия «документная система» и «информационная система» в данном случае являются взаимозаменяемыми. Внедрение информационных систем становится необходимым условием повышения гибкости и эффективности системы управления персоналом. Организации все чаще стали прибегать к помощи современных информационных систем и технологий, чтобы следить за увеличивающимися внешними и внутренними потоками информации, использовать ее для анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений [13, с.177]. Политика, процедуры и практика управления документами должны обеспечить создание надежных документов. Управление документами — совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии политики, процедур и практики, а также проектировании и внедрении документных систем в соответствии с оперативными потребностями организации и регулирующей средой. Принятая организацией стратегия документирования собственной деловой деятельности должна определять, какие документы требуются, когда, как и где они должны быть включены в документные системы.
В свою очередь, можно выделить следующие элементы управления документами:
политика в области управления документами, — обязанности и полномочия в области управления документами, — информационная система управления документами. Принятая организацией стратегия документирования собственной деловой деятельности должнаопределять, какие документы требуются, когда, как и где они должны быть включены в документныесистемы. В свою очередь можно выделить следующие элементы управления документами:
политика в области управления документами, — обязанности и полномочия в области управления документами, — информационная система управления документами. Элементы управления документамивозможно представить в виде схемы. Система управления документами (СУД) — информационная система, обеспечивающая сбордокументов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним. При созданиисистемы документационного обеспечения управления следует руководствоваться рядом принципов, например, такими как: системность, открытость, совместимость, стандартизация (унификация), эффективность. [23, с.144]. 3.
2. Оценка эффективности разработанных мероприятий.
На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 ОМВД России по Боровскому району было принято решение полностью перейти на электронный документооборот (Приложение 3).Особенности перехода на электронный документооборот:
СЭД разработан и установлен в региональных центрах обработки данных, расположенных в защищенном контуре МВД России.
СЭД введен в промышленную эксплуатацию в 2015 году.
Распоряжение МВД России 1/9112 от 09.
11.2015 «О мерах по переходу на электронный документооборот».- Ведется работа по внесению изменений в соответствующие нормативно-правовые акты МВД России.
Преимущества электронного документооборота. Основные группы пользователей и возможности Сервиса представлены на рисунке 3.
2. Рисунок 3.
2. Основные группы пользователей и возможности Сервиса.
Рисунок 3.
3. Преимущества и недостатки видов документооборота.
Обучение сотрудников МВД России проводится с помощью: Очного обучения в учебном классе ЕЦЭ (Единого центра эксплуатации) ИСОД (информационно-аналитическая система обеспечения деятельности) МВД России;
Дистанционного курса обучения (вебинары);Консультационной поддержки. Обучение сотрудников работе с СЭД:
1. Развитие учебных программ дополнительного профессионального обучения в виде повышения квалификации сотрудников внутренних дел Российской Федерации на базе головного научно-технического подразделения МВД России — ФКУ (Федеральное казённое учреждение) НПО (Научно-производственное объединение) «СТиС» (Спецтехника и Связь) МВД России;
2. Создание учебных классов ИСОД МВД России в учебных заведениях системы МВД России. В соответствии с утвержденной Председателем правительства Российской Федерации дорожной картой развития инфраструктуры обработки данных МВД России будет проводиться обучение сотрудников работе с общим и специальным программным обеспечением (сервисами) ИСОД МВД России. В соответствии с проведенным исследованием рекомендую пути оптимизации работы СЭД:
1. Проводить дополнительное обеспечение стабильной работы СЭД;2. Проводить работы по оптимизации бизнес-процессов СЭД.
