Внутриорганизационные коммуникации и компьютеризация

• Введение
• 1. Что такое коммуникация
• 1.1 Элементы коммуникационного процесса
• 1.2 Что включает коммуникативный процесс
• 1.3 Цель и способы коммуникации
• 2. Эффективные и неэффективные коммуникации
• 2.1 Формы внутриорганизационных коммуникаций
• 2.2 Что привносят новые технологии в искусство управления персоналом
• 2.3 Разработка планов коммуникации
• 3. Что такое компьютеризация
• 3.1 Компьютеры в учреждениях
• 3.2 Развитие компьютерных технологий
• 3.3 Глобальная компьютеризация
• Заключение
• Список используемой литературы

По данным исследований, менеджеры от 50 до 90% рабочего времени проводят в общении с другими людьми. У менеджеров высшего звена процент рабочего времени, занятый общением, доходит до 90%. Ясно, что в таких условиях отсутствие навыков коммуникаций резко снижает эффективность профессиональной деятельности менеджера и организации в целом.

Каждый сотрудник участвует ежедневно в процессе обмена информации в организации, и эффективность коммуникационного процесса влияет на успешность бизнеса в целом. Если нарушается процесс обмена информацией в организации, то сразу наступает рассогласование коллективных действий.

В современных условиях коммуникация является фактором создания добавленной стоимости. Стоимость, создаваемая коммуникационным процессом, проявляется в виде репутации организации, деловых связей, торговой марки, брэнда, патентов, авторских прав, потенциала сотрудников, ключевых компетенций. Что же делает коммуникации эффективными, а что препятствует передаче информации в организации? В чем особенность коммуникационного процесса в современных условиях?

Главным направлением совершенствование процесса коммуникации в менеджменте является совершенствование коммуникативных навыков всех участников коммуникативного процесса.

Человек приходит в организацию, руководствуясь личными целями и личными интересами. У организации также существуют свои цели и интересы. При работе человека внутри организации происходит согласование целей персонала и целей организации. В этом процессе информация является технологической основой, с помощью которой происходит это согласование.

Для исполнения роли технологической основы в менеджменте информация должна обладать определёнными характеристиками и свойствами — для этого используют различные информационные источники и учитывают факторы, влияющие на информационное обеспечение, и существующие ограничения использования информации.

Коммуникации в менеджменте выполняют интегрирующую роль. Объединение участников коммуникационного процесса происходит с помощью языкового общения. В коммуникации обязательно необходимо учитывать ее два аспекта: личностный и информационный.

1. Что такое коммуникация

Коммуникация — как форма общения двух и более субъектов — является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе.

Предметом анализа в данном случае выступают особенности коммуникации и коммуникативного процесса в организациях. Область коммуникации, таким образом, тесно связана с теорией и практикой менеджмента, организационными системами и структурами, а также психологией управления.

Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации — это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Коммуникации — важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Руководитель тратит до 90% своего времени именно на коммуникации. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления

1.1 Элементы коммуникационного процесса

Отправитель, сообщение, канал, получатель.

Отправитель — лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение — информация, закодированная в виде символов.

Канал — средства передачи информации.

Получатель (реципиент) — тот, кому предназначена информация.

Коммуникации можно классифицировать по типу объектов и по степени формализации.

По типу объектов: организация — внешняя среда; межуровневая (восходящая); межуровневая (нисходящая); горизонтальная; руководитель — подчиненный; руководитель — рабочая группа.

По степени формализации:

формальные коммуникации;

неформальные коммуникации.

1.2 Что включает коммуникативный процесс

1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть ее изложения.

2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом — необходимо использовать сочетание разных каналов.

3. Передача информации — непосредственно передача конкретной информации.

4. Декодирование (расшифровка) — на этом этапе осуществляется перевод информации отправителя в информацию получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами.

внутриорганизационная коммуникация компьютеризация персонал

1.3 Цель и способы коммуникации

Цель коммуникации — обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

монолога — информации, поступающей от отправителя к получателю;

диалога — информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю;

обратной связи как реакции на полученную информацию.

Способы коммуникации:

разговорный (устный, вербальный);

письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);

невербальный (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения)

Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик:

быть ясными и точными;

прозрачными, а сообщаемые сведения — основанными на достоверных фактах;

должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель. Схема внутриорганизационных коммуникаций изображена на рисунке:

Однако нередко внутриорганизационными коммуникациями пренебрегают. Это происходит по нескольким причинам, среди которых — нехватка времени у руководителей (важные проекты, давящие сроки, встречи и т. д.), общая перегруженность деловой информацией, а также многолетняя, если не многовековая, традиция однонаправленных связей сверху вниз.

2. Эффективные и неэффективные коммуникации

Эффективность коммуникаций может быть различной. По данным зарубежных исследований результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных — 20−25% (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Недостаточную эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха — около 40%. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются все возможности в организации коммуникаций.

