Копии документов, которые размножены для рассылки, следует подписывать лично менеджеру. Это повысит авторитет документа, который рассылается. Подпись менеджера на документе должен быть разборчивой. Одно из наиболее действнных мероприятий по сбережению времени и средств на переписку является внедрения типичных текстов для регулярной корреспонденции. Это дает возможность экономить время на составление и чтение писем в три-пять раз. Интерес представляет также составление корреспонденции за системой «ответ-молния». В этом случае письмо пишется непосредственно на бланке полученного письма и отправляется назад отправителю. На предприятии для хранения справок остается копия этого письма с ответом. Заполнение трафаретного текста, написанного на бланке типичного листа печатным способом, сокращает в восемь раз расход времени в сравнении с обычной подготовкой письма. Чтение трафаретных писем также ускоряется настолько, что обеспечивает большую эффективность их применения у адресата, в частности, у менеджера. Организация работы менеджера с документами состоит в создании условий при обработке документов, которые поступают, формированию информационно-поисковых систем с документами и контроля за их выполнением, хранением необходимой информации для оперативного использования, а также в подготовке документов для передачи в архив на хранение. Движение документов в организации с момента их создания или получение до завершения выполнения или отправления создает документооборот. Порядок прохождения документов осуществляется за схемами для соответствующих документов (групп документов), которые утверждаются руководителем организации. Организация движения документов и ведение делопроизводства осуществляется за направлениями [10]: — общее делопроизводство;
— делопроизводство с документами ограниченного доступа. Документы, которые поступают в организацию, проходят первичную обработку, предыдущее рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, после чего относятся на контроль и передаются исполнителям. Выполненные документы после их посылки соответствующим адресатам вместе с копиями документов-ответов передаются исполнителями делопроизводителям структурных подразделов для сдачи их в установленном порядке в архив. Организация движения документов должна обеспечивать совместимость ручной обработки документов с применением средств вычислительной техники. На сегодняшний день процесс управления документами включает в себя дополнительные функции, среди которых:
Отслеживание версий для проверки того, как изменяются документы со временем. Совместное использование документов для проверки того, как изначально и повторно используется документ в разных бизнес-процессах.Электронный обзор для того, чтобы предоставить пользователям возможность добавления документов к конкретному документу без изменения изначального документа. Система безопасности документов для укрепления контроля доступа для пользователей к разным документам. Управление процессом опубликования для совершения контроля над передачей документов в реестры разных публикационных процессов. Интеграция в производственном процессе для связи цикла существования документов с людьми, проектами, и планами. С ростом важности и убедительности документов процесс управления ими становиться все более важной и всеобщей организационной деятельностью. Нет сомнения в том, что незапланированные и неуправляемые документы могут нанести вред коммуникациям, снизить ресурсы организации и, что, возможно, наиболее ущербно, привести организацию к такому положению, в котором она потеряет возможность дальнейшего развития. Таким образом, грамотное управление документами может помочь организации достичь качественно новых уровней контроля, понимания и конкурентоспособных преимуществ. Теперь организации вынуждены рассматривать свои потребности и цели, а также проверять тип и суть информации, которую они собирают, для того, чтобы установить процедуру пользования документами. Управление документами дает возможность быстрого доступа к правильной версии какого-либо документа организации во исполнение требований организации касательно развития в таком богатом информационном пространстве. Превыше всего, управление документами может[11−13]: Увеличить продуктивность. С помощью веб-браузера и клиентского/сервисного доступа, можно получить мгновенный доступ к основной информации во всей организации. Сократить накладные расходы. Используя возможности хранения электронных данных всеобщих функций архивации, можно устранить затраты, связанные с косвенными и юридическими проблемами физического хранения бумажных документов. Совершать равномерный доступ к информации. Независимо от формы, в которой сохраняется документ вся важная деловая информация доступна присоединенным организациям через Интернет и приложения порталов. Управлять всей информацией.
Все типы файлов в логических группированияхи индексах соединены, и, таким образом, могут быть зафиксированы вцентральном электронном хранилище. Рационализировать бизнес-процессы. Документы могут маршрутизироваться через сложные бизнес-процессы, сокращая количество ошибок и потраченного времени. Совершать быстрый доступ к информации. Обширные базы данных имеют систему ссылок с помощью мета-тегов, что позволяет пользователям находить нужную информацию за несколько секунд. Просматривать информацию в точном виде. Документы проходят процесс очистки и проверки, таким образом, гарантируя безусловную точность данных. Управлять рисками ответственности. Правила хранения документов употребляются при создании документов, и риск возбуждения судебного процесса сокращается благодаря применению правил хранения автоматизированных юридических документов.
Заключение
.
