Рассмотрим наиболее общие автоматизированные задачи управления персоналом на примере 1С: Зарплата и управление персоналом 8.
3.5. Система реализует следующие функции:
1. Планирование штатных расписаний с формированием должностных инструкций.
2. Учет персонала (персональные данные о сотрудниках).
3. Подбор новых сотрудников и перемещения.
4.Планирование и учет использования трудовых ресурсов.
5. Расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица).
6.Учет подотчетных сумм и депонентов.
7. Систему управления документами. На рисунках в Приложениях 4 и 5 мы приведем пример экранного формата автоматизации рассмотренных выше процедур с помощью профессиональной прикладной программы информационно-ориентированного типа 1С: 8.
3.5 версии 2016 года. Помимо трудовых отношений, которые регулируются ТК РФ, в программе поддерживается возможность оформлять договоры гражданско-правового характера (договоры подряда, договоры возмездного оказания услуг, авторские договоры) с внештатными сотрудниками организации.
1С:Зарплата и управление персоналом 8.
3.5 предоставляет дополнительные возможности по записи и сохранению в личных делах сотрудника любых событий, зарегистрированных по нему в компании (например, записи о результатах обучения и оценки, информацию о зачислении в кадровый и др.).
3.3. Разработка алгоритма решения автоматизированной задачи управления документооборотом на предприятии.
В1С:Зарплата и управление персоналом 8.
3.5 предусмотрена возможность разделения прав доступа пользователей к различной информации о кандидатах. Например, один менеджер занимается подбором кадров аппарата управления, а другой — только производственными рабочими. В этом случае можно настроить программу таким образом, чтобы каждый из менеджеров работал только со своей группой кандидатов и не мог просматривать или редактировать информацию по кандидатам другой группы. Использование современного интегрированного пакета 1С: Зарплата и управление персоналом 8.
3.5 в работе службы персонала с использованием прогрессивного инструментального обеспечения персонального компьютера позволяет решать задачи автоматизации в управлении социально-трудовой сферой. В 1С: Зарплата и управление персоналом 8.
3.5 поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению документооборотом на предприятии. Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8.2» соответствуют требованиям Федерального закона от 27.
07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных». В программе реализована возможность регистрации событий, связанных с работой с персональными данными, в частности, доступ и отказ в доступе к персональным данным, включая информацию о том пользователе, с которым данное событие было связано. Удобные и гибкие механизмы настройки отчетов позволяют получать полную и достоверную информацию в самых различных аналитических разрезах для различных категорий пользователей: руководства, службы управления персоналом, кадровой службы и других. Взаимосвязь процессов, протекающих в организации представлена схематично на рисунке 2. Рисунок 2. Взаимосвязь процессов, протекающих в организации автоматизации решения задач социально-трудовой сферы.
При автоматизации решения задач социально-трудовой сферы в Российской Федерации с помощью программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8.
3.5 используются унифицированные формы первичной учетной документации для рассматриваемого в нашей работе примера «Формирование и ведение личного досье персонала системы управления производственной организации». Важно подчеркнуть, что формирование и ведение личных дел в специализированной программе, а не на бумажных носителях, предотвращает несанкционированный доступ к документам, их уничтожение, изменение или перемещение. В документной системе должны применяться контрольные меры, такие, как мониторинг доступа, верификация пользователя. Уничтожение документов и их засекречивание должны быть санкционированы соответствующими распоряжениям и нормативными актами. Такой контроль может осуществляться внутри самой документной системы или быть внешним по отношению к конкретной системе. В отношении электронных документов организация должна предусмотреть меры, направленные па то, чтобы любые системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы не повлияли на качество сохранности документов. Документные системы следует проектировать так, чтобы документы оставались аутентичными, надежными и пригодными для использования независимо от любых изменении в системе (в том числе при конвертации форматов миграции между техническим оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями) в течение всего периода их хранения. Документные системы должны обеспечивать своевременный и эффективный доступ к документам и поиск документов, необходимых для продолжения деловой деятельности и выполнения требований отчетности. Документационные системы в организациях должны быть управляемы в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми текущей деловой деятельностью, регулирующей средой и общественными ожиданиями. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требования влияют па действия, которые они выполняют. Соответствие документной системы таким требованиям должно регулярно проверяться, а документы этих проверок должны сохраняться в целях доказательства. В курсовом проекте мы использовали конкретного типа профессионально информационно-ориентированную систему современного интегрированного пакета прикладной программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8.
3.5 для формирования и ведения личных дел работников. Кроме того, 1С: Зарплата и управление персоналом 8.
