Автоматизация рабочего места старшего воспитателя (Заведующего) детского сада

Отчеты формируются на основе запроса к базе данных и создается при помощи мастера составления отчетов MicrosoftAccess. Структуру всех запросов к базе данных представлено в приложении А. Алгоритм функционирования разработанного приложения-модуля можно кратко описать следующей последовательностью действий (рис. 35). При загрузке модуля ожидается выбор одной из альтернатив главного меню. В зависимости от выбранной альтернативы главного меню происходит активация соответствующей процедуры, и синтез необходимых дочерних форм. После этого вычислительный процесс ожидает задействования элементов управления, которые могут приводить к запуску различных программных процедур, входящих в состав проекта. Рисунок 35 — Блок-схема работы приложения.

Рассмотрим функционирование системы. В случае правильной связи с базой данных на экране появится главная форма приложения (рис.

29).Для дальнейшей работы приложения необходимо выбрать пункт главного меню. Например, выбираем пункт «Ввод данных» (рис. 33). Выберем альтернативу «Родитель». Результат просмотра базы данных представлен на рисунке 36. Рисунок 36 — «Просмотр и ввод БД"На следующем шаге просмотрим выполним запрос «Список группы» для этого используем кнопку «Просмотр БД «из главного меню, результаты представлены на рис. (рис. 33).В результате нажатия «ОК» получим результат выполнения запроса (рис.

37).После этого приведем в исполнение элемент управления — кнопку «Работы с базой данных «, проведем поиск расписания группы «1-ая» за месяц «5 «(рис.

37).Рисунок 37 — Задание условий поиска Рисунок 38 — Поиск расписания группы.

Для создания отчетов используются меню на рис. 34Результат выполнения запроса представлен на рис.

39−40.Рисунок 39 — Отчет о посещении воспитанников.

Рисунок 40 — Отчет о проведенных занятиях.

Таким образом, считаю, что работоспособность программы полностью продемонстрирована. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ4.1 Обоснование выбора методики расчета.

Оценка экономической эффективности ИТ-проекта является обязательной составляющей его технико-экономического обоснования. И, хотя, конкретный будущий экономический эффект оценить непросто, тем не менее, это обязательно необходимо попытаться сделать. В целом, можно выделить пять основных методов определения экономической эффективности проекта:

расчет экономической эффективности на основе метода приведенных затрат;

функционально-стоимостный анализ;

экономическая оценка инвестиций;

расчет затрат по методу ТСО на основе модели GartnerGroup;SWOT-анализ.Так как в ходе разработки и внедрения системы затраты на покупку основного и вспомогательного оборудования, строительство или реконструкцию помещений, а так же затраты, связанные с монтажом, наладкой и транспортировкой оборудования не производятся, то для оценки эффективности создаваемой системы был выбран метод совокупной стоимости владения. ТСО является ключевым количественным показателем эффективности процессов автоматизации компании, так как позволяет оценить совокупные затраты на информационные технологии (оборудование, инструментальные средства (ПО), процессы сопровождения информационных систем, а также действия конечных пользователей), анализировать их и соответственно управлять ИТ-затратами (бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от ИТ в организации. TCO представляет собой не просто отдельный интегральный показатель, но целую систему показателей, соответствующих различным статьям расходов. Оценка совокупной стоимости владения ИТ может осуществляться в рамках задач разработки ИТ-стратегии (как элемент общей ИТ-стратегии) или являться самостоятельным проектом. В модели ТСО учитывают следующие IT-затраты: фиксированные (капитальные вложения) и текущие. Их выделяют в соответствии с жизненным циклом информационной системы: капитальные вложения осуществляют на этапе создания информационной системы, текущие затраты — на этапе функционирования. К фиксированным относят затраты на: разработку и внедрение проекта;

привлечение внешних консультантов;

первоначальные закупки основного программного обеспечения;

первоначальные закупки дополнительного программного обеспечения;

первоначальные закупки аппаратного обеспечения. К текущим относят затратына:

обновление и модернизацию системы;

управление системой в целом (расходы, связанные с управлением и администрированием компонентов информационной системы);активность пользователей.

4.2 Расчет затрат на разработку и внедрение проекта.