Важно помнить и то, что успех коммуникационных процессов органически связан с соблюдением этических норм как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Эффективность коммуникаций зависит и от того, как построено сообщение. При создании его необходимо соблюдать такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от уточнения деталей к возражениям и вопросам, далее — к заключению и призыву к действию.

Разработку программы внутренних коммуникаций следует начинать с общей оценки управленческой среды. Затем изучить организационную структуру и тип уже существующих коммуникаций. Чтобы оценить нынешнее состояние коллектива и степень удовлетворенности работников, необходимо провести небольшое внутреннее исследование и установить, какие формы коммуникаций работники считают наиболее целесообразными и эффективными. Результаты проверки покажут, можно ли уже сейчас вводить в компании новые виды коммуникаций, или выявят некоторые сложности, напряженность в коллективе.

Ящик предложений и общие собрания — два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководством. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит в силу того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все, не представляется возможным. Иногда руководство предприятия относится формально к самой идее ящиков и не утруждает себя ответами. Чтобы названные методы были эффективны, следует инициировать групповые (командные) предложения, что значительно упрощает процедуру ответов. Важно также не превращать общие собрания в фарс: диалог оппонентов не должен перерастать в монолог одного лица. Не стоит вынуждать работников посещать такие собрания и отсиживать их. Записки, передаваемые на трибуну, нельзя подвергать цензуре.

Чтобы выбранный канал коммуникации был эффективным, следует учесть ряд моментов:

руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом — это воодушевляет и сплачивает людей;

организаторам данных мероприятий надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;

участникам собраний следует готовить вопросы заранее, подавать их в напечатанном виде.

Важно также установить четкие критерии для определения информации, которая подлежит распространению среди персонала. Такие сведения могут повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать производительность труда. Осведомленность о делах компании и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели компании, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководству. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.

В больших коллективах высшее руководство в силу его удаленности от подчиненных и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса — личная встреча с глазу на глаз. Неудивительно, что возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи: высшее руководство — менеджеры среднего звена — работники. Их задача — способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную «наверху» стратегию.

Осуществлять коммуникации можно несколькими способами, такими как:

личная беседа с сотрудниками;

рассылка циркуляров и меморандумов;

распространение информации по электронной почте;

использование видео и кабельного телевидения.

2.1 Формы внутриорганизационных коммуникаций

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:

листок новостей;

бюллетень для менеджеров;

ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);

доски объявлений;

страница компании в Интернете;

общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

Росту доверия к компании способствуют:

своевременная и регулярная коммуникация;

демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);

привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

Листки новостей

Внутренние газеты, или листки новостей (newsletters) — одно из печатных средств коммуникаций. Небольшой листок — достаточно доступное и дешевое средство коммуникаций. Он может распечатываться на принтере и размножаться с помощью ксерокса. Листок-газета может издаваться полиграфическим способом. Листки могут быть тематическими, выпуск по конкретной тематике («новости рынка», «новые проекты», «персонал») может окрашиваться в свой цвет. Распространение листков по подписке позволяет выявить заинтересованность занятых в информации, содержащейся в листках. Листки могут распространяться также по принципу «почитал — передай другому», или адресно руководителям подразделений. Кроме того, они могут выкладываться в нескольких местах. Формат А-4 удобен для кратких сообщений, однако мал для обзоров, очерков, историй и аналитических статей.

Листок новостей должен выходить регулярно, в установленные сроки и в заданном объеме. Занятые должны ждать его с нетерпением.

Листок должен служить важным средством для объяснения менеджментом философии и политики компании. Важно, чтобы он также обеспечивал двустороннюю коммуникацию, выражая не только позиции менеджмента, но и мнения других сотрудников.

Редактору листка приходится решать ряд проблем. Отбор историй, например, должен фокусироваться на организационных стратегиях и управленческих целях. Необходимо освещать организационные изменения — реструктуризацию, поглощения и показывать их причины. Статьи должны отражать события во всех месторасположениях и отделениях организации, также как и показывать различные типы людей, занятых в организации. Редактор должен рассматривать с каждым автором желаемый тезис, сообщаемый статьей.

Листок может выходить с периодичностью от 1 до 8 раз в месяц. Выдержка сроков выхода листка позволяет сохранить уважение к изданию.

При отборе фотографий следует учитывать, что внутреннему изданию трудно конкурировать с яркими газетами и журналами, выполненными высокотехнологичными методами. Фотографии для листка должны быть притягивающими и интересными по композиции и замыслу.

Редактор должен уметь сам писать захватывающе и требовать того же от других. Занятые должны хотеть читать о том, что происходит в организации.

Дизайн, или планировка листка требуют от редактора определения длин статей, мест размещения фотографий, формулировок заголовков. Настольные издательские системы позволяют это делать лучше и быстрее.

