В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по сути дела к служебным, деловым документам, так как Госстандарте по терминам и определениям «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Другими словами, тем самым была проведена явственная граница между управленческим документом и любой другой закрепленной на материальном носителе информацией.
Таким образом, стандартизованное определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины.
Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.
Работа с информацией, документами и процессы документооборота представляют собой важную составляющую управления любой социально-экономической системой.
Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства учреждения представлена большой совокупностью различных законов, указов, актов и методических документов. Необходимо квалифицировано пользоваться и применять ее в профессиональной деятельности. Технология работы с документацией является четко продуманной системой. Это видно из анализа нормативно-правовой и нормативно-методической базы по делопроизводству.
Заключение
.
Таким образом, изучив обширную нормативную базу и научную литературу по теме исследования, мы пришли к следующим выводам.
Документ, как феномен общественной жизни, имеет давнюю историю, которую можно проследить по трудам ученых, нормативным актам в различные эпохи. Понятие «документ» эволюционировало и рассматривается сегодня в различных аспектах, в зависимости от запрашиваемых критериев.
Документы играют немаловажную роль в организации административной и экономической жизни любого государства. Без документов, отображающих деятельность предприятий, организаций, учреждений, нельзя составить ни перспективный, ни оперативный план, неосуществимо проведение анализа хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование любых процессов распространяется на все этапы их деятельности. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.
Таким образом, документ является результатом отражения фактов, событий, явлений, предметов объективной действительности, мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, рисунка, графики, фотографии, аудиовидеозаписи. Документ создается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.).
Чтобы подойти к интересующим нас проблемам, мы проследили значение термина «документ» и выяснили, что за продолжительный исторический период смысл понятия «документ» непрестанно менялся. И до настоящего времени употребляются определения, придающие ему порой самый широкий смысл, либо наоборот сужающие его понимание до одного определенного вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывают, для решения каких теоретических или практических задач он используется.
Также мы выяснили, что понятие «документ» является центральным, фундаментальным в системе документоведческой науки. Оно отражает признаки реально существующих предметов, которые служат объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, поиску, хранению, распространению и использованию документной информации в социуме. Это понятие широко применяется во всех областях общественной деятельности.
Документная информация по большей части является социальной, так как документы создаются людьми для людей. Природная информация, закрепленная на материальном носителе особым способом, основанным человеком, также может быть определена как социальная. Главным элементом документа выступает информация, т. е. самые различные сведения, данные, сообщения, знания, определенные для передачи в ходе коммуникации.
Во-первых, отдельные функции свойственны документу априори, вне независимости от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется вполне сознательно, в зависимости от конкретных общественных потребностей.
Во-вторых, любой документ является полифункциональным, т. е. выполняет одновременно несколько функций, переплетённых между собой, так как в практической действительности разнообразные сферы и типы общественной деятельности тесно взаимодействуют. Однако при этом обычно доминирует одна определенная функция.
Информация, закрепленная в документе, является отображением деятельности человека и общества в целом. По мере эволюции общества, усложнения общественных связей, актуализации конкретных направлений человеческой деятельности, а также в процессе усиления научных документоведческих исследований стало возможным выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это только в тех случаях, когда становится известным механизм действия уже работающих функций или проявляются ранее латентные функции. К примеру, в последнее время очень актуальной стал вопрос защиты информации. В результате отдельные ученые-документоведы не без оснований в состав функций документа включили также и функцию защиты информации.
Изученный нами материал вызвал у нас глубокий интерес. Мы выявили, что теория информации с момента своего рождения связана с теорией коммуникации, первоначально — в технических системах.
Полученные в ходе исследования выводы говорят о том, что изучение понятия «документ» имеет огромное значение. Большую роль в определении данной дефиниции играет нормативно-правовая и нормативно-методическая база документоведческой науки. Многогранность феномена документа приводит к тому, что создатели нормативно-правовых актов, равно как и ученые-исследователи не могут прийти к одному мнению по поводу точного определения документа, что подтверждает необходимость дальнейшего изучения данного термина.