Можно подытожить, что бизнес — деятельность — это сфера человеческих отношений. Именно люди, а не товары, финансовые потоки, акции и ценные бумаги являются действующими лицами экономической жизни. Бизнес требует морального патронированию как и любая другая сфера человеческой активности. Предприниматели ожидают, что их работники будут честно и добросовестно выполнять свои профессиональные обязанности; работники ожидают достойных условий труда (соответствующую трудовым затратам зарплату и уважение к себе). При заключении сделок партнеры рассчитывают на соблюдение условий контракта. Ежеминутно на товарных и фондовых рынках во всем мире заключают тысячи сделок на миллионы тонн нефти, металла, зерна, леса, осуществляют многомиллионные операции по купле-продаже акций «на честное слово» .Моральные факторы способствуют успешному ведению предпринимательства. Все чаще действенной установкой становится принцип «Хороший бизнес — этический бизнес». Этика поддерживает корпоративную культуру на должном уровне и помогает укрепить бизнес. Р.
Т. де Джордж отмечает, если бы все участники бизнеса — покупатели, продавцы, производители, менеджеры, работники, потребители — действовали аморально или аморально, бизнес вскоре потерпел бы крах. Мораль — это смазочный и цементирующий материал для общественного механизма, а следовательно, и для бизнеса. Поэтому, морально — этические вопросы все больше доминируют в предпринимательском деле. Растет убеждение в том, что культура бизнесдеятельности с глубоким этическим основанием является важной предпосылкой выживания, стабильности и прибыльности компаний. Письменные документы — это не только важный источник информации для менеджера, а и средства информирования других работников предприятия, и способ доведения к исполнителям принятых решений. Чтение и анализ документов, наложение резолюций, оценка соответствия относительно правил документирования административных, плановых, финансовых и других решений, подписание документов, переписка нуждаются во владении менеджером навыков работы с ними: скорочтения, соблюдение правил составления резолюций, знание делопроизводства и использование современных средств организационной техники. Во время подготовки документации менеджеру следует четко и ясно излагать свои мысли в документах, чтобы их невозможно было двусмысленно толковать. Нужно помнить и о том, что многословие мешает восприятию документа. На каждой стадии составления документа — от первого начертания проекта до подписания конечного варианта текста — нужно прилагать максимум внимания, учитывая, что любая сразу не исправленная неточность может сохраниться, так как глаз к ней «привыкает». Резолюция менеджера — это своеобразный вывод на документе.
Она должна быть четкой и короткой. Общие резолюции: «К сведению и выполнение», «Прошу разобраться» — чаще всего являются недостаточными. Если документ передается исполнителям, и его содержание явсно, то лучше ограничиться просто указанием фамилии исполнителя «С. П. Иванову. Подпись. Дата». Если согласно документу надо провести дополнительную работу, которая отличается от обычно выполняемой работниками деятельности, тогда резолюция может быть более подробной. Копии документов, которые размножены для рассылки, следует подписывать лично менеджеру. Это повысит авторитет документа, который рассылается.
Подпись менеджера на документе должен быть разборчивой. Одно из наиболее действнных мероприятий по сбережению времени и средств на переписку является внедрения типичных текстов для регулярной корреспонденции. Это дает возможность экономить время на составление и чтение писем в три-пять раз.
Список литературы
Петрунин Ю.Ю., Борисов В. К. Этика бизнеса. М., 2010.
Благов Ю. Е. Корпоративная социальная ответственность: эволюция концепции. — Санкт-Петербург: Издательство «Высшая школа менеджмента», Высшая школа менеджмента СПбГУ, 2010. Trevino L.K., Nelson K.A. Managing Business Ethics: Straight Talk About How To Do It Right. 2009.
Агапова И. И. Экономика и этика. Аспекты взаимодействия. М., 2002.
Уткин Э. А. Этика бизнеса. М., 2001.
Фритцше, Дейвид Дж. Этика бизнеса. Глобальная и управленческая перспектива. М., 2002. Fridman M., Fridman R. Free to Choose. AvenPress, 1980.
Кузнецова, Т. В. Делопроизводство как отражение системы итехнологии управления (тезисы доклада) / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. — 2003. — №.
2. — С. 12 — 13. Рейльян, Я. Р. Аналитическая основа принятия управленческих решений / Я. Р. Рейльян.
— М.: Финансы и статистика, 1989. 276 с.Документоведение. Хрестоматия. Сост. Царева Н. А. Изд-во ВГУЭС. 2005.
Степанова Е.Е., Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. — М.: Форум: ИНФРА-М: 2004.—154 с. Делопроизводство: Учебник для студ. вузов, обуч. по спец. 350 800 «Документоведение и докум.
обеспечение управления& quot; / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина; Под ред. Т. В. Кузнецовой.—М.: Изд-во МЦФЭР: 2004.—544с. Основы информационной безопасности: учебное пособие для студ. вузов, обуч. поспец. в области информ. безопасности: [теория и практика] / авт.: Е.
Б. Белов, В. П. Лось, Р. В. Мещеряков, А.
А. Шелупанов.—М.: Горячая линия-Телеком, 2006.—544.