Редактор должен построить процесс выпуска так, чтобы в последний момент в издание не попало что-то ложное или лишнее.

Редактор проводит критический анализ листка, с тем, чтобы следующее издание было лучше.

Управленческие публикации

Менеджеры — занятые должны знать достаточно подробно то, что происходит в организации, поскольку они должны постоянно обеспечивать взаимодействие её отдельных компонентов. Систематические публикации для менеджеров — один из путей обеспечения этого. Многие компании публикуют частые бюллетени для менеджмента с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и пересмотренной политике компании. По мере появления разработок новых продуктов, чрезвычайных новостей компании или других событий, выпускаются специальные бюллетени.

Существуют и более формальные публикации — такие как журналы для менеджмента. Они более сложны и специализированы. Так, например, компания может идентифицировать свою корпоративную миссию для всех занятых через листок новостей, и при этом раскрыть конкретные цели прибыльности на уровне цифр только в журнале для управленцев. Вопрос конфиденциальности здесь также должен учитываться. Нередко сотрудники возражают против того, что внутренние публикации не раскрывают деталей, а репортеры осведомлены о корпоративной деятельности больше самих занятых.

Поскольку менеджеры персонально заинтересованы в деятельности организации, управленческие публикации имеют успех и должны использоваться топ — менеджментом для создания и поддержки корпоративного духа.

Ежегодные отчеты

В практике российских предприятий нередки случаи создания своих книг-летописей, своеобразных историй становления и функционирования предприятий с фотографиями, собственными героями. Такая книжка нередко писалась старейшими сотрудниками и использовалась для сохранения традиций, для ознакомления новых сотрудников с предприятием, для подарков традиционным партнерам.

Относительно новым и менее распространенным средством для российских организаций являются ежегодные отчеты, хорошо известные в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы компании и тем, что делает менеджмент для её будущего. Ежегодный, или годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма.

Годовой отчет — это средство признания достижений занятых сотрудников, которого они ждут.

Доски объявлений

Доски объявлений весьма распространены в организациях. Однако менеджмент не всегда помнит, что они могут использоваться не только для информирования в чрезвычайных ситуациях, но и для улучшения производительности труда, сокращения потерь и инцидентов.

Визуально экспрессивные, графически впечатляющие, доски могут быть центрами сегодняшних текущих новостей. Такая доска может висеть у входа, или в другом месте интенсивного потока. Чтобы сделать доску объявлений читаемой, следует регулярно её обновлять, например, еженедельно. Для выполнения этой задачи может быть назначен один человек.

Внутреннее видео

Внутреннее телевидение и использование видеопленки становится все более распространенным средством внутрикорпоративных коммуникаций. Крупнейшие компании повернулись к этому средству коммуникаций, стремясь конкурировать за внимание занятых, 80% которых получает большую часть своих новостей от телевидения.

Эффективность телевидения объясняется высокой информативностью видеоленты, например, с записью выступления руководителя, объясняющего корпоративную политику. Эта видеолента гораздо информативнее аудиопленки и тем более печатного текста того же сообщения.

Видеозапись сокращает дистанцию между аудиторией и менеджером, персонализирует политику компании.

Российские менеджеры выделяют десять законов успешной коммуникации:

— перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.

— проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.

проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.

— проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации.

— обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание вашего информационного сообщения

воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.

— постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.

— устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.

— добивайтесь, чтобы дела и установки не противоречили словам.

— учитесь умению слушать другого.

2.2 Что привносят новые технологии в искусство управления персоналом

Электронная почта — наиболее быстроразвивающееся средство внутриорганизационных коммуникаций. Она помогает доносить информацию до широкого круга адресатов без задержек и искажений, что особенно важно в территориально разнесенных организациях.

Однако ее использование порождает ряд весьма нетривиальных вопросов, связанных с «этикой электронной почты». Например, электронное послание должно соответствовать целому набору правил хорошего тона: содержать обращение к адресату, приветствие, формулу вежливости, подпись. В случае вашего продолжительного отсутствия вы должны пользоваться функцией автоматического отзыва с информацией о том, когда вы сможете ответить на полученное электронное послание.

Возникают также и «деловые» проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к уменьшению эмоционального аспекта деловых отношений, «дегуманизации» труда, что увеличивает степень стресса и снижает мотивацию сотрудников.

Во-вторых, объем информации, который может передаваться с помощью электронной почты, создает угрозу перегруженности сотрудников, и в первую очередь руководителей. Электронная почта, по сути, весьма анархична; по ее вине сотрудники затрачивают много времени на просмотр огромного объема ненужной или второстепенной информации; неизбежное появление массы «писателей», руководствующихся экзистенциалистским принципом «я пишу, значит, я существую» .