Список использованных источников и литературы
.
1 Федеральный закон от 27.
07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.
07.2015) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.
01.2016) // Официальный интернет-портал правовой информации. URL :
http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102 108 264&intelsearch=%CE%E1+%E8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%E8%2C+%E8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%EE%ED%ED%FB%F5+%F2%E5%F5%ED%EE%EB%EE%E3%E8%FF%F5+%E8+%EE+%E7%E0%F9%E8%F2%E5+%E8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%E8 (дата обращения 11.
01.2016).
2 Федеральный закон от 22.
10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Официальный интернет-портал правовой информации. URL:
http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102 089 077&intelsearch=%D4%E5%E4%E5%F0%E0%EB%FC%ED%FB%E9+%E7%E0%EA%EE%ED+%EE%F2+22.
10.2004+%E3.+%B9+125-%D4%C7+%AB%CE%E1+%E0%F0%F5%E8%E2%ED%EE%EC+%E4%E5%EB%E5+%E2+%D0%D4 (дата обращения 12.
04.2015).
3 ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998. — 29 с.
4 ГОСТ Р ИСО 15 489−1 — 2007 «Управление документами. Общие требования».// IFAP.RU. ГОСТ ИСО 15 489−1 — 2007. URL:
http://www.ifap.ru/library/gоst/1 548 912 007.pdf (дата обращения 15.
04.2015).
5 ГОСТ 6.
10.3−83 УСД «Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате» // VSEGOST.COM. ГОСТ 6.
10.3−83.URL:
http://vsegost.com/Catalog/13/13 019.shtml (дата обращения 15.
04.2015).
6 ГОСТ 16 487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госкомитет СССР по стандартам, 1983. — 15 с.
7 ГОСТ Р 7.
0.8−2013.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2013. — 13 с.
8 Банасюкевич, В. Д. Управление документацией (из зарубежного опыта) / В. Д. Банасюкевич, А. Н. Сокова // Отечественные архивы. 1992. — № 2. — С. 105.
9 Басаков, М.И. Делопроизводство/ М. И. Басаков. — М.: Дашков и К, 2012. — 250 с.
10 Булатова, А. Т. Документоведение: учебное пособие / А. Т. Булатова. — М.; Инфра-М, 2005. 345 с.
11 Гринберг, А. С. Документационное обеспечение управления / А. С. Гринберг. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 391 с.
12 Кузнецов, И. Н. Делопроизводство / И. Н. Кузнецов. — М.: Дашков и К, 2013. — 345с.
13 Ларьков, Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. — М.; АСТ: Восток-Запад, 2006. — 427с.
14 Копылов, В. А. Информационное право: учебник/ В. А. Копылов. — М.; ЮРИСТЪ, 2005. — 512 с.
15 Кузнецова, Т. В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие / Т. В. Кузнецова. — М.: Триада, 1998. — 596 с.
16 Кушнаренко, Н. Н. Документоведение: учебник / Н. Н. Кушнаренко. — Киев: «Знание», 2006. — 459 с.
17 Ларионова, Т. М. Документационное обеспечение управления персоналом: учебное пособие / Т. М. Ларионова, Л. А. Румынина. — М.: Форум, 2012. — 416 с.
18 Панасенко, Ю. Делопроизводство: документационное обеспечение управления / Ю. Панасенко. — М.: РИОР: ИНФРА-М, 2012. — 265 с.
19 Отле, П. Руководство к администрированию / П. Отле. — М.-Л.; Изд-во «Техника управления», 1931. — 234 с.
20 Словарь архивной терминологии социалистических стран. — М.: ВНИИДАД, 1988. — 202 с.
21 Санкина, Л. В. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества) / Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. — М.: МЦФЭР, 2005. — 432 с.
22 Кузнецов, С. Л. Применение современных технологий в работе с документами / С. Л. Кузнецов // Секретарское дело. — 2006. — № 3. ;
С. 23−26.