Рассчитаем затраты на разработку и внедрение проекта. Затраты на проектирование системы можно рассчитать по формуле:

К пр = Зi Т + Д пр, (1)где Зi — заработная плата работников i-той категории, руб. в месяц; Т — время работы, месяцев; n — коэффициент отчислений на заработную плату; N — количество категорий сотрудников, привлеченных к разработке, чел.;Дпр — прочие расходы.

4.2. 1 Расчет времени выполнения работ на каждом из этапов:

Время выполнения работ на каждом из этапов представлено в таблице 19. Таблица 19 — Время выполнения работ на каждом из этапов.

Этап создания системы.

Работы, которые планируется выполнять.

Время выполнения работыднейчасов1. Предпроектное обследование1.

1. Анализ организационной структуры предприятия181.

2. Анализ функциональной структуры предприятия181.

3. Анализ информационных потоков2161.

4. Анализ существующей ИС предприятия181.

5. локализация объекта автоматизации181.

6. Анализ существующей ИСОА216Итого по этапу8642.

Техническое задание2.

1. Разработка и утверждение технического задания на создание системы540Итого по этапу5403.

Технический проект3.

1. Оценка экономической эффективности АРМ2163.

2. Разработка проектных решений по АРМ4323.

3. Разработка и согласование форм документов5403.

4. Разработка документации на АРМ540Итого по этапу161 284.

Рабочий проект4.

1. Разработка АРМ141 124.

2. Разработка технологических инструкций пользователям5404.

3. Предварительное тестирование АРМ216Итого по этапу21 168.

Итого по проекту50 400.

Затраты времени по каждому из этапов оцениваются по методу оценки по аналогии.

4.2. 2 Расчет затрат на проектирование, внедрение и эксплуатацию АРМРаботы, выполняемые на каждом из этапов, могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Для определения общего количество времени на проектирование информационной системы построим диаграмму Ганта. Из диаграммы Ганта видно, что на разработку требуется 45 дней (360 часов).Исходя из затрат времени на разработку, рассчитаем затраты на проектирование системы. Таблица 20 — Расчет затрат на проектирование АРМПоказатель.

ЗначениеЗ135 тыс. руб. Т2 мес. n1,34Дпр5 000 руб. Общие затраты на проектирование98 800 руб. Пользователями АРМ являются главный редактор и менеджеры по продажам в составе 3 человек. Администрированием системы занимается 1 человек. Расчет ТСО будем производить на 1 год. Расчет фиксированных и текущих затрат приведен в таблице 21. Таблица 21 — Расчет фиксированных и текущих затрат на внедрение и эксплуатацию АРМВид затрат.

Состав затрат.

Кол-во.

Цена за единицу (тыс.

руб.)Общая стоимость (тыс.

руб.)Фиксированные затраты:

на разработку и внедрение проектазатраты на проектирование АРМ1 раз98,898,8Итого98,8Текущие затраты:

на обновление и модернизацию АРМежеквартальная премия 4 раза28ремонт1 раз55на управление АРМомзаработная плата 12 раз6,24 829,040на активность пользователейрасход электроэнергии 525,66руб/МВтч*4 чел*1ч*52нед.*1 день**450Вт=48,3248,32услуги связи700руб*12мес=8,48,4futz-факторнекомпетентные действия пользователя, праздное времяпровождение и использование компьютера в личных целях4ел1ч/мес110руб/мес*12 мес=73,925,280ИТОГО:

79,065Итого ТСО177,8654.

3 Выбор сферы проявления эффекта от внедрения АРМ и базы для сравнения расчета показателей экономической эффективности.

Сферой проявления эффекта от внедрения является информационная сфера (время на обработку информации). В качестве базы для оценки эффекта в информационной сфере были выбраны следующие показатели: время на сбор информации, время расчета необходимых показателей.

4.4 Сопоставление всех показателей по времени, объемам работ и стоимости.