В-третьих, электронная почта может помогать «прятаться» от ответственности или от живого общения. Например, высокопоставленный менеджер крупной российской компании, широко применяющей электронные коммуникации, заметил, что в последнее время наиболее распространенный способ общения в организации — обмен посланиями между секретарями руководителей. А в правилах внутреннего распорядка одного крупного концерна специально подчеркивается, что сотрудники не должны «прятаться» за электронной или голосовой почтой.

И, наконец, многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей. Помимо гипотетической угрозы компьютерных хакеров, существует реальная опасность ошибочно разослать конфиденциальную информацию.

Поэтому исключительно важно на самых ранних этапах внедрять культуру пользования электронной почтой, правильные процессы создания и управления списками рассылки сообщений, обучать сотрудников правильно пользоваться программой, управляющей почтой, и создавать иерархию сообщений в зависимости от их важности.

Основным и наиболее общим параметром сегментирования аудитории средств внутренней коммуникации является профессиональная принадлежность. Отсюда вытекает, что создание обращений к целевой аудитории главным образом должно касаться профессиональных интересов целевой аудитории. И через эти профессиональные интересы средства внутренней коммуникации должны прямо и косвенно транслировать постулаты корпоративной культуры, наращивать эффективность внутренних коммуникаций, слагать и укреплять корпоративный дух.

2.3 Разработка планов коммуникации

Разработке стратегии планов коммуникации предшествует анализ ситуации. Для этого необходимо задать следующие вопросы: на какие сегменты можно разбить работников, какова средняя продолжительность времени службы в компании, как с географической точки зрения размещены служащие, каким образом они получают информацию и др. На основе полученных заключений можно начать разработку стратегии. Здесь вы отвечаете на следующие вопросы: какие деловые цели вы поддерживаете, как ваша стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом. И, наконец, как вы собираетесь этого добиться.

Следует подумать о том, как вы будете оценивать эффективность вашей коммуникационной стратегии и какие действия предпримете в случае, если бюджет не позволит осуществить формальное исследование. Примером оценки эффективности может служить случайная выборка служащих и их опрос. Фокус-группы — другой способ узнать об идеях, предположениях людей. Однако трудность оценки состоит в том, как измерить изменение поведения, которое не имеет ярко выраженного характера, как определить, что люди стали прилагать больше усилий к работе, что изменилось в их восприятии.

Предлагается также уделять большое внимание эмоциональной составляющей, не ограничиваться схемой «миссия — стратегия — цели — тактика — оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновителя. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, ее предпосылки, ему важно идентифицировать ее с собой.

Быть осведомленным еще не значит понять и принять. Степень согласия выражается через действия, которые и нужно отслеживать, таким образом оценивая эффективность претворяемой стратегии.

На тактическом уровне программы коммуникаций можно обнаружить следующие тенденции и рекомендации:

Наиболее предпочитаемый способ получения информации об организационных целях бизнеса для служащих — это личная встреча с глазу на глаз. В больших коллективах высшее руководство в силу удаленности и номенклатурной разницы зачастую, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи высшее руководство — менеджеры среднего звена — работники. Их задача — способствовать тому, чтобы работники поняли, как воплощать разработанную наверху стратегию.

В информационном взаимодействии с сотрудниками ключевыми задачами являются воспитание доверия к компании, делегирование полномочий, привитие гордости за компанию.

Сегодня росту доверия способствуют:

своевременная и постоянная коммуникация;

демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);

привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

3. Что такое компьютеризация

Компьютеризация — процесс все более широкого применения ЭВМ в народном хозяйстве, в отраслях, предприятиях (объединениях) и организациях. Решение важнейших народнохозяйственных задач, таких, как повышение производительности труда, улучшение качества продукции, повышение эффективности научных исследований, совершенствование системы управления и обслуживания, прямо связано с использованием компьютеров.

Сейчас ведется освоение компьютеров пятого поколения, использующих большие интегральные схемы, на одном монокристалле которых содержатся десятки тысяч элементов. Современные компьютеры обеспечивают одновременную работу ЭВМ по нескольким программам. Наиболее перспективным видом ЭВМ являются микрокомпьютерные системы. Развитие математического обеспечения компьютеров связано с созданием эффективных систем программирования, основанных на универсальных алгоритмических языках и операционных системах, эффективно организующих вычислительный процесс. Совершенствование компьютеров сопровождается расширением сферы их применения.

Трудно найти отрасль народного хозяйства или область знаний, развитие которых могло бы обойтись без широкого применения компьютеров. Успехи физики, медицины, космонавтики, биологии, геологии, не говоря уже о технике, немыслимы без компьютеров. Главным направлением использования компьютеров является решение математических, технических и логических задач, моделирование сложных систем, обработка данных измерений и экономико-статистических данных, поиск информации. Компьютеры широко используются при управлении технологическими процессами и производство" в целом, без них невозможно создание гибких автоматизированных производств, станков с числовым программным управлением, промышленных роботов.