3. Модернизировать СЭД с целью развития существующих и внедрения новых технических решений с использованием современных информационных технологий в 2018 г. Следующим предложением по совершенствованию документооборота ОМВД России по Боровскому районуявляется разработка и принятие в работу графика документооборота. График документооборота представляет собой документ, регулирующий сроки и очередностьобработки первичных и сводных документов ОМВД России по Боровскому районуисходя из принципарациональности и целесообразности, основным критерием которого являетсяобъем учетной работы. При составлении графика документооборота ОМВД России по Боровскому району учитывается:
полный перечень документов участвующих в документооборотеучреждения;
— перечень сотрудников и их должности в ОМВД России по Боровскому району;
— полномочия согласно должностных инструкций;
— сроки исполнения документа в соответствии с действующимзаконодательством;
— технологию обработки каждого конкретного вида документа в соответствиис действующим законодательством. График для ОМВД России по Боровскому району разработан в табличномварианте, содержащую информацию о том, кто что делает с документамипоступающими к нему, в какой срок обрабатывает, куда передает дальше. Перед подписанием графика документооборота необходимо согласовать егосо всеми заинтересованными лицами, утвердить его у руководителя ОМВД России по Боровскому районуи ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись. Такжецелесообразно вручить каждому исполнителю выписку из графика, в которомперечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данногоисполнителя. Составленный график дает право требовать представлениядокументов в установленные сроки. При принятии графика документооборота в ОМВД России по Боровскому району, эффект будетследующий:
минимизация временных затрат на обработку информации, содержащейся вдокументе;
— создание условий для максимально эффективной работы с документацией;
— повышение эффективности деятельности всей бухгалтерской службы вцелом. Кроме того, что внедрение графика документооборота позволяет повыситьэффективность управления ОМВД России по Боровскому району и кадрами в частности, онпозволяет избежать дублирования документов и улучшить качество работысотрудников. Ошибки, связанные с документооборотом влияют на затраты ОМВД России по Боровскому району (штрафы, задолженности и т. д.). Снижение затрат это экономическийэффект о внедрения графика документооборота в ОМВД России по Боровскому району и как следствиеего исполнение.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Отдел Министерства Внутренних Дел Российской Федерации по Боровскому району — орган местного самоуправления, осуществляющий исполнительно-распорядительные функции по решению вопросов местного значения. В целях организации документационного обеспечения в органах внутренних дел создано структурное подразделение — Служба делопроизводства и режима".Служба делопроизводства и режима выступает самостоятельным структурным подразделением ОМВД России по Боровскому району, созданным для документационного обеспечения оперативно-служебной деятельности ОМВД России по Боровскому району и подчиненных ему подразделений, а также для защиты государственной тайны в подразделениях ОМВД России по Боровскому району, территориальных органах МВД России на районном уровне. Оптимизация электронного документооборота — это эффективный современный процесс, позволяющий оптимизировать работу компаний, сэкономить время и принимать стратегические решения оперативнее. На сегодняшний день требуется очень быстрая, качественная обработка информации, данные должны быть надежно защищены.
Необходимым этапом построения систем безопасности выступает анализ рисков, который так же используется в процессе управления организацией. Существует ряд требований к СЭД, от которых зависит успешность оптимизации документооборота. Процессы согласования документов и назначение задач выполняются быстрее, когда переведены в электронный вид, также при этом сокращается время обработки и появляетсявозможность отслеживания хода работы с документом. Для быстрого доступа, легкого поиска и сохранности документов организуется электронное хранилище. Необходимо разграничение прав доступа к защищенным данным. Значительно уменьшается время работы, если предусмотрено автоматическое заполнение типовых документов по существующим справочным данным.
Руководителю нужно иметь удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводную отчетность. Для поддержания информативности СЭД должна легко интегрироваться с имеющимися в компании информационными и учетными системами. Важны возможность удаленной работы, формирования отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.; быстрое внедрение системы; стоимость установки и поддержки системы; простота развития. Документооборот — это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов. Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденным Приказом МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников. Рациональный документооборот ОМВД России по Боровскому району организуется на основании следующих положений:
1. Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.
2. Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.
3. Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).В соответствии с проведенным исследованием рекомендую пути оптимизации работы СЭД:
1. Проводить дополнительное обеспечение стабильной работы СЭД;2. Проводить работы по оптимизации бизнес-процессов СЭД.
