В унифицированной форме не предусмотрен реквизит «расшифровка подписи работника». В приказе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (см. п. 73 закона № 402-ФЗ). В приложении 1 приведен пример оформления приказа на унифицированной форме Т-6 о предоставлении отпуска с указанием всех необходимых реквизитов, придающих юридическую силу приказу.
3.
2.Текстовая форма приказа по личному составу Текстовые приказы оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ). Текстовые приказы по личному составу произвольной формы на бланках организации издаются во всех случаях, кроме приема, перевода, отпуска, командирования, поощрения работника и прекращения трудового договора. Случаев, когда издаются текстовые приказы, множество. Ниже перечислены основные:
поручение дополнительной работы;
изменение условий трудового договора (режима работы, должностного оклада, продление срока договора и др.);
перенос отпуска или его продление;
отстранение от работы и допуск к работе после отстранения;
применение дисциплинарного взыскания и его снятие;
изменение персональных данных работника;
направление работника на курсы повышения квалификации.
Все виды приказов по личному составу имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности. Обычно для текстового приказа организация разрабатывает специальные бланки. Требования к написанию наименования организации, которое обязательно должно быть указано на бланке приказа «Требования к оформлению приказов на унифицированных формах».
Бланк текстового приказа, в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя следующие обязательные реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблему организации, или товарный знак;
наименование организации;
наименование вида документа;
место составления или издания документа;
дату приказа и регистрационный номер приказа.
Отсутствие в бланке приказа одного из перечисленных выше реквизитов может привести к утрате юридической силы изданного приказа. Место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
В текстовых приказах обязательно оформляется заголовок приказа, который включает в себя его краткое содержание. Заголовок должен отвечать на вопрос: о чем? (о ком?). Например: «Об объявлении выговора», «О предоставлении дополнительного дня отдыха», «Об изменении персональных данных Ивановой А. А.» и пр.
Заголовок должен начинаться с прописной буквы, точка после заголовка не ставится. Текст приказа составляется на русском языке, излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части приказа указываются причины, основания и цели составления документа, т. е. дается обоснование предписываемых действий.
В распорядительной части содержатся решения и распоряжения. В констатирующей части приказа, подготовленного на основании ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование и дату документа, а также его регистрационный номер. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, то в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки «на основании», «во исполнение», «в соответствии с…».
Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, то в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.
Данные слова печатаются с новой строки прописными буквами. Распорядительная часть приказа должна начинаться с указания действия. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме. Например, «отозвать из отпуска», «объявить выговор», «продлить командировку» и др.
Далее обозначают объект, на который распространяется указанное действие. Объектами действия в приказах по личному составу являются работники организации. Фамилия, имя и отчество работника, а также должность и структурное подразделение, в котором он работает, указываются в дательном падеже. Фамилия, имя и отчество в приказе по личному составу указываются полностью, так же как и наименование должности и структурного подразделения.
Например: «…объявить выговор Берестову Петру Афанасьевичу — инженеру-технологу производственного отдела…». Если текст содержит несколько решений/распоряжений, то его разбивают на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа. Например: «Контроль за исполнением приказа возложить на Солнцеву Анастасию Петровну — инспектора по кадрам службы персонала».
Обязательным реквизитом приказа по личному составу является указание основания (документа), способствовавшего принятию решения об издании приказа.
Основание приказа печатается отдельной строкой без присвоения номера. Например: «Основание приказа: личное заявление Денисовой Т. М. о приеме на работу». Для наглядности образец приказа представлен в приложении 2.
На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы. На практике специалисты по кадрам применяют два различных способах создания приказа по личному составу. Первый способ с помощью унифицированной формы, второй с использованием бланка организации. При оформлении документов, как с помощью бланков, так и просто на бланке организации необходимо правильно его оформить. Все нюансы, которые встречаются на практике, были описаны в данной главе.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы.
Деятельность любого кадрового отдела невозможно представить без приказов.