3.5 позволяет создавать базы данных, различные отчеты, хранить копии документов, для последующего решения задач в управлении социально-трудовой сферой. Принимая решение о внедрении системы автоматизации формирования и ведения личных дел, предприятие четко представляет сложность этого механизма. Общие рекомендации в сравнении: нужна ли профильная программа документооборота в службе кадров на следующие задачи: система должна быть простой в установке и конфигурировании;
заранее нужно решить, кто возьмет на себя функции администрирования системы. Обладают ли существующие специалисты требуемой квалификацией или потребуется дополнительное обучение;
как будет осуществляться интеграция нового продукта с базовыми сервисами операционной системы — по защите, спискам пользователей и т. д.;совместима ли система с другими технологиями обработки документов. На практике не всегда все необходимые функции собраны в одном продукте, а профильную программу следует дорабатывать программистам, которых в штате компании нет. В масштабах отдела кадров предприятие имеет от 1 до 3 и более человек, применение профильной программы 1С Предприятие в документообороте кадровой службы ведет к сокращению персонала, т.к. внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. В настоящее время, при поступлении на работу во многих организациях от претендентов требуется умение работать в профильными программами. Следует акцентировать внимание на том, что использование системы «1С Предприятие» в качестве платформы для автоматизации управления документами отдела управления персоналом имеет следующие преимущества:
полная автоматизация управления формированием и ведением личных делна предприятии;
поддержка распределения и высокая масштабность системы, проверенная опытом использования в крупном и малом бизнесе;
быстрая настройка, создание и тиражирование приложений на базе «1С Предприятие» с помощью специальных интерфейсов;
открытость системы — возможность интеграции с системами ERRCRM, C АD/САМ, наличие промышленных модулей интеграции с SАP R/3, прозрачная интеграция с пользовательским интерфейсом Windows и пакетом MSOffice;функционирование в различном аппаратном и программном окружении — поддержка разных операционных систем (WindowsNT/2000, Linux, др.);наличие типовых решений по управлению базами знаний, документами и бизнес-процессами с возможностью быстрой доработки без программирования с учетом специфических требований компании. Внедрение перехода формирования и ведения личных дел на профильные кадровые программы на предприятиях призвано обеспечить быстрые, эффективные и позитивные изменения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Из проведенного исследования сделаем следующие выводы. Ведение личных дел работников — один из основных инструментов работы специалистов занимающихся на предприятии ведением кадрового делопроизводства. В личном деле аккумулируется вся информация о работнике, его автобиография, копии документов об образовании и т. п. Любое предприятие, любой формы собственности при приеме на работу сотрудника, заводит на него личное дело, в котором хранятся все заявления, справки, копии документов, данные о назначение на должность, переводе и увольнении. Среди замечаний, обязательно нужно выделить следующее: техническое и программное оснащение базы документооборота (например, создание специализированной программы для составления Номенклатуры дел.
Если посмотреть и проанализировать Номенклатуру дел предприятия, то можно сделать вывод, что на создание такого документа могло уйти от 3 до 5 дней работы делопроизводителя. Наиболее современный подход в наше время является регистрация документов в системе электронном виде. Для этого в специализированной программе, которая может быть создана специально под предприятие и создание огромных таблиц не будет требовать таких больших затрат рабочего времени. В связи с изложенным в ходе исследования, в работе было рассмотрена и проанализирована особенность формирования и ведения личных дел, а также внедрения специализированной профильной программы «1С: Предприятие» в плане работы с личными делами сотрудников предприятия. Стало очевидно, что преимущество специализированной профильной программы — это повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор — внедрение специализированной профильной программы в документооборот позволяет сократить общие расходы на документооборот на 30%. Кроме того, с помощью профильной программы документооборота успешно решаются задачи управления качеством. Так, в работе рассмотрена возможность организации в повышении эффективности деятельностиформирования и ведения личных дел. Система электронного документооборота позволит реализовать внедрение новых технологических процессов в данном направлении, что дает специалисту отдела кадров возможность меньше тратить времени на поиск нужной бумаги. В настоящей работе нами сформулирована цель задачи управления формированием и ведением личных дел. Выделим, что настоящей курсовой работе доказана актуальность выбранной темы в плане невозможности не использования автоматизации управленческой системы и применения пакета прикладных программ в формировании и ведении личных дел. Выполнена цель курсовой работы, рассмотрено внедрение информационных систем управления в формирование и ведение личных дел путем введения автоматизации кадровых процессов и обоснована его важность применения. Решены следующие задачи:
исследована законодательная и нормативно-методическая база регламентирующая документирование трудовых отношений на предприятии;
проанализированы локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность отдела кадров в вопросах формировании и ведении личного дела работника; проанализированы основные стандарты и требования к формированию и ведению личного дела работника в организации;
выявлены проблемы, с которыми специалист отдела кадров или другой работник сталкивается при формировании и ведении личного дела работника;
разработаны рекомендации по совершенствованию процесса формирования и ведения личного дела работника.
дано обоснование важности и значения применения программы «1:С Зарплата и управление персоналом 8.
3.5″ как инструмента автоматизации задач управления документооборотом, в частности формирования и ведения личных дел работка. Система электронного документооборота с использованием специализированной профильной программы «1:С Зарплата и управление персоналом 8.
3.5″ позволит более эффективно использовать накопленные компанией знания (обеспечивая доступ к единому хранилищу документов), практически исключат использование неактуальной информации. Таким образом, эффективность внедрения специализированной профильной программы «1:С Зарплата и управление персоналом 8.
3.5″ повышает результативность работы отдела кадров. В заключение еще раз повторим: не следует оптимизировать бизнес-процессы ради самой оптимизации. Прежде чем приступать к оптимизацииформирования и ведения личных дел, нужно проанализировать потребности, риски, которые могут возникнуть, затраты на проект и сопоставить их с ожидаемыми положительными результатами. Оценивая плюсы и минусы, следует помнить, что бизнес-процессы взаимосвязаны и изменения в одном из них могут повлечь изменения в других, причем не всегда в лучшую сторону.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием от 12.
12.1993 года (посл. ред. на 04.
08.2014 года) // Собрание законодательства Российской Федерации. — 2014. — №.
31. Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст по состоянию на 21 декабря 2001 г. // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. №.
1 (ред. от 03.
07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.
01.2017).Федеральный закон от 27.
07.2004 N 79-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу от 19.
12.2016) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» // Консультант.
Плюс, 1997;2017. — Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_48 601.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.
07.2006 № 149-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 19.
12.2016) // [Электронный режим]: Режим доступа:
http://www.consultant.ru.Федеральный закон «О защите персональных данных» от 27.
07.2006 № 152-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.
07.2016) // [Электронный режим]: Режим доступа:
http://www.consultant.ru.Постановление Госкомстата России от 05.
01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной, учетной документации по труду и его оплате"// Официальный сайт организации «Консультант Плюс». Электронная справочная система. Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/con.Распоряжение Правительства РФ «О хранении документов по личному составу» от 23.
04.1992 № 781-Р// Официальный сайт организации «Консультант Плюс». Электронная справочная система. Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/con.ГОСТ Р 6.30−2003.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М. 2003. ГОСТ Р 7.
0.8−2013.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. 2013. ДСТУ 4423:
2005 «Информация и документация. Управление документационными процессами. Ч.
1. основныеположения. — Действующий с 01.
02.2007. — М.:Госкомстандарт.
России, 2013. — 32 с. Андреева, В. А. Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора / В.А. Андреева// Справочник кадровика. — 2016. — № 1. — С.
25−29.Асеев, Г. Г. Электронный документооборот: учебник / Г. Г. Асеев. — К.: Кондор. — 2014.
— 500 с. Бутаева Н. В. Возможности информационных технологий в оказании услуг учреждениями социальной защиты/ Н. В. Бутаева М.
Н. Максимова//Вестник КТУ. — 2014.
— № 24. — С.210−216.Гейхман.
В.Л. Трудовое право: учебник для прикладного бакалавриата / В. Л. Гейхман. — М.: Издательство Юрайт, 2015. — 407 с.Демушина.
О.Н. Кадровое делопроизводство: учебное пособие / О. Н. Демушина; Волгоградский филиал ФГБОУВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ». — Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУВПОРАНХиГС, 2014. — 180 с. Журавлева, И. В. Роструд об увольнении по сокращению /И.В. Андреева// Кадровые решения. — 2015.
— № 4. — С. 38−45.Ириткова, В. Как убедится в том, что вас правильно оформили на работу?/Ириткова //Делопроизводство и документооборот на предприятии. ;
2014. — № 11. — С. 44−46.Корнеев В. А. Делопроизводство: образцы, документов.
Организация и технология работы. Более 120 документов. — 2-е изд., перераб.
и доп. / И. К. Корнеева, В. В. Галахов, И. К. Корнеев, В. А. Кудряев. — М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2015. — 456с. Крюкова, Е. Прием и увольнение работников с учетом всех изменений законодательства /Е. Крюкова//Служба кадров и персонал. ;
2015. № 9. С.78−80.Кузнецова Т. В., Подольская И. А. Проектирование рациональной организации делопроизводства //Делопроизводство. — 2014. — №.
1. — С.19−23.Осипов Г. Прием на работу: пошаговые процедуры/ Г. Осипов //Служба кадров и персонала. — 2014.
— № 5. — С. 21−24.1:С Зарплата и управление персоналом версия 8.
3.5/ Интернет-ресурс:
http://www.1c.ru/rus/support/support.htm.Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота / Пер. с англ.
С.Макарова. — Режим доступа www.cornwell.co.uk/moreg.html.ISO 15 489−1:2001 Informаtionаnddocumentаtion — records mаnаgement — Pаrt 1: Generаl. — Pаrt 2: Guidelines. Informаtionаnddocumentаtion — records mаnаgement — Pаrt 1: Generаl. — Pаrt 2: Guidelines ДСТУ 4423:
Правовая система «Гарант».
http://www.garant.ru.Электронный журнал «Главбух» ;
http://e.glavbukh.ru.Сайт сообщества HR //.
http://www.hr-portal.ru.ПРИЛОЖЕНИЯПриложение 1Обложка личного дела (папка скоросшиватель) Приложение 2Опись документов в личном деле.
Приложение 3Книга учета личных дел работников.
Приложение 4Формирование личного досье сотрудника. Основное место работы.
Приложение 5Формирование личного досье сотрудника. Личные данные.