После внедрения АРМ время на сбор информации сокращается с 2 часов до 1 минуты. Данный эффект заключается в том, что менеджеры по продажам в процессе своей работы все данные заносят в АРМ, а задача главного редактора сводится к открытию соответствующей формы в АРМ. До внедрения АРМ главный редактор запрашивал отчеты у каждого менеджера по продажам, а затем сводил эту информацию в один отчет. В среднем, за месяц потребность в сборе информации возникает 8 раз. Время расчета необходимых показателей сократилось с 144(2,4 ч) минут, до 20 секунд (0,556 часа) за счет автоматизации этих расчетов. Рассчитываются показатели в среднем 4 раза в месяц. Заработная плата редактора — 70 000 руб/мес = 407 руб/ч.Длительности операций замерялись с использованием секундомера. Таблица 22 — Сопоставление показателей до и после внедрения системы№ п/пПоказатели.

До внедрения.

После внедрения 1время на сбор информации.

В месяц до 8 раз.

8*2*407*12=78 144 руб./год1 мин = 0,0167ч0,0167*12*407= 652,5 руб./год2Время расчета необходимых показателей407 руб/час* 2,4 **4*12 = -46 862,4 руб./год407 руб/час* 0,556 **4*12 = 108,62 руб./год.

Расчет необходимых показателей в базовом варианте:

Затраты в информационной сфере:

По данным таблицы 4.4 рассчитаем экономию:

за счёт снижения времени на сбор информации: 78 144 руб. — 652,5 = 77 491,5 руб.

за счёт сокращения времени расчета необходимых показателей: 46 862,4 руб. — 108,62 руб. = 46 753,78 руб. Прямая экономия от внедрения АРМ: Годовая экономия:

Эг=Здо-ЗИС, (2)где Здо- затраты до внедрения АРМ, ЗИС- затраты после внедрения АРМ. Эг= 124 245,28 руб. Коэффициент эффективности (доля прибыли на рубль затрат):Ер = Эг/КИС= 124 245,28/ 177 865= 0,6985 (3)Срок окупаемости: Тр. ок=КИС/ Эг=177 865/ 124 245,28= 1,43 (года) (4)Таким образом, расчет показателей эффективности показал, что внедрение АРМ является эффективным.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В дипломной работе была спроектирована и разработана автоматизированное рабочее место заведующего детским дошкольным образовательным учреждением. Динамический процесс проектирования системы происходил в несколько стадий. На этапе обследования была рассмотрена общая характеристика объекта автоматизации, его организационная структура и организация работы. На основе анализа сформированы и обоснованы требования к работе системы и к ее отдельным компонентам: программному, информационному, техническому. На стадии проектирования разработана общая структура информационной системы в целом, а также по каждой отдельной ее задаче. Определены основные проектные решения, что стало основанием для разработки, отладки программной части и для конструирования эксплуатационной документации. Создание и внедрение автоматизированногорабочего места заведующего детским садом позволит сократить время работы менеджера с документами, снизить временные затраты на поиск и обработку информационных запросов в среднем на 25−30% за счет автоматического анализа информации, имеющейся в базе данных. Использование информационной системы позволит более глубоко и в полном объеме собирать и анализировать необходимую информацию о воспитанниках, их родителях, группах детского сада, расписании занятий. При этом в практику работы персонала входят новые информационные технологии, такие как совместный авторизованный доступ к справочной информации о выпускниках и организации учебного процесса, автоматизация рутинных операций, доступ к информационно-справочным ресурсам, автоматическое заполнение документов, исключение недостатков бумажных носителей, контроль качества, стандартизация учета. Для быстрой и полной адаптации пользователя к системе был разработан удобный дружественный интерфейс пользователя и подробное описание работы с системой в руководстве пользователя. Для обеспечения надежной защиты информации предусмотрена парольная система разграничения доступа к данным и функциям, авторизация вводимой и корректируемой информации, посредством подстановки и анализа данных. Считаю, что созданное в дипломной работе автоматизированное рабочее место заведующего детским садом полностью соответствует информационным требованиям организации и сможет поддерживать это соответствие в течение всего жизненного цикла системы. В работе проведено исследование предметной области, разработана структура базы данных, спроектированы SQL-запросы к базе данных, разработано алгоритмическое и программное обеспечение, спроектирован программный интерфейс системы, а так же проведено тестирование разработанной системы, оценена экономическая целесообразность предлагаемых решений.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Базы данных: модели, разработка, реализация / Карпова Т.- СПб.: Питер, 2001. -.