На основе компьютеров созданы автоматизированные системы технологической подготовки производства, управления технологическими процессами. Компьютеры применяются в проектных конструкторских работах, на их основе построены системы автоматизированного проектирования (САПР), предназначенные для автоматизации процесса проектирования применительно ко всем его элементам и этапам — от разработки технического задания до передачи готовой технической документации на завод — изготовитель спроектированной продукции.

В различных отраслях науки находят применение автоматизированные системы научных исследований. Компьютеры находят широкое применение в системах планово-экономического характера, особое место среди которых занимает автоматизированная система плановых расчетов.

Современная стратегия компьютеризации народного хозяйства заключается в переходе от отдельных разрозненных автоматизированных систем к созданию комплексов таких систем, охватывающих, например, весь цикл — от автоматизации научных исследований до автоматизированного производства спроектированного изделия.

Компьютеризация — необходимое условие выхода нашей экономики, на передовые в мире позиции научно-технического прогресса. Осуществляемая техническая реконструкция народного хозяйства в качестве обязательного элемента включает компьютеризацию производства.

Компьютер занял значительное положение в нашей жизни — на рабочем месте и дома.

Как же компьютеризация может отразиться на внутриорганизационных процессах и коммуникациях?

Работник теперь может эффективно выполнять свои функции, общаться с руководителем и коллегами через Интернет.

Локальная сеть построена на основе рабочей группы. Одна из машин рабочей группы, кроме того, что является рабочим компьютером, выполняет функцию файлового сервера, еще один компьютер является сервером базы данных нормативно-правовых актов. В локальную сеть включен современный модем, обеспечивающий доступ к сети Интернет. Безопасность данных обеспечивается автоматической синхронизацией: каждые 30 минут важные данные сохраняются на сервере, таким образом, мы всегда имеем две копии документов на разных физических носителях.

Важность построения технологического процесса безопасного хранения и сохранения документов в электронном формате особенно очевидна в свете активных темпов непрерывного накопления информации.

Компьютеризация всех сфер общественной деятельности и повседневной жизни человека — самый впечатляющий феномен последней четверти XX в. В наиболее развитых странах — США, Германии, Великобритании, Японии количество компьютеров на тысячу жителей достигло к концу 1990;х годов уровня 250−400 единиц. Этот уровень, конечно, уступает показателям таких «идолов» XX в., как автомобиль (в среднем в 1,5 раза) и телевизор (в 2 раза), но темпы распространения компьютеров гораздо выше. С момента появления персонального компьютера на массовом рынке прошло примерно 25 лет. Для достижения того же уровня распространенности, какой сегодня имеет компьютер, телевизору потребовалось около сорока лет, а автомобилю — порядка семидесяти. Помимо количественного роста большое впечатление на любого аналитика производит рост числа функций — способов применения компьютерных технологий. Из вычислительной машины компьютер превратился в универсальное устройство, которое с равным успехом может служить профессиональным инструментом ученого, инженера, бизнесмена, юриста, врача, продавца, учителя, менеджера и т. д. Современный компьютер также является средством обучения, повседневного общения, развлечения.

Компьютеризация повседневной жизни вводит в обиход виртуальную реальность в качестве компьютерных симуляций реальных вещей и поступков. Важно, например, не только то, что теперь можно совершать покупки с помощью компьютера, подключенного к узлу сети Internet, но и то, что процесс покупки все чаще организуется как посещение виртуального магазина.

Сегодня с помощью компьютера, оснащенного модемом, можно обсуждать политиков, поп-звезд, погоду или просто болтать ни о чем с виртуальными друзьями или соседями — участниками чата, т. е. открытой дискуссии в сети Internet. Можно заработать деньги, принимая заказы на размещение рекламы на виртуальных щитах — баннерах, выиграть деньги в виртуальных казино или украсть те же деньги, взломав виртуальные замки электронной системы учета какого-нибудь банка. Все перечисленные взаимодействия осуществляются как виртуальные аналоги реальных социальных взаимодействий.

То, что столь интенсивное в последние годы использование технологий виртуальной реальности имеет социальный смысл — замещение социальной реальности ее компьютерными симуляциями, — с необходимостью приводит социологов к идее использовать понятие виртуальности для объяснения общественных изменений.

Компьютерная коммуникация как таковая, останется принадлежностью образованной части населения наиболее развитых стран, насчитывающей десятки миллионов людей, но в глобальном масштабе остающейся элитой. Даже число пользователей Интернета, оспаривается опытными экспертами на том основании, что подключение к Интернету еще не означает фактического пользования, на одну связь приходится менее десяти пользователей — множитель, обычно используемый при оценках. Как и ожидалось, обследования владельцев персональных компьютеров показывают, что они материально обеспечены выше среднего, заняты полную неделю и одиноки, реже — на пенсии. Таким образом, компьютерная коммуникация начинает свой путь в качестве средства коммуникации для образованного и процветающего сегмента населения самых образованных и зажиточных стран, чаще всего в больших, наиболее высокоразвитых мегаполисах. В настоящее время использование компьютерной коммуникации значительно расширилось, особенно через систему образования, и охватило существенную долю населения индустриального мира. Кроме выполнения профессиональных задач, компьютерная коммуникация уже охватывает всю сферу социальной активности.