3. Модернизировать СЭД с целью развития существующих и внедрения новых технических решений с использованием современных информационных технологий в 2018 г. Таким образом, цель и задачи выпускной квалификационной работы достигнуты. В работе изучена организация документооборота Отдела Министерства Внутренних Дел Российской Федерации по Боровскому району.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Нормативные материалы.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61 798/Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации (далее — Инструкция по ДОУ), утвержденная приказом МВД России от 20 июля 2012 г. № 615ГОСТ Р 7.
0.8−2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения"ГОСТ Р 50 922−2006.
Защита информации. Основные термины и определения.- Режим доступа:
http://consultant.ruПриказ об утверждении положения об отделе делопроизводства и режима УМВД России по Калужской области / Управление министерства внутренних дел Российской Федерации по Калужской области (УМВД России по Калужской области) от 07 октября 2011 г. N 612Приказ МВД России Об утверждении Положения об Отделе Министерства внутренних дел Российской Федерации по Боровскому району / Управление министерства внутренних дел Российской Федерации по Калужской области (УМВД России по Калужской области) 24 ноября 2017 г. Положение об Отделе Министерства внутренних дел Российской Федерации по Боровскому району / Приложение к приказу УМВД России по Калужской области от 24.
11.2017.
Периодические и учебно — методические материалы.
Арасланова В. А. Документационное обеспечение управления. Учебно-практическое пособие в схемах, таблицах, образцах. — М.: Просвет, 2016.
Арасланова В. А. Теоретические аспекты исследования документа // Вестник Сургутского государственного педагогического университета. Научный журнал. 2014. № 3 (10). С.
44−51.Арасланова В. А., Бурмистрова Е. С. и др. Управление социально-экономическими системами. Теория, методология, Практика. Монография / Пенза: МЦНС «Наука и Просвещение»., 2017.
Арасланова В.А., Бурмистрова Е. С. Формуляры и образцы служебных документов. Альбом. Учебно-практическое пособие / Сургут, 2016.
Арасланова, В. А. Документационное обеспечение управления: учеб. — практ. пособие в схемах, таблицах, образцах: учеб. пособие для студентов вузов / В. А. Арасланова. — Изд. 2-е, доп. и перераб. — Сургут: РИО Сур
ГПУ, 2017. — 224 с. Арасланова, В.А., Бурмистрова Е. С. и др. Теоретические аспекты и практическое применение систем документационного обеспечения управления в современном информационном обществе. В сборнике статей Международной научно-практической конференции. Управление социально-экономическими системами: теория, методология, практика: В 2ч. Ч.
1. — Пенза: МЦНС «Наука и Просвещение». -2017. — С.96−112.Бардаев Э. А. Документоведение: учебник для студ. высш. проф. образования [ Текст] / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко. — 3-е изд., перераб.
и доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2013. — 336 с. Белоус Е. С. Информационная составляющая управления документацией: вербализация понятийного аппарата // Известия Волгоградского государственного педагогического университета.
Серия филологические науки. — № 2 (56). -.
2016. — С. 28 — 31. Бурмистрова Е. С., Арасланова В. А. Роль систем документации в современном информационном обществе // Проблемы и перспективы развития современной гуманитаристики: история, филология, философия, искусствоведение, культурология: сборник трудов VI Международной дистанционной научно-практической конференции. — Ростов-на-Дону: издательство Международного издательского центра «Научное сотрудничество». — 2014. ;
С. 31−44.Бурмистрова, Е. С. Значение документационного обеспечения управления в деятельности аппарата управления современной организации // В сборнике: Эволюция, прогресс и модернизация сборник научных трудов по материалам I Международной научно-практической конференции студентов, магистрантов и аспирантов. НОО «Профессиональная наука». 2017. С.
47−55.Гололобов, Е. И. Управленческий документ в условиях использования систем электронного документооборота [Текст]: опыт Сургутского государственного педагогического университета / Е. И. Гололобов, Р. А. Зоткин // Делопроизводство. — 2013. — №.
