Разработка программного обеспечения информационной системы юридической фирмы (на материалах ООО «СОФТКЛАБ ДИСТРИБЬЮШН»)

Реализация функций обработки информации: поиск данных в БД, математической модели для задачи первичного анализа документов т.д.;

БД. Реализация хранилища данных, в котором содержится информация о клиентах.

Поскольку будущая ИС по данной БД будет осуществлять поиск, то в качестве основных атрибутов для документа были выбраны следующие:

— название документа;

— дата поступления документа в архив (юридические фирмы, которые осуществляют архивные услуги, следят за сроками хранения документации. У каждого документа есть свой срок хранения. Многие ценные бумаги со временем теряют свою актуальность, и их ценность сводится к нулю. Такие документы положено уничтожать. Своевременный отбор таких бумаг и уничтожение документов входит в пакет архивных услуг, оказываемый юридическими фирмами. При принятии на хранение каждому документу, после проведения специальной экспертизы, определяется срок хранения. По истечении этого срока документ подаётся на уничтожение);

— принадлежность (тип) документа (поскольку все документы были разделены на 7 видов, для которых было произведено ранжирование по важности);

— номер столбца;

— номер полки;

— номер салазки (эти 3 параметра необходимы, чтобы определить местоположение документа в архиве);

— присутствие документа в своей ячейке (необходимо знать находится документ в архиве, либо он выдан просителю).

Результат запроса на выборку всех документов принадлежащих одному клиенту должен выглядеть следующим образом см. рисунок 3.

5. В представленном примере количество документов было намерено ограниченно 20.

Теперь рассмотрим более детально логическую модель данных разрабатываемой информационной системы, представленную на рисунке 3.

6.

Рис. 3.5 Результат запроса на получение данных по всем документам принадлежащих одному клиенту Рис. 3.6 Логическая модель данных.

Из представленной модели данных видно, что она содержит в себе три сущности каждая со своим набором атрибутов, причем две из них являются зависимыми, а одна нет.

Сущность «Сотрудник», являющаяся независимой сущностью имеет атрибуты:

Идентификационный номер сотрудника — является первичным ключом данной сущности;

ФИО сотрудника;

Область специализации;

Рейтинг;

Дополнительная информация.

Сущность «Клиент», является зависимой сущностью от сущности «Сотрудник», что говорит о том, что каждый сотрудник может обслуживать множество клиентов. Сущность клиент имеет атрибуты:

Серия и номер паспорта — является первичным ключом данной сущности;

Идентификационный номер сотрудника — является вторичным ключом данной сущности;

ФИО сотрудника;

Область специализации;

Рейтинг;

Дополнительная информация.

Сущность «Документ», является зависимой сущностью от сущности «Клиент», что говорит о том, что каждый клиент может хранить в архиве множество различных документов. Сущность документ имеет атрибуты:

Идентификатор документа — является первичным ключом данной сущности;

Серия и номер паспорта — является вторичным ключом данной сущности;

Название документа;

Дата поступления;

Принадлежность к группе;

Номер столбца;

Номер полки;

Номер салазки;

Присутствие документа в ячейке.

2.

3. Физическое проектирование базы данных.

Разработка спецификации качества сводится к построению модели качества программного средства. В этой модели указывается полный перечень всех свойств, которые необходимо обеспечить в программном средстве.

В соответствии с ГОСТ 28 195–89 разрабатываемое программное средство можно отнести к классу 5012 — программные средства управления базами данных. В соответствии с этим определим основные показатели качества разрабатываемого программного средства [5].

3. РАЗРАБОТКА СТРУКТУРЫ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ.

3.

1. Средства реализации Для разработки ИС поиска воспользуемся программным комплексом LabView.

LabVIEW (Laboratory Virtual Instrumentation Engineering Work bench) — это среда разработки и платформа для выполнения программ, созданных на графическом языке программирования «G» фирмы National Instruments (США).

Достоинства LabVIEW:

полноценный язык программирования;

интуитивно понятный процесс графического программирования;

широкие возможности сбора, обработки и анализа данных, управления приборами, генерации отчетов и обмена данных через сетевые интерфейсы;

драйверная поддержка более 2000 приборов;

возможности интерактивной генерации кода;

шаблоны приложений, тысячи примеров;

высокая скорость выполнения откомпилированных программ;

совместимость с операционными системами Windows2000/NT/XP, Mac OS X, Linux и Solaris.

Вместе с тем LabVIEW — очень простая и интуитивно понятная система. Неискушённый пользователь, не являясь программистом, за сравнительно короткое время (от нескольких минут до нескольких часов) способен создать сложную программу для сбора данных и управления объектами, обладающую красивым и удобным человеко-машинным интерфейсом.

