ЦЭПК Управления осуществляет научно-методическое руководство и координацию деятельности центральных экспертных и экспертных комиссий организаций, находящихся на территории города. Решения ЦЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЦЭПК начальником Управления и являются обязательными для исполнения ГБУЗ ЧОП. Анализ организации документооборота при подготовке на архивное хранение показал, что службой делопроизводства ведется контроль за подготовкой документов структурных подразделений на архивное хранение. Структурные подразделения архивные документы хранят по месту их создания, в областную Больницу передаются документы постоянного и длительного хранения. Формирование и учет документов в текущем делопроизводстве осуществляется на основании номенклатуры ГБУЗ ЧОП. В обязанности службы делопроизводства входит подготовка сводной номенклатуры дел ГБУЗ ЧОП. При организации архивных фондов и архивных документов ГБУЗ ЧОП учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы.
От рациональной организации документов Больницы зависит успех поиска документов. Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов. Больница является фондообразователем т. е. юридическим лицом, в деятельности которого отложился архивный фонд. Архивным фондом Больницы является архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности Больницы, ее структурных подразделений и подведомственных учреждений. Архив Больницы (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы всех структурных учреждений и ее общественных организаций. На практике датой, по которой материалы относят к тому или иному фонду, является дата ликвидации, реорганизации, национализации учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-новому. Поэтому предшественнику окружной больницы ГБУЗ ЧОП был присвоен в государственном архиве номер фонда. С момента создания нового юридического лица в 2001 году — ГБУЗ ЧОП — архивные документы формируются в новый фонд. В том случае, если после реорганизации новая организация является правопреемником предыдущей, то правопреемник хранит документы предшественника. В рамках фонда Больницы документы разделяться на те, что — отнесены к документам Государственного архивного фонда, — на документы временного хранения, которые подлежат уничтожению после окончания срока их хранения в ведомственном архиве. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, в Больнице создан:
архив управленческой документации;
научно-технический архив;
архив документов со временными сроками хранения (10 лет и более).Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ применяются разные категории сроков хранения — постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное. Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в архиве.
Больницы.Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в ГБУЗ ЧОП. В фонд Больницы входят документы, созданные в процессе ее деятельности, которые в свою очередь разделяются на виды. Глава 3. Рекомендации по совершенствованию систематизации и подготовки для архивного хранения документов ГБУЗ «Чукотская окружная больница"Таким образом, проанализировав систематизацию документов и этапы подготовки их на архивное хранение в ведомственный архив ГДУЗ ЧОП может выявить положительные и отрицательные стороны взаимодействия службы делопроизводства и архива Больницы. Номенклатура дел окружной Больницы утверждена Государственным архивом. Номенклатура дел обеспечивает установленный порядок ведения и формирования дел, а также помогает в проведении экспертизы ценности документов, законченных делопроизводством. В то же время сводная номенклатура дел всех подведомственных окружной Больнице учреждений не составлена, не рассмотрена экспертной комиссией Больницы. Контроль за соблюдением сроков проведения экспертизы ценности документов осуществляет начальник отдела общего делопроизводства ГБУЗ ЧОП. При этом ответственность за хранение документов текущего делопроизводства и архивных документов на сотрудников структурных учреждений не возложена. Архив ГБУЗ ЧОП создан с целью обеспечения сохранности, учета, хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности ГБУЗ ЧОП. Положение об архиве ГБУЗ ЧОП главврачом Больницы не утверждено. В соответствии с Положением архив Больницы должен обеспечивать сохранность архивных документов, образующихся в процессе деятельности ГБУЗ ЧОП, в течение сроков, установленных федеральным законодательством, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере архивного дела. Архив ГБУЗ ЧОП осуществляет учёт, упорядочение, создание научно-справочного аппарата к документам постоянного хранения и по личному составу, а также использование архивных документов в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации. Архив ГБУЗ ЧОП осуществляет отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов постоянного хранения в Государственный Архив (далее — Госархив) с соблюдением установленных правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. Передача документов на хранение в Госархив осуществляется по истечении срока временного хранения, установленного федеральным законодательством в сфере архивного дела и принятым в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств ГБУЗ ЧОП, в подведомственных учреждениях. На хранение в архив окружной Больницы передаются документы постоянного срока хранения и документы по личному составу (75 лет хранения).Архив ГБУЗ ЧОП готовит и представляет в Госархив проекты следующих документов: на утверждение:
описи дел постоянного хранения;
на согласование:
описи дел по личному составу;
— акты об утрате документов постоянного хранения и по личному составу;
— акты об необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
— акты о неисправимых повреждениях документов;
— акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;
— номенклатуры дел, образующихся в её деятельности;
— инструкции по делопроизводству;
— положения об архиве и экспертной комиссии;
на рассмотрение:
историческая справка о деятельности Организации;
— предисловие к описям. Архив ГБУЗ ЧОП ежегодно представляет в Госархив сведения об объеме документов постоянного хранения и по личному составу, хранящихся в Университете (паспорт архива).Информирует Госархив об изменении адреса, переименовании, реорганизации, ликвидации ГБУЗ ЧОП, смене руководителя. При проведении реорганизации, внесения изменений в учредительные документы Университета, обязуется продолжить передачу отобранных на постоянное хранение документов. В случае ликвидации включает в состав ликвидационной комиссии представителя Госархива. Документы по основной деятельности ГБУЗ ЧОП создаются и хранятся в кабинете главного специалиста-юриста, а личному составу.
ГБУЗ ЧОП в кабинете отдела кадров. В металлическом сейфе хранятся трудовые книжки сотрудников и журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Документы по бухгалтерскому учету и отчетности создаются в бухгалтерии ГБУЗ ЧОП. Годовые отчеты о работе ГБУЗ ЧОП ведутся в электронной программе «Автоматизована система мониторинга». В конце года отчеты распечатываются и формируются в дела. Документы с грифом «Конфиденциально» и «Для служебного пользования» в ГБУЗ ЧОП не поступают. Положение об экспертной комиссии Больницы с ЭПК Государственного архива города не согласовано. При обследовании дел за 2002;2011 годы, прошедших научно-техническую обработку выявлено следующее. Формирование дел не соответствует требованиям Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.
03.2015 № 526. Большинство дел постоянного хранения подлежат переформированию. Обработанные документы по основной деятельности и по личному составу ГБУЗ ЧОП за 2001;2011 годы хранятся в кабинете главного специалиста — юриста, в архив Бльницы не переданы. Документы постоянного хранения с 2001 года (финансовые, бухгалтерские, статистические и годовые отчеты) по финансовым видам деятельности и ведомости начисления заработной платы сотрудников ГБУЗ ЧОП находятся в бухгалтерии, на хранение в Архив ГБУЗ ЧОП не переданы. Таким образом, хранение документов Архивного фонда не соответствует Правилам. Описи дел постоянного хранения, по личному составу и акт на уничтожение документов, не внесенных в Архивный фонд, до сих пор не составлены. На основании вышеизложенного, для соблюдения требований законодательства в области архивного дела и делопроизводства следует считать целесообразным вынести следующие рекомендации:
1. В соответствии с требованиями Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилах организации учета, хранения, комплектования архивов, «Перечнем типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с обозначением сроков хранения документов», утвержденным приказом Минкульта РФ 2010, организовать проведение научно-технической обработки документов ГБУЗ ЧОП за 2001;2011 годы по совершенствованию формирования дел и составлению научно-справочного аппарата. Также организовать экспертизу ценности дкоументов за 2012;2014 годы. Предоставить на согласование Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива города описи дел постоянного хранения, по личному составу и акт на уничтожение документов.
2. Приказом главного врача ГБУЗ ЧОПвозложить ответственность за хранение документов на начальников структурных подразделений. Внести изменения в должностные инструкции ответственных лиц. 3. В соответствии с «Примерным положением постоянно действующей экспертной комиссии предприятия, учреждения и организации» (1995), разработать и представить на согласование в Государственный архив города положение об экспертной комиссии ГБУЗ ЧОП.
Заключение
.
Рассмотрев теоретическую часть, относящуюся к теме работы, и проведя анализ организации делопроизводства и хранения архивных документов ГБУЗ ЧОП, мы можем сделать выводы о работе службы делопроизводства и архивного подразделения окружной Больницы. Также были решены задачи, поставленные в начале исследования данной темы:
1. Систематизированы знания нормативно-правового и нормативно-методического обеспечения делопроизводства ГБУЗ ЧОП. 2. Проведена систематизация теоретических знаний по исследуемой проблеме за счет поиска новых источников, инновационных подходов и моделей в практике взаимодействия архива и службы делопроизводства организации. Обобщены знания по подготовке передачи документов в ведомственный архив.
3. Рассмотрены задачи функции ведомственного архива и порядок подготовки документов для передачи в архив учреждения. В ходе исследования проведен анализ архива ГБУЗ «Чукотская окружная больница» — документов необходимых в работе архива. Предложены рекомендации по улучшению работы архива ГБУЗ ЧОП. Рекомендации разработаны на основе нормативных правовых актов Российской Федерации об архивном деле. В том числе разработан порядок создания Примерной номенклатуры дел для ГБУЗ ЧОП, которая поможет формировать дела при подготовке их на архивное хранение. В Примерной номенклатуре дел рассмотрены виды документов, представлена примерная классификация разделов. Одной из проблем комплектования Архива ГБУЗ ЧОП можно отнести хранение документов учреждений предшественников Больницы, которая не является правопреемником ликвидированных учреждений, создавших эти документы. Это случилосьпосле ликвидации районных больниц и амбулаторий, на базе которых было создано ГБУЗ ЧОП. Учреждения были ликвидированы, не сдав документы в Госархив, а здание было передано в пользование новому учреждению. Рекомендациигосударственных органов исполнительнойвласти внести в учредительные документы изменения в части ответственности за хранение, оказавшихся в их ведении документов, выступая в качестве держателей архивов ликвидированных предприятий, и выдаче гражданам для целей пенсионного обеспечения архивных копий и справок, не приняты во внимание. Ныне подведомственные ГБУЗ ЧОП учреждения ссылаются на отсутствие стеллажных площадей и финансирование научно-технической обработки документов и сотрудника, который был бы ответственным за архивные документы. Анализ организации систематизации документов и подготовки их на архивное хранение доказало актуальность выбранной темы и необходимость в системности взаимодействии службы делопроизводства Больницы, Архива и структурных подразделений — подведомственных учреждений. Проведенный анализ экспертизы ценности направлен на обеспечение широкого доступа к документной информации, правильного формирования дел, обеспечения сохранности документов и информации, усовершенствование управленческих информационных ресурсов. Улучшение работы по взаимодействию службы делопроизводства Архива в ГБУЗ ЧОПи устранение недостатков следует осуществлять поэтапно:
проводить разработку документов направленных на совершенствование управленческих функций;
— обновлять, дорабатывать существующую документальную базу с учетом изменений и дополнений в законодательстве России;
— внедрять комплекс организационных, научно-методических и технологических мер направленных на работу ГБУЗ ЧОП и каждого его сотрудника;
совершенную взаимосвязанную работу информационных технологий в работе с документами;
— использовать компьютерные технологии в создании, формировании и хранении документов. Список источников и литературы1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации». Ч. 2. Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 48.
3. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.
03.2015 № 526.
5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.
01.2007 № 19, зарегистрированных в Минюсте РФ от 06.
03.2007 № 9059.
6. Постановление Правительства Чукотского автономного округа № 145 от 19.
11.2001 «О централизации лечебно-профилактических учреждений окружного подчинения».
7. Приказ Роскомархива от 19.
01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии».
8. Приказ Министерства здравоохранения РФ от 21.
12.2012 № 1342н «Об утверждении порядка выбора гражданином медицинской организации (за исключением случаев оказания скорой медицинской помощи) за пределами территории субъекта РФ, в котором проживает гражданин, при оказании ему медицинской помощи в рамках программы государственных гарантий бесплатного оказания медицинской помощи». П.
4.9. Приказ Министерства здравоохранения СССР от 3005.
1974 № 493 «О введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения».
10. Методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов», согласовано ЦЭПК Росархива от 30.
10.2012.
11. ГОСТ Р 7.
0.8−2013 СБИД, Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.
10.2013 № 1185-ст.
12. ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"Общероссийский классификатор управленческой документации, принят в 1993 году. Введён 01.
07.1994. (Постановление Госстандарта России от 30.
12.93 № 299).Алексеева Е. В. Архивоведение. М.:Проф.
ОбрИздат, 2004. — С.
79.13. ГБУЗ «Чукотская окружная больница» на пути модернизации отечественного здравоохранения. Электронный ресурс.
http://www.medicinarf.ru/journals/710/8591/14. Крайская З. В., Челлини ЭВ. Архивоведение. Учебное пособие. М.: НОРМА.
1996. — С. 62. — 220 с.
15. Концепция развития системы здравоохранения в Российской Федерации до 2020 г., принята распоряжением Правительства РФ от 17.
11.2008 № 1662-р.
16. Кюнг П.А."Без бизнес-архивов нет бизнес-истории". Направления деятельности государственных учреждений и общественных организаций по сохранению документации бизнес-архивов в Европе. Электронный ресурс URL:
http://www.opentextnn.ru/history/istochnik/nikitin/?id=121 317.
Мультимедийный справочно-методический ресурс «Основы архивной деятельности». Электронный ресурс.
http://archives.ru/documents/methodics/OAD-mob/index.html18. Проект Положения об архиве организации. //Архивное делопроизводство. Электронный ресурс:
http://archivekeeping.ru/public/view/polozhenie19. Стенюков М. В. Секретарское дело. — М.: Издательство ПРИОР, 2000. — С. 49.
20. Business Archives in International Comparison. Report to the International Council on Archives (ICA) Congress 2004 Vienna, Austria 25 August 2004.
Электронныйресурс]. Свободный режим доступа.
http://www.ica.org/en/node/30 263 (12.
10.10, 20:00).