Принято классифицировать их на две основные разновидности. А именно:
на приказы, имеющие отношение к основной деятельности;
на приказы, издаваемые в целях управления личным составом предприятия.
В данной работе были изучены приказы по личному составу.
Приказ по личному составу — разновидность распорядительной документации предприятия. Главная задача приказа по личному составу — отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации.
Данные источники издаются фирмой в целях юридического оформления:
комплектования кадров;
перемещения сотрудников с одних должностей на другие;
распоряжений в адрес конкретных работников или коллектива в целом;
увольнения сотрудников.
При издании приказов специалисты руководствуются Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами (федеральными законами, постановлениями правительства и др.).
Важнейший критерий классификации рассматриваемых приказов — структура. В соответствии с ним документы делятся на основных 2 типа — простые и сложные.
Изучив сущность термина «приказ» и дав характеристику приказу по личному составу, во второй главе были рассмотрены его основные этапы разработки, а также определены основные ошибки при составлении документа, встречающиеся на практике.
Исходя из этого, было установлено, что в качестве основных этапов по подготовке приказа по личному составу выделяют следующие этапы:
инициирование издания приказа;
документальное основание для приказа;
анализ информации для подготовки проекта приказа;
подготовка проекта приказа;
согласование проекта приказа;
доработка проекта приказа по замечаниям согласующих лиц (может отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту);
подписание приказа;
регистрация приказа;
ознакомление работника с приказом.
Помимо того чтобы правильно составить приказ по личному составу, его еще надо грамотно оформить. В связи с этим в третьей главе данной работы было проанализировано оформление приказов по личному составу, как унифицированных формах, так и на бланках организации.
В качестве подытоживания можно с уверенность сказать, что приказы по личному составу относятся к ключевым источникам документооборота на современных предприятиях и их правильная подготовка и оформление очень сильно сказываются на трудовых отношениях между сотрудником и работодателем.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Российская Федерация. Конституция (1993)Конституция Российской Федерации: Основной закон. — М.:Проспект, 2010;32с.
Трудовой кодекс Российской Федерации 1−4часть. — М.:Юрайт, 2015 — 829с.
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Собрание законодательства Российской Федерации от 12 декабря 2011 г. № 50 ст. — 7344.
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (ред. от 19.
05.2008) «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"/Бюллетень Минюста РФ, № 5, 2004 г.
ГОСТ Р. 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.
07.2003;М.:Изд-во стандартов, 2003.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.
08.2010 г. № 558).
Автушко И. А. Положение о работе с персональными данными работников: каким ему быть? / И. А. Автушко // Справочник кадровика. -.
2013. — № 1. — С.
112−116.
Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе. — М.: Бизнес-школа. — 2014. — 172 с.
Булыга Н. Н. Ведение кадровой документации. // Новая бухгалтерия,, 2010. — № 5. — С. 12−15.
Грудцына Л. Ю. Кадровик: практическое руководство. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Эксмо, 2012. — 304 с.
Гусятникова Д. Е. Кадровая служба без кадровика. Пособие для руководителя и главного бухгалтера. — М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. — 193с.
Делопроизводство /Галахов В.В., Корнеев И. К., Ксандопуло Г. Н., Пшенко А. В. Проспект. 2012. — 408с.
Кабашов С. Ю. Делопроизводство кадровой службы: учебно-методический комплекс. — Уфа: БАГСУ, 2013. — 81 с.
Кадровик. Кадровое делопроизводство 2010 № 03. Ежемес. научно-практ. журн. / учредитель ИД «Панорама». Система кадровой документации: А. Мясникова.
Должностные инструкции: методики разработки С. Синегубов. — М.: «Политэкономиздат», 2010.
— 80 с.
Ларин М. В. Управление документацией в организациях — М.: Научная книга. 2012. — 228с.
Машенцева Г. А. Дегтярев В. В., Пчелинце М. А. &# 171;Кадровое делопроизводство. Создание приказов по личному составу" методические указания / Сост.
Г. А. Машенцева, В. В.
Дегтярев, М. А. Пчелинцева — Волгоград: ИУНЛ Волг.