3.

2. Общая структура системы ИС поиска документов, разработанная в LabVIEW, будет иметь вид, представленный на рисунке 4.

1. Поскольку в качестве хранилища мы рассматриваем куб с одним входом, то слева изображена передняя грань куба с множеством входов — ящичков, которые и являются салазками. Размер куба для примера мы берем 5столбцов на 5полок, то есть соответственно 25 салазок, каждая из которых расположена на пересечении соответствующего столбца и полки. Справа мы задаем путь к нашей БД документов, которую прочитывает данная ИС для осуществления поиска (см. рисунок 4.2). Справа также расположена кнопка поиска, возможные варианты поиска (по названию, по дате, по типу или по нескольким характеристикам одновременно) и результат поиска, который появляется в виде таблицы.

Рис. 4.1 ИС поиска документов Рис. 4.2 Чтение БД документов ИС поиска.

Продемонстрируем работу данной ИС, загрузив в нее созданную нами ранее БД из 20 документов. Воспользуемся вначале поиском по названию. Найдем все «Положения», которые содержаться в нашей БД. Для этого нажимаем кнопку «Поиск по названию», и в окошке «Введите название» пишем «Положение». ИС нашла 2 «Положения», при выделении названия каждого из которых справа подсвечивается ячейка, в которой находится искомый документ, и выводится номер салазки, где он расположен (см. рисунке 4.3, 4.4).

Рис. 4.3 Поиск по названию (Положение о премировании и о заработной плате за 2003 г.).

Рис. 4.4 Поиск по названию (Положение о персональных данных Ивановой Е.Н.).

Теперь продемонстрируем поиск по дате. Найдем все документы, поступившие в архив, например, в 2007 году (см. рисунке 4.5). В результате поиска было найдено 5 документов:

— Отчет отдела корпоративного права за сентябрь 2005 г.,.

— Темы противопожарных тренировок,.

— Справка о выполнении ремонтно-эксплуатационных работ,.

— Материальный отчет (Образец № 10),.

— Документ о приобретении оборудования от 12.

06.05 г.

Рис. 4.5 Поиск по дате.

Далее найдем все документы, относящиеся к 1 типу, то есть документы департамента правового консалтинга. Результат смотреть на рисунке 4.

6.

Рис. 4.6 Поиск по типу.

Теперь осуществим поиск по нескольким параметрам сразу:

— по названию и дате (см. рисунке 4.7),.

— по названию и типу (см. рисунке 4.8),.

— по дате и типу (см. рисунке 4.9),.

— по названию, дате и типу (см. рисунке 4.10).

Рис. 4.7 Поиск по названию и дате.

Рис. 4.8 Поиск по названию и типу Рис. 4.9 Поиск по дате и типу Рис. 4.10 Поиск по названию, дате и типу.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

Целью данной работы являлось проектирования информационной системы учета клиентов юридической фирмы. Назначением системы является в первую очередь рациональная организация деятельности архива юридической фирмы. Объектами автоматизации является рабочее место заместителя заведующего архивом.

В результате проделанной работы была решена проблема затраты большого количества времени для поиска документов в архиве юридической фирмы. Для решения данной проблемы было предложено разделить документы на типы и проранжировать в порядке убывания их важности. В качестве критерия важности была выбрана частота обращения к документам.

Организация архива не только по дате и алфавиту, но еще и по важности, способствует оптимальному расположению документов в архиве и повышению эффективности работы персонала.

Также было предложено разработать автоматизированную систему поиска документов, для реализации работы которой необходимо создание полной БД по всем документам из архива. Данная ИС позволит оперативно и не прилагая больших усилий, найти требуемый документ.

Предложенные варианты помогают защитить ценные бумаги от потери, уменьшить занимаемую площадь в архиве и увеличить срок их безопасного хранения.

Предложенные способы оптимизации организации работы архива требуют денежных вложений, но единоразовых. Поэтому предложенные изменения являются более выгодным, по сравнению с предложением нанять на работу еще 5−10 помощников заведующего архивом.

Таким образом, для решения поставленной проблемы эффективным методом ее решения будет реализация предложенных преобразований.

Список литературы

Моругин С. Л. Проектирование информационных систем. Учебное пособие. Часть 1. — Арзамас АГПИ, 2010. — 86 с.

Моругин С. Л. Проектирование информационных систем. Учебное пособие. Часть 2. — Арзамас АГПИ, 2010. — 84 с.

Конспект лекций «Проектирование информационных систем» С. Л. Моругин.