3. — С. 65−68.Залогин Р. А., Рогозин Е. А., Макаров О. Ю.
и др. К вопросу оценки рисков реализации угроз НСД в информационных системах // Вестник ВГТУ. 2007. Т. 3. № 4.Медведева О. В. Правовая и нормативно — методическая база архивного дела в России // Социально — экономические явления и процессы. 2014.
№ 1. С. 147. Пчелов А. К., Борисов Д. Я., Ильина Л. А. Обеспечение информационной безопасности в организациях // Информатика и вычислительная техника сборник научных трудов. Чебоксары, 2016. С. 152−153Терещенко Л. К. Модернизация информационных отношений и информационного законодательства: Монография.
Москва: Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ; ИНФРА — М, 2013.
Тулупова М. Ю. Документационное обеспечение управления органов внутренних дел / М. Ю. Тулупова, О. В. Медведева // Вестник ТГУ. — 2015. — Выпуск 7 (99). — С. 261−262.Уткин В. Б., Балдин К. В. Информационные системы и технологии в экономике: учебник. Издательство Юнити-Дана, 2016.
Электронные ресурсы.
Давыдова Е. В. Электронный документооборот в организации // Отдел кадров коммерческой организации, 2014. — № 1. — [Электронный ресурс]. — Открытый доступ:
http://hrportal. ru/article/elektronnyy-dokumentooborot-v-organizacii (Дата обращения: 01.
05.2018).Денисов С. А. Краткое пособие по оформлению служебных документов: Практ. пособие / С. А. Денисов, М. О. Хабарин // Электронная библиотека КрУ МВД России. — М.: Московский университет МВД России, 2015 [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://libkrumvd.ruДокументационное обеспечение управления и делопроизводство: Учеб.
для бакалавров / И. Н. Кузнецов // Электронная библиотека КрУ МВД России. — М.: Юрайт, 2014 [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://libkrumvd.ruДокументационное обеспечение управления. Организация документооборота и делопроизводства. URL:
http://bmanager.ru/articles/ dokumentacionnoe-obespechenie-upravleniya-organizaciya-dokumentooborota-i-deloproizvodstva.html Вершинина Е. С. Делопроизводство и режим секретности в органах внутренних дел: Учеб.
метод. пособие / Е. С. Вершинина // Электронная библиотека КрУ МВД России. — Н. Новгород: Нижегородская академия МВД России, 2014. — Режим доступа:
http://libkrumvd.ruКадровая служба организации, задачи, функции, направления деятельности. URL:
http://infopedia.su/5x3a84.html Каширина Е. И. Реализация концепции «Электронного правительства» / Е. И. Каширина // Научный журнал Куб.
ГАУ [Электронный ресурс]. — Краснодар: Куб.
ГАУ, 2017. — № 127(03). — Шифр Информрегистра: IDA [article ID]: 1 271 703 065 — Режим доступа:
http://ej.kubagro.ru/2017/03/pdf/65.pdfКаширина Е. И. Совершенствование системы контроля в принятии управленческих решений/ Е. И. Каширина // Научные труды Куб.
ГТУ. [Электронный ресурс]. — Краснодар: Куб.
ГТУ, 2016. — № 03 — Режим доступа:
http://ntk.kubstu.ru/file/841Состав и форма документов организации. URL:
http://podiart.ru/sostav_i_forma_dokumentov_organizatsii.html Электронная энциклопедия «Википедия» [Электронный ресурс] / Режим доступа ;
https://ru.wikipedia.org/wiki/Модель_нарушителя (Дата обращения 01.
05.18)Язык и стиль служебного документа. URL:
http://lawbook.online/prava-respubliki-osnovyi/yazyik-stil-slujebnogo-43 085.html ПРИЛОЖЕНИЯПРИЛОЖЕНИЕ 1ПРИЛОЖЕНИЕ 2ПРИЛОЖЕНИЕ 3.