ГТУ, 2015. — 30с.
Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы. — М.: Кнорус, 2012. — 285 с.
Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. — 2010. — № 1. — С.
5.
Семенихин В. В. Кадровый документооборот. — М.: Эксмо, 2011. — 234 с.
Толбухина Н. С. Факультативные кадровые документы. //Кадровое дело, 2010. — № 11.- С. 26−28.
Труханович Л.В., Щур Д. Л. Справочник по кадровому делопроизводству. — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2010. — 640с.
Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс]. — URL:
http://alianskadrovic.ru.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. URL: http: www.termika.ru/.
Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс]. URL: http: www. sekretar-info.ru.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.
Образец унифицированной формы приказа по личному составу — приказ об увольнении.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2.
Образец приказа по личному составу — на бланке организации.
Ларин М. В. Управление документацией в организациях — М.: Научная книга. 2012. — С.
4.
Машенцева Г. А. Дегтярев В. В., Пчелинце М. А. &# 171;Кадровое делопроизводство.
Создание приказов по личному составу" методические указания / Сост. Г. А. Машенцева, В.
В. Дегтярев, М. А. Пчелинцева — Волгоград: ИУНЛ Волг.
ГТУ, 2015. — С.
3.
Составлено автором данной работы.
Гусятникова Д. Е. Кадровая служба без кадровика. Пособие для руководителя и главного бухгалтера. — М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. — С.
43.
ГОСТ Р. 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.
07.2003;М.:Изд-во стандартов, 2003.
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Собрание законодательства Российской Федерации от 12 декабря 2011 г. «50 ст. 7344.
Там же.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.
08.2010 г. № 558).
Делопроизводство /Галахов В.В., Корнеев И. К., Ксандопуло Г. Н., Пшенко А. В. Проспект. 2012. — С.
32.
Автушко И. А. Положение о работе с персональными данными работников: каким ему быть? / И. А. Автушко // Справочник кадровика.
— 2013. — № 1. — С. 112.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.
08.2010 г. № 558).
Кадровик. Кадровое делопроизводство 2010 № 03. Ежемес. научно-практ. журн. / учредитель ИД «Панорама». Система кадровой документации: А.
Мясникова. Должностные инструкции: методики разработки С. Синегубов. — М.: «Политэкономиздат», 2010. — С.
10.
Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. — 2010. — № 1. — С.
5.
Составлено автором данной работы.
Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе. — М.: Бизнес-школа. — 2014. — С.
54.
Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе. — М.: Бизнес-школа. — 2014. — С.
55.
Грудцына Л. Ю. Кадровик: практическое руководство. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Эксмо, 2012. — С.
72.
Машенцева Г. А. Дегтярев В. В., Пчелинце М.
А. &# 171;Кадровое делопроизводство. Создание приказов по личному составу" методические указания / Сост. Г. А. Машенцева, В. В.
Дегтярев, М. А. Пчелинцева — Волгоград: ИУНЛ Волг.
ГТУ, 2015. — С.
15.
Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы. — М.: Кнорус, 2012. — С.
85.
Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы. — М.: Кнорус, 2012. — С.
86.
Составлено автором данной работы.
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"/Бюллетень Минюста РФ, № 5, 2004 г.
Составлено автором данной работы.
Машенцева Г. А. Дегтярев В. В., Пчелинце М. А. &#.
171;Кадровое делопроизводство. Создание приказов по личному составу" методические указания / Сост. Г. А.
Машенцева, В. В. Дегтярев, М. А. Пчелинцева — Волгоград: ИУНЛ Волг.
ГТУ, 2015. — С17.
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Собрание законодательства Российской Федерации от 12 декабря 2011 г. «50 ст. 7344.
ГОСТ Р. 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.
07.2003;М.:Изд-во стандартов, 2003.
ГОСТ Р. 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: Срок введения 01.
07.2003;М.:Изд-во стандартов, 2003.
Толбухина Н. С. Факультативные кадровые документы. //Кадровое дело, 2010. — № 11.- С. 26.