304с.Белов А. Н. Бухгалтерский учет в учреждениях непроизводственной сферы. — М.: Финансы и статистика, 1995. — 240с. Буч Г. Объектно-ориентированное проектирование с примерами применения.

М., 1992. — 654с.Вендров.

А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. М.: «Финансы и статистика», 2002.

Волков В. Ф. Экономика предприятия. — М.: Вита-Пресс, 1998. — 380с. Галатенко В. Информационная безопасность // Открытые системы- 1996. — N 1−4.Глушаков.

С.В., Ломотько.

Д.В. Базы данных .- Х.: Фолио, 2002. — 504 с. Голубков Е. П. Маркетинговые исследования: теория, методология и практика. М., Финпресс, 1998.

— 280с. Ковалев А. И., Войленко В. В. Маркетинговый анализ. М., Центр экономики и маркетинга, 1996.

Конноли Томас, Бегг Каролин. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика. — М.: Вильямс, 2000. — 1111 с.Маклаков.

С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. — М.: Диалог-Мифи, 2001. — 304 с. Матвеева В. О. Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогооблажение. — Харьков: Фактор, 2001. -.

566с.Принципы проектирования и разработки программного обеспечения. Учебный курс MCSD: Скотт Ф. Уилсон, Брюс Мэйплс, Тим Лэндгрейв. — М: Русская редакция, 2002. — 736стр. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Г.Н.Смирнова, А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов.

— М: Финансы и статистика, 2003. — 512стр. Фатрелл Р., Шафер Д. Шафер Л. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат. М.: «Вильямс», 2003. -.

1128с.Черников А. Поздняков В. От бухгалтерии под Windows к открытым Unix-системам // Компьютерное обозрение № 34 (402), 2003. с. 22−27. www. ITC-UA.COMШумаков П.В., Фаронов.

В.В. Delphi 5. Руководство разработчика баз данных. — М.: Нолидж, 2000. — 635 с. Арутюнов В. В. Теория экономических информационных систем, Москва, 2006;Вендров.

А.М. CASE технологии Современные методы и средства проектирования информационных систем М.: Финансы и статистика, 1998. — 176 с.: ил.;Диго.

С.М. Проектирование и использование баз данных Учебник. М.: Финансы и статистика. 1995 г;Макетирование, проектирование и реализация диалоговых информационных систем, Л. И. Гуков, Е. И. Ломако, А, В. Морозова и др. — М.: Финансы и статистика, 1993. — 320 с.

ил.; Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России.;Основы построения баз данных под ред. А. Д. Хомоненко Санкт-Петербург, 2004;Домарев.

В.В., Безопасность информационных технологий. Системный подход. — К.: ООО ТИДДиа Софт, 2004. — 992 с. Бармен С., Разработка правил информационной безопасности.

— М.: Издательский дом «Вильямс», 2002. — 208 с. Петренко С. А., Управление информационными рисками.

Экономически оправданная безопасность / С. А. Петренко, С. В. Симонов. — М.: Компания АйТи; ДМК Пресс, 2004. -.

384 с. ПРИЛОЖЕНИЕТЕКСТ РАЗРАБОТАННЫХSQL-ЗАПРОСОВСоздание журнала посещенийSELECTПосещение. Дата, Группы. Группа, Воспитанник. ФИО, Посещение. отметка посещения]FROM Группы INNERJOIN (Воспитанник INNERJOIN Посещение ON Воспитанник. Код воспитанника] = Посещение. Код воспитаника]) ONГруппы. Код_группы = Воспитанник. Код_группыGROUPBYПосещение.Дата, Группы. Группа, Воспитанник. ФИО, Посещение.

отметка посещения]; Формирование журнала занятийSELECTРасписаниезанятий.

дата, Расписаниезанятий.

время, Группы. Вид группы], Группы. Группа, Занятие.

форма, Занятие. Занятие, Занятие.

тема, Занятие. Кол_часов, Педагог. ФИОFROM Педагог INNERJOIN (Группы INNERJOIN (Занятие INNERJOINРасписаниезанятийONЗанятие. Код_занятия = Расписаниезанятий. Код занятия]) ONГруппы. Код_группы = Расписаниезанятий. код группы]) ON Педагог. Код педагога] = Расписаниезанятий. Код педагога]ORDERBYРасписаниезанятий.