23 Швецов-Водка, Г. Н. Общая теория документа и книги: учебное пособие / Г. Н. Швецов-Водка. — Киев; Знания, 2009. — 487 с.
24 Янковая, В. Ф. Терминология документационного обеспечения управления / В. Ф. Янковая // Делопроизводство. 1999. № 1. С. 41−44 .
Ларьков, Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. — М.; АСТ: Восток-Запад, 2006. — 427с.
Кушнаренко, Н. Н. Документоведение: учебник / Н. Н. Кушнаренко. — Киев: «Знание», 2006. — 459 с.
Копылов, В. А. Информационное право: учебник/ В. А. Копылов. — М.; ЮРИСТЪ, 2005. — С. 78.
Янковая, В. Ф. Терминология документационного обеспечения управления / В. Ф. Янковая // Делопроизводство. 1999. № 1. С. 41−44 .
Янковая, В. Ф. Терминология документационного обеспечения управления / В. Ф. Янковая // Делопроизводство. 1999. № 1. С. 41−44 .
Ларьков, Н. С. Документоведение: учебное пособие / Н. С. Ларьков. — М.; АСТ: Восток-Запад, 2006. — 427с.
Кушнаренко, Н. Н. Документоведение: учебник / Н. Н. Кушнаренко. — Киев: «Знание», 2006. — 459 с.
Швецов-Водка Г. Н. Общая теория документа и книги: учебное пособие / Г. Н. Швецов-Водка. — Киев; Знания, 2009. — 487 с.
Банасюкевич, В. Д. Управление документацией (из зарубежного опыта) / В. Д. Банасюкевич, А. Н. Сокова // Отечественные архивы. 1992. — № 2. — С. 105.
Кузнецова, Т. В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие / Т. В. Кузнецова. — М.: Триада, 1998. — С. 45.
ГОСТ 16 487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госкомитет СССР по стандартам, 1983. — 15 с.
ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.// BASE.CОNSULTANT.RU. ГОСТ Р 51 141−98.URL:
http://base.cоnsultant.ru/cоns/cgi/оnline.cgi?req=dоc;base=LAW;n=28003(дата обращения 15.
04.2015).
ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998. — 29 с.
Словарь архивной терминологии социалистических стран. — М.: ВНИИДАД, 1988. — 202 с.
Федеральный закон от 27.
07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.
07.2015) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.
01.2016) // Официальный интернет-портал правовой информации. URL :
http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102 108 264&intelsearch=%CE%E1+%E8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%E8%2C+%E8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%EE%ED%ED%FB%F5+%F2%E5%F5%ED%EE%EB%EE%E3%E8%FF%F5+%E8+%EE+%E7%E0%F9%E8%F2%E5+%E8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%E8 (дата обращения 11.
01.2016).
Федеральный закон от 22.
10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» // Официальный интернет-портал правовой информации. URL:
http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102 089 077&intelsearch=%D4%E5%E4%E5%F0%E0%EB%FC%ED%FB%E9+%E7%E0%EA%EE%ED+%EE%F2+22.
10.2004+%E3.+%B9+125-%D4%C7+%AB%CE%E1+%E0%F0%F5%E8%E2%ED%EE%EC+%E4%E5%EB%E5+%E2+%D0%D4 (дата обращения 12.
04.2015).
ГОСТ Р ИСО 15 489−1 — 2007 «Управление документами. Общие требования».// IFAP.RU. ГОСТ ИСО 15 489−1 — 2007. URL:
http://www.ifap.ru/library/gоst/1 548 912 007.pdf (дата обращения 15.
04.2015).
Булатова, А. Т. Документоведение: учебное пособие / А. Т. Булатова. — М.; Инфра-М, 2005. С. 67.
Кушнаренко, Н. Н. Документоведение: учебник / Н. Н. Кушнаренко. — Киев: «Знание», 2006. — 459 с.