3.1 Компьютеры в учреждениях

Компьютеры в буквальном смысле совершили революцию в деловом мире. По мере того как снижалась их стоимость, всё большее и большее число деловых людей приобретали компьютеры. Компьютеры перестали быть монополией заводов, банков, крупных объединений. Сегодня они стали достоянием и небольших предприятий, магазинов, учреждений, бюро трудоустройству и даже ферм.

Секретарь практически любого учреждения при подготовке докладов и писем производит обработку текстов. Учрежденческий аппарат использует персональный компьютер для вывода на экран дисплея широкоформатных таблиц и графического материала. Бухгалтеры применяют компьютеры для управления финансами учреждения.

С помощью компьютерных систем осуществляется введение документации, обеспечивается электронная почта и связь с банками данных. Сети ЭВМ связывают разных пользователей, расположенных в одном учреждении или находящихся в различных регионах страны.

Компьютеры находят применение при выполнении широкого круга производственных задач. Так, например, диспетчер на крупном заводе имеет в своём распоряжении автоматизированную систему контроля, обеспечивающую бесперебойную работу различных агрегатов. Компьютеры используются также для контроля температуры и давления при осуществлении различных производственных процессов. Когда повышение и понижение температуры или давления превышает допустимую норму, компьютер немедленно подаёт сигнал на регулирующее устройство, которое автоматически восстанавливает требуемые условия.

3.2 Развитие компьютерных технологий

Достижения технологии в основном пришлись на увеличение вычислительной мощности и развитие компьютерных сетей, а не на улучшение внешнего вида. На протяжении последующих 20 лет данное положение вещей изменится. ПК превратится в устройства доступа к Интернет с формами и размерами, удовлетворяющими индивидуальные предпочтения. Они будут разбросаны по домам и офисам. Носимые в ранце или кармане рубашки, одетые на запястье или шею, машины продолжат становиться быстрее, меньше и умнее.

К сороковой годовщине персонального компьютера 2021 году — компьютеры могут стать такими же разумными, как люди. В конце концов, они будут такими маленькими, что Вам не придется иметь дело с физическим предметом вообще. Компьютер будет встроен в нашу окружающую среду. Грядущая компьютеризация затронет в равной степени мобильность, скорость и сетевую синхронизацию. Уже сейчас офисные работники обменивают свои ПК на ноутбуки. В свою очередь, ноутбуки уплощаются в управляемые стилусом (от англ. «stylus» — острый инструмент для письма, гравировки) таблеты (от англ. «tablet» — дощечка, блокнот), которые могут выполнять различные функции. А так как сотовые телефоны и микрокомпьютеры становятся все мощнее и меньше, они возьмут на себя выполнение многих задач персональных компьютеров. наше время влияние информационных технологий на отдельно взятого человека и общество в целом постоянно усиливается. Сущность этого влияния неоднозначна: с одной стороны, бесспорны преимущества, привносимые компьютером в нашу жизнь, но с другой — существует множество побочных эффектов компьютеризации, которые затрагивают различные сферы жизни человека. Один из таких эффектов — своеобразная модификация (а в запущенных случаях — и необратимая «мутация») высших когнитивных, то есть познавательных функций психики, а именно мышления и интеллекта.

Наверняка большинству из нас знакома ситуация, когда настроенная и, казалось бы, устойчиво работающая система перестает работать как надо. Если вы не системный администратор, с многолетним опытом работы, а рядовой пользователь, то причина проблемы и способы ее устранения редко становятся понятными сразу. В данной (по сути дела критической) ситуации профессионал отличается от любителя стилем мышления и образом действий: он больше опирается на собственные знания и часто противоречивый опыт, а также на смутные догадки о сути компьютерных технологий (в том случае, если знаний оказывается недостаточно). У подавляющего большинства пользователей точные и полные знания об используемых информационных технологиях отсутствуют, но для эффективной работы с компьютером они оказались не столь необходимы, как можно было предположить. Постоянно знать абсолютно всё даже по очень узкой специальности — задача трудновыполнимая и для профессионала. Поэтому в критических ситуациях на помощь приходит интуиция, помогающая сохранить спокойствие и нервные клетки, а также решить проблему со сбоем в системе.

Не отрицая тех многочисленных (и во многом положительных) изменений, которые произошли в жизни отдельно взятого человека и всего человеческого общества с приходом новых ИТ, нужно признать, что компьютеры мало изменили саму сущность трудовой деятельности. Бухгалтеры по-прежнему рассчитывают баланс (пусть и с помощью программы «1C: Предприятие»), инженеры строят чертежи (правда, теперь в пакете AutoCAD), аналитики ищут связь событий и фактов, причин и следствий (но уже используя для этого нейронные сети). Однако выполнение большинства повторяющихся операций, которые поддаются программированию, предоставляется машинам, а все остальное остается людям. В умственном труде человека, работающего за компьютером, увеличилась доля творческого мышления (в ряде случаев это действительно так), которое, в отличие от логического, имеет иную структуру использования психических ресурсов.

Воздействуя на жизнь отдельной личности (и общества), компьютеризация делает умственный труд более интенсивным, заставляя повышать эффективность работы мозга.

Одно из самых интересных социальных свойств компьютеров состоит в том, что компьютеры намного быстрее и шире, чем другие научно-технические средства, проникают в социальную среду. Влияние, которое компьютеры оказывают на общество, просто огромно. Наступает время, когда каждый человек, а не только специалист по компьютерной технике обязан знать, как используется компьютер. Люди должны, во-первых, уметь работать на компьютере, а во-вторых, уметь сформулировать свои задачи.

Кроме того, даже ученым и инженерам, работающим в области компьютерной техники, нельзя замываться в своей узкой области знаний, а нужно подходить к своей работе несколько шире. Необходимо уяснить, что развитие науки и техники в существенной мере определяется той ролью и местом, которые занимают компьютеры в нашем обществе. Долг каждого специалиста — оценить с позиций своих знаний, как следует использовать компьютер и как его не следует использовать.

В научно-технической области, которую необходимо рассматривать в масштабе всего общества, не приходится полагаться только на милость специалистов и интеллект ученых. В то же время, отказавшись начисто от науки и техники, мы лишаем себя очень многого. В движении, которое называется научно-техническим прогрессом, достигнутые успехи следует бережно хранить, ибо отсутствие преемственности не дает движения вперед и грозит упадком цивилизации.

Когда мы решаем, каким образом использовать компьютер, нужно хорошо подумать, что даст это обществу и каковы могут быть последствия, и тогда уже принимать решение — стоит применять компьютер или лучше воздержаться. Если уж мы пользуемся таким мощным инструментом, нужно это делать умело, не превращая умную компьютерную науку в слепую компьютерную религию.

3.3 Глобальная компьютеризация

Специфика современного положения человечества характеризуется, как это всегда бывало на границе сменяющихся эпох, переосмыслением традиционных мировоззренческих установок к миру и человеку, существующих эталонов познания, парадигмы науки, культурных ценностей и т. п. Глобальная компьютеризация и технизация жизненного пространства приводит современное научное сообщество к осознанию границ технологического воздействия на мир. Американский аналитик Р. Алперт в связи с этим замечает: «В настоящее время в нашей культуре происходит технологический, сверхдетерминированный толчок в пространство, независимо от времени. Мы движемся к другому уровню сознания. И вопрос состоит в том, насколько быстро мы дорастем до того, кто мы есть на самом деле. И я утверждаю, что скорость нашего роста зависит от скорости развития нашей сознательности». Развитие компьютерных технологий привело к возможности создания виртуальной реальности, которая может рассматриваться как метафора измененных состояний сознания. Понимание механизма энергоинформационного воздействия мыслеформ на поведение человека и изменение окружающего мира ставит проблему экологии мышления как одну из самых насущных. До середины XX века большую часть информации человечество получало через слово, в настоящее время слово уступает место образу, что, в свою очередь, изменяет традиционные способы восприятия и модели мышления. Мы движемся к новому типу культуры, в которой воскресают образы мифологического миропонимания с присущей ему логикой смысла. Сама практика требует каких-то новых, нестандартных идей и подходов на основе синтеза внутренней и внешней установок человека к миру.

Если рассмотреть человечество в целом, то оно в настоящее время переходит от индустриального общества к информационному. Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций сейчас все в большей степени начинает зависеть от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу.

Отыскание рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что подчас невозможно без привлечения специальных технических средств. Возрастание объема информации особенно стало заметно в середине XX в. Лавинообразный поток информации хлынул на человека, не давая ему возможности воспринять эту информацию в полной мере. В ежедневно появляющемся новом потоке информации ориентироваться становилось все труднее. Подчас выгоднее стало создавать новый материальный или интеллектуальный продукт, нежели вести розыск аналога, сделанного ранее.

Образование больших потоков информации обусловливается:

чрезвычайно быстрым ростом числа документов, отчетов, диссертаций, докладов и т. п., в которых излагаются результаты научных исследований и опытно-конструкторских работ;

постоянно увеличивающимся числом периодических изданий по разным областям человеческой деятельности;

появлением разнообразных данных (метеорологических, геофизических, медицинских, экономических и др.), записываемых обычно на магнитных дисках и поэтому не попадающих в сферу действия системы коммуникации.

Как результат — наступает информационный кризис, который имеет следующие проявления:

появляются противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими мощными потоками и массивами хранящейся информации. Так, например, общая сумма знаний менялась вначале очень медленно, но уже с 1900 г. она удваивалась каждые 50 лет, к 1950 г. удвоение происходило каждые 10 лет, к 1970 г. — уже каждые 5 лет, с 1990 г. — ежегодно;

существует большое количество избыточной информации, которая затрудняет восприятие полезной для потребителя информации;

возникают определенные экономические, политические и другие социальные барьеры, которые препятствуют распространению информации. Например, по причине соблюдения секретности часто необходимой информацией не могут воспользоваться работники иных ведомств.

Эти причины породили весьма парадоксальную ситуацию — в мире накоплен громадный информационный потенциал, но люди не могут им воспользоваться в полном объеме в силу ограниченности своих возможностей.

Информационный кризис поставил общество перед необходимостью поиска путей выхода из создавшегося положения. Внедрение электронно-вычислительной техники, современных средств переработки и передачи информации в различные сферы деятельности послужило началом нового эволюционного процесса, называемого компьютеризацией, в развитии человеческого общества, находящегося на этапе индустриального развития.

Компьютеризация общества — развитие и внедрение технической базы компьютеров, обеспечивающих оперативное и быстрое получение результатов переработки информации и ее накопление. Также это организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Универсальным техническим средством обработки любой информации является компьютер, который играет роль усилителя интеллектуальных возможностей человека и общества в целом, а коммуникационные средства, использующие компьютеры, служат для связи и передачи информации. Появление и развитие компьютеров — это необходимая составляющая процесса компьютеризации общества.

Заключение

Изучение «коммуникации» призвано в конечном итоге синтезировать знания и практические навыки обучающихся в четырех областях современного менеджмента — теории управления, теории организации, психологии управления и межличностного общения. Некомпетентность в одной из этих сфер влечет за собой тиражирование ошибок и малоэффективные действия во всех других областях.

Это относится не только к работе менеджеров, руководителей всех уровней, но и к любому специалисту и так называемым «рядовым служащим, работникам», вовлеченным в процесс общения, контактирования с другими людьми.

Рано или поздно каждый человек становится перед выбором: по-старинке придерживаться бюрократических, бездушных принципов работы или сделать «человеческий фактор» главной осью своей деятельности? Второй путь требует от человека полной самоотдачи, напряжения интеллекта готовности к риску, к принятию нестандартных решений и способности отвечать за чужие судьбы. Но игра стоит свеч: результаты такой работы способны превзойти самые смелые ожидания

Похоже, российские руководители новой формации поставлены сегодня перед тем же выбором. Есть надежда, что изучение основ менеджмента и принципов грамотной коммуникации позволят им не ошибиться в выборе приоритетов.

Одной из главных задач современного человека является необходимость остаться именно человеком, который умеет общаться не только с машинами, но и с людьми, не испытывая дискомфорта от живого общения. При этом вовсе не обязательно терять свою независимость и индивидуальность, превращаясь в органическое периферийное устройство персонального компьютера с гипертрофированным блоком системной логики и полным отсутствием эмоций — подобное людям просто не свойственно

Компьютерная техника развивается сегодня особенно стремительно, с необычайной быстротой появляются, и также быстро устаревают и отмирают различные технические решения и стандарты. По прогнозам различных экономико-социологических организаций компьютерная техника и телекоммуникации будут оставаться одной из наиболее развивающихся отраслей мировой индустрии еще, по крайней мере, в течение 10 — 15 лет. Так что уменьшения числа людей, работающих за компьютерами ждать не приходиться. Наоборот, повальная компьютеризация, уже давно охватившая бизнес-сектор, сегодня все больше захватывает массового потребителя. В подобной гонке, где нет ничего постоянного, сложно давать рекомендации, принимать какие-либо долговечные решения, а тем паче устанавливать стандарты. А потому, пока компьютерный бум не пойдет на убыль, перед эргономикой будут вставать все новые задачи, касающиеся организации безопасных и комфортных условий для людей, работающих с компьютерами.

Список используемой литературы

1. Лукичева Л. И. Управление персоналом изд-во Омега — Л Москва 2004 г. стр. 128 — 131

2. Коротков Э. М. и др. Концепция российского менеджмента" - М.: ДеКа, 2004.

3. Ниренберг Дж. Гений переговоров. — Мн.: Попурри, 1997.

4. Зверинцев А. Б. Коммуникационный менеджмент РR. — СПб.: Союз, 1997. Почепцов Г. Теория и практика коммуникации. — М.: Центр, 1998.

6. Информационные технологии в структурах государственной службы. М., 1999;

7. Интернет и российское общество / Под ред. И. А. Семенова. М., 2002;

8. Информатика / Под ред. Н. В. Макаровой. М., 2002;

9. Кастельс М. Информационная эпоха: экономика, общество и культура / Пер. с англ. М., 2000;

10. Коэн Р. «Социальные последствия современного технического прогресса» М., 1987