дата, Расписаниезанятий.

время, Группы. Вид группы], Группы. Группа, Занятие. Занятие, Занятие.

тема;

Поиск сведений о преподавателеSELECTПедагог. ФИО, Педагог.

должность, Педагог. место работы], Педагог.

телефон, Педагог.

адресFROM ПедагогWHERE (((Педагог.ФИО)=[Фамилия ИО]));Формирование расписания занятийSELECTГруппы. Группа, Группы. Вид группы], Month ([дата]) ASВыражение1, Расписаниезанятий.

дата, Расписаниезанятий.

время, Занятие.

форма, Занятие. Занятие, Занятие.

тема, Занятие. Кол_часов, Педагог. ФИОFROM Педагог INNERJOIN (Группы INNERJOIN (Занятие INNERJOINРасписаниезанятийONЗанятие. Код_занятия = Расписаниезанятий. Код занятия]) ONГруппы. Код_группы = Расписаниезанятий. код группы]) ON Педагог. Код педагога] = Расписаниезанятий. Код педагога]WHERE (((Группы.Группа)=[№Группы]) AND ((Month ([дата]))=[Месяц]))ORDERBYГруппы.Группа, Группы. Вид группы], Расписаниезанятий.

дата, Расписаниезанятий.

время;

Формирование расписания преподавателяSELECTПедагог. ФИО, Группы. Группа, Группы. Вид группы], Month ([дата]) ASВыражение1, Расписаниезанятий.

дата, Расписаниезанятий.

время, Занятие.

форма, Занятие. Занятие, Занятие.

тема, Занятие. Кол_часовFROM Педагог INNERJOIN (Группы INNERJOIN (Занятие INNERJOINРасписаниезанятийONЗанятие. Код_занятия = Расписаниезанятий. Код занятия]) ONГруппы. Код_группы = Расписаниезанятий. код группы]) ON Педагог. Код педагога] = Расписаниезанятий. Код педагога]WHERE (((Педагог.ФИО)=[Преподаватель]) AND ((Month ([дата]))=[Месяц]))ORDERBYПедагог.ФИО, Группы. Группа, Группы. Вид группы], Расписаниезанятий.

дата, Расписаниезанятий.

время;

Формирование сведений о воспитанникахSELECTВоспитанник. ФИО, Группы. Группа, Воспитанник. дата рождения], Воспитанник. дата поступления], Родитель. Адрес, Родитель. ФИО_мать, Родитель. место работы мат], Родитель. ФИО_отец, Родитель. место работы отца], Родитель.

телефон_дом, Родитель. место работы мат], Родитель. телефон от], Свидетельство.

номер, Свидетельство.

датаFROM Группы INNERJOIN (Свидетельство INNERJOIN (Родитель INNERJOIN Воспитанник ON Родитель. Код родителя] = Воспитанник. Код родителя]) ON Свидетельство. Код свидетельства] = Воспитанник.

Код свидетельства]) ONГруппы. Код_группы = Воспитанник. Код_группыWHERE (((Воспитанник.ФИО)=[Фамилия ИО]));Формирование списков группSELECTГруппы. Группа, Воспитанник. ФИО, Воспитанник. дата рождения]FROM Группы INNERJOIN Воспитанник ONГруппы. Код_группы = Воспитанник. Код_группыWHERE (((Группы.Группа)=[Номер группы]));Перекрёстный запрос для формирования журнала посещенийTRANSFORMCount (Журнал.Группа) AS [Count-Группа]SELECTЖурнал.ФИО, Count (Журнал.Группа) AS [Итоговое значение Группа]FROM ЖурналGROUPBYЖурнал. ФИОPIVOTFormat ([Дата]," ShortDate");Перекрёстный запрос для анализа посещений воспитанников детского садаTRANSFORMCount (Журнал. отметка посещения]) AS [C ount-отметка посещения]SELECTЖурнал.ФИО, Count (Журнал. отметка посещения]) AS [Итоговое значение отметка посещения]FROM ЖурналGROUPBYЖурнал. ФИОPIVOTFormat ([Дата]," mmm") In («янв» ," фев" ," мар" ," апр" ," май" ," июн" ," июл" ," авг" ," сен" ," окт" ," ноя" ," дек");