Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения

В ходе проверки наличия и состояния дел требуется:

Сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в папках, коробках;

Перекладывать на свои места обнаруженные при проверке неправильно подложенные дела прочих фондов;

Изымать дела, которые не внесены в опись;

Сообщать заведующим архивохранилищем о делах, которые заражены биологическими вредителями, с целью незамедлительной их изоляции.

Дела, которые не внесены в опись, должны помещаться в конец фонда. Вносить в опись неучтённых дел при проведении проверки запрещено.

После окончания проверки наличия и состояния дел в конце описи ставится штамп «проверено», должность, подпись и дата. 7].

На основании итоговых записей в листе (или листах) проверки должен быть составлен акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается дата проверки, название, номер и категория фонда, а также итоговые сведения по проверке: количество дел, числящихся по описям, количество дел, которых в наличии не оказалось, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, которые были в наличии. В акте должно быть также указано количество дел, которые требуют подшивки, реставрации, дезинсекции и дезинфекции, восстановления запущенных текстов.

С актом проверки одновременно могут быть составлены при необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты о неисправимом повреждении дел, акты обнаружения неучтённых дел и другое.

Если в ходе проведения проверки нарушений в условиях хранения документов фонда выявлено не было, то материалы проверки подлежат подшивке в дело фонда, а сведения о делах, которые требуют проведения дезинфекции, реставрации, переплёта, подлежат передаче в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования Страховым фондом называют совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе служит негативный микрофильм первого поколения, которые изготовляется из соответствующего типа фотоплёнки путем непосредственного фотографирования документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда». 12].

Целью создания страхового фонда является сохранение ценной документной информации при утрате или повреждении оригиналов документов. Страховой фонд неприкосновенен и хранится в территориальном смысле отдельно от оригиналов документов, с которых сделаны страховые копии, в особых архивохранилищах.

Очередность страхового копирования должна быть определена, учитывая физическое состояние уникальных документов и особо ценных документов и частоту их использования. В первую очередь копированию среди них подлежат наиболее часто используемые, с повреждениями документной информации и материального носителя.

Страховое копирование осуществляется при соблюдении систематизации единиц хранения в описи документов, дел, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подвергаются все архивные документы, входящие в единицу хранения.

При осуществлении страхового копирования дела, как правило, расшивке не подвергаются. Расшивка дел может проводиться в особых случаях при согласовании с руководством архива при условии полной невозможности копировать переплетенное дело. После окончания работы дело переплетается лабораторией или организацией — изготовителем страховых копий снова.

Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов производится соответственно технологическим регламентам и иным действующим нормативно-техническим документам. 5].

Страховой копией архивного документа с бумажным основанием служит негативная микроформа (микрофиша либо микрофильм) 1-го поколения, которая изготовляется на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа путем оптического фотографирования документов. Страховой копией кинодокумента служит первая совмещенная копия оригинала, которая изготавливается на пленке соответствующего типа способом контактной печати. Страховой копией фотодокумента служит первая копия оригинала, которая изготавливается на фотопленке соответствующего типа путем репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента служит первая копия оригинала, которая изготавливается современной системой записи. Страховой копией видеодокумента служит первая копия оригинала, которая изготавливается в формате оригинала методом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Копирование документации на аппаратах Ксерокс в последние годы все более активно используется читателями, как простой и быстрый метод при обретения информации.

Научные исследования доказывают, что уже после пятикратного копирования резко изменяется белизна бумаги; уменьшаются физико-механические параметры документов. В последующем при хранении у копированной бумаги происходит более значительное снижение белизны и прочности, чем у бумаги, которая не подергалась облучению.

Копирование влияет почти на все виды средства записи информационных данных. Таким же способом воздействует на сканирование и документы.

Фонд пользования, который создается со страховым фондом одновременно, изготовляется в обязательном комплекте, который включает в себя:

Для архивных документов с бумажной основой — 1 микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (позитивная или негативная), которая изготовлена с негативной микроформы 1-го поколения, и 1 микроформу 3-го поколения, которая изготовлена с микроформы 2-го поколения;

Для кинодокументов — 1 позитивную совмещенную копию, 1 промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения входят в комплект кинодокумента, который принимается на постоянное хранение. Допустимо дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;

Для видеодокументов — 1 копию в формате VHS;

Для фотодокументов — 1 дубль-негатив и 1 позитивный фотоотпечаток;

Для фонодокументов — 1 копию на магнитной ленте.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе прочих работ, производится архивом в самостоятельном порядке. 1].

В фонд пользования должны быть включены копии целиком скопированных единиц хранения. Копии отдельно взятых архивных документов могут включаться в фонд пользования в составе тематических подборок документов архива.

Проверка физического состояния документов.

В идеале проведение работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должно подчиняться задаче последовательной, рассчитанной на перспективу разработки банка сведений о физическом состоянии документов.

В основании экспертизы физического состояния также используется дифференцированный подход. Наиболее важными могут быть перечисленные фонды:

Которые содержат особо ценные и уникальные документы;

Которые были подвержены экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, пены, воды при тушении пожара и других) I и II категорий;

Которые имеют высокий спрос у сотрудников архива и исследователей;

Которые содержат документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и другие). 20].

Проверка физического состояния документов осуществляется всегда методом полистного просмотра дел. Это долгая монотонная работа, которую следует планировать на годы наперед, контролировать и анализировать ход ее проведения, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.

Осуществлять оценку физического состояния крупных массивов документов допустимо тремя методами:

Сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (к примеру, всех документов фонда). Существенный плюс данного способа — он предоставляет полные сведения о состоянии всех документов фонда. Минус — большие затраты времени;

Выборочный метод, при котором из всего объема массива берется лишь небольшая часть (случайная малая выборка) и по ней говорят о состоянии массива (фонда) в целом.

Заключение

.

Переплетенная документация раскрывается, как правило, на одних и тех же страницах; чтобы сохранить это положение, применяют различные методы за крепления листов, которые не всегда безвредны (липкие ленты, скрепки, придавливание стеклом, и др.).

Одни и те же документы не должны долго экспонироваться. Если есть потребность выставлять экспонаты более месяца, их надо заменять копиями (фотографии, факсимильные издания, муляжи).

Список литературы

Андреева В. И. Делопроизводство / В. И. Андреева. — М.: Бизнес-школа, 2001. — 201 с.

Банасюкевич В. Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. — № 2.

Булюлина Е. В. Архивоведение / Е. В. Булюлина. — Волгоград: «Издательство Вол.

ГУ", 2001. — 101 с.

Вигер А. М Секретарское дело / А. М. Вигер, О. П. Дорофьва, Е. К. Губская. — М.: Феникс, 2001 — 299 с.

Гладких С. Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях" // Право и экономика, 2005, № 6.

Кирсанова М. В. Современное делопроизводство / М. В. Кирсанова. — М.: ИНФРА-М, 2003. — 298 с.

Кузнецова Т. В. Делопроизводство / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. — 359 с.

Кузнецова Т. В. Делопроизводство и техническая документация / Т. В. Кузнецова, Е. А. Степанов, Н. Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. — 202 